2-Transversal

I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Asistencial

Denominación del Empleo: Secretario Ejecutivo

Código: 425

Grado: 03

Dependencia: Donde se ejerza el cargo.

Cargo del Superior inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

II. ÁREA FUNCIONAL: Apoyo Administrativo 2-Transversal

III. PROPÓSITO PRINCIPAL

Realizar actividades de soporte administrativo y logístico para la gestión del área a fin de contribuir
a su normal funcionamiento, de acuerdo con los lineamientos y procedimientos establecidos y
acatando las normas vigentes.

IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES DEL EMPLEO

1. Apoyar la generación y recepción de las comunicaciones oficiales de la dependencia, así como las
planillas de despacho, a través del sistema de gestión documental, conforme al procedimiento
establecido.
2. Realizar la digitalización de los anexos de las comunicaciones oficiales de la dependencia y remitirlos
al Archivo y Correspondencia de acuerdo con los parámetros establecidos de manera oportuna.
3. Realizar seguimiento y apoyar en la actualización de los archivos del área de acuerdo con las tablas de
retención documental vigente conforme al procedimiento establecido.
4. Realizar el trámite para el suministro de bienes devolutivos, elementos de consumo y servicios generales
requeridos para el adecuado funcionamiento del área de conformidad con el procedimiento establecido.
5. Realizar el control y suministro al personal del área de los elementos de consumo, para garantizar el
uso adecuado de estos, con la oportunidad establecida.
6. Identificar los documentos del área con sus respectivas series documentales para establecer cuáles
deben ser enviados al Archivo Central, clasificarlos, ordenarlos y enviarlos en los términos establecidos
en el procedimiento vigente.
7. Asignar la correspondencia al personal del área a través del sistema de gestión documental, de acuerdo
con las instrucciones del superior inmediato.
8. Apoyar las labores operativo - administrativas del jefe relacionadas con la recepción y realización de
llamadas y la logística de las reuniones de conformidad con las instrucciones recibidas.
9. Elaborar los documentos administrativos que le sean asignados, de acuerdo con las especificaciones
requeridas.
10. Administrar la agenda diaria del superior inmediato y mantenerlo informado acerca de los compromisos
adquiridos derivados de la gestión del área, conforme a las instrucciones impartidas.
11. Tramitar la legalización de las solicitudes de copias reprográficas requeridas por el área para el
desempeño de su gestión, en forma diligente, completa y oportuna.
12. Llevar registro de la disponibilidad del personal del área, para establecer el personal con que cuenta la
dependencia que permita optimizar la agenda del superior inmediato.
13. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la
naturaleza y propósito del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Software de oficina.
2. Técnicas de oficina.
3. Redacción y ortografía.
4. Normas de archivística.
5. Relaciones públicas.
 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Comunes Por Nivel Jerárquico

Aprendizaje continuo Manejo de la información

Orientación a resultados Relaciones Interpersonales

Orientación al usuario y al ciudadano Colaboración

Compromiso con la organización

Trabajo en equipo

Adaptación al cambio

VII. COMPETENCIAS ÁREAS TRANSVERSALES

Competencias Laborales Transversales Competencias Comunes Transversales

N/A N/A

VIII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Bachiller en cualquier modalidad. Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.