SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

DOCUMENTAL
Elaboración, Actualización e implementación de Tablas
de Retención Documental

Código: AP-DC-05 Versión: 1.0

ACTA DE APROBACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ACTA 002

FECHA: Bogotá, 29 de abril de 2021

HORA: 17:00 H
LUGAR: Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal

RESPONSABLES: Mauricio López X., Profesional OAP-SIGA

Diana María M., Profesional especializado OAP
Edgar Arturo P., Subdirector de gestión corporativa

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de asistentes.
2. Estudiar y avalar las tablas de retención documental – TRD del IDPYBA.
3. Conclusiones.
4. Compromisos.
5. Proposiciones y varios.

DESARROLLO
1. Verificación de asistentes.

Se verifica asistencia y se da la bienvenida, a los integrantes del comité y se solicita

realizar la verificación de los asistentes para sesionar, y dar comienzo al proceso a
continuación se dará lectura del contenido.

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2. Estudiar y avalar las tablas de retención documental – TRD del IDPYBA

1. Objetivo

Socializar e implementar las tablas de retención documental (TRD), para la

normalización de la gestión documental, como instrumentos de organización y
regulación de la producción documental, para la calidad y pertinencia técnica de las
tablas de retención documental.
Alcance

Inicia con la recopilación de la información documental, elaboración de la tabla de

retención documental (TRD), también encontramos los cuadros de clasificación (CCD),
cuadro de caracterización y fichas de valoración, mediante la aprobación por el comité
interno de archivo, termina con el seguimiento a la implementación.
2. RESPONSABILIDADES GENERALES
Comité interno de archivo:
- Aprobar la TRD para enviarlas al consejo distrital de archivos.
Técnico profesional gestión documental:
- Desarrollar la metodología para la elaboración, actualización e implementación
de la TRD del instituto según lineamientos del archivo distrital.
- Se socializa cada uno de los instrumentos, explicándoles el paso a paso que se
realiza en el cuadro de clasificación documental y en las tablas de retención
documental, cuadros de clasificación documental y fichas de valoración, así
mismo se mencionan todas las actividades realizadas con los funcionarios en
cada una de las dependencias de la entidad.
- Se reitera que las tablas de retención documental, son el resultado de una trabajo
en conjunto en el que se involucran todos los funcionarios de la entidad,
teniendo en cuenta que son aquellos quienes reciben, producen y tramitan
documentos en el ejercicio de sus funciones, pues a la vez son quienes se
convierten en fuente primaria de información,
- Se realizó la entrevista con los productores de los documentos de la entidad, se
presentó un cronograma de trabajo donde se especificaban días y horas en las
que se trabajaba con cada una de las dependencias en las sensibilización de los
temas concernientes a las Tablas de retención documental, su importancia, el
significado de cada una de las casillas y la relevancia de la aplicación de las
mismas, para la organización y ordenación de los archivos de gestión. Posterior
a esta sensibilización para tener conocimiento de las fuentes documentales se
procedió a entrevistar a los productores de los documentos, en las diferentes

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dependencias, responsables de la información y de la producción de los

documentos, según lo establecido en la Encuesta Estudio Unidad Documental.
- Finalmente les manifiesta, que los documentos fueron enviados previamente a
cada uno de los integrantes, con el fin de realizar una revisión minuciosa a cada
uno, ya que es necesario que se envíen al archivo general de la nación (AGN) sin
ningún error.
- El coordinador de del Departamento de Tecnología de Información (DTI),
manifestó que se realizaron muy bien las series, viendo que se aplicaron de
manera adecuada en las TRD.
- El coordinador de calidad, agrego que se realizó un muy buen trabajo en la
información contenida en las tablas de retención documental.
- El jefe de la oficina jurídica, también índico que se ajustan muy bien de acuerdo
a las especificaciones dadas por el área las tablas de retención documental.
- Presentar la TRD ante consejo distrital de archivos para la convalidación.
- Hacer seguimiento a la implementación de la TRD en el instituto.

Subdirectores, jefes de oficina y líderes de procesos:

- Proporcionar, validar y aprobar la información contenida en la tabla de retención
documental (TRD), cuadro de clasificación (CCD), cuadro de caracterización y
fichas de valoración.
Grupo interdisciplinar (Archivística, ingeniero industrial, Abogado e Historiador)
- Validar, cuestionar o aprobar los distintos formatos de la tabla de retención
documental (TRD), cuadro de clasificación (CCD), cuadro de caracterización y
fichas de valoración.

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3. CUMPLIMIENTO Y APROBACIÓN
Como parte del proceso se cumplió la verificación contenida en el acta, se
especifica que la tabla de retención documental presentada ha sido ajustada y
modificada, según observaciones y se les solicita a los miembros del comité de
archivo para que emitan su voto sobre la aprobación de las tablas de retención
documental (TRD) de la entidad.

4. LINEAMIENTOS Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

- Para dar cumplimiento a los ordenado en la ley 594 de 2000 “Ley general de
archivos” en artículo 24, el acuerdo 004 de 2013 “por el cual se reglamentan
parcialmente los decretos 2578 Y 1080 de 2015 evaluar las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD de las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción,
incluyendo las de los municipios, aprobadas por los Comités Internos de
Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso,
los ajustes que a su juicio deban realizarse” y la circular 003 de 2015 “directrices
para la elaboración de las tablas de retención documental”.
- La implementación de las tablas de retención documental se desarrolla en el
marco de la planeación estratégica formulada en el plan institucional de archivos
– PINAR.
- Por cada subdirección u oficina productora de documentos, debidamente
constituida en la estructura orgánica del instituto (Acuerdo 003 de 2017 y
Acuerdo 004 de 2020) existirá una tabla de retención documental.
- Todos los funcionarios y contratistas responden por la integridad, autenticidad,
veracidad, y fidelidad de la información a su cargo, y por la organización,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta la normatividad
archivística vigente y los lineamientos del instituto.
- La oficina asesora de planeación debe informar a la subdirección de gestión
corporativa, gestión documental mediante correo electrónico las actas de
adopción de documentos que pertenezca al SIC, con el objetivo de identificar
actualizaciones de la TRD.

5. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS

No. De Código Nombre
Anexo
1. PA03-PRO03-F01 Entrevista estudio unidades
documentales
2. PA03-PRO04-F02 Cuadro de clasificación documental
3. PA03-PRO04-F03 Tabla de retención documental

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4. PA03-PRO04-F04 Cuadro de caracterización documental

5. PA03-PRO04-F05 Fichas de valoración documental

6. DEFINICIONES
Ver el formato glosario PE01-PR01-F09

3. CONCLUSIÓN
- Las tablas de retención documental (TDR) deben ser revisadas y actualizadas
periódicamente y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y
funcionales que las afecten, en la actualización se seguirá el mismo
procedimiento establecido de su elaboración.

4. COMPROMISOS
- La profesional Diana María, manifiesta desde la dirección OAP se elaborara una
presentación sobre el tema para el próximo comité, bajo la perspectiva que la
actualización se plantea a partir de la aplicación de las tablas de retención
documental (TRD).
- Igualmente el Doctor Edgar Arturo manifiesta que es importante que el Sistema
de Gestión de archivos, establezca un cronograma de seguimiento para la
verificación de la aplicación de la tabla de retención documental en las
dependencias, para atender las modificaciones suscitadas, por cambios en los
procedimientos.
5. PROPOCISIONES Y VARIOS

MAURICIO LOPEZ DIANA MARÍA

EDGAR ARTURO
Técnico profesional Profesional Subdirector de

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