Título de la política: Política Global de Adquisiciones de

Save the Children International

Versión: 1.0
Fecha de aprobación: 1 de noviembre de 2017
Aprobada por: Jon Watts, director financiero
Janti Soeripto, directora operativa
Jeremy Robinson, director de cadena de suministro
Autor: Jim Ridgwick, jefe global de adquisiciones
Fecha de revisión: 01/10/2020

Sección 1: Resumen
La meta general de Save the Children International en el área de adquisiciones
Introducción
consiste en garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente
desempeño operativo, con un riesgo mínimo. Para lograrlo, debemos establecer
normas claras y crear una capacidad de Adquisiciones sumamente profesional,
que esté integrada en nuestras operaciones.

La función de Adquisiciones será responsable de todas las actividades relativas

a adquisiciones de Save the Children International, y trabajará en colaboración
con el resto de nuestras operaciones para lograr las metas que tenemos en
común.

En esta Política Global de Adquisiciones se establece cómo tenemos previsto

cumplir nuestras obligaciones y hacer realidad nuestro potencial. Solicitamos su
apoyo para contribuir a que el departamento de Adquisiciones cumpla
satisfactoriamente con sus responsabilidades .
de Jon Watts, director financiero, y Janti Soeripto, directora operativa

Cómo
En el «Manual de Adquisiciones» se ofrecen pautas prácticas sobre cómo
cumplir con
cumplir con esta política global en el contexto específico de su oficina o función.
esta política

Declaración Save the Children International (SCI) se propone hacer el uso más eficiente
sobre el uso posible de los recursos financieros y presupuestos que están disponibles para
eficiente de su utilización. Usar los fondos de manera eficiente significa optimizar la
los fondos efectividad y la eficiencia de nuestro gasto en proveedores externos y, al
mismo tiempo, lograr la máxima economía. Si bien la efectividad y la eficiencia
en el contexto de nuestro suministro podrán variar según el área de gasto y la
necesidad comercial, habitualmente incluyen aspectos como calidad, tiempos de
espera, niveles de servicio y gestión del riesgo. La economía se vincula con el
costo o el precio total de los bienes y servicios.
Esto significa contratar el producto o servicio que tenga el menor costo total y
cumpla con los requisitos comerciales fundamentales y con los criterios
 esenciales . Un efecto práctico de esta declaración anterior es que cuando
Save the Children International no compra la opción que tiene el menor costo
total, esto debe justificarse, de manera clara y objetiva, en el legajo/la
documentación de Adquisiciones.

¿A quiénes Esta política se aplica a todos los empleados de Save the Children International
se aplica que intervienen en el suministro de bienes y servicios (principalmente, pero no
esta de manera exclusiva, al personal de los departamentos de Cadena de
política? Suministro o Adquisiciones, Programas y Finanzas, así como a los responsables
de presupuestos de los distintos departamentos.
Establece las normas mínimas para seleccionar a los proveedores y contratistas
y para encargar bienes y servicios independientemente de cuál sea la fuente de
financiamiento. Se aplica a todos los gastos de proveedores externos, incluidos
programas humanitarios y de desarrollo, como así también a gastos
indirectos/administrativos.
Esta Política reemplaza todos los manuales de logística y procedimientos de
compra que se encuentran actualmente vigentes en Save the Children
International.

Sección 2: Política

Nuestra política Norma esencial:

sobre
Todos los empleados son responsables de la compra o contratación de
Adquisiciones:
bienes, servicios y obras de construcción de conformidad con la presente
1. Recursos de Política Global de Adquisiciones de Save the Children International, el
Save the Manual de Adquisiciones de Save the Children International, las políticas
Children de los donantes, las leyes vigentes y los principios de Uso Eficiente de
International Fondos.
Política:
1. Los empleados deben promover la competencia plena y abierta para
obtener el valor óptimo de los gastos que realizamos en proveedores
externos.
2. El departamento de Adquisiciones tiene la responsabilidad general por
los aspectos comerciales del suministro de bienes y servicios (lo cual
incluye oferta/demanda y determinantes económicos, relación costo-
eficacia, uso eficiente de los fondos, interfaz de mercado de
proveedores/oferta).
Referencias del Manual de Adquisiciones: Secciones 1: Finalidad y
aplicación, 2: Introducción, 3: Normas esenciales para adquisiciones, 4:
Declaración sobre uso eficiente de los fondos, 5: Normas éticas.

2. Requisitos de Norma esencial:

los donantes Todos los empleados que participen en el proceso de adquisición deben
cumplir con los requisitos para adquisiciones de cada donante específico.
Política:
1. Los empleados deben consultar y cumplir las excepciones y los
 requisitos relativos a adquisiciones que se establecen en los
documentos del acuerdo. En caso de discrepancia entre los requisitos
de los donantes y los de Save the Children International, se aplicarán
las normas que sean más estrictas.

3. Normas éticas Norma esencial:

Save the Children International se empeña en observar las más exigentes
normas éticas y profesionales en sus interacciones con proveedores y en
cumplir con todos los requisitos legales y éticos. Asimismo,
Save the Children International espera, y tiene la obligación legal de
asegurar, que los proveedores adopten códigos de conducta similares en
sus transacciones comerciales.
Política:
1. Los empleados que participan en actividades de compra deben
reconfirmar que conocen los siguientes códigos/políticas de
Save the Children International: «Código de Conducta», «Política de
Protección de la Infancia», «Política sobre Fraude, Soborno y
Corrupción» y la «Política sobre Formas Modernas de Esclavitud».
2. Los empleados deben proporcionar a los proveedores una copia de la
«Política de Protección de la Infancia», el «Código de Conducta de
Proveedores», la «Política sobre Formas Modernas de Esclavitud» y la
«Política sobre Fraude, Soborno y Corrupción», a fin de iniciar un
vínculo comercial nuevo o continuar una relación ya existente. Los
proveedores deben comprometerse a cumplir nuestras políticas antes
de entablar relaciones comerciales.
3. Los empleados deben evitar y/o divulgar cualquier conflicto de
intereses real o aparente entre la organización y sus propios intereses
personales o financieros.
4. Los empleados de Save the Children International que participan en
actividades de adquisiciones no deben solicitar ni aceptar obsequios ni
ofrecimientos de entretenimiento de ningún tipo por parte de
proveedores actuales o potenciales.
5. Los empleados deben cumplir con todos los requisitos de la legislación
local que resulten aplicables.
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 5: Normas éticas.

4.Estrategias de Norma esencial:

suministro El departamento de Adquisiciones puede generar valor significativo e
impacto sobre los programas, elaborando planes de adquisiciones
consolidados y definiendo una estrategia de abastecimiento antes de
iniciar interacciones comerciales con proveedores.
Política:
1. El departamento de Adquisiciones desarrollará planes de
adquisiciones consolidados y definirá estrategias de abastecimiento, y
deberá asegurarse de que los requisitos reflejen las necesidades
comerciales.
2. Los empleados brindarán asistencia al departamento de Adquisiciones
a fin de desarrollar e implementar planes consolidados y estrategias de
 abastecimiento para permitir que se logren los objetivos de suministro.
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 6.1: Cartera de
abastecimiento.

5. Requisitos de Norma esencial:

suministro La provisión oportuna y precisa de los requisitos de suministro (lo cual
incluye pronósticos, volúmenes, niveles de servicio y especificaciones)
permite la correcta planificación del suministro de bienes y servicios y
asegura que los contratos/acuerdos reflejen las necesidades de la
organización.
Política:
1. Los empleados deben involucrar al departamento de Adquisiciones en
las etapas de desarrollo de propuestas y movilización de proyectos a
fin de crear, de manera conjunta, planes de adquisiciones y
presupuestos para cada departamento, con el objeto de asegurar que
el suministro de bienes y servicios pueda planificarse de manera
adecuada.

Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 6.1: Cartera de

abastecimiento.

6.Abastecimiento Norma esencial:

(selección de El departamento de Adquisiciones impulsará el abastecimiento (el proceso
proveedores) que abarca tanto la selección como la contratación de proveedores) de
bienes y servicios mediante Comités de Adquisiciones, y deberá
establecer una adecuada alineación con la parte que solicita dichos
bienes y servicios. Por lo tanto, la licitación y negociación de contratos con
proveedores son responsabilidades del departamento de Adquisiciones,
aunque en algunas situaciones este departamento puede delegar esta
responsabilidad al departamento en cuestión de la organización.

Política:
1. Los empleados deben ponerse en contacto con el departamento de
Adquisiciones cuando se identifique una necesidad comercial y antes
de celebrar acuerdos con proveedores sobre un vínculo comercial
nuevo o sobre la continuación de una relación ya existente.
2. Cuando el departamento de Adquisiciones dirija el proceso de
abastecimiento, trabajará en estrecha colaboración con la organización
para acordar la lista de proveedores que serán invitados a presentar
cotizaciones o a licitar, y deberá asegurarse de que el proveedor
seleccionado cumpla los requisitos comerciales. Para ese fin, deberán
acordarse criterios de selección de proveedores.
3. Los empleados deben observar el procedimiento de abastecimiento
que corresponda en función de la demanda proyectada total, conforme
se indica en el «Manual de Adquisiciones: Sección 6.4: Valor estándar
del abastecimiento»:

Procedimiento Monto estándar

de abastecimiento del abastecimiento
 Licitación Internacional Más de USD 250 001
Abierta
Licitación Nacional Abierta USD 100 001 a 250 000
Cotizaciones Formales (mín. 3) USD 10 001 a 100 000
Cotizaciones Simples (mín. 3) USD 1001 a 10 000
Cotización Única (mín. 1) USD 101 a 1000
En Efectivo y con Recibo USD 0 a 100
Es posible que se hayan acordado determinadas excepciones a los
montos límites del abastecimiento nacional o regional, que estarán
disponibles a través del responsable nacional de Cadena de Suministro.
4. Los empleados deben informar al responsable de categoría de
adquisiciones globales que corresponda respecto de todas las
Licitaciones Internacionales Abiertas (se puede establecer el contacto
a través del equipo de Adquisiciones Regionales).
5. Deberá crearse un Comité de Adquisiciones para evaluar las
respuestas de los proveedores a todas las Cotizaciones Formales y
Licitaciones Abiertas.
6. El departamento de Adquisiciones adjudicará la operación al proveedor
que mejor cumpla los criterios preestablecidos, de conformidad con los
principios de Uso Eficiente de Fondos.
7. Todos los contratos de suministro y acuerdos marco deben aprobarse
de conformidad con el «Esquema de Delegación» que se encuentra en
la sección de Finanzas de OneNet.
8. Para todos los suministros entregados a Save the Children
International que tengan un valor superior a USD 100 se deberá contar
con una Orden de Compra y/o un contrato firmado válidos (lo cual
incluye términos y condiciones estándares). Se deben usar los
modelos estándares de Orden de Compra o de contrato/acuerdo de
Save the Children International. En caso de apartamiento de las
cláusulas obligatorias incluidas en los modelos, se debe obtener la
aprobación previa del departamento legal.
9. Cuando el departamento de Adquisiciones delega el proceso de
abastecimiento, Adquisiciones revisará y validará el proceso de
adquisición que se haya seguido, antes de la firma de un acuerdo
marco, un contrato o una Orden de Compra.
10. El responsable de Adquisiciones debe registrar los beneficios de la
compra como resultado de la cotización o la licitación conforme a la
«Metodología de Beneficios de las Adquisiciones».
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 6: Abastecimiento.

7. Norma esencial:
Al observar los procedimientos específicos para la contratación de bienes
bienes y o servicios, podremos lograr un uso más eficiente de los fondos, gestionar
servicios el riesgo y mejorar los tiempos de respuesta. Los empleados deberán
consultar al departamento de Adquisiciones antes de realizar un pedido.
Los empleados deben usar los acuerdos marco y los contratos
preexistentes, así como los proveedores previamente aprobados, si los
 hubiere.
Política:
1. Los empleados deben observar los procedimientos específicos para
encargar bienes o servicios que proporcione el departamento de
Adquisiciones.
2. Los empleados deben usar los acuerdos marco y los contratos
preexistentes, así como los proveedores previamente aprobados, si los
hubiere.
3. Cuando no existan procedimientos para realizar pedidos o acuerdos de
suministro (acuerdo marco, contrato, etc.), para todas las compras los
empleados deben comunicarse con el departamento de Adquisiciones
antes de celebrar un acuerdo con algún proveedor.
4. Los empleados deben cerciorarse de que exista un Contrato/una
Orden de Compra antes de que se inicie el suministro, salvo en los
casos enunciados en el «Manual de Adquisiciones».
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 7: Adquisiciones
(pedidos)

8. Gestión de Norma esencial:

proveedores El departamento de Adquisiciones gestiona la relación comercial con los
proveedores.
Política:
1. La persona que reciba el suministro debe controlar la entrega y el
servicio respecto de los términos contractuales, y enviar luego la
información pertinente sobre el desempeño del proveedor al
departamento de Adquisiciones.
2. El departamento de Adquisiciones hará un seguimiento del
desempeño de los proveedores e intervendrá para mejorarlo en los
casos en que sea necesario. El departamento de Adquisiciones
también tendrá en cuenta el desempeño anterior a la hora de
recomendar proveedores o decidir qué proveedores utilizar.
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 9: Procedimientos de
gestión de proveedores

9.Conservación Norma esencial:

del legajo de Se debe contar con registros de auditoría confiables (historial de
adquisiciones transacciones con constancias de aprobación) para las evaluaciones de
cumplimiento, auditorías internas/externas y otras revisiones de terceros.
Política:
1. El empleado responsable de la compra creará un Legajo de Compra
para cada procedimiento. El departamento de Adquisiciones enviará
todos los documentos relativos al proceso al departamento de
Finanzas. Los registros deben conservarse por un período de siete
años una vez finalizado/completado el suministro, a menos que
conforme a las leyes locales o condiciones específicas de las
donaciones se exija observar un período mayor.
Referencias del Manual de Adquisiciones: Sección 8.2: Cierre de pedidos
10. El incumplimiento de esta política se documentará e informará a las
Incumplimiento autoridades correspondientes, y podría tener como consecuencia medidas
disciplinarias.

11. Excepciones Las excepciones válidas a estas declaraciones de política se definirán en

el Manual de Adquisiciones
Sección 3: Procedimientos de abastecimiento
El siguiente diagrama describe los Procedimientos de Abastecimiento de
Save the Children International que se deben observar para cada nivel de montos límites:

En casos de emergencias, los montos límites de abastecimiento deben equivaler al nivel estipulado
en el Esquema de Delegación que se haya establecido para la emergencia específica. Estos
Esquemas de Delegación temporales son revisados y aprobados por el centro de
Save the Children International o por el director regional del respectivo país o de la respuesta de
emergencia. Cuando el monto límite del abastecimiento para emergencias sea distinto al del
Esquema de Delegación debe ser aprobado por el responsable regional de la Cadena de
Suministro y el jefe global de la Cadena de Suministro de Emergencia.
Para aumentar nuestra velocidad de respuesta en situaciones de emergencia, las oficinas
nacionales pueden reducir el plazo para la presentación de ofertas a los siguientes plazos mínimos:
 Licitación Internacional Abierta: de 30 días a un mínimo de 15 días
 Licitación Nacional Abierta: de 21 días a un mínimo de 7 días
 Cotización Formal: de 5 días a un mínimo de 3 días
El Procedimiento de Adquisiciones de Emergencia brinda más información sobre estas
adquisiciones, según la categoría de emergencia.

Sección 4: Documentación relevante

Documento Descripción
Manual de Adquisiciones Procedimiento que se debe seguir para todas las actividades de compra
de Save the Children International.
Código de Conducta de Expectativas con respecto a los proveedores.
Proveedores
Código de Conducta Expectativas con respecto a los empleados.
Política de Protección de Política donde se establece el enfoque de Save the Children International
la Infancia para proteger a niños y niñas y prevenir el abuso infantil.
Política sobre Fraude, Política que establece el compromiso de Save the Children International
Soborno y Corrupción de prevenir los actos de fraude, soborno y corrupción.
Política sobre Trata de Política que establece el enfoque de Save the Children International para
Personas y Formas combatir la trata de personas, el trabajo forzado, la esclavitud y la
Modernas de Esclavitud servidumbre.
Procedimiento de Procedimiento que contempla situaciones de emergencia, clasificadas en
Adquisiciones durante categorías.
Emergencias