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REGLAMENTO NACIONAL PARA EL USO DE RN-CON-01

FONDOS DE CAJA CHICA Revisión: 01
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ÍNDICE

TITULO I.................................................................................................................................................... 3

DISPOSICIONES GENERALES.......................................................................................................................3

CAPITULO I................................................................................................................................................ 3

ASPECTOS GENERALES............................................................................................................................... 3

Atículo 1º. Objeto................................................................................................................................3

Atículo 2º. Concepto...........................................................................................................................3
Atículo 3º. Definiciones.......................................................................................................................3
Atículo 4º. Finalidad............................................................................................................................3
Atículo 5º. Difusión.............................................................................................................................4
Atículo 6º. Revisión, Actualización y Ajuste del Reglamento..............................................................4
Atículo 7º. Cumplimiento....................................................................................................................4
TITULO II................................................................................................................................................... 4

DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS...........................................................................................................4

CAPITULO I.................................................................................................................................................4

Atículo 8º. Creación de Fondo de Caja Chica......................................................................................4

Atículo 9º. Responsable de Caja Chica................................................................................................4
Atículo 10º. Importe Límite para Cubrir con Fondos de Caja Chica......................................................5
CAPITULO II............................................................................................................................................... 6

DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL DESEMBOLSO DE CAJA CHICA............................................6

Atículo 11º. Gerente Administrativo.....................................................................................................6

Atículo 12º. Remplazo de Encargados de Caja Chica............................................................................6
Atículo 13º. De los Arqueos Sorpresivos...............................................................................................7
CAPITULO III.............................................................................................................................................. 7

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA.......................................................................7

Atículo 14º. De la Reposición del Fondo de Caja Chica.........................................................................7

Atículo 15º. Del Trámite de Reposición................................................................................................7
Atículo 16º. De la Reposición del Descargo.........................................................................................7
Atículo 17º. Artículo 27º Facturas.........................................................................................................8
Atículo 18º. Período de Descargo.........................................................................................................8
Atículo 19º. Cierre de Fondo de Caja Chica..........................................................................................8
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ing. Alberto Alcazar
Gerente SIG - ALG Nacional
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:
17/05/2013
 Código:
REGLAMENTO NACIONAL PARA EL USO DE RN-CON-01
FONDOS DE CAJA CHICA Revisión: 01
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CAPITULO IV.............................................................................................................................................. 9

PROHIBICIONES Y SANCIONES...................................................................................................................9

Atículo 20º. Para la aplicación del Fondo de Caja Chica.......................................................................9

Atículo 21º. Sanciones por Incumplimiento de los Descargos............................................................10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Alberto Alcazar
Gerente SIG - ALG Nacional
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:
17/05/2013
 TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

Atículo 1º. Objeto

El presente Reglamento regula los pagos por obligaciones no previsibles, pequeñas y urgentes que no
pueden ser cubiertas mediante cheques o transferencias interbancarias, con el propósito de agilizar su
trámite previsto para cancelar obligaciones pendientes.

Atículo 2º. Concepto

El Reglamento de Caja Chica, es un instrumento técnico normativo de carácter procedimental, que regula el
manejo y control de fondos económicos reducidos, destinados a cubrir gastos menores de emergencia,
afectando exclusivamente algunas partidas de los grupos 20000 y 30000 del clasificador presupuestario de
gastos determinados en el Presupuesto General de la Nación aprobado por la nueva Constitución Política del
Estado.

Atículo 3º. Definiciones

- Caja Chica, es la asignación de dinero en efectivo, destinada a salvar contingencias y/o gastos
inmediatos definidos en el presente reglamento, emergentes del funcionamiento operativo de la
Institución, para cubrir exclusivamente gastos menores que no requieran de propuestas y/o
cotizaciones.
- Monto, es la cantidad se recursos monetarios que será fijada por la Gerencia Administrativa Financiera,
con destino a los fondos arriba mencionados.
- Responsable de Caja Chica, será el o la funcionario (a) designado responsable mediante Memorando, al
que, bajo caución, se le entrega fondos de caja chica con cargo a rendición de cuentas documentada.

Atículo 4º. Finalidad

Lograr que todo funcionario del Grupo Empresarial Navallo responsable del manejo de esta clase de fondos,
sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los
objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de
su aplicación.

Atículo 5º. Difusión

El presente Reglamento, una vez aprobado, deberá ser difundido por Gerencia Sistema Integrados de
Gestión a todas las Gerencias de Área y Unidades del Grupo Empresarial Navallo para su pleno
conocimiento y aplicación.

Atículo 6º. Revisión, Actualización y Ajuste del Reglamento

El presente Reglamento, como resultado de la experiencia de su aplicación, será sujeto de revisión, ajuste
y/o actualización, de acuerdo a disposiciones legales vigentes y normativa interna, siendo responsabilidad
de las Gerencias Administrativas en coordinación con la Gerencia de Sistema Integrados de Gestión.

Atículo 7º. Cumplimiento

Las Gerencias Administrativa serán las responsables de la ejecución, control y operativización de los montos
asignados, en el marco del presente Reglamento Interno y del PN-CON-01 PROCEDIMIENTO NACIONAL DE
APERTURA, RENDICIÓN DE CAJAS CHICAS Y CONTROL PRESUPUESTARIO.

TITULO II
DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
CAPITULO I

Atículo 8º. Creación de Fondo de Caja Chica

Con el fin de lograr flexibilidad y agilidad debe proveerse a cada área del Grupo Empresarial Navallo para el
pago de las obligaciones consideradas anteriormente, debiendo realizar la solicitud de “Apertura de Caja
Chica” de acuerdo a lo establecido en el PN-CON-01 PROCEDIMIENTO NACIONAL DE APERTURA, RENDICIÓN
DE CAJAS CHICAS Y CONTROL PRESUPUESTARIO, en el que también se encuentra establecido cuanto será el
monto de apertura de acuerdo a la designación del responsable del manejo de la Caja Chica.

Atículo 9º. Responsable de Caja Chica

A objeto de precautelar los recursos de la Empresa, y para fines de caución de los mismos, esta
responsabilidad será delegada a funcionarios de planta, mismos, que deben ejercer funciones en unidades
distintas a las de Contabilidad y Auditoría Interna.

Las funciones del encargado de Caja Chica son:

a) Manejar los fondos de Caja Chica en función al presente Reglamento,
b) Utilizar con mesura y absoluta responsabilidad, los fondos que reciban de la empresa, sólo para cubrir
gastos menores relacionados con el negocio de la Empresa.
c) Contabilidad, es responsable de la verificación física y de los reportes con todos los respaldos
correspondientes.
d) En ningún caso se podrá fraccionar la compra de un bien o servicio, entendiéndose la misma como
adquirir un bien o servicio para el mismo día, para la misma actividad y/o destino.
e) Cada fin de mes (máximo el día 27 de cada mes) debe realizar el cierre de Fondos de Caja Chica y el
importe no utilizado debe ser depositado en la Cuenta que corresponda.
f) Verificar que el concepto de las solicitudes sea claro y específico.
g) Verificar que las solicitudes de compra de materiales o contratación de servicios, tenga la certificación
de Almacenes de inexistencia.
h) Las rendiciones de cuentas por compras menores, deben estar respaldadas con documentación:
facturas o recibos en original, y con las solicitudes de aprovisionamiento de materiales u órdenes de
trabajo por servicios y llevar un registro de todos los gastos realizados con estos fondos
i) Mantener un control interno del dinero para no incurrir en fallas en el momento del arqueo

Atículo 10º. Importe Límite para Cubrir con Fondos de Caja Chica
Se establece un importe límite de hasta Bs.2.000.- (Dos mil 00/100 Bolivianos) para ser cubierto con Fondos
de Caja Chica, cuando el importe de la compra del bien y/o servicio sea mayor al autorizado,
automáticamente deberá ser gestionado a través de Compras.

A continuación se detalla materiales, insumos y servicios que se pueden comprar con estos fondos.
Cualquier material o servicio no incluido en esta lista deberá ser solicitado conforme al PN-ADQ-01
PROCEDIMIENTO NACIONAL DE ADQUISICIONES.
a) Artículos de ferretería menor para trabajos no repetitivos;
b) Artículos Eléctricos menores para trabajos no repetitivos;
c) Artículos de limpieza;
d) Insumos de cafetería: (té, café, mates, leche, refrescos, azúcar, agua purificada, garrafa de GLP y otros);
e) Utensilios de cafetería; (Tazas, vasos, cucharillas, platillos, etc);
f) Materiales de construcción: (cal, yeso, cemento, pinturas, madera, ladrillos, clavos, arena, ripio, etc.)
menor para trabajos no repetitivos;
g) Servicio de refrigerio, con aprobación de la Gerenca de Área;
h) En casos excepcionales y con la autorización expresa de la Gerencia General se podrá pagar servicios
básicos como ser: (agua, energía eléctrica, teléfono, y otros servicios de comunicación);
i) Pasajes terrestres autorizados por el Jefe Inmediato Superior;
j) Fotocopias;
k) Artículos de librería menor y no repetitivos;
l) Servicios de correo Courier, cuando no se tenga un contrato firmado;
m) Compra de Formularios para llenado institucional (Formulario CPS, AFP’s, Ministerio de Trabajo, pago
sellados y otros);
n) Medicamentos e insumos para reposición del Botiquín y primeros auxilios,
o) Gasolinas, aceites y lubricantes para trabajos menores de taller de mantenimiento;
p) Gastos en diligencias y trámites legales (transporte local, valores-timbres, reconocimientos de firma,
cartas notariadas, poderes, legalizaciones y otros), sólo aplicable para Legal;
q) Servicio de Taxi;
r) Pago a Terceros por servicios de mantenimiento de Infraestructura como ser: Albañilería, Cerrajería,
Plomería, Carpintería, Pintura, Jardinería, Vidriería, Copiado de llaves y otros menores, no repetitivos y
permitidos por única vez.
s) Mantenimiento de Equipos Electrónicos como ser: cámaras Fotográficas, filmadoras, computadoras,
celulares, etc, autorizados por activos fijos o Sistemas.
t) Otros gastos autorizados por la Gerencia Administrativa o Gerencia General, previa justificación del
Encargado de manejo de fondos.

CAPITULO II
DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL DESEMBOLSO DE CAJA CHICA

Atículo 11º. Gerente Administrativo

El Gerente Administrativo o su equivalente instruirá a Contabilidad, realizar las gestiones necesarias para
efectuar el desembolso de fondos de caja chica; conforme a los montos establecidos de acuerdo a la
Operación 7 del Inciso 5.1. del PN-CON-01 PROCEDIMIENTO NACIONAL DE APERTURA, RENDICIÓN DE
CAJAS CHICAS Y CONTROL PRESUPUESTARIO.

Atículo 12º. Remplazo de Encargados de Caja Chica

Cada encargado de caja chica en coordinación con su jefe inmediato superior de área tiene que comunicar a
Contabilidad, por lo menos con 7 días de anticipación, cuando se tenga que remplazar o tengan que salir de
vacaciones. Este plazo es el prudente para realizar la respectiva conciliación y provisionar el nuevo Fondo de
Caja Chica a asignarse.

Atículo 13º. De los Arqueos Sorpresivos

Los funcionarios encargados del manejo de Fondos de Caja Chica, está obligado a llevar un registro y control
adecuado de los recursos financieros asignados y estará sujeto a los arqueos periódicos y sorpresivos
determinados por la Gerencia Administrativa, la Unidad de Auditoria Interna y/o de Auditoria Externa,
debiendo facilitar la realización de estos las veces que sea requerido, para la realización de todo arqueo
requerido el responsable deberá de entregar todos los fondos y documentos de respaldo al funcionario que
efectuará el arqueo, los cuales le serán devueltos una vez concluido el arqueo dando su conformidad por la
recepción de los mismos en forma escrita en el documento o acta de arqueo.

CAPITULO III
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Atículo 14º. De la Reposición del Fondo de Caja Chica

El o la funcionario (a) encargado del manejo de caja chica, tiene la responsabilidad y la obligación de
tramitar oportunamente la reposición del fondo de caja chica una vez se haya realizado la rendición del mes
correspondiente.

Atículo 15º. Del Trámite de Reposición

El o la Encargado (a) de Caja Chica, para poder acceder a la reposición de los gastos de Caja Chica deberá
haber realizado su rendición hasta el día 27 del mes pasado conforme a lo establecido en el PN-CON-01
PROCEDIMIENTO NACIONAL DE APERTURA, RENDICIÓN DE CAJAS CHICAS Y CONTROL PRESUPUESTARIO

Atículo 16º. De la Reposición del Descargo

La documentación de descargo o legajo, se remitirá al departamento Financiero, adjuntando la siguiente
documentación:
- Formulario Rendición de Caja Chica correctamente procesada, verificando los importes y
operaciones aritméticas.
- Facturas o notas fiscales que cumplan con los requisitos de Ley.
- Las facturas o notas fiscales que presenten alteración o enmiendas no serán válidas para efectos de
rembolso, aun cuando estas estén debidamente autorizadas.

La documentación ordenada y sistematizada deberá observar lo siguiente:

- Qué, los justificantes no correspondan a fechas anteriores a la reposición o rembolso del fondo.
- Verificación de los depósitos realizados por saldos no utilizados, según boleta bancaria.

Atículo 17º. Artículo 27º Facturas

Todo gasto a partir de Bs. 5 (cinco 00/100 Bolivianos) debe estar respaldado mediante Facturas o Notas
Fiscales (Ley 843, Art. 16 del Decreto Supremo 21530 Reglamento al Impuesto y al valor Agregado), que
deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Se deberá exigir la factura fiscal a nombre cualquiera de la empresa que conforma el Grupo
Empresarial Navallo con su NIT correspondiente, indicando claramente el monto, los bienes y
 servicios suministrados y la fecha de emisión, misma que deberá estar dentro el mes que
corresponda.
b) No deben contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su veracidad.
c) El importe indicado debe coincidir numeral y literalmente.
d) Se deberá presentar el original de la nota fiscal, factura o documento equivalente y por ningún
motivo se aceptaran fotocopias como descargo.

Las facturas o recibos que presenten alteración o enmiendas no serán válidos para efectos de rembolso, aun
cuando estos están debidamente autorizados por el Gerente General o el Gerente Administrativo.

Atículo 18º. Período de Descargo

Una vez verificada la documentación, la unidad de contabilidad procederá a la revisión de los fondos de caja
chica en un plazo máximo de dos días hábiles, posteriormente emitirá un Informe sin Observación y/o
Informe con Observación según corresponda.

Atículo 19º. Cierre de Fondo de Caja Chica

Serán causales para el cierre o suspensión de fondos de caja chica las siguientes:
- Cambio o reasignación de funciones.
- Cuando en su manejo, se haya desvirtuado los objetivos de su creación, o contravenido el presente
reglamento.
- Por cierre del período fiscal, deberán enviar la última rendición de caja chica y el depósito bancario
conciliado con la unidad de Contabilidad por la diferencia.

Como consecuencia de lo referido en líneas precedentes y de existir faltante, este debe ser repuesto
inmediatamente. Asimismo, de existir sobrante, este deberá ser depositado en la cuenta que Tesorería
indique.

CAPITULO IV
PROHIBICIONES Y SANCIONES

Atículo 20º. Para la aplicación del Fondo de Caja Chica

Se establecen las siguientes prohibiciones para los responsables del manejo de fondos de caja chica:
a) Los fondos asignados no deben ser utilizados para fines personales.
b) Los fondos asignados no podrán ser utilizados para apertura de cuentas en entidades financieras, es
decir cuentas corrientes, caja de ahorros, depósitos a plazo fijo y otros
 c) Aperturar un nuevo fondo de caja chica para aquel funcionario (a) que tenga pendiente
rendimiento de administración de fondo de caja chica.
d) Usar fondos de caja chica para adelanto de sueldos, pago de viáticos, cualquiera sea el rango y la
función que desempeña.
e) Efectuar cambio de efectivo por cheques personales.
f) Otorgar préstamos temporales a través de vales.
g) Efectuar adquisiciones de bienes y/o servicios por montos superiores al autorizado.
h) No se deben realizar préstamos o anticipos de cualquier naturaleza, a empleados y/o personas
ajenas.
i) No se deberá realizar el pago a Clínicas y Médicos particulares.
j) No se debe cubrir gastos relativos a cenas, almuerzos, agasajos, onomásticos, obsequios y ofrendas
florales. Con excepción la Gerencia General podrá realizar gastos en almuerzos o cenas en atención
a Clientes o proveedores.
k) Se prohíbe los gastos de alusiones en prensa oral y escrita, premios, salutaciones, festejos, ayudas
económicas, subsidios, subvenciones y donaciones de cualquier naturaleza.
l) Ningún responsable del Manejo de Caja Chica, efectuará la adquisición de bienes o servicio por un
importe mayor a Bs. 1.000.- (Un mil 00/100 Bolivianos). Su misión es controlar precios, calidad y
cantidades en cada compra realizada, debiendo evidenciar físicamente la adquisición.
m) Apertura de fondos de caja chica a nombre de Ejecutivos de la Institución, siendo responsabilidad
exclusiva del funcionario que contraviniendo esta norma, instruya y/o ejecute su procesamiento
n) Que el responsable de caja chica no efectué una rotación cada dos años, de haber sido designado
responsable asignado a la caja chica

La omisión e incumplimiento a cualquiera de las prohibiciones se considera como uso indebido de fondos y
por tanto son gastos no reconocidos como obligaciones del Grupo Empresarial Navallo por lo que serán
cargadas a la Cuenta Personal del responsable para su descuento por planilla de sus haberes mensuales y/o
simplemente serán depuradas de su rembolso.

Atículo 21º. Sanciones por Incumplimiento de los Descargos

Los incumplimientos de los procedimientos y plazos establecidos dentro del manejo de fondo de caja chica,
serán sancionados de conformidad al Reglamento Interno de la Institución.