¿Qué es un documento?

Es un papel y medio que contiene información de interés y que sirve para ilustrar o
comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas,
figuras, planos, fotografías etc. Es decir; aquello que hace posible organizar,
presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática.
¿Qué es un archivo?
Un archivo o un fichero informático es un conjunto de información bajo una misma
etiqueta que se van a ser organizados por el personal administrativo, para tener
una información ordenada y clasificada que pueden utilizarse una empresa.

¿Es igual un documento a un documento de archivo?

Contiene la misma formación, solamente documento de archivo es como la
combinación de un soporte y la información registrada, en el que puede ser
utilizada como prueba o consulta. y el documento como aquello que da testimonio
de un hecho o que informa sobre aquel, especialmente del pasado.
¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?
Seriado: se producen uno a uno y en orden natural.
Unicidad: los documentos de archivos son únicos, no están publicados ni hay
múltiples ejemplares.
El documento de archivo es orgánico, es decir se genera dentro del proceso
natural de uno actividad y surge como producto o reflejo de las tareas de su
productor.
El documento de archivo es estético, lo que le da su carácter definitivo y, por lo
tanto, no puede ser cambiado o corregido.
El documento de archivo tiene autoridad, ya que proporciona evidencia oficial de la
actividad que registro por lo cual debe ser oficial.
Integridad: el documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes.
Caracteres internos y externos.
¿Todo lo que da información se constituye en un documento?
Todo objeto o material que soporte, registre o fije en si información, es decir, con
el objetivo de conservar y transmitir dicha información ya sea (papel, cintas,
discos, fotografías etc.) en lenguaje natural es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, audiovisual etc.
¿Cuál es el rol como archivistas en la custodia y la responsabilidad con la
información?
En la custodia el archivista es el servicio por el que se administra la
documentación de los clientes ya sea física o magnéticos. Dentro de la custodia se
ofrece la consulta, préstamo levantamiento de inventario y conservación de los
documentos físicos magnéticos.

La responsabilidad con la información analizar e implementar las buenas prácticas

y métodos que permiten preservación con los documentos, con el fin de proteger
el contenido del archivo y así facilitar su consulta y acceso.
¿Porque son importantes los archivos en las organizaciones?
Sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son
necesarios conservar en su base de datos.
Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo para tener referencias
de movimientos anteriores ya así analizar y plantear ideas de cómo ir mejorando
dentro de una empresa.
Dejan constancias de las operaciones realizadas.
Es fuente de registro contable.
Controlan ingresos y egresos.
Es un medio de prueba ante cualquier problema.
¿Cuáles son los objetivos principales de la archivística?
Velar por la preservación del patrimonio documental de la nación y facilitar el
acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.
Coordinar las instituciones que integran el sistema nacional de archivos para que
sean factores de desarrollo cultural y material del país.
Organizar y dirigir el sistema nacional de archivos con la adopción de sistemas,
procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la
administración como centros de información de recursos humanos para el manejo
de archivos.
Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la
archivística, la gestión documental y la gestión de la información útil y oportuna
para la toma de decisiones y gestión eficiente de la administración