LOS CUADRANTES DE STEPHEN COVEY

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el-tiempo/

Los 4 cuadrantes de Stephen Covey para gestionar el tiempo

Este artículo ha sido verificado y aprobado por la psicóloga Gema Sánchez Cuevas el 27 abril, 2018
Edith Sánchez 27 abril, 2018

Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que
se completan. Es saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto, también descartar. Existe un
método que ayuda a que el tiempo verdaderamente alcance para todo y que, además enseña a
identificar a qué debemos dedicarle tiempo y a qué no: los 4 cuadrantes de Stephen Covey.

El propio Covey señala que la gestión del tiempo no se limita simplemente a organizar tareas.
Asegura que es una verdadera filosofía de vida. Y lo es porque nuestro bienestar también depende
de cómo manejamos el tiempo.

“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer
lo más importante”. -Brian Tracy-

Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro
secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al
mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de
manera diferente. Veamos esto con mayor detalle.

El primero de los cuadrantes de Stephen Covey

Imaginemos una cruz. Al dibujarla aparecen cuatro espacios vacíos. Cada uno de ellos es uno de los
cuadrantes de Stephen Covey. Arriba, a la izquierda se ubica el primero de esos cuadrantes.
Corresponde a todo aquello que cumple con dos características: urgente e importante.

En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo
ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás.
Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado cualquier otra actividad, hasta que esto
no se resuelva.

En este cuadrante se ubican situaciones como, por ejemplo, un fallo en la electricidad de la casa. De
esto dependen muchas cosas, así que no se puede posponer. También caben allí situaciones como
una enfermedad, un accidente doméstico, etc.

El segundo cuadrante: lo que no es urgente, pero sí importante

El segundo de los cuadrantes de Stephen Covey corresponde a aquello que no debe ser atendido
inmediatamente, pero sí tiene gran importancia. En otras palabras, lo importante no urgente. Se
trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo.

En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan
determinantes para la calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es la salud. De la salud
depende todo y es importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo solo se ven a largo plazo y pueden
ser devastadores.
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En este espacio también están tareas como la preparación de los exámenes finales de una clase, o
mantener en buen nivel la relación de pareja. Se incluyen aspectos como la capacitación o
actualización de conocimientos, etc.

El tercer cuadrante: lo urgente no importante

Este es uno de los cuadrantes de Stephen Covey más engañosos. A veces no es fácil determinar
cuáles son las actividades y/o tareas que lo componen. Esto se debe a que el carácter de urgencia
captura la atención. Sin embargo, aunque lo haga, no es algo relevante en el fondo.

En este cuadrante se podrían ubicar todas aquellas actividades superfluas que se llevan a cabo por
hábito o azar. Por ejemplo, encontrarse con alguien y parlotear un rato, sin saber exactamente por
qué. O trenzarse en una discusión por redes sociales sobre algún aspecto sin importancia.

El cuarto cuadrante: lo que no es urgente, ni importante

El cuarto de los cuadrantes de Stephen Covey es aquel para ubicar todo lo inútil. Ni reviste carácter
de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. Aun así, se trata de actividades que absorben parte
de nuestro tiempo.

En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo electrónico
cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay mayores
cosas qué decir. También ver televisión, conversar y cosas por el estilo.

La buena gestión del tiempo

La mayoría de quienes dibujan la matriz de los cuadrantes de Stephen Covey, e intentan aplicarla,
descubren que los primeros cuadrantes que se llena son el 1 y el 3. Esto es, los cuadrantes de lo
urgente importante y lo urgente no importante.

Covey dice que esto ocurre porque las personas tienden a pensar que todo es urgente. Esa sensación
de urgencia es precisamente la que se encuentra en la base del estrés. Así, aprender a manejar esos
dos espacios es lo que puede ayudarnos a mejorar el manejo de nuestro tiempo.

El autor de este modelo recomienda concentrarse sobre todo en el cuadrante 2. Dice que allí es
donde está el bienestar y la felicidad. Si logramos identificar con claridad lo que va allí y nos
enfocamos en ello, el modelo de cuadrantes de Stephen Covey habrá cumplido su cometido.
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Diez errores comunes en la gestión del tiempo

Este artículo ha sido verificado y aprobado por el psicólogo Sergio De Dios González el 17 mayo, 2018
Eva Maria Rodríguez · 17 mayo, 2018

La gestión del tiempo es uno de los grandes caballos de batalla de muchas personas. En muchas
ocasiones, no saber gestionar el tiempo disponible de manera adecuada genera estrés e
insatisfacción.

Pero gestionando el tiempo adecuadamente es posible cumplir con todas las obligaciones e incluir
otras actividades complementarias. A la hora de organizar el tiempo, hay una serie de errores
comunes que se cometen cuya solución ayuda a mejorar la gestión del tiempo disponible.

Los errores más comunes en la gestión del tiempo

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficacia, pero para hacerlo es necesario
identificar primero qué estamos haciendo mal.

1. No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez has tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante entenderás la
necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante que esta lista esté
organizada por prioridades y que muestre las tareas que deben hacer a una hora y en un momento
determinado.

Existen muchas herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar esta tarea. Búscala y adopta como
herramienta imprescindible una que te resulte cómoda.

2. No tener metas personales

Es importante tener una meta hacia la que caminar, por sencilla que sea. El establecimiento de
metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque los objetivos ofrecen un destino
al que llegar.

Cuando sabemos a dónde queremos ir podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo
y nuestros recursos para llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena
emplear el tiempo y diferenciarlo de lo que es solo una distracción.

3. No establecer prioridades

No siempre es fácil establecer prioridades, sobre todo cuando nos encontramos con una gran
cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para aprender a priorizar las
tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.
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4. No saber dominar las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para poder
dominarlas. El correo electrónico, el teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la
televisión o la radio son algunas de las circunstancias que distraen, hacen perder la concentración y
con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Para gestionar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar las distracciones y gestionar las
interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, delimitar un tiempo a la lectura del correo y a la
contestación de mensajes, apagando los chats y servicios de mensajería e incluso el teléfono o
rechazando las llamadas cuando no sea una cuestión ineludible.

Gestionar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la productividad.

5. Dilación o procrastinación

La dilación o procrastinación se produce cuando se posponen las tareas que deben hacerse y se
hacen otras pensando que se está haciendo algo útil, cuando en realidad no lo es.

Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se revolotea alrededor sin hacer
realmente nada y perdiendo el tiempo.

6. Querer hacer demasiadas cosas

Cuando no se sabe decir “no” el número de tareas y de compromisos crece y crece. Esto puede
conducir a la obtención de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la moral. Es
fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y que aprenda a decir “no” o, al
menos, a decidir cuándo.

7. Necesidad de estar siempre ocupado

Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho ajetreo a su alrededor. Pero esto
no es sinónimo de eficacia y produce un gran estrés. Es necesario reducir la velocidad del día a día
y aprender a

8. Multitarea

Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha gente: escribir un email
mientras se habla por teléfono, preparar la comida mientras contestas un mensaje o comer mientras
lees en el dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos.

Pero, aunque se piense que así se aprovecha mejor el tiempo, lo cierto es que se reduce la
productividad y la eficacia y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque
no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos.

Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo
mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una tarea a la vez.
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9. No descansar

Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin darse un tiempo para
descansar y recargar energías. El descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

10. Programar las tareas de forma ineficaz

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio
ritmo para organizar las tareas. Es una de las mejores formas de organizar la gestión del tiempo.

“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que
está hecha la vida.” -Benjamin Franklin-