EVIDENCIA 3

PRESENTADO POR:
CARMEN EMILIA PARALES MORENO

INSTRUCTOR:
JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

SENA
28 DE JULIO DE 2021
ARAUCA - ARAUCA
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Esta entidad organiza sus archivos de manera organizada por años y

dependencias, lo cual les permite acceder a la información de manera rápida y
sencilla gracias al sistema que tienen. Se rotulan las cajas y carpetas de manera
adecuada por años, serie documental y subserie documental junto con fechas
extremas.
El problema es que mucha de la documentación que se tiene no está foliada y
además hay un fondo documental que no se sabe por dónde iniciar a organizar; lo
que dificulta demasiado el buscar un documento exactamente y saber cuál es la
cantidad total de folios por carpeta impidiendo así el desarrollo de los trámites.
Aunque hay estanterías y siete bandejas por cada estantería aún así las medidas
están mal y caben pocas cajas disminuyendo el espacio.
Aunque hay personal que se encarga de la oficina de archivo le hace falta
conocimiento al respecto, lo que ocasiona que no haya un orden completo dentro
del archivo.
Otro punto que se debe resaltar es el problema de humedad que hay en la zona,
además de las goteras que se presentan en ocasiones de lluvia fuerte. Causando
eliminación de cajas, carpetas y retrasa el trabajo que se esté llevando. Hay poca
iluminación, poca ventilación, además del espacio reducido.

RECOMENDACIONES
 Empezar por la foliación verificando que los documentos estén
correctamente organizados para no cometer errores.
 Cambiar las estanterías por unas en las que no sobre una caja para ahorrar
espacio.
 Cambiar o ampliar el lugar donde se conserva el archivo verificando que no
haya existencia de goteras, problemas de humedad. Que mayor ventilación
y luz en el lugar.
 Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.
 Capacitar al personal con cursos o charlas de archivística y gestión
documental para que haya un mayor conocimiento y agilidad en los
procesos que se desarrollen en la oficina para generar un mejor servicio al
cliente tanto externo como interno.