ACTIVIDAD

REALIZADO POR:

DIANA MARGARITA RICO VÉLEZ

SENA

CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL

GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO

MEDELLÍN

2021
Video #1

1. En que consiste las consideraciones previas de la fase de planeación

Se debe:

 Socializar el diagnostico a todos los empleados de la organización.

 Socializar el programa que se va a desarrollar para implementar el programa del
SGC.
 Designar el grupo de personas responsables de adelantar esta fase.
 Informe de diagnóstico aprobado.
 El proyecto de puesta en marcha del SGC debe estar articulada con el sistema de
planeación de la organización.

2. Porque es conveniente realizar la fase de planeación.

Porque permite determinar las actividades a desarrollar, los recursos, los plazos de
ejecución y los responsables de dichas actividades.
Así como el SGC debe estar estructurado bajo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y
Actuar) el proyecto mismo lo debe estar

Planear: Fase de diagnostico

Fase de planeación

Hacer: Fase de diseño

Fase de implementación

Verificación: Fase de evaluación

 Actuar: Fase de evaluación

3. Describir las actividades a realizar en la fase de planeación

 PLANIFICAR LA REALIZACION DE LA FASE DE PLANEACIÓN

Identificar a las personas, plan detallado
Definir el medio
Establecer el tiempo
Cronograma general
Estructura organizativa
Roles y responsabilidades
Plan de comunicación

 EJECUTAR LA FASE DE PLANEACIÓN

Elaboración de la estructura organizativa
 Comité de calidad: grupo directivo, el cual actuara bajo las directrices de la
máxima autoridad de la organización.
 Equipo de calidad: operativo, conformado por personal de la organización.
 Grupo evaluador: auditores internos.

Responsabilidades Comité de Calidad

 Establecer directrices generales para el SGC

 Garantizar la disponibilidad oportuna de los recursos
 Evaluar el proyecto a intervalos definidos
 Asegurar el establecimiento de los procesos de comunicación apropiados para dar a
conocer la eficacia del proyecto.

Responsabilidades de la Dirección

 Controlar el cumplimiento del programa de trabajo.

 Definir el modelo del proceso de SGC.
 Revisar con los responsables de los procesos la documentación de los mismos.
 Establecer las estrategias de comunicación.
 Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparición de problemas reales y
potenciales en la realización del proyecto.

Responsabilidades del equipo de calidad

 Aportar el conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido para la realización

de los trabajos de levantamiento de los procesos y procedimientos actuales.
 Realizar todas las actividades requeridas para el desarrollo del proyecto.
 Adoptar las directrices, procedimientos, instructivos etc., divulgadas durante la fase de
implementación del sistema de calidad y mantener la evidencia objetiva de que ello se
realizó.
  Validar y homologar la información referente al sistema de calidad.
 Revisar y homologar la documentación.
 Divulgar los procedimientos, documentos y demás.
 Proponer acciones correctivas y preventivas.
 Participar en las sensibilización, capacitación y toma de conciencia del personal.

Elaboración del cronograma general: corresponde a un documento que presenta

de manera resumida las fases del proyecto y los tiempos de ejecución.

Cronograma general

 Se basa en el plan detallado del proyecto y sirve como instrumento de socialización y a su

vez como mecanismo de control.
 El responsable de elaborar este cronograma es el representante de la Dirección junto con
el equipo de calidad.
 Debe ser aprobada por el comité de calidad.

Actividades del cronograma general, todas estas son de un año, pero depende la organización.

 Diagnostico
 Planeación
 Diseño
 Implementación
 Evaluación
 Capacitación
 Sensibilización

Elaboración del plan de comunicación: es una herramienta necesaria para que el

sistema se construya con la participación activa de todos los empleados.
A través de este se pretende homologar las mejores prácticas de la organización,
ponerlas en común entre quienes las deben aplicar.

Elaboración del plan detallado: debe contener las fases que componen el proyecto
y las actividades que se deben desarrollar para lograr el propósito de cumplir con
los requisitos establecidos en la norma.

 APROBAR LOS RESULTADOS DE LA PLANEACIÓN

Socialización: plan detallado del proyecto, la estructura organizativa, los roles y
responsabilidades, el cronograma general y el plan de comunicaciones.
DOCUMENTO

Falla 1: Confundir estrategia con planeación.

SOLUCIONES

 La organización debe dar a conocer de forma clara y precisa la misión, visión y objetivos,
con la finalidad que cada colaborador conozca la empresa, sepa hacia dónde quiere llegar,
que quiere hacer, que quiere lograr y como quiere que se visualice en un futuro.
 Es importante que tanto la junta directiva como la alta dirección vayan encaminadas en el
mismo sentido, ambos de la mano para conseguir los objetivos y metas establecidas,
analizando los cambios del entorno y con la capacidad de innovar para poder ser
competitivos en todos los mercados.

Falla 2: Llevar a cabo extenuantes ejercicios de planeación estratégica sin rigor

SOLUCIONES

 Realizar un diagnóstico para conocer la situación actual de la empresa, verificando la

posición de la empresa en el mercado, analizando los competidores, la innovación, la
calidad de lo que se está ofreciendo y como se puede lograr alcanzar el éxito en una
organización.
 Tener una visión y misión real, de que se pretende, como quiere visualizarse y hacia dónde
quiere llegar.

Falla 3: Desarrollar un proceso de formación estratégica desligado del proceso de revisión

estratégica

SOLUCION

 Tener indicadores realizando la supervisión adecuada de cada uno de estos, que cumplan
con la meta establecida, analizar el resultado de cada uno para poder saber cómo
proceder si hay que realizar algún cambio en el proceso.
 Tener líderes de procesos para que estos cumplan con las metas establecidas en cada área
y además realizar las reuniones del comité de calidad con cada líder de proceso para poder
analizar y establecer las actividades a realizar.

Falla 4: No comunicar la estrategia

SOLUCION

 Tener canales de comunicación para socializar la información.

 Realizar socialización de la información con líderes de procesos y personal en general.

Falla 5: No medir la estrategia

SOLUCION

 Tener indicadores de las metas establecidas, obteniendo resultados mensuales de cómo

va el proceso, si cumple o no la meta establecida.
 Definir metas cuantificables y reales para cada proceso.
Falla 6: Desconectar la estrategia del día a día

SOLUCION

 La planeación estratégica en una organización debe ser real y dar cumplimiento a

cabalidad en su cronograma de actividades, para poder visualizar sus frutos y rendimiento.
 Analizar considerablemente la situación de la empresa para poder establecer una
planeación estratégica, con metas claras y precisas, y dando cumplimiento a los objetivos
trazados por la junta directivas y la alta dirección.

Falla 7: Falta de consensos entre la alta dirección y la junta directiva

SOLUCION

 Tener clara la misión, la visión y los objetivos ante todos los trabajadores, que entiendan
hacia dónde quiere llegar la empresa y hacia dónde va a llegar la empresa, y sobre todo
como será el futuro de esta en el mercado, se debe analizar muy bien la situación actual
de la empresa poder saber cómo se enfoca en el mercado y cuáles son las decisiones que
deben tomar la junta directiva y la alta dirección para encaminar y logar todo lo trazado.
 La alta dirección y la junta directiva deben tener claro los objetivos, y deben trabajar de la
mano para poder lograr los objetivos establecidos.

 Porque es importante realizar un plan estratégico en las empresas

Es importante la planeación estratégica de una empresa para poder determinar la situación de una
está, verificar mediante un diagnostico como se encuentra en el medio al cual se dedica, saber
cuáles son sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, además de conocer hacia
donde se dirige, tener una dirección definida, que los objetivos si sean claros, precisos y
alcanzables, y tener claro el tiempo en el cual se desea alcanzar el éxito en la organización.