UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA

PROGRAMA: INGENIERIA CIVIL

UNIDAD CURRICULAR: INGENIERIA AMBIENTAL

DOCENTE: ING. ALI REYES

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

AUTOR:

IVAN MALDONADO

C.I: 4175441

MAYO 2021
 INTRODUCCION

Un proyecto consta de múltiples facetas y disciplinas las cuales intervienen directa o

indirectamente obligándonos desde el principio a identificar la manera correcta en que
debemos organizar cada una de las actividades involucradas y su nivel de importancia.
La correcta planificación nos ayuda a establecer la prioridad de cada una de las
actividades y a tener un mejor control del tiempo para ejecutar un proyecto con la
calidad deseada y con éxito. Este tema más adelante será desarrollado con mayor
precisión
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un

objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. En
este artículo podrás conocer todos los pasos para ejecutarla de manera eficaz.

EJECUCIÓN DE UN PROYECTO

La ejecución de un proyecto hace referencia a la realización de todas aquellas tareas

previstas en la planificación de este. A su vez, estas tareas, como su propio nombre
indica, permiten conseguir los objetivos propuestos al inicio.

La fase de ejecución del proyecto es una de las fases más relevantes. Una vez hemos
planificado un proyecto, el siguiente paso es ejecutarlo. Cuando sabemos qué es lo
que queremos, es el momento de ponerse en acción. Esta fase no es más que eso,
hacer realidad lo que está escrito en el papel y, con el seguimiento, observar qué
sucede para corregirlo en caso necesario.

IMPORTANCIA DE LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO. EL DIRECTOR

La fase de ejecución es quizá la más relevante y la razón de ser de cualquier proyecto.

El motivo es que en ella se decidirá si en la práctica tendrá éxito o no. Además, es la
más duradera, ocupando entre el 70% y el 80% del tiempo total.

Por supuesto, también es la más compleja, por lo que la figura del director se vuelve
imprescindible, siendo algunas de sus atribuciones las siguientes

 Debe coordinar y dirigir los esfuerzos de todos hacia el objetivo común: Puede
parecer un trabajo sencillo, pero nada más lejos de la realidad. En un mundo
donde lo normal son las incidencias e imprevistos, hay que tomar decisiones y
asumir las consecuencias.
 Necesita llevar un absoluto control de todo lo que se hace: Por supuesto, debe
ayudarse de departamentos de apoyo como la secretaría o los consultores y
asesores. Herramientas como una hoja de cálculo pueden ser de inestimable
ayuda.
  Supervisar la elección de las personas adecuadas: El director tiene que saber
exactamente qué hay que hacer y, de esta forma, escoger a quién debe
hacerlo.
 Debe conocer todos aspectos relacionados con su trabajo: Entre otros, qué
organigrama sería el más adecuado (por ejemplo el matricial) o cómo utilizar
diagramas como el PERT. Aquí la formación es clave.

FASES DE LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO

Para ejecutar un proyecto hay que tener claras sus etapas. Esto se debe a que
después de plantear los objetivos y planificarlo de forma detallada y por escrito, toca
ejecutarlo. De esta forma, podremos llevar a cabo una retroalimentación y corregir las
posibles desviaciones.

Por tanto, con el plan encima de la mesa, la ejecución podría realizarse de la siguiente
forma:

 En primer lugar, el comienzo: Una vez planificado, hay que llevar a cabo las
tareas y actividades establecidas. Cada cuál debe saber lo que tiene que
hacer, de manera que se empiece cuanto antes y sin demoras.
 En segundo lugar, la comunicación y monitorización: En este caso, el director
del proyecto, coordinado con la dirección general, debe plantear los canales de
comunicación. Por otro lado, debe supervisar todo el proceso.
 Una tercera fase sería la de control: Hay que comprobar lo que se hace para
conocer si se producen desviaciones. En este momento, es cuando las
reuniones periódicas con el equipo juegan un papel esencial.
 Por último, tenemos la cuarta fase de correcciones: Sabiendo qué ha pasado
respecto al plan original, se pueden llevar a cabo las acciones necesarias. En
este momento, es cuando los planes de contingencia se pueden poner en
marcha.
PASOS PARA CONTROLAR UN PROYECTO

Debido a la naturaleza única y temporal de los proyectos, estos son inherentemente

inestables, por lo que se requiere aplicar un conjunto de técnicas para controlar un
proyecto. El seguimiento y control de proyectos es el conjunto de procesos y
actividades que se utilizan para seguir y revisar las actividades del proyecto, con el
objetivo de asegurar que este cumpla con sus objetivos. En este caso proponemos un
proceso simple compuesto de cuatro pasos.

 Controlar un proyecto. Evaluación de la situación.

 Controlar un proyecto. Decidir contramedidas
 Controlar un proyecto. Informar y seguir las contramedidas
 En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación
del proyecto.

Entre las técnicas más habituales encontramos:

Reuniones de seguimiento

Las reuniones de seguimiento son reuniones donde se recopila información sobre la

situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las
tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones. Cuando se detecta una
desviación, esta se documenta y se trata en una reunión separada con las personas
afectadas, lo que evita que la reunión de seguimiento se alargue para todo el equipo.

Estas reuniones de seguimiento se hacen de forma periódica, adaptando la

periodicidad al plazo total, complejidad y situación del proyecto. Así para controlar un
proyecto complejo o con tareas críticas en curso se requerirá de una periodicidad
mayor que para un proyecto más simple o menos crítico.

En los grandes proyectos, los cuales suelen dividirse en subproyectos, suelen definirse
reuniones de seguimiento a nivel de subproyecto y a nivel de programa (conjunto de
subproyectos). Obviamente la periodicidad, contenidos y fechas deben ser
consideradas en conjunto para conseguir que la reunión de seguimiento del programa
se haga con datos actualizados de los subproyectos.
Revisiones Técnicas

Aunque en cierta forma una revisión técnica podría considerase como una reunión de
seguimiento, la verdad es que se diferencia bastante en concepto y objetivos; ya que
esta es en cierta forma un examen o reunión de control, en muchos casos ligado a un
hito de entrega o facturación. Como ejemplo tendríamos los ensayos de aceptación de
un equipo, las revisiones de diseño, etc.

Una revisión técnica es una reunión formal donde participan expertos (internos o
externos al proyecto), e incluso representes del cliente. El objetivo de estas reuniones
es analizar en profundidad este aspecto o entrega para determinar si este cumple con
las expectativas; y si es necesario, definir las acciones que deben tomarse para
corregirlo.

A diferencia de las reuniones de seguimiento, una revisión técnica puede generar

directamente acciones correctoras en caso de no superar los objetivos; por lo que en
cierta forma también podría formar parte del tercer paso.

Panel de control

El panel para controlar un proyecto es una herramienta muy útil para conocer
cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de
control; comparando estas con los objetivos.

La forma más simple de disponer de un panel de control actualizado es disponer de

una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas, y
recopilar en tiempo real la información necesaria para calcularlas. Sin esta capacidad
de recopilar datos actualizados, un panel de control es totalmente inútil.

A continuación las mejores herramientas para gestionar proyectos, no solo por ofrecer
unas excelentes prestaciones a un coste razonable, sino por su gran capacidad para
adaptarse a diferentes empresas y presupuestos. A parte se pueden probar
gratuitamente

CONTROLAR UN PROYECTO. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN.

A partir de la información y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la

situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos; o cuantificar los problemas
detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción.
Una predicción en control de proyectos consiste en estimar el valor final de las
métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto. Esto tiene dos
utilidades:

Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos
finales del proyecto, y por tanto, determinar si debemos actuar o no.

Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la

desviación.

Se pueden hacer previsiones sobre cualquier métrica; siendo lo más habitual hacerlas
sobre los plazos y costos del proyecto. Para ello es imprescindible disponer de
información actualizada del estado del proyecto, así como la situación de los riesgos
que pueden afectar a la métrica que queremos analizar

Existen diferentes metodologías en función de lo que queramos analizar:

En el caso de hacer predicciones sobre el plazo, debemos centrarnos sobre las tareas
que forman parte del camino crítico del proyecto o entregable que queramos estimar.
La variación en estas tareas marcará la fecha final del proyecto.

Para analizar el alcance y costos, un método muy efectivo es el del Valor Ganado; el
cual consigue hacer estimaciones objetivas con datos y formulas simples.

CONTROLAR UN PROYECTO. DECIDIR CONTRAMEDIDAS

Cuando detectemos una desviación, esta se haya evaluado, y se haya confirmado que
implicará no cumplir con los objetivos; llega el momento de definir alguna
contramedida para corregirla.

Aunque existen diferentes metodologías de solución de problemas, aquí vamos a

proponer uno basado en seis pasos:

Definir y acotar el problema.

Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.

Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la
desviación sobre el objetivo final.

Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello
puede ayudarnos él hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.

Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del

proyecto cuando sea necesario.

Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto lo

veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original, o
cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Si los primeros pasos los aplicamos en una reunión específica con las personas
implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido de llevar
a la práctica.

CONTROLAR UN PROYECTO. INFORMAR Y SEGUIR LAS CONTRAMEDIDAS

En estos momentos ya conocemos la contramedida a aplicar, y por tanto llega el

momento de ejecutarla y ver que esta funciona.

Seguimiento de las contramedidas.

Como resultado del paso anterior tendremos unas contramedidas a aplicar para
corregir el problema detectado, lo que al final se traducirá en nueva tareas, cambios en
los objetivos de las actuales, nuevos plazos, etc.

Por tanto, cualquier contramedida acaba modificando los planes del proyecto y debe
gestionarse su aplicación como si se tratará de una solicitud de cambio, con la
salvedad de que el origen de esta ha sido la detección de un problema y no una
petición de cambio.

De la misma forma debemos controlar su implementación y los resultados

conseguidos. Esto lo haremos mediante las técnicas del primer paso, viendo si las
métricas que hicieron aparecer el problema vuelven hacia los valores planificados. De
no hacerlo, deberíamos volver a aplicar los pasos descritos para buscar una nueva
contramedida, ya que la primera no está solucionando el problema.
Comunicar las contramedidas

Aunque la pongamos en el cuarto paso, la comunicación es importante en cualquiera

de ellos. Cuando hablamos de comunicar en control de proyectos siempre nos
referimos a tres flujos de comunicación:

Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto: Como se ha comentado, el
control de proyectos se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado
actual; datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo.

Igualmente, una comunicación eficaz en esta dirección permitirá descubrir los

problemas de forma más prematura, reduciendo sus efectos y simplificando su
solución al disponer de más tiempo. A parte, habitualmente serán estas mismas
personas las que deberán participar en la búsqueda de soluciones a los problemas.

Del director del proyecto hacia el equipo: En este caso la comunicación será
importante para implementar las contramedidas que se hayan decidido. ¿De qué nos
sirve decidir una contramedida si no informamos a quien debe ejecutarla?

Esta comunicación debería continuar durante la ejecución de la contramedida, para

que las personas involucradas puedan ver si se está consiguiendo corregir el problema
o no.

QUÉ SON LOS OBJETIVOS

Los objetivos son las metas a alcanzar, el lugar (real o ideal) al que se pretende llegar
con un proyecto o acción. La definición de un objetivo es fundamental en todo plan,
pues identificará el camino a seguir: un proyecto sin un objetivo definido de antemano
es tan inútil como encender el coche y conducir sin saber dónde iremos.

Para definir un objetivo necesitamos identificar el propósito del proyecto, luego

ajustarlo a la realidad y al tiempo, y verificar que cumplan con las características que
identifican a un objetivo eficaz.
CLASIFICACIÓN OBJETIVOS

Los objetivos específicos son puntuales, concretos y medibles.

Las metas y objetivos pueden clasificarse en:

Generales. Metas amplias y abarcativas, el propósito central.

Específicos. Puntuales, concretos, medibles.

Operativos. Cuantificables y verificables.

Son explícitos

Deben ser explícitos, abiertos al conocimiento de las partes involucradas, y claramente

comunicados al inicio de todo proyecto.

Son precisos

Los objetivos se formulan en un enunciado claro y preciso, sin dejar lugar a

interpretaciones erróneas ni abiertas.

Son relevantes

Todas sus partes se relacionan directamente con el proyecto, es decir: las

afirmaciones del enunciado no se refieren a otros temas más que al pertinente.

Tienen un tiempo

objetivos

Los objetivos deben ser claros y poseer un plazo máximo para su cumplimiento.

Los objetivos eficaces se establecen en un tiempo preciso, de preferencia con un inicio

y un fin o, al menos, con un plazo máximo en el que deben haber sido alcanzados.

Son alcanzables

Han de ser realistas, alcanzables y posibles dentro de las capacidades, las

herramientas o los factores que intervengan o tengan relación con el proyecto.
Son posibles de observar

Los objetivos deben ser posibles de observar dentro del tiempo establecido para ello
y/o deben poder ser demostrables de un modo claro y evidente.

Son evaluables

Deben ser posibles de ser médicos o evaluados de un modo cualitativo o cuantitativo,

según lo que amerite el proyecto.

Son esenciales

objetivos

Los objetivos son necesarios para establecer planificaciones.

Son fundamentales para el desarrollo de cualquier plan o proyecto, por lo que deben
ser formulados con especial atención y dedicación. Son el primer y más importante
paso para establecer planificaciones eficaces y, sin ellos, el proyecto no podría
siquiera iniciarse

Son positivos

Los objetivos se definen en enunciados positivos y finales, y no como un interrogante o

una posibilidad. Para ello, incluyen verbos (infinitivos), mediciones cuantitativas o
cualitativas esperadas, tiempos con fechas y horarios, y una terminología simple y
adecuada al campo de acción:

Objetivo eficaz. “Alcanzar 10% más ventas para el final del primer semestre
(afirmativo, claro, preciso, relevante, alcanzable, realista y con una fecha límite)

Objetivo mal formulado. “Esperar tener más clientes” (no posee una acción específica,
no tiene tiempo límite, no establece cantidades ni permite su evaluación formal)
ACTIVIDADES Y PASOS DEL TRABAJO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS

Pasos para la planificación de un proyecto

 Examinar el contexto actual, determinar objetivos e información relevante.

Antes de iniciar cualquier proyecto organizacional, es fundamental que sepas
qué es lo que se deseas concretar (objetivos). Para ello, debes conocer tu
contexto actual y determinar los objetivos en función de ello. El contexto actual
proporciona información relevante que te permitirá definir a ciencia cierta qué
quieres alcanzar y los posibles obstáculos, todo con la intención de prever.
 Elegir un equipo de trabajo. Las empresas requieren más que el esfuerzo de
una persona. Es importante el esfuerzo mancomunado de todos los miembros.
Una vez conformado el equipo, es necesario que te reúnas con todos y
comenzar a determinar el plan de acción a seguir.
 Saber cuáles son los recursos y presupuesto disponibles. Nos referimos a los
recursos tanto financieros como materiales. Es preciso determinar costos y
saber si hace falta solicitar algún crédito. Conocer esto te permitirá hacer una
planificación más exacta, ajustada y realista.
 Conocer de cuánto tiempo dispones para alcanzar tus objetivos. Saber el
tiempo del que dispondrás va a ayudarte a alcanzar las metas y los objetivos
fijados.
 Elaborar un plan de actividades. Antes de poder concretar cualquier tarea, es
conveniente priorizar las más importantes y desechar aquellas de las que tu
equipo puede prescindir. Un cronograma es lo más idóneo para esto y en él se
precisan fechas de ejecución.
 Delegar tareas. Como dijimos antes, es fundamental que todo el equipo
participe en el proyecto, de modo que cada miembro debería ser asignado a
aquellos compromisos que sus habilidades o disciplinas les permiten realizar.
 Revisar el alcance del proyecto. Es importante llevar a cabo reuniones citando
a todos los miembros del equipo, consultar opiniones y convenir soluciones
conjuntamente en caso de haber obstáculos.
ACTIVIDADES DE LA PLANIFICACION DE PROYECTOS

 Planificar la elaboración de todos los planes de gestión, determinando su

minimo contenido
 Construir el equipo de dirección de proyectos
 Recopilar todos los requisitos detalladamente, negociarlos con los autores
interesados.
 Valorar y determinar con quien asociarse y/o comprar
 Crear la EDT y su diccionario
 Crear la lista de actividades y sus atributos
 Crear el diagrama de red
 Estimar los requisitos de recurso de las actividades
 Estimar tiempo y coste
 Determinar la ruta critica
 Elaborar el cronograma
 Elaborar el presupuesto
 Determinar los patrones de calidad, los procesos y las métricas
 Crear el plan de mejorar los procesos
 Determinar los papeles, las responsabilidades y las asignaciones
 Determinar los requisitos de las comunicaciones
 Realizar la identificación de riesgos, el análisis cualitativo y cuantitativo de
riesgos y la planificación de la respuesta de riesgos
 Preparar los documentos de las adquisiciones
 Completar los aspectos de como ejecutar (métodos ) y controlar
(metricas)todos los planes de gestión, determinando objetos realistas (metas)
en cada uno
 Elaborar los planes de control y cambios y la gestión de la configuración
 Conseguir la aprobación formal del plan de dirección del proyecto (PDP) y de
las lineas bases del proyecto ( LBPs)
 Realizar la reunión de arranque Kick-Off
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN

 Es un proceso continuo y permanente

Una de las características de la planificación que más la distingue es que esta nunca
se agota durante un plan de acción, más bien se ejecuta continuamente en una
institución o empresa.

 La planificación siempre se muestra como un proceso continuo y unitario. Este

cuando alcanza un determinado objetivo no finaliza, más bien se renueva para
alcanzar nuevas metas. Cuando se renueva cambia sus fines, los medios y las
actividades que se deberán de realizar para llegar a la nueva meta.
 Es sistemática

La planificación es considerada como sistemática ya que para su realización se toma

en cuenta todos los sistemas y subsistemas que le forman.

 Es una técnica de asignación de recursos

La finalidad de la planificación es el dimensionamiento, la definición y la asignación de

recursos tanto humanos como no humanos de la empresa.

 Unidad

La planificación en general a pesar de tener cada plan su propio objetivo, debe ser
congruente en sus metas y en sus medios, ya que se debe conseguir la forma de crear
un solo plan general.

 Penetrabilidad

La planeación llega a ser obligatoria para cada uno de los ejecutivos que trabajen en
un área de trabajo específica, por tanto esta nunca excluye ningún nivel jerárquico
superior de la empresa.

 Es innovadora

Todos los objetivos que se plantean buscan generar un cambio y crecimiento en la

empresa u organización.
  Siempre está orientada al futuro

Toda planificación se realiza pensando en los resultados que se obtendrán en el

mañana, donde se planifica los beneficios sea mensual, trimestral o anual.

 Se disminuye la incertidumbre

Con la planeación se logra reducir al máximo la incertidumbre de las posibilidades o

dificultades que una empresa enfrenta, ya que en su elaboración se toma en cuenta
las decisiones y ciertas situaciones que pueden pasar durante la ejecución de una
determinada actividad, mostrando a la vez los resultados esperados.

 Debe ser precisa

Cada curso de acción a realizar debe estar perfectamente definido para así disminuir
al máximo la imprevisión y así se podrá dar mayor énfasis en la preparación de los
planes desarrollados.

 Es una técnica de innovación y de cambio

Con el empleo de la planificación se logra introducir innovaciones y cambios en una

empresa, los cuales son establecidos y seleccionados previamente, y a la vez son
programados para el futuro.

 Es repetitiva

La planificación suele tener fases o pasos que pasan una y otra vez.

 Es una técnica de integración y de coordinación

En la planificación se puede integrar y coordinar diversas actividades que permiten

obtener objetivos previos.

 Toma las decisiones basándose en la racionalidad

Toda toma de decisión, la cual se basa en el futuro, es detenidamente evaluado

aplicando la mayor racionalidad y la menor incertidumbre.

 Es una técnica cíclica

La planificación se considera como cíclica porque mientras se ejecuta se va

convirtiendo en realidad
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PLANIFICACIÓN

 Factores externos:

Provienen del medio ambiente que rodea la organización, no son controlables pero si
pueden ser previsibles. Ej.: Competencia empresarial.

 Factores internos:

Son intrínsecos a la organización, generalmente pueden ser controlados por la

organización. ej.: Factor humano.

QUÉ ES LA PLANEACIÓN OPERATIVA

La planeación operativa es una herramienta de gestión que facilita la coordinación de

los recursos de la organización (humanos, financieros y físicos) para que sea posible
alcanzar las metas y los objetivos que están contenidos en los planes estratégico y
táctico de dicha empresa.

Asumiendo que la alta gerencia ha preparado un plan estratégico y la gerencia media

un plan táctico, la gerencia baja debe tener una idea clara de lo que se está tratando
de conseguir. Solo se tiene que elaborar un plan operativo detallado para hacerlo
realidad.

El objetivo principal de la planeación operativa es proporcionar al personal de la

organización una visión clara de sus tareas y responsabilidades, congruentes con las
metas y objetivos contenidos en el plan estratégico. Se concentra en los servicios y
productos (producción, equipos, personal, inventarios y procesos) de una compañía.

La finalidad es desplegar planes con el objeto de desarrollar proyecciones financieras

y maximizar la participación de la empresa en el mercado. Un plan operativo usa los
índices financieros de una organización para analizar su rentabilidad.

El plan puede incluir un análisis de contribución para determinar qué procesos se

requieren para incrementar las ganancias. Esto podría implicar concentrarse en vender
los productos Premium o reducir los costos variables.
EL ALCANCE DEL TRABAJO

El alcance del trabajo describe todo el trabajo a realizar en un proyecto, quién es

responsable de completar el trabajo, cómo se debe realizar el trabajo (técnicas
utilizadas) y qué materiales se utilizarán. A esto también se le llama “declaración de
trabajo” o una SOW, que consiste en:

Identifica las responsabilidades del contratista.

Define los objetivos del contrato y los requisitos del proyecto.

Proporciona suficientes detalles para estimar los costos de mano de obra.

Incluye un método de contratación y el calendario de pagos.

Describe estándares, regulaciones y requisitos especiales de contratos.

Explica todas las tareas relacionadas, deberes y limitaciones requeridas para obtener
los resultados esperados de acuerdo con la meta del proyecto

Las organizaciones que contratan trabajadores contingentes deben usar el alcance del
trabajo como parte de su proceso de adquisición. Una SOW es un documento formal
que proporciona instrucciones al proveedor o contratista sobre cómo se debe realizar
el trabajo.

En el, se define los servicios específicos que se espera que el contratista realice al
detallar las actividades de trabajo y los entregables. Usted detalla la calidad y el nivel
de servicio que espera y describe un cronograma de tiempo. El precio y la gobernanza
estándar y los términos y condiciones regulatorias también suelen incluirse. En
algunos casos, debe describir los requisitos exactos del trabajo.

REDACCIÓN DEL ALCANCE DEL TRABAJO

El documento en el que declaramos el alcance del trabajo, debe ser lo suficientemente

clara para permitir una sola interpretación. La redacción clara es clave para minimizar
el riesgo de reclamaciones, litigios y otros problemas relacionados. Una SOW debe
evitar expresiones ambiguas y debe identificar los entregables del proyecto y sus
objetivos.
Si una acción es obligatoria, la declaración de trabajo debe utilizar las palabras deberá
o necesidad. En la mayoría de los casos, una SOW no incluye el costo de los
productos o servicios que un contratista debe contratar.

Una declaración de trabajo también puede incluir dibujos, fotografías y otros elementos
visuales para proporcionar claridad y evitar confusiones. Las imágenes son muy
recomendables si cualquiera de las palabras en una SOW puede estar abierta a más
de una interpretación o posible malentendido.

COMPONENTES BÁSICOS DE UNA DECLARACIÓN DE TRABAJO (SOW)

El alcance del trabajo de trabajo debe tener los siguientes componentes:

 Descripción general del proyecto: una breve declaración que describe las
necesidades del negocio y un breve resumen de la descripción del proyecto
 Entregables del proyecto : metas y objetivos esperados que deben alcanzarse a
través del proyecto, incluida la información que ayudará al contratista a
comprender los requisitos del proyecto
 Alcance del proyecto: presupuesto y datos técnicos: los objetivos cuantificables
establecidos en el contrato de construcción ; Se puede dividir en dos partes:

a. Consideraciones técnicas: técnicas o metodologías específicas relevantes para el

desempeño del contratista y cómo se medirá

b. Tareas: solicitudes específicas y tareas que se necesitan para satisfacer los

objetivos del proyecto, con hitos y resultados detallados que se deben obtener de
estas tareas

 Cronograma del proyecto: resume el cronograma del proyecto , incluidas todas

las tareas relacionadas para que el contratista pueda entregarlo a tiempo; debe
contener todas las fechas de entrega importantes, las restricciones de tiempo y
la duración esperada del proyecto
 Gestión del proyecto: describe las funciones principales de la administración
del proyecto, incluida la forma en que se emitirán los pagos, los procesos de
cambios y control de cambios, los términos y requisitos legales específicos del
contrato , la fase o fases del proyecto, las limitaciones del proyecto, la gestión
del tiempo y la administración general del contrato.
LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa es la forma cómo se asignan las funciones y

responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para
alcanzar los objetivos propuestos.

Para qué se diseña una estructura organizativa

Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo

siguiente:

 Determinar los distintos departamentos y áreas de funcionamiento que integran

la organización.
 Crear el sistema jerárquico entre los diferentes puestos de trabajo y áreas de
responsabilidad.
 Delinear los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades de
cada miembro de la organización

ESTRUCTURA DE TRABAJO

Es una estructura jerárquica y descendente de las partidas de trabajo que se deberán

realizar durante la implementación del proyecto para lograr su propósito. La EDT
divide un proyecto en piezas o paquetes para ayudar a asegurar que se identifiquen
todos los elementos que se necesiten para completar su alcance

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

¿Qué es la Matriz RACI y cómo está constituida?

La matriz RACI o matriz de responsabilidades es un instrumento de organización, el

cual adopta la forma de un cuadro de asignación de recursos. En este, se busca definir
los roles y responsabilidades de los diversos actores que participan en la realización
de un proyecto.

Como herramienta de diseño organizativo, el método RACI se utiliza para el trazado

del mapa de actividades y la asignación de roles de los miembros del equipo y demás
interesados.
En resumen, esta matriz:

Sintetiza visualmente el “quién hace qué",

Delinea el ámbito de acción de un proyecto y lo estructura.

RACI: significado y componentes

Cada una de las letras de la matriz puede ser traducida en español de la siguiente
manera y según cuatro tipos de actores:

R (Responsible: responsable)

Es el/la director.a o persona responsable de la acción, la cual asegura que el trabajo

se realice correctamente.

A (Accountable: aprobador)

Es quien aprueba la acción; es decir, quien se asegura que la misma haya terminado
de conformidad.

C (Consulted: consultado)

pPersonas que son consultadas para emitir su opinión según su especialidad.

I (Informed: informado)

Son los/las colaboradores.as que serán informados del progreso de la acción, sin que
actúen necesariamente en su realización.

En algunos casos pueden añadirse las letras V y S para designar respectivamente al

validador de aspectos relativos a la calidad y al firmante (sign), quien aprueba las
decisiones de este primero y autorizar la salida del producto.
RACI

¿Cómo se hace una matriz de responsabilidades en 6 pasos?

Paso 1. Enmarca el proyecto

Lo primero es definir el alcance de tu proyecto. Es decir, cuál es el objetivo que

persigue y cuál es el contexto dentro del cual va a desarrollarse (sector de actividad,
lugar, etc).

Esta información se ha generado antes de comenzar el proyecto como tal y es normal

que cuentes con diferentes documentos que requieras centralizar

Para esto existen herramientas como monday.com, la cual simplifica la migración de la

información que tu empresa ha creado y que tiene consignada en hojas de cálculo.

Si se trata de un gran proyecto, puedes apoyarte en sus funcionalidades, además,

para visualizar el equilibrio entre la carga de trabajo y la toma de decisiones entre las
partes interesadas.

Mediante las funciones que incluye monday.com, estás listo.a para pasar al siguiente
paso y vincular las actividades al interior de cada departamento de tu empresa junto
con las responsabilidades de cada persona a cargo.

Paso 2. Lista las actividades

De acuerdo con los principios de gestión del método RACI, los/las responsables del
proyecto deben elaborar una lista de atribuciones cruzadas para definir las funciones y
procesos que tendrán lugar dentro del marco del proyecto.

Paso 3. Asigna los responsables

Para comenzar a construir una matriz RACI, enumera:

En el eje horizontal (filas): las diferentes tareas y actividades que componen el

proyecto;
En el eje vertical (columnas): todos los actores individuales o múltiples entidades que
participan.

Paso 4. Construye la matriz: ejemplo

El paso siguiente es cruzar la información que definiste en los pasos anteriores,

asignando para cada intersección, una o más letras del sistema RACI. De esta
manera, asignas a cada persona un rol específico.

Paso 5. Verifica la información

Una vez establecida la matriz RACI, debes revisar que la distribución de los flujos y
tareas esté equilibrada y si la distribución de responsabilidades sea eficiente y esté
bien justificada.

Paso 6. Automatiza el proceso

Automatizar el proceso de constitución y seguimiento de tu matriz RACI amplía tus

posibilidades de cartografiar responsabilidades y definir funciones de una manera más
ágil y contextualizada.

Verdaderos aceleradores de rendimiento como Sesame Time te ayudan a asegurar el

cumplimiento de tus tiempos de trabajo. Al tener la posibilidad de definir visualmente
en qué momento las actividades se van a llevar a cabo, tu proyecto se ejecuta dentro
de los plazos establecidos.

Como cada miembro del equipo sabe en todo momento cuál es el trabajo que debe
llevar a cabo, todos las actividades y tareas relacionadas se cumplen en tiempo.
 CONCLUSIÓNES

 La planificación de proyectos es imprescindible para alcanzar objetivos, ahorrar

presupuestos y tiempo.
 Además, promueve la comunicación organizacional y cada miembro del equipo
se siente tomado en cuenta.
 Una de las mejores formas de agilizar el proceso de planificación de proyectos
es usando un Software de Gestión de Proyectos.
 Si decides hacerlo, accederás a funciones para aumentar la productividad,
como: fácil asignación de tareas, actividades interrelacionadas,
presupuestación, entre otras
 BIBLIOGRAFIA

 https://estudiodefactibilidadyproyectos.blogspot.com/2010/09/la-planificacion-
tipos-factores.html
 https://nextop.es/tareas-del-proceso-planificacion-del-proyecto/
 Fuente: https://www.caracteristicas.co/objetivos/#ixzz6vF3dsPhL
 https://blog.comparasoftware.com/planificacion-de-proyectos/
 https://www.arqhys.com/decoracion/caracteristicas_de_la_planificacion.ml
 https://www.cuidatudinero.com/13150698/planificacion-estrategica-y-operacional
 Fuente: https://www.caracteristicas.co/objetivos/#ixzz6vF2MBb00