Introducción

La información explicada a continuación, tiene como objetivo principal,

expresar de forma clara que son las cuentas y efectos por cobrar, porque se
originan, cuál es su uso dentro de la organización y su tratamiento contable para
los registros correctos según las situaciones que se presenten en las que se vean
involucradas dichas cuentas.
Efectos por cobrar
La cuenta Efectos por Cobrar en el cuerpo del Estado de Situación
Financiera y los registros contables, hace referencia a documentos legales, con
cláusulas establecidas, sobre un convenio de pago en una fecha determinada, entre
ellos tenemos a las letras de cambio, los pagarés y cualquier otro contrato donde
se estipule un compromiso de pago.

En la estructura de estos documentos, se expresan condiciones datos e

información con respecto a los que intervienen en la transacción, fecha de pago,
porcentajes de interés, la cifra por la cual se efectúa el préstamo, acuerdo de pago,
el motivo de la transacción, lo cual con convierte a dicho documento, en garantía
de recuperar monetariamente el valor del mismo.

Existen procedimiento y normas legas que rigen este tipo de transacciones

comerciales en el código de comercio, las diferentes organizaciones y personas
naturales, trabajan con estas herramientas, que sirven como aval y evidencia de la
deuda ocasionada por el servicio o venta realizada.

Pagaré
Es el instrumento que utilizan los bancos y entidades financieras, para
prestar dinero a las organizaciones, pagadero en fechas o plazos especificados con
un porcentaje de interés, las organizaciones aceptan los términos del mismo y asi,
perciben recursos financieros o liquidez monetaria, tiene mucho parecido a las
letras de cambio, es un documento escrito en el cual una persona natural o
jurídica, se compromete a pagarle a otra una cantidad de dinero en una fecha
determinada.

Dentro de las clausulas el pagare indica si el mismo es al portador o, se

puede endosar a otra persona, es decir, que el derecho sobre el cobro de la deuda
puede ser transferido a un tercero.

Letra de Cambio
Es un contrato mercantil legal, y a la vez funciona como obligación de
pago de una determinada cifra de dinero, en una fecha de vencimiento. En este
acuerdo están involucrados cuatro participantes, identificados como librador, es la
persona, natural o jurídica que emite, es decir redacta los términos del acuerdo
donde se ordena el pago, librado, es quien realizara el pago ordenado por el
librador, el nombre del librado debe estar expreso en la letra de pago. El
Beneficiario, es aquel que recibe el pago del librador, ordenado por el librado, y
también debe estar expreso el nombre del beneficiario en la letra de cambio. Y el
avalista o fiador es quien se compromete como garantía de que el librado cancele
la deuda.

Los efectos por cobrar, al ser deudas a determinados plazos, pueden

ocurrir diferentes situaciones vencidos los plazos.
El Descuento
Un descuento ocurre cuando enviamos el efecto por cobrar, letra de
cambio o pagaré, al banco o entidad financiera con la intención de que nos
entreguen el valor del efecto por cobrar, deducidos de los gastos, comisiones e
intereses que se generen por el adelanto que estamos recibiendo de la entidad por
una deuda no vencida.

Si es aprobado el descuento por la entidad, la misma emite una nota de

crédito, soporte del depósito del neto de la transacción en nuestra cuenta bancaria,
por lo cual debemos realizar el registro contable que generalmente es como el
siguiente.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 1***    
  Banco (Nota de Crédito) 309,25  
  Intereses Pagados por Anticipado 21,00  
  Comisión Bancaria 13,25  
  Timbres Fiscales 6,50  
  Efectos Por Cobrar Descontados 350

Not de Créd.= Efec. Por Cob Desc.– Int. Pag. Por Ant.– Com. Banc.– Timb. Fisc.

Es posible que al vencimiento del efecto ocurran dos cosas distintas, que la
persona obligada a pagar, pague o no pague, entonces, dependiendo del caso los
registros deben hacerse de las formas siguientes.

- Al vencimiento del plazo el librado pague el giro y se recibe la

notificación del cobro por parte de la entidad financiera, el asiento para el registro
se hará como el siguiente.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 2 ***    
  Efectos Por Cobrar Descontados 350,00  
  Efectos Por Cobrar   350,00

Como ya habíamos recibido un adelanto de parte de la entidad financiera

(Efectos por cobrar descontados), al momento del cobro debemos disminuir el
valor de los efectos por cobrar, porque el deudor ya canceló, y disminuimos el
valor de los efectos descontados, porque ya la entidad recibió el dinero, que en su
momento nos entregó como adelanto que fue lo que origino el efecto por cobrar
descontado.

- Cuando la entidad efectúa el cobro del efecto al librado, este no realiza

el pago, por lo cual se nos emite una nota de débito por el valor nominal del giro
más los gastos y comisiones e interese generados por incumplimiento del acuerdo,
donde se recibió un adelanto, pagadero a cierto tiempo, y el pago no se efectuó.

Por lo que debemos realizar el siguiente asiento

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 3 ***    
  Efectos Por Cobrar Descontados 350,00  
  Comisiones Bancarias 17,00  
  Banco(Nota de Debito) 367,00

De esta forma disminuimos el valor del efecto por cobrar descontado y se

nos descuenta del Saldo en la Cuenta Bancaria el valor del efecto más los gastos y
comisiones bancarias incurridas por la no cancelación de la deuda.

Nota de Débito = Efect. Por Cobrar Descont. + Gastos y Comisiones Bancarias

Efectos por Cobrar en Litigio

Esta cuenta se crea contablemente, cuando el librado se niega a pagar la
deuda, y el beneficiario, ejerce los derechos y procedimientos legales sustentados
en el código de comercio, presentando ante un tribunal mercantil la solicitud de
que el librado cancele la deuda y los posibles gastos e intereses incurridos por la
negación del pago llegada la fecha de vencimiento del efecto. Los Honorarios
Profesionales y Gastos de Cobranza también pueden ser incluidos en el litigio del
efecto por cobrar.

Cuando esto ocurre, se realiza un asiento contable similar al q se describe a

continuación.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 4 ***    
Efecto por Cobrar en Litigio 394,00
Efecto Por Cobrar 350,00
Banco (Honorarios) 44,00

De esta forma creamos o aumentamos la cuenta efectos por cobrar en

litigio, la suma del valor del efecto no pagado más los honorarios
correspondientes al litigio.

Realizado el litigio, pueden presentarse ejecuciones distintas, El librado

cancela el monto exacto del giro es decir el valor nominal del efecto no pagado a
tiempo, paga un poco más del valor nominal del efecto atrasado en pago, o
cancela un monto superior a la deuda ocasionada por el retraso en el pago,
incluyendo honorarios gastos e intereses generados.
 - En el caso de pagar menos del valor nominal del efecto no pagado, el
asiento seria de la siguiente manera.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 5 ***    
  Banco 309,05  
  Perdida en Litigio  84,95
  Efectos Por Cobrar en Litigio   394,00

- Cuando el librado paga una cantidad mayor al valor nominal del efecto por
cobrar atrasado en el pago, pero no cubre la totalidad de los gastos y honorarios
ocasionados por el litigio y atraso.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 6 ***
Banco 380,00
Perdida en litigio 14,00
Efectos por cobrar en litigio 394,00

- Y tenemos el caso donde el librado puede pagar un monto por encima del
valor total del efecto en litigio, obteniendo una ganancia o utilidad en la
operación. El registro sería el siguiente.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 7 ***
Banco 400,00
Efectos por cobrar en litigio 394,00
Ganancia 6,00

Las Cuentas Por Cobrar

Es el derecho que se genera por la prestación de servicio o venta realizada
a crédito a los clientes, con plazos de pagos estipulados.

Al emitir una factura, se le entrega al cliente una copia de la misma, y se

queda en poder de la organización copias firmadas por el cliente, como evidencia
de la recepción y conocimiento de la deuda, las copias que se quedan en la
organización se usan para el control delas ventas y por supuesto, las cobranzas, la
cual deben realizarse de la manera más eficiente posible.

Un buen control de la cobranza le da la organización una mayor liquidez y

flujo de efectivo, y también conocer en cualquier momento que se considere
oportuno la relación de cobros, plazos y saldo por cobrar de cualquier cliente.
 Otro motivo para una gestión de cobranza efectiva, es que se puede
mantener un margen pequeño de provisiones y pérdidas en cuentas incobrables.

Provisión Cuentas Incobrables

Es la cuenta que se usa para tener previsto un margen de las cuentas por
cobrar que posiblemente no sean cobradas, ya que toda cuenta por cobrar tiene la
posibilidad de no cobrarse, es responsabilidad de la organización en el área de
cobranzas de que esa posibilidad sea lo menor posible.

Se tiene como objetivos en las cuentas por cobrar que cada periodo
económico asuma sus propias perdidas e indicar el valor aproximado más real de
las cuentas por cobrar.

Ya que en cualquier operación a crédito existe la posibilidad de que no se

cobre el crédito, se debe establecer una previsión que amortice la posible pérdida,
aunque no haya ocurrido actualmente, este fondo se crea según el criterio
calculado de falta de pago.

Los siguientes asientos muestran la apertura de una cuenta por cobrar, y la

aperturas de las cuentas provisión y perdidas cuentas incobrables respectivamente.

Fecha Descripción Debe Haber

**/**/**** *** 1 ***    
  Cuentas por cobrar 120,00  
  Ventas   120,00
P/R Venta a Crédito según
  factura    

Fecha Descripción debe Haber

**/**/**** *** 2 ***    
  Perdida Cuentas Incobrables 12,00  
  Provisión Cuentas Incobrables   12,00
P/R la apertura de las cuentas provisión y pérdidas
 
cuentas incobrables

La Provision cuentas incobrables y las cuentas por cobrar tiene naturalezas

opuestas, acreedora y deudora, respectivamente, lo que significa que la cuenta
provisión aumenta por el haber y las cuentas por cobrar lo hacen por el debe como
se observa en los asientos anteriores.

Para calcular la estimación de la provisión el método más común es el del

porcentaje sobre las perdidas reales del ejercicio que explicaremos a continuación.
 - El Porcentaje sobre las pérdidas reales del ejercicio
Establece que según el monto de las perdidas realmente obtenidas en el ejercicio
con respecto al valor o saldo inicial de las cuentas por cobrar se obtendrá un
porcentaje, el cual se aplicara sobre el saldo final de las mismas cuentas por
cobrar, el resultado de aplicar ese porcentaje al saldo final, nos dará el neto de la
nueva provisión para el siguiente periodo económico, por lo que se realizará un
ajuste al saldo de la cuenta provisión cuentas incobrables.

En el ejemplo siguiente se muestra como se modifican las cuentas

involucradas según las situaciones a fecha de cierre, ya que en este momento es
cuando evaluamos si la provisión fue suficiente en comparación con lo que
realmente determino como perdida.

De ser suficiente tendríamos un caso como el siguiente. Es lo que se

denomina, sobre estimación de la provisión, es decir la provisión estimada fue
mas que lo realmente perdido.

Provisión Cuentas Incobrables Donde 120,00 sería la provisión del periodo,

120,00 87,00 representa las perdidas incobrables del
87,00 ejercicio y 33,00 el saldo que debe ajustarse al
33,00 estimar la nueva provisión para el periodo
siguiente

Cuentas Por Cobrar Donde 850,00 sería el saldo inicial de las,

850,00 cuentas por cobrar, y 1002,00 representa el
saldo de las cuentas por cobrar a fecha de
1002,00 cierre. El cuál es la base para estimar la nueva
provisión para el periodo siguiente

Pérdida Real: Saldo inicial Provisión - Menos saldo final Provisión

Pérdida en cuentas incobrables: 120,00 – 87,00 = 33,00

Para estimar el porcentaje de provisión, hacemos la comparación del saldo

inicial de las cuentas por cobrar con respecto al monto de la pérdida real.

850,00 (Saldo Inicial Cuentas por cobrar) 100%

87,00 (Perdida Real) x%
 87,00 (Perdida en cuentas incobrables) * 100 % = 10,24 %
x=
850,00 (Saldo Inicial Cuentas Por Cobrar)

Así determinamos que la las pérdidas reales con respecto a lo que estaba
por cobrar cuando empezó el ejercicio económico son un 10,24%.

En caso contrario tenemos la subestimación de la provisión, la cual ocurre

cuando las pérdidas son superiores a lo que teníamos como provisión cuentas
incobrables para el ejercicio.

Cuentas por Provisión Cuentas

  Cobrar   incobrables  
   
850,00 85,00
     
         
87,00
         
    2,00
1002,00
   

En este caso, debemos hacer el ajuste correcto para que el saldo de la

provisión cuentas incobrables para el nuevo periodo, corresponda con el 10,24%
que representan las perdidas cuentas incobrables con respecto al saldo inicial de
las cuentas por cobrar.

Realizamos el cálculo y ajustamos.

1002,00 * 10,24% = 102,60

Así el nuevo saldo de la provisión debe ser 102,60 de naturaleza acreedora,

es decir, por el haber evaluamos el mayor y ajustamos.

Provisión Cuentas Incobrables Ahora determinamos el monto del asiento para

2,00 realizar correctamente el ajuste de la cuenta
104,60 provisión cuentas incobrables, ya que el
102,60 saldo correcto es 102,60 debemos sumarle
los 2,00 que se encuentran como saldo por el
debe, hacer el asiento, abonando a la provisión
cuentas incobrables por el total sumado.
 Conclusión

En la redacción e investigación realizada, se pretendió resumir los aspectos

más importantes de los efectos y cuenta por cobrar, el uso dentro de las
organizaciones, las más comunes situaciones por las cuales intervienen dichas
cuentas, cuales son los documentos que las originan, la importancia de una gestión
de cobranza adecuada. Se explica contablemente los asientos adecuados a las
situaciones mencionadas, para el correcto registro y control de los mismos.