COMBINAR CORRESPONDENCIA

Ejercicio 1: Reconocer los documentos

Lista de destinatarios
1. Abra el archivo Lista de contratos de la carpeta Lab10.

2. Observe que esta lista contiene datos acerca de clientes que están solicitando servicios de
televisión por cable (20 clientes). Este archivo es nuestra Lista de destinatarios.
3. En la lista de destinatarios no debe realizar ningún proceso de combinación, así que para evitar
confusiones debe cerrar este documento.

Documento principal
Ahora, abra el archivo
Solicitud de servicio de la carpeta
Lab10.
Este documento contiene el
texto estándar que se debe mostrar en
todas las cartas. El proceso de
combinar correspondencia se realiza
desde este documento.

Ejercicio 2: Combinar correspondencia

Debe iniciar el proceso en el documento principal

Crear el documento principal.
1. Haga clic en la ficha Correspondencia.
2. Ubique el comando Iniciar combinación de
correspondencia y seleccione el tipo de
documento, en nuestro caso será Cartas.

Conectar el documento con los Destinatarios.

Aquí debe indicar la ubicación y el nombre de

su lista de destinatarios.
1. Haga clic en Seleccionar destinatarios y elija
Usar lista existente
2. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y
seleccione el documento Tabla de contratos.
Haga clic en Abrir.
3. Para ver los datos de los Destinatarios, haga
clic en el comando Editar lista de
destinatarios. El resultado es una ventana tal
como la imagen:
 4. Haga clic en Aceptar para regresar al documento principal.
Agregar campos de combinación a los documento.

Ahora, debe indicar en qué posición se mostrarán los datos de los destinatarios. Estos datos son
considerados como Campos de combinación.

5. En el documento de Word, lleve el cursor a la celda a

la derecha del texto Cliente y en el grupo Escribir e
insertar campos, haga clic en el comando Insertar
campo combinado

6. Seleccione el campo Cliente. Word inserta el campo de

combinación Cliente:
7. Lleve el cursor debajo del texto Nro. de contrato e inserte el campo Contrato.
Realice un procedimiento similar con los demás campos. El documento de Word
se debe mostrar cómo:

8. Los círculos rojos indican los campos de combinación insertados.

Vista previa

9. Activar el comando Vista Previa

10. Para cambiar entre los demás registros, use los botones Siguiente y
Anterior (observe la imagen)

11. Realice el procedimiento para ir al registro 10. Se debe

mostrar al cliente Alter Paredes Torres.

12. Luego, cambie al registro 1 (Manuel Leyva Díaz) y finalmente vaya al registro 2 (Elsy Herrera
Pérez).
Finalizar la combinación
Este último paso se van a generar las 20 cartas (una para cada destinatario).
 1. En el grupo Finalizar, haga clic en el comando
Finaliza y combinar

2. Para generar las cartas, use el comando Editar

documentos individuales.
3. Elija la opción Todos y haga clic en Aceptar.
4. Observe que se ha generado un nuevo documento
llamado Cartas1 (vea la barra de título), el cual tiene
20 páginas (observe la barra de estado).
5. Guarde el documento resultante como Demo01.
Luego, cierre este documento.
6. Guarde el documento principal (no lo cierre).
Ejercicio 3: Opciones de consulta
Cuando se usa la combinación de correspondencia, se combinan con todos los registros de la lista de
destinatarios. En este ejercicio se generarán cartas de acuerdo a criterios específicos, por ejemplo sólo a
los registros del servicio Básico o a aquellos que requieran más de 5 televisores.
Caso 1: Se desea generar cartas sólo a los clientes cuyo servicio es Económico
1. En el documento principal del ejercicio anterior, haga clic en la
ficha Correspondencia.
2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.
3. Ahora, haga clic sobre el título Servicios y elija Económico 
4. Observe que ahora se muestran sólo los registros de este servicio.
Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar
documentos individuales. Observe que se han generado 11 cartas
6. Guarde el resultado como Caso1 y cierre el documento resultante.
Caso 2: Se desea generar cartas sólo a los clientes que tengan más de 2 televisores.
Desactive el filtro anterior:
1. En el documento principal del ejercicio anterior, haga clic en la ficha Correspondencia.
2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.
3. Ahora, haga clic sobre el título Servicios y elija Todos.
7. Gracias a esto, el filtro anterior (que el servicio sea Económico) se desactiva.
Aplicar un nuevo filtro:
1. En el cuadro donde se muestra los Destinatarios, haga clic en el campo TV y elija Avanzado.
2. En esta ventana, indique el criterio solicitado:

3. Luego, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos individuales.
5. Se deben generar 14 cartas. Guarde el resultado como Caso2 y ciérrelo.
6. Luego, haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.
8. En el campo TV elija la opción Todos.
Ejercicio 4: Campo Si…entonces…sino

Este campo permite incluir un texto personalizado a la carta si es que se cumple una determinada
condición.
Caso 3: se desea combinar la carta con TODOS los registros de su lista. Los clientes que tengan más de 2
televisores deben mostrar como Recargo el texto USA 10 en otro caso debe mostrar Sin Recargos
1. Debe estar en el documento principal del ejercicio anterior.
2. Si tuviera filtros aplicados debe desactivarlos.
3. Lleve el cursor a la posición donde desea insertar el texto,
en nuestro caso a la celda a la derecha del Recargo.
4. En el grupo Escribir e insertar campos, ubique el
comando Reglas y elija Si…entonces…sino…
5. En este cuadro, tiene que establecer la condición (más de 2
televisores) y el texto (USA 10 y Sin recargo)
6.
 7. Haga clic en Aceptar. Para
ver el código insertado use:
ALT + F9
8. El código que se muestra es:
{IF {MERGEFIELD TV} >2 “USA
10” “Sin recargo” }
9. Pulse ALT + F9 para
ocultar el código.
10. Haga clic en el comando
Finalizar y combinar y
elija Editar documentos
individuales.

11. Se han generado 20 cartas. Observe que donde hay más de 2 Televisores, se muestra el texto
USA 10
12. Guarde el resultado como Caso3 y cierre TODOS sus documentos.
Ejercicio 5: Combinar sobres
En nuestro ejemplo, se verá la combinación de la Tabla de Contratos con el Sobre10.

1. En un documento en blanco, haga clic en la

ficha Correspondencia.
2. Seleccione el comando Iniciar
combinación de correspondencia y elija
Sobres…

3. Se muestra una ventana para configurar el

tipo de sobre a usar. En nuestro caso, elija el
Sobre 10 

4. Clic en Aceptar.
5. Ahora, haga clic en Seleccionar
destinatarios y elija Usar lista existente.

6. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y seleccione el documento Tabla de

contratos. Haga clic en Abrir.
7. Inserte el campo Cliente y Contrato en el área de dirección (vea la imagen). El
sobre debe tener la siguiente apariencia:

Área de
dirección

8. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos

individuales.
9. Se han generado 20 sobres.
10. Guarde el resultado como Sobres1 y cierre TODOS sus documentos.
Ejercicio 4: Combinar con etiquetas
Al igual que con los sobres, para combinar con etiquetas, es necesario iniciar el proceso en un documento
en blanco.
1. En un documento en blanco, haga clic en la ficha Correspondencia.
2. Seleccione el comando Iniciar combinación de correspondencia y elija Etiquetas…
3. Se muestra una ventana para configurar el tipo de etiqueta. Cambie la marca de etiqueta a Avery
A4/A5 y seleccione el modelo L7159.

4. Clic en Aceptar.
5. Ahora, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar lista existente.
6. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y seleccione el documento Tabla de
contratos. Haga clic en Abrir.
7. Inserte el campo Cliente y Contrato. El resultado debe ser como.:.

8. Para que los cambios se apliquen a Actualizar etiquetas

todas las etiquetas, haga clic en el
comando Actualizar etiquetas.
9. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos
individuales.
10. Se han generado un documento con 20 etiquetas.
11. Guarde el resultado como Etiquetas1 y cierre TODOS los documentos.

LABORATORIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

Iniciando el laboratorio combinar correspondencia

Para este caso trabajaremos con los archivos siguientes:
1. Solicitud de servicio
2. Tabla de contraltos

 Ejercicio 1: Realizar las siguientes prácticas de laboratorio

o Ejercicio a: Combinar la carta con los contratos emitidos el 10 de enero.
 Guarde el resultado como EjerA (Resultado: Deben mostrarse 4
cartas).
o Ejercicio b: Combine su carta con los registros que soliciten el servicio
Premium.
 Guarde el resultado como EjerB (Resultado: Deben mostrarse
10 cartas).
o Ejercicio c: realice el procedimiento para combinar la carta, pero sólo
debe incluir los contratos emitidos a partir del 15 de enero.
 
Guarde el resultado como EjerC (Resultado: Deben mostrarse 9
cartas).
o Ejercicio d: combine la carta con los clientes del servicio Económico
que tengan más de 2 televisores para instalar.
 Guarde el resultado como EjerD. (Resultado: Deben mostrarse 6
cartas).
o Ejercicio e: combine la carta con todos los contratos cuya fecha se
encuentre del 12 al 15 de enero del 2007.
 Guarde el resultado como EjerE. (Resultado: Deben mostrarse 8
cartas).
Campo Si…entonces…sino
Usando el mismo documento principal del ejercicio anterior, inserte el campo
Si…entonces…sino para resolver los siguientes casos:
 Ejercicio f: En el cuadro OBS debe mostrar el texto: Incluye canales 69, Tv
Shok y CineCanal. Este texto se debe mostrar sólo a los contratos del servicio
Premium.
o ¿Escriba el código generado? ...................................................................
o Complete la combinación. Guarde el documento como EjerF
 Ejercicio g: debajo del texto OBS, escriba PD. Luego, realice el procedimiento
necesario para que se muestren el texto 32 canales para el servicio Básico y 100
canales para el servicio Económico
o ¿Cuál es el código generado? ...................................................................
o Complete la combinación. Guarde el resultado como EjerG

Sobres y etiquetas
 Ejercicio h: realice el procedimiento para combinar la Tabla de contratos con
el sobre Carta USA. El diseño del sobre debe incluir el Cliente, el Contrato y el
Servicio.
o Guarde el resultado como EjerH
 Ejercicio i: Luego, realice el procedimiento para combinar la Tabla de
contratos con la etiqueta J8671 Frontal de video. Modifique el diseño para
lograr un resultado como:

o Guarde el resultado Como EjerL.