Universidad de Costa Rica

Facultad de Ciencias Sociales

Escuela de Historia
Sección de Archivística
HA-5011 - Instituciones costarricenses y los archivos

Profesor:
M.Sc. José Daniel Jiménez Bolaños

Práctica sobre el gobierno digital

Estudiante:
Blessin Araya Ardón - B90479

I Semestre, 2021
 Gobierno digital

Con la acelerada globalización y constante actualización en temas de tecnologías de

la información y comunicación y digitalización, la archivística ha tenido que innovarse
rápidamente para poder seguir manteniéndose vigente. Asimismo, para muchos fue
sorprendente la evolución tecnológica que se ha vivido en estos últimos años, en donde
básicamente por cualquier medio o plataforma se es capaz de difundir información ya sea de
importancia o no, por lo que en parte este avance tomó muy desprevenida a la archivística.

No obstante, y a diferencia de lo que muchos podrían pensar, la archivística se ha

renovado con la globalización y las TIC. Con la aparición de los documentos electrónicos y
sus distintos formatos, tanto la práctica como la teoría en materia de gestión documental han
establecido normas y principios para que estos tipos de documentos puedan mantener u
obtener características fundamentales para ser definidos como documentos electrónicos de
archivo.

Es por medio de estos recursos que los documentos en soporte papel se han vuelto
menos relevantes en todo aspecto, dándoles el papel de respaldo en caso de algún
inconveniente técnico y en ocasiones siendo vistos como un gasto innecesario de
mantenimiento e infraestructura y como un ralentizador de los procesos institucionales. En
contraposición a lo que han venido siendo los documentos electrónicos y las tecnologías de
la información y comunicación para el mundo empresarial y la población en general.

Aunque con esto también vino la problemática del exceso de acumulación

documental en diversos dispositivos electrónicos de las organizaciones. Por lo que, desde
una perspectiva más administrativa, la era digital ha influenciado a que en la archivística se
hayan estado desarrollando y perfeccionando sistemas de gestión de documentos
electrónicos.

Estos sistemas han venido a agilizar multitud de procesos en las organizaciones donde
se emplean, así como les brindan una ventaja competitiva en el mercado. Igualmente los
sistemas de gestión de documentos electrónicos han mejorado las relaciones
interinstitucionales, dado una disminución significativa de gastos empresariales y sobre todo,
en especial para la archivística, han proporcionado el acceso a la información de manera más
ágil y casi inmediata.

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 En el caso de Costa Rica desde hace más de quince años atrás el país está tratando de
promover un gobierno digital, lo que influye mucho en todo lo relacionado al manejo
documental y como consecuencia a la archivística nacional. Este proceso ha presentado sus
altibajos, aunque ha logrado abrirse lentamente camino en un mundo globalizado.

En la actualidad muchas instituciones públicas cuentan con un sistema de gestión de

documentos electrónicos para el manejo administrativo de cada una; esto les ha traído
bastantes beneficios y ha permitido la promoción de la transparencia institucional.

A su vez el Gobierno ha desarrollado varios proyectos vinculados con las TIC a fin
de agilizar tramites y procesos que anteriormente eran muy tediosos y burocráticos. De las
plataformas o sistemas más destacados en este ámbito tecnológico y que presenta de cierta
forma una relación con los principios archivísticos es el desarrollado por la Caja
Costarricense de Seguro Social denominado Expediente Digital Único de Salud o EDUS.

En EDUS se almacenan, recolectan e intercambian datos de cada paciente en un

formato digital. Este sistema permite la creación y gestión de expedientes de personas
inscritas en la Caja Costarricense de Seguro Social. Estos expedientes digitales registran
cualquier dato con respecto a la salud que pueda presentar un paciente, desde diagnósticos,
medicamentos recetados hasta la cantidad de cuotas cotizadas para el IVM. Gracias a este
sistema se evitan bastantes obstáculos durante el proceso de atención de las personas, ya que
los centros de salud pública pueden conocer más ágilmente información de estos.

A pesar de que EDUS ha tenido grandes controversias, como el manejo irresponsable

de información personal de algún paciente o los controles de acceso que tienen los
funcionarios a diversos expedientes, y que aún le faltan muchos aspectos por mejorar este
sistema es un ejemplo positivo de la vinculación de las TIC con la archivística en el marco
de un gobierno digital.