Gestión de Proyectos de Software

Iniciación

Docente: Alejandro Bartra

Objetivos de Aprendizaje
 Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación

 Exponer criterios para abordar un proyecto

 Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo

formalmente

 Explicar la importancia de identificar a los interesados

Grupo proceso iniciación – Áreas de
conocimiento
 Grupo proceso iniciación - ¿Qué hacer?
 Seleccionar el director del proyecto
 Determinar la cultura de la compañía y los sistemas existentes
 Recolectar los procesos, procedimientos e información histórica
 Dividir los proyectos grandes en fases
 Entender el caso de negocio*
 Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales,
y los acuerdos existentes
 Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las
restricciones dadas
 Crear objetivos medibles
 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
 Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su
influencia y su impacto
* Caso de Negocio según el PMBoK "Documento que proporciona la información necesaria, desde una perspectiva comercial, para determinar si el
proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente la necesidad comercial y el análisis coste-beneficio se incluyen en el caso de negocio para
justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organización solicitante o el cliente pueden elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio
responderá a una o más de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia),
adelantos tecnológicos, requisitos legales, impactos ecológicos o necesidades sociales."
Grupo del proceso de Iniciación
 Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio

 Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como
por ejemplo, el caso de negocio

 Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto

 El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos

 Salidas importantes:
 Asignar el gerente de proyecto
 Realizar un caso de negocio
 Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada
 Identificar los interesados
Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita
conocer?
 El caso de negocio para el proyecto
 La descripción del producto o el enunciado del trabajo del proyecto donde
se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el momento; en
otras palabras, ¿qué se supone que debe hacer el proyecto?
 Cómo el proyecto se adapta o apoya el plan estratégico de la compañía
 Una lista de los probables interesados
 Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto o
recursos impuestos) y los supuestos
 Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se realizará
en virtud de un contrato
 Estándares de la industria
 Tendencias del mercado
 El sistema de control de cambios de la compañía
Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita
conocer?
 Los procesos y procedimientos definidos para el modo de funcionamiento
de la compañía
 Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados probables
y posibles miembros del equipo
 Plantillas de los proyectos anteriores
 EDT históricas
 Estimaciones históricas
 Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores
 Qué ocurre con la empresa actualmente, cuáles son los proyectos
principales y cuál podría llegar a ser el impacto potencial de las iniciativas
actuales y planificadas en este proyecto
 Comprender el futuro de la compañía
 Comprender la cultura de la compañía
 Una lista de las personas que podrían ser buenos miembros del equipo
Métodos de selección de proyectos

 Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos

para desarrollarlos

 Métodos para seleccionar proyectos:

 Centrarse en las necesidades generales de la organización
 Categorizar los proyectos
 Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros
 Utilizar un modelo de calificación ponderada
 Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de
la organización

 A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero
todos están de acuerdo en que tienen un alto valor

 Tres criterios importantes para los proyectos:

 Existe una necesidad del proyecto
 Hay fondos disponibles
 Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito
Clasificación de proyectos
 Por tema de ocupación
 Un problema
 Una oportunidad
 Una directiva

 Por tiempo para realizarlo

 Por necesidades

 Por prioridad
Documentos de negocio de la dirección de
proyectos
Interrelación entre la Evaluación de Necesidades y los
Documentos Críticos del Negocio/Proyecto
Procesos para Selección de Proyectos
 Métodos Matemáticos
 Lineal
 No lineal
 Dinámico
 Algoritmos

 Medida de beneficios
 Contribución de beneficios
 Acercamientos comparativos
 Modelos Económicos

 Análisis Financieros
 Valor Presente Neto VPN*
 Retorno de la inversión ROI**
 Análisis de Retorno***
 Tasa Interna de Retorno IRR
 Relación costo beneficio * NPV: Net present value
** ROI: Return on investment
 Costo de oportunidad *** Payback analysis
Análisis del Valor Presente Neto
 El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la pérdida
esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y
salidas de capital esperados.

 Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor económico

es un criterio clave.

 Entre más alto el VPN mejor.

Cálculo del VPN
 Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del
proyecto y los productos que produce.
 Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué
utilizarla)
 Calcular el valor actual neto
 Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el año 0,
mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas ingresan los
costos como números negativos, mientras que otros no.
 Consultar con su organización sobre sus preferencias
Retorno sobre la inversión
 Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del
proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos

 ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) /

costos descontados

 Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor

 Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa

mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos

 Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa de

descuento que iguala el VPN a cero

* IRR: Internal Rate of Return

Análisis de Amortización

 Otra consideración financiera importante es el análisis de amortización.

 El período de amortización es la cantidad de tiempo que se tardará en

recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero
invertido en un proyecto.

 La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de

descuento es igual a los costos.

 Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de

amortización relativamente corto.
Gráfica del Periodo de Amortización

Retorno

Retorno

Año

Costos acumulables Beneficios acumulables

Modelo de clasificación ponderada
 Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un
proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado

 Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificación ponderada
para la seleccion de un proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto
Cuadro de Mando Integral*

 Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para
ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia
empresarial
 Balanced scorecard*:
 Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el
servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en
una serie de métricas definidas.

* Balanced Scorecard
Ver www.balancedscorecard.org
Ejemplo de Balanced Scorecard

Misión: Proveer servicios financieros responsables y profesionales para las personas que
defienden América
Metas PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Visión: El •Satisfacer completamente los •Mejorar la satisfacción del cliente
mejor valor requerimientos del cliente y resolver
rápidamente los problemas para ofrecer
para un mejor servicio
•Usar métricas de desempeño para PERSPECTIVA FINANCIERA
nuestros manejar las buenas practicas y tener •Reducir costos al cliente
resultados de alta calidad •Expandir el uso de fuentes competitivas
clientes •Optimizar la mezcla de la fuerza de
•Proveedor de servicios trabajo militar y civil
financieros de clase
•Establecer una relación de consulta con PERSPECTIVA INTERNA
mundial
•Socio financiero confiable lideres •Mejorar la calidad
e innovador •Utilizar inteligencia de negocios para •Innovar
•Una organización, una mejorar la toma de decisiones •Ofrecer soluciones de sistema
identidad
•Asegurarse que todos trabajan con la
•Entorno de trabajo
progresivo misma visión
•Asegurar el aprendizaje continuo de la PERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y
fuerza de trabajo APRENDIZAJE
•Crear la nueva generación de liderazgo •Mejorar las competencias de los empleados
DFAS •Incrementar la satisfacción del empleado
•Desarrollar el clima para la acción

Defense Finance and Accounting Service, “DFAS Strategic Plan,” Nov 2001
(http://balancedscorecard.org/files/DFAS-strategic-plan.pdf ), p. 13.
Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Trabajar con los
interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de
constitución del proyecto.

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Acta de constitución del proyecto
 Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que hacérselo saber
a la organización

 Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce

formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los objetivos y la
gestión

 Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados

 El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados

Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto
salida clave: un documento firmado
Acta de constitución del proyecto
Puntos típicos a tratar:
 Objetivo del proyecto
 Alcance del proyecto
 Estructura de tareas
 Metodología de Implementación
 Gerente del proyecto
 Equipo del proyecto
 Hitos o Entregables del Proyecto
 Procedimientos de entregas
 Criterios de aceptación
 Riesgos identificados
 Factores de éxito
 Solución de conflictos
Desarrollar el
Acta de
Constitución
del Proyecto
 Acta de constitución - Ejemplo
Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información
Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008

Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.com

Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos
estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como
las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.

Enfoque
Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades

Crear una estimación de costos detallada del proyecto

Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software

Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES
NAME ROL RESPONSABILIDAD
Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto
Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal
Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto
Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim
Nancy Reynolds VP RH Selección de personal , generar Memos
Firmas

Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)
El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO
Asumimosque el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales.
Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI
 Acta de constitución - Ejemplo de
Plantilla
 Título y descripción del proyecto
¿Qué es el proyecto?
 Director del proyecto asignado y nivel de autoridad
¿A quién se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto,
cronograma, personal, etc.?
 Caso de negocio
¿Por qué se está realizando el proyecto? ¿Sobre qué base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este proyecto?
Describe el propósito y la justificación del proyecto.
 Recursos pre-asignados
¿Cuántos o de cuáles recursos se va a disponer para el proyecto?
 Interesados
¿Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha?
 Requisitos conocidos de los interesados
Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto
 Descripción del producto/entregables
¿Qué entregables específicos del producto se desean y cuál será el resultado final del proyecto?
 Supuestos
¿Qué se considera verdadero o confiable en la situación? ¿De qué creemos que se trata la situación pero no tenemos suficientes
pruebas o datos?
 Restricciones
¿Qué factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? ¿Dentro de qué límites o parámetros tendrá que funcionar el proyecto?
 Objetivos medibles del proyecto
¿Cómo se ajusta el proyecto a las metas estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto apoyan a estas metas? Los
objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad definida de las restricciones del proyecto.
• Resumen del cronograma de hitos
• Resumen del presupuesto
 Requisitos de aprobación del proyecto
¿Qué elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quién los aprobará? ¿Qué determina el éxito?
 Riesgos de alto nivel del proyecto
Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto
 Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto
Firmas
Identificar a los Interesados

 Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto

(involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)
Análisis de los Interesados
 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de
determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados
 Identificar a los potenciales interesados relevantes
 Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
 Matriz de poder/interés
 Matriz de poder/influencia
 Matriz de influencia/impacto
 Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

 Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente

 Conocer las razones de su oposición
 Elaborar un plan de tratamiento

 Para los implicados del equipo de trabajo

 Elaborar plan de tratamiento
Análisis de los interesados en el proyecto

 El análisis de los Interesados es un documento que brinda información

importante sobre:
 Las organizaciones y nombres de los interesados
 Funciones de los interesados en el proyecto
 Hechos únicos sobre los interesados
 Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
 Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
Análisis de los interesados en el proyecto
Interesados claves
del proyecto

Ahmed Susan

Ejemplo de análisis de Organización Dirección interna Equipo del proyecto

interesados del
proyecto Rol Patrocinador y uno de
los fundadores de la
Experto en
secuenciación del
(Stakeholders) compañía ADN
Factores únicos Tranquilo, enfocado PHD en biología, fácil
en el negocio trabajar con ella

Nivel de interés Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el Mantenerlo Puede hacer trabajo

manejo de las informado, dejarlo desde casa;
relaciones liderar, hacer lo que asegurarse de revisar
dice y rápido las especificaciones
Registro de Interesados
 Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
 Información de identificación
 Nombre
 Puesto en la organización
 Ubicación
 Rol
 Datos de contacto

 Información de evaluación
 Principales requisitos
 Principales expectativas
 Expectativas
 Influencia potencial
 Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
 Clasificación de los interesados
 Interno/Externo
 Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
Ejemplo 1

Interés(es) en el Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

Interesado Evaluación de impacto
Proyecto o Reducir Obstáculos

Ejemplo 2

Seguimiento

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad

Fecha Observación Acción Responsable Estado
Estrategia de gestión de los interesados

Matriz de Poder / Interés

Identificar a los Interesados

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados del proyecto