SISTEMAS DE ARCHIVO

En el proceso de archivar, deben conocerse algunos términos.

los cuales se aplican a todos los sistemas de archivo. Uno de
esos términos es el ordenamiento alfabético, el cual se funfamen-
ta en el ordenamiento de los nombres por orden alfabético. El
otro término es la unidad o unidad de archivo, la cual es cada
palabra, letra, inicial o abreviatura que aparece en el nombre de un
individuo, sociedad, corporación o institución, los cuales serán
escogidos para efectuar el ordenamiento alfabético.
Para archivar, se debe seguir una secuencia que consiste en:
Inspeccionar, clasificar, marcar, distribuir y archivar. La INSPECCIÓN
Consiste en verificar que este indicada la orden de archivar. La
CLASIFICACIÓN es determinar al titulo bajo el cual se
Archivará el documento: esta se efectúa de acuerdo a cinco
Criterios: el nombre que aparece en el membrete, el del destinatario,
Ek del que firma, el de la persona o asunto mencionado en la
carta y el de la localidad de donde procede la carta o el documento.
La correspondencia “a”, de “de”, o “acerca de un nombre o sunto”
(incluyendo la correspondencia de sucursales y entre diferentes de-
Partamentos), se clasifican y archivan abajo del nombre del indi-
viduo, firma o asunto a que se refiera. Si la correspondencia es
interna y no se menciona el nombre de la persona, firma o asunto,
esta deberá archivar bajo el nombre del departamento o nombre
del remitente. Si se recibe una carta sobre negocios de la com-
pañía “de” o “para” un empleado de la firma; se hará una referencia
cruzada, bajo el nombre del empleado. En las hojas o tarjetas
“referencia cruzada”, se utilizará papel de color llamativo.
Marcar es el procedimiento por el cual se indica el nombre
Bajo el cual se archivará la correspondencia. DISTRIBUIR es la
Separación preliminar de los papeles, de acuerdo con la primera
Letra del nombre subrayado o escrito durante el procedimiento
De marcar. Esta distribución se realiza en grupos, donde la inicial
Sea la misma, lo cial facilita la labor de la persona que archiva.
Para archivar, se debe seguir una secuencia que consiste en:
Inspeccionar, clasificar, marcar, distribuir y archivar.