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Escribir un correo electrónico correctamente según la normas del Icontec es indispensable, pues es
una de las formas más efectivas en la comunicación interna y externa de las organizaciones y, en
general, de las relaciones sociales. Los correos electrónicos permiten el envío de archivos
multimedia y resulta más económico que las formas tradicionales de envío de documentos, sin tener
en cuenta las ventajas que garantiza, cuando se habla de envío de correos en largas distancias.
Esta herramienta puede verse afectada por la mala redacción o, por la escasez o el exceso de
información. Por eso es importante que aprenda cómo escribir un correo electrónico correctamente
según el Icontec y que distinga esta forma de comunicación de otros formatos, como las cartas, los
informes, las circulares, entre otros. [Conozca la forma correcta de redactar una carta según las
normas Icontec]
El asunto
Es importante que determine cómo escribir correctamente el asunto de los correos electrónicos, ya
que este le indica al lector el contenido y la pertinencia del mensaje; es decir, si no escribe un asunto
claro, es probable que su destinatario no lea el mensaje. Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de
escribir el asunto del correo electrónico:
o Escriba sin preposiciones, como de, para, desde, hacia, con, contra.
o Escriba sin artículos, como la, el, los, las.
o Evite escribir: ¡Urgente!, Saludo, ¡Hola! (Sin asunto)
Pregúntese “¿Qué voy a comunicarle a mi destinatario?” Esto le permitirá saber qué es lo más
importante del correo y escribirlo en el asunto; por ejemplo, si su correo es para notificar la
aprobación de un crédito, el asunto correcto es: “Aprobación solicitud crédito, referencia: 987123”
Aunque parezcan saludos agresivos o poco cordiales, tenga presente que la información precisa le
ayuda al lector a ahorrar tiempo. En los correos electrónicos también puede utilizar las formas
sugeridas para introducir las cartas:
-Lo saludo respetuosamente y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Nombre completo
Cargo
Empresa
Teléfono – extensión
Celular