SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

TITULO: MANUAL DE FUNCIONES Y CÓDIGO: MGTH1
RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR
ADMON Y DE HSEQ
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ÍNDICE

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO ................................................................... 2

II. MISIÓN DEL CARGO ................................................................................... 2
III. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTONOMÍA ......... 2
IV. MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS A CARGO ....................... 6
V. NIVELES DE COMPETENCIAS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS ............. 6
VI. AUTORIDAD............................................................................................................. 7
VII. RENDICION DE CUENTAS ................................................................................... 7
VIII. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 7

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
ANGELA MARCELA MEDINA DIEGO LEONARDO JOSÉ MARIA VARGAS
TRIANA GARRIDO BAUTISTA MOTTA
CARGO: CARGO: CARGO:
ASESOR SISTEMAS DE COORDINADOR GERENTE
GESTION INTEGRAL ADMINISTRATIVO Y DE HSEQ
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1. Nombre del cargo : Coordinador admón. y de HSEQ

2. Departamento : Administrativo

3. Cargo Jefe Inmediato : Gerente

4. Sede : Administrativa - Operativa

5. Fecha de elaboración : 15 de Diciembre de 2008

II. MISIÓN DEL CARGO

Garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes en calidad, seguridad,

salud ocupacional y protección del medio ambiente, así como la de mantener a la
compañía dentro de los mas altos índices de los sistemas de gestión actuales.
Desarrollar gestiones y actos administrativos que garanticen el buen
funcionamiento y manejo de los documentos, datos internos y externos de la
organización, ser el representante de la dirección para el sistema integrado de
gestión.

III. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTONOMÍA

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Recomendar y Mantener las mejores condiciones laborales posibles, el

estado de salud e integridad física de los recursos humanos.
 Mantener en óptimas condiciones de seguridad, confiabilidad y operación, las
instalaciones, equipos, materiales y procesos.
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 Garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre salud

ocupacional y protección del medio ambiente y vigilar la aplicación y
cumplimiento de las Políticas de la Gerencia de la compañía al respecto.
 Propender por el mejoramiento y conservación del medio ambiente en el
desarrollo de actividades que puedan generar un impacto negativo sobre el
mismo.
 Comunicar a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios.
 Asegurar de que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para el sistema integrado de gestión.
 Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de
gestión y de cualquier necesidad de mejora.
 Asegurar de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la organización.
 Participar en las revisiones por la dirección.
 Realizar informes mensuales sobre el desempeño del proceso de gestión
integral.
 Asesorar a todas las áreas de la compañía en aspectos relacionados con
salud ocupacional, seguridad industrial, calidad y protección del medio
ambiente, recomendando la adopción de políticas y programas al respecto y
coordinado su Implementación y desarrollo.
 Diseñar y presentar los programas de prevención de riesgos, de acuerdo a
las normas legales vigentes y a las necesidades específicas de la empresa.
 Identificar los agentes de riesgo físicos, químicos, biológicos, psicosociales,
ergonómicos, mecánicos, eléctricos, locativos, etc., mediante inspecciones
de seguridad periódicas a los sitios de trabajo, evaluando mediante la
aplicación de técnicas de medición cualitativas su real peligrosidad.
 En conjunto con el Gerente y Administradores de obra o de contratos,
analizar y conceptuar sobre nuevos proyectos de obras, instalaciones,
procesos, modificaciones etc, verificando que se realice un análisis de
riesgos potenciales a fin de que sean controlados en forma eficaz y oportuna.
 Analizar y sugerir modificaciones en los procesos o instalaciones, sustitución
de materiales peligrosos, cerramientos o aislamientos de procesos y
operaciones y otras medidas tendientes a controlar el riesgo en su fuente o
en el medio transmisor.
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 Conceptuar sobre las especificaciones técnicas de los equipos y materiales

cuya manipulación, transporte y almacenamiento generen riesgos
ocupacionales.
 Analizar las características de diseño y calidad de los elementos de
protección personal, que se suministran al personal, controlando su
efectividad.
 Estudiar, recomendar y asegurar la aplicación de sistemas de control para los
diferentes riesgos que se presentan en la empresa.
 Analizar los accidentes/incidentes y eventos anormales que ocurran,
recomendando la adopción de medidas tendientes a evitar su repetición.
 Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas de accidentalidad,
enfermedades ocupacionales y ausentismo por incapacidad.
 Estudiar y analizar los sistemas de tratamiento y disposición de desechos
industriales, verificando la aplicación de las normas legales y técnicas al
respecto.
 Diseñar, organizar y mantener planes de emergencia para todas las
instalaciones de la empresa.
 Elabora, somete a consideración de la Gerencia y controla los presupuestos
con miras a garantizar la asignación de los recursos necesarios para la
ejecución del Programa de Seguridad.
 Desarrolla sistemas de motivación y comunicación que promuevan la
información y acciones de prevención de riesgos a todos los niveles de la
Organización.
 Promover, diseñar y desarrollar programas de inducción y capacitación,
encaminados a la prevención de accidentes y enfermedades, mediante el
conocimiento de los riesgos propios de trabajo.
 Establecer normas y procedimientos seguros para las actividades de la
empresa, verificando su cumplimiento y revisándolas periódicamente para
mantenerlas actualizadas.
 Asesorar y apoyar al Comité Paritario de Salud Ocupacional y a los Comités
de Seguridad de las Obras.
 Mantener relaciones y comunicaciones con las autoridades del ramo y
cuerpos de socorro.
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 Establece la coordinación y comunicación necesarias entre todas las áreas

de la organización que intervienen en forma directa en el desarrollo del
Programa de Seguridad.
 Asesorar, auditar y controlar a los contratistas a fin de garantizar de que
cumplen con las normas legales y procedimientos internos de Salud
Ocupacional y protección del Medio Ambiente.
 Coordinación de la realización de exámenes médicos, clínicos y Paraclínicos
para la admisión, selección, ubicación, reubicación y control de acuerdo a las
características de los puestos de trabajo.
 Visitas a los puestos de trabajo.
 Coordinar con el medico especialista en salud ocupacional el desarrollo de
profesiogramas y programas de vigilancia epidemiológica.
 Actividades de promoción y mantenimiento de la salud.
 Mantenimiento de servicios de primeros auxilios, adecuados y oportunos.
 Informar sobre las anomalías detectadas a la Gerencia.
 Autorizar las compras de materiales herramientas, equipos y dotación de la
compañía.
 Realizar la facturación de los diferentes contratos ejecutados.
 Manejar la caja menor.
 Mantener el registro de los costos de cada contrato o mantenimiento
realizado.
 Participar en las reuniones Gerenciales.
 Asegurar que se presenten informes sobre desempeño del sistema integrado
de gestión a la alta dirección.
 Servir de apoyo a las decisiones Gerenciales.
 Representar a la empresa ante organismos certificadores y en auditorias de
segunda parte.
 Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los
niveles de la organización.

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 Despidos de trabajadores por incumplimiento a reglamentaciones, políticas y

lineamientos internos.
 Disponer de recursos económicos hasta por un monto $1’000.000.
 Disponer de todos los recursos físicos de la organización.
 Presentar propuestas de servicio o construcción.
 Autorizar compras hasta por un monto de $250.000
 Parar recursos físicos y humanos por incumplimientos de contrato.
 Parar actividades que se consideren riesgosas para los trabajadores y la
operación.
 En ausencia de la gerencia tomar desiciones contractuales y organizacionales.

IV. MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS A CARGO

 Equipo de oficina
 Computador
 Vehículos de la organización
 Documentación sistema integrado de gestión

V. NIVELES DE COMPETENCIAS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS

Educación:

 Estudios superiores en Ingeniería industrial o carreras afines

Formación:

 Auditoria interna en sistemas de gestión de Seguridad, medio ambiente y

calidad.

Habilidad:

 Comunicación con todos los niveles de la organización

 Liderazgo
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Experiencia:

 Mínimo un (1) año en la implementación de sistemas de gestión o

supervisión de HSEQ

Otros:

 Licencia de conducción (vigente).

VI.AUTORIDAD

El empleado tendrá total autoridad en parar cualquier actividad que se esté

realizando que pueda atentar contra la salud de los empleados y/o cualquier
persona que se encuentre dentro de la organización. De igual manera velar por la
seguridad de sus compañeros de trabajo y visitantes.

VII.RENDICION DE CUENTAS

El empleado deberá presentar informes de gestión ante su jefe inmediato acerca

del cumplimiento de las funciones de su cargo.

VIII.CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DE
CAMBIO
No. EMISIÓN

0 15-Dic 2008

4 de Enero de Se incluyo modificaciones de la OHSAS 18001 acerca de la

1
2012 autoridad y de la rendición de cuentas de cada cargo.