Manual Aplicativo Encuentros Comunitarios 2017

Manual de Uso Aplicativo
WEB para el Registro y

Seguimiento de Encuentros
Comunitarios 2017
Aplicativo WEB para el Registro y Seguimiento de

Encuentros Comunitarios.
Subsecretaría de Familia
Dirección de Corresponsabilidad
CONTENIDO
1. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 2
2. PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENCUENTROS COMUNITARIOS ......................................... 3
3. USO DEL APLICATIVO WEB, VERIFICACIÓN DE COMPATIBILIDAD DE NAVEGADORES ............... 7
4. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL TECNICO TERRITORIO ................................ 7
5. VISUALIZACIÓN DE REGISTROS ................................................................................................... 9
6. PROCESO DE REGISTRO ............................................................................................................. 10
7. PROCESO DE REGISTRO COMPROMISOS .................................................................................. 21
8. PROCESO DE REGISTRO ALERTAS .............................................................................................. 21
9. SUGERENCIAS A CONSIDERAR................................................................................................... 22
10. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL SUPERVISOR TERRITORIO ....................... 23
11. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL COORDINADOR TERRITORIO ................... 26
12. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL OBSERVADOR TERRITORIO ..................... 30
13. GLOSARIO DE GRÁFICOS ........................................................................................................... 31
Manual de Uso del Aplicativo WEB para el Registro y Seguimiento de Encuentros Comunitarios
1
Abr 2017 - Supervisor
1. INTRODUCCION
La Dirección de Corresponsabilidad promueve el ejercicio de esta política

institucional, en las y los usuarios de los diferentes servicios del MIES, por ello
tiene entre sus acciones la implementación de Encuentros Comunitarios con los
usuarios del Bono de Desarrollo Humano que forman parte de la Estrategia de
Acompañamiento Familiar.
Con la finalidad de mejorar el registro y seguimiento de la información generada

en la realización de los Encuentros Comunitarios, así como su actualización
mediante el uso de herramientas tecnológicas, en este contexto se ha desarrollado
el Aplicativo WEB que permite recopilar la información de una forma eficiente y
rápida, lo cual permitirá la generación de informes automáticos, evitando el uso de
formatos o matrices que deben ser consolidados de forma manual.
Para garantizar el éxito de este proceso, la Dirección de Corresponsabilidad realiza

la capacitación sobre el uso de esta herramienta a fin de garantizar la calidad y
registro oportuno de la información por parte de los Técnicos de Acompañamiento
Familiar a nivel nacional; la revisión por parte de los Coordinadores de las Unidades
de trabajo social distritales; y la validación de los Analistas Zonales.
Por la cantidad de información que deberá ser registrada, este aplicativo permitirá
generar los reportes por Zona, Distrito, TAF, y Tema. La efectividad de uso del
Aplicativo y los reportes reflejarán la información registrada y validada por los TAF,
Coordinador UTS, y Analistas Zonales a quienes está dirigido este manual.
Esperamos contribuir con esto a un ejercicio corresponsable de la gestión en los

niveles de ejecución y análisis tanto cuantitativo como cualitativo, resultante de
este proceso.
2
2. PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENCUENTROS COMUNITARIOS
3
Proceso anterior - Manual
4
5
6
3. USO DEL APLICATIVO WEB, VERIFICACIÓN DE COMPATIBILIDAD DE

NAVEGADORES
El link tiene compatibilidad con navegadores IE menores a la versión 9, Mozilla

Firefox menores a la versión 18 y Google Chrome.
Es necesario revisar este “Manual de Uso del Aplicativo Web para el Registro y
Seguimiento de Encuentros Comunitarios” a profundidad para evitar inconvenientes
en su utilización.
4. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL TECNICO

TERRITORIO
 Abrir un navegador (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google

Chrome)
 Producción: Digitar la dirección URL:
http://corresponsabilidad.inclusion.gob.ec/encuentros
 Al ingresar se despliega la siguiente pantalla para el ingreso al

Aplicativo WEB, en el que se deben ingresar la cédula del técnico de
Acompañamiento Familiar (TAF) y la contraseña generada inicialmente
por la Dirección de Corresponsabilidad; esta contraseña deberá ser
cambiada en el primer ingreso. Es importante señalar que se ha
ingresado la información de todos los técnicos a nivel nacional como
usuarios del Aplicativo y pueden hacerlo usando la Cédula de
7
Identidad como Usuario y el Password (4 números intermedios de la

cédula) que es la contraseña generada automáticamente para todos los
usuarios.
Inicialmente se han habilitado a todos los Técnicos de Acompañamiento Familiar y

se han asignado la C.I. como Nombre de Usuario y el Password son los 4 números
intermedios de la Cédula
En este caso el Password es 2015
Cada TAF deberá cambiar su clave a fin de mantener una actualización de quienes
tienen acceso al aplicativo y han comenzado a registrar la información.
8
5. VISUALIZACIÓN DE REGISTROS
La información que estará visible, será únicamente la registrada por cada TAF, al
inicio se mostrará la pantalla vacía:
Y se deberá usar el Botón para incluir un nuevo Encuentro Comunitario.
O en su lugar se mostrará una lista con los Encuentros Comunitarios que registró
incluyendo las Fechas de realización y los integrantes (Usuarios de AF Invitados,
Usuarios BDH u Otros) y el sitio en el cual fue programado (Cronograma de
Realización del TAF)
9
6. PROCESO DE REGISTRO
Cada TAF (Técnico de Territorio), deberá registrar los Encuentros Comunitarios que
va a realizar -Cronograma- con la información de general del Encuentro, Zona,
Distrito, Provincia, Cantón y Parroquia, Fecha de realización estimada, lugar; se
deben ingresar todos los campos requeridos:
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Los campos marcados con un asterisco rojo (*), son obligatorios y la aplicación no
va a permitir el grabar la información si alguno de estos campos está vacío. Ej:
Zona.
Para la selección de Distrito, Provincia, Cantón y Parroquia, es necesario proceder

por orden de jerarquía seleccionando primero Zona, luego Distrito, Provincia,
Cantón y Parroquia. Estas selecciones dependen del objeto seleccionado
anteriormente y despliega únicamente los que cumplen las condiciones.
Por Ej: Si en zona se elije la zona 1, en Distritos se pueden elegir únicamente los
Distritos que pertenecen a esta Zona.
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Al realizar cada una de las selecciones, las opciones de las Listas Desplegables se
van filtrando mostrándose únicamente las que cumplen las condiciones.
Cada selección depende de las opciones elegidas.
Relación Zona - Distrito
Relación Zona – Provincia – Cantón - Parroquia
Luego del Registro del Encuentro Comunitario con toda su información, el

Aplicativo WEB, despliega las opciones de ingreso de Asistentes-Integrantes de un
Encuentro Comunitario (TAF – Invita a los Titulares de A.F., Titulares BDH o
Invitados), Compromisos generados por los Asistentes-Integrantes de los Encuentros
realizados, y las Alertas que se pueden registrar en cada Encuentro.
Estas opciones despliegan la información general del Encuentro Comunitario, y

adicionalmente un botón con el conteo de registros de cada opción, permitiendo una vista
12
rápida a los totales de Participantes, Compromisos o Alertas de cada uno de los Encuentros
Comunitarios previamente registrados.
13
Participantes – Asistentes
Compromisos
Alertas
Inicialmente cada uno de los Encuentros Comunitarios tienen el registro del lugar,
fecha y duración propuesto por cada TAF, y debe realizarse el registro de los
Asistentes al mismo, para esto se debe utilizar el botón que se despliega en la lista
de los Encuentros Registrados.
Esta opción despliega una nueva pantalla con la información del Encuentro
Comunitario y el listado de Participantes – Asistentes del mismo.
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Se debe usar la opción y seleccinar cada uno de los integrantes de la pantalla o ingresar la
información del Participante – Asistente al Encuentro Comunitario.
La Base de Datos original contiene la información de alrededor de 80.000 personas

(Familias de Acompañamiento Familiar y participantes de los encuentros comunitarios que
se realizaron en el 2016), y permite incluir nuevas familias.
16
Es posible seleccionar, usando el número de cédula o los apellidos del usuario que se
necesita buscar, en una pantalla como la siguiente:
Seleccionando de la
lista y Marcando el
Registro deseado
y presionando el botón
17
De esta forma se Inserta un nuevo Registro de un Participante – Asistente al

Encuentro Comunitario
Se debe realizar este registro de acuerdo a los Participantes – Asistentes que van a
ser reportados.
Esta información es almacenada en línea en el Servidor de la Aplicación,

permitiendo generar los informes automáticamente con los consolidados de
acuerdo a los Encuentros planificados por cada TAF, Zona y varias condiciones
adicionales.
En caso de no encontrarse al Participante – Asistente en la Base de Datos, es

posible añadir un Nuevo Registro,
La información requerida que van a permitir generar los informes consolidados y se

debe registrar de forma obligatoria son:
Cédula, Zona, Distrito, Provincia, Cantón, Parroquia, Género, Edad, Identificación

Étnica, Si es Usuario de AF, Si es Usuario BDH, Hogar (Certificado RS).
Toda la información debe ser verificada, pues no permite el registro de cédulas

duplicadas.
La pantalla de registro de esta información es la siguiente:
18
19
Luego del proceso de registro de Participantes-Asistentes a los Encuentros Comunitarios

programados, cada TAF, debe indicar si quienes fueron invitados asistieron y formaron
parte del Encuentro
Para esto, deben seleccionar el Encuentro Comunitario y realizar el chequeo de cada uno
de los participantes invitados. Este proceso ayudará a consolidar la cantidad de
Participantes que fueron invitados y los que realmente asistieron a los Encuentros
programados.
Esta opción permite que el registro indicado pueda ser modificado, y actualiza la
información que indique la asistencia del Participante al Encuentro Comunitario
programado.
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7. PROCESO DE REGISTRO COMPROMISOS
El proceso para registrar los Compromisos de Un Encuentro efectuado es similar al ingreso-

registro de Participante-Asistente.
Se debe ingresar la información solicitada :
Indicando el tipo de Compromiso planteado en el Encuentro de acuerdo a las categorás

definidas para este proceso, que pueden ser :
Un resumen del Compromiso y su fecha de registro.
8. PROCESO DE REGISTRO ALERTAS
El proceso para registrar los Compromisos de Alertas efectuado es similar al ingreso-registro de

Participante-Asistente.
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Registrando la información solicitada :
Se deben registrar todas las alertas de cada encuentro de forma separada, e incluir
El Tipo de Alerta, el Detalle y la Prioridad que será tomada en caso de requerir
seguimiento de su cumplimiento.
9. SUGERENCIAS A CONSIDERAR
a. URGENTE: Cuando el Participante – Asistente ha sido ingresado, se debe
verificar la información que se está registrando:
b. Al finalizar el ingreso de información por Participante – Asistente, usted
deberá guardar la misma dando un clic en el ícono actualizar y

automáticamente aparece la ventana:
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Significa que la información ingresada se grabó correctamente.
c. El icono significa CANCELAR es decir que si da clic la información no

se guarda y se cancela la edición.
d. Para volver a la página inicial se dará clic en el icono Home y estará

listo para ingresar un nuevo usuario.
10. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL SUPERVISOR

TERRITORIO
El aplicativo WEB para seguimiento de Encuentros Comunitarios mediante el uso del

perfil asignado a los Supervisores en Territorio, revisar y validar los Encuentros
planificados por los Técnicos en cada Distrito.
El ingreso al Sistema activa las opciones que han sido concedidos por medio del
perfil se Supervisor.
Este perfil permite consultar los Encuentros realizados por los Técnicos y de
acuerdo a los Temas disponibles para este proceso, el estado, o el servicio y
seleccionar un periodo o rango de tiempo para la consulta.
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El proceso que debe seguir el Supervisor, es el de verificar la asistencia de los

participantes al Encuentro Planificado (Cronograma) y los Encuentros ejecutados.
Para esto se debe verificar la hoja de asistencia de participante y comparar con la
información de las personas que están consideradas como participantes y fueron
registrados mediante el uso del Aplicativo. Este perfil no permite ningún cambio a
los Encuentros previamente realizados por los Técnicos de Territorio.
Y despliega el listado de los Encuentros Comunitarios para su validación y revisión.
El Estado de cada Encuentro debe ser modificado a fin de que todos tengan el
estado de revisado como Verificado.
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Todos los encuentros que tengan el estado de Verificado, serán los que los
Coordinadores podrán reportar y hacer un seguimiento de los Encuentros que
todavía no cumplan y registren contenido en Participantes, Alertas y Compromisos.
El aplicativo permite verificar de forma rápida el contenido que debe registrar el

Técnico en Territorio de Participantes, Alertas y Compromisos.
En caso de mostrar el conteo de registros en 0, se mostrará el botón de descripción

y el resultado que nos indica que no existen registros es este apartado.
Participantes
25
Alertas
Compromisos
El aplicativo permite que un Supervisor, verifique el cumplimiento de cada uno de

los Encuentros Comunitarios, con la temática planificada se lleve a cabo de
acuerdo a los registros almacenados en la Base de Datos.
11. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL COORDINADOR

TERRITORIO
El aplicativo WEB para seguimiento de Encuentros Comunitarios mediante el uso del

perfil asignado a los Coordinadores en Territorio, pueden revisar y validar los
Encuentros planificados por los Técnicos en cada Zona a fin de realizar un Análisis
Zonal de acuerdo a la Temática de los Encuentros Comunitarios realizados. El
ingreso al Sistema activa las opciones que han sido concedidos por medio del perfil
se Supervisor.
El Coordinador permite registrar el Análisis de la Temática de los Encuentros

Comunitarios realizados en su Zona. Este registro debe realizarse por cada Tema
programado para el periodo vigente.
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El Coordinador debe ingresar al sistema y por cada tema planteado de los

Encuentros realizados, registrar su análisis para que la aplicación consolide
automáticamente las Alertas y Compromisos que han sido reportados en la
ejecución de los encuentros por los Técnicos de Territorio.
El aplicativo permite realizar una lectura de todas las Alertas o Compromisos en

una edición de los temas principales registrados.
Para esto se debe usar la herramienta Maestro/Detalle
27
Que despliega
Y Permite visualizar
28
Este Análisis es registrado en el Aplicativo de acuerdo a la Temática y registra

separadamente la información pertinente.
En el que se registra en un pequeño pero bien estructurado análisis de los

Encuentros realizados, las Alertas reportadas y los Compromisos que se han
generado mediante los acuerdos a los que llegaron los participantes, de igual forma
el planteamiento de las posibles soluciones que podría permitir superar los
problemas detectados por los participantes en la temática tratada.
29
Toda la información registrada como Análisis de los Encuentros Comunitarios

realizados en cada Zona, será verificada por los Técnicos Nacionales de la Dirección
de Corresponsabilidad y reportada en el informe final del proceso planificado de
Encuentros Comunitarios.
12. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL OBSERVADOR

TERRITORIO
Este perfil ha sido diseñado para permitir a los usuarios revisar (observar) la
planificación de los Encuentros Comunitarios que está programados en su Zona.
La forma de ingreso es similar en todos los perfiles, y la configuración del Usuario

(Perfil de Acceso), concede o restringe el acceso a las diferentes opciones que
brinda el aplicativo.
Las posibles opciones se muestran en el Menú del Aplicativo,
La única opción habilitada para este perfil, permite consultar los Encuentros
Comunitarios programados en la Zona con que se registró al Usuario Observador.
La información desplegada de los Encuentros Comunitarios son; Zona, Destrito,

Provincia, Cantón, Parroquia, la Información del Técnico, fecha de realización del
30
Encuentro, la Hora y el Lugar. Estas consutas son realizadas en línea y los registros
pueden variar cuando se está realizando la programación por parte de los Técnicos
en territorio.
Las consultas pueden ser por Tema o entre un rango de fechas:
Este perfil, unicamente es de consulta, los usuarios con este perfil no pueden
modificar los registros realizados por los Técnicos de Territorio.
13. GLOSARIO DE GRÁFICOS

Iconos Usados para/Utilidad
Ir al Inicio del Aplicativo
WEB / Menú
Ver/Editar/Eliminar
Ver Registro
Editar/Modificar Registro
31
Borrar/Eliminar Registro
Ver, Editar Línea, Borrar
Permite Ver/Revisar el
Registro ingresado.
Permite Editar el Registro

seleccionado.
Permite Borrar el Registro

seleccionado
Añadir/Nuevo Registro
Añadir/Nuevo Registro
Añadir Nuevo Registro en la

Lista
Panel de Búsqueda/Filtro
Búsqueda/Nuevo Registro
32
Filtro
Buscar/Localizar Registros
Usar Filtro para Localizar un

Registro.
Mostrar Todos, Eliminar el

Filtro que permite localizar
un Registro
Todos los campos obligatorios

tienen un * Rojo
Listas desplegables
Permiten seleccionar uno de

los Registros de la Lista.
Hay Listas Desplegables que

dependen de la selección de
una Lista anterior, limitando
las opciones de acuerdo a su
jerarquía.
33
La Selección de un Distrito,
depende de la Selección
anterior de una Zona
La Selección de un Parroquia,
depende de la Selección
anterior de un Cantón, este a
su vez de la Provincia, y ésta
a su vez de una Zona.
Grid/Lista/Regilla
Despliega los registros que

pertenencen a una categoría.
Ej : Encuentros,
Compromisos, Participantes,
Alertas
Estas Listas, permiten que los

registros sean
Revisados/Editados-
Modificados /Eliminados
individualmente
34

Manual Aplicativo Encuentros Comunitarios 2017

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Manual de Uso Aplicativo

WEB para el Registro y

Aplicativo WEB para el Registro y Seguimiento de

2. PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENCUENTROS COMUNITARIOS ......................................... 3

3. USO DEL APLICATIVO WEB, VERIFICACIÓN DE COMPATIBILIDAD DE NAVEGADORES ............... 7

4. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL TECNICO TERRITORIO ................................ 7

5. VISUALIZACIÓN DE REGISTROS ................................................................................................... 9

6. PROCESO DE REGISTRO ............................................................................................................. 10

7. PROCESO DE REGISTRO COMPROMISOS .................................................................................. 21

8. PROCESO DE REGISTRO ALERTAS .............................................................................................. 21

10. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL SUPERVISOR TERRITORIO ....................... 23

11. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL COORDINADOR TERRITORIO ................... 26

12. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL OBSERVADOR TERRITORIO ..................... 30

13. GLOSARIO DE GRÁFICOS ........................................................................................................... 31

La Dirección de Corresponsabilidad promueve el ejercicio de esta política

Con la finalidad de mejorar el registro y seguimiento de la información generada

Para garantizar el éxito de este proceso, la Dirección de Corresponsabilidad realiza

Esperamos contribuir con esto a un ejercicio corresponsable de la gestión en los

2. PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENCUENTROS COMUNITARIOS

Proceso anterior - Manual

3. USO DEL APLICATIVO WEB, VERIFICACIÓN DE COMPATIBILIDAD DE

El link tiene compatibilidad con navegadores IE menores a la versión 9, Mozilla

4. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL TECNICO

 Abrir un navegador (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google

 Al ingresar se despliega la siguiente pantalla para el ingreso al

Identidad como Usuario y el Password (4 números intermedios de la

Inicialmente se han habilitado a todos los Técnicos de Acompañamiento Familiar y

En este caso el Password es 2015

Y se deberá usar el Botón para incluir un nuevo Encuentro Comunitario.

Para la selección de Distrito, Provincia, Cantón y Parroquia, es necesario proceder

Cada selección depende de las opciones elegidas.

Relación Zona - Distrito

Relación Zona – Provincia – Cantón - Parroquia

Luego del Registro del Encuentro Comunitario con toda su información, el

Estas opciones despliegan la información general del Encuentro Comunitario, y

La Base de Datos original contiene la información de alrededor de 80.000 personas

necesita buscar, en una pantalla como la siguiente:

De esta forma se Inserta un nuevo Registro de un Participante – Asistente al

Esta información es almacenada en línea en el Servidor de la Aplicación,

En caso de no encontrarse al Participante – Asistente en la Base de Datos, es

La información requerida que van a permitir generar los informes consolidados y se

Cédula, Zona, Distrito, Provincia, Cantón, Parroquia, Género, Edad, Identificación

Toda la información debe ser verificada, pues no permite el registro de cédulas

La pantalla de registro de esta información es la siguiente:

Luego del proceso de registro de Participantes-Asistentes a los Encuentros Comunitarios

7. PROCESO DE REGISTRO COMPROMISOS

El proceso para registrar los Compromisos de Un Encuentro efectuado es similar al ingreso-

Se debe ingresar la información solicitada :

Indicando el tipo de Compromiso planteado en el Encuentro de acuerdo a las categorás

Un resumen del Compromiso y su fecha de registro.

8. PROCESO DE REGISTRO ALERTAS

El proceso para registrar los Compromisos de Alertas efectuado es similar al ingreso-registro de

Registrando la información solicitada :

b. Al finalizar el ingreso de información por Participante – Asistente, usted

deberá guardar la misma dando un clic en el ícono actualizar y

Significa que la información ingresada se grabó correctamente.

c. El icono significa CANCELAR es decir que si da clic la información no

d. Para volver a la página inicial se dará clic en el icono Home y estará

10. INGRESO AL APLICATIVO WEB - SISTEMA – PERFIL SUPERVISOR

El aplicativo WEB para seguimiento de Encuentros Comunitarios mediante el uso del

El proceso que debe seguir el Supervisor, es el de verificar la asistencia de los

Y despliega el listado de los Encuentros Comunitarios para su validación y revisión.

El aplicativo permite verificar de forma rápida el contenido que debe registrar el

En caso de mostrar el conteo de registros en 0, se mostrará el botón de descripción