Excels.VBA ce 10 TRUC Excels.VBA 10 trucos para hacer tu Excel a prueba de jefes. pr angel Ponte en situacién. Te has tirado un montén de tlempe preparando una hoja para {que quade bien presentadita, hace los célculos correctos y lo has comprobado, de ‘manera que sole hay que cambiar el valor en una 6 dos celdas para que ella solita te coloule diferentes escenarios, Una ver terminada, se la mandas a tujefe. Al cia sig funciona bion. Te acercas, la miras, tiene formates de todo tipe porque ha nte, te lamay te dice que si le puedes echar un vistazo a la hoja, que no crrastrado celdas, cambian los colores, y las formulas que tanto te habian costado...NO ESTAN. Sitenias alguna formula matricial, ya no es matricial Sueno, est tipo de estropicios son inevitables, pero te voy a dar 10 trucos para hacer que tu ete ce lo plense antes de meterle mano a la hoja que tanto trabolje te dio. Ccontenid[ocutar) 1 resentacion, presentacion presentacion 11 Utliza siempre tipos de letras legibies 12 Utila un cédigo de colores consistente 13 inmovilaa ponotes 14 Ocuita las hojas que no aporten informacion 18 Ocuita as fas y columns que no quieras que se vean 16 Trata bien las pestanas con los nombres de hojas 17 Compén formulas féclles de entender 18 Antes de guardar el libro, ponte donde quieres que al jofe ompiece 110 Finalmente, protege las hojas 2.Conelusion PRESENTACION, PRESENTACION, PRESENTACION .eConoces ol dicho de los vencledares de casas de Estados Unidas? Ellos dicen Location, location, location», significa que, en orden de importancia, para vender una casa lo primero es la ubicacién, después la ubicacion, yen tercer lugar, la ubicacion. Después ya empiezan a tener importancia otras cosas, como precio, istribucion, tamanos, pero todo esto se puede cambiar. La ubicacién no, Bion, ala hora de disenar una hoja con Excel para que la utlicen otros, nuestro dicho serd epresentacin, presentacién, presentaciéns. Vamos a entrar un poco en hharina con los estos consejos: UTILIZA SIEMPRE TIPOS DE LETRAS LEGIBLES Vomos « explicarnos. Un tipe de letra legible es Colibri. Ot tipo de letra es Arla. Ya esta. Las demas no son legible ‘Bueno, no es exactamente asi Es cierto que Arial se desarrollo en su dia para su legibiidad optima en pantallas. Luego las pantallas mejoraron la resolucion y los colores, y se disené la Calibrl, ambas son licencladas por Microsott con su paquete Office, entre otros. Pero en desarrollo web, por ejemplo, se trabaja mucho de ‘manera estandar con Ia fuente Roboto 0 con la fuente Lato. Qué tienen en comin todas estas? Dos cosas: se utizan para visualizacién en pantallas y son del tipo ‘Sans Seri Como puedes imaginar, ambas cosas estén relacionadas. 1 erenrai maja gusto on incre 9 roar ‘ie 2 Es eavaomapr queso ena cevezaopobar wc) de gala at 5 Wena mojr qo ne aren» prbar why de gra. fanaa EEmecengepernormnerpnenespegege state re 5 trextancmelar ques entacorverac prebar whihy dearrata, —— Sroasuay 6 Eronratonojarqnr on acaretaoprobar wy depuraa amore 1 Exextrato marques ena carers prabor whisky degrrafa ames en probar hy dc pa verigon fn Te corvere¢ probar oat der scot 12 seta mea quan nse paw Olsen Tota Segoe as tipogratias con serif, como por ejemplo la Times New Roman, estén pensadas ppora su lectura en papel. No es siempre asi ni esto va a misa, pero a los que no sabemos mucho de tipogratias nos vale come separacién a grandes razgos. ‘Yno voy @ profundizar mais, que esto es Un blog de Excel. A donde yo queria llegar es a que hay gente que ha dedicade mucho tiempo a desarrollar el tipo de letra {que mejor se ve en los programas de Office, hay gente que ha seleccionado un tipo de letra para ser el estandar. ¥ todo el desarrollo grafico de Excel, de Office en general, se ha hecho alrededor de estos tipos de letra. Nit nl yo le vamos a ‘mejorar. Lo mas probable es que salirnos del esténdar dé resultados con ‘opariencia menos profesional UTILIZA UN CODIGO DE COLORES CONSISTENTE Para ello debertas utilizar los estilos. Cuando descubri los estilos en Word fue ‘cuando de verdad empece a utilizar su potencial. En Excel no es tan necesario rnormalmente, pero cuando disefias una hoja para que la utlicen otros es una gran ‘yuda. Utliza siempre combinaciones de colores y bordes con significado. Celda ppora introducir datos, celda con resultado principal, celdas intermedia También puedes aprovecharte de los temas. Requieren hacerte un poco @ su funcionamiento, pero una vez los dominas te ahorran mucho trabajo y mejoran ‘mucho la presentacién. ‘De ta misma manera que te digo que utlices colores, también te digo que no Ccbuses,Utllzar més de 20 3 colores en Una misma hoja (al menos en le misma secci6n de la hoja) suele sobrecargorla, También es habitual rellenar una tabla con color verde, rojo y amarillo en tuncion del valor de a celda, Vamos, el pico ssemétoro I resultado suele ser tener una hoja con casi todas las cekcas de colores. Lo que pretenctia aportar informacion se conwierte en una cacofonia de colores. Para que toda esto no acutra, te racomiendo utilizar los estilos predeterminados de cel. i te fijas, los colores son suaves, casi pastel. Ademds, combinan el color del fonclo con el de a letra y con el de os bordes. No vale cualquier cosa, Como dijimos €n 61 post sobre los colores tienes casi 17 millones de colores entre los que elegir. Por favor, no elias mat. Para ello te puede ayudar aprender algo sobre teoria del color aplicada a ppontatias, Aunque definitiwamente no hace faita llegar tan lejos, Basta con seguir ‘unos pequetios tips. INMOVILIZA PANELES Slutlizas una tabla ne te hard falta, pero sino, siempre que los datos sobrepasen el tamafio de una pantalla con el zoom al 100%, debes inmovilzar los paneles donde estan los titulos de fla y columna, Es decir, las primeras columnas y las primeras fils. Sino lo haces, quien revise tu hoja tendré que subir y bojar repetidamente ppora localiza el encabezado de columna y saber a qué se reflere el dato, o tendra que reducir el tamane al 70 0 al 60%... ¥ ya sabes lo que piensa tu jefe de las letras pequeritas. Ten en cuenta que puede que tu pantalla sea de 21 pulgadas, pero tu jefe vera la hoja que le has preparado en su portal de IS" 0 de 13", por lo que aunque ta veas hasta la columna T en tu pantalla, puede que tu jefe no vea mais alla de fa columna Seleccionando una celda y la primera de las opciones de inmovilzar panelae ya consigues mantener fijas la filas por encima y las colurmnas « la izquierda de la cold seleccionacda, Répido, sencil $y efectivo. A partir de ese momento, el botén {del mend se convierte en »Moviizar panetess, come se ve en la imagen, OCULTA LAS HOJAS QUE NO APORTEN INFORMACION Es basico eliminar las hojas vacias. antes era obligatorio, porque Excel creaba los libros vacios con tres hojas en blanco, Afortunadamente en las versiones recientes s@ ha moditicado este comportamiento, dejandolo en uno mucho més, digamos, lagico, Se han sustituido las dos hojas extra por un botén redonde con un + que crea hojas en blanco con un click Sin embargo, es relativamente habitual r ereando hojas en las que hacemos ‘alguna cosa, jugamos con elas, hacemos agin céiculo que luego no sirve para ‘nada més..0 incluso pueden quedar hojas de versiones anteriores. Por supuesto, todas estas hojas deben ser eliminadas, Pero también tendrés hojas «ce batallas, donde tienes tablas de apoyo (por ‘ejemplo para pasar de nimero de mes a mes con todas las letras, o cosas similares). En otras ocasiones tends hojas de eéieulos pures intermedios, sin mucho formato y que probablemente solo las entiendas ta en este mundo. Estas hojos es preferible ocultarlas. Botén derecho sobre la pestana y Oculter. En la Imagen la flecha en rojo indica como aliminar una hoja, la flacha en verde cémo cohadila y la marca azul como ocuttaria, OE OCULTALAS FILAS Y COLUMNAS QUE NO QUIERAS QUE SE VEAN Igual que puedes tener hojas con célculos intermedios, también puedes tener flas ce columnas necesarlas para facilitar las férmulas, pero que no dicen mucho ala hora de presentar los datos. simplemente octitalas, No querrés que tu jefe enrede ‘con esas formulas. Entre ta y yo: cuantas menos celdas con formulas ved, mejor. Pra ccutar fas, Ctr+9, Para ocultar columnas, Ctl + 0 (cero). También puedes pinchar eon botén derecho en el encaberade y seleccionar cuit. ‘Ademés, puedes restringir la hojo a las flas y columnas que quieres que se vean, Selacciona todas las columnas a la derecha de tu informacion, hasta la titima, Para eso selecciona la primera columna vacia, por ejemplo la $ entera, y luego pulsa Cts + Maytis + -». Después oculta la seleccién. Lo misme can las filas por debojo de tus céiculos. TRATA BIEN LAS PESTANAS CON LOS NOMBRES DE HOJAS Cuando digo que las tates bien me teflero @ varias cosas. La primera es que siempre, sempre, SIEMPRE le pongos un nombre que sea descriptivo. Por favor, uita es0s horribles shoja I, shoja 2», te. Pero tampoco nombres las hojas «céleulo 1», eedloulo 2» «cite or favor, utliza nombres descriptivos, come «Tablas de apoyon, scenarios, Trimestre ls, «Célculos». Puedes utilizar hasta 31 caracteres, no hace foita utilizar Cbreviaturas que pueden ser informativas para ti pero no necesariamente para el si te que lo lea a segunda cosa a tener en cuenta es intentar limitar el nimero de hojas que utlices. zRealmente necesitas §7 pestanas? Ten en cuenta que site pasas, haras difcila navegaeién. Lo ideal es que todas las hojas se vean de un vistazo, _manteniendio le barra de desplazamiente horizontal con un tamano practicable, Por ltimo, utiliza los colores. Come hemos visto en el segunds tip, los colores ‘eportan informacion, Utizalos asi. Es f4ell hacerto y mejora mucho Ia legiblided. Una vez mas, selecciona bion los colores y no hagas una cacotonia de colores. Normalmente no todas las pestanas necesitan tener color : EE ieee eo ‘COMPON FORMULAS FACILES DE ENTENDER: -Aveces no es posible, sobre todo si quieres que Excel haga cosas complejas en una coda. Pero en la mayoria de los casos silo es. Tendrés que poner en una balanza la ‘utomatizacién frente a la legibildad. Pero en cualquier caso, siempre puedes ‘empujar un poco hacia la simplicidad utlizando algunos trucos Por ejemplo, utlze nombres. Sl escribes en una celda paciofiempos es més {Geil de entender que silo que ves es «=8C5/8.16s, Ademnds es mas facil de cosas que haga (0 que intente hacer). Como hemos visto en el punto anterior, nombra todas las hojas. Pero también ombra todas las tablas. Tabla4# no aporta informacién, pero «TablaVentase si. ‘También nombra todas las celdas que utlices en célculas posteriores, sobre todo si el nombre aporta informacion sobre a que se retiere el valor. UTILIZA LA VALIDACION DE DATOS Si quien utlce la hoja tiene que cambiar valores en celda de ingreso de datos, utiliza la validacion de datos. Por dos razones: para que no introcuzea datos no \lidos que llenen la hoja de errores,y, mucho més importante, para que sagan ‘mensajes de ayuda que den indicaciones del valor que se espera, y mensajos do error que expliquen por qué ese valor no vale. Es decir, no seas perezoso. Si pones Ia validacién de datos, no dejes et mensaje generico de Excel, Personalize. V sobre todo, aporta informacion, Sobre esto tlenes mucha informacién aqui y aqui ANTES DE GUARDAR EL LIBRO, PONTE DONDE QUIERES QUE EL JEFE EMPIECE Parece una tonterla, pero tu hoja la conoces tu $i se la mandas « alguien y tienes cectivada una hola de céiculos intermedios,y ol cursor esté en la cela WISI, lo primero que tiene que hacer ese alguien es una composicién de lugar. Mirar ‘lrededore intentar darle sentido alo que ve. Sise lo has mandado a tu jefe, esto {5 lo mismo que cnimarle a mitar més de lo que ta quieres y de lo que 61 debe. Seleccione la celda Al de la hoja de resultados. En su defacto, celecciona la celda ‘que contenga el valor que tu jete quiere ver. Por ejampio, departamento, que esta en la celda N28. Y después guarda el archivo. incluso siel resultado mensual de tu resultado es malo. Mandarle al fondo de la Hoja de Calculos solo conseguiré que Conia esta molestia al cabreo que va a tener de todas maneras cuando vea el resultado, FINALMENTE, PROTEGELAS HOJAS. ‘Mi truco: protege las hojas sin contrasefa. Permite all usuario seleccionar todo, pero ‘po cambiar SI tlenes tabias, permite sor autofitro y ordenar. sitlenes tablas dindmicas, permitale usarlas. Pero ne dejes cambiar datos, férmulas ni valores. Si uieres més informacién, puedes seguir leyendo en esta entrada de hace algun tiempo. ePor qué sin contrasena? Por dos razones. La primera, que es verdad, es la que le dices a tu jate: que no quieres prohibir que se modifique la hoja, sino evitar que se ‘ottropee por error. La segunda nunca se lo dirds, pero es muy potents: os un contrato de contianza. Le estds diciendo she cerrado Ia puerta, pero no con lave, porque confio en que vas a respetar mi trabajos. Ademés, ast tu jefe no te podré: llamar diclendote eno #6 lo que ha pasado», porque eI sabe lo que ha pasado: he desbloqueade la hoja a propésite y después ha cambiado cosas a propésit. Smee Protegeeoja set 9 rusbo oe CONCLUSION Come me he ealide un post muy largo, lo delaremos por aqui hoy. Pere como: premio por haber llegado hasta aqui te regalo una lista de comprobacién para {que te la imprimas y revises que has tenido en cuenta todo esto antes de entregarie la préxima hoja Excel atu joe, [sociatlocterltista de comprobacién.£xce! anti-etes|/sociatlocker] tm Presentocion Produetwidad NUESTROS CURSOS Excel ntermecto van y macros Formulasy funeiones LOMAS LEIDO Formulas Excel ~ La guia mes ‘completa Curso de Bical sico ~ Curso ‘come sacar un porcentje on Exc! 0a Formato condicionol de una calda ependiondo dt ‘Tables Dindmicas en Excel Tutorial Ccréticos cal ~ Tod lo que necesita sober Funcion BUSCARV ~ Tutorial y ECHALE UN VISTAZO Kercicios truco dal gua Entrovctae Excel basco crticos Presentacion Productividod ven ECHALE UN VISTAZO @ cu (=r #2 rms ‘OLTIMAS ENTRADAS ccoracteres de una caso Funcion VALOR en Excel, convertr 2QUe.68 Google sheets? 0 el fel de coagle Excel y ftbol une gran combinacién Power Query de Excel un aranaliade