PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

1. OBJETIVO

Definir los pasos y aspectos relevantes que deben tener en cuenta todos los gestores
comerciales a la hora de establecer contacto con los clientes y cómo deben hacer el
seguimiento de un proyecto en el sistema ERP, con el fin de mantener un control
sobre las actividades que se realizan y así poder evaluar internamente los resultados
obtenidos de cada gestión.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la relación directa entre los gestores comerciales y
los clientes actuales y/o potenciales de DISMET S.A.S.

3. DEFINICIONES
No aplica

4. RESPONSABILIDADES:

 Gerente Comercial, es el encargado de hacer el seguimiento al cumplimiento de

las correrías planeadas y las metas de ventas por gestor comercial.

 Los gestores comerciales son los responsables de la comunicación directa con el

cliente.
 Deben manejar con cautela las relaciones para generar confianza en el cliente, de
igual manera, deben estar siempre atentos a los requerimientos del mismo.

 Del departamento comercial depende que se cumplan las necesidades del cliente,
por eso se debe asegurar la recolección de la información más precisa posible
respecto al proyecto, alimentando el sistema ERP para llevar un control adecuado
de los procesos.

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Entidad: DISMET S.A.S

Nombre del Procedimiento: Gestión Comercial

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMATO O

DOCUMENTO
Se programan actividades
1. para que realicen los gestores
comerciales con los clientes,

Versión: 5 Fecha: Agosto de 2018 Aprobado por: Gerencia

 PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

(esta información debe ser

registrada en el sistema ERP.)
Creándolos en la base de Creación Software
Gestor Comercial datos como candidatos Priority cliente
clientes potenciales o cliente, potencial.
según corresponda el estado
de la negociación. (ver video
creación de clientes). Todos
los gestores comerciales
deben visitar a los clientes y
presentar el brochure con una
breve descripción de la
empresa y de los productos.

Gestor Comercial Para poder determinar los

requisitos del producto, se
2. deben tener en cuenta las
guías para cotizar. (El cliente
puede suministrar información Formato
para el desarrollo de su necesidades del
producto a través de planos, cliente.
muestras, etc.) La información
recolectada se diligencia en el
Formato de Identificación de
Necesidades del Cliente.

Se analiza la información y se
Gestor Comercial 3. evalúa la necesidad de
ingeniería básica.

Si se necesita ingeniería
Gestor Comercial 4. básica se envía a ingeniería y
diseño para generar una
solución.

Gestor Comercial 5. Se revisa y/o modifica la Formato cotización

propuesta generada por Generado por el
ingeniería y diseño, verificando Software Priority
que cumpla con los
requerimientos del cliente.

Gestor Comercial 6. Se elabora una propuesta Formato cotización

(cotización en el ERP, ver Generado por el
video creación de cotización) software Priority.
teniendo en cuenta los
requerimientos y se envía al

Versión: 5 Fecha: Agosto de 2018 Aprobado por: Gerencia

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cliente vía correo electrónico.

Gestor Comercial 7.
Una vez entregada la
propuesta, el gestor comercial
debe hacer seguimiento hasta
obtener la respuesta definitiva
del cliente.(registro de
actividades comerciales en el
ERP, llamadas, visitas, correos
y reuniones) ver video ERP.

Gestor Comercial 8. Para la ejecución de la gestión

comercial es necesario que el
gestor diligencie en el ERP la
solicitud de viáticos, el cual
debe ser cargado al proyecto
en el cual se está trabajando.
(Ver video legalización de
gastos).

Gestor Comercial 9. Verificar y documentar si se

presentan diferencias entre los
requisitos del contrato o
pedido y los expresados
previamente.( comunicar al
área de operaciones)

“Si la propuesta no fue

aprobada”

Gestor Comercial 10.

El gestor comercial debe
registrar el motivo del rechazo
de la cotización en el ERP.

“Si la propuesta fue aprobada”

Gestor Comercial 11.

Se hace la negociación y el
cierre de la venta.

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Se recibe la orden de compra

Gestor Comercial 12. y/ o contrato, se verifica que
las condiciones de la compra
sean coherentes con la oferta
presentada y se genera el
pedido de venta.

Gestor Comercial 13.

Se debe garantizar el
cumplimiento de las
declaraciones acerca de los
productos y servicios que
ofrecidos.

Se envía la orden a
14. operaciones, para que
comiencen sus procesos
respectivos. (Se debe hacer
seguimiento de las actividades
de Ingeniería-diseño y
producción durante la
fabricación del producto).

Gestor Comercial 15. En caso de que se lleguen a

hacer ajustes solicitados por
parte del cliente en cuanto a Priority
cantidades, especificaciones
y/u otro ajuste necesario, el
gestor comercial debe hacer el
respectivo registro dentro del
ERP en la sección de
observaciones internas y
comunicarlas a operaciones
con el fin de que se ejecuten
de forma correcta y se realicen
correctamente los ajustes
necesarios.

“Si el cliente solicitó crédito”

Gerente Formato de Solicitud

Financiero 16 Se le solicita que diligencie el de Crédito
Formato de Solicitud de crédito
junto con los documentos
necesarios para el estudio.

Versión: 5 Fecha: Agosto de 2018 Aprobado por: Gerencia

 PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

Gestor Comercial

17. Se estudia la solicitud del

crédito.

“Si la venta fue un producto de

importación”
Jefe de Compras

18. El gestor comercial debe

entregar al Gerente de
operaciones y / o al Gerente
Comercial las especificaciones
y características técnicas del
Jefe de compras equipo a importar.

19. El Jefe de compras debe Software Priority

solicitar al proveedor la
cotización vía correo
electrónico.
Gestor Comercial

Cuando se reciba la cotización

del proveedor, será revisada,
registrada en el ERP para
generar y enviar la orden de
compra internacional.

Gestor Comercial
Jefe de compras El gestor debe mantener
comunicación constante con el
cliente para informar cualquier
cambio que pueda generarse y
así cumplir con lo solicitado.
(En caso de requerirse, se
firmará un “otro si” al contrato,
o se hace un cambio para
Gestor Comercial ajustarlo a las nuevas
disposiciones.)

Si la venta fue un producto de

importación, el jefe de
compras nacionales debe
entregarlo según las

Versión: 5 Fecha: Agosto de 2018 Aprobado por: Gerencia

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especificaciones dadas por el

gestor. (Sin embargo, el gestor
debe exigir constantemente
información sobre el estado
del proceso de importación.)

Una vez entregado el

producto, el gestor comercial
debe emitir un acta de entrega
del mismo, debidamente
diligenciada y firmada por el
cliente y por el gestor en
representación de DISMET
S.A.S.

“Fin del Procedimiento”

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Modificación

1 20/12/2008 Creación.
Se actualizan los logos de la certificación ISO 14001:2004,
2 14/06/2011
ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007. 2011
Se actualizo el procedimiento y se incluyeron los nuevos
3 14/07/2013
logos con el código de la empresa
Se actualiza de forma general el procedimiento y cambio de
4 22/09/2016
cargos.
Se adicionan los registros necesarios de cambios durante el
5 03/08/2018
proceso de fabricación del pedido.

Versión: 5 Fecha: Agosto de 2018 Aprobado por: Gerencia