PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Y COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

DESARROLLO DE SOFTWARE TECNOLÓGICOS PARA EL ÁREA DE CENTRO DE CONTROL,

PARA LA EMPRESA ST GROUP S.A.S

AUTORES:

YINETH ROBLEDO QUEJADA CÓDIGO 1912010710

VIVIANA CECILIA MARRUGO ESPITALETA CÓDIGO 192010713

SEBASTIÁN DIEZ PEÑA CÓDIGO 1912010688

FABIÁN ESTEBAN GONZÁLEZ URREA CÓDIGO 1912010683

ASESOR: JAIR GALVIS

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

BOGOTÁ, D.C.

2020
 Tabla de contenido
1. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ...................................... 4
1.2. Organigrama ................................................................................................. 5
1.3. Perfil y Matriz RACI ....................................................................................... 5
1.4. Plan para la gestión del personal .................................................................. 6
2. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ............................................ 8
1.1. Requisitos de comunicación de los stakeholdersError! Bookmark not defined.
1.2. Roles en las comunicaciones del proyecto ... Error! Bookmark not defined.
1.3 Proceso de escalamiento……………………………………...
escalamiento…………………………………………………………………….Error! Bookmark
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1.4. Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto Error!
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1.5. Reglas básicas para las reuniones................ Error! Bookmark not defined.
1.6. Matriz de comunicaciones ............................. Error! Bookmark not defined.
Lista de tablas

Tabla 1 Catalogo de Roles ...................................................................................... 4

Tabla 2 Matriz de Responsabilidades ...................................................................... 6
Tabla 3 Adquisición del Personal ............................................................................ 6
Tabla 4 Calendario de Recursos ............................................................................. 7
Tabla 5 Retroalimentación ....................................................................................... 7
Tabla 6 Niveles Jerarquicos .................................... Error! Bookmark not defined.

Lista de Gráficas

Gráfica 1 Organigrama .................................................................................................................... 5

1. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
1.1. Roles y responsabilidades
CATALOGO DE ROLES

ROLES NIVEL DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES HABILIDADES Y COMPETENCIAS

Será la cabeza en la línea de * Planificar los objetivos generales y específicos del proyecto a
mando del proyecto, quien corto y largo plazo.
aprobará cualquier inclusión, * Dirigir el proyecto, tomar decisiones, supervisar y ser un líder Lider, estratega, administrador,habilidad para resolver
GERENTE DEL
modificación o cambios en el dentro de éste. problemas, de buenas relaciones interpersonales, buen
PROYECTO
proyecto, todo el personal * Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo planificador e interventor.
estará a su cargo con apoyo de realizado y detectar las desviaciones o diferencias
las direcciones.
*Persona encargada y responsable de construir protocolos de
operaciones tecnológicas de la compañía, además de los
Excelente habilidad de relaciones públicas, comunicación
protocolos para la estandarización y entrenamiento del
efectiva y asertiva, dominio de herramientas informaticas,
personal operativo nuevo.*Diseñar, instaurar y controlar las
Dirige los recursos de cara a Habilidades conceptuales, analíticas, y de atención al
estrategias del manejo de los recursos humanos y financieras
las operaciones.Tendrá detalle. Excelentes habilidades en relaciones públicas y
del proyecto.
conocimiento pleno del centro humanas, buen sentido de juicio, Experiencia significativa
*Coordinar las tareas de recursos humanos, contabilidad,
COORDINADOR DE de control, con el rol de en gestión de personal y recursos, Capacidad de
tesorería, auditora interna de acuerdo a la visión de la
OPERACIONES Y planear dirigir y organizar la comunicarse de manera efectiva, tanto oral como escrita y
organización, además del análisis financiero.
ADMINISTRATIVO verificación/ evaluación del en formatos escritos en
*Realizar y mantener negociaciones con las entidades
mismo. Ademas controlar el español e inglés si se requiere, Experiencia en gerencia
financieras y otros proveedores.
taleto humano y financiero del de equipos multidisciplinares.
*Diseñar y llevar a cabo la gestión administrativa de procesos
proyecto Habilidades de relacionamiento con personas externas e
comerciales, llevando a cabo tareas de documentación y
internas a la organización en búsqueda de
actividades de negociación con proveedores y de
la construcción de relaciones significativas.
asesoramiento y relación con el cliente

Habilidad para la elaboración y diseño de software, para

Tomará las desciciones
PERSONA trabajar bajo presión , dominio de herramientas
técnicas y operativas.Su rol se * Diseñar, desarrollar, probar, implementar, mantener y mejorar
ENCARGADA DEL informaticas, Habilidad numérica y de rápida solución
determina por desarrollar y el software.
SOFTWARE cuantitativa.
controlar el software.

Personas con el rol netamente Cuya responsabilidad radica en la prueba del software en la
AGENTES Ver 1.3
operativo toma, asignación, monitoreo y cierre de servicios asistenciales.
Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
*Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas en
Aptitudes para la planificación.
los circuitos de información del proyecto.
Aptitudes para redactar informes.
*Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes
Atiende consultas por teléfono.
recibidas, información obtenida y/o necesidades detectadas.
Capacidad para trabajar en equipo.
*Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos
Capaz de trabajar con rapidez.
según las técnicas apropiadas y los parámetros establecidos
Destrezas en informática.
Tiene como rol llevar a cabo en el proyecto.
Elabora informes.
ADMINISTRATIVO las tareas administrativas del *Gestionar los procesos de tramitación de la coordinacion de
Flexibl y con metalidad abierta.
proyecto operaciones y administrativa.
Habilidad para escribir en inglés.
*Tramitar y realizar la gestión administrativa en la
Habilidad para realizar trabajo administrativo.
presentación de documentos en diferentes organismos y
Lleva un registro, realiza tareas administrativas, lleva la
administraciones públicas en plazo y forma requeridos.
contabilidad.
Metódico.
Objetivo.
Organizado.

Tabla 1 Catalogo de Roles

1.2. Organigrama
GERENTE DEL
PROYECTO

Coordinador de operaciones y
administrativo

Persona encargada del software

Administrativo

Agente

Gráfica 1 Organigrama

1.3. Perfil y Matriz RACI:

 Perfil requerido para cada integrante del equipo a partir de estudios y experiencia:

 Gerente: Nivel educativo: Profesional, especialista en gerencia de proyectos.

 Coordinador de operaciones y administrativo: Nivel educativo: Profesional con
conocimientos específicos en administración financiera, estrategia empresarial y
manejo del personal.
 Persona encargada del desarrollo y control del software: Nivel educativo:
Profesional con conocimientos específicos en ingeniería de sistemas o áreas afines.
 Agentes: Nivel educativo: Bachiller
 Administrativo: Nivel educativo: Técnico superior en administración y finanzas

 Matriz RACI
 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
PERSONA
COORDINADOR DE
GERENTE DEL ENCARGADA
OPERACIONES Y AGENTES ADMINISTRATIVO
PROYECTO DEL
ADMINISTRATIVO
SOFTWARE
FASE 1: CONSECUSION Y ADECUACION DE LAS AREAS LOCATIVAS
ENTREGABLE 1: LOCATIVOS
1.1 Adecua ci ones de l a s á rea s y
I R I
pues tos de tra ba jo
1.2 Sel ecci ón de herra mi entas I R I
FASE 2: LEVANTAMIENTO Y REQUERIMIENTO: PERSONAL
ENTREGABLE 2: PERSONAL DEL PROYECTO

I R C,I
2.1 Sol i ci tud revi s i ón de hoja s de vi da
2.2 Entrevi s tas I R C,I
2.3 Sel ecci ón y contra taci ón I R C,I
FASE 3: DISEÑO, ELABORACION Y PUESTA EN MARCHA DEL SOFTWARE
ENTREGABLE 3: SOFTWARE PARA ST GROUP
3.1 Leva ntami ento de requeri mi entos I A R C,I I
3.2 Di s eño I A R C,I I
3.3 Des a rrol l o y prueba s I A R C,I I
3.4 Ajus te y pues ta en ma rcha I A R C,I I

Tabla 2 Matriz de Responsabilidades

1.4. Plan para la gestión del personal:

 Adquisición del personal:
PROCESO DE ADQUISICION ESTRATEGIA
Realizar una previa evaluación de los
conocimientos y experiencias en el
GESTION DEL CARGO
cargo,curriculun vitae y referencias
de otras empresas y trabajos.
RESULTADOS
Una vez aprobadas las
evaluaciones anteriores se
incluirá el rol y perfil dento del
proyecto

Terner la certeza que el personal

cumple con los requisitos para erl
VERIFICACION DE LA ADQUISICIÓN
cargo. Realización de evaluación para
el cargo.
El personal adquirido es evaluado por
Recursos humanos de forma
EVALUACIÓN DE LA ADQUISICION periodica, para de esta forma
determinar si cumple con las
necesidades de la empresa.
Persona capaz, con
conocimientos y experiencia en
el cargo.
Areas de la empresa con
adecuado funcionamiento, con
perosonal que cumple con las
expectativas y con desarrollos
confiables.

Tabla 3 Adquisición del Personal

 Calendario de recursos:
 NOMBRE DEL ETIQUETA DEL FECHA DE FECHA DE CAPACIDAD TASA
TIPO
RECURSO MATERIAL INICIO TERMINACION MAXIMA ESTANDAR
COORDINADOR
Documentación y
DE OPERACIONES $12500/hor
Trabajo control de los 100%
Y a
procesos del área
ADMINISTRATIVO 21/10/2019 19/05/2020
PERSONA
Computadora
ENCARGADA DEL Trabajo 100% $9000/hora
Software
SOFTWARE 16/12/2019 19/05/2020
AGENTES Trabajo Computadora 16/12/2019 19/05/2020 100% $4086/hora
Asistencia a
Documentación y
ADMINISTRATIVO Trabajo 100% $6000/hora
control de los
procesos del área 21/10/2019 19/05/2020
Tabla 4 Calendario de Recursos

 Plan de liberación del personal: Todo el personal se liberará una vez se culmine el proyecto
 Necesidades de capacitación: Se realizará un proceso de inducción al proyecto para cada
persona que ingrese y luego se llevará a cabo un diagnóstico de necesidades de capacitación,
para de esta forma apuntarle a la resolución de las mismas.

NOMBRE DEL CURSO FECHA DURACION PERSONAL

Persona encargada
Inducción al proyecto 1 semana de diciembre 4 horas del software y
Agentes
Expresión oral y atención Agentes y
abr-20 4 horas
al cliente Capacitador

Tabla 5 Retroalimentación

 Reconocimientos y recompensas:

 Se otorgarán bonificaciones de dinero (determinadas por la junta directiva y alta gerencia) por
cada tarea terminada antes del tiempo previsto y que logre cumplir con las expectativas.
 A los empleados que cumplan con sus tareas a tiempo, se tendrán en cuenta para próximos
proyectos de la compañía.
 Se realizará el respectivo reconocimiento público cuando un empleado logre cumplir con las
tareas asignadas en un mes de labor.
2. 2. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
2.1. Requisitos de comunicación de los stakeholders
La comunicación hacia los interesados que son externos tendrá características, lenguaje y
medios muy distintos a los que se usen para los interesados internos, esta requerirá de una
estructura especial que debe ser elaborada con ayuda del departamento de mercadeo o el área
de comunicaciones, para que así se tenga una comunicación de calidad y sea todo claro para
los stakeholders.
Algunos de los indicadores de la buena salud de la comunicación en el proyecto son los
siguientes:
● La calidad de la retroalimentación.
● La actitud de los participantes y los grupos de interés.
● La gestión del cambio.
● El apoyo por parte de los patrocinadores y las personas involucradas con los objetivos
de proyecto.
Algunos de los requerimientos para de comunicación con los stakeholders son:
1. La presentación de informes o reporting.
 Informes de situación del proyecto.
 Minutas de reuniones.
 Informes requeridos por los accionistas o el Consejo de Administración.
 Informes de carácter obligatorio, relacionados con el cumplimiento de normativas
legales, auditorías, etc.
2. Las relaciones de proyecto con orientación de marketing.

En esta modalidad se incluyen todas las comunicaciones de difusión necesarias para la

propagación de la información sobre el proyecto a la comunidad de interesados en
general, tanto en el mercado de valor del proyecto en el cual se puede obtener una
buena percepción de este, como también se puede presentar algunas lagunas
informativas que pudieran dar lugar a rumores o especulaciones, lo que se debe tratar
de evitar para no generar mala atmosfera alrededor de este.
3. La comunicación con propósito
 Se enfoca principalmente en el contenido del mensaje que se va a dar al receptor,
para que este sea concreto y cause el efecto adecuado y se entienda de la manera
correcta dando la mejor impresión. La orientación que se dé a la comunicación es
clave para poder influir en la actitud o las expectativas de otras partes interesadas
con éxito. La planificación es fundamental para lograrlo.

2.2. Roles en las comunicaciones del proyecto

2.3 Proceso de escalamiento
En este proceso se muestra como se clasifican y resuelven los incidentes, a través de los
diferentes niveles, pudiéndose llegar hasta el nivel mas alto, esto dependiendo de la magnitud
del conflicto durante el desarrollo del proyecto.
● Si se presenta un problema inicialmente se contactará con el jefe del proyecto para que
este se encargue de resolverlo.
● Si el problema no fue resuelto, y presenta un entrampamiento se procederá a llamar al
gerente del proyecto, y de este modo se efectúa el primer escalonamiento, en donde se
llaman a esclarecer el conflicto a las partes involucradas.
● De no tener una solución del problema, el gerente de proyecto remite este al siguiente
nivel de escalonamiento, en el que el comité de control y cabios realizara una reunión en
el menor tiempo posible para dar solución a este.
● Si el nivel de escalonamiento del problema debe seguir hacia arriba, se remitirá al gerente
general el cual deberá toar acciones frente a este.
 Nivel Jerarquía Plazos

Primer nivel Gerencia general 2 días

Segundo nivel Comité de control y 2 días

cambio

Tercer nivel Gerente de 2 días

proyecto

Cuarto nivel Coordinador de 2 días

Operaciones y

administrativo
Tabla 6 Niveles Jerarquicos

2.4. Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto
DIRECTORIO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

ROL NOMBRE NUMERO DE EMAIL

CONTACTO

GERENTE GENERAL Sebastián Diez 3218033547 administracion@stgroups.com.co

GERENTE DEL Esteban González 3142940751 Fegux95@gmail.com

PROYECTO

COORDINADOR DE Viviana marrugo 3052622006 vicemaes@gmail.com

OPERACIONES Y espitaleta
ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DEL Tatiana Galvis 3013102700 coordinación@stgroup.com.co

SOFTWARE

AGENTES Reserva Reserva agentes@stgroups.com.co

ADMINISTRATIVO Yinet Robledo 3147773402 Yineth1020@gmail.com

Quejada

STAKEHOLDERS Esteban Abad Reserva Reserva

(Ascar S.A.S)

STAKEHOLDERS Xiomara Duque Reserva Reserva

(24H Car Service

S.A.S)
 STAKEHOLDERS Ramón Moreno Reserva Reserva

(Nexos S.A.S)

STAKEHOLDERS Wilmar Salazar Reserva Reserva

(Llaves Medellín
S.A.S)

STAKEHOLDERS Jairo Villegas Reserva Reserva

(Asiscar S.A.S)

STAKEHOLDERS Jorge Areiza Reserva Reserva

(Critic S.A.S)

1.5. Reglas básicas para las reuniones

Para el desarrollo efectivo de las reuniones el Gerente de proyecto será quien dirigirá las
reuniones y se realizaran de acuerdo a las fechas programadas dentro del cronograma, el cual
se planteó en el inicio del proyecto, se determina quienes deberán hacer parte de la reunión,
además se comunicará a los interesados las fechas de estar.
Se deberán cumplir las siguientes reglas:
● se limitará a tratar los temas específicos de acuerdo a la agenda de reunión que se
enviará a los asistentes 2 días antes de la reunión.
● Se manejará un orden para el intercambio de opiniones en el cual el gerente de proyecto
tomará el rol de moderador en la reunión.
● Las reuniones e documentarán, mediante un acta en la cual se incluirán el nombre de
los participantes, puntos a tratar, metas alcanzadas y puntos pendiente.
● Se comunicará a los interesados y participantes de la reunión por medio de correo
electrónico o de manera impresa los resultados de la misma.
2.6. Matriz de comunicaciones
MATRIZ DE COMUNICACIONES
INFORMACIÓN PROPÓSITO FRECUENCIA METODO CANAL RESPONSABLE GRUPO
REQUERIDA DEL ENVIO RECEPTOR
Inicio del proyecto Acta de Única vez Plantilla Reunión Gerente de Todos los
constitución proyecto participantes
tanto
internos
como
externos
Planificación Línea base Única vez Plantilla Email Gerente de Stakeholders,
de alcance proyecto agente y
coordinador
administrativ
o y de
Plan de Única vez Plantilla Email Gerente de
operación
dirección proyecto
del proyecto ( sujeta a
cambios)
Avance del Datos de Semanal Complementar Reunión Equipo de gerente de
proyecto desempeño formulario trabajo proyecto,
stakeholders
Informes Mensual Plantilla Reunión Gerente de Stakeholders
periódicos proyecto
Cambios Plan de Semanal Complementar Reunión Gerente de Stakeholders,
dirección formulario proyecto agente y
del proyecto coordinador
ajustado a administrativ
cambios o y de
operación