GUÍA DE APRENDIZAJE

PLANILLAS ELECTRÓNICAS Y SUS

PRINCIPALES FUNCIONES
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Dirección de Planificación y Desarrollo Online - INACAP Online

Universidad Tecnológica de Chile - INACAP
www.inacap.cl
Santiago de Chile

Equipo de Autoría

Experto Disciplinar: José Antonio Martínez.

Diseñador Instruccional: Mariela Huenul.
Editor de Contenidos: Camila Oróstica.
Diseñador Gráfico: María Paula Ramírez.

Noviembre, 2017. Propiedad de INACAP

Versión: 1.0 (11/2017)
Palabras claves: planillas, cálculo, Excel, filas, celdas, columnas, fórmulas, hojas.

FOLIO: ADN-P2017-TIOL07-GA

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Tema 0. Introducción
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0.1. Planillas electrónicas T2

0.1.1. ¿Qué es una planilla electrónica? T3

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Las planillas electrónicas sirven para realizar cálculos matemáticos (así partieron). Hoy son
utilizadas también para analizar datos. Hacen que los trabajos de cálculos sean más amigables.
Quienes las utilizan están en constante aprendizaje para sacar el máximo de su eficiencia.

0.1.2. ¿Cómo es una planilla electrónica?

Los tres componentes básicos que arman la estructura de una planilla electrónica son:

• Las filas.
• Las columnas.
• Las celdas.

0.1.3. ¿Qué es una fila?

Las filas son un conjunto de celdas que van en sentido horizontal y que están numeradas de menor
a mayor. Las primeras planillas electrónicas tenían 16.384 filas, después aumentaron hasta más
de 75.000 y en la actualidad nos encontramos con herramientas con más de 1.048.576 filas. Una
fila siempre será identificada a través de números. Para recordar una fila, imagina un grupo de
fanáticos esperando para entrar a un concierto. En este caso, estarían situados en la fila número 1.

0.1.4. ¿Qué es una columna?

Las columnas son un conjunto de varias celdas que van en sentido vertical. Es posible identificarlas
a través de letras que están ubicadas de forma ascendente. Es importante mencionar que las
planillas electrónicas eran mucho más sencillas en un principio: las primeras contenían 256
columnas y, en la actualidad, llegan hasta las 16.384.

0.1.5. ¿Por qué la cantidad de filas y columnas aumentaron tanto en el

transcurso del tiempo?
Dato histórico: porque la cantidad y flujos de información han aumentado de la misma forma.
Además, el análisis de datos ya no es llevado por especialistas, sino por cualquier persona que
maneje este tipo de software.

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0.1.6. Dimensión T1
El alfabeto consta de 27 letras, sin embargo, Excel cuenta con muchas más.
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Los inventores de esta herramienta agregaron más columnas, gracias a una combinación de letras.
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Vale decir, al llegar a la letra Z, la siguiente columna tiene la combinación AA, después viene AB,
AC, AD hasta llegar a la AZ, posteriormente sigue BA, BB, BC, y así consecutivamente. T4

0.1.7. ¿Qué es una celda?

Se le denomina celda a la intersección que se genera entre el cruzamiento de una fila con una
columna. Como las columnas se designan con letras y las filas con números, la nomenclatura final
quedaría como A1, A2, B1, B2, según la ubicación del cursor en la hoja de cálculo. Para identificar
una celda, siempre se ubicará primero la letra y después el número.

En las celdas se podrán introducir datos que pueden ser alfanuméricos y con ellos realizar infinidad
de operaciones, tales como cálculos matemáticos, aplicar funciones o realizar gráficos. Para
ser más claros, la celda es la mínima expresión de una planilla de cálculo, pero a la vez la más
importante. Con ella se pueden utilizar diversos formatos y opciones que en conjunto la hacen una
herramienta muy poderosa.

0.2. Planillas electrónicas en el mercado

Existen distintos tipos de planillas electrónicas que cumplen las mismas labores. Algunas son
gratuitas y otras se pagan con licencia de uso. Las prestaciones son tan grandes que hay mercado
para toda persona o empresa que desee trabajar con ellas sin tener que sacar un solo peso de su
bolsillo.

0.2.1. Excel - Microsoft Office

Sin lugar a dudas, la herramienta preferida por excelencia en planillas electrónicas es Microsoft
Excel. Su interfaz gráfica para el usuario es muy similar a Gnumeric y Calc, y las aplicaciones de
trabajo también son muy parejas. Las diferencias se notan en dos temas prácticos fundamentales:

Figura 1: Excel - Microsoft Office.

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Características:
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• Hay que pagar licencia para utilizarla.

• En la línea de planillas electrónicas, es la más poderosa y versátil cuando se quiere T2

obtener un 100% de rendimiento del software.
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0.2.2. Gnumeric - Gnome Office T4

Gnome es un proyecto que tiene como fin otorgar sistemas operativos y herramientas de gestión
para distribuir el uso, entrega y desarrollo del software libre. Entre ellos, hay varios y Gnumeric
destaca por su uso y versatilidad. Como se puede apreciar, su entorno gráfico funciona con filas y
columnas.

Figura 2: Gnumeric - Gnome Office.

0.2.3. Calc - OpenOffice

Calc, de la suite de OpenOffice, es una planilla de cálculo de distribución y uso totalmente
gratuitos, por lo tanto, no hay que pagar por su licencia. Viene además con varios softwares de
gestión, que permiten mejorar la producción en el área laboral.

Figura 3: Calc - OpenOffice.

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Tema 1. Elementos principales de Excel
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1.1. Interfaz gráfica de una planilla de cálculo T2

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A continuación, conocerá la interfaz gráfica de una planilla de cálculo (ver imagen más abajo).
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a. Barra de título: en esta barra se muestra el nombre del archivo (como explicaremos más
adelante, por defecto se le nombra “Libro 1”). También figura el nombre del software con el cual se
trabaja.

b. Barra de herramientas de acceso rápido: en la barra se encuentran, por lo general, algunas

herramientas que se usan de forma frecuente, tales como Guardar, Deshacer, Rehacer, Nuevo,
Abrir, Imprimir y Cerrar.

c. Cinta de opciones: estas barras se dividen en dos, las fichas y los grupos. Por cada ficha de
trabajo, la cantidad de grupos o herramientas de trabajo se dividen en relación al nombre de la
ficha. Antiguamente se les llamaba “menú” o “barra de herramientas”, pero a contar del Office
2007 hubo un cambio más amigable en su estructura.

d. Ventana editar: en ella se muestra la hoja de cálculo que se está editando y claramente se
observan las filas y columnas que componen la hoja de cálculo.
e. Barras de desplazamiento vertical y horizontal: nos permiten mover la hoja de trabajo tanto
vertical como horizontalmente.

e. Barras de desplazamiento vertical y horizontal: nos permiten mover la hoja de trabajo tanto
vertical como horizontalmente.

f. Control deslizante zoom: el zoom es una opción que nos permite agrandar la estructura de datos
que se está trabajando.

g. Botones de vista: nos permite cambiar la forma de visualizar la hoja de cálculo en normal,
diseño de página y vista previa.

h. Barra de estado: nos permite ver información sobre la hoja de cálculo que se está trabajando.

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Figura 4: Interfaz gráfica de una planilla de cálculo.

1.2. Opciones Información, Nuevo y Guardar

A continuación, presentamos las opciones más importantes en Excel que podrá encontrar al utilizar
una planilla: Información, Nuevo y Guardar.

Figura 5: Opciones Información, Nuevo, Guardar.

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a. Información: es la opción que nos permite ver las características del archivo que se está
trabajando y sus propiedades. T0

b. Nuevo: nos permite crear un archivo desde el comienzo. T1

c. Guardar: es vital que cada 5 minutos guarde el archivo, pues es común la pérdida de ellos. Si T2
crea un archivo por primera vez, el nombre que le asignará Excel por defecto es “Libro 1”. Este
nombre posteriormente deberá cambiarlo, ya que si no le asigna un nombre después no podrá T3
encontrar sus archivos.
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1.3. Interfaz gráfica disponible al momento de

guardar una planilla de cálculo

Figura 6: Interfaz gráfica al guardar una planilla de cálculo.

a. Selección de almacenamiento: acá podrá seleccionar la unidad donde guardará el archivo que
trabaja.

b. Ventana de archivo: los archivos que se observan, están ubicados en la carpeta seleccionada.

c. Nombre del archivo: es donde figura el nombre del archivo actual. Recuerde que con la opción
Guardar podrá cambiar el nombre del archivo.

d. Tipo: acá podrá guardar el archivo en otro formato, ya sea web, archivo de texto o PDF. Esta
opción amplía el abanico de posibilidades de un archivo permitiendo que sea abierto por otros
softwares.

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1.4. Identificación de barra de fórmulas
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La barra de fórmulas en cualquier planilla electrónica es tal como “el motor que enciende el
vehículo”. Sin este sería imposible desarrollar con orden los procedimientos de cálculos que se
realizan en el software. Todo lo que se escribe en una celda figura instantáneamente en la barra de T2
fórmulas.
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La barra de fórmulas se describe de la siguiente manera:
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Figura 7: Barra de cálculo.

a. Cuadro de nombres: básicamente nos sirve para identificar la posición del cursor o celda activa
en la hoja de trabajo; vale decir, si el cursor se encuentra ubicado en la celda A1, en el cuadro de
nombre aparece A1.

b. Botones de edición: permiten editar fórmulas con las cuales se trabaja en el momento.

c. Insertar función en la barra de fórmulas: esta barra permite ver todas las fórmulas con las
cuales se trabaja en Excel, porque muestra el contenido de la celda activa. Cuando se realicen
cálculos sobre una celda común, el resultado que mostrará la celda activa será distinto al que
figura en la barra de fórmulas.

1.5. Las fichas

La sección INICIO cuenta con siete fichas. Estas son: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,
Estilos, Celdas, Modificar. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad, esto hace más
amigable la forma de trabajar con las herramientas.

Figura 8: Las fichas.

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a. Portapapeles: el portapapeles contiene las herramientas para poder cortar, copiar y pegar en
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una hoja de cálculo.
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b. Fuente: contiene todo el trabajo de edición y las tipografías en una planilla de cálculo; vale decir,
poner las letras con negrita, cursiva o agrandar su tamaño, entre otras aplicaciones. T2

c. Alineación: nos permite alinear los números y textos dentro de la celda. T3

d. Número: permite seleccionar el formato numérico de la celda, ya sea si es un valor monetario, T4

decimal, porcentaje o fecha.

e. Estilos: permite proveer estilos de celda predefinidos, los que se pueden utilizar para aplicar
un formato de manera rápida y conveniente. También se pueden definir y crear estilos de celda
propios.

f. Celdas: permite el trabajo exclusivamente de las celdas, en el cual se pueden insertar, eliminar o
bien, dar formatos de ajuste, como el ancho o alto de celda.

g. Modificar: permite realizar varias acciones, como sumar de forma automática, rellenar y
ordenar datos y, además, buscar y seleccionar información.

1.6. Función (Fx)

1.6.1. ¿Qué es una función (Fx)?
Una función (Fx) permite ahorrar tiempo y trabajo, porque es posible utilizar fórmulas que están
prediseñadas. Así, el usuario no tendrá la necesidad de hacerlas “desde cero”.

1.6.2. ¿Qué permite hacer?

Existen funciones para las áreas de matemática, estadística, lógica o ingeniería, entre otras.

Por ejemplo, las personas que necesiten mejorar u optimizar resultados en el área de negocios,
podrán utilizar las categorías financieras.

Para obtener la respuesta a ¿cuánto le debo pagar a un personal de trabajo? Se debería trabajar
con fecha y hora. Esta categoría permitirá tener presente datos específicos, como si consideramos
un mes de trabajo y el descuento de los fines de semana y feriados.

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Tema 2. Trabajar con celdas y datos T1

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Las celdas en Excel están diseñadas para insertar diversos elementos, como: datos numéricos,
palabras, fechas e incluso fórmulas. Asimismo, el formato de celda es una herramienta muy
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utilizada en Excel, ya que permite acceder a una gran cantidad de comandos.

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2.1. Sección formato de celdas
a. Número
Este formato permite cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante
dejar muy claro que el formato no cambia el valor numérico de la celda, sino que solo su
apariencia. Cuando ingresamos valores numéricos en la planilla de cálculo, estos no tienen
formato, pero se puede modificar la cantidad de decimales, agregar el símbolo de moneda o
el separador de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un número, los podemos lograr
aplicando un formato especial a la celda. Al seleccionarlo, este nos entrega muchas categorías de
trabajo.

Figura 9: Número.
b. Alineación
La alineación de textos es importante a la hora de dar orden. Podemos Centrar, Ajustar el texto a la
celda, además de encontrar distintos tipos de alineaciones, entre otras opciones.

Figura 10: Alineación.

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c. Fuente
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Toda la tipografía de una planilla de cálculo se puede editar tanto del grupo Fuente como del
formato de Celdas. Se pueden poner las letras con negrita, cursiva y subrayado, además de
agrandar la letra, cambiar de color, etc. T2

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Figura 11: Fuente.

d. Bordes
Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de cálculo nos ayudan a resaltar y dividir
adecuadamente los datos, de manera que podamos visualizar la información correctamente.

Figura 12: Bordes.

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Tema 3: Trabajar con hojas de cálculo T1

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3.1. El libro de trabajo y las hojas de cálculo
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Dentro de nuestro libro de trabajo, existen varias hojas de cálculo. A continuación, le mostraremos
el modo de insertarlas. T4

Cuando se posicione sobre Hoja1, haciendo clic con el botón a

derecho del mouse, se desplegará el menú que ve en pantalla. A b
continuación, le explicaremos en qué consisten las opciones más
utilizadas: c
d
a. Acá podrá insertar otras hojas de cálculo o gráficos.

b. Para eliminar una hoja, solo deberá seleccionar la opción

“Eliminar”.

c. Al hacer doble clic (izquierdo) sobre la hoja, esta quedará

sombreada y lista para cambiar el nombre al que se disponga.

d. Permite mover la hoja de cálculo dentro de varias que

tengamos, o insertar la hoja dentro de un libro de trabajo.

Figura 13: Libro de trabajo.

Paso 1
Paso 1: al hacer clic sobre el botón, se
agregará automáticamente una nueva hoja.

Paso 2
Paso 2: así se verá la hoja, luego del Paso 1.

Paso 3
Paso 3: así se verán las hojas, en el caso de
que agregue seis.

Figura 14: Hojas de cálculo.

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Tema 4: Insertar filas y columnas T1

4.1. Inserción y eliminación de filas y columnas T2

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Para indagar
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Material de profundización: Paso a paso: inserción y eliminación de filas y
columnas.

4.2. Autoajustar filas y columnas

Las columnas y las filas tienen un alto y un ancho preestablecido para mantener un orden natural,
pero pueden ser variados. Esto dependerá del dato que se esté incorporando dentro de la planilla
de cálculos. El alto de la fila que viene por defecto es: 15 o 20 pixeles. Y el ancho de la columna es
de: 10,71 o 80 pixeles.

4.3. Alto de fila

Si desea saber el alto de la fila, deberá ubicarse en uno de los bordes de la fila, cualquiera, y
presionar el clic izquierdo sin soltar, como se muestra a continuación:

Para saber el
alto de fila,
deberá hacer
clic acá.

Figura 15: Altos de fila.

4.4. Ancho de fila

Para conocer
el ancho de
fila, deberá
hacer clic
acá.

Figura 16: Anchos de fila.

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4.5. Formato
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Es posible trabajar el alto y el ancho de una celda. A continuación, le explicaremos cómo hacerlo:
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Paso 1: la ubicación que deberá seguir: ficha T3

Inicio / grupo Celdas / opción Formato.
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Paso 2: al presionar sobre esta opción,

se abrirá un cuadro de diálogo que le
permitirá trabajar con los anchos o altos
de fila o columna, ocultar o mostrar (filas y
columnas), organizar las hojas de trabajo y
proteger las hojas de trabajo o celdas.

Figura 17: Formatos

Paso 3: al seleccionar la opción Alto de fila, se abrirá un cuadro de diálogo, donde podrá cambiar
la numeración del alto de la fila. La misma acción se podrá realizar con el Ancho de la columna.

Figura 18: Altos de fila y ancho de columna.

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Bibliografía T1

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Referencias bibliográficas
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Peña, R. (2013). Excel 2013. España: Altaria.
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Valdes-Miranda, C. (2013). Excel 2013 (Manual Imprescindible). España: Anaya Multimedia.

Frye, C. (2013). Excel 2013. España: Anaya Multimedia.

Lecturas bibliográficas en Biblioteca en Red INACAP:

https://www.inacap.cl/tportalvp/red-de-bibliotecas-inacap

Chueca, O. (2013). Aplicaciones ofimáticas. Madrid: Macmillan Iberia.

Leer: U5: hojas de cálculo: fórmulas y funciones (pp. 90-113). Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/reader.action?docID=10820889&ppg=3

Editorial Elerning. (2008). Casos prácticos de Excel aplicados a la gestión empresarial. Málaga:
Editorial Publicaciones Vértice.Leer: tema 5. Gráficos (pp. 83-99). Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/reader.action?docID=10566021

Vergara Schmalbach, J.C. & Quesada Ibargüen, V. M. (2011). Desarrollo de aplicaciones en

Microsoft Excel [recurso electrónico]. Málaga: EUMED - Universidad de Málaga.
Leer: 1. Aplicación de funciones y formatos (pp 18-30). Recuperado de:
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Campos Navas, A. M. (2008). Excel XP avanzado. Málaga: Vértice.

Leer: Tema 4. Gráficos en Excel (pp. 57-69). Recuperado de:
http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/detail.action?docID=10522630

Bibliografía complementaria

MediaActive. (2013). Aprender Excel 2013 con 100 ejercicios prácticos. España: Marcombo.

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