CONTROL ADMINISTRATIVO

Código: PR-030

1. OBJETIVO

Garantizar el control de los procesos administrativos de Compañía de Ingenieros Constructores Ltda.

A partir de los lineamientos internos establecidos.

2. ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Aplica para todos los procesos administrativos: recursos humanos, compras y finanzas. Su aplicación
y cumplimiento es responsabilidad de la Directora Administrativa.

La Directora Administrativa es quien tiene la autoridad para solicitar las modificaciones respectivas.

3. DEFINICIONES

DECLARACIÓN DE RENTA: La declaración de renta es un documento que los contribuyentes,

presentan a la Dirección de impuestos sobre sus estado de ingresos y egresos en el periodo gravable
comprendido entre el primero de enero y el 31 de diciembre del año que corresponda. Además
incluye la declaración del patrimonio. Tiene por objeto servir de base para la liquidación del impuesto
de renta y complementarios.

IVA: El IVA es un impuesto nacional a los consumos que se aplica en cada una de las etapas del
proceso económico, en proporción al valor agregado del producto y la prestación de servicios.
Algunas de las ventajas que presenta el IVA es que aunque inicialmente genere reacciones adversas,
con el tiempo tiende a hacerse transparente; a demás garantiza mayor frecuencia del recaudo, ya que
como se presenta bimestralmente mejora la liquidez del gobierno.

4. CONTENIDO

4.1 FINANZAS

4.1.1. El Contador deberá reunirse con la Directora Administrativa para revisar los gastos generados
y los ingresos recibidos.
4.1.2. Las Cuentas de cobro y facturas recibidas hasta el día 10 de cada mes se pagarán día 15 del
mes; y las cuentas de cobro y facturas recibidas hasta el día 25 de cada mes, se pagarán el
día 30 del mes. Para lo anterior el contador se reunirá con la Directora Administrativa y
generará los cheques correspondientes o el despliegue de pagos, dejando copia de
4.1.3. Para que se realicen dichos pagos, las cuentas de cobro y facturas, debieron ser revisadas,
por el Director del proyecto responsable del gasto, la Directora Administrativa y el Gerente.
4.1.4. El contador debe diligenciar los formatos correspondientes a los impuestos a pagar, la
actualización de la Cámara de Comercio, pago del IVA, la Declaración de Renta y demás
deberes legales y tributarios que tenga la Compañía. Así mismo realizara el pago de los
mismos.
4.1.5. La Jefe Administrativa realizará la nomina así como los parafiscales, los entregara a la
Directora Administrativa para su revisión quien a su vez los entregará a la Gerencia para su
aprobación. Posteriormente el Contador generara los pagos correspondientes tanto en
efectivo como en cheque y los días 15 y 30 del mes, estará en las instalaciones para realizar
dichos pagos y dejará copia de los desprendibles de pago firmados por el personal.

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4.1.6. El Contador entregará los informes requeridos por la Gerencia y la Dirección Administrativa en
el momento en que sean solicitados. (Balances, Consolidados, Ingresos, Parafiscales,
Egresos, etc.)
4.1.7. El contador, realizará las gestiones necesarias con los bancos y entidades financieras para el
pago de nomina por transferencia. Así mismo apoyara las gestiones de préstamos y de
documentación financiera requerida para licitaciones.
4.1.8 El contador realizará la entrega formal de las cajas menores establecidas por la compañía,
así:

VALOR DE VALOR GASTO RESPONSABLE DEL

AREAS RESPONSABLE
CAJA MAXIMO ARQUEO
Redes Internas $ 300.000 $60.000 Lilia Orjuela Contador
Obra Civil $ 300.000 $60.000 Marcelo Ruiz Contador
Administración $ 300.000 $60.000 Martha Rincón Contador
Reseguimiento y patrullaje $ 300.000 $60.000 William Moreno Contador

4.2 RECURSOS HUMANOS Y COMPRAS

4.2.1. La Directora Administrativa aprobará las requisiciones de personal formato FT-038 Requisición
de personal, con el fin de asegurar que el personal que ingrese en proceso de selección, sea
aprobado previa su consecución.

4.2.2. La Directora administrativa realizara las entrevistas para el personal nuevo, con el fin de
asegurar una selección adecuada. Para ello dará su concepto de los 3 candidatos
preseleccionados junto con el Jefe inmediato, en el formato FT-039 Informe de entrevista.

4.2.3. En cuanto a las evaluaciones del periodo de prueba, la Directora Administrativa realizará
seguimiento para que se realicen cumplidamente y realizara las del personal administrativo a
su cargo. Formato FT-043 Evaluación del periodo de prueba.

4.2.4. La Directora Administrativa se asegurará que anualmente se diligencie el formato FT-047

Evaluación de desempeño para cada trabajador, y realizara los del personal a su cargo.

4.2.5. El formato de FT-048 Reporte de Novedades será aprobado por la Directora Administradora
para ser entregado junto con la nomina al Contador para pago.

4.2.6. La Directora Administrativa, revisa y aprueba (en caso que el Gerente no se encuentre) los
formatos FT-083 Orden de Compra y FT-084 Orden de trabajo, asegurando así el uso de los
recursos de bienes y servicios a pagar.

4.2.7. Así mismo se supervisará que las compras de bienes y servicios se realicen a proveedores
calificados dentro del Listado maestro de proveedores.

5. PREVENCION DE RIESGOS
No hay riesgos asociados al procedimiento

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6. DOCUMENTOS LIGADOS
FT-038 Requisición de personal
FT-039 Informe de entrevista.
FT-043 Evaluación del periodo de prueba
FT-048 Reporte de Novedades
FT-083 Orden de Compra
FT-084 Orden de trabajo

Nombre Cargo Firma

Elaboró

Revisó

Aprobó

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