GUÍA DE ADMINISTRACIÓN BÁSICA

CAPACITACIÓN
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN BÁSICA

Esta guía está dirigida a los actores de

la Economía Popular y Solidaria – EPS,
socios de asociaciones o de
cooperativas.

✓ Quienes podrán conocer la utilidad de

la Administración Básica y su
importancia.

✓ De tal manera que lo implementen en

las organizaciones para contar con
insumos que permitan el buen
desarrollo de sus acciones y procesos.
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

La administración tiende a ser un sistema de

conocimientos y enlaces con bases científicas que
desarrolla el llamado “enfoque interdisciplinario”
centrando su atención en situaciones particulares
como la conducta del individuo en las
organizaciones y enfocándola a través de una
disciplina llamada psicología.

De esta manera, determina:

• conceptos de motivación,
• personalidad y
• liderazgo dentro de los sistemas administrativos.
LA ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

La administración en las organizaciones tiene

como objetivos generar un ambiente de
comunicación abierta, estar al tanto de los
conflictos organizacionales y aprovecharlos
para detectar anomalías que en estado
natural no se hubieran presentado, así como
identificar sus necesidades y motivar a los
integrantes del grupo de trabajo y o socios
de la EPS.
APORTACIONES A LA ADMINISTRACIÓN

El pensamiento y la corriente tayloristas tuvieron

como misión principal la mejora general de la
administración productiva, es decir, el desarrollo
de instrumentos para mejorar el aspecto fabril,
romper con viejos y negativos hábitos de
trabajo, crear un estilo de pensamiento
justificando las ambiciones de ambas partes de
la organización.
PRINCIPIOS
El principio de planeación.

Es necesario crear una comisión o encargados que se dediquen al análisis, desarrollo

y mejoramiento de las actividades en su labor diaria, para sustituir por completo la
improvisación y sentido común a la toma de decisiones.

Principio de selección de los trabajadores.

• Así como de los recursos y materiales que se han de utilizar en el proceso de
trabajo.
• La preparación y entrenamiento de las personas deberán estar acordes con sus
habilidades, vocación y características físicas.
• Además, se deberá tener cuidado en la preparación de la distribución física de la
planta, evitando flujos innecesarios en el proceso de trabajo, y la disposición
racional de las herramientas y el material que se han de utilizar.
PRINCIPIOS
Principio de control.

• Vigilar y controlar el trabajo de acuerdo con el método planeado, certificando así la

aplicación de las normas establecidas.
• Es necesario que la administración intervenga y colabore para que toda ejecución
sea posible.

Principio de ejecución.
• Para un eficiente logro de objetivos es importante tomar en consideración la división
de trabajo; con ello se garantizarán la disciplina y orden en el proceso.

Principio de excepción.

• Las decisiones más comunes deben reducirse a la rutina y delegarse a los

subordinados, dejando los problemas más serios e importantes a los mandos
superiores.
MECANISMOS ADMINISTRATIVOS

✓ El estudio de tiempos y movimientos, con los instrumentos y sistemas adecuados.

✓ La necesidad de crear un espacio específico de planeación en la organización.
✓ La “estandarización” tanto de herramientas e instrumentos, así como de las actividades
que se realizan en la organización para cada clase de labor.
✓ El empleo de reglas de cálculo y demás instrumentos que permitan economizar el
tiempo.
✓ Las llamadas cédulas de instrucción a los socios-trabajadores.
✓ El principio de “excepción”, necesario para analizar exclusivamente los casos que crean
conflicto dentro de la organización.
✓ El despertar la “iniciativa” del socio-trabajador y compensarla en el éxito de sus labores.
✓ Crear un principio de orden a través del uso de sistemas para clasificar los productos
manufacturados, así como los instrumentos utilizados en el proceso.
✓ Desarrollar un sistema moderno de costos.
ORGANIZACIÓN RACIONAL DEL TRABAJO

La organización racional del trabajo está

conformada por aspectos ya antes mencionados:
Estudios de tiempos y movimientos,
Diseño de cargos y tareas,
Especialización,
Supervisión funcional,
Incentivos salariales,
Condiciones ambientales de trabajo,
Estandarización de métodos y máquinas.
MODELO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Según Fayol, la función administrativa está estructurada por cinco componentes:
Previsión Define un programa de acción
Organización Construye una estructura dual de trabajo

Dirección Encauza todos los esfuerzos al objetivo en

común

Coordinación Armoniza todas las actividades

del negocio.

Control Comprueba los resultados con base en lo

planeado.
PREVISIÓN

Este programa de acción se encuentra asegurado en

primera instancia con la definición del objetivo.

El programa de acción se basa en:

a) Los recursos de la organización de EPS.

b) La naturaleza e importancia de las operaciones en
curso.
c) Las posibilidades futuras; y en parte, de las
condiciones técnicas, comerciales y financieras.
ORGANIZACIÓN
La persona o grupo que se encarga de la organización tiene 15 responsabilidades:
1. Cuidar que el programa de acción esté maduramente preparado y firmemente ejecutado.
2. Cuidar que el organismo social y el material se encuentren en relación con el objeto, los recursos y las necesidades de
la organización.
3. Establecer una dirección única y competente.
4. Concertar las acciones, coordinar los esfuerzos.
5. Formular decisiones claras y precisas.
6. Contribuir a un buen reclutamiento de personal sean socios y/o trabajadores.
7. Definir claramente las funciones
8. Fomentar la iniciativa y la responsabilidad.
9. Remunerar equitativamente.
10. Imponer sanciones contra faltas y errores.
11. Observancia de la disciplina.
12. Cuidar que los intereses particulares estén subordinados al interés de la organización de EPS.
13. Poner especial atención a la unidad de mando.
14. Vigilar el orden material y el orden social (supervisión).
15. Tener todo bajo control.
DIRECCIÓN
El encargado de una dirección debe:

✓ Conocer a fondo su personal.

✓ Estar bien informado en cuanto a los acuerdos que obligan al negocio y a sus socios-
trabajadores.
✓ Dar un buen ejemplo.
✓ Conducir inspecciones periódicas del cuerpo social ayudándose con cuadros sinópticos
(cartas organizacionales).
✓ Reunir a sus principales colaboradores en conferencia en que se prepare la unidad de
dirección y la convergencia de esfuerzos.
✓ No dejarse absorber por los detalles.
✓ Promover en el personal la iniciativa y el empeño.
COORDINACIÓN

✓ Armoniza todas las actividades del negocio, facilita el trabajo y sus resultados. Sincroniza cosas y
acciones en las proporciones adecuadas y adapta los medios a los fines.
✓ La coordinación de los servicios de cada uno de los departamentos implica ver a estos como clientes
internos y, por lo tanto, responsabilizarse por sus acciones para no crear ineficiencias en todos los
niveles.
✓ Es importante generar reuniones periódicas (semanales o quincenales) con el fin de no simplemente
utilizarlas como un medio de crear los planes de trabajo sino de escuchar y resaltar todo lo bueno y
malo que sucede dentro de la organización de EPS.
CONTROL

✓ Consiste en una verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el
plan adoptado, las instrucciones transmitidas y los principios establecidos.

✓ Su objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y evitar su repetición.

✓ Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, a los actos.

✓ Quien realiza la verificación y seguimiento debe ser competente e imparcial.