SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO: PT-SGD-004

VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DE ORGANISMOS
COMUNALES DE PRIMERO Y SEGUNDO GRADO
FECHA: 28/04/2015
NIT. 800.094.164-4

PROCEDIMIENTO
CONSTITUCIÓN DE
ORGANISMOS
COMUNALES DE PRIMERO
Y SEGUNDO GRADO
Elaborado por: Coordinadora Desarrollo
Revisado y Aprobado por:
Comunitario
Nombre: Gloria Alexis Cadena Bermeo Nombre: Jesús David Ureña Moreno

Firma: Firma:
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COMUNALES DE PRIMERO Y SEGUNDO GRADO
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................... 3
4. CONTENIDO ................................................................................................................... 4
5. CONTROL DE REGISTROS: .......................................................................................... 7
6. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................ 7

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VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DE ORGANISMOS
COMUNALES DE PRIMERO Y SEGUNDO GRADO
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NIT. 800.094.164-4

1. OBJETIVO: establecer el procedimiento para la constitución de organismos comunales de

primero y segundo grado para el departamento del putumayo.

2. ALCANCE: este procedimiento aplica para la conformación de organismos comunales de

primero y segundo grado para el departamento del Putumayo.

3. DEFINICIONES:

Organismo comunal: Es una manera de distinguir a los grupos que se distribuyen el

trabajo en cada organización, con sus responsables y según unas funciones específicas.

Organismos comunales de primer grado: son las organizaciones de base que se

pueden constituir en cualquier paraje, sector, vereda, caserío o corregimiento (área
rural) o en un sector, urbanización, manzana o barrio (área urbana). A este grado
pertenecen las JAC y las JVC.

Organismos comunales de segundo grado: son organizaciones que se pueden

establecer en una comuna, corregimiento o municipio, con el 60% de las JAC y de las
JVC legalmente reconocidas en cada jurisdicción o territorio. A esta clasificación
pertenecen las Asociaciones de Juntas de Acción Comunal y de Vivienda Comunitaria
(Asocomunales).

Dignatario: afiliado, representante o delegado de un organismo comunal, que de

acuerdo con el sistema de elección escogido, es candidato y resulta elegido para
desempeñar un cargo o una dignidad en la organización comunal.

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4. CONTENIDO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Fin Oficio de solicitud

Recepción de la solicitud por parte de la de constitución de
Funcionario
comunidad, esta puede ser escrita o organismos
1 responsable de la
verbal. comunales..
Recepcionar solicitud oficina

Funcionario
Radicar la solicitud libro radicador de
Se radica la solicitud en libro radicador responsable de la
2 solicitudes de
de personería jurídicas oficina personería jurídicas

1
Se explica sobre los requisitos que
Explicar requisitos deben traer para la constitución de
acuerdo a lista de chequeo de requisitos Funcionario Lista de chequeo
para constitución de organismos
responsable de la organismos
3 comunales y se hace entrega al usuario.
oficina comunales FT-
SGD-003

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Una vez el usuario entrega los

A
documentos necesarios se hace una
verificación de cumplimiento de los
requisitos.
1
Si no cumple con algún requisito se
devuelve la documentación y se Funcionario
comunica al usuario sobre documentos responsable de la
4 Cumple con
faltantes. oficina Oficio de
requisitos? requerimientos de
Si cumple continua con la siguiente requisitos faltantes
No
actividad.
Si
Nota: Este comunicado se puede hacer
de manera verbal o escrita.

Se hace revisión de la documentación

para verificar si es conveniente la Funcionario
Revisar documentos y conformación del organismo comunal de responsable de la
5 visita de la comunidad No aplica
acuerdo a la ley, oficina
si amerita Esta verificación contempla la visita a la
comunidad solicitante siempre y cuando
amerite el desplazamiento.

No Si no cumple, se comunica al solicitante

Cumple con explicando los motivos del porque no se
puede conformar el organismo comunal Funcionario Oficio de
requisitos?
y termina el procedimiento responsable de la notificación de no
6
oficina conformación del
Si Si cumple se continua con la siguiente organismo comunal
2 actividad
B

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Se comunica mediante oficio al Funcionario Oficio de

solicitante informando que cumple con responsable de la notificación de
7 Comunicar mediante los requisitos para el otorgamiento de la oficina conformación de
oficio personería jurídica organismo comunal

Levantar personería
Se levanta la personería jurídica para el Funcionario Acto administrativo
jurídica
organismo comunal responsable de la de Reconocimiento
8
oficina de personería
2 jurídica
Fin

5 CONTROL DE REGISTROS

Nombre código Tipo Almacenamiento Recuperación Protección Responsable

Oficio de solicitud No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria

de constitución de Desarrollo comunitario comunales
organismos
comunales
libro radicador de No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria
solicitudes de Desarrollo comunitario comunales
personería
jurídicas

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Lista de chequeo FT-SGD-003. Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria

Desarrollo comunitario comunales
Oficio de No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria
requerimientos de Desarrollo comunitario comunales
requisitos faltantes
Oficio de No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria
notificación de no Desarrollo comunitario comunales
conformación del
organismo comunal
Oficio de No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria
notificación de Desarrollo comunitario comunales
conformación de
organismo comunal
Acto administrativo No aplica Físico Secretaria de gobierno-archivo Expedientes Carpeta Secretaria
de Reconocimiento Desarrollo comunitario comunales
de personería
jurídica

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

01 28 de abril de 2015
Elaboración del documento