Manual de

Correspondencia y archivo
y su importancia en la
organización
LICETH JHORESMY CHARRY MANOTAS
 DEFINICIÓN
Es mediante el cual se definen
las pautas de organización de
archivos y correspondencia
para las empresas.

10
MISIÓN DEL MANUAL DE
CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión

documental para promover la conservación adecuada de
toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.

02 Víctor Ávila | AV Presentación 2020

 - Dar las pautas para la organización del
archivo de una empresa

FUNCIONES DEL
MANUAL DE .- Control de Ingreso de la Documentación.

CORRESPONDENCIA
- Organización del Fondo Documental
(clasificar, ordenar, describir).

08
 - Conservación.

FUNCIONES DEL
- Servicio y Control de Préstamo de los
MANUAL DE documentos.

CORRESPONDENCIA
- Selección y Traslado de la Documentación
al archivo central.

08
 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN:
en la cual se indica al lector
en forma general la razón de
ser del documento que tiene
ante sí.
05
OBJETIVOS: ESTRUCTURA ORGÁNICA
DE LA ENTIDAD:
se resumen los fines que
persigue el manual en lo posible debe ofrecer
(generales y/o específicos) una información global sobre
la entidad, su organigrama y
funciones.
 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DEFINICIÓN DEL CONCEPTO

DOCUMENTOS QUE ELABORA LA CORRESPONDENCIA Y SUS
ENTIDAD, COMUNICACIONES CLASIFICACIONES:
EXTERNAS: institucional, personal, confidencial.- Definición y
unificación de presentación de los documentos
cartas, télex; comunicaciones internas:
que se elaboran en la entidad a partir de las
memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
05 normas internacionales o nacionales que existan
en cada país.
 - Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.

.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y

procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este
sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los
funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del
mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de

los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

09
 - Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente
elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de

los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con

las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de

correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de
documentos.

- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de

correspondencia

09
PLANILLA PARA EL REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA

03
Mis áreas de especialización
Lo que
Estrategia de redes
sociales
puedo
Las presentaciones son
herramientas de
comunicación que se
hacer por ti
pueden usar en
exposiciones, conferencias,
discursos, informes y más.
La mayoría de las veces se
presentan ante un público.
04
Consolidar tu Planeación de
presencia en redes contenido
Las presentaciones son Las presentaciones son
herramientas de herramientas de
comunicación que se comunicación que se
pueden usar como pueden usar en
conferencias, discursos, exposiciones, conferencias,
informes y más. La mayoría discursos, informes y más.
de las veces se presentan
ante un público.
Víctor Ávila | AV Presentación 2020
 Capacitación formal y en línea

Antedecentes educativos

Academia Virtual Escuela Antigua de Escuela de Marketing Universidad El Álamo:

Milenio: diploma en
Comercio Electrónico
Las presentaciones son
herramientas de comunicación que
se pueden usar como exposiciones.
Marketing: Marketing
digital de atracción
Las presentaciones son
herramientas de comunicación que
se pueden usar como exposiciones.
Solanas: Marketing de
Redes Sociales
Las presentaciones son
herramientas de comunicación que
se pueden usar como exposiciones.
Licenciatura en
Marketing
Las presentaciones son
herramientas de comunicación que
se pueden usar como exposiciones.
Certificaciones
Marketing de atracción
Las presentaciones son herramientas de comunicación
usadas como exposiciones, informes y más. La mayoría
de las veces se presentan ante un público.

Marketing de contenido
Las presentaciones son herramientas de comunicación
usadas como exposiciones, informes y más. La mayoría
de las veces se presentan ante un público.

Marketing en redes sociales

Las presentaciones son herramientas de comunicación
usadas como exposiciones, informes y más. La mayoría
de las veces se presentan ante un público.

07 Víctor Ávila | AV Presentación 2020

Mis herramientas para el éxito en línea
Vivaz

Cronometrix

Aplicaciones de Cosechera

productividad
que utilizo Social Crawler

SocialEdge

11 Víctor Ávila | AV Presentación 2020

Mis áreas de especialización
Lo que
Estrategia de
redes sociales
puedo
Las presentaciones son
herramientas de
comunicación que se
hacer por ti
pueden usar en
exposiciones, conferencias,
discursos, informes y más.
La mayoría de las veces se
presentan ante un público.
12
Consolidar tu
presencia en redes
Las presentaciones son
herramientas de
comunicación que se
pueden usar en
exposiciones, conferencias,
discursos, informes y más.
Víctor Ávila | AV Presentación 2020
Planeación
de contenido
Las presentaciones son
herramientas de
comunicación que se
pueden usar en
exposiciones, conferencias,
discursos, informes y más.
La mayoría de las veces se
presentan ante un público.
 Opiniones de mis clientes

Julia Sánchez Mercedes López Marcela Pérez

Propietaria, Gimnasio Franklin
Las presentaciones son herramientas de
comunicación usadas en exposiciones,
conferencias, discursos y más. La mayoría
de las veces se presentan ante un público.
Autora, Las ruinas de la comarca
Las presentaciones son herramientas de
comunicación usadas en exposiciones,
conferencias, discursos y más. La mayoría
de las veces se presentan ante un público.
Jefa de contabilidad,
Estudio Larrea
Las presentaciones son herramientas de
comunicación usadas en exposiciones,
conferencias, discursos y más.
Mis mentores en la industria

Referencias
Leonardo Santos

Profesor, Escuela de Marketing Solanas

(55) 1234 5678

Marcos Soto

Gestor de contenido digital, Musa Comunicación

(55) 1234 5678

Carmen Costa

Medios Hexágono, directora de Redes Sociales

(55) 1234 5678

14 Víctor Ávila | AV Presentación 2020

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