Manual de Normas y Procedimientos de Direccion de Administracion y Finanzas

Universidad Central de Venezuela
Vicerrectorado Administrativo
Dirección de Administración y Finanzas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Caracas, Abril 2005

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 1/6
ADMINISTRACIÓN MANUAL DE NORMAS Y
Y FINANZAS VERSIÓN FECHA
PROCEDIMIENTOS 0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

PROCEDIMIENTO :
PROMULGACIÓN
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
1.1 Objetivos / Alcance
1.2 Hoja de Vida del Manual
1.3 Hoja de Participantes
1.4 Uso del Manual
CAPITULO II – Dirección de Administración y Finanzas

2.1. Normas Generales
2.2. Base Legal
2.3. Normas Descripción de los procedimientos
2.3.1. Recepción y Distribución de la Correspondencia
2.3.2. Reposición de la Caja Chica
2.4. Formularios e Instructivos
2.4.1. Caja Chica
CAPITULO III – Unidad de Servicios Administrativos

3.1. Lineamientos y Normas Generales
3.2. Base Legal
3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
3.3.2. Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
3.3.3. Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
3.3.4. Anticipo de Prestaciones Sociales
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 2/6

PROCEDIMIENTO :
3.3.5. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

3.3.6. Censo de Pensionados y Jubilados
3.3.7. Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría
Interna
3.3.8. Retenciones IVA por los Proveedores
3.3.9. Reposición de la Caja Chica
3.4.1 Solicitud de Cheque
3.4.2 Voucher de Cheque
3.5. Anexos
3.5.1. Formato “A” Conciliaciones Bancarias
3.5.2. Formato “B” Situación de las partidas por antigüedad
CAPITULO IV – Departamento de Bienes Muebles

4.2. Base Legal
4.3.1. Incorporación de Bienes Muebles
4.3.2. Desincorporación de Bienes Muebles
4.3.3. Transferencias de Bienes Muebles
CAPITULO V – Departamento de Bienes Inmuebles

5.2. Base Legal
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 3/6

PROCEDIMIENTO :
5.3.1. Incorporación de Bienes Inmuebles

5.3.2. Desincorporación de Bienes Inmuebles
CAPITULO VI – División de Tesorería
6.2. Base Legal
6.3.1 Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a
nivel de las Instituciones Bancarias
6.3.2 Certificación de pagos
6.3.3 Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
6.3.4 Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
6.3.5 Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal
Contratado por Partida Centralizada
6.3.6 Endosos de los cheques a nombre de la Universidad Central
de Venezuela
6.3.7 Control de Saldos Bancarios Mensuales de Facultades y
Dependencias de la Institución
6.3.8 Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de
Seguros
6.3.9 Custodia y Emisión de Cheques
6.3.10 Entrega y Distribución de Cheques
6.3.11 Preparación y Revisión de Nominas
6.3.12 Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de
Servicios
6.3.13 Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 4/6

PROCEDIMIENTO :
6.3.14 Control de Saldos Diarios

6.3.15 Colocaciones Financieras
6.3.16 Ordenamiento de Pagos
6.3.17 Flujo de Caja
6.4. Anexos
6.4.1. Cuadros controles
CAPITULO VII – División de Contabilidad

7.2. Base Legal
7.3.1. Rendición de cuentas de los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.3.2. Conciliaciones Bancarias – Banco Provincial
7.3.3. Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos
7.3.4. Cheques en Tránsito
7.3.5. Pagos de Servicios Básicos
7.3.6. Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos,
Transferencias Bancarias y nóminas y su pago.
7.3.7. Archivo de la Documentación Contable
7.3.8. Análisis de Cuentas
7.3.9. Generación de los Estados Financieros
7.4. Anexos
7.4.1. Guía - Conciliación de Cheques por Nomina
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 5/6

PROCEDIMIENTO :
7.4.2. Guía - Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta

del Banco Provincial
7.4.3. Guía - Comprobante Contable – Transferencias
7.4.4. Rendición de Cuentas de los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.4.5. Presentación de los Estados Financieros
7.4.6. Auxiliares Contables
CAPITULO VIII – Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

8.2. Base Legal
8.3.1. Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y
Contabilizado)
8.3.2. Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos
8.3.3. Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento
8.4. Anexos
8.4.1. Cuadros y gráficos de Ingresos Propios
CAPITULO IX – Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios

9.2. Base Legal
9.3.1. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
9.3.2. Licitación
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 6/6

PROCEDIMIENTO :

9.4.1. Requisición
9.4.2. Orden de Compra
CAPITULO X – Departamento de Seguros

10.2. Base Legal
10.3.1. Gastos médicos ambulatorios
10.3.2. Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional
Administrativo y Obrero
10.3.3. Seguro de HCM
10.3.4. Seguro de Vida
10.3.5. Ramo Patrimoniales y Automóviles
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 1/1
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
Y FINANZAS PROCEDIMIENTOS VERSIÓN FECHA
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Promulgación

PROCEDIMIENTO :

Promulgación
El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de

fecha_______________ aprobó la información contenida en este Manual de Normas y
Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas de la Universidad Central de
Venezuela.
Este Manual tendrá por finalidad documentar los procedimientos que se realizan en esta
Dirección así como las normativas y bases legales que lo respaldan.
El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a la Dirección de Planificación y

presupuesto tiene la responsabilidad de actualización de este Manual.
Caracas, a los del mes de de 2005.
Mirtha Gross Elizabeth Marval

Directora Vicerrector Administrativo
Antonio Paris
Rector
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 1/1
MANUAL DE NORMAS Y
ADMINISTRACIÓN
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Introducción

PROCEDIMIENTO :
INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que
orienten a la Universidad en la Administración económica financiera de los Fondos provenientes
del Estado así como los procedentes de Ingresos Propios.
Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas
y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos,
lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y
eficacia de la gestión administrativa.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y
describir la operatividad del proceso de la Administración de los Recursos Financieros y
Materiales, que permitan apoyar a la Dirección en los principios de racionalidad económica a fin
de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 1 1.1. 1/1
MANUAL DE NORMAS Y
ADMINISTRACIÓN
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Objetivo y alcance

PROCEDIMIENTO :
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las Normas y Procedimientos que

se llevan a cabo en la Dirección de
Administración y Finanzas, con el fin de servir
como un instrumento de información, que
permita orientar a las Dependencias adscritas
a ella en sus actividades y en el control de
sus funciones.
ALCANCE
Este manual está dirigido a todo el personal
adscrito a la Dirección de Administración y
Finanzas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y 1 1.2. 1/1
ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
PROCEDIMIENTOS VERSIÓN FECHA
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Hoja de vida del Manual
PROCEDIMIENTO :

Hoja de Vida del Manual
PRINCIPALES
FECHA DE RESPONSABLE RESPONSABLE
N° VERSIÓN CAMBIOS
VIGENCIA ADMINISTRATIVO ACTUALIZACIÓN
REALIZADOS
1era. Mayo 2005
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y 1 1.3. 1/1
ADMINISTRACIÓN
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Hoja de Participantes
PROCEDIMIENTO :

Hoja de Participantes
NOMBRES Y APELLIDOS Unidad

Mirtha Gross Mora Dirección de Administración y
Nora Palacio Lozada Finanzas
María Janectsy López División de Tesorería

Beatriz Angulo
Yraida Alonzo División de Contabilidad
Fabiola García
Unidad de Servicios Administrativos
José Antonio Escalante
Bartolo Rodríguez Departamento de Bienes Muebles
Amaryba Frisneda Departamento de Bienes Inmuebles
Audrey Quintana Departamento de Actividades

Pedro Córdova Comerciales e Ingresos Propios
María de los Angeles Vizcarrondo Departamento de Control de
Compras de Bienes y Servicios
Karin Suárez Departamento de Seguros
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Uso del Manual

PROCEDIMIENTO :
USO DEL MANUAL

Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Dirección de
Administración y Finanzas.
2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos aquí descritos recaen sobre su Coordinador.
3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del Área de la

Dirección de Administración y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la
estructura del Manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo
a las nuevas políticas emitidas.
4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,
modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de
garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el
tiempo.
5. Este manual está dividido en capítulos y secciones con el fin de hacer más fácil su
actualización. Solamente podrá ser modificado por el Departamento de Desarrollo
Organizativo, adscrito a la Dirección de Planificación y Presupuesto de la Universidad
Central de Venezuela.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Debe materializar las políticas de recursos financieros de la Universidad Central de
Venezuela y los establecidos por ley.
2. Debe mantener información sobre la situación económico-financiera de la Universidad

Central de Venezuela.
3. Debe actualizar y efectuar los pagos de sueldos y salarios y de los Proveedores de

Bienes y Servicios de la Institución.
4. Debe mantener un registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles de la

Universidad.
5. Debe controlar y apoyar a todas las Unidades de la Dirección de Administración y

Finanzas en cuanto a la revisión, aprobación, autorización y registro de los procesos
administrativos-financieros.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
1. Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela 9. Ley Orgánica que regula la
enajenación de Bienes del Sector
2. Ley Orgánica de la Administración Público no afectos a las Industrias
Pública Básicas Gaceta Oficial Nº 3951 de
fecha 07 de Enero de 1987
3. Ley Orgánica de procedimientos
administrativos 10. Ley Orgánica que regula la
Enajenación de Bienes del Sector
4. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta Público no afectos a las Industrias
Oficial N°. 5.152, extraordinario del Básicas. Gaceta Oficial Nº 3951 de
19 de junio de 1997 fecha 07 de enero de 1987.
5. Reglamento de la Ley Orgánica del 11. Ley contra la corrupción Gaceta

Trabajo . Oficial Nº 5637 extraordinaria de
fecha 07 de abril de 2003.
6. Código de Comercio de fecha 26
de junio de 1955. 12. Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración
7. Acta convenio entre la Universidad Financiera del sector Publico, sobre
Central de Venezuela y diferentes el sistema Presupuestario de fecha
Asociaciones y Sindicatos de 18 de diciembre de 2001
Profesionales, Trabajadores y
Obreros 13. Reglamento Nº 3 de la Ley
Orgánica de la Administración
8. Ley Orgánica de la Procuraduría Financiera del Sector Público sobre
General de la República Gaceta el Sistema de Tesorería de fecha
Oficial Nº 5554 de fecha 13 de 22 de Marzo de 2002.
Noviembre de 2001.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
14. Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley de Venezuela generados por la

Orgánica de la Administración Prestación de Servicios a Terceros
Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema de Contabilidad 20. Normas para la regulación de las
Publica. Actividades Comerciales de la
15. Reglamento con fuerza de Ley de
reforma de la Ley General de 21. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial
Bancos y otras Instituciones N° 5.556 de 13 de noviembre de
Financieras de fecha 13 de 2001
noviembre de 2001
22. Ley de Simplificación de Trámites
16. Ley que establece el Impuesto al Administrativos.
Valor Agregado.
23. Ley del Estatuto de la Función
17. Providencia Administrativa Pública
mediante la cual se designa a los
Entes Públicos como Agentes de 24. Decreto 1982, medidas temporales
retención del Impuesto al Valor para la promoción y Desarrollo de
Agregado. la Pequeña y Mediana Industria y
Cooperativas, Productoras de
18. Providencia Administrativa sobre Bienes y Prestadoras de Servicios
las obligaciones que deben cumplir que estén ubicadas en el país.
los Contribuyentes formales del
impuesto al Valor Agregado. 25. Decreto 2371, Reglamento parcial
para la Adjudicación Directa
19. Reglamento de los Ingresos
Propios de la Universidad Central 26. Normas Generales de Control
Interno, emanadas de la
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
Contraloría General de la de Trabajadores del Comedor

República, publicadas en la Gaceta Estudiantil.
Oficial No. 36.229 de fecha 17 de
Junio de 1997. 31. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
27. Contrato Colectivo de Trabajo Central de Venezuela y el Sindicato
suscrito entre la Universidad Único de Trabajadores
Central de Venezuela y el Sindicato Universitarios de Caracas.
Nacional Asociación de
Profesionales Universitarios en 32. Acuerdo entre la Universidad
Funciones Administrativas y Central de Venezuela y la
Técnicas (APUFAT). Asociación de Empleados
Administrativos, Técnicos y de
28. Contrato Colectivo de Trabajo Servicio (AEA).
Central de Venezuela y el Sindicato 33. Normativas Laborales entre los
Único de Trabajadores Sindicatos de Trabajadores de la
Universitarios de Maracay. Universidad Central de Venezuela y
la Oficina de Planificación del
29. Contrato Colectivo de Trabajo Sector Universitario (OPSU).
Central de Venezuela y el Sindicato 34. Normativas de la Comisión Central
de Obreros de las Facultades de de Seguros y de la Comisión Mixta
Ciencias Veterinarias, Ingeniería, de Seguros.
Agronomía y OBE Núcleo Maracay.
35. Manual de Normas y
30. Contrato Colectivo de Trabajo Procedimientos sobre el Control y
suscrito entre la Universidad Administración de Riesgos U.C.V.
Central de Venezuela y el Sindicato
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia
Esquema General del Proceso
Dirección de Áreas de la Dirección de

Administración y Administración y
Finanzas Dirección
Finanzas
Recibe la Recibe
correspondencia correspondencia y Archiva acuse de
y distribuye al entrega al recibo de la
área de que le personal para correspondencia
corresponda respuesta
Normas especificas
1. Toda correspondencia recibida deberá tener los sellos de recepción y distribución.
2. Debe enumerarse consecutivamente toda correspondencia recibida y ser registrados en los

libros de control destinados para ello, igualmente incorporarla al Sistema de
Correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas.
3. Se establece que la correspondencia será distribuida en la mañana y en la tarde a las áreas

asignadas por el Director (a).
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 2 2.3.1 2/3
0 Abril 2005

Descripción del procedimiento SECRETARIA

PORTERO 7. Revisa la correspondencia recibida y
1. Recibe la correspondencia de las marca con un tilde en el sello de
Facultades, Dependencias, distribución se identifica a donde debe
Departamentos y cualquier otro ente ser remitida la documentación, en caso
público ó privado. que no lo sepa no lo marca a fin de que
el Director indique a donde será remitida
2. Coloca en la correspondencia sello dicha documentación.
automático de fecha y hora de la
recepción. 8. Entrega la correspondencia al Director
para su revisión y asignación.
3. Coloca sello con el número consecutivo
que corresponde a la correspondencia JEFE DEL ÁREA / CARGO ASIGNADO
recibida y en libro control de la 17. Recibe y verifica la correspondencia
correspondencia recibida. y de acuerdo a la solicitud procede a
colocar su firma autógrafa y la fecha
4. Registra la correspondencia recibida en en que asigna la actividad a la División
el libro control de la correspondencia o Departamento.
recibida.
PORTERO
5. Coloca sello de distribución a la 11. Recibe de la Secretaria de la Dirección
correspondencia. la correspondencia.
6. Incorpora en el Sistema de 12. Registra en el libro control a que sitio

Correspondencia lo recibido. será enviada la documentación.
7. Entrega la correspondencia a la 13. Entrega la correspondencia al

Secretaria de la Dirección. Mensajero para lo entregue al área
correspondiente.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

14. Entrega a la Secretaria / Oficinista la SECRETARIA

correspondencia para su archivo. 24. Archiva por área los acuse de recibo
de la correspondencia.
SECRETARIA / OFICINISTA
15. Recibe del Portero la correspondencia y
la archiva.
MENSAJERO
16. Recibe y entrega el libro de
correspondencia al Portero,
debidamente firmado por las personas
que hayan recibido la correspondencia.
18. Entrega a la persona asignada por el

Jefe del Área. Fin del procedimiento.
PORTERO
19. Recibe los acuse de recibo del
Mensajero.
20. Indica en el cuaderno control la fecha

de entrega de la correspondencia.
21. Entrega a la Secretaría el acuse de

recibo de la correspondencia
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Caja Chica

PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica

Dirección de Servicios
Unidades de la Administración y
Dirección Finanzas Administrativos
Solicita efectivo Entrega Realiza

efectivo Reposición
Normas Generales:
1. La creación, incremento y/o disminución del Fondo Fijo de la Caja Chica, serán
autorizados por el Vicerrectorado Administrativo, previa solicitud por escrito de la
Unidad requirente y certificación de la Oficina Central de Presupuesto, de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria para crear su fondo.
2. Por cada fondo de caja Chica deberá existir un empleado responsable de su manejo,
custodia y control. Este empleado deberá estar autorizado por el Director de
3. El monto mínimo para la creación del Fondo Fijo de Caja Chica será de veinte mil
bolívares (Bs. 20.000,00) y el máximo de Quinientos mil Bolívares (Bs. 500.00,00). Las
excepciones a esta norma deberá ser aprobadas por el Vicerrector Administrativo.
4. El fondo de Caja Chica, se utilizará para cubrir gastos menores de funcionamiento y el

monto máximo de cada uno de los comprobantes de gastos (facturas y/o recibos),
será de cien mil bolívares (Bs. 100.000,00). En ningún caso, deberá ser usado para el
pago de viáticos o salarios.
5. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica estarán
soportados por los originales de las Facturas y/o Comprobantes de pago,
debidamente sellados e inutilizados con el sello de CANCELADO o comprobante de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Caja Registradora Fiscal con la palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la

factura, indicando el número del RIF, asignado por el SENIAT.
6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o

enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la
reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica.
7. EL encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá relacionar todas las facturas y/o
comprobantes de pago.
8. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta
respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o
cuando se haya consumido un 75% del mismo.
9. Para solicitar la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica al área de Servicios
Administrativos, el responsable del mismo deberá llevar el auxiliar de la Dirección de
la Caja Chica y anexar los recaudos siguientes:
• Comprobante Salida Caja Chica, anexando las facturas y/o comprobantes de pago
Normas específicas:
1. Los desembolsos por pagos o compras solicitados a la persona responsable de la
Caja Chica serán por los siguientes conceptos:
• Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección y sus Divisiones.
• Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de
las instalaciones de la Dirección
• Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la
Dirección.
• Fotocopias o encuadernación de documentación
• Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Descripción del procedimiento entrego el efectivo, el concepto por el

cual existe la salida del dinero, el
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO número del formulario “Comprobante
1. Recibe Oficio o instrucciones de las de Pago por Caja Chica” y el monto
personas autorizadas por la Dirección entregado.
de Administración y Finanzas para
solicitar desembolsos por pagos o 7. Archiva en una carpeta el
compras que se requieran. “Comprobante de Pago por Caja
Chica”.
2. Elabora “Comprobante de Pago por
Caja Chica” de acuerdo a la solicitud. 8. Recibe Facturas o Recibo que
soporta la operación de pago o
3. Anexa al “Comprobante de Pago por compra.
Caja Chica” el documento que
soporta la solicitud, si es el caso. 9. Coloca los sellos de la Dirección de
Administración y Finanzas y del
4. Solicita firma autógrafa en el reembolso a la factura o recibo
“Comprobante de Pago por Caja
Chica” a la persona que realiza la 10. Anexa las factura o recibo al
solicitud. “Comprobante de Pago por Caja
Chica”.
5. Ubica en la Caja Chica el efectivo y
se lo entrega a la persona que realiza 11. Imprime el archivo de excel “Caja
la solicitud. Chica de la Dirección” al final de cada
mes o cuando se haya consumido el
6. Registra en el archivo de Excel “Caja 75% del saldo máximo de la Caja
Chica de la Dirección” el nombre y Chica a fin de realizar la reposición
apellido de la persona a la cual se le de la Caja Chica.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

12. Coloca su firma autógrafa y sella con 19. Endosa el cheque y se lo entrega al
el sello de la Dirección de Mensajero para que el mismo sea
Administración y Finanzas en la cobrado en el Banco.
relación “Caja Chica de la Dirección”.
20. Recibe del Mensajero el efectivo de
13. Anexa a la relación “Caja Chica de la la caja chica.
Dirección” los “Comprobantes de
Pago por Caja Chica”. 21. Guarda el efectivo en la Caja Chica.
14. Obtiene una fotocopia de la relación 22. Registra en el archivo de excel “Caja
“Caja Chica de la Dirección”. Chica de la Dirección” el monto de la
reposición a fin de actualizar los
15. Entrega a la Unidad de Servicios saldos.
Administrativos la relación “Caja
Chica de la Dirección los
“Comprobantes de Pago por Caja
Chica”.
16. Archiva fotocopia de la relación

“Caja Chica de la Dirección” como
acuse de recibo
17. Recibe de la Unidad de Servicios

Administrativos voucher y cheque de
la reposición de la caja Chica.
18. Firma el voucher y archiva copia del

mismo.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Formularios e Instructivos

FORMULARIO: Caja Chica
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Formularios e Instructivos

FORMULARIO: Caja Chica
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Servir como soporte para aquellos pagos o compras efectuadas por los conceptos
establecidos por la Caja Chica.
PREPARACIÓN
Original: Departamento de Servicios Administrativos
Duplicado: Archivo del Departamento Responsable de la Caja Chica
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. FECHA: día, mes y año en que se elabora el formulario.
2. LA CANTIDAD: Indique en letras y en números la cantidad entregada.
3. POR CONCEPTO DE: Coloque el motivo por el cual se entrega el efectivo
4. PAGADO POR: Coloque su firma y sello en señal de haber efectuado el pago.
5. RECIBIDO POR:. Solicite la firma y el número de la cédula de identidad al

beneficiario en señal de haber recibido el pago.
PAGINA DE: FECHA:

UNIDAD DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Debe formular y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Administración
y Finanzas
2. Debe gestionar todo lo relacionado con los movimientos de personal y mantener

actualizada la información relativa a estos movimientos.
3. Debe coordinar todo lo relativo a la normativa de retenciones del Impuesto al Valor

Agregado para consolidar la información y rendirla al SENIAT.
4. Debe elaborar los registros contables de la Dirección de Administración y

Finanzas.
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
Base Legal
1. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta
Oficial N°. 5.152, extraordinario
del 19 de junio de 1997
2. Reglamento de la Ley Orgánica

del Trabajo.
3. Acta convenio entre la

y la Asociación de empleados
administrativos de la UCV, de
fecha 21 de noviembre de 1990.
Cláusula N° 5 De la ocupación de
los cargos vacantes y/o de los
cargos creados
Cláusula N°. 8 De los contratos
Cláusula N° 15 Cancelación de
Prestaciones
Cláusula N° 55 Sustituciones
temporales en el cargo
4. Ley de Impuesto al Valor
Agregado (IVA). Providencia
SNAT/2005/0056, Gaceta Oficial
Nro. 38136 del 28 de febrero de
2005
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 3 3.3.1. 1/2
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
Director de Comisión Recursos

Administración Presupuesto
de Mesa Humanos
Determina Aprueba Crea la partida Licitación del cargo
necesidad de solicitud
personal presupuestaria y exámenes pre
empleos
Servicios Recursos
Administrativos Humanos Nomina
Validar datos Registra los

Registro del
movimiento de acuerdo a datos para la
nómina
la tabla OPSU
Normas específicas
1. Toda solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio que se realice
por la Dirección de Administración y Finanzas, deberá ser aprobada por la Comisión de
Mesa a fin de que el área de Presupuesto cree la partida presupuestaria correspondiente.
2. Toda persona que sea autorizada a trabajar en la dirección de Administración, sus datos
deberán ser ingresados en el sistema.
3. En el área de Servicios Administrativos deberá mantenerse los expedientes con todos los
soportes que originaron el proceso de tramitación de los empleados.
Descripción del Procedimiento

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 2. Informa al Jefe de Servicios
1. Determina la necesidad de solicitar Administrativos que realice la solicitud a
personal para un cargo. la Comisión de Mesa.
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PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
9. Elabora Oficio a Recursos Humanos

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS solicitando que se realice la licitación
3. Emite Oficio a la Comisión de Mesa del cargo.
indicando la necesidad o justificación de
la creación o aumento de personal en un 10. Recibe de Recursos Humanos Oficio,
cargo. Informe del Concurso y Currículum
Vitae de la(s) persona(s) que
4. Solicita al Director de Administración ocupara(n) el cargo.
que revise y firme el Oficio.
11. Ingresa al Sistema y registra los datos
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN necesarios.
5. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad. 12. Imprime la Planilla de Movimiento.
6. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios 13. Genera a través del sistema un archivo
Administrativos. electrónico de la Planilla de Movimiento
a fin de remitir estos datos a las áreas
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS de Presupuesto, Nómina y Recursos
7. Gestiona el envío del Oficio a la Humanos.
Comisión de Mesa a través de un
Mensajero. 14. Prepara expediente con el Oficio,
Informe del Concurso y Currículum Vitae
8. Recibe Oficio de la comisión de Mesa de la(s) persona(s) que ocupara(n) el
indicando la aprobación de la Solicitud cargo.
y de la Dirección de Presupuestaria
donde informa la asignación de la 15. Archiva expediente del empleado en los
partida presupuestaria. archivos correspondientes.
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PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
Director de Servicios Servicios

Recursos
Administración Administrativos Administrativos
Humanos
Determina Emite solicitud Realiza la Elabora

necesidad de de evaluación evaluación de Contrato
personal de credenciales
Credenciales
Asesoría Consejo Servicios
Jurídica Universitario Administrativos
Aceptación del Aprueba Solicita firmas

contrato Contrato para formalizar
elaborado el contrato
1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Dirección de Administración y Finanzas y ser validado por
el área legal.
2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso.
4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la

solicitud de contratación del personal.
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DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 8. Solicita al Director de Administración
1. Determina la necesidad de solicitar que revise y firme el Oficio.
personal contratado para un cargo o
para realizar alguna actividad especial DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
requerida por la Dirección. 9. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad.
2. Informa al Jefe de Servicios
Administrativos que realice la solicitud 10. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios
por Honorarios Profesionales, por Administrativos.
tiempo determinado o por suplencia.
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3. Entrega al Jefe de Servicios 11. Obtiene fotocopia de todos los
Administrativo el Currículum Vitae y documentos y los archiva en una
fotocopia de la Cédula de Identidad de carpeta
la persona a contratar.
12. Gestiona el envío del Oficio al área
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS de Recursos Humanos a través de
4. Recibe los documentos del Director de un Mensajero.
Administración.
13. Recibe Oficio y examen medico pre

5. Revisa la documentación recibida.
empleo de Recursos Humanos
indicando la aprobación de la
6. Emite Oficio al área de Recursos
Humanos para la evaluación de solicitud.
credenciales del posible contratado.

14. Ubica el expediente de la persona a
7. Anexa al Oficio los soportes. contratar.
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15. Elabora Contrato de acuerdo al DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Currículo Vitae, disponibilidad 22. Recibe el Oficio, verifica y firma en
Presupuestaria, examen médico pre señal de conformidad.
empleo y la fotocopia de la Cédula de
Identidad. 23. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios
Administrativos.
16. Obtiene fotocopia de los soportes y
entrega conjuntamente con el borrador 24. Entrega al Consejo Universitario
del Contrato al área de Asesoría Contrato Oficio, Contrato y todos los
Jurídica para su revisión. anexos para que el Rector apruebe y
firme el Contrato.
17. Recibe aceptación u observaciones por
parte de Asesoría Jurídica. JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
25. Recibe Oficio y el contrato del área de
Recursos Humanos.
18. Solicita firma autógrafa de la persona a
contratar en el Contrato.
26. Obtiene fotocopia del contrato y se la
entrega a la persona contratada.
19. Elabora Oficio para remitir la solicitud
al Consejo Universitario.
27. Archiva original del contrato en el
expediente de la persona contratada
20. Anexa al Oficio los soportes.
21. Solicita al Director de Administración

que revise y firme el Oficio.
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PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
Director de Servicios Asesoría Consejo
Administración Administrativos Legal Universitario
Determina Elabora Certifica el Aceptación del

necesidad de contrato contrato
personal contrato
Servicios
Consejo
Administrativos
Universitario
Solicita firmas
Aceptación del para formalizar
contrato el contrato
elaborado
Normas específicas
1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Dirección de Administración y ser validado por el área de
legal.
2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso.
4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la

solicitud de contratación del personal.
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005


DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 6. Recibe aceptación u observaciones
1. Determina la necesidad de solicitar por parte de Asesoría Jurídica.
personal contrato para un cargo o
para realizar alguna actividad 7. Solicita firma autógrafa de la
especial requerida por la Dirección. persona a contratar en el Contrato.
2. Informa al Jefe de Servicios 8. Elabora Oficio para remitir la solicitud

Administrativos que realice la al Consejo Universitario.
solicitud por Honorarios
Profesionales, por tiempo 9. Anexa los soportes al Oficio.
determinado o por suplencia.
10. Solicita al Director de Administración
3. Entrega al Jefe de Servicios que revise y firme el Oficio.
Administrativos el Registro Mercantil,
el RIF y la propuesta de servicios. DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
11. Recibe el Oficio, verifica y firma en
JEFE DE SERVICIOS señal de conformidad.
ADMINISTRATIVOS
4. Elabora Contrato de acuerdo al 12. Devuelve el Oficio al Jefe de
Registro Mercantil, el RIF y la Servicios Administrativos.
propuesta de servicios.
13. Entrega al Consejo Universitario
5. Obtiene fotocopia de los soportes y Contrato Oficio, Contrato y todos los
entrega conjuntamente con el anexos para que el Rector apruebe y
borrador del Contrato al área de firme el Contrato.
Asesoría Jurídica para su revisión.
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JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS 16. Archiva original del contrato en el
14. Recibe Oficio y el contrato del área expediente de la persona contratada
de Recursos Humanos.
15. Obtiene fotocopia del contrato y se la

entrega a la persona contratada.
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ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales

Servicios Departamento de Servicios
División de
Administrativos Jubilación Administrativos
Nomina
Identifica Identifica
Remite Oficio Abono en
disponibilidad disponibilidad
de acuerdo a la cuenta
presupuestaria en
forma de pago
Prestaciones
División de
Tesorería
Elabora
cheque
1. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales, deberá ser solicitada mediante
una carta a dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas
2. Se otorgarán anticipos de prestaciones Sociales de acuerdo a las disponibilidades

presupuestarias de los Dozavos y a la que presente el empleado en sus Prestaciones
Sociales.
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CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales
Descripción del Procedimiento disponibilidad que tiene el empleado

JEFE DE SERVICIOS en sus Prestaciones Sociales.
ADMINISTRATIVOS
1. Recibe del empleado una carta 8. Recibe del Vicerrectorado
solicitando el anticipo de Administrativo la planilla de
prestaciones Sociales. Liquidación de Anticipos de
Prestaciones Sociales.
2. Registra en el archivo (Excel) el
Anticipo de Prestaciones Sociales. 9. Verifica si el empleado tiene cuenta
de abono en cuenta
3. Verifica la disponibilidad
presupuestaria de acuerdo a los Si tiene cuenta
Dozavos. 10. Elabora Oficio para remitir la planilla
al Departamento de Nomina para que
4. Elabora la planilla de Anticipo de proceda el pago, continúe el paso 13.
Prestaciones Sociales.
Si no tiene cuenta
5. Solicita al empleado que firme la 11. Elabora Solicitud de Cheque y Oficio
planilla de Anticipo de Prestaciones a Tesorería para que estos elaboren
Sociales cheque de gerencia a nombre del
empleado.
6. Elabora Oficio para remitir la planilla
al Departamento de Jubilación. 12. Remite Oficio, Solicitud de Cheque y
la planilla al área de Tesorería.
7. Firma el Oficio y gestiona la entrega
con el Mensajero del Oficio y la 13. Archiva todos los soportes
planilla al Departamento de generados.
Jubilación, para que estos calculen la
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PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
Servicios
Dependencias de la Dirección de Departamento de
Administrativos
Dirección de Adm. Administración Compras
Emite solicitud Autoriza la Determina Contacta al

Requisición solicitud disponibilidad Proveedor
Departamento de Servicios
Compras Administrativos
Realiza la Realiza pago al

compra proveedor
seleccionado
Normas específicas
1. El gasto debe estar correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o a créditos adicionales.
2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestaría de los gastos.
3. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los

responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
• Que se haya dado el cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables.
• Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos
adicionales legalmente acordados.
• Que exista disponibilidad presupuestaria
• Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

• Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares

SECRETARIA SECRETARIA
1. Recibe “Orden de Compra” del 7. Gestiona las firmas de autorización
Departamento de Compras de Bienes en el cheque del Proveedor.
y Servicios.
8. Solicita al Proveedor que firme la
2. Emite “Solicitud de Cheque“ y Solicitud de Cheque y en el
voucher de cheque de acuerdo a las Comprobante del voucher.
especificaciones de la “Orden de
Compra” a través del Sistema 9. Entrega el cheque al Proveedor y
SAVAD. copia – Beneficiario del voucher del
cheque.
3. Entrega la documentación al
Administrador. 10. Archiva toda la documentación
Administrador generada y recibida, hasta que sea
4. Recibe y verifica los documentos. solicitada por el Administrador /
Cargo Asignado para ser registrado
5. Firma la “Orden de Compra”, la contablemente el Sistema CKF
“Solicitud de Cheque” y el voucher (Contabilidad)
del cheque.
6. Devuelve la documentación a la
Secretaria.
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CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados
Servicios
Presupuesto Recursos
Administrativos
Humanos
Emite detalle Realiza censo Recibe relación

de las personas de personas
a ser censadas censadas
1. Antes de realizar el Censo deberá solicitarse al área de Presupuesto el reporte Detalle
de Personal Jubilado, Incapacitado, Pensionado y Activo a fin de determinar el registro
de las personas a ser censadas.
2. Toda persona autorizada por los Jubilados y Pensionados deberán presentar la

siguiente documentación:
• Carta de autorización
• Fotocopia de la cedula de identidad del Jubilado / Pensionado y del autorizado
• Informe médico
• Poder de autorización para el censo
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CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados

JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS / 3. Solicita Detalle de Personal
CARGO ASIGNADO Jubilado, Incapacitado y Activo al
1. Recibe a los Jubilados y Empleados área de Presupuesto.
y le solicita los siguientes datos
• Nombre y Apellido 4. Emite una relación de las personas
• Dirección de Habitación censadas y no censadas.
• Número de la Cédula de
Identidad 5. Envía Oficio adjuntando relación de
• Fecha de la jubilación personas censadas y no censadas al
área Recursos Humanos.
2. Registra en un libro control los datos
solicitados, coloca la fecha del Censo 6. Archiva la documentación generada.
y le solicita a la persona censada que
firme el libro.
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna

Servicios
Administrativos Contraloría
Contabilidad
Interna
Realiza Emite Verifica
conciliación información de información
la Conciliación emitida
1. Mensualmente debe remitirse a Contraloría a través del correo electrónico los
formatos “A” Conciliaciones Bancarias y “B” Situación de las partidas por Antigüedad.
2. Para elaborar los formatos “A” Conciliaciones Bancarias y “B” Situación de las partidas
por Antigüedad debe tomarse en cuenta los movimientos generados bancarios, entre
las mas importantes podemos mencionar:
• Depósitos no registrados
• Cheques en transito
• Notas de Débito y crédito bancarias
• Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos
• Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del área contable o por el
banco
• Cualquier otra información o documentación necesaria que soporte las partidas
pendientes de conciliación
3. Las conciliaciones bancarias, los formatos A y B deben estar debidamente sellados y

firmados por el Decano, Administrador y/o Contador y ser remitidos a la Dirección de
Planificación y Presupuesto mediante Oficio y en diskette impresos.
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna
Descripción del procedimiento: 6. Guarda los formatos “A” y “B” en un

ADMINISTRADOR diskette.
1. Ubica en el Departamento de
Contabilidad los estados de cuentas 7. Elabora Oficio a fin de remitir los
de los bancos y el libro diario de los formatos y el diskette a la Contraloría
movimientos bancarios. Interna
2. Verifica y compara la información de 8. Solicita firma autógrafa al Director de

los libros contra banco. Administración en el Oficio.
3. Identifica los cheques en tránsito, 9. Remite a la Contraloría Interna el

Depósitos no Registrados / Cheques Oficio y los formatos “A” y “B” a
no Registrados, Notas de Débito y través del Mensajero
Notas de Crédito no contabilizados
10. Archiva los acuse de recibo en una
4. Elabora los formatos “A” carpeta.
Conciliaciones Bancarias y “B”
“Situación de las partidas por
Antigüedad” de acuerdo a los datos
recopilados anteriormente y
registrando las partidas pendientes
por ajustar según libros.
5. Imprime los formatos “A” y “B”.
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CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
Descripción del procedimiento 4. Verifica que el monto total de los

ADMINISTRADOR depósitos retenidos corresponda con
1. Recibe de las Dependencias y lo indicado en el archivo Libro de
Facultades de la Universidad un Compras de todas las áreas de la
Oficio anexando lo siguiente: Universidad.
• Impresión del Libro de compras
• Impresión de la validación del 5. Convierte el archivo de Libro de
SENIAT compras General en una archivo TXT
• Original del Depósito
• Diskett contentivo con los 6. Ingresa al portal de la Web del
archivos Libro de Compras en SENIAT a fin de realizar la validación
formato de Excel y TXT del archivo de Libro de Compras
General.
2. Registra en la Relación de las
Dependencias y Facultades el monto 7. En caso que tenga rechazos
de los depósitos efectuados por identifica la(s) línea(s) de rechazo y
retención IVA a los proveedores de realiza los correctivos necesarios y
cada Dependencia y Facultad procede a realizar nuevamente la
validación en el portal de la Web del
3. Ubica el diskett de cada una de las SENIAT.
Dependencias y Facultades a fin de
agrupar en un solo archivo toda la 8. Imprime la validación generada
información de los Libros de como soporte.
Compras de todas las áreas de la
Universidad. 9. Elige la opción Cancelación – Por
Recibo de Pago del portal de la web.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
10. Imprime la “Planilla de pago para

enterar Retenciones del IVA
efectuada por agentes de Retención”
Forma 99-035
11. Emite Oficio para Tesorería a fin de

que se elabore el cheque de gerencia
correspondiente al pago de la
Tesorería General.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005


Dirección de Servicios
Unidades de la Administración y
Administrativos
Dirección Finanzas
Solicita efectivo Entrega Realiza

efectivo Reposición
Normas específicas
1. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta
respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o
cuando se haya consumido un 75% del mismo.
2. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o

enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la
reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica
3. Los desembolsos por pagos o compras de la Caja Chica serán por los siguientes
conceptos:
• Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección.
• Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de
las instalaciones de la Dirección
• Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la
Dirección.
• Fotocopias o encuadernación de documentación
• Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección
3. Los reintegros por reposición de la Caja Chica deberán estar autorizados por las
firmas autorizadas por el Consejo Universitario
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CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

Descripción del procedimiento:

SECRETARIA / CARGO ASIGNADO fondos “Caja Chica de la Dirección”
1. Recibe de la Secretaria de la
los formularios “Comprobante de
Dirección de Administración y
Pago por Caja Chica”, las facturas,
Finanzas / Responsable de la Caja
recibos y oficios que soportan las
Chica la relación “Caja Chica de la
salidas de la caja chica.
Dirección” (original y copia),
formulario “Comprobante de Pago
6. Gestiona las firmas de aprobación
por Caja Chica”, las facturas, recibos
de la Solicitud de Cheque y el
y oficios que soportan las salidas de
voucher ante el Director de la
la caja chica.
Finanzas.
2. Coloca el sello de recepción del área
de Servicios Administrativos en la
7. Recibe la Solicitud de Cheque y el
relación “Caja Chica de la Dirección”
voucher de la Secretaria de la
(original y copia) y devuelve copia a
la Secretaria.
Finanzas.
3. Verifica que se anexe todos los

8. Ubica las facturas o recibos que
“Comprobante de Pago Caja Chica”,
soportan la operación y escribe en el
las facturas y recibos de acuerdo al
espacio del sello de reembolso el
auxiliar de fondos “Caja Chica de la
numero del cheque, la fecha de
Dirección”.
emisión y su firma autógrafa.
4. Elabora el formulario Solicitud de

9. Solicita a la Secretaría /
Cheque y voucher de cheque de
Responsable de la Caja Chica que
acuerdo a la reposición de la caja
firme la Solicitud de Cheque como
chica.
acuse de recibo del cheque.
5. Anexa a la Solicitud de Cheque y
voucher de cheque el auxiliar de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

10. Entrega el cheque a la Secretaría / Documentación Contable-

Responsable de la Caja Chica (Departamento de Contabilidad).
11. Entrega la Solicitud de Cheque, el

voucher y los soportes de la caja
chica al Administrador.
12. Registra el comprobante contable a

través del sistema CKF
(Contabilidad).
13. Imprime el Comprobante Contable y

se lo anexa la Solicitud de Cheque, el
voucher y los soportes de la caja
chica.
14. Entrega el Comprobante y los

anexos al Contador Jefe
CONTADOR JEFE I /
CARGO ASIGNADO
15. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el Comprobante
Contable y lo devuelve al
Administrador
16. Recibe Comprobante y anexos del

Contador Jefe y se los entrega al
Asistente de Archivo I para su archivo
(Procedimiento: Archivo de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Formularios e Instructivos

FORMULARIO: Solicitud de Cheque
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

FORMULARIO: Solicitud de Cheque
OBJETIVO: Realizar la solicitud de cheque cancelar algún servicio o bien autorizado por
la Dirección de Administración y Finanzas.
PREPARACIÓN
Original: Proveedor - Beneficiario
Duplicado: Archivo del Departamento
1. DIA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.
2. FACULTAD O DEPENDENCIA Número correlativo de los Oficios del Departamento

de Servicios Administrativos
3. ESCUELA O DEPARTAMENTO: Nombre del Proveedor a realizar la solicitud
4. DIVISIÓN O SECCION: Coloque Universidad Central de Venezuela
5. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Teléfonos del Departamento de Servicios

Administrativos.
6. CODIGO PROVEEDOR: Número de páginas a remitir
7. CONCEPTO: Describa el motivo de la solicitud del cheque.
8. CONTROL DE PRESUPUESTO: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo,

Cuenta de Gasto y monto del movimiento
9. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del

Director de Administración y Finanzas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

FORMULARIO: Voucher de Cheque
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

FORMULARIO: Voucher de Cheque

OBJETIVO: Emitir cheques para efectuar pagos a Proveedores o cualquier otro

Beneficiario que sea autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.
PREPARACIÓN
Original: Archivo del Departamento
Triplicado: Proveedor - Beneficiario
Datos Propios del Cheque
1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Nombre o Razón Social del Beneficiario del pago
2. MONTO: En letras y en números del monto del cheque
3. FECHA: Día, mes y año de fecha de elaboración del cheque
Datos Propios del Comprobante de Egreso
4. COMPROBANTE DE EGRESO: Número correlativo asignado automáticamente por

el Sistema SAVAD
5. CUENTA: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo y Cuenta de Gasto

asignada al movimiento
6. CONCEPTO: Descripción o motivo de la generación del cheque
7. VALOR: Monto del cheque
8. CHEQUE N°: Número del Cheque
9. BANCO: Nombre del Banco donde se encuentran los fondos
10. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del

Director de Administración y Finanzas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Anexo

FORMULARIO: Formato “A” Conciliaciones Bancarias
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Anexo

FORMULARIO: Formato “B” Situación de las Partidas por Antigüedad
PAGINA DE: FECHA:

DEPARTAMENTO DE
BIENES MUEBLES
CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 4 4.1. 1 /3
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
Normas generales
1. Los bienes muebles adquiridos por la universidad forman parte de su patrimonio y la
administración de los mismos es de su única competencia.
2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean la condición de

custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.
3. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones estarán

sujetas a la normativa interna de la universidad y las disposiciones establecidas en
esta materia.
4. La valuación de los bienes propiedad de la universidad se hará en base a su costo,

estando sujeto a depreciación o amortización para aquellos bienes que de acuerdo a
sus características así lo determinen.
5. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la universidad

deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y
control. A tal fin están obligados a informar cualquier hecho que implique modificación
de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir,
desincorporar tales bienes, por ningún titulo, sin sujeción a las disposiciones legales y
procedimientos establecidos en el presente manual.
6. El Departamento de Bienes Muebles mantendrá un inventario continuo de los bienes

adscritos a cada Facultad o Dependencia, con el fin de ejercer los controles
necesarios y enviará semestralmente a cada Facultad o Dependencia un listado
actualizado de su inventario.
7. Todas las Facultades o Dependencias deberán verificar el inventario de bienes

muebles físico al finalizar cada semestre académico con el listado que envía al
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
Departamento de Bienes Muebles, el cual deberá devolverse en un plazo no mayor de

diez (10) días hábiles a su recepción, en el caso de tener observaciones. Esta
verificación deberá contemplar como mínimo los siguientes puntos:
- Si los bienes muebles realmente existen
- Si están debidamente asignados a los responsables de su administración y
custodia, si están realmente asignados a los programas / proyectos
impuestos, además de identificar si la ubicación física del bien es la
registrada.
- Si el bien está siendo utilizado eficientemente
- Si el estado de mantenimiento es el adecuado
- Si los bienes están siendo utilizados por responsables patrimoniales de uso
para los fines previstos.
- Si cumplen con todas las normas de administración y registro de bienes.
8. Cuando los responsables patrimoniales primario o responsables patrimoniales de uso

dejen de pertenecer por cualquier causa a la unidad, deberán entregar el inventario de
los bienes que estaban bajo su custodia y responsabilidad a través del Acta levantada
al efecto.
9. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias para

salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación administrativa
correspondiente para establecer las responsabilidades del caso.
10. El Departamento de Bienes Muebles, procederá a realizar la debida identificación de

los bienes una vez que éstos lleguen a las instalaciones de la Universidad.
11. Ningún funcionario será liberado de la responsabilidad que le pueda corresponder por
sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición contemplada en
la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente relacionado con la materia
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CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
12. Los bienes muebles serán registrados por el costo de adquisición, producción,
intercambio, o al precio determinado por comisión de peritos valuadores, según sea el
caso.
13. Para el costo de un bien mueble que se produzca en la Universidad serán

considerados todos los desembolsos normales y necesarios hasta que el bien esté
totalmente terminado y listo bien sea para ser vendido o para ser usado en las
operaciones de la Universidad.
14. Un bien mueble será considerado producto en proceso hasta tanto no se haya
culminado su fabricación y su costo comprenderá todos los desembolsos normales y
necesarios para la producción del mismo.
15. El control integral de los bienes adscritos a cada Unidad Administradora

Desconcentrada deberá llevarse en forma centralizada en El Departamento de Bienes
Muebles.
16. Los bienes muebles deben clasificarse de acuerdo a las instrucciones y modelos de
contabilidad fiscal de bienes nacionales aplicable a las Universidades.
17. Queda terminantemente prohibido:

- Movilizar equipo de una Dependencia de trabajo a otra sin cumplir con el
procedimiento de traslado de bienes establecido.
Entregar bienes sin la debida codificación realizada por la Unidad Administradora
competente.
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CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
Base Legal Esta Ley regula todo lo relativo a la

Ley Orgánica de la Administración enajenación de bienes propiedad de la
Pública Gaceta Oficial Nro. 37305 de fecha República de los Institutos Autónomos, de
17 de Octubre de 2001. las empresas del estado, y de las demás
personas, que tengan una participación
Las disposiciones de esta Ley tienen por superior al cincuenta por ciento (50%) del
objeto establecer los principios y bases que capital social.
rigen la organización y funcionamiento de la
Administración Pública; los principios y Ley Orgánica de la Procuraduría General
lineamientos de la organización y de la República Gaceta Oficial Nro. 5554
funcionamiento de la Administración Pública de fecha 13 de Noviembre de 2001.
Nacional y de la Administración
descentralizada funcionalmente. TITULO II De las atribuciones de la
Procuraduría General de la República.
Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, Gaceta CAPITULO I Trata la materia de derechos,
Oficial Nro. 37.978 de fecha 13 de julio de bienes e intereses patrimoniales de la
2004. República.
TITULO VI. Del Sistema de Control Interno Art. 9. Consagra la competencia de la

Procuraduría General de la República, entre
TITULO IX. De las responsabilidades otros
Ley Orgánica que regula la enajenación

de Bienes del Sector Público no afectos a
las Industrias Básicas Gaceta Oficial Nro.
3951 de fecha 07 de Enero de 1987
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CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
Ley Orgánica de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nro.
37347 de fecha 17 de Diciembre de 2001.
Art. 9 Referente a quienes serán sujetos a

las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de la República.
TITULO II . Del Sistema Nacional de control

Fiscal.
Capitulo I. Artículos 23,24,25 y 26.
Capitulo II. Del Control Interno
Capitulo IV. De las Cuentas.
Capitulo V. Del Control de Gestión.
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 4 4.3.1. 1 /2
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UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Muebles
Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información generada o producida, cuando un bien
mueble pasa a formar parte del patrimonio de la UCV.
Facultades y Dpto. de Bienes

Dependencias Muebles
Registra los Procesa la

datos del bien información en el
adquirido sistema de Bienes
Normas que regulan el procedimiento

1. Se entenderá como incorporación de un bien mueble en los siguientes casos:
- Inventario Inicial
- Compras
- Producción de nuevos elementos
- Por reconstrucción y mejoras de equipos
- Ingresos por donaciones externas
- Por convenio
- De Semovientes
2. En caso de bienes donados que no posean factura original donde se indique el precio de
adquisición, se requerirá los servicios de un perito a fin de determinar el precio mediante
avalúo de bienes.
3. Todo bien mueble deberá colocársele una calcomanía que identifique el bien en el inventario
de bienes de la Universidad, dicha etiqueta se le asignará la siguiente codificación:
XX – XXXXX Número correlativo
Unidad Ejecutora
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CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Muebles
Descripción del Procedimiento Programación de Sistemas del 22-11-

SECRETARIA 2002).
1. Recibe de las Facultades o
Dependencias lo siguiente: 5. Ubica una etiqueta identificadora
- Solicitud de Orden de Compra (calcomanía) y le asigna un número de
- Diskette contentivo con los registros inventario al bien.
de los bienes
- Factura de compra 6. Verifica la situación física del bien
- Voucher de cheque incorporado en la Facultad o
Dependencia.
2. Entrega los soportes recibidos al
Registrador de Bienes Muebles 7. Coloca al bien calcomanía
identificadora.
REGISTRADOR DE BIENES
MUEBLES 8. Prepara Acta de Comprobación y
3. Comprueba que se han cumplido con solicita firma al responsable del bien en
todos los trámites establecidos. la Facultad o Dependencia.
4. Introduce el diskette en el computador y 9. Archiva toda la documentación en la

procesa la información de los bienes carpeta de la Facultad o Dependencia
adquiridos a través del Sistema de correspondiente.
Información de Bienes (Ver manual de
Usuario del Sistema de Información de
Bienes – Elaborado por la Oficina de
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Muebles
Objetivo: Tienen como finalidad procesar la información que se produce al retirar un bien
que está incorporado al patrimonio de la UCV.
Facultades y Dpto. de Bienes

Dependencias Muebles
Registra los Procesa la

datos del bien información en el
adquirido sistema de Bienes

1. Se entenderá como desincorporación de un bien mueble en los siguientes casos
- Deterioro (Inservible)
- Destrucción accidental
- Ventas
- Donación o cesión legal a un organismo externo de la UCV
- Perdida (Extravío o hurto)
- Permuta con un organismo externo de la UCV
2. Cuando una unidad vaya a desincorporar un bien, deberá en primer termino, notificar
a su Dirección, Decanato o Administración respectiva; así como también notificará de
dicha desincorporación al Departamento de Bienes Muebles.
3. El Oficio de desincorporación del Bien deberá especificar los motivos por los cuales se
realiza esta solicitud.
4. Toda desincorporación se hará por el valor según libros (costo de adquisición más
mejoras o adiciones menos la depreciación acumulada).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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5. Toda desincorporación por deterioro o inservibilidad debe ser soportada por un

informe técnico.
6. Deberá realizarse la denuncia ante las autoridades policiales para la desincorporación

de bienes muebles por robo o extravío. Adicionalmente por parte del responsable de
la unidad donde se originó el siniestro, debe elaborar un informe detallado con el
apoyo del personal de vigilancia de la Institución, donde se indicará: lugar, fecha, hora
de ocurrido el acto, circunstancia, modus operandi, causas del siniestro y monto del
bien.
7. Para hacer el tramite de reposición del bien, ante la empresa de seguro debe
anexarse los siguientes documentos.
- Constancia de denuncia ante el cuerpo de Investigaciones Criminalista y Penales.
- Factura de Compra de los bienes reclamados.
- Listado de Inventario detallado del bien asegurado.
- Informe del siniestro.
En caso de vehículo siniestrado señalar

- Modelo
- Placa
- Fecha de adquisición (documentación del mismo) además debe anexarse,
experticia realizada por la Dirección de Transporte Terrestre donde se señala el
tipo de accidente.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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Descripción del Procedimiento 5. Prepara Acta de Desincorporación y

SECRETARIA solicita firma al responsable del bien
1. Recibe de la Facultad o Dependencia en la Facultad o Dependencia y al
Oficio de solicitud de desincorporación Jefe del Departamento de Bienes
del Bien. Muebles.
2. Entrega el Oficio al Registrador de 6. Actualiza el estatus

Bienes Muebles. “Desincorporado” en el Sistema de
Información de Bienes (Ver manual
REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES de Usuario del Sistema de
3. Comprueba que se han cumplido los Información de Bienes – Elaborado
trámites establecidos para realizar la por la Oficina de Programación de
desincorporación del bien. Sistemas – 22-11-2002).
4. Verifica los datos relativos al bien a 7. Archiva todos los documentos

desincorporar en la Facultad o recibidos y emitidos en la carpeta
Dependencia que realiza la solicitud. respectiva.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
VERSIÓN FECHA
Y FINANZAS PROCEDIMIENTOS 0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Bienes Muebles
Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información que se produce cuando un bien
mueble es transferido, permutado o cedido de una unidad ejecutora a otra. Para ser
usado por la nueva unidad o para ser mantenido en custodia por esta. Este tipo de
movimiento no produce variación en el patrimonio universitario, aun cuando afecta el
patrimonio a nivel de Facultades o Dependencias.

1. Se entenderá como una transferencia, cada uno de los siguientes casos:
- Transferencia de una unidad a otra sin que implique pago alguno
- Compra de una unidad a otra.
- Traslado al depósito de bienes para su custodia.
- Traslado del depósito de bienes a cualquier Facultad o Dependencia.
2. Cuando cualquier unidad ejecutora de una Facultad o dependencia va a transferir o

vender a otra unidad un bien, deberá informar al Departamento de bienes muebles.
3. Cuando se requiera transferir un bien proveniente de la misma Facultad o

Dependencia la unidad ejecutora debe enviar una comunicación escrita a la Dirección
de Administración y al Departamento de Muebles Bienes justificando la solicitud o el
movimiento.
4. Se deberá reetiquetar o marcar los bienes sólo cuando son transferidos de una
Facultad a otra o entre Dependencias Centrales.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Transferencia de Bienes Muebles
Descripción del Procedimiento de Usuario del Sistema de

SECRETARIA Información de Bienes – Elaborado
1. Recibe de la Facultad o por la Oficina de Programación de
Dependencia los documentos que Sistemas – 22-11-2002).
avalan la transferencia del bien.
7. Ubica una etiqueta identificadora
REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES (calcomanía) y le asigna un número
2. Comprueba que se han cumplido los de inventario al bien, en caso que el
trámites establecidos para realizar la bien sea transferido a otra Facultad o
desincorporación del bien. Dependencia.
3. Coordina con el responsable de la 8. Verifica la situación física del bien

transferido en la Facultad o
Unidad que transfiere el bien, lo Dependencia.
referido al proceso de
desincorporación y actualización del 9. Coloca al bien calcomanía
registro de inventario. identificadora.
4. Verifica en sitio el bien a ser 10. Prepara Acta de Comprobación y

transferido. solicita firma al responsable del bien
en la Facultad o Dependencia y al
5. Prepara Acta de Comprobación y Jefe del Departamento de Bienes
solicita firma al responsable del bien Muebles.
en la Facultad o Dependencia y al
Jefe del Departamento de Bienes 11. Archiva toda la documentación en la
Muebles. carpeta de la Facultad o
Dependencia correspondiente.
6. Actualiza status del bien a ser
transferido en el Sistema de
Información de Bienes (Ver manual
PAGINA DE: FECHA:

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DEPARTAMENTO DE
BIENES INMUEBLES
CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
NORMAS GENERALES
1. Los bienes inmuebles adquiridos por la Universidad forman parte de su patrimonio
y la administración de los mismos es de su única competencia.
2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean condición de

custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.
3. Los bienes inmuebles deberán registrarse por el valor original de adquisición,

producción, construcción o intercambio.
4. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones

estarán sujetas a la normativa interna de la universidad y a las disposiciones
establecidas en la materia.
5. Serán considerados como responsables patrimoniales de uso de los bienes

inmuebles las unidades que tienen asignados bienes para el uso en la ejecución
de las actividades propias de su cargo.
6. Los responsables patrimoniales de uso velarán por la custodia y el mantenimiento

de los bienes a su cargo.
7. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la Universidad

deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y
control. A tal fin, están obligados a informar cualquier hecho que implique
modificación de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán
adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún título, sin sujeción a las
disposiciones legales y procedimientos establecidos en el presente manual.
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
8. El control integral de los bienes inmuebles deberán llevarse de forma centralizada

en el Departamento de Bienes Inmuebles.
9. El Departamento de Bienes Inmuebles mantendrá un inventario continuo de los

bienes adscritos, con el fin de ejercer controles necesarios y enviará
periódicamente un listado actualizado del inventario a la Dirección de
10. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias

para salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación
administrativa correspondiente, para establecer las responsabilidades del caso.
11. El Departamento de Bienes Inmuebles procederá a realizar la debida identificación

de los bienes una vez adquiridos por la Universidad.
12. Ningún funcionario será liberado de responsabilidad que le pueda corresponder

por sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición
contemplada en la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente
relacionado con la materia.
13. El Departamento de Bienes Inmuebles deberá remitir anualmente al Departamento

de Contabilidad el Inventario de bienes inmuebles con ajustes de precios de
Mercado para que esta información sea reflejada como nota en los estados
financieros.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL TITULO III. De las Potestades de

Ley orgánica de la Contraloría General Investigación de las responsabilidades y
de la Republica y del Sistema Nacional de las sanciones.
de Control Fiscal Gaceta Oficial Nro.
37347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Capitulo II y Capitulo III
Ley Orgánica que regula la Enajenación
Art. 9 Referente a quienes serán sujetos de Bienes del Sector Público no afectos
a las disposiciones de la presente Ley y a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial
al control, vigilancia y fiscalización de la Nro. 3951 de fecha 07 de enero de 1987.
Contraloría General de la República.
Ley de Universidades Gaceta Oficial Nro.
TITULO II. Del Sistema Nacional de 1429 extraordinaria de fecha 08 de
Control Fiscal. septiembre de 1970.
Capitulo I. De las Disposiciones Art. 09. De la autonomía de las

Generales del Sistema Nacional de Universidades.
Control Fiscal.
Art. 12. De la personalidad Jurídica y
Capitulo II. Del Control Interno. Patrimonio de las Universidades.
Capitulo IV. De las Cuentas. Art. 13. Del presupuesto de las

Universidades Nacionales.
Capitulo V. Del Control de Gestión.
Art. 14. De los bienes y rentas de las
Capitulo VI. Otras Disposiciones de Universidades que no estarán sometidos
Control al régimen de los bienes nacionales que
establece la Ley de Hacienda Pública
Nacional. Sus ingresos y egresos no se
considerarán como rentas o gastos
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
públicos, ni estarán sometidos al legados o donaciones, previa consulta

Régimen del Presupuesto Nacional y su con el Consejo de Fomento.
fiscalización se hará por los funcionarios
que designe el Consejo Nacional de Ley contra la corrupción Gaceta Oficial
Universidades, en acatamiento de lo Nro. 5637 extraordinaria de fecha 07 de
dispuesto en el numeral 9 del articulo 20 abril de 2003.
de la presente Ley, y por la Contraloría
General de la República conforme a lo Art.27. De la responsabilidad de la
establecido en la Constitución y las Contraloría General de la Republica.
leyes.
Art.32. De la responsabilidad
Art. 15. Las Universidades Nacionales administrativa del funcionario público.
gozarán en cuanto a su patrimonio, de
las prerrogativas que el Fisco Nacional Art.33. De las sanciones administrativas
acuerda en la Ley Orgánica de la a los funcionarios públicos.
Hacienda Pública Nacional.
Reglamento de la Ley Orgánica de la
Art. 20. De las atribuciones del Consejo Contraloría General de la República del
Nacional de Universidades. 17 de diciembre de 2001.
Art. 26. De las atribuciones el Consejo Capitulo IV. Del Control de los Bienes
Universitario de las Universidades para Nacionales
autorizar la adquisición, enajenación y
gravamen de bienes en la celebración de
contratos y a la aceptación de herencias,
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles

Unidad Consejo Consejo de Consejo
Administradora Universitario Fomento Universitario
Realiza solicitud de Analiza solicitud Elabora Toma decisión
Adquisición del de Adquisición del recomendación de de acuerdo a
inmueble recomendación
inmueble adquisición
Oficina Central Departamento de Unidad

de Asesoría Jurídica Bienes Inmuebles Administradora
Realiza gestiones Registra inmueble

para redactar Registra
documentación legal en sistema y contablemente
y su protocolización archiva la operación
Normas que regulan el procedimiento de incorporación.
1. La incorporación de bienes inmuebles puede ser dada por el concepto de adquisición por
compra-venta, donaciones o por distintas formas.
2. Es potestad del Consejo de Fomento brindar recomendación al Consejo Universitario

para la adquisición de bienes y la aceptación de herencias, legados o donaciones. La
Oficina Central de Asesoría Jurídica es la encargada de llevar el proceso para la
adquisición.
3. . La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las

Industrias Básicas será la encargada de autorizar la adquisición, enajenación y
aceptación de bienes del Estado.
4. La Procuraduría General de la República, en caso de bienes propiedad del Estado, será

el ente encargado de la redacción del documento de adquisición y/o enajenación
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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5. El Departamento de Bienes Inmuebles tendrá la responsabilidad de la guarda y custodia

de los expedientes de bienes inmuebles propiedad de la Universidad.
6. Toda Ficha Catastral que soporte la adquisición del inmueble deberá contemplar los
siguientes aspectos:
- Mapa Catastral
- Registro Fotográfico
- Plano / ubicación
- Cedula Catastral
- Identificación del propietario
- Datos de protocolización
- Dirección del Inmueble
- Antecedentes del inmueble
- Número de Mapa Catastral
- Código Catastral
- Linderos / Descripción (originales y actuales)
- Tasación
- Valor de adquisición o construcción
- Valor ajuste
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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Descripción del procedimiento

UNIDAD ADMINISTRADORA CONSEJO UNIVERSITARIO
1. Elabora y Envía Oficio dirigido al 8. Recibe recomendación para la
Consejo Universitario solicitando adquisición por parte del Consejo de
autorización para la adquisición de Fomento.
algún bien inmueble.
9. Analiza la recomendación dada por
CONSEJO UNIVERSITARIO el Consejo de Fomento y procede de
2. Recibe de la Unidad Administradora acuerdo a la misma.
Oficio de Solicitud de autorización
para la adquisición del bien 9.1 En caso de rechazar la adquisición
inmueble. elabora oficio justificando el rechazo
de la incorporación y envía a la
3. Analiza la solicitud de adquisición Unidad Administradora, continúe el
del bien inmueble. paso 10.
4. Solicita recomendación al Consejo 9.2 En caso de aprobar la adquisición,

de Fomento para la adquisición del elabora oficio a la Oficina Central de
bien inmueble. Asesoría Jurídica, para la
elaboración del documento de
CONSEJO DE FOMENTO adquisición del bien inmueble,
5. Recibe del Consejo Universitario continúe el paso 12.
Oficio de Solicitud de adquisición de
bienes inmuebles. UNIDAD ADMINISTRADORA
10. Recibe del Consejo Universitario
6. Analiza la solicitud de adquisición. oficio indicando el rechazo de la
adquisición.
7. Elabora y Envía recomendación de
adquisición al Consejo Universitario.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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11. Archiva para su control y fines Industrias Básicas (CENBISP) para

consiguientes. (Fin del la adquisición del bien inmueble.
procedimiento).
16.2. Recibe Oficio de autorización para
OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA la adquisición del bien inmueble de
JURÍDICA la Comisión para Enajenación de
12. Recibe por parte del Consejo Bienes del Sector Público no
Universitario Oficio de la solicitud de afectados a las Industrias Básicas
adquisición y recomendación por (CENBISP)
parte del Consejo de Fomento.
16.3. Envía los requisitos exigidos por la
13. Analiza la documentación recibida, Procuraduría General de la
determina si el bien inmueble es Republica para la incorporación del
propiedad del Estado y procede de bien inmueble propiedad del
acuerdo a la normativa. estado.
Si el Inmueble no es propiedad del 16.4. Elabora conjuntamente con la

Estado Procuraduría General de la
14. Redacta documento de adquisición y
Republica Documento de
se encarga que su protocolización.
incorporación del inmueble.
15. Envía el documento protocolizado al

16.5. Realiza gestiones conjuntamente
Departamento de Bienes Inmuebles,
con la Procuraduría General de la
continúe el paso 17.
Republica para protocolizar el
documento de incorporación del
Si el Inmueble es propiedad del
inmueble.
Estado
16.1. Solicita autorización a la Comisión
para Enajenación de Bienes del
Sector Público no afectados a las
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
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16.6. Envía al Departamento de Bienes del inmueble y soportes necesarios de la

Inmuebles el documento del operación.
inmueble.
UNIDAD DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE BIENES 24. Recibe del Departamento de Bienes
INMUEBLES Inmuebles la incorporación del Bien
17. Recibe de la Oficina Central de Inmueble a través del sistema CKF.
Asesoría Jurídica el documento de (Contabilidad).
adquisición de Inmueble y sus anexos.
25. Registra los comprobantes contables a
18. Prepara expediente del bien inmueble través del sistema CKF (Contabilidad).
de acuerdo a la documentación recibida.
26. Imprime el Comprobante Contable y
19. Ingresa la información del inmueble al archiva.
Inventario General de Bienes Inmuebles
de la UCV en Excel.
20. Prepara ficha catastral del bien

inmueble.
21. Archiva la ficha catastral en el sistema.
22. Guarda el documento original de

adquisición en la bóveda de seguridad
para su guarda y custodia.
23. Remite a la Unidad Administradora

fotocopia del documento de adquisición
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
Unidad Consejo Consejo de Consejo
Administradora Universitario Fomento Universitario
Realiza solicitud de Analiza solicitud de Elabora Toma decisión

desincorporación del desincorporación recomendación de de acuerdo a
inmueble del inmueble desincorporación recomendación
Oficina de Patrimonio Unidad de

Oficina Central
Inmobiliario Contabilidad
de Asesoría Jurídica
Realiza gestiones Registra Registra
para redactar desincorporación
documentación legal contablemente
y archiva
y su protocolización documentación la operación
Normas específicas que regulan el procedimiento de desincorporación.

1. La desincorporación de bienes inmuebles puede ser dada por venta del bien o por
concepto distinto a la venta entre los que podemos mencionar: donaciones, parte
de pago, convenios, expropiaciones, recuperaciones, entre otros.
2. El Consejo de Fomento recomendará al Consejo Universitario la enajenación o

gravamen de bienes o donaciones.
3. La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las

Industrias Básicas será la encargada de autorizar la desincorporación de bienes
inmuebles propiedad de la Universidad.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

4. La Procuraduría General de la Republica en conjunto con la Oficina Central de

Asesoría Jurídica será la instancia encargada de la redacción de los documentos
de desincorporación de bienes inmuebles.
5. Será responsabilidad del Departamento de Bienes Inmuebles la desincorporación

del inventario de aquellos bienes inmuebles enajenados por la Universidad.
6. Los expedientes de bienes inmuebles desincorporados serán custodiados en un

archivo pasivo del Departamento de Bienes Inmuebles.

UNIDAD ADMINISTRADORA
1. Elabora y envía Oficio dirigido al CONSEJO DE FOMENTO
Consejo Universitario solicitando 4. Recibe del Consejo Universitario
autorización para la Oficio de Solicitud de la
desincorporación de algún bien desincorporación de bien
inmueble. inmueble, con su respectiva
justificación por parte de la
CONSEJO UNIVERSITARIO Unidad Administradora, para su
2. Recibe de la Unidad estudio y su recomendación
Administradora Oficio de Solicitud
de autorización para la 5. Analiza la información recibida.
desincorporación del bien
inmueble. 6. Elabora y envía recomendación
al Consejo Universitario para la
3. Solicita recomendación al desincorporación del bien
Consejo de Fomento para la inmueble junto a los soportes
desincorporación del bien recibidos.
inmueble.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
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CONSEJO UNIVERSITARIO
7. Recibe recomendación para la UNIDAD ADMINISTRADORA
desincorporación por parte del 9. Recibe del Consejo Universitario
Consejo de Fomento. oficio indicando el rechazo de la
adquisición.
8. Analiza la recomendación dada
por el Consejo de Fomento y 10. Archiva para su control y fines
procede de acuerdo a la misma. consiguientes. (Fin del
procedimiento).
8.1. En caso de no autorizar la
desincorporación elabora OFICINA CENTRAL DE
oficio justificando el rechazo ASESORÍA JURÍDICA
de la desincorporación y 11. Recibe por parte del Consejo
envía a la Unidad Universitario Oficio de la solicitud
Administradora, continúe el de desincorporación y
paso 9. recomendación por parte del
Consejo de Fomento, además de
8.2. En caso de aprobar la sus respectivos soportes.
desincorporación, elabora
oficio a la Oficina Central de 12. Elabora Oficio donde solicita a la
Asesoría Jurídica, para la comisión para Enajenación de
desincorporación del bien Bienes del Sector Público no
inmueble junto a los afectados a las Industrias Básicas
soportes correspondientes, (CENBISP) la autorización para la
continúe el paso 11. desincorporación del bien

inmueble.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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13. Recibe Oficio de autorización

para la desincorporación del bien DEPARTAMENTO DE BIENES
inmueble por parte de la INMUEBLES
Comisión para Enajenación de 18. Recibe de la Oficina Central de
Bienes del Sector Público no Asesoría Jurídica el documento
afectados a las Industrias Básicas de desincorporación del
(CENBISP). inmueble.
14. Envía los requisitos exigidos por 19. Desincorpora el inmueble en el

la Procuraduría General de la archivo Inventario General de
Republica para la Bienes Inmuebles de la UCV en
desincorporación del bien Excel.
inmueble.
20. Localiza el expediente del bien
15. Recibe de la Procuraduría inmueble a desincorporar .
General de la Republica
documento legal para la 21. Archiva el documento de
desincorporación del inmueble. desincorporación de inmueble y
sus soportes en el expediente.
16. Realiza gestiones conjuntamente
con la Procuraduría General de la 22. Guarda el documento en la
Republica para protocolizar el bóveda de seguridad para su
documento de desincorporación guarda y custodia.
del inmueble.
17. Envía al Departamento de Bienes

Inmuebles el documento
protocolizado de
desincorporación del inmueble.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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23. Remite a la Unidad

Administradora fotocopia del
documento de desincorporación
del inmueble y soportes
necesarios de la operación.
UNIDAD DE CONTABILIDAD
24. Recibe del Departamento de
Bienes Inmuebles la información
de la desincorporación del bien
inmueble.
25. Registra los comprobantes

contables a través del sistema
CKF (Contabilidad).
26. Imprime el Comprobante

Contable y archiva.
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DIVISIÓN DE TESORERÍA
CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Todas las Universidades tienen personalidad jurídica propia y ejecutarán su proceso
de registro de Servicios de Tesorería, con base en lo establecido en la Ley Orgánica
de Administración Financiera del Sector Público.
2. La Tesorería debe actuar como unidad auxiliar de la Oficina Nacional del Tesoro con
el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamento y políticas.
3. La Tesorería es la encargada de recaudar y distribuir, custodiar y controlar los

ingresos recibidos del Ejecutivo Nacional o de cualquier otra fuente de financiamiento
extraordinaria.
4. El registro de servicios de Tesorería es el proceso que se inicia con la elaboración del

Flujo de Caja, a través del cual se plantea el cronograma de desembolso interno y
culmina con la realización de los pagos.
5. La Oficina de Tesorería realizará todas las actuaciones que considere necesarias a fin
de promover la optimización del Flujo de Caja, bajo el principio de la Unidad del
Tesoro a través del análisis del entorno financiero y elaboración de un plan operativo
de inversiones.
6. El proceso de Registro de Servicios de Tesorería se dinamiza a través de la ejecución

de los procedimientos:
- Flujo de Caja - Certificación de Pagos
- Apertura de Cuentas Bancarias - Control de Pago por Juzgados
- Registro y mantenimiento de menores de edad
cuentas bancarias - Seguimiento de Ingreso por Bono
- Ordenamiento de pagos de Alimentación
- Registro y mantenimiento de chequeras - Control de Pagos del Personal y del
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Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)

CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
- Suspensión de cheques Personal Contratado

- Anulación de cheques - Endosos de cheques a nombre
- Custodia de Valores Financieros de la U.C.V.
- Colocaciones Financieras - Preparación y Revisión de Nóminas
- Control de Saldos Bancarios - Control de los Saldos de la Comisión
- Custodia y Emisión de cheques Mixta
- Pago de Alquileres de Arrendamiento por
Proveedores de servicios
- Control de Saldos diarios
5. Todo compromiso que fuera adquirido sin existir disponibilidad presupuestaria será
considerado nulo y acarreará responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria,
para el funcionario que ejecute dicho tramite.
6. No deberá realizarse ningún tipo de pago sin que el compromiso haya sido
verdaderamente adquirido y debidamente causado.
7. Los escenarios de flujo de caja se elaboran con base al cronograma de desembolso

emitido por la OPSU.
8. Los responsables del manejo de los fondos deberán ser responsables y concientes de
la fidelidad que deben tener para el manejo de los mismos.
9. Debe mantenerse en resguardo confidencial todos los documentos financieros de la

institución (Títulos Valores, Cheques, Fianzas y cualquier otro instrumento de garantía
extendida a favor de la U.C.V.)
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL mediante efectivo, cheque, transferencia

Constitución de la República bancaria o cualquier otro medio de pago.
Bolivariana de Venezuela. Gaceta
Oficial Nro. 36860 de fecha 30 de Ley Orgánica de la Contraloría
diciembre de 1999 General de la República y el Sistema
Nacional de control Fiscal. Gaceta
Art. 109 Establece autonomía de las Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de
Universidades diciembre de 2001
Art. 315 se refiere a los presupuestos Art. 09 se refiere a quienes serán sujetos
públicos anuales de gastos, en relación a a las disposiciones de la presente ley y al
la gestión fiscal. control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de República.
Art. 318 se refiere al sistema monetario
nacional Ley de universidades. Gaceta Oficial
Nro. 1.429 extraordinario de fecha 8 de
Ley Orgánica de la Administración septiembre de 1970.
Financiera del Sector Público. Gaceta
Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de Art. 09 De la autonomía de las
enero de 2003. Universidades
Art. 55 se refiere de las solicitudes de Art. 12 De la personalidad Jurídica y

pagos a través de medios informáticos y Patrimonio de las Universidades.
la permanencia de la documentación
justificada del gasto en la Unidad que Art. 13 Del presupuesto de las
reconoce la obligación. Universidades Nacionales.
Art. 116 se refiere a los ingresos y los Art. 14 De los bienes y rentas.
pagos del tesoro que podrán realizarse
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
Art. 26 De las atribuciones al Consejo sustituto registrará su firma en la Entidad

Universitario de las Universidades. Bancaria donde estén los fondos
Código de Comercio, con la reforma depositados.
parcial del código de comercio de
fecha 26 de junio de 1955. Art. 58 Con respecto al registro de
gastos causado y pagado.
Art. 489 De la disponibilidad de dinero
Art. 61. Se refiere a los requisitos de las
Art. 490 Del contenido del cheque órdenes de pago que se emitan
directamente a favor de los beneficiarios.
Art. 491 la aplicabilidad del cheque
Art. 102 Con respecto a la ordenación de
Art. 492 La presentación del cheque pagos.
para su efectividad
Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica
Art. 493 Se refiere a la caducidad del de la Administración Financiera del
cheque sector Público sobre el Sistema de
Tesorería de fecha 22 de Marzo de
Art. 494 De la emisión del cheque sin 2002.
fondo
Capitulo I. Disposiciones generales
Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica
de la Administración Financiera del Capitulo II. De la Oficina Nacional del
sector Publico, sobre el sistema Tesoro.
Presupuestario de fecha 18 de
diciembre de 2001 Capitulo III. De la cuenta única del
tesoro nacional
Art. 55 En caso de sustitución del titular
de una Unidad Administradora, el Capitulo IV. Del ingreso de fondo
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
Capitulo V. De los pagos y Art. 03. De los Funcionarios y demás

transferencias personas que presten servicio en la
Administración Pública.
Capitulo VI. De la gestión financiera del
tesoro Art. 07. De los Actos Administrativos.
Capitulo VII. Disposiciones transitorias Art. 10. De las limitaciones de los actos
administrativos.
Reglamento con fuerza de Ley de
reforma de la Ley General de Bancos Art. 19. De la nulidad de los actos
y otras Instituciones Financieras de administrativos.
fecha 13 de noviembre de 2001
Ley que establece el Impuesto al Valor
Art. 38 Con respecto al lapso de Agregado.
caducidad por errores de cálculos o de
escritura, por omisiones o duplicaciones Providencia Administrativa mediante
y por falsificaciones de firmas en los la cual se designan a los
correspondientes cheques. Contribuyentes Especiales como
Agentes de retención del Impuesto al
Art. 39 Por devoluciones de cheques Valor Agregado.
una vez transcurrido el lapso para las
impugnaciones. Providencia Administrativa sobre las
obligaciones que deben cumplir los
Ley Orgánica de Procedimientos Contribuyentes formales del impuesto
Administrativos Gaceta Oficial Nro. al Valor Agregado.
2.818 Extraordinaria de 1 de Julio de
1981
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 6 6.3.1 1//4
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias

Consejo Dirección de
Universitario Tesorería
Administración y
Finanzas
Autoriza cargos y
personas a realizar Recibe solicitud
Elabora Registro
movimientos en las para realizar
de Firmas y
cuentas de los registros de firmas
remite al Banco
bancos
Normas especificas
1. Tesorería será la única área responsable de llevar el registro y mantenimiento de
cuentas bancarias a nivel central de la Universidad Central de Venezuela, tanto la
actualización de las firmas como los de los datos bancarios.
2. Tesorería será la responsable de tramitar y hacer seguimiento ante la Unidad del Tesoro
Nacional de la apertura y registro de las cuentas de la U.C.V.
3. Tesorería solamente estará autorizado en gestionar el registro de las cuentas bancarias

de la institución.
4. Todo mantenimiento, modificación o registro de cuentas bancarias deberá ser solicitado

al Vicerrectorado Administrativo.
5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades de la

Institución, Dirección de Administración y Finanzas y División de Tesorería.
6. Las Tarjetas de Firmas deberán cumplir con lo siguiente:

• En la tarjeta donde se especifica los siguientes campos debe llenarse lo siguiente:
Campo Datos a llenar
- Nombre o Razón Social Se coloca el nombre de la Institución
- Número de C.I. /RIF Se coloca el número del RIF de la Institución
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
• En el recuadro utilizado para estampar la firma debe colocarse el nombre completo

de la persona autorizada conjuntamente con el número de la cédula de identidad, el
cual deberá estar escrito a máquina de escribir y ser firmado por el autorizado en
tinta negra. Adicionalmente debe colocarse la huella dactilar del autorizado del
pulgar de la mano derecha.
• En caso de existir número de contrato con el Banco, el mismo debe indicarse
• Donde se especifica firma del 1er. Titular de la cuenta o Representante Legal, en
este sitio debe firmar el Rector de la Institución.
5. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados al Banco con Oficio firmado por el
Rector, dicho Oficio deberá indicar los datos personales de los autorizados y las
condiciones de las firmas, si son conjuntas e indistintas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 6 6.3.1. 3//4
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PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias

TESORERA 2. Entrega los documentos recibidos e
1. En caso de las firmas de las cuentas indica a la Secretaria que elabore los
a nivel central de la Institución: Registros de Firmas.
Recibe del Consejo Universitario y de
la Dirección de Administración los SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
siguientes documentos: 3. Llena dos o tres juegos de Tarjetas de
• Fotocopia del Acta de Proclamación Registro de Firmas, según la Entidad
o nombramiento de los firmantes. Bancaria de acuerdo a los documentos
• Fotocopia de la Cédula de Identidad recibidos.
• Fotocopia del Acta Constitutiva
En caso de las cuentas a nivel central 4. Elabora oficio para la firma del Rector
donde las Facultades y Dependencias que indique
tengan firmas conjuntas con las • Entidad Bancaria
autoridades y directivos a nivel • Nº de Cuenta
central (Becas y Ayudantìas), recibe • Nombre completo de los firmantes,
de las Facultades y Dependencias los Nº de cédula y cargo
siguientes documentos:
• Oficio firmado por el Decano de la TESORERA
Facultad o Director de la 5. Gestiona ante el Rector la firma del
Dependencia donde se indique los oficio de autorización a las Entidades
datos de los firmantes: nombre Bancarias para el registro de firmas y la
completo, cédula de identidad, cargo firma de las tarjetas (Rector, Vice-Rector
y condición de la firma Administrativo, Directora de Administración
• Fotocopia del Acta u Oficio de y Tesorera)
nombramiento
• Fotocopia de la cédula de identidad 6. Remite a la Secretaria para su envío a
de los firmantes las Entidades Bancarias.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
SECRETARIA
7. Gestiona con un Mensajero el envío

del Juego de Tarjetas acompañado de los
siguientes documentos
• Oficio de solicitud firmado por el
Rector
• Fotocopia de la Cédula de Identidad
de los firmantes
• Fotocopia del Acta Constitutiva
• Fotocopia del Acta de Proclamación
o nombramiento de los firmantes
8. Archiva en una carpeta por banco,

cuenta y cronológicamente por fecha y
copia de los documentos remitidos al
Banco.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Certificación de pagos
Esquema General del Proceso:
Tesorería
Gestiona solicitud
de la certificación Identifica si se Realiza gestión
del pago del realizo pago al operativa o
empleado administrativa
empleado
Normas especificas:
1. Solamente se remitirán fotocopias del voucher de cheque y reporte de cheques a la
Unidad Administrativa o ente Público Nacional que solicite por oficio una constancia
de los pagos realizados al beneficiario (s).
Descripción del procedimiento: 3. Ubica en las carpetas de los

TESORERA movimientos el registro de los
1. Recibe Oficio del área de Unidad cheques o abonos en cuenta por
Administrativa o ente Público tipo de nómina y verifica si fue
Nacional a fin de identificar si se emitido el pago.
realizaron pagos o no a
empleados y asigna el oficio para 4. Verifica en el archivo
su certificación al Contador. correspondiente si fue entregado
el pago
CONTADOR/CARGOASIGNADO
2. Recibe, Revisa y gira 5. Obtiene fotocopia de los soportes
instrucciones al Cajero I, Cajero II de pagos (Voucher de cheque y
o Unidad de cheques reporte de Registro de Cheques)
Reintegrados para ubicar la
información. 6. Procede a certificar con sello
húmedo que los soportes son
CAJERO / CARGO ASIGNADO copia fiel y exacta del original y
que reposan en la División de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Certificación de pagos
Tesorería, indicando nombre TESORERO

completo, cargo, cédula, firma y 13. Verifica y revisa y firma el Oficio.
fecha
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
7. Entrega soportes al Contador (a) 14. Envía el Oficio y los soportes a la
para su revisión Unidad Administrativa o ente Público
Nacional a través del Mensajero.
SECRETARIA
8. Elabora Oficio de acuerdo a las
Instrucciones del Contador /Cargo
Asignado.
9. Imprime Oficio y se lo entrega al

Contador / Cargo Asignado para
su validaciòn.
CONTADOR
10. Recibe de la Secretaría el Oficio
y verifica que haya sido elaborado
correctamente.
11. Coloca su media firma en el

Oficio en señal de conformidad,
posteriormente devuelve a la
Secretaria el Oficio
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO

12. Coloca el Oficio en la carpeta
para la firma del Tesorero
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
Tribunal de
Protección del Niño Recursos Informática
Humanos
Emite dictamen de Retiene el Emite cheques y

retención de porcentaje o el detalle de
sueldo monto establecido cheques emitidos
Tesorería Tesorería
Elabora cheque a la
Gestiona el pago
cuenta de Aportes y
al beneficiario
Retenciones y
Deposita en la cuenta
Normas especificas:
1. Antes de distribuirse los cheques por el concepto de Pensiones Alimentarías deberá
determinarse el monto que debe transferirse de la cuenta de Ingresos Ordinarios de la
Universidad a la cuenta de Aportes y Retenciones
2. De acuerdo a las instrucciones del Tribunal de Protección del Niño y del Adolescente
se deberá distribuir los cheques de la siguiente manera:
• Depositar el cheque en la cuenta del autorizado
• Remitir al Tribunal para que estos le hagan entrega del cheque al beneficiario
• Custodiarse en el área de caja de la Tesorería hasta que el beneficiario retire el
cheque
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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Descripción del Procedimiento:

A.- Descontado por nómina
Tesorera
1. Recibe el oficio de Recursos Humanos donde informa y anexa copia de la orden
del Tribunal para depositar o enviar al Tribunal/Juzgado dicha retención.
2. Asigna al contador para su verificación en los cheques de la nómina de

retenciones mensual.
Contador
3. Recibe y verifica que dicha retención se esté efectuando a través de la nómina.
4. Si se ha realizado la retención al trabajador verifica que el nombre del beneficiario
este como lo ordenó el Tribunal.
5. Si el cheque debe ser enviado al Tribunal:

Entrega el cheque a la secretaria para que elabore el oficio de entrega el
Tribunal.
6. Secretaria elabora oficio al Tribunal indicando Nº de cheque, monto y beneficiario,

concepto del cheque, Nº de expediente del Tribunal.
7. Entrega al contador para su revisión.
Contador
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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8. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su

conformidad.
9. Entrega al Tesorero para su firma.
10. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal.
11. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
12. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la
división.
13. Saca copia del oficio y del cheque y lo coloca en la bandeja de correspondencia
del mensajero.
Mensajero
14. Lleva el cheque con el oficio al Tribunal y hace que le firmen la copia del oficio
como recibido.
15. Entrega a la secretaria para su archivo la copia firmada y sellada.
Secretaria
16. Recibe y archiva el oficio en la carpeta correspondiente al menor.
Si el cheque debe ser depositado

5. Endosa el cheque de acuerdo a lo indicado por el oficio del Tribunal.
6. Lo entrega al mensajero para que lo deposite.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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Mensajero
7. Recibe y deposita el cheque en el banco indicado.
8. Entrega el voucher de depósito al contador.
Contador
9. Recibe y archiva el voucher de depósito en la carpeta o expediente
correspondiente al menor.
Si el cheque debe ser enviado a un Tribunal fuera del área metropolítana
7. Entrega el voucher a la secretaria para que elabore el oficio al Tribunal.
Secretaria
8. Elabora el oficio al Tribunal indicando Nº de cheque monto, beneficiario, concepto del
cheque y Nº de Expediente en el Tribunal.
9. Entrega al contador para su revisión.
Contador
10. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su
conformidad.
11. Entrega al Tesorero para su firma.
Tesorero
12. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal
13. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
14. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la
división.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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15. Saca copia del oficio y del cheque y entrega ambos juegos al contador.
Contador
16. Recibe los juegos de oficios que van al Tribunal y prepara los sobres para el envío a
través del correo privado al Tribunal.
17. La copia del oficio y del cheque lo archiva en la carpeta correspondiente o expediente
del menor.
18. Entrega al mensajero el sobre para que lo envié a través de correo privado.
Mensajero
19. Recibe y envía el sobre
20. Entrega el recibo del correo a la caja chica como soporte de egreso.
21. Entrega copia del talón de recibo al contador para su archivo y control.
Contador
22. Recibe y archiva la copia del talón de recibo del correo en la carpeta o expediente del
menor.
Si el cheque debe ser entregado al representante del menor
5. Los cheques serán entregados por el cajero Nº 2 si los beneficiarios de los

mismos viven en caracas, y archivado por mes los talones debidamente firmados.
6. Si los beneficiarios corresponden a Maracay elabora relación indicando Nº del
cheque, nombre del beneficiario y monto.
7. Entrega al “Abogado” para su verificación relación y cheques.
Abogado
8. Recibe y verifica la relación con los cheques.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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9. Coloca media firma a la relación indicando su conformidad.

10. Entrega al contador para su firma.
Contador
11. Verifica y firma la relación que será enviada a Maracay.
12. Entrega al cajero 2
Caja 2
13. Recibe la relación y entrega al mensajero de Maracay.
14. El mensajero de Maracay firma copia de la relación de cheques como acuse del
mismo.
15. El cajero archiva la relación de cheques enviada a Maracay.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de pago de Bono de Alimentación
Nomina Presupuesto Informática

Tesorería
Determina Autoriza Genera data a ser
disponibilidad de transferencia para remitida a la Realiza cuadro
Fondos de cada la cancelación de empresa que informativo
Facultad y del bono emite los Cesta
Dependencia Ticket
Contraloría Presupuesto Contabilidad
Verifica Actualiza el Genera asiento

operaciones presupuesto contable
Normas especificas:
1. Tesorería remitirá mensualmente a la Dirección de Recursos Humanos y a la
Dirección de Administración, la disponibilidad financiera correspondientes a los
depósitos realizados por las Facultades y Dependencias del Bono de Alimentación del
Personal Contratado por Ingresos Propios.
2. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el personal regular deben
ser aprobadas por la Dirección de Planificación y Presupuesto, certificando la
disponibilidad presupuestaria para el pago.
3. Las Solicitudes de cheques del Bono de Alimentación para el Personal Contratado que
cobra a través de partidas centralizadas deben ser aprobados por la Dirección de
Planificación y Presupuesto, certificando la disponibilidad presupuestaria para el pago.
4. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el Personal Contratado por
Ingresos Propios de las Facultades y Dependencias deberá remitirse de Recursos
Humanos directamente a la División de Tesorería quien elaborará las transferencias
para proceder a su pago.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
Descripción del procedimiento: 4. Revisa y firma oficio de

TESORERA disponibilidad Financiera.
1. Recibe de las Facultades y SECRETARIA
Dependencias original de los 5. Remite oficio a la Dirección de
Depósitos realizados por las Recursos Humanos para que
Facultades y Dependencias a la proceda a elaborar las solicitudes de
cuenta de Ingresos Ordinarios por cheques.
concepto de Cesta Ticket del
Personal Contratado por Ingresos OFICINISTA / PERSONA ASIGNADA
Propios y se asigna a la Abogado 6. Recibe y registra en el Sistema de
para la elaboración de la Ingresos las Solicitudes de cheque
Disponibilidad Financiera. de Recursos Humanos de Bono de
Alimentación de las Facultades y
ABOGADA Dependencias del personal y remite
2. Elabora la Disponibilidad Financiera al Control Previo.
de bono alimentación (Cesta Ticket),
de acuerdo a los depósitos recibidos ABOGADA
de las Facultades y Dependencias 7. Recibe solicitudes de cheque y
que cancelan Bono de Alimentación realiza el Control Previo.
al personal contratado por Ingresos 8. Si la Solicitud de cheque cumple con
Propios y entrega a la Secretaria los requisitos de Control Previo
para su distribución . remite a la Secretaria para la
SECRETARIA elaboración de las transferencias de
3. Elabora oficio informativo de la pago.
Disponibilidad Financiera y pasa a la
Tesorera para su firma.
TESORERA SECRETARIA
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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9. Elabora transferencia de pago a la NOTA: Los pasos del 1 al 5 solo se

empresa y remite a la Abogada para realizan en caso del pago de Bono de
su revisiòn Alimentación del personal Contratado por
ABOGADA ingresos propios.
10. Revisa y remite a la Tesorera para
Su firma.
TESORERA
11. Revisa y firma la transferencia de

Pago.
DIRECTORA DE ADMINISTRACION
12. Revisa y firma la transferencia de

Pago y remite a la Tesorera.
SECRETARIA
13. Recibe, asigna codificación de
Correspondencia y remite vía fax a la
Entidad Bancaria las transferencia de
pago.
14. Confirma telefónicamente con la

Entidad la recepción de las
transferencias.
15. Remite copia de las transferencias

De pago a Recursos Humanos para
su control.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partida
centralizada

Facultades y
Dependencias Tesorería Tesorería
Remite rendiciones
de cuentas y relación Control de
Elaboración de
del personal emisión de
Cheques
contratado Cheques
Normas especificas:
1. Las Facultades y Dependencias deberán remitir mensualmente la nómina del personal
contratado que cobra por partida centralizada a Tesorería la cual no debe reflejar
variación.
2. Los abonos concernientes a la nomina de personal contratado se deberá realizar a

nombre y cuenta de las Facultades y Dependencias.
Descripción del procedimiento: 3. Registra la nomina por cada

TESORERA concepto en el cuadro de pagos
1. Recibe la nómina del personal nomina contratados (Excel), sólo
contratado, revisa y remite a la para el personal contratado.
Abogada para su control previo.
4. Indica a la Secretaría que elabore
ABOGADA solicitud de cheques y cartas
órdenes.
2. Verifica los requisitos de control SECRETARIA
previo y que las nominas de las 5. Elabora solicitud de cheques y cartas
Facultades y Dependencias órdenes de acuerdo al monto
permanezca sin variación a fin de establecido en los listados.
realizar ordenes de pagos.
SECRETARIA
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partida
centralizada
6. Remite a control previo para su 11. Actualiza cuadros de control de

revisión. pagos de nómina del personal
contratado por Dependencias
ABOGADA Centrales, archiva y remite copia ala
Tesorera para su información.
7. Revisa y Solicita firma autorizada en
la solicitud de cheques a la Tesorera
y Dirección de Administración.
8. Remite solicitud de cheque a

Presupuesto para su aprobación
presupuestaria y posteriormente son
remitidas las cartas órdenes y sus
soportes a la Dirección de Contraloría
y Presupuesto para informar que el
pago fue realizado.
9. Recibe solicitudes de cheques

aprobadas por la Dirección de
Presupuesto y entrega a las
mecanógrafas para la elaboración de
cheques o transferencias bancarias
(continúe procedimiento Elaboración
de Cheques o Transferencias).
SECRETARIA/CAJERO
10. Entrega a control previo del voucher
o transferencia para su archivo.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela

Facultades y Tesorería Facultades y
Dependencias
Dependencias
Remite cheques
Verifica y endosa Deposita los
recibidos de entes los cheques cheques en las
externos a nombre de cuentas
respectivas
la U.C.V.
1. Todo cheque recibido deberá endosarse de la siguiente manera:
• Número de cuenta a ser depositado
• Nombre de la cuenta
• Banco a ser depositado el cheque
Descripción del procedimiento: * Número de cuenta a ser depositado

TESORERA * Nombre de la cuenta
1. Recibe de las Facultades y/o * Banco a ser depositado el cheque
Dependencias cheques de las
compañías de Seguros, FONACIT, 4. Remite a la Secretaria para la
Entidades Bancarias o cualquier ente elaboración de un oficio para el envío
del gobierno o privado y un Oficio a la Facultad o Dependencia.
explicativo el cual indica el concepto.
SECRETARIA
2. Revisa y remite al Contador para su 5. Elabora Oficio de acuerdo a las
endoso. Instrucciones del Contador.
CONTADOR
6. Imprime Oficio y se lo entrega al
3. Procede a realizar el endoso según Contador.
datos del oficio solicitante, el cual
debe contener los siguientes datos: CONTADOR
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CAP: SEC: PAG.
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MANUAL DE NORMAS Y
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PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela
7. Recibe de la Secretaría el Oficio y

verifica que haya sido elaborado
correctamente.
8. Coloca su media firma en el Oficio

en señal de conformidad,
posteriormente devuelve a la
Secretaria el Oficio
SECRETARIA
9. Coloca el Oficio y cheque en la
carpeta para la firma del Tesorero.
TESORERO
10. Verifica, revisa y firma el Oficio el
endoso y remite a la Dirección para la
2da. Firma.
SECRETARIA
11. Gestiona la da. Firma y su posterior

envió a la Dependencia o Facultad a
través de los Mensajeros.
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Bancarios mensuales de Facultades y Dependencias de la Institución
Normas específicas
1. Las Facultades y Dependencias deben remitir mensualmente a través del “Sistema de
control de saldos” a la Tesorería Central sus saldos conciliados de sus cuentas
bancarias.
2. Deberá solicitarse con oficio al Administrador / Director de la Facultad o Dependencia

los saldos de cierres, en caso de que no se haya ingresado esta información a través
del sistema.
CONTADOR / CARGO ASIGNADO Bancarios, coloca media firma en el

1. Verifica que las Facultades y Oficio en señal de conformación.
Dependencias hayan registrado en el
Sistema de Saldos Bancarios, de 5. Entrega el Oficio a la Secretaria para
Tesorería los saldos finales según el que gestione la revisión y firma de la
Estado de cuenta de los bancos y de Tesorera.
acuerdo a los libros diarios. Tesorera: Revisa y remite a la
Secretaria reportes de saldos.
2. Imprime el reporte de los Saldos
Bancarios
6. Secretaria: Remite información a la
Dirección de Administración para la
3. Gestiona con la Secretaria la entrega a las Autoridades.
emisión de un Oficio para remitir el
reporte a la Dirección de
Administración 7. Archiva fotocopia de la
documentación entregada en Archivo
4. Recibe Oficio de la Secretaria y le Control, y en Archivo del Contador.
anexa el reporte de los Saldos
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de Seguros
Descripción del procedimiento: MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO

CONTADOR / CARGO ASIGNADO 6. Emite una relación de cheques
1. Recibe de control previo las emitidos de acuerdo a las cuentas.
Solicitudes de Cheques recibidas los
que correspondan por cobertura de 7. Imprime el cuadro de saldos y
seguros por Plan Básico Plan entrega a la Tesorera para su
Complementario y/o Contingencia análisis.
Médica TESORERA
8. Analiza conjuntamente con la
2. Obtiene fotocopia de cada Solicitud contadora los saldos presentados.
de Cheque y de acuerdo a la misma 9. Envía a la Dirección de
registra los datos requeridos en el Administración.
archivo Cuadro de Transferencia y
Cuadro de Saldos
3. Gestiona la emisión de las Cartas

Ordenes para las transferencias entre
las cuentas corrientes asignadas por
Plan Básico Complementario y/o
Contingencia Médica a la cuenta
asignada para el pago.
4. Imprime los cuadros de

transferencias y los anexa a las
Solicitudes de Cheque
5. Registra el movimiento efectuado en

el libro de diario
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisión de Cheques
Facultades y Presupuesto
Dependencias Tesorería
Autorizan la Emiten los

Elaboran cheques y gestiona
solicitudes de emisión de los
cheques transferencia entre
cheques cuentas
Normas Generales:
1. Tramitar la elaboración de los 4. Debe llevarse un libro de Registro de
cheques de la(s) cuenta(s) cheques para que la persona de la
Bancaria(s), a través de la litografía guarda y custodia de las chequeras,
que le presta Servicios a la Entidad al entregarlas directamente a la(s)
Bancaria, previo cumplimiento de los mecanógrafa(s) registre la
requisitos por la Universidad. numeración de los cheques por
2. La guarda y custodia de las cuentas, por lo que la(s)
chequeras, libretas de ahorro y/o mecanógrafa(s) deberá firmar
activos líquidos, deberá llevarla las certificando lo recibido.
personas de jerarquía administrativa 5. Una vez terminada la emisión diaria
de estricta confianza de la de los cheques, la(s) mecanógrafa(s)
dependencia. procederán a anotar en el libro de
3. La persona encargada del manejo de Registros de cheques la numeración
las chequeras deberá informar al de los cheques por cuentas no
Banco las chequeras que van a ser utilizados. Inmediatamente la
utilizadas para su activación en el persona encargada de la guarda y
sistema bancario, indicando en un custodia de los cheques, verifica el
Oficio lo siguiente: Número de cuenta número del primero y último cheque
y el correlativo de cheques a utilizar, de cada una de las chequeras por
en el caso de las Entidades banco, cotejando la numeración e
Bancarias que requieran su incluyendo los cheques anulados,
activación.
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finalmente firma en señal de haber

recibido lo descrito en el mismo. 12. Todo cheque emitido deberá tener el
6. La persona de la guarda y custodia nombre del beneficiario completo y el
de las chequeras debe guardar en la monto que especifica la Solicitud de
bóveda principal el Libro de Registro Cheque, es decir debe ser elaborado
de cheques conjuntamente con las conforme a los datos que contenga la
chequeras recibidas. solicitud de cheque realizada.
7. Las chequeras sólo podrán ser Normas específicas

retiradas de la bóveda principal por el 1. Debe emitirse una relación de
Tesorero o por una persona cheques emitidos por Banco y por
debidamente autorizada por éste. cuenta el cual debe ser enviado al
Departamento de Contabilidad.
8. Los cheques emitidos, antes de 2. Todo cheque emitido debe tener el
pasarlos a las firmas autorizadas, sello de la Dirección de
deben llevar, en la parte inferior del Administración / Departamento de
voucher, las iniciales de las personas Tesorería.
que elabora el cheque como la 3. El responsable de la emisión de los
persona que revisa. cheques deberá garantizar su orden
cronológico, consecutivo y que
9. Las firmas autorizadas nunca deben contengan la leyenda No endosable y
firmar cheques en blanco el plazo de caducidad.
4. Los cheques no deberán tener
10. Para la firma de los cheques sólo enmiendas ni tachaduras.
deben utilizarse bolígrafos con tinta
indeleble. 5. Debe elaborarse Cartas Ordenes
cuando sea por los siguientes
11. No endosar cheques sin previa conceptos: bono doctor (Rezagado),
autorización del Decano y/o Director becas y pasantías, anticipo e
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CAP: SEC: PAG.
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intereses de prestaciones sociales, Contador conjuntamente con los

sueldo del personal docente, obrero y cheques.
administrativo, normas de
permanencia y cualquiera otro que 11. Todo cheque emitido cuya emisión
establezca la Institución. tenga más de 60 días y su
beneficiario no lo haya retirado, se
6. Todos los cheques no utilizados en el procederá a realizar su anulación.
día deberán ser guardados en la Caja
de Seguridad del área de Tesorería. Descripción del Procedimiento
Contador
7. El área de la Tesorería es la
responsable del resguardo y custodia 1. Recibe de la litografía
de los cheques a ser entregados
autorizada los cheques en
8. Deberá verificarse diariamente los
blanco con una nota de entrega,
cheques en custodia contra el listado
de los cheques emitidos y no la cual debe cotejarse con el
entregados a fin de realizar auditorias
físico entregado.
e identificar los cheques próximos a
2. Al recibir las chequeras deberá
vencer.
9. Todo cheque próximo a tener 60 días contarse las cajas o paquetes
en custodia, se deberá informar la
sellados y cotejarlo con la nota
Unidad Solicitante para que notifique
de entrega, en caso de alguna
al beneficiario correspondiente, a fin
de que realice el retiro del mismo, irregularidad notificarla,
para evitar su caducidad.
inmediatamente al Ejecutivo de
10. En caso de existir cheques anulados,
la Institución Bancaria y a la
se deberá elaborar una relación de
los mismos y ser entregada al empresa de Litografía.
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CAP: SEC: PAG.
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3. Custodia inmediatamente los
cheques recibidos en la bóveda
principal, según las normas
establecidas ordenándolos
correlativamente.
4. Las chequeras deben mantenerse

bajo estricta custodia en la caja
fuerte, clasificadas por cuentas y
entidades bancarias, mantenien-
do el orden correlativo de los
cheques, para su control
adecuado
5. Firma, sella y archiva la nota de
entrega.
6. Registra en el inventario los
cheques recibidos.
7. Remite el inventario autorizado a
la Tesorera y archiva.
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribución de Cheques
Normas específicas
1. El área de caja de la Tesorería custodiará los cheques voucher y cheques forma

continua hasta su entrega al beneficiario en las bóvedas correspondientes.
2. Al momento de retirar el cheque al responsable de la entrega de los cheques, le

exigirá al Beneficiario que presente su Cédula de Identidad (persona natural) o
Registro Mercantil (persona jurídica) y en caso de representar a alguna persona
natural o jurídica deberá presentar la documentación que lo acredita (una autorización
del beneficiario o de la Empresa en original, fotocopia de la cédula de identidad del
beneficiario, fotocopia de las facturas selladas y firmadas por la Facultad y/o
Dependencia a que se le realizó el servicio y presentación del RIF para pagos iguales
o superiores a Bs. 50.000,00).
3. Para retirar cheques por concepto de Prestaciones Sociales y Anticipos de

Prestaciones Sociales, el beneficiario deberá presentar en el área de Caja de la
Tesorería la cédula de identidad original y fotocopia de la misma, la cual quedará
anexa al voucher del cheque donde firma el beneficiario. El cajero debe colocarle por
detrás la leyenda: “Es copia fiel de su original “ con la firma del cajero y su cèdula.
4. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de prestaciones sociales o anticipo de

prestaciones sociales por motivo alguno no pueda recibir personalmente el cheque en
la Dirección de Tesorería, podrá autorizar a una persona a través de un poder
notariado, el cual se envía por oficio a la Dirección de Asesorìa Jurídica para
certificación. En caso de enfermedad, el beneficiario autorizara a una persona y
anexará Informe médico en original que justifique la incapacidad de la persona con la
fotocopia de las cédulas de ambas personas (debidamente certificados por el cajero).
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5. Los cheques voucher que serán entregados en el área de Caja de la Tesorería

deberán ser guardados en un acordeón por orden alfabético y custodiados en la
bóveda de la caja.
CAJA Nº 1 y guardados en sobres sellados y

Cheques de Facultades y clasificados por Facultad y
Dependencias, Contratados, Dependencia.
Proveedores y otros
CAJERO/CARGOASIGNADO 2. Ordena los sobres de cheques por

1. Recibe del oficinista los cheques Facultad y Dependencia por tipo de
voucher con la copia “sección nómina (Obrero, Becas y Pasantías,
contabilidad” debidamente desglosa- Sueldos y Salarios, Pensión de
dos. Alimentos, Instituciones y Colegios).
2. Revisa que los cheques voucher
tengan las dos (02) firmas 3. Coloca los sobres de cheques
autorizadas. nómina en la bóveda destinada para
3. Ordena y clasifica en el acordeón por ello.
orden alfabético los cheques
voucher. 4. Notifica telefónicamente a las
4. Revisar procedimiento de Facultades y Dependencias que
ordenamiento de pago. pueden enviar a retirar sus cheques
de nómina.
CAJA Nº 2
Cheques de Nomina y Becas 5. Recibe al Mensajero autorizado de la
Facultad o Dependencia para retirar
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO los sobres nómina.
1. Recibe del Contabilista los cheques
de nómina debidamente clasificados
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6. Ubica en el archivo el sobre nómina 3. Custodia los cheques en la bóveda

que le corresponde. correspondiente.
7. De acuerdo al Sobre registra en el 4. Recibe y entrega al beneficiario o a la

libro control la Facultad o persona autorizada para retirar el
Dependencia, semana o quincena, la cheque, solicitando la documentación
numeración inicial y final de los correspondiente.
cheques emitidos y entregarlos.
5. Solicita a la persona que retira que
8. Entrega al Mensajero o la persona firme en el voucher en la parte
que retira el cheque el libro control y destinada para ello y cualquier otro
le solicita que coloque su firma documento que sea requerido.
autógrafa y la fecha que esta
retirando el sobre de nómina. 6. Archivo los voucher firmados de los
cheques entregados, clasificándolos
9. Recibe el libro control y entrega el por meses.
sobre al Mensajero.
7. Mensualmente la oficinista debe
Cheques de Pensiones Alimenticias revisar el acordeón alfabéticamente y
anula los cheques que no hayan sido
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO retirados por sus beneficiarios y que
1. Recibe del Tesorero los cheques de hayan caducado según el tiempo
Pensiones Alimenticias debidamente establecido.
firmados (2 firmas autorizadas).
8. Elabora relación de cheques
2. Ordena y clasifica los cheques en anulados la cual envía a Contabilidad
orden alfabético y los guarda en el para su control con la firma del
acordeón destinado para esto. Tesorero.
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PROCEDIMIENTO : Preparación y Revisión de Nominas
Esquema del proceso
Tesorería
Presupuesto Informática
Nomina
Autoriza Genera cheques Verifica y emite
Genera nomina de
transferencia para de la nomina cartas ordenes al
sueldos y salarios Banco
la cancelación de
la nomina
Contabilidad
Genera asiento
contable
Normas específicas
1. La División de Tesorería deberá
realizar las transferencias bancarias
por concepto de sueldos y salarios y
becas, necesarios para la
cancelación de las nóminas.
2. Debe verificarse que el orden

correlativo de los cheques debe
coincidir con el registro de cheques,
recibos que acompañan los cheques
contra el listado de Registro de
Cheques y cuadros de
transferencias.
3. Debe verificarse a través del sistema

los diskettes de nómina contra los
cuadros de transferencia los
siguientes datos: monto total del
diskette y Nº de personas.
4. Los cheques del personal que cobra

su sueldo vía cheque, deben
remitirse a las Facultades o
Dependencias para su distribución.
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(ver proceso “Distribución de • Reporte Abonos en Cuenta

cheques”)
• Reporte Cuadro para
5. La aprobación de la nómina por parte Transferencia por tipo de Nomina
de la Dirección de Planificación y
Presupuesto se realiza posterior, a fin • Diskette contentivo con los
de agilizar el procedimiento archivos por tipo de nomina y
administrativo del pago
banco
6. Solamente se retendrán cheques en • Recibo de Pago y cheques
la Tesorería a las personas que lo
hayan solicitado previamente a las 3. Compara que la información emitida
Facultades y/o Dependencias, pero por el Departamento de Nomina a
estos casos serán sólo por vía través de la transferencia de sueldos
excepcional. coincida con la información enviada
por la Dirección de Informática.
7. La carta orden y Oficio deben ser
firmada por dos firmas conjuntas, 4. Elabora en Excel el “Cuadro del
como firma obligatoria: la Tesorera y Movimiento de la Nomina de los
una firma de la Directora de sueldos y salarios”, el cual es
Administración. detallado por facultad / dependencias
Descripción del procedimiento y contiene la siguiente información
CONTADOR / CARGO ASIGNADO • Tipo de nómina (Directivo,
1. Recibe del Departamento de Nomina Docente, Consejo de Desarrollo
copia los cuadros de transferencias Científico y Humanístico,
de sueldos y salarios para la Administrativo, Técnico, Servicios
elaboración de borrador de oficios Obrero, Vigilancia)
bancarios. • Montos de los abonos
ASISTENTE ADMINISTRATIVO • Montos por la emisión de
2. Recibe de la dirección de Informática cheques
el siguiente material de la Nomina:
• Reporte Registro de Cheques
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CAP: SEC: PAG.
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5. Entrega el materia recibido de la emitidos se encuentren relacionados

Nomina al Contabilista. en el reporte.
CONTABILISTA / CARGO ASIGNADO 10. Pasa los cheques para su firma.

6. Procede a separar por Banco y por
tipo de nómina, el material de la 11. Indica a la Secretaría que elabore
nómina como es: el diskett con copia Oficio de notificación de pago de
del registro de abono en cuenta y el nomina y Cartas Ordenes
registro de cheque.
SECRETARIA
7. Revisa que el diskette indique en la 12. Elabora Oficio y Cartas Ordenes a
etiqueta identificadora el número de los Bancos donde se detalla el monto
registros o personas a cobrar los a abonar, la cuenta debito Ingresos
cheques o los abono en cuenta, tipo Ordinarios, la cuenta abono de las
de nomina, monto abonado, Banco y cuentas pagadoras, cantidad de
numero de cheque inicial y final. registros, cantidad de diskettes
remitidos y la fecha que debe
8. Inserta el diskette en el computador realizarse el abono.
a fin de verificar a través del
programa instalado por informática 13. Solicita firma autógrafa al Tesorero y
que el monto del diskette al Director de Administración en el
corresponda con el monto expresado Oficio, en las cartas órdenes y en los
en el cuadro de transferencia. cheques.
9. Compara la información del reporte 14. Solicita firmas autorizadas en los

“Registro de Cheques” contra los cheques y en las cartas ordenes por
cheques emitidos. Verifica que no la Dirección de Administración.
existan saltos en la numeración de
los cheques y que todos los cheques
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CAP: SEC: PAG.
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15. Envía a través del Mensajero la carta

orden conjuntamente con los 21. Escribe en el sobre la Facultad y/o
diskettes al Banco. Dependencia a ser referido y la
numeración contentiva de los recibos
16. Envía copia de la carta orden desde y hasta.
recibida por la respectiva Entidad
bancaria y los soportes a Contraloría 22. Entrega los sobres al Oficinista III
Interna, Dirección de Presupuesto y
al Departamento de Contabilidad. OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
23. Recibe los sobres de las
17. Informa al Contador que ya fue Dependencias y/o Facultades y los
distribuido el Oficio, los diskettes y guarda en el mobiliario hasta que se
las cartas ordenes. presente el Mensajero autorizado
CONTADOR / CARGO ASIGNADO para retirar dichos sobres.
18. Ubica los cheques, los recibos de
pago y el reporte Registro de 24. Recibe al Mensajero e identifica de
Cheques. que Facultad y/o Dependencia
corresponde.
19. Entrega al Oficinista los cheques y
los recibos de pago, el reporte 25. Ubica el sobre en el mobiliario y
Registro de Cheques. registra en el libro de registros de
entrega de sobres el sobre a ser
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO entregado al Mensajero
20. Ensobra los cheques acompañados
de los recibos que respaldan los 26. Solicita al Mensajero su firma en el
mismos y el listado de acuse. libro en señal de conformidad
• Montos de los abonos
• Montos por la emisión de
cheques
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines y
Librerías)
Esquema del proceso:
Tesorería Contabilidad
Recibe copia de Genera asiento

depósito y emite contable
relación de pagos
Normas Específicas:
1. Los montos de canon y la cuota de electricidad son establecidas por COPRED y están
establecidas en los contratos existentes.
2. El Concesionario o Arrendatario del Alquiler del Cafetín y/o Librería deberá depositar
el monto del canon y la cuota de electricidad en el Banco y en la cuenta asignada por
la Dirección de Administración y Finanzas, División de Tesorería.
3. Semanalmente deberá remitirse al Departamento de Contabilidad los depósitos

efectuados por los Concesionarios o Arrendatarios.
4. Mensualmente se actualiza cuadro de ingresos por Arrendatarios para información.
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines y
Librerías)
Descripción del Procedimiento: depósitos a la mecanógrafa para su

ingreso al sistema y rendición.
CAJERO / CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Arrendatario original del MECANOGRAFA
depósito por concepto del monto del 6. Organiza los depósitos y emite una
canon y por la cuota de la relación de los mismos y un Oficio
electricidad. para enviarlos al Departamento de
Contabilidad para su registro
2. Verifica que el monto cancelado contable, e ingresa al sistema.
corresponda al monto asignado al
cafetín o librería. 7. Solicita firma autógrafa del Asistente
3. Emite Recibo donde especifica el Administrativo en el Oficio y remite
monto del canon de arrendamiento y para la firma de la Tesorera.
electricidad y el mes que
corresponde al pago 8. Obtiene fotocopia del depósito y de
4. Distribuye el Recibo de la siguiente la relación.
manera:
• Original: Arrendatario 9. Remite relación de los depósitos,
• Copia Verde: Anexa al copia de los Depósitos y Oficio al
Deposito para su envío Departamento de Contabilidad.
posterior al Contabilidad
• Copia Rosada: Archiva en 10. Archiva fotocopia del depósito,
el expediente del cafetín. relación y Oficio en el expediente del
Concesionario.
5. Registra la información del canon de
arrendamiento y electricidad del
Arrendatario en el archivo de Excel
destinado para ello, y entrega los
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
Normas Específicas:
1. Las anulaciones de un cheque podrán darse por las siguientes razones:
- Error en el nombre del beneficiario
- Error en el monto a cancelar
- Error en la emisión del cheque
- Fallecimiento del beneficiario
- Caducidad
- Y cualquier otra razón de anulación que determine la Institución
2. Todo cheque anulado deberá ser remitido a la Unidad de Cheques Reintegrados-
División de Tesorería por las Facultades o Dependencias y venir relacionados a través
del formulario Relación de Cheques Nómina Reintegrados”
3. Todo cheque recibido deberá tener el sello de Anulado, en caso que no lo tenga,
deberá colocarse el sello de Anulado en el cheque.
4. Todo Voucher de cheque que corresponda a un cheque anulado deberá ser archivado
según los siguientes ítems: por año, mes, Dependencia y /o Facultad y por la
numeración de los cheques de menor a mayor y por cuenta bancaria.
5. La carta de solicitud de anulación del Cheque por parte de la Unidad Solicitante

deberá indicar los datos del cheque y motivo de anulación.
6. El beneficiario del cheque extraviado deberá informar y llenar el formulario

correspondiente, en la División de Tesorería sobre la perdida del mismo. En caso de
que la solicitud de anulación o suspensión corresponda a una Facultad o
Dependencia la Unidad correspondiente, solicitar la anulación por escrito.
7. La División de Tesorería deberá informar al banco a través de oficio, inmediatamente

después de haber recibido la información del beneficiario.
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8. La suspensión de los cheques es responsabilidad directa del banco, el cual luego de

recibirlo deberá comunicar el status del cheque por escrito a la Universidad.
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Descripción del procedimiento 5. Elabora oficio con este formulario o

BENEFICIARIO con el oficio de la Facultad o
(FACULTAD/DEPENDENCIA, Dependencia para la Entidad Bancaria
PERSONA JURÍDICA O PERSONA para ordenar la suspensión del cheque y
NATURAL) lo pasa a la Tesorera para su firma.
1. En caso de que el beneficiario TESORERA

conozca los datos del cheque se 6. Firma oficio y lo envía a la 2da firma
dirige a la División de Tesorería a
informar sobre el cheque extraviado SECRETARIA
para su suspensión ante la entidad 7. Relaciona el oficio y envía a la
bancaria. Entidad Bancaria y pasa por Fax la
información al banco para ir adelantando
2. Si el beneficiario no conoce los datos el proceso.
del cheque se dirige a la Facultad o
Dependencia para solicitar la data del 8. Archiva la copia recibida por el Banco.
cheque.
BANCO
3. En caso de que la anulación la
solicite la Facultad o Dependencia, 9. Emite reporte final del siniestro
deberá enviar un oficio solicitando la
anulación. SECRETARIA
SECRETARIA 10. Recibe copia del reporte bancario y

4. Le entrega al beneficiario un le entrega copia al beneficiario o a la
formulario de suspensión de cheques” el Facultad/Dependencia.
cual debe llenar el beneficiario y anexar
fotocopia de la cédula de identidad. SOLICITANTE
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11. En caso de que el cheque se haya 3. Archiva los Recibos de Pago

suspendido anulado exitosamente por la (Voucher) colocándole una etiqueta
Entidad Bancaria envía el reporte de identificación.
bancario a la Unidad de Cheques
Reintegrados para proceder a la 4. Agrupa los cheques anulados por
reemisión (ver Procedimiento de sueldos y salarios y los que son por
Reemisión de Cheques) Becas y Pasantías.
UNIDAD DE CHEQUES 5. Remite a Contabilidad los cheques

REINTEGRADOS anulados con su respectivo formato.
(A) Rendición de cheques (Sub-
Proceso) (B) REEMISION DE CHEQUES
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO (Sub-Proceso)
1. Recibe de los mensajeros de las TESORERA
Dependencias / Facultades el sobre 1. Recibe de la Facultad/Dependencia
“Cheques de Sueldo de Personal” el Oficio solicitando reemisión del
cual contiene los siguientes cheque por caducidad, anulación o
documentos: perdida y asigna a la Unidad de
• Relación de Cheques Nómina Cheques Reintegrados para su
Reintegrados (original y copia) reemisión.
• Cheques Anulados
• Recibos de Pago (Voucher) OFICINISTA
2. Devuelve a la Facultad o 2. Revisa que el oficio contenga

Dependencia copia de la Relación de todos los datos y soportes requeridos.
Cheques de Nómina Reintegrados”
debidamente firmados. 3.- Ubica el voucher del cheque
anulado en los archivos y anexa al
oficio.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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11. Posteriormente retira del área de

4. Registra los datos en la opción Informática el Reporte Relación de
Carga del Sub-modulo de Nómina del Cheques a Reemitir, los cheques y la
Sistema CKF de acuerdo a los datos hoja de Control de Salida de Listados
del recibo. y archivos.
12. Remite al Contador para su revisión
6. Contacta telefónicamente a la final y entrega reporte al Cajero para
Dirección de Informática para que su archivo.
generen el reporte de la Pre nómina
Relación de Cheques a Reemitir. CONTADOR
13. Revisa la nómina final con la Pre-
7. Verifica que la información generada nomina y coloca media firma en señal de
en el reporte “Relación de Cheques a visto bueno.
Reemitir” coincida.
14. Remite para la firma de la Tesorera.
8. Entrega a al Contador el Reporte
Relación de Cheques a Reemitir con 15 Realiza activación de los cheques
todos los soportes. ante la Entidad Bancaria.
CONTADOR TESORERA
9. Revisa y autoriza la pre-nómina y 16. Revisa y firma los cheques y
remite a la Oficinista para la envía para la 2da. Firma
generación de la nómina.
OFICINISTA
10. Llama telefónicamente a Informática

e informa que generó la nómina para
que impriman los recibos y los
cheques.
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
Normas Especìficas: 2.- Accesa al Sistema Electrónico y

descarga los movimientos
1. La Tesorería debe elaborar correspondiente al día anterior de
diariamente Reporte de Saldos cada Cuenta Bancaria.
Diarios de la Cuentas Matrices
Centrales de la Institución para el 3. Analiza y actualiza los movimientos
conocimiento de los Autoridades, el para determinar las partidas en
cual se remite a la Dirección de transito con relación al saldo del
Administración para su distribución. día anterior.
2. Tesorería debe acceder diariamente 4.- Se procede a realizar cuadro

a los Sistemas Electrónicos de la detallado las partidas en tránsito o
Banca para la actualización diaria diferidas en Banco.
de los Saldos Bancarios de las
Cuentas Centrales que maneja la 5. Realiza el cuadro Resumen
Institución. Saldos Diarios de Cuentas Matrices
con la información. Obtenida de la
Descripción del Procedimiento revisión y análisis de los
TESORERA movimientos bancarios.
1.- Actualiza diariamente a través de 6. Se conforman tres (3) juegos de

los Sistemas Electrónicos la documentos que soporten el cuadro
información de los movimientos Resumen de saldos diarios de
diarios bancarios de los bancos con Cuentas Principales los cuales son:
que mantiene Cuentas la
Institución, a fin de que el Contador - Lista de Partidas en
elabore el Reporte Diario de los transito (transferencias y
Saldos Bancarios. cheques).
Contador
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
- Relación de Saldos y
movimientos diarios de las
actas por Entidad
Financiera.
7. Entrega al Tesorero para su revisión
TESORERA
8. Recibe, verifica y analiza el cuadro

Resumen de Saldos de Cuentas
Matrices conjuntamente con el
Contador.
9. Si esta correcto envía a la Dirección

de Administración para su
información y Distribución.
10. En caso de tener correcciones para

su solución.
11. Se remite a la Dirección de

Administración para su distribución
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
mejor tasa y del análisis del riesgo

Normas específicas bancario.
1. Actores: Autoridad Competente /

5. Los intereses generados por las
Director De Administración /
Colocaciones Financieras, se
Tesorería Central Y Unidades
depositan en la cuenta de
Administrativas Ingresos Propios de la Universidad
y su distribución y uso está a
2. Permite registrar solicitudes
cargo de la Comisión de Mesa,
para Colocaciones Financieras
conformada por las cuatro
con el propósito de generar
Autoridades de la Institución
Ingresos Propios a través de
una Política de Inversión de los
Procedimientos:
Recursos de la Institución.
TESORERA
3. Las Colocaciones Financieras

1. Analiza el Flujo de Caja semanal
se realizan a corto plazo;
para determinar el excedente de
dependiendo de la situación del
caja temporal a invertir.
mercado financiero y buscando
la seguridad en la tenencia
líquida de los fondos, a través la 2. Solicita ante tres o más Entidades
planificación y análisis del Flujo Bancarias las Cotizaciones para
de Caja semanal. realizar las Colocaciones
Financieras, las cuales son
4. Para realizar las Colocaciones enviadas vía fax.
Financieras se deberán solicitar a
las Instituciones Financieras, tres o
3. Analiza el Riesgo Bancario
más cotizaciones, para seleccionar
trimestral a través de
la más adecuada en función de la
publicaciones especializadas en
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CAP: SEC: PAG.
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el área, y a través de medios RECTOR

impresos y electrónicos.
9. Recibe y analiza el informe y
4. Selecciona la mejor oferta en el aprueba la realización de la
mercado y somete a operación.
consideración de la Dirección de
10. Envía al Tesorero para realizar la
Administración para que apruebe
operación definitiva
la opción definitiva.
TESORERA
DIRECTOR DE ADMINISTRACION
11. Informa y autoriza telefónica-
mente a la Entidad Bancaria para
5. Recibe el Informe Técnico y las que realice la operación
Cotizaciones Bancarias y analiza
financiera.
conjuntamente con el Tesorero la
mejor opción para su aprobación. 12. Remite al Contador para la
elaboración de los oficios de
6. Aprueba la mejor oferta y la
formalización de la operación.
somete a consideración del
Vicerrector Administrativo y CONTADOR
Rector de la Institución. 13. Realiza dos oficios para someter

a consideración y aprobación la
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
colocación financiera: 1) Oficio
donde el Director de
7. Recibe y analiza el informe y Administración solicita al
aprueba la realización de la Vicerrector Administrativo la
operación aprobación; 2) Oficio donde el
8. Envía al Rector para su Vicerrector Administrativo solicita
autorización. al Rector la autorización para

realizar la Colocación Financiera.
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CAP: SEC: PAG.
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14. Realiza un oficio dirigido a la • Del Vicerrectorado Administrativo

Entidad Financiera seleccionada al Rector
para formalizar la negociación con • De la Dirección de Administración
las condiciones establecidas. y de la Tesorería para realizar la
15. En caso de que la Colocación colocación en el Banco
Financiera se realice con una • Del Rector al Vicerrectorado
Entidad Bancarias donde se Administrativo
tengan cuentas, se emite oficio de

autorización para realizar el 11. En caso que la operación a realizar
débito de la cantidad a colocar. sea por renovación de la Colocación

Financiera, sólo se realizará Oficio de
16. En caso de que la Colocación
la Dirección de Administración y de la
Financiera se realice con una
Tesorería para realizar la colocación
Entidad Bancarias donde no se
en el Banco.
tengan cuentas, se emite un
12. Posteriormente que se haya emitido
cheque a nombre la Universidad
los Oficios, entrega los Oficios al
Central de Venezuela por la
Tesorero para que este gestione ante
cantidad a colocar , el cual se
el Director Administrativo la
envía a la Entidad Financiera.
factibilidad de realizar la operación y
que este solicite a través de los
Entidad Bancaria – Ejecutivo de Cuenta Oficios respectivos al Vice-Rector
Administrativo y el Rector la
autorización para realizar la
17. Recibe oficio de Débito o Cheque operación.
y efectúa la operación Financiera.
• Para la Dirección de TESORERO

Administración al Vicerrectorado 13. Entrega los Oficios al Director
Administrativo Administrativo a fin de que sea
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CAP: SEC: PAG.
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sometido a consideración y autorice 20. Remite a Contabilidad original de las

la operación. Colocaciones con fotocopia de los
Oficios generados de la operación
14. Recibe del Director Administrativo los para su control.
Oficios y los entrega al Contador.
21. Archiva conjuntamente las
CONTADOR fotocopias de las Colocaciones con
15. Gestiona con el Mensajero la los Oficios remitidos a los Bancos.
entrega a las Distintas Entidades
Bancarias los oficios de la Dirección
de Administración y de la Tesorería
para realizar la colocación en los
Bancos.
16. Archiva en una carpeta copia de los

Oficios.
17. Recibe del Mensajero original de las

Colocaciones que amparan las
operaciones las cuales fueron
retiradas en las Entidades Bancarias.
18. Registra en el diario de los libros las

colocaciones realizadas y en cuadro
de Colocaciones
19. Obtiene fotocopia de las

Colocaciones de todos los soportes
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CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Anexos

PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
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CAP: SEC: PAG.
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CAP: SEC: PAG.
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CAP: SEC: PAG.
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CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 6 6.3.1.16 1/5
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PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
Normas que regulan el proceso:
1. A través de este caso de uso se permite la asignación de las cuentas bancarias

por las que se van a cancelar los pagos seleccionados así como los procesos de abono
en cuenta y emisión de cheques según el formato preestablecido del cheque para la
institución financiera por la que se va a cancelar la deuda.
2. Se entiende por ordenamiento de pago las actividades que van desde la
emisión de la Solicitud /Orden de Pago hasta la cancelación de las cuentas por
pagar, de cualquier naturaleza o fuente.
3. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener los documentos justificativos del
gasto para la Unidad de Administración según la tramitación que corresponda ante el área
de Tesorería de la Universidad.
4. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener principalmente los datos
siguientes: Nombre del beneficiario, Número del documento de identificación,
Monto a pagar en números y letras, Lugar de pago, Entidad financiera y número de
cuenta, Fecha de pago de la obligación, Identificación del organismo, Identificación y
firmas autorizadas, Fecha de emisión, Numeración consecutiva de la Solicitud,
Ejercicio e imputación presupuestaria, Fuente de financiamiento y otros requisitos
que así lo requiera, de ejecución de gastos.
5. Las Unidades Administradoras no podrán exceder su saldo de cuota de
desembolso actual, de acuerdo con la imputación de la Solicitud /Orden de
Pago.
6. Toda Solicitud /Orden de Pago debe ser firmada por las Autoridades
competentes según corresponda.
7. La Universidad no efectuará ordenamiento de pagos si no existe disponibilidad
presupuestaria.
8. La Unidad de Tesorería es la dependencia responsable de establecer la
jerarquización o priorización de las Solicitudes/ Orden de Pago, de acuerdo a
los siguientes conceptos del gasto: Sueldos, Deuda pública, Transferencias,
CAP: SEC: PAG.
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Servicios no personales, Materiales y suministros, De acuerdo al orden de prioridades

fijado y Otros gastos.
9. Los pagos a efectuar por la Institución podrán ser realizados en la modalidad
de Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.
10. El área de Tesorería debe verificar que los Cheques se emitan en orden
cronológico y consecutivo y que contengan la leyenda “NO ENDOSABLE”.
11. Deben anularse los cheques que presenten errores de elaboración, lo cuál
genera reversión en el registro contable.
12. Solo pueden ser entregados los Cheques a sus legítimos beneficiarios o la
persona autorizada por este ante el área de Tesorería de la Facultad y
Dependencia correspondiente, así como de la custodia de las chequeras
recibidas del banco emisor.
Persona Natural
• El beneficiario debe presentar cédula de identidad al momento de retirar cheque
emitido a su nombre, en caso contrario, debe autorizar a tercera persona por escrito y
anexar copia de su cédula de identidad y del autorizado.
Persona Jurídica
• A los fines del retiro del cheque correspondiente del pago de los bienes y servicios
entregados, los proveedores y contratista, o sus representantes, deben presentar
ante la Unidad de Tesorería, original de constancia de autorización y copia de los
siguientes documentos: poder, factura, Rif y cédula de identidad.
• En los casos de abono en cuenta los beneficiarios deben abrir una cuenta corriente
bancaria, de acuerdo con las instrucciones giradas por la Tesorería, a los fines de
efectuar el pago correspondiente del valor de los bienes, materiales y servicios
entregados.
• La Unidad de Tesorería, a través del Sistema, brindará, los Reportes de posición con
todos los movimientos de sus cuentas bancarias.
CAP: SEC: PAG.
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• Será responsabilidad del área de Tesorería enviar la Relación de cheques al Banco

para que proceda a efectuar el pago de los beneficiarios correspondientes.
OFICINISTA / CARGO ASIGNADO 7. Recibe la Solicitud de Cheque y

1. Recibe de la Facultad y/ los soportes de la operación, para
Dependencia de los Mensajeros las su revisión.
Solicitudes de Cheques y sus 8. Revisa si la solicitud de cheque
soportes está sellada, fechada y firmada
2. Firma en el libro el acuse de la por la oficinista que la recibe en el
Solicitud de Cheque departamento; además revisa los
3. Registra la Solicitud de Cheque en siguiente puntos: Nº de solicitud,
un archivo en Excel indicando la fecha, facultad o dependencia
Facultad y/o Dependencia que solicitante, beneficiario, monto en
corresponde, la fecha recibida, letra y número, concepto del
número de Solicitud, Beneficiario, pago, codificación a través del
Monto y concepto de la emisión de la sistema AJC; verifica la
solicitud de cheque. aprobación presupuestaria, las
4. Coloca el sello de la Dirección de la firmas de la solicitud de cheque.
Tesorería y la fecha de recibido en el 9. Revisa los soportes de la
formulario Solicitud de Cheque solicitud de cheque, observando
5. Registra el número de la solicitud de que cuando los mismos no sean
cheque, beneficiario, monto y fecha originales, estén certificados por
de recepción en el cuaderno control los solicitantes del pago.
las solicitudes de cheques recibidos. 10. Revisa que cuando el beneficiario
6. Entrega a control previo la Solicitud sea un proveedor, en el soporte
de Cheque y los soportes para la se encuentra la factura original y
revisión de los soportes de control. que esta cumpla con los
requisitos mínimos exigidos, y
ABOGADO / CARGO ASIGNADO
CAP: SEC: PAG.
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que se anexen los soportes 15. Procede a la asignación de cheques

necesarios para cada solicitud. a cada una de las solicitudes de
11. Se le remite a la mecanógrafa cheques entregadas.
para la elaboración del cheque. 16. Ingresa al Sistema Tesorería / Caja y
registrar los datos requeridos de
CONTADOR acuerdo a la Solicitud de Cheques
12. Ubica en la caja de seguridad las 17. Imprime los cheques a través de la
chequeras por cuenta a utilizar en opción Haber – Cheques – Emitir y
el día y el libro de registro de selecciona la cuenta del banco que
cheques en el archivo destino debe debitarse.
para ello. 18. Sella cada cheque emitido con el
sello de la Dirección de
13. Registra la numeración de las Administración.
chequeras por cuenta en el libro. 19. Ingresa a la opción Reporte – Haber
– Firmados y selecciona la cuenta
14. Entrega a las Mecanógrafas el de cada Banco que se requiere
libro de registro de cheques y imprimir el reporte “Cheques Pasados
chequeras por cuenta a utilizar a la Firma”.
durante el día. Adicionalmente las 20. Agrupa los cheques que
solicitudes de cheques y los correspondan a cada cuenta y le
soportes respectivos anexa el reporte “Cheques Pasados
a la Firma”.
MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO 21. Entrega los cheques impresos,
13. Verifica que la numeración de los reporte “Cheques Pasados a la
cheques anotados en el libro se Firma” y soportes al Contador.
correspondan con las chequeras
recibidas. CONTADOR / CARGO ASIGNADO
14. Firma en el libro control en señal de 22. Verifica que los cheques emitidos
conformidad de haber recibido las correspondan con los datos de las
chequeras. solicitudes de cheques.
CAP: SEC: PAG.
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23. Entrega los cheques impresos, el 31. Remite vía Fax la Relación de
reporte “Cheques Pasados a la cheques pasados a la firma.
Firma” y los soportes al Oficinista III.
OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO

24. Recibe la documentación del
Contador.
25. Coloca los cheques y los soportes
respectivos en una carpeta.
26. Entrega la carpeta al Tesorero.
TESORERO / CARGO ASIGNADO

27. Recibe la carpeta de los cheques
emitidos y procede a revisar su
emisión y a colocarle su firma
autógrafa a la relación y los cheques.
28. Remite a la secretaria para su envío
a la segunda firma.

29. Entrega a la Dirección de
Administración la carpeta de los
cheques a fin de que el Director de
Administración firme y autorice los
cheques emitidos.
30. Recibe llamada telefónica del la
Secretaria de la Dirección de
Administración a fin de que retire la
carpeta contentiva de los cheques.
CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
Normas especificas:
1. Este proceso permite proyectar los egresos en función de los ingresos percibidos a
corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente los recursos para
realización de pagos en un ambiente de sana administración
2. La Administración Universitaria, para controlar efectivamente los desembolsos,

deberá generar el Flujo de Caja, como instrumento financiero para programar
los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de las órdenes de pago y
transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y por otras fuentes de
financiamiento.
3. La responsabilidad de la elaboración del Flujo de Caja, estará a cargo de l

Tesorero(a) de la Institución.
4. El Tesorero(a) deberá plantear uno o más escenarios con sus respectivos

Flujos de caja, a los fines de decidir, el que regirá los desembolsos que hará la
Institución, una vez que se hagan efectivas la recepción de los recursos que han
ingresado a las cuentas de la Institución.
5. El Flujo de Caja, como instrumento de Pago deberá realizarse con

periodicidad trimestral para replantear la programación de los pagos a efectuarse
por distintos conceptos. En caso de presentarse irregularidades en el Flujo ordinario de
las emisiones de las órdenes por parte de la Tesorería Nacional, el Flujo de Caja
deberá replantearse quincenalmente para mantener una programación y un control
más riguroso de los pagos a efectuar por la Institución.
CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
6. En caso de no estar conforme;

efectúa modificaciones y
Tesorero(a)
devuelve al Tesorero para sus
1. Recibe reportes de: Deudas,
ajustes.
pagos, cuentas por cobrar como
7. En caso contrario, firma Flujo de
insumos para elaboración del flujo
Caja, en calidad de conforme y lo
de caja de los contadores.
envía al Tesorero.
2. Analiza el entorno económico y
Tesorero(a)
plantea el escenario o escenarios
de fuentes de financiamiento, de
8. Recibe de la Autoridad
acuerdo al Reporte de Deudas,
Competente el Informe de Flujo
Cuentas por Cobrar y
de Caja y efectúa los ajustes
Disponibilidad Bancaria con
necesarios al Informe de Flujo de
referencia al Presupuesto de
Caja y devuelve a la Autoridad
Caja.
Competente, para su revisión.
3. Selecciona el o los escenario(s) y
genera la distribución interna de
9. Realiza el desembolso en
cada uno
atención al Flujo de Caja Aprobado.
4. Elabora Informe de Flujo de Caja
en atención al escenario o
escenarios escogido y lo envía a
la Autoridad Competente.
Autoridad Competente
5. Recibe Informe sobre Escenarios

de Flujo de Caja y revisa el
Informe.
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD
CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas Generales

PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Todas las operaciones de la Universidad deberán ser registradas de acuerdo a los

principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de
la República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la
presentación de los Estados Financieros hacerse basada en los mismos.
2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo

con las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.
3. La División de Contabilidad delega en las Facultades y Dependencias que tienen

asignación de créditos presupuestarios y efectúan el manejo del recurso financiero
lo siguiente:
3.1. El registro sistemático de las transacciones realizadas que afecten su

situación económica financiera
3.2. La confirmación por parte del funcionario responsable del área contable de la
rendición de los registros contables efectuados en cuanto a garantizar la
totalidad y veracidad de los mismos
3.3. Garantizar el resguardo y la organización de la documentación soporte de los

registros contables rendidos
4. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros

• Balance General
• Estado de Ingresos y Egresos
• Estado de Cambio en la Posición Financiera
• Estado de Cuentas de Patrimonio
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
y los siguientes anexos:

• Relación de Activos Fijos
• Relación de Inventarios
• Incorporaciones y Desincorporaciones del Activo Fijo
• Inventario de Materiales y Útiles no destinados a la venta
• Relación de Pasivos
• Estado de Variación de Gastos
• Cuentas por Cobrar y Pagar a Institutos Autónomos, Ministerios y
Empresas Mixtas
• Balance General Comparativo
asimismo los siguientes reportes:
• Cuentas por Cobrar (Análisis de antigüedad de saldos por deudor)
• Cuentas por Pagar (Análisis de antigüedad de saldos por Proveedor)
5. Reportes Gerenciales:
• Relación de Colocaciones Financieras efectuadas por las Facultades y
Dependencias de la Universidad Central de Venezuela
• Relación de las rendiciones contables remitidas por las Facultades y
Dependencias de la Institución
• Reporte de la Disponibilidad y Ejecución de los Dozavos
6. Reportes de Análisis:
• Balance de Comprobación
• Mayor Analítico
• Diario General
• Auxiliar por Cuentas
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
7. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y

anualmente. Los reportes gerenciales deben ser presentados semanalmente a la
Dirección de Administración y Finanzas excepto el Reporte de la Disponibilidad y
Ejecución de los Dozavos el cual será presentado a solicitud de las autoridades.
8. Los reportes de cuentas por cobrar y por pagar deberán ser presentados
mensualmente.
9. Todo registro de una operación deberá tener la documentación que la soporte.
10. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con
el objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la
información contenida en los estados de cuenta.
11. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar
en los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.
12. Será de absoluta obligatoriedad que el área de Contabilidad preste todo tipo de
ayuda técnica y administrativa a las Dependencias y Facultades asignadas a su
control, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de
registro, procesamiento de información y el manejo contable general.
13. El envío de la información y cierres mensuales por las Facultades y Dependencias

deberá hacerse de forma controlada dentro de los primeros siete (07) días hábiles
de cada mes, a fin de garantizar que el proceso de verificación, ajustes y
consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos trece (13) días hábiles
luego de su recepción.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
14. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada
cuenta según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de
importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se
deberá anexar notas explicativas a dichos estados.
15. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de

acuerdo a la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las
reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc.
7. Debe considerarse los ajustes no registrados que se hayan determinado hacer

posteriormente al cierre del Balance de Comprobación, a efectos de registrarlos en
el próximo ejercicio fiscal.
8. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices
e indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.
9. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por

la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la
información del sector público en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia
al Sistema Integrado de Información Contable Presupuestario de Administración
Financiera del Sector Público (SICOP).
10. El Plan Único de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos de cuentas:
1.00.00.00.0 ACTIVOS
2.00.00.00.0 PASIVOS
3.00.00.00.0 RECURSOS
4.00.00.00.0 EGRESOS
5.00.00.00.0 RESULTADOS
6.00.00.00.0 PATRIMONIO
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
7.00.00.00.0 CUENTAS DE ORDEN
Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregación

identificados por códigos numéricos de ocho posiciones, y por la clasificación,
denominación y descripción de las respectivas cuentas. Para el caso especifico de
la Universidad Central de Venezuela fueron agregados tres (3) dígitos adicionales
denominados DESAGREGADOS: un (1) dígito y un SUB-DESAGREGADO: dos
(2) dígitos, por lo que el código de cuenta para la UCV consta de doce (12) dígitos
en total.
La ampliación de la capacidad del código numérico es el resultado de incluir la

multiplicidad de conceptos y las necesidades de análisis, quedando definida de la
siguiente manera:
1.00.00.00.00.0.00 ACTIVOS
2.00.00.00.00.0.00 PASIVOS
3.00.00.00.00.0.00 RECURSOS
4.00.00.00.00.0.00 EGRESOS
5.00.00.00.00.0.00 RESULTADOS
6.00.00.00.00.0.00 PATRIMONIO
7.00.00.00.00.0.00 CUENTAS DE ORDEN
De esta manera los grupos de cuentas1, 2, 5, 6 y 7 referidas a Activos, Pasivos,
Resultados, Patrimonio y de Orden respectivamente, permiten identificar los
diferentes niveles en rubros y en sub-rubros genéricos, específicos y sub-
específicos así:
X.01.00.00.00.0.00 RUBRO
X.01.01.00.00.0.00 GENERICO
X.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO
X.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO :
X.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO
X.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO
En esta clasificación la X representa el grupo.
El grupo de cuentas 3 referidas a los Recursos permite identificar los diferentes

niveles en ramos y en sub-ramos genéricos, específicos y sub-específicos así:
3.01.00.00.00.0.00 RAMO
3.01.01.00.00.0.00 SUB-RAMO
3.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO
3.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO
3.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO
3.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO
El grupo de cuentas 4 Egresos permite identificar los diferentes niveles en

partidas, genéricas, especificas y sub-específicas así
4.01.00.00.00.0.00 PARTIDA
4.01.01.00.00.0.00 GENERICA
4.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO
4.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO
4.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO
4.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO
Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física

como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta
que sea requerida por algún ente externo como interno.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL Financiera del sector Público

sobre el Sistema de Tesorería de
1. Constitución de la República fecha 22 de Marzo de 2002.
Bolivariana de Venezuela.
8. Reglamento parcial Nro. 4 de la
2. Ley Orgánica de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Administración Financiera del
Sector Público. Gaceta Oficial Sector Público, sobre el Sistema
Nro. 37.606 de fecha 09 de enero de Contabilidad Publica.
de 2003.
9. Reglamento con fuerza de Ley de
3. Ley Orgánica de la Contraloría Reforma de la Ley General de
General de la República y el Bancos y otras Instituciones
Sistema Nacional de Control Financieras de fecha 13 de
Fiscal. Gaceta Oficial Nro. 37.347 noviembre de 2001
de fecha 17 de diciembre de 2001
10. Ley Orgánica de Procedimientos
4. Ley de Universidades. Gaceta Administrativos Gaceta Oficial
Oficial Nro. 1.429 extraordinario Nro. 2.818 Extraordinaria de 1 de
de fecha 8 de septiembre de Julio de 1981
1970.
11. Ley que establece el Impuesto al
5. Código de Comercio, con la Valor Agregado.
reforma parcial del Código de
Comercio de fecha 26 de junio 12. Providencia Administrativa
de 1955. mediante la cual se designan a
los Contribuyentes Especiales
6. Reglamento Nro. 1 de la Ley como Agentes de retención del
Orgánica de la Administración Impuesto al Valor Agregado.
Financiera del sector Publico,
sobre el sistema Presupuestario 13. Providencia Administrativa sobre
de fecha 18 de diciembre de 2001 las obligaciones que deben
cumplir los Contribuyentes
7. Reglamento Nro. 3 de la Ley formales del Impuesto al Valor
Orgánica de la Administración Agregado.
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CAP: SEC: PAG.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
Esquema del proceso
Facultades y
Dependencias
Contabilidad Contabilidad Contabilidad
(Unidades Ejecutoras)
Registra los Seguimiento a las Verifica Cierre mensual

comprobantes Unidades sobre la movimientos contable
contables rendición generados
Normas especificas:
1. Verificar que todas las unidades ejecutoras realicen mensualmente las rendiciones de las
cuentas contables.
2. Validar que la relación de comprobantes indicados en el oficio remitido por la Unidades

Ejecutoras correspondan con la información del sistema, por lo que debe verificarse el saldo
total, cantidad y los números de los comprobantes contables.

CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO 3. Relaciona en el “Cuadro Demostrativo
1. Verifica que las Unidades Ejecutoras de la Fecha de Recepción de las
hayan transferidos los movimientos Rendiciones Contables de las
contables del mes a través de la opción
Facultades y Dependencias” la fecha
“Importar Movimientos Automáticos “ del
en la que la información remitida fue
módulo Comprobantes Automáticos del
incorporada de forma definitiva al
Sistema de Contabilidad (CKF).
sistema de contabilidad
2. Selecciona la opción “Transferencia de

Las Unidades Ejecutoras no han rendido
Automático a Manual” para transferir los
los movimientos contables
movimientos contables generados por
4. Coloca “En espera de recepción del
cada Unidad Ejecutora.
movimiento” en el Cuadro Detalle de
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la Situación de cada una de las información remitida en el Oficio

Facultades y Dependencias”, se corresponda con la del sistema de
reinicia el paso Nº 1 del contabilidad (CKF). En caso que
procedimiento. coincida, continúa al paso N° 13, si no
realiza lo siguiente:
Las Unidades Ejecutoras realizaron
la rendición de los movimientos 6.1. Contacta a la Unidad Ejecutora
contables para validar la información
5. Señala “En condición de revisión y remitida. En caso que existan
corrección” en el “Cuadro Detalle de la mas de tres movimientos
Situación de cada una de las contables errados continúa el
Facultades y Dependencias” e indica paso N° 7 a fin informa al
el oficio que falta por recibir de las Contador Jefe II, si no siga el
Unidades Ejecutoras. procedimiento.
4. Recibe Oficio y relación de 6.2. Selecciona la opción

comprobantes contables de las “Comprobantes Contables” del
Unidades Ejecutoras. Módulo Manual y elimina los
asientos contables errados.
5. Registra la fecha de recepción del CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO
Oficio en el “Cuadro Demostrativo de 6.3. Informa a la Unidad Ejecutora
la Fecha de Recepción de las para que procese los
Rendiciones de Cuentas de las comprobantes contables a través
Facultades y Dependencias del módulo automático.
correspondiente a los Ingresos
Ordinarios y los Ingresos Propios”. 6.4. Actualiza estatus del
movimiento contable en el
6. Ingresa a la opción “Comprobantes “Cuadro Demostrativo de la
Manuales” para cotejar que la Fecha de Recepción de las
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Rendiciones de Contables de las contables errados o todo el

Facultades y Dependencias movimiento.
correspondiente a los Ingresos
Ordinarios y los Ingresos 11. Informa a la Unidad Ejecutora para
Propios” que procese los comprobantes
contables o todo el movimiento a
7. Escribe en el Oficio los números de través del módulo importar
los comprobantes contables movimientos automáticos.
eliminados y lo archiva conjuntamente
con los soportes hasta que la Unidad
Ejecutora remita nuevamente el
movimiento de la rendición contable, CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO
continúa al paso N° 1. 12. Escribe en el Oficio los números de
los comprobantes contables
CONTADOR JEFE II eliminados o indica que todo el
8. Contacta a la Unidad Ejecutora para movimiento contable debe ser
determinar que acciones serán generado nuevamente, continúa el
tomadas para solucionar la paso Nº 1.
anormalidad.
13. Archiva el Oficio y los soportes
9. Informa al Contabilista si debe remitidos por la Unidad Ejecutora.
eliminar los comprobantes contables
errados o eliminar completamente el
movimiento de la rendición contable.
CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO

10. Selecciona la opción “Comprobantes
Manuales” del Módulo Registro y
Control y elimina los asientos
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PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias – Banco Provincial
Esquema del proceso
Finanzas Contabilidad Contabilidad Contabilidad
Cargos y abonos Solicita estados de Verifica Genera

en cuentas cuenta al Banco movimientos
movimiento
generados
Contabilidad
Archiva los
soportes
1. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir del quinto día hábil, los Estados de
Cuenta.
2. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas vigentes en el

Banco Provincial.
3. Mensualmente debe consultarse los movimientos de las cuentas a través del Sistema
SIETE +.
4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente análisis

y reverso.
Descripción del procedimiento CONTADOR JEFE II /

ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO
CARGO ASIGNADO 3. Recibe, revisa y coloca su firma
1. Elabora comunicado al Banco para autógrafa en el comunicado en señal
solicitar los estados de cuenta del de revisión
mes
4. Solicita firma al Director de
2. Entrega comunicado al Contador Administración y Finanzas en el
Jefe II Comunicado
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5. Entrega al Administrador el
Comunicado. 12. Elabora comunicado al Banco para
solicitar información sobre los
ADMINISTRADOR / movimientos incompletos en los
CARGO ASIGNADO estados de cuenta y se lo entrega al
6. Recibe el comunicado y gestiona con Contador Jefe II
el Mensajero de la Dirección la
entrega de dicho documento al CONTADOR JEFE II /
Banco. CARGO ASIGNADO
13. Recibe, revisa y coloca su firma
7. Archiva en una carpeta copia del autógrafa en el comunicado en señal
comunicado como acuse de recibo de revisión
por parte del Banco
14. Solicita firma al Director de
8. Informa al Mensajero que retire los Administración y Finanzas en el
Estados de Cuenta en el apartado o Comunicado y se lo entrega al
en el Banco Administrador
9. Recibe del Mensajero los Estados de 15. Gestiona con el Mensajero de la

Cuenta emitidos por el Banco Dirección la entrega del comunicado
al Banco
10. Ingresa al Sistema SIETE+ para
generar un archivo TXT con la 16. Archiva en una carpeta copia del
información del estado de cuenta (1) comunicado como acuse de recibo
por parte del Banco
11. Verifica que el saldo del día y los
movimientos generados por el 17. Informa al Mensajero que retire un
Sistema Siete+ corresponda al físico disquete contentivo con los
del estado de cuenta
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movimientos faltantes a fin de • Relación de notas de crédito

actualizar la información. no contabilizadas
• Relación de depósitos no
18. Genera el reporte auxiliar de banco, contabilizados
en caso de que la información esté • Relación de Cargos indebidos
posteada, de no ser así genera el • Relación de ajuste
reporte mayor analítico de la cuenta
banco.
19. Identifica a través del cotejo entre

los reportes auxiliar de banco o
mayor analítico de la cuenta banco y
el estado de cuenta, si existen
discrepancias; si las mismas
corresponden a documentos no
registrados se relacionan de acuerdo
al tipo de documento, en el caso de
tratarse de un error de registro se
ubica el o los comprobantes
contables a fin de realizar los ajustes
correspondientes.
20. De acuerdo a la verificación realizada

anteriormente genera la siguiente
información:
• Relación de cheques tránsito
• Relación de notas de débito
no contabilizadas
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PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos
Esquema del proceso
Cargos y abonos Solicita estados de Verifica Genera

en cuentas cuenta al Banco movimientos
movimiento
generados
Archivar los
soportes
Normas específicas
1. Debe verificarse que se haya realizado en el sistema contable el proceso de
posteo de comprobantes y se hayan generado los comprobantes y asientos del
mes a conciliar.
2. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir de quinto día hábil, los Estados
de Cuenta.
3. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas bancarias

aperturadas por la Dirección de Administración y Finanzas.
4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente

análisis y reverso.
Descripción del procedimiento CONTADOR JEFE II /

ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO
CARGO ASIGNADO 3. Recibe, revisa y coloca su firma
1. Elabora comunicado al Banco para autógrafa en el comunicado en señal
solicitar los estados de cuenta del de revisión
mes
4. Solicita firma autógrafa del
2. Entrega comunicado al Contador comunicado al Director de
Jefe II Administración y Finanzas .
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos
5. Entrega al Administrador el el estado de cuenta, si existen

Comunicado. discrepancias; si las mismas
corresponden a documentos no
ADMINISTRADOR / registrados se relacionan de acuerdo
CARGO ASIGNADO al tipo de documento, en el caso de
6. Recibe el comunicado y gestiona con tratarse de un error de registro se
el Mensajero de la Dirección la ubica el o los comprobantes
entrega de dicho documento al contables a fin de realizar los ajustes
Banco. correspondientes.
7. Archiva en una carpeta copia del 12. De acuerdo a la verificación realizada

comunicado como acuse de recibo anteriormente genera la siguiente
por parte del Banco información:
• Relación de cheques en
8. Informa al Mensajero que retire los tránsito
Estados de Cuenta en el apartado o • Relación de notas de débito
en el Banco. no contabilizadas
• Relación de notas de crédito
9. Recibe del Mensajero los Estados de no contabilizadas
Cuenta emitidos por el Banco
• Relación de depósitos no
contabilizados
10. Genera el mayor analítico de la
• Relación de ajustes
cuenta de banco, en caso de que la
• Relación de Cargos indebidos
información no esté posteada, o
auxiliar bancario.
11. Identifica a través del cotejo entre

los reportes auxiliar de banco o
mayor analítico de la cuenta banco y
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Cheques en Tránsito
Normas específicas
1. Debe recibirse mensualmente de la Dirección de Tecnología de Información y
Comunicación el reporte Registro de Cheques correspondientes a las cuentas de
Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y Retenciones.
2. Debe generar mensualmente a través del Sistema de Nómina el archivo contentivo de

los cheques emitidos de las cuentas de Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y
Retenciones.
Descripción del procedimiento 4. Agrupa los cheques por las cuentas

ADMINISTRADOR I correspondientes y los totaliza
1. Recibe de la Dirección de Tecnología
de Información y Comunicación el 5. Compara montos totales contra lo
reporte Registro de Cheques por indicado por el reporte Registro de
Facultad y Dependencia y los archiva. Cheques, si la información es
correcta, continua el procedimiento si
2. Procede a generar a través del no vaya al paso 9.
Sistema de Nómina el archivo
contentivo de los cheques emitidos de 6. Genera a través del Sistema SIETE+
las siguientes cuentas: (Banco Provincial) o Mercantil en
- Nómina UCV línea (Banco Mercantil) un archivo
- Becas y Pasantías con el Estado de Cuenta del Banco.
- Aportes y Retenciones
7. Ubica en Excel el archivo Cheques
3. Exporta el archivo generado por el en Transito del mes anterior e
Sistema de Nómina a un archivo en incorpora los cheques emitidos en el
Excel. mes y los coteja con los movimientos
del estado de cuenta.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCION DE 7 7.3.4. 2/2
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PROCEDIMIENTO : Cheques en Tránsito
8. Determina los cheques no cobrados

y guarda dicha información en el
archivo (fin del procedimiento)
9. Determina cual(es) registro(s) de

cheque(s) no se reflejan.
10. Informa mediante correo electrónico

a la Dirección de Tecnología de
Información y Comunicación a través
de un correo que existen
discrepancias en los registros de
cheque
11. Determina los cheques no cobrados

y guarda dicha información en el
archivo cheques en tránsito.
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CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
Esquema del proceso

Dirección de
Contabilidad Presupuesto
Administración
Verifica gasto de
Verifica facturación, Aprueba
registra gasto y acuerdo a la
emisión de
solicita pago. asignación
cheque
COPRED / Núcleo
Tesorería Contabilidad
Maracay / Informática
Emite Cheque Registra pago Realiza
Inspección
Técnica
Normas específicas
1. Deben recibirse de los Proveedores de Servicios los siguientes documentos que
soporten la Facturación:
La Electricidad de Caracas / Electricidad de Venezuela / Enelbar/Enebol
• Totales Generales del Proceso de Facturación
• Relación Detallada por Cuenta Contrato
• Análisis de Anomalías o Irregularidades
• Facturas
FOSPUCA /Gas
• Facturas
HidroCapital / HidroCentro/ HidroLara

• Relación de Facturación
• Facturas
CANTV
• Facturación CANTV
• Facturación CANTV NET
• Facturación MOVILNET
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CAP: SEC: PAG.
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• Facturación VSAT
• CD/ROM contentivo con la facturación
CADAFE
• Listado de Facturas por Oficina de Cobro
• Factura de Electricidad y Otros Servicios
2. Debe mantenerse un control de la Facturación generada por los Proveedores de
Servicios Básicos, además de los pagos realizados. Este control será llevado en un
archivo en Excel y se registrará los siguientes datos:
• Monto del Servicio
• Monto IVA
• Monto de Factura
• 75% del IVA
• Número de Cheque
• Fecha Retiro del Cheque por parte del Proveedor de Servicio
• Asignación Presupuestaría
• Saldo por Asignación Presupuestaría
3. Deberá solicitarse experticia técnica de la facturación a fin de certificarla y así poder

realizar el registro contable. Por lo tanto debe realizarse esta solicitud a las siguientes
áreas.
Proveedor de Servicios Área
• Cantv Dirección de Tecnología de Información
y Comunicación
• CADAFE Región Central y Occidental Servicios Básicos Núcleo Maracay
• Hidrocentro Servicios Básicos Núcleo Maracay
• La Electricidad de Ccs / Venezuela Consejo de Preservación y Desarrollo
de la UCV (COPRED)
• Hidrocapital COPRED
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CAP: SEC: PAG.
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• Enelbar COPRED
• Enebol COPRED
Descripción del procedimiento 6. Imprime el Comprobante Contable y

CONTADOR JEFE I/ le anexa como soporte copias de la
CARGO ASIGNADO Facturación.
1. Recibe de la secretaria las facturas
remitidas por los Proveedores de 7. Coloca su firma autógrafa en el
Servicios Básicos. Comprobante Contable
2. Revisa el comunicado y los soportes 8. Entrega al Contador Jefe I el

y se lo entrega al Contabilista III Comprobante Contable y sus
girando instrucciones para su soportes
procesamiento. CONTADOR JEFE I/
CARGO ASIGNADO
CONTABILISTA III/ CARGO
ASIGNADO 9. Recibe, verifica y coloca su firma
3. Recibe la Facturación y comunicado autógrafa en el Comprobante
del Contador Jefe I Contable en señal de conformidad
4. Registra los datos de la Facturación 10. Devuelve el Comprobante Contable

en el archivo de Excel para el Control y sus soportes al Contabilista III
de la Facturación
11. Indica a la Secretaria que elabore el
5. Registra el Gasto por el monto de la formulario Solicitud de Cheque y
Facturación a través del Sistema comunicado de Inspección Técnica
CKF de Contabilidad
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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SECRETARIA / CARGO ASIGNADO media firma del Contador Jefe I

12. Elabora Solicitudes de Cheque, a deberá estar precedida de la
través de formato en Excel, a nombre preposición “por”
de la empresa prestadora del servicio
básico y de la Tesorería Nacional por SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
el impuesto retenido. Asimismo,
prepara el comunicado de solicitud 15. Gestiona firma del Director de
de la inspección técnica de acuerdo Administración de las Solicitudes de
al unidad encargada de dicha Cheque y del comunicado
inspección
16. Elabora formato Relación de entrega
13. Entrega al Contador Jefe I las Solicitudes de Cheques a la
Solicitudes de Cheque, sus soportes Dirección de Planificación y
y el comunicado de solicitud de la Presupuesto una vez recibida la
Inspección Técnica a efectos de solicitud de cheque firmada por la
revisión. persona que ejerza la Dirección de
CONTADOR JEFE II /
CARGO ASIGNADO 17. Distribuye la documentación de la
14. Recibe y firma las Solicitudes de siguiente manera:
Cheque en señal de conformidad y
da visto bueno al comunicado a Dirección de Planificación y
través de su media firma. En caso de Presupuesto:
ausencia del Contador Jefe II, el Recibe las Solicitudes de Cheque,
Contador Jefe I firma las Solicitudes junto con sus soportes, a nombre de
de Cheque en señal de conformidad la empresa prestadora del servicio
y da visto bueno al comunicado a básico y de la Tesorería Nacional
través de su media firma. Cabe
señalar que tanto la firma como la
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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Unidad encargada de realizar la

Inspección Técnica:
Recibe comunicado de solicitud de
Inspección Técnica y copia de las
facturas
CONTABILISTA III/ CARGO

ASIGNADO
18. Entrega al Asistente del Archivo el

comprobante contable y sus anexos
(Vea el Procedimiento Archivo de
Documentación Contable)
19. Solicita a Tesorería información de

fechas sobre la emisión y entrega de
los cheques al Proveedor
20. Registra los datos del pago en el

archivo de Excel para el Control de la
Facturación.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias y
Nóminas y su pago.
Esquema del proceso
Cargos y abonos Registra Verifica Imprime

en cuentas movimientos movimientos
Comprobante
registrados
Contabilidad
Archivar los
soportes
Normas Especificas
1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos
que soporten la operación.
2. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de

Contabilidad a fin de generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá
ser ingresado indicando la siguiente información:
- Mes de la operación
- Unidad Ejecutora
- Número de comprobante
- Tipos de Comprobantes
o 90 Egresos
o 91 Ingresos
o 92 y 94 Ajuste de la Unidad Ejecutora 24
o 93 y 95 Movimientos de N/D y N/C, Depósitos e intereses
o 97 Ajustes de las Facultades y Dependencias
3. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el último comprobante generado, con
el fin de registrar el consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento
contable.
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CAP: SEC: PAG.
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Nóminas y su pago.
Descripción del procedimiento: C.D.C.H., Preparadores, Obreros y

SECRETARIA Vigilantes.
Recibe la siguiente documentación
de: 2. Verifica que la documentación
Tesorería recibida corresponda con lo indicado
- Vouchers de Cheques junto con en el Oficio.
el Reporte “Relación de
Cheques Emitidos y oficio en el 3. Registra en un archivo de excel los
cual se relacionan los cheques. Depósitos recibidos.
- Cartas Órdenes remitidas y
oficio en el cual se relacionan. 4. Entrega los vouchers de los cheques
- Planillas de Depósitos y la relación de los cheques emitidos
bancarios y oficio en el cual se recibidos al Asistente de Archivo I y
relacionan. los demás documentos al Contador
- Documentación de las Jefe I.
colocaciones financieras
efectuadas por la Dirección de ASISTENTE DE ARCHIVO I/
Administración y Finanzas y CARGO ASIGNADO
oficio en el cual se relacionan. 5. Ordena en forma correlativa los
- Cheques anulados y oficio en el vouchers de los cheques por Banco y
cual se relacionan. por número de cuenta y archiva las
- Cuadros de Transferencia para relaciones de cheques emitidos.
el pago de Nómina.
Nómina 6. Ubica en el archimóvil los vouchers
- Resumen de Cuadros 15 ordenados.
correspondientes a las nóminas
CONTADOR JEFE I
generadas para el personal Docente,
Administrativo, Directivo, Becarios 7. Clasifica los demás documentos
recibidos por la secretaria de acuerdo
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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Nóminas y su pago.
al tipo de documento, el banco y la

cuenta bancaria. CONTADOR JEFE I /
8. Entrega los documentos ordenados CARGO ASIGNADO
al Contabilista a efecto de realizar el
ingreso de información en el Sistema 14. Recibe, revisa y coloca su firma
de Contabilidad. autógrafa en el Comprobante
Contable y lo entrega al Asistente de
CONTABILISTA /
Archivo I para su archivo
CARGO ASIGNADO
(Procedimiento: Archivo de
9. De acuerdo al tipo de operación
Documentación Contable)
procede a realizar los comprobantes
contables a través del sistema CKF
(Contabilidad).
10. Imprime los comprobantes

contables.
11. Relaciona los Comprobantes

Contables correspondientes al
registro de los vouchers en el
formulario EGRESOS BANCARIOS.
12. Anexa segùn sea el caso fotocopia

como soporte y los anexa al
comprobante contable.
13. Entrega el Comprobante y anexos al

Contador Jefe I
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentación Contable y su pago.
Normas específicas
1. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo al reporte generado
mediante el Sistema de Contabilidad denominado “Resumen de Comprobante
contable” el cual contempla todos los comprobantes de diario ingresados en un mes.
Descripción del procedimiento documentos anexos a cada uno de

ASISTENTE DE ARCHIVO I los comprobantes de diario.
1. Recibe Comprobante Contable y sus
anexos del Contador Jefe I. 6. Perfora los comprobantes contables
y los soportes respectivos.
2. Genera accesando al sistema de
Contabilidad el reporte: Relación de 7. Resguarda los comprobantes
Comprobantes. contables y sus soportes colocándole
una portada y contraportada de
3. Verifica los Comprobantes que le cartulina. En el caso de ser un
han sido entregados con respecto al Comprobante del tipo 90 se
reporte “Resumen de Comprobantes“ resguardará de forma correlativa; si
a fin de establecer si faltan se trata de un comprobante del tipo
algún(nos) comprobantes por ser 91,92,94,93 o 95 se resguardarán,
entregados a esta unidad . manteniendo la correlatividad, en
función del volumen de documentos
4. Participa al Contador Jefe I, que conforme el comprobante.
mediante relación, los números de
los Comprobantes que faltan por 8. Coloca etiqueta de identificación en
entregar a esa unidad. la portada del o los Comprobantes
resguardados.
5. Procede a retirar las grapas y el
papel carbón que puedan tener los 9. Escribe en el lomo resultante de
haber colocado la portada y
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentación Contable y su pago.
contraportada del Comprobante así

como en la etiqueta de identificación
el número del comprobante contable.
10. Coloca el comprobante contable
resguardado e identificado en el
archimóvil por orden correlativo.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Análisis de Cuentas
Normas especificas:
1. Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado.
2. Los ajustes se realizarán por los siguiente motivos:
• Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en
los soportes.
• Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.
• El auxiliar contable no se corresponde con la cuenta contable empleada
para el registro, de acuerdo a los soportes.
• El auxiliar contable no se corresponde con los soportes ni con la cuenta
asociada.
• El auxiliar contable se corresponde con los soportes pero no con la
cuenta asociada.
• Unidad Ejecutora que no se corresponden con los datos contemplados en
los soportes.
• Cualquier otro motivo aceptado de acuerdo a los principios de
contabilidad.
Descripción del Procedimiento fin de conocer cuales son los

ANALISTA CONTABLE comprobantes de diario que
1. Realiza una revisión en el módulo conforman los movimientos de la
de Análisis de las cuentas, a efecto cuenta.
de establecer cuales serian las
cuentas a ser analizadas 3. Ubica en la unidad de archivo, en el
caso de que el movimiento haya
2. Genera el mayor analítico de la sido ingresado al Sistema de
cuenta a ser analizada a través del Contable por la División de
Sistema CKF, en función del saldo Contabilidad, el o los comprobantes
y naturaleza. (acreedor o deudor) a de diario a fin de revisar los
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
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PROCEDIMIENTO : Análisis de Cuentas
soportes correspondientes al su control interno indicando que se

asiento y proceder a realizar el realizó el asiento de ajuste.
ajuste pertinente.
8. Entrega a la unidad de archivo los
4. En caso de que el movimiento documentos para su resguardo.
corresponda a Dependencias y
Facultades, solicita que estas
realicen la verificación contra los
soportes, se efectúa el análisis y
según sea el caso éstas deberán
realizar el ajuste correspondiente,
si fue registrado en el área de
Contabilidad ésta realiza el ajuste
en el sistema CKF.
5. Entrega al Contador Jefe I todos los

ajustes realizados para su revisión
y aprobación.
6. Realiza seguimiento a las

Dependencias y Facultades a fin de
que los mismos realicen los ajustes
y remitan los soportes requeridos
por la División de Contabilidad.
7. Posteriormente recibe de las

Dependencias y Facultades los
comprobantes contables y actualiza
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PROCEDIMIENTO : Generación de los Estados Financieros
Normas especificas:
1. Los Estados Financieros deberán ser emitidos trimestralmente y anualmente con
corte de cierre al 31 de Diciembre y con fecha de presentación a los entes externos
interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año.
2. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos:

• Balance general
• Estado de Ingresos y Gastos
• Estado de Cambio en la Posición Financiera
• Estado de Cuentas de Patrimonio
• Formulario “A” Impuesto sobre la Renta a cargo de esa entidad pendiente de
pago (formulario emitido por a Oficina Nacional de Contabilidad Pública)
• Acreencias a Favor y en Contra de la Nación
• Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados
Financieros
3. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las
siguientes entidades externas
• Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia
• Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) - Copia
• Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia
• Banco Central - Copia
• Ministerio de Educación Superior - Copia
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5. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Jefe(a) de la

División de Contabilidad, el Vicerrector(a) Administrativo, Rector(a) y el Director(a)
de Administración y Finanzas.
Descripción del procedimiento: 5. Remite el archivo de los Estados

CONTADOR JEFE II Financieros al Contador Jefe II
1. Ingresa al menú Reportes
Contables opción Comprobación CONTADOR JEFE II y CONTADOR
Nuevo del sistema de contabilidad JEFE I
(CKF) para generar el balance de 6. Revisan y verifican que la
comprobación, una vez que se haya información esté registrada
analizado las cuentas por parte del correctamente. En caso de que
personal asignado a esta actividad. existan diferencias el Contador Jefe II
le notifica al Transcriptor para que
2. Mediante el uso de FTP se exporta el realice las modificaciones
archivo balance de comprobación correspondientes.
desde el sistema de contabilidad a un
libro de Excel. CONTADOR JEFE II
7. Firma y sella los Estados
3. Remite archivo generado al Financieros emitidos.
Transcriptor de Datos.
8. Gestiona firmas del Director(a) de
TRANSCRIPTOR DE DATOS / Administración y Finanzas, el
CARGO ASIGNADO Vicerrector(a) Administrativo y del
4. Ordena la información contenida en Rector(a) en los Estados Financieros.
el archivo de acuerdo a los modelos
establecidos para los Estados 9. Emite oficio para distribuir los
Financieros. Estados Financiero s de la
siguiente manera:
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimientos

• Oficina Nacional de Presupuesto

(ONAPRE) – Copia
• Oficina de Planificación del Sector
Universitario (OPSU) – Copia
• Banco Central de Venezuela –
Copia
• Oficina Nacional de Contabilidad
Pública – Copia
• Ministerio de Educación Superior –
Copia
11. Entrega Oficio y Estados Financieros

a la Dirección de Administración y
Finanzas para que sean enviados a
las instancias correspondientes.
SECRETARIA
12. Archiva copia de los Oficios y el

original de los Estados Financieros.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos

PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
Objetivo: Permitir conciliar cheques emitidos por la nómina.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para generar la información de los cheques
emitidos por nómina.
3. Posteriormente que se haya accedido al Sistema de Nomina a través de su Password,

el sistema mostrará la siguiente pantalla. Desde el menú del Sistema de Personal
seleccione la opción Generación de Archivos para Conciliación Bancaria.
4. Inmediatamente el sistema mostrará la siguiente pantalla
Selecciona la opción
proceso
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5. A través de esta opción los usuarios podrán realizar la consultas de los cheques emitidos por
nomina
Registre el mes a
consultar
Registre el año a
consultar
Coloque una equis (x) en

el número de cuenta a ser
consultado
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6. El Sistema de Nomina genera un archivo con la información de la emisión de los cheques.
Archivo CONCILIA con la

información emitida de los
cheques emitidos
7. Ingrese a la aplicación de Excel para convertir el archivo CONCILIA en una archivo de hoja de
cálculo.
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8. Proceda a dar las características básicas del archivo, tales como los caracteres con coma o
separadores, alineación de los campos y formato de las columnas.
9. Ordena la información por el número de la nómina y por la referencia del cheque emitido
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10. Totaliza los montos de los cheques emitidos por nómina para comparar dicha información con
el Reporte Registro de Cheques
11. Ubica en Excel el archivo Cheques en Transito del mes anterior y agrega los movimientos del
estado de cuenta del Banco para determinar cuales son los cheques en transito.
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PROCEDIMIENTO : Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
Objetivo: Permitir generar y guardar los movimientos de cuenta en un archivo TXT.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para la solicitud de generación del archivo.
1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema SIETE+ a través de su Password y Login, el

sistema mostrará la siguiente pantalla.
Pulse dos veces este

icono
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2. Una vez selecciona esta opción el sistema presentará la siguiente pantalla.
Seleccione la opción del

período
3
2
Pulse el botón Aceptar

Registre las fechas desde
para realizar la consulta
y hasta del período a
consultar
3. El Sistema mostrará la siguiente pantalla que permitirá exportar los datos requeridos:
Seleccione la opción
Exportar CSB
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4. Inmediatamente el sistema mostrará las cuentas de la Universidad en el Banco donde hay

movimientos de acuerdo al periodo indicando anteriormente.
Marque en el campo
selección la(s) cuenta(s),
a ser exportadas
Pulse el botón Siguiente

para realizar la consulta
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5. Una vez seleccionada la(s) cuenta(s) el sistema mostrará la siguiente ventana indicando el
archivo generado.
Pulse el botón Aceptar

para guardar el archivo
generado en el
computador
Nota: Cada vez que se genera el archivo el mismo mantiene el mismo nombre, por lo cual si se
desea mantener históricos de la información, deberá modificarse el nombre del archivo con el fin
de que no se sobreponga en el archivo generado con anterioridad.
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PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
Objetivo: Permitir generar Comprobantes Contables por concepto de transferencias entre cuentas.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para registrar transferencias.

1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema CKF (Sistema de Contabilidad) a través de su
Password, el sistema mostrará la siguiente pantalla.
1
Coloque el código de la
Registre el año del Dependencia o Facultad a
presupuesto trabajar
2. A fin de consultar los últimos Comprobantes emitidos e identificar saltos de numeración, usted
deberá ingresar al menú Reportes luego seleccionar la opción Reportes y el sistema
desplegará los tipos reportes de movimientos contables, usted seleccionará Resumen de
Comprobantes.
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3. A través de esta opción los usuarios realizan la consultas de los últimos comprobantes
emitidos
1 2
Registre el año contable Indique el mes a consultar
Coloque el código de la
Dependencia o Facultad
4
Debe dejase este campo
sin registros, a fin de que
Coloque el código de tipo
el sistema despliegue
de Comprobante
todos los movimientos
contables cuadrados y no
cuadrados, pulse la tecla
ESC
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4. Desde menú Reportes seleccione la opción Visualizar reportes.
5. Inmediatamente el Sistema desplegará la información por Comprobantes Cuadrados y

Descuadrados.
Desplácese con la barra

de desplazamiento de la
pantalla a fin de identificar
saltos en los
comprobantes contables y
consultar el último
generado
PAGINA DE: FECHA:

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6. Desde el menú Registro y Control seleccione la opción Comprobantes y se desplegará los

tipos de Comprobantes, usted seleccionará Manuales.
7. Inmediatamente el Sistema desplegará la siguiente pantalla, usted deberá seleccionar la

opción Ingresar
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8. A través de esta opción deberá registrarse el Comprobante Contable - Transferencia
1 2
Coloque el año Indique el número del

contable Comprobante Contable
Coloque el motivo del

Comprobante Contable
4
Indique la Unidad
ejecutora a la cual
corresponda los
recursos / gastos
5 6
Indique si los fondos corresponde por: 111

Registre el código de la
Transferencias del Sector Público, 415
cuenta del auxiliar
Ingresos de Operación o 910 Saldo Inicial en
Caja y Bco. por Transferencia
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DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS

PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
FACULTADES
AGRONOMIA (01) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Dic.
ARQUITECTURA(02) Enero a Diciembre està OK.
URBANISMO (02a) Enero a Diciembre està OK.
IDEC (02b) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Noviembre.
CIENCIAS (03) Enero a Diciembre està OK.
DERECHO (04) Enero a Diciembre està OK.
ECONOMIA (05) Enero a Diciembre està OK.
FARMACIA (06) Enero a Diciembre està OK. En espera de Comp. Ctas. Por pagar para Enero 2004.
HUMANIDADES (07) Enero a Diciembre està OK.
INGENIERIA (08) Enero a Noviembre està OK. Falta oficio Diciembre. Y su llamada.
MEDICINA (09) Enero a Diciembre està OK.
ODONTOLOGIA (10) Enero a Diciembre està OK.
VETERINARIA (11) Enero a Octubre està OK. Falta Oficio Nov. Dic.
DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS

PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
DEPENDENCIAS
RECTORADO (20) Enero a Diciembre està OK.
POSTGRADO (21) Enero a Diciembre està OK.

VICE-ACADEM (21) Enero a Diciembre està OK.
SADPRO (21a) Enero a Diciembre està OK.
NUCLEO (21b) Enero a Diciembre està OK.
VICE-ADM (22) Enero a Diciembre està OK.
SECRETARIA (23) Enero a Diciembre està OK.
DIR. ADMON. (24) Enero a Diciembre està OK.
BIBLIOTECA (25) Enero a Diciembre està OK.
IMPRENTA (25a) Rendido a Agosto. Faltando la incorporacion de los meses de: Feb. May. Jul. Sept. Oct. Nov. Dic.
EDICIONES (25b) Enero a Diciembre està OK.
CENDES (26) Enero a Diciembre està OK.
CDCH (27) Enero a Diciembre està OK.
SERV.GENER. (28) Enero a Febrero esta OK.- Esta dependencia no tendra mas movimiento.
ASES. JURD. (29) Enero a Diciembre està OK.
CULTURA (31) Enero a Diciembre està OK.
DEPORTES (32) Enero a Diciembre està OK.
COPRED (33) Enero a Diciembre està OK.
OBE (34) Enero a Diciembre està OK.
REC. HUMANOS (35) Enero a Junio està OK. Falta oficio de Julio, Oct, Nov. Dic. FALTA MONTAR OCTUBRE AL SISTE
INFORMACION (36) Enero a Diciembre està OK. Falta of. DICIEMBRE.
COM. ELECTORAL(38)Enero a Diciembre està OK.
SEGURIDAD (40) Enero a Diciembre està OK.
SERV.BASICOS (41) Enero a Marzo està OK. Faltando oficios de Abril, Mayo, junio, julio, Agosto. Sept, Oct.Nov, Dic.
INFORMATICA (43) Enero a Agosto està OK. Faltan oficios de Sept a Diciembre,
DICORI (44) Enero a Diciembre està OK.
DIRC. EXTENSIÒN Enero a Octubre esta OK. Falta of. Nov. Dic.
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CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA FECHA DE RECEPCION DE LAS RENDICIONES

DE CUENTAS DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS CORRESPONDIENTES A
LOS INGRESOS ORDINARIOS DEL AÑO 2.004
U.E. ENE. FEB. MAR. ABR. MAYO JUN. JUL. AGO. SEPT. OCT. NOV. DIC.
Agronomía 1 9-3-04 13-4-04 13-4-04 13-7-04 9-7-04 9-7-04 16-9-04 16-9-04 4-10-04 1-11-04 3-12-04 sin of
Arquitectura y 2 30-3-04 15-4-04 12-5-04 22-6-04 14-7-04 21-7-04 1-10-04 13-10-04 4-11-04 10-12-04 19-1-05 sin of
Ciencias 3 11-1-05 11-1-05 11-1-05 11-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 sin of sin of
Ciencias Juríd 4 31-5-04 31-5-04 25-6-04 30-9-04 30-9-04 14-10-04 14-10-04 19-10-04 26-10-04 3-12-04 25-1-04 16-2-05
Ciencias Econ 5 31-5-04 3-6-04 14-6-04 2-7-04 23-7-04 30-7-04 21-9-04 4-10-04 18-10-04 2-12-04 12-1-05 1-2-05
Farmacia 6 16-3-04 18-3-04 27-4-04 27-5-04 29-6-04 19-7-04 13-9-04 30-9-04 13-10-04 5-11-04 9-12-04 25-1-05
Humanidades 7 30-6-04 1-7-04 1-7-04 1-7-04 28-9-04 13-10-04 14-10-04 14-10-04 26-1-05 26-1-05 26-1-05 23-2-04
Ingeniería 8 23-6-04 23-6-04 14-7-04 2-8-04 19-10-04 13-10-04 13-10-04 22-10-04 4-11-04 16-2-05 16-2-05 sin of
Medicina 9 25-3-04 13-4-04 26-4-04 10-5-04 15-6-04 30-7-04 23-9-04 30-9-04 19-10-04 16-11-04 10-1-05 11-2-04
Odontología 10 10-3-04 31-3-04 24-5-04 4-6-04 14-7-04 14-7-04 19-10-04 5-11-04 5-11-04 26-11-04 17-5-04 25-2-04
Veterinarias 11 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 26-11-04 26-11-04 sin of sin of
Rectorado 20 22-4-04 22-4-04 20-5-04 2-6-04 10-6-04 17-9-04 17-9-04 21-10-04 21-10-04 28-1-05 28-1-05 28-1-05
Postgrado 21 PG 12-5-04 4-6-04 7-6-04 8-6-04 29-7-04 29-9-04 15-11-04 2-12-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04
Vicerrectorado 21 VA 6-5-04 6-5-04 13-5-04 10-6-04 17-6-04 28-9-04 28-9-04 28-9-04 14-10-04 19-11-04 14-2-04 14-2-04
Vicerrectorado 22 28-4-04 28-4-04 11-5-04 13-5-04 11-6-04 30-9-04 30-9-04 30-9-04 10-8-04 11-11-04 17-2-04 17-2-04
Secretaría 23
Biblioteca 25 21-5-04 16-6-04 16-6-04 21-6-04 30-6-04 20-9-04 20-10-04 26-9-04 11-11-04 6-12-04 13-1-05 25-1-05
CENDES 26 15-4-04 28-4-04 4-5-04 17-5-04 21-6-04 15-7-04 6-9-04 6-9-04 14-10-04 15-11-04 13-1-05 15-2-05
CDCH 27 24-3-04 14-5-04 14-5-04 27-10-04 10-6-04 5-10-04 5-10-04 5-10-04 14-10-04 5-11-04 28-1-04 15-2-05
Servicios Gen 28 5-8-04 5-8-04 ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ******
Asesoría Juríd 29 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 18-11-04 18-11-04 21-1-05 21-1-05
Cultura 31 28-5-04 31-5-04 3-6-04 11-6-04 1-7-04 3-8-04 27-9-04 4-10-04 18-10-04 8-11-04 15-12-04 22-2-05
Deportes 32 7-5-03 7-5-03 28-5-04 7-6-04 10-6-04 16-7-04 20-10-04 20-10-04 9-11-04 1-2-04 1-2-04 18-2-05
COPRED 33 16-3-04 26-3-04 19-5-04 20-5-04 8-6-04 16-9-04 27-10-04 27-10-04 27-10-04 15-11-04 7-12-04 20-1-05
OBE 34 12-7-04 26-4-04 21-5-04 8-6-04 12-7-04 20-7-04 15-10-04 18-10-04 9-11-04 8-12-04 14-2-04 18-12-05
Recursos Hum 35 24-3-04 24-3-04 11-5-04 11-5-04 29-7-04 29-7-04 sin of 20--10-04 20--10-04 14-12-04 14-12-04 14-2-04
Información y 36 29-4-04 29-4-04 29-4-04 5-11-04 21-6-04 5-11-04 11-8-04 15-11-04 15-11-04 14-12-04 14-12-04
Comisión Elec 38 1-10-04 1-10-04 obser obser obser obser obser 18-10-04 18-10-04 22-11-04
Seguridad 40 21-5-04 21-5-04 21-5-04 3-6-04 28-9-04 15-9-04 28-9-04 20--10-04 20--10-04 30-11-04
Servicios Bás 41 22-4-04 22-4-04 22-4-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of
Informática 43 22-4-04 22-4-04 22-4-04 12-4-04 11-5-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of
DICORI 44 28-5-04 28-5-04 28-5-04 28-5-04 9-5-04 13-10-04 13-10-04 15-11-04 15-11-04 4-2-05 4-2-05 4-2-05
Direcciòn de E 46 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 3-12-04
En condiciones esperadas
En condiciòn de revisiòn y corrección
En espera de recepciòn del movimiento
En condiciones esperadas
En condiciòn de revisiòn y corrección
En espera de recepciòn del movimiento
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0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
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CAP: SEC: PAG.
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0 Abril 2005

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PROCEDIMIENTO : Auxiliares Contables
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DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES
COMERCIALES E INGRESOS PROPIOS
CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos ASUNTO: Normas Generales

Propios
PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Se consideran actividades generadoras de Ingresos Propios, aquellas realizadas por
las Facultades y Dependencias Centrales, mediante la venta de productos o
prestación de servicios a terceros y haya sido aprobada por el Consejo de Facultad o
por el Consejo Universitario respectivamente.
2. Todo Presupuesto por una actividad generadora de Ingresos Propios por servicios a
terceros, debe ser aprobado por el Consejo de Facultad y en el caso de las
Dependencias Centrales por el Consejo Universitario.
3. La Facultad o Dependencia responsable de una actividad generadora de ingresos

propios por servicios a terceros, deberá determinar el monto real del excedente neto,
una vez realizada y terminada la actividad.
4. Los costos que genera una actividad de Ingresos Propios por servicios a terceros son
Directos e Indirectos. Son costos directos provenientes de fuente ordinaria o de la
misma actividad, todos los recursos físicos, humanos y financieros normales y
necesarios que se utilizan con la finalidad de elaborar y vender un producto o prestar
un servicio, sin cuya intervención la actividad no podría ser realizada. Son costos
indirectos provenientes de fuente ordinaria o de la misma actividad, todos aquellos
recursos físicos, humanos y financieros que complementa o contribuyen a la venta del
productos o a la prestación del servicio, incluyendo aquellos que se causen de manera
imprevista o continente. La suma de los costos directos e indirectos conforman el
costo total de la actividad.
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos ASUNTO: Normas Generales

Propios
PROCEDIMIENTO :
5. Es competencia del Departamento de Actividades Comerciales conjuntamente con la

Dirección de Administración y Finanzas:
• Supervisar los aspectos administrativos de las actividades comerciales
• Supervisar la actividad comercial
• Seleccionar a los concesionarios de acuerdo a los procedimientos
establecidos
• Asistir y asesorar a los concesionarios que prestan servicios en la
Universidad a fin de garantizar un adecuado funcionamiento de las
actividades que desarrollan.
• Fiscalizar y supervisar la recaudación de los pagos de los
concesionarios, a fin de llevar el control de ingresos y de aplicar las
sanciones correspondientes.
• Supervisar que los concesionarios sólo ofrezcan productos autorizados
por la Universidad.
• Aplicar sanciones en caso de incumplimiento del Reglamento
6. El canon a cancelar a la Universidad según la modalidad contractual, será establecido

por el Vicerrectorado Administrativo, previo estudio de la actividad a explotar,
ubicación y área de ocupación en metros cuadrados. Este canon podrá establecerse
en Unidades Tributarias.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos ASUNTO: Base Legal

Propios
PROCEDIMIENTO :
1. Reglamento de los Ingresos 2. Normas para la regulación de las

Propios de la Universidad Central Actividades Comerciales de la
de Venezuela generados por la Universidad Central de Venezuela
Prestación de Servicios a Terceros
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos ASUNTO: Procedimiento

Propios
PROCEDIMIENTO : Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)

Dpto. Actividades Comerciales e Dirección de Administración y
Facultades y Dependencias Finanzas
Ingresos Propios
Genera información de los Emite indicadores de gestión,

ingresos Propios por Servicios presupuestada y contabilizada Analiza y toma decisiones
a Terceros
Normas especificas.
1. Debe recibir de la Dirección de Planificación y Presupuesto, el Presupuesto anual por
Facultades y Dependencias de los Ingresos Propios.
2. Mensualmente debe recibir de las Facultades y Dependencias Centrales la información
generada por los Ingresos Propios.
3. Debe emitirse un Informe del análisis de los indicadores de gestión arrojados en las
gestiones de las Facultades y Dependencias Centrales.
Descripción del procedimiento Excel destinado para determinar los

Administrador Jefe / Economista indicadores de gestión.
1. Recibe de las Facultades y
Dependencias a través de la DPP y 3. Emite los siguientes cuadros y
de La Div. De contabilidad Central la gráficos comparativos:
información de los Ingresos Propios • Resumen de Ingresos
Presupuestado y Contabilizado a Presupuestados y
través de un medio magnético. Contabilizados por
Dependencias
2. Incorpora la información de los
Ingresos Propios en el archivo de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Propios
PROCEDIMIENTO : Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)
• Ingresos Propios
Presupuestados por
Dependencias (gráfica)
• Ingresos Propios Contabilizados
por Dependencias (gráfica)
• Ingresos Propios
Presupuestados y
Contabilizados (gráfica)
4. Elabora informe de los indicadores

de gestión de acuerdo a la
información obtenida.
5. Remite a la Dirección de
Administración y Finanzas el Informe,
las graficas y los cuadros
comparativos conjuntamente con un
Oficio.
6. Archiva copia de los documentos

remitidos a la Dirección de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Propios
PROCEDIMIENTO : Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos
Esquema del proceso

Dpto. Actividades Comerciales Dirección de
Facultades y Dependencias Administración y Finanzas
e Ingresos Propios
Genera información de los Determina reintegro de los

proyectos y actividades costos indirectos y la Analiza y toma decisiones
distribución del excedente
Normas especificas
1. Semestralmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas el

reintegro de los costos indirectos y la distribución del excedente

Administrador Jefe / Economista 4. Remite a la Dirección el Informe
1. Recibe información de los anexo a un Oficio.

proyectos y actividades
ejecutadas, presupuestadas y 5. Archiva los documentos
liquidadas de las Facultades y remitidos a la Dirección de
Dependencias. Administración y Finanzas
2. Analiza la información para

determinar el reintegro de los
costos indirectos y la distribución
del excedente.
3. Emite un informe de gestión.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Propios
PROCEDIMIENTO : Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento
Esquema del proceso

Dpto. Actividades Comerciales e Dirección de Administración y
División de Tesorería y Finanzas
COPRED Ingresos Propios
Genera información de los Determina que Proveedor esta

cánones cancelados y de los incumpliendo con los pagos e Emite sanción al Proveedor en
Nuevos contratos Ingresos e incorpora al sistema caso de incumplimiento
los nuevos concesionarios
Normas Especificas
1. Mensualmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas la
situación de la cartera de pagos de arrendamiento de los Proveedores de bienes y
servicios de la Universidad

Administrador Jefe / Economista 3. Emite informe de la situación de
1. Recibe de la Dirección de la cartera de arrendamiento.
Tesorería relación de pagos
efectuados por los Proveedores 4. Entrega informe de la situación
que tengan concesión comercial de la cartera de arrendamiento a
con la Universidad Central de la Dirección de Administración y
Venezuela. Finanzas a fin de que se realice
las sanciones al Proveedor de
2. Realiza seguimiento a fin de acuerdo a lo establecido en el
determinar que Proveedores contrato.
están incumpliendo con los pagos
de cánones establecidos en el
documento de arrendamiento.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y 8 8.4 1/2
ADMINISTRACIÓN
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios
PROCEDIMIENTO : Cuadros y gráficos de Ingresos Propios ASUNTO: Anexos
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y 8 8.4 2/2
ADMINISTRACIÓN
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios
PROCEDIMIENTO : Cuadros y gráficos de Ingresos Propios ASUNTO: Anexos
PAGINA DE: FECHA:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
CONPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes y ASUNTO: Normas Generales

Servicios
PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Cumplir con la normativa prevista en la Ley de Licitaciones.
2. Debe mantener información actualizada de Proveedores de la Universidad.
3. Debe supervisar y realizar seguimiento a todas las Unidades de Compras de Bienes

y Servicios que operan en cada Dependencia o Facultad de la Universidad.
4. Debe asesorar a las Facultades y Dependencias en cuanto a Contratos y

Licitaciones a realizar.
5. Debe realizar la programación de las licitaciones de la Dirección de Administración y

Finanzas
6. Debe compilar, revisar y enviar toda la información de la programación y ejecución

de compras de todas las Facultades y Dependencias al Registro Nacional de
Compras del Estado.
7. Garantizar el cumplimiento de las normas de control interno.
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 9 9.2 1/1
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes y ASUNTO: Base Legal

Servicios
PROCEDIMIENTO :
1. Constitución de la República Bienes y Prestadoras de Servicios

Bolivariana de Venezuela que estén ubicadas en el país.
2. Reglamento Interno del Servicio 10. Decreto 2371, Reglamento parcial

Nacional de Contrataciones para la Adjudicación Directa
3. Ley Orgánica de la Administración 11. Condiciones generales de

Pública contratación para la ejecución de
obras Gaceta Oficial Extraordinaria
4. Ley Orgánica de los procedimientos número 5.096 del 16 septiembre
administrativos del 1996.
5. Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República del
Sistema Nacional de Control Fiscal
6. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial

N° 5.556 de 13 de noviembre de
2001
7. Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos.
8. Ley del Estatuto de la Función

Pública
9. Decreto 1982, medidas temporales

para la promoción y Desarrollo de
la Pequeña y Mediana Industria y
Cooperativas, Productoras de
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes y ASUNTO: Procedimiento

Servicios

Dpto. de
Dependencias de la Dirección de Director de
Compras
Dirección de Adm. Administración Administración
Emite solicitud Autoriza la Determina Autoriza

solicitud proveedor Proveedor y
pago
Dpto. de
Servicios
Compras
Administrativos
Contacta al Realiza pago al

proveedor proveedor
seleccionado seleccionado
Normas específicas
1. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por
las obligaciones que ha de asumir el contratista.
2. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas por
otras Leyes.
3. Para toda compra debe existir una orden de pedido.
4. Debe existir orden de pedido
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
5. Se debe solicitar los presupuestos y las condiciones de las garantías de acuerdo a

lo establecido en la circular numero 6 de fecha 11 de febrero de 2004 emitida por
el Consejo Universitario
Procedimiento General
1. La unidad solicitante elabora la requisición para su aprobación a la

Dirección de administración y Finanzas, luego la misma la envía a la
Unidad de Servicios Administrativos para la conformación de la
disponibilidad presupuestaria.
2. La Unidad de Servicios Administrativos codifica y conforma la requisición y

la envía al Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios.
3. El Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios cotiza

según descripción del bien o servicio solicitado en la orden de requisición y
la envía a la Dirección de Administración y Finanzas para su aprobación.
4. Una vez aprobada la cotización emite la orden de compra correspondiente

al proveedor seleccionado.
5. La unidad solicitante recibe el bien o servicio por medio de nota de entrega

la cual debe enviarse al Departamento de Control de Compras de Bienes y
Servicios.
6. El Departamento de Compras envía a la Unidad de Servicios

Administrativos la orden de compra con todos los recaudos para la emisión del
cheque; éste se realizará según el cronograma de pagos de dicha unidad.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
Descripción del Procedimiento 5. Recibe la “Orden de Requisición y

el Oficio.
SECRETARIA
6. Revisa el listado de Proveedores y
1. Recibe de la Unidad de servicios proceda realizar la cotización.
administrativos la requisición
codificada con la disponibilidad 7. Remite vía fax el formulario
presupuestaria “Solicitud de Cotización” a fin de
solicitar cotizaciones a los
2. Entrega la documentación al Jefe Proveedores
de compras
8. Recibe vía fax las cotizaciones o

JEFE DE COMPRAS presupuesto de los Proveedores.
3. Revisa la requisición y la entrega 9. Emite “Análisis de Cotizaciones” de

al asistente administrativo. acuerdo a los presupuestos
recibidos.
4. Entrega al Asistente
Administrativo / Cargo Asignado el JEFE DE COMPRAS
Oficio y la “Orden de Requisición”.
10. Revisa el “Análisis de

Cotizaciones” y autoriza la emisión
de la orden de compra
ASISTENTE ADMINISTRATIVO / correspondiente.
CARGO ASIGNADO
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
CARGO ASIGNADO
11. Elabora “Orden de Compra”

(original y dos copias) al Proveedor
seleccionado. ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
12. Entrega a la Secretaria para que CARGO ASIGNADO
gestione el envío de la
documentación a la Dirección de 17. Remite al Proveedor “Orden de
Administración y Finanzas. Compra” a través del Fax.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
18. Envía Al Departamento de
13. Recibe y revisa la documentación Servicios Administrativos la “Orden
y coloca su firma autógrafa en de Compras” después que la
señal de aprobación en la “Orden empresa despache el bien o
de Compra”. servicio en la unidad solicitante.
14. Devuelve la documentación al 19. Archiva toda la documentación

Jefe de Compras. generada.
JEFE DE COMPRAS
15. Recibe “Orden de Compra” con la

autorización de la Dirección.
16. Contacta al Proveedor para

informarle que el Presupuesto fue
aprobado.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
PROCEDIMIENTO : Licitación
LICITACIÓN GENERAL

Dpto. de
Unidad Comisión de Dpto. de Dirección de
Compras
Emisora Licitación Compras Información de Prensa
Realiza Recibe la Revisa los Elabora Acta de la

reunión para Gestiona
solicitud del solicitud del
pliegos y elabora considerar publicación en
servicio / bien servicio / Bien
apertura de prensa
aviso de prensa
licitación
Sub Comisión Económica

Comisión de Dpto. De Comisión de Dpto. de
y Financiera
Compras Licitación Compras
Licitación
Prepara informe sobre
Elabora Acta del La documentación Acto de Elabora acta de
Recibe sobres
acto público de apertura de apertura de ofertas
de las
recepción de legal financiera ofertas y
contratistas y garantías
sobres garantías
Consejo Dpto. de
Sub Comisión Dpto. de
Universitario Compras
Técnica Compras
Prepara informe Otorga o niega
Recibe Envía a la Dirección de
la buena pro a
sobre las ofertas y documentos Asesoría Jurídica la
la empresa
finales documentación para que
garantías de las recomendada
proceda a elaborar el
por la comisión
contratistas contrato
1. Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
todos los pliegos de licitación establecidos por la ley.
2. Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Registro Nacional de

Contratistas del Sistema Nacional de Contrataciones, por lo que se deberá consultar
en la página web www.snc.gov.ve.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a

efectuarse.
4. Debe solicitarse a la Dirección de Información de Prensa que realice las gestiones

necesarias para publicar el aviso de prensa establecido por la Comisión de Licitación.
5. Toda documentación legal financiera y ofertas recibidas por las empresas contratistas
deberá ser evaluada por la Sub-comisión Técnica y la sub-comisión Económica y
Financiera.
6. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
acordados y discutidos.
7. Todas las empresas contratistas que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución
tomada por el Consejo Universitario.
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades

Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación, anexando la disponibilidad
presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y los pliegos de licitación que
estipula la ley.
2. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y

terminación que contemplan cada una de ellas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
3. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.
4. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación

a fin de revisar, analizar los pliegos de licitación y de diseñar el contenido del aviso de
prensa para invitar a las empresas al proceso de licitación.
5. Elabora acta de la reunión efectuada.
6. Remite a la Dirección de Información de Prensa la solicitud de publicación del Aviso

en prensa definido por la Comisión de Licitación. En ella se establecen los días y lugar
para la entrega de los sobres, el nombre de la persona contacto y la metodología que
se aplicará para realizar las aclaratorias o dudas que tengan las empresas sobre los
pliegos de licitación.
7. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de

recibir los sobres de las empresas interesadas en participar en el proceso.
8. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el

cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la
comisión:
8.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el sobre

N°. 2 “Ofertas y Garantías” por parte de las empresas contratistas interesadas en
participar en el proceso de licitación.
8.2. Ayuda a abrir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” para identificar si
contiene todos los documentos requeridos.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
8.3. Entrega el sobre N° 1 “Técnico y Económico-Financiero” a los miembros de la

Subcomisión Legal y Financiera para que evalúe y determine cuáles empresas
se ajustan a los requerimientos del pliego de licitación y el sobre N° 2 “Ofertas y
Garantías” al Director de Administración para su debida custodia.
9. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de

Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.
10. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.
11. Recibe de la Subcomisión Legal y Financiera los informes correspondientes al análisis

efectuado a los pliegos de licitación a fin de indicar cuáles son las empresas que
continuarán con el proceso de licitación.
revisar y analizar las ofertas de las empresas que licitaron.
13. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica para la apertura del sobre N°. 2 “Ofertas y
Garantías” a fin de leer el presupuesto presentado por cada contratista.
14. Entrega el sobre a la subcomisión Técnica para que evalúe las ofertas y garantías
para determinar las empresas más acorde a las necesidades de la Institución
15. Elabora acta de la reunión realizada y solicita la firma de los miembros de la

Comisión de Licitación que estuvieron presente.
16. Distribuye el acta a los miembros de la Comisión de Licitación
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
analizar los informes emitidos por las subcomisiones y proponer la empresa
contratista.
18. Elabora el acta para que el Comité de Licitación presente ante el Consejo
Universitario la propuesta de la empresa contratista recomendada.
19. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el
proceso de licitación.
20. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso
de licitación, informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.
21. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y

a los miembros de la Comisión de Licitación.
22. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar

el contrato.
23. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.
24. Verifica en el Sistema Nacional de Registro de Contratistas que los participantes a

licitar estén inscritos en este organismo.
25. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
LICITACIÓN SELECTIVA
Sub comisión Técnica /

Sub comisión Económica y
Comisión de
Dpto. de Dpto. de Financiera
Licitación
Unidad Emisora Compras Compras
Revisa los pliegos
Realiza Elabora Acta de Prepara informe sobre
Revisa los y elabora el
solicitud del pliegos de la reunión para documentación legal
servicio / bien licitación cronograma de al apertura de
licitación financiera y ofertas
reuniones
Dpto. de Consejo Dpto. de

Comisión de Asesoría
Compras Universitario Compras
Licitación Jurídica
Analiza Elabora Acta de Otorga o niega
Recibe Elabora
informes de las la reunión para buena pro a la
documentos contrato con la
sub comisiones considerar empresa
finales contratista
informe recomendada por la
comisión de
licitaciones
1. Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
todos los pliegos de licitación establecidos por la ley.
2. Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de Registro de

Contratista.
3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a

efectuarse.
4. Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada por la Sub
comisión Técnica y la sub comisión Económica y Financiera.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
5. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
6. Todas las empresas contratista que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución
tomada por el Consejo Universitario
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades

Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación anexo a la disponibilidad
presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y de los pliegos de licitación
que estipula la ley.
2. Verifica en la página web www.snc.gov.ve del Sistema Nacional de Contrataciones

que los participantes a licitar estén inscritos en el Registro Nacional de Contratistas.
3. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
4. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y

terminación que contemplan cada una de ellas.
5. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.
6. Elabora invitación a las empresas contratistas a participar en el proceso de licitación.
7. Gestiona con el Mensajero que entregue las invitaciones a las empresas contratistas.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
8. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación

a fin de revisar y analizar los pliegos de licitación
9. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el

cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la
comisión:
9.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el

sobre N°. 2 de las Ofertas y Garantías por parte de las empresas contratistas
interesadas en participar en el proceso de licitación.
9.2. Ayuda a abrir los sobres para identificar si contiene todos los documentos
requeridos y a leer las ofertas presentadas.
10. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de

Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.
11. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.
12. Recibe de la Subcomisión Técnica y de la Subcomisión Legal y Financiera los

informes correspondiente al análisis efectuado a los pliegos de licitación y a las
garantías que ofrece cada empresa participante en el proceso de licitación.
revisar y analizar los informes efectuados por la Subcomisión Técnica y de la
Subcomisión Legal y Financiera.
14. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
15. Elabora acta de acuerdo a las decisiones tomadas por la Comisión de Licitación.
16. Distribuye a los miembros de la Comisión de Licitación el acta para que éstos lo
discutan en el Consejo Universitario y se apruebe la empresa contratista que ejecutará
el servicio o bien.
17. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el
proceso de licitación.
18. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso
de licitación informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.
19. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y

a los miembros de la Comisión de Licitación.
20. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar

el contrato.
21. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
LICITACIÒN ADJUDICACIÓN DIRECTA:
Dpto. de Sub Comisión

Comisión de Dpto de compras
Compras técnica
Unidad Emisora
licitaciones
Recibe las Revisa y estudia
Realiza cotizaciones Considera Elabora acta de
las cotizaciones y
solicitud del presentadas por la informe técnico recomendación de buena
servicio / bien empresas escoge la mejor presentado por
la sub. pro
oferta
Comision
Consejo Dpto. de Asesoría

Universitario Compras Jurídica
Otorga o niega
buena pro a la
empresa Recibe Elabora
recomendada por la documentos contrato con la
comisión de finales contratista
licitaciones
1.- Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
la solicitud ante la comisión de licitaciones.
2.- Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de Registro de
Contratista.
3.- Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a

efectuarse.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
4.- Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada por la Sub
comisión Técnica.
5.- Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
6.- La empresa a la cual se le otorgue la buena pro deberá ser notificada sobre la
resolución tomada por el Consejo Universitario.
Descripción del Procedimiento: 4.- Elabora cronograma de licitación

indicando las actividades y las fechas de
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE inicio y terminación que contemplan cada
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS una de ellas.
1.- Recibe de la Facultad / Dependencia 5.- Remite cronograma a los miembros

/ Dirección de Administración (Unidades de la Comisión de Licitación.
Emisoras) un Oficio para solicitar el
proceso de licitación anexo a la 6.- Prepara y coordina reunión con las
disponibilidad presupuestaria emitida por personas miembros de la Comisión de
la Dirección de Presupuesto. Licitación a fin de revisar y analizar los
pliegos de licitación
2.- Solicita las cotizaciones para ser
evaluadas. 7.- Elabora acta de la reunión realizada
y solicita a los miembros de la Comisión
3.- Verifica Si las empresas a las cuales de Licitación que estuvieron presentes
se le solicitaron las cotizaciones están que firmen dicha acta.
inscritas en el sistema Nacional de
Contrataciones del Estado.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Servicios
8.- Distribuye el acta de la reunión a 14.- Elabora notificación a la empresa

todos los miembros de la Comisión de contratista que participó en el proceso de
Licitación. adjudicación directa informando cual fue
la decisión tomada por el Consejo
9.- Recibe de la Subcomisión Técnica Universitario.
informe de las ofertas evaluadas.
15.- Recibe de la empresa contratista
ganadora la documentación requerida
10.- Prepara y coordina reunión con los para elaborar el contrato.
miembros de la Comisión de Licitación a
fin de considerar el informe técnico 16.- Remite a Asesoría Jurídica los
presentado por la sub. comisión técnica. documentos recibidos para que elaboren
el contrato.
11.- Elabora acta de acuerdo a las
decisiones tomadas por la Comisión de
Licitación.
12.- Distribuye a los miembros de la

Comisión de Licitación el acta para que
estos lo discutan en el Consejo
Universitario y se apruebe la empresa
contratista que ejecutará el servicio o
bien.
13.- Recibe del Consejo Universitario

fotocopia del acta sobre la decisión
tomada sobre el proceso de
adjudicación.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes y ASUNTO: Formularios e Instructivos

Servicios
FORMULARIO: REQUISICIÒN
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

Servicios
FORMULARIO: REQUISICIÒN
OBJETIVO: Registrar la solicitudes de bienes que requiere las dependencias de la Dirección.
PREPARACIÓN
Original: Compras

Sólo para ser llenado por la Unidad Solicitante
1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante
2. FECHA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.
DATOS DEL PEDIDO

3. UNIDAD DE MEDIDA: Forma de presentación blocks, hojas sueltas, paquetes,
piezas, etc)
4. CANTIDAD: número de unidades requeridas
5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar
6. UNIDAD SOLICITANTE. Nombre y apellido y firma autógrafa de quien realiza la
solicitud
Sólo para ser llenado por Compras
7. FONDO, UNIDAD EJECUTORA, PROGRAMA Y CUENTA DE GASTOS:

Códigos correspondientes según Presupuesto
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

Servicios
FORMULARIO: Orden de Compra
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y
0 Abril 2005

Servicios
FORMULARIO: Orden de Compra
OBJETIVO: Realizar la solicitud de compra al Proveedor seleccionado de acuerdo al

análisis de cotizaciones.
PREPARACIÓN
Original: Servicios Administrativos – movimiento contable
Triplicado: Proveedor
1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante
2. FECHA: Día, mes y años en la cual se elabora el formulario.
3. DATOS DEL PROVEEDOR: Nombre o Razón Social del Proveedor

4. CANTIDAD: número de unidades requeridas
5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar
6. CUENTA DE GASTOS: Código de correspondientes asignados según Presupuesto
7. PRECIO UNITARIO: precio del bien por unidad
8. TOTAL: monto en bolívares de multiplicar el precio unitario por la cantidad
9. SUB_TOTAL: sumatoria de todos los totales de bienes requeridos
10. IMPUESTO: monto en bolívares del impuesto por este concepto
11. TOTAL BS.: restar el monto subtotal menos el impuesto.
12. FONDO, UNIDAD EJECUTORA Y PROGRAMA: Códigos correspondientes según
Presupuesto
13. FIRMAS AUTORIZADAS: firmas autógrafas del Jefe de Compras, el Director de
Administración y Finanzas y del Administrador de la Unidad de Servicios
Administrativos
PAGINA DE: FECHA:

DEPARTAMENTO DE SEGUROS
CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Normas generales

PROCEDIMIENTO :
Normas generales
1. Debe mantenerse actualizados los expedientes administrativos patrimoniales y de
personas.
2. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente a la Flota de Vehículos

Asegurados, e informar puntualmente a la empresa aseguradora todas las
incorporaciones y desincorporaciones en esta materia.
3. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente al personal asegurado en

Hospitalización Cirugía y Maternidad, e informar puntualmente a la empresa
aseguradora y/o a la Administradora de Salud todas las incorporaciones y
desincorporaciones.
4. Actualizar puntualmente la data correspondiente al Seguro de Vida.
5. Debe centralizarse todos los siniestros relativos a los seguros patrimoniales y de

personas.
6. Debe declararse dentro del lapso establecido por la empresa aseguradora, los
siniestros ocurridos.
7. Debe controlarse el status de los siniestros declarados ante la empresa

aseguradora y hacerle su oportuno seguimiento.
8. Debe solicitarse a la empresa aseguradora la devolución de primas no

consumidas.
9. Debe Informarse a la empresa aseguradora sobre las inclusiones o exclusiones

del personal asegurado, bajo la Póliza de Fidelidad.
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
10. Debe consignarse en la Dirección de Administración y Finanzas, los originales de

las Pólizas de Seguros, para su custodia.
11. Debe informarse al personal de la UCV, mediante circulares, a través de la

Dirección de Administración y Finanzas, sobre los procedimientos administrativos,
servicios, uso de claves de ingreso para la atención y prestación de servicios
médicos para Hospitalización, Cirugía y Maternidad, plazos de espera y horarios
de atención al público.
12. Debe controlarse y tramitarse los reembolsos por siniestros de Hospitalización

Cirugía y Maternidad.
13. Debe controlarse los siniestros de los Planes Básico y Exceso de Hospitalización,
Cirugía y Maternidad.
14. Debe verificarse que los reembolsos por siniestros de Hospitalización, Cirugía y
Maternidad, y los siniestros por Gastos Médicos Ambulatorios aprobados por la
Comisión Mixta de Seguros, se corresponden con los pagados por la División de
Nómina.
15. Debe elaborarse disquete con las retenciones correspondientes a los familiares en
exceso y enviarlo para su procesamiento a la División de Nómina.
16. Debe asistir a las reuniones que efectúe la Comisión Mixta de Seguros, quien
aprueba los Gastos Médicos Ambulatorios, los reembolsos por siniestros por
Hospitalización Cirugía y Maternidad y Seguro de Vida.
17. Debe asesorar a APUFAT en materia de seguros.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO :
18. Debe presentar trimestralmente Informe de Gestión, ante la Dirección de

Administración y Finanzas y en la Comisión Central de Seguros.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Base Legal

PROCEDIMIENTO :
Base Legal
1. Contrato Colectivo de Trabajo
Servicio (AEA).
Central de Venezuela y el
Sindicato Nacional Asociación de 8. Normativas Laborales entre los
Profesionales Universitarios en Sindicatos de Trabajadores de la
Funciones Administrativas y Universidad Central de Venezuela
Técnicas (APUFAT). y la Oficina de Planificación del
Sector Universitario (OPSU).

9. Normativas de la Comisión
Central de Seguros y de la
Comisión Mixta de Seguros.
Sindicato Único de Trabajadores
Universitarios de Maracay.
Sindicato de Obreros de las
Facultades de Ciencias
Sindicato de Obreros de las
Veterinarias, Ingeniería,
Facultades de Ciencias
Agronomía y OBE Núcleo
Veterinarias, Ingeniería,
Maracay.
Agronomía y OBE Núcleo
Maracay.
Sindicato de Trabajadores del
Comedor Estudiantil.
Sindicato de Trabajadores del
Comedor Estudiantil.
Sindicato de Único de
Trabajadores Universitarios de
Sindicato de Único de
Caracas.
Trabajadores Universitarios de
Caracas.
13. Acuerdo entre la Universidad
Central de Venezuela y la
6. Acuerdo entre la Universidad
Asociación de Empleados
Central de Venezuela y la
Asociación de Empleados
Servicio (AEA).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.1. 1 /4
0 Abril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Procedimiento

PROCEDIMIENTO : Gastos Médicos Ambulatorios
Normas especificas
1. Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este
concepto hasta un máximo de Bs. 250.000,00 por año, tanto del titular como de cada
miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización,
Cirugía y Maternidad. En lo concerniente a los honorarios médicos por consultas, sólo
serán reconocidos los mismos, si la especialidad médica a consultar no la prestare el
Servicio Médico de esta Institución; o si la necesidad de acudir a consulta ocurriera
fuera del horario que presta dicho Servicio Médico.
2. Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o

familiares asegurados deben tramitar ante el Departamento de Seguros, dentro de los
treinta (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área
Metropolitana de Caracas y cuarenta y cinco (45) días para el interior del país y
consignar los documentos siguientes:
• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).
• Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).
• Informe Médico detallado (original y 2 copias).
• Récipes Médicos (original y 2 copias).
• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (original y 2 copias).
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2 copias),
con su correspondiente Ticket de Caja.
• Exámenes (originales y 2 copias).
• Placas, si las hubiere.
• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).
• Algún otro documento emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 2
copias).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.1. 2 /4
0 Abril 2005

3. Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,

anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
4. Las facturas deben ser emitidas a favor Asegurado Titular y/o familiares asegurados,
según sea el caso.
5. Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria,
en lo referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el
nombre, denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios,
Número del Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria
(NIT) y Número de Control.
Descripción del Procedimiento Tramitación de Gastos Médicos

SECRETARIA - RECEPCIONISTA / Ambulatorios.
CARGO ASIGNADO
1. Recibe los documentos, revisa si 3. Entrega al Analista de Seguros
se ajustan a lo solicitado, en caso los documentos recibidos del
de ser así, emite y firma: Solicitante.
• Constancia de Tramitación de
Gastos Médicos Ambulatorios ASISTENTE DE SEGUROS /
(original y copia). CARGO ASIGNADO
En caso contrario, devuelve al 4. Recibe los documentos, verifica
solicitante los documentos en el Sistema la procedencia de
informando las razones de tal la solicitud.
devolución.
5. Entrega al Jefe de Departamento

2. Entrega al solicitante, copia de la de Seguros, el Expediente
Planilla Constancia de contentivo de los Siniestros a ser
Reembolsados.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.1. 3 /4
0 Abril 2005

10. Revisa y analiza el Expediente

JEFE DEL DEPARTAMENTO / contentivo de la liquidación, el
CARGO ASIGNADO Listado de Casos, aprueba y
6. Recibe, revisa, y aprueba el suscribe el Proyecto de Acta
Expediente contentivo de los (originales).
Siniestros a ser Reembolsados y
devuelve al Analista de Seguros. 11. Presenta a la Comisión Mixta de
Seguros:
ANALISTA DE SEGUROS / • Oficio de Remisión dirigido a la
CARGO ASIGNADO Comisión Mixta de Seguros
7. Prepara: AEA-UCV (original), contentivo
• Listado de Casos a Liquidar de:
(original). • Listado de Casos (original).
• Proyecto de Acta de la • Acta de la Subcomisión Técnica
Subcomisión Técnica de de Seguros (original).
Seguros (original). • Proyecto de Acta de Casos
Gastos Médicos Ambulatorios
8. Entrega al Jefe de Departamento (original).
de Seguros, Expediente, Listado
y Proyecto de Acta. COMISIÓN MIXTA
DE SEGUROS
JEFE DEL DEPARTAMENTO / 12. Recibe los documentos listados
CARGO ASIGNADO en el paso 8, revisa y aprueba los
9. Recibe y presenta a la casos presentados y suscribe el
Subcomisión Técnica de Seguros. Acta de Casos de Gastos
Médicos Ambulatorios, devuelve
SUBCOMISIÓN TÉCNICA DE al Departamento de Seguros los
SEGUROS documentos listados en el paso 8.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.1. 4 /4
0 Abril 2005

CARGO ASIGNADO
18. Envía los documentos en original a
ANALISTA DE SEGUROS / CARGO la Dirección de Administración y
ASIGNADO Finanzas.
16. Recibe los documentos listados en
el paso 8.
19. Envía a la División de Nómina:
17. Archiva los documentos del paso 8 • Oficio emitido por la Dirección
en copias.
de Planificación y Presupuesto
18. Envía a la Dirección de Planificación (copia).
y Presupuesto. • Listado de Casos (copia).
• Listado de Casos (copia).
• Acta de la Comisión Mixta de
• Acta de la Comisión Mixta de
Seguros de Casos Gastos
Seguros de Casos Gastos
Médicos Ambulatorios (copia).
Médicos Ambulatorios (copia).
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
FINANZAS / DIVISIÓN DE NOMINA
PRESUPUESTO
20. Recibe y custodia, los
16. Recibe los documentos del paso
documentos en original relativos a
anterior.
Gastos Médicos Ambulatorios.
17. Procede al Control Presupuestario

21. Procede a los abonos en cuenta
y emite Oficio dirigido al
Departamento de Seguros, sobre la
procedencia de los montos a
liquidar por concepto de Gastos
Médicos Ambulatorios y envía.
ANALISTA DE SEGUROS /
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.2. 1 /2
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero
Normas especificas
1. Se reconoce como Transferencias de Cláusulas de HCM, a los aportes trimestrales
que la Dirección de Administración y Finanzas debe asignar a cada uno de los entes
encargados de la administración del HCM según sea el tipo de nominas, es decir
Docente (IPP), Profesional (APUFAT), Administrativo (Departamento de Seguros) y
Obrero (Departamento de Seguros). Los aportes deberán ser elaborados en función
de las asignaciones presupuestarias que la Dirección de Planificación y Presupuesto
determine para este fin.
2. Las solicitudes de cheque deberán ser elaboradas en el Departamento de Seguros los
cinco primeros días de cada trimestre, y deberán ser conformadas por el Jefe del
Departamento de Seguros y por la Directora de Administración y Finanzas.
3. Las solicitudes de cheque no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras,

borrones, anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
4. El concepto de la solicitud debe aclarar que es una transferencia, la cláusula a la cual

se refiere, y el tipo de nómina que se está elaborando. Asimismo, se deberá colocar
en detalle, la imputación presupuestaria que se esté afectando.
CAP: SEC: PAG.
DIRECCIÓN DE 10 10.3.2. 2 /2
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero
Descripción del Procedimiento posterior envío a la Dirección de

SECRETARIA - RECEPCIONISTA / Planificación y Presupuesto.
CARGO ASIGNADO
Elabora las solicitudes de cheque
trimestralmente de cada uno de los tipos DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
de nómina (Docente, Profesional, PRESUPUESTO
Administrativo y Obrero), soportando la Recibe las solicitudes de cheque del
solicitud con el oficio entregado por la paso anterior.
Dirección de Planificación y Presupuesto
avalando la información presupuestaria. Procede al Control Presupuestario y
envía conformación a la División de
Entrega al Jefe del Departamento las Tesorería.
solicitudes de cheque para su
conformación. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS / DIVISIÓN DE
JEFE DEL DEPARTAMENTO / TESORERÍA
CARGO ASIGNADO Recibe y custodia las solicitudes
Recibe y aprueba las solicitudes de aprobadas por la Dirección de
cheque y las remite a la Dirección de Planificación y Presupuesto.
Planificación y Presupuesto.
Procede a los abonos en cuenta de las
DIRECTOR DE respectivas Instituciones.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Recibe, revisa, y aprueba las
solicitudes de cheque y las remite a
la Dirección de Administración y
Finanzas para su aprobación y
CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
Normas especificas:
HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD
PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y DE SERVICIO
Son asegurables el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, Activo,

Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y sin requisito de examen previo, los cuales se
denominarán Asegurados Titulares, así como su cónyuge o con quien haga vida marital
(sin limite de edad), hijos y nietos (hasta la edad de 28 años inclusive), padres (sin limite
de edad). Para formalizar la inscripción, según sea el caso, se requiere los documentos
siguientes:
Para formalizar la inscripción del Asegurado Titular, se requiere:

• Planilla de Inscripción (original y 3 copias).
• Cédula de Identidad (3 copias).
• Recibo de Pago (original y 3 copias).
En caso de inscripción de cónyuge:

• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (3 copias).
En caso de inscripción de hijo(s):

• Partida de Nacimiento (3 copias).
En caso de inscripción de padres o suegros (padre o madre):

• Partida de Nacimiento del Asegurado Titular (3 copias).
• Cédula de Identidad de los padres (3 copias).
En caso de inscripción de nieto(s):

• Cédula de Identidad del nieto(s) (3 copias).
• Partida de Nacimiento de los nietos (3 copias).
• Partida de Nacimiento del padre o la madre (3 copias).
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la
cónyuge o concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los
asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos
a plazos de espera, determinados entre ésta Institución, la Empresa de Seguros y/o
Administradoras de Sistemas de Salud.
REEMBOLSO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, no utilicen
el Sistema de Carta Aval, entran en el Sistema de Reembolso, en el cual el Asegurado
Titular o familiares asegurados efectúan todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario
y posteriormente introducen la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los
treinta (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización, tratamiento
hospitalario o quirúrgico para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para
el interior del país. Los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:

• Informe Médico detallado (original y 2 copias).
• Récipes Médicos (original y 2 copias).
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2
copias), con sus correspondiente Ticket de Caja.
• Exámenes (originales y 2 copias).
• Placas, si las hubiere.
• Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original
y 2 copias).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Concurrencia de Coberturas
En caso que el asegurado solicite la concurrencia de coberturas, o sea, cuando el

Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares asegurados cuenten con la cobertura
de otra empresa aseguradora, deben consignar para dicho trámite:
• Constancia de Tramitación de Reembolso (original y 2 copias).

• Informe Médico detallado (copia certificada y 2 fotocopias).
• Récipes Médicos (copia certificada y 2 fotocopias).
canceladas (copia certificada y 2 fotocopias).
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia
certificada y 2 fotocopias), con sus correspondientes Ticket de Caja.
• Exámenes (copia certificada y 2 fotocopias).
• Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (copia
certificada y 2 fotocopias).
• Finiquito del siniestro procesado por otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 2 fotocopias).
Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,

Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados
reclamantes.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo
referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,
denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del
Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número
de Control.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

GASTOS MÉDICOS AMBULATORIOS

PERSONAL OBRERO
Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este
concepto hasta un máximo de Bs. 400.000,00 por año, tanto del titular como de cada
miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización Cirugía y
Maternidad.
Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o

familiares asegurados deben tramitar ante la empresa aseguradora, dentro de los
cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área
Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para el interior del país y consignar los
documentos siguientes:
• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

(original y 1 copia).
• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias).
• Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia).
• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1
copia).
• Récipes Médicos (original y 1 copia).
copia), con sus correspondientes Ticket de Caja.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

HOSPITALIZACIÓN CIRUGÍA Y MATERNIDAD

PERSONAL OBRERO
Son asegurables el personal Obrero Activo, Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y
sin requisito de examen previo, a los cuales se denominarán Asegurado Titular, así como
su cónyuge o con quien haga vida marital sin limite de edad, e hijos hasta los 25 años de
edad, hasta un máximo de tres (3).
Para formalizar la inscripción del trabajador, se requiere:

• Planilla de Inscripción (original y 2 copias).
• Cédula de Identidad ( 2 copias).
• Recibo de Pago (2 copias).
En caso de inscripción del cónyuge:

• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (original y
2 copias).
En caso de inscripción de hijo(s):

• Partida de Nacimiento (original y 2 copias).
La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la
cónyuge o concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los
asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos
a plazos de espera, determinados entre ésta Institución y la empresa aseguradora.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

Fallecimiento del Asegurado Titular
En caso de fallecimiento del Asegurado Titular, los familiares que se encuentren inscritos
para ese momento, permanecerán amparados por el resto del periodo de cobertura, y a
partir de la culminación del mismo serán dados de baja como asegurados beneficiarios;
salvo que el Asegurado Titular, fuere un jubilado o pensionado, en cuyo caso la cónyuge
pasa a ser Asegurada Titular y los hijos permanecerán como beneficiarios hasta el limite
de edad establecido en el contrato de póliza.
Dejarán de ser asegurados tanto el trabajador como su grupo familiar amparado, al

momento de que éste deje de prestar sus servicios a la UCV.
REEMBOLSOS
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los Asegurados (familiares

asegurados), no utilice el Sistema de Carta Aval, entra en el Sistema de Reembolso en el
cual el Asegurado efectúa todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario y
posteriormente introduce la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los
cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización,
tratamiento hospitalario o quirúrgico; para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta
(45) días para el interior del país, los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:
• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias).
• Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia).
• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1
copia).
• Récipes Médicos (original y 1 copia).
canceladas (original y 1 copia).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005


copia), con sus correspondientes Ticket de Caja.
Concurrencia de Coberturas
En caso que el Asegurado Titular y/o familiares asegurados soliciten la concurrencia de

coberturas, o sea, cuando el Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares
asegurados cuenten con la cobertura de otra empresa aseguradora, deben consignar
para dicho trámite:
• Planilla Declaración de Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad -

• Cédula de Identidad del Asegurado Titular y/o familiares asegurados (2
copias).
• Informe Médico de egreso, detallado (copia certificada y 1 copia).
• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (copia
certificada y 1 copia).
• Récipes Médicos (copia certificada y 1 copia).
canceladas (copia certificada y 1 copia).
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia
certificada y 1 copia).
• Finiquito del siniestro procesado por la otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 1 copia)
Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,

Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados,
según sea el caso.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo
referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del
Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número
de Control.
HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD

SOLICITUD CARTA AVAL
PERSONAL OBRERO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, utilicen el
Sistema de Carta Aval, deberán presentar los siguientes recaudos:
• Informe Médico (original y 1 copia).

• Presupuesto emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 1 copia).
• Cédula de Identidad de Asegurado Titular (2 copias).
• Ultimo Recibo de Pago (2 copias).
• Cédula de Identidad del familiar asegurado, si fuera el caso (2 copias).
• Si se tratare de un menor de edad se deberá consignar Partida de Nacimiento (2
copias).
• Cualquier tipo de examen que se considere necesario para la intervención
quirúrgica (2 copias).
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
Normas especificas:
SEGURO DE VIDA
PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO, DE SERVICIO Y OBRERO
Se reconocen como beneficiarios, las personas señaladas en la última actualización

efectuada por el trabajador y participaran de la indemnización en la misma proporción en
que el fallecido lo estableció, a efecto de inscripción, los documentos requeridos son los
siguientes:
• Planilla de Inscripción en el Seguro de Vida (original y 1 copia).

• Cédula de Identidad del trabajador (1 copia).
• Cédula de Identidad de los beneficiarios (1 copia).
• Partida de Nacimiento en caso que el beneficiario sea menor de edad
• Recibo de Pago (original y 1 copia).
Para los efectos del pago de la indemnización, los beneficiarios y/o herederos legales,
deben consignar en el Departamento de Seguros, dentro de los treinta (30) días continuos
a partir de la fecha de fallecimiento del Titular, los documentos siguientes:
• Cédula de Identidad del fallecido (2 copias).

• Cédula de Identidad de los beneficiarios (2 copias).
• Acta de Defunción (original y 2 copias).
• Partida de Nacimiento de los beneficiarios y/o herederos legales (original y
2 copias).
• En caso que algún beneficiario y/o herederos legales sea menor de edad,
autorización del Juez Competente. (original y 2 copias).
• Planilla de inscripción en el Seguro de Vida del fallecido (2 copias).
• Ultimo de Recibo de Pago (original y 2 copias).
En el caso que el trabajador fallecido hubiera indicado como beneficiarios a sus herederos
legales, deberán los mismos, consignar los recaudos establecidos anteriormente más el
Justificativo de Únicos y Universales Herederos.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
El monto total a indemnizar en caso que el fallecido sea personal Profesional,

Administrativo, Técnico y de Servicio y Obrero es de Bs. 2.000.000,00, cuando la causa
de muerte sea natural y Bs. 4.000.000,00 cuando sea accidental, siempre y cuando el
trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo, en caso de haber laborado a
medio tiempo las indemnización según sea el caso, se reducirán en la misma proporción.
En los casos de Invalidez Total y Permanente, el monto a indemnizar será la suma de Bs.
1.500.000,00, para el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, siempre
y cuando el trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo y previa opinión
favorable de la Comisión Mixta de Seguros, a través de una Junta Médica experta en la
materia. Este beneficio se reducirá a Bs. 750.000,00, cuando el trabajador haya prestado
sus servicios a medio tiempo. Igual indemnización se aplica para el Personal Jubilado.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

PROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
Normas especificas:
RAMOS PATRIMONIALES
VEHÍCULOS
FACULTADES Y DEPENDENCIAS CENTRALES
INCORPORACIONES Y DESINCORPORACIONES
Cualquier compra de vehículos (automóvil, moto, ambulancia, autobús, entre otros) se

participará, dentro del lapso de tres (3) días continuos siguientes a la adquisición,
mediante Oficios dirigidos al Departamento de Seguros, anexando copia de la factura
emitida por el concesionario y su correspondiente Certificado de Origen, a objeto de
incorporarlo en la Flota de Vehículos Asegurados y simultáneamente debe notificarse a la
Sección de Bienes y al Departamento de Transporte, sobre tal adquisición, anexándoles
los recaudos antes indicados.
Los originales de los Certificados de Origen y/o Títulos de Propiedad de la Flota de

Vehículos de la Universidad Central de Venezuela, deben estar bajo la guardia y custodia
del Jefe del Departamento de Transporte.
Cualquier desincorporación de vehículos debe participarse dentro del lapso de tres (3)
días continuos siguientes a la desincorporación, mediante Oficios dirigidos al
Departamento de Seguros, a la Sección de Bienes y al Departamento de Transporte,
anexándoles los soportes del caso.
PAGINA DE: FECHA:

CAP: SEC: PAG.
0 Abril 2005

SINIESTROS DE VEHICULOS
En materia de siniestros, relativos al Parque Automotor, estos deben declararse, mediante

Oficio, ante el Departamento de Transporte, dentro de los siete (7) días continuos
siguientes de ocurrido el evento. En caso de tratarse de Choque o Colisión, los
documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe del Conductor (original y copia).

• Actuaciones de Tránsito (original y copia).
• Titulo de Propiedad del vehículo (copia).
• Carnet de Circulación (copia).
• Cédula de Identidad del conductor (2 copias).
• Certificado Médico Vial, vigente (2 copias).
• Licencia de conducir del conductor, vigente (2 copias).
• Declaración Jurada ante Tránsito Terrestre, siempre y cuando el monto del
siniestro supere la suma de Bs. 500.000,00 (original y copia).
• Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).
En caso de Robo o Hurto, se debe consignar:
• Informe del Conductor (original y copia).

• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).
• Carnet de Circulación (original y copia).
• Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (original
y copia).
• Cédula de Identidad del conductor (2 copias).
• Certificado Médico Vial, vigente (2 copias).
• Licencia de Conducir del conductor, vigente (2 copias).
• Titulo de Propiedad del vehículo (original).
• Todos los juegos de llaves del vehículo.
• Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).
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0 Abril 2005

RESPONSABILIDAD CIVIL GENERAL
En materia de siniestros, relativos a Responsabilidad Civil General (Daños Materiales a

Terceros - agraviado), por Robo o Hurto, el agraviado debe declararlo ante la Dirección de
Seguridad, mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido
el evento, los documentos a presentar son los siguientes:
• Informe del agraviado sobre los hechos ocurridos (original y copia).

• Titulo de Propiedad a nombre del propietario actual (copia).
• Carnet de Circulación (copia).
• Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (copia).
• Cédula de Identidad del propietario del vehículo (2 copias), en caso de ser
casado, Cédula de Identidad del cónyuge (2 copias).
• Certificado Médico Vial del propietario del vehículo, vigente (2 copias).
• Licencia de Conducir, vigente del propietario del vehículo (2 copias).
• Ticket de acceso al estacionamiento donde ocurrieron los hechos (original y
2 copias).
• Pólizas de Seguros de Automóvil, Casco y RCV(copia), en caso de no estar
asegurado el vehículo, el propietario debe consignar comunicación donde
manifieste que el vehículo siniestrado no posee seguro (original y copia).
• En caso que sobre el vehículo siniestrado, pese Reserva de Dominio, se
debe consignar comunicación emitida por el ente beneficiario con
indicación del saldo deudor.
• Cédula de Identidad, Licencia de Conducir y Certificado Médico Vial,
vigentes, del conductor del vehículo para el momento del siniestro (2
copias).
La Dirección de Seguridad deberá, dentro del lapso de los tres (3) días continuos
siguientes contados a partir de la recepción de los documentos antes señalados,
consignarlos mediante Oficio, ante el Departamento de Seguros más el Reporte de
Novedad del personal de guardia encargado de la custodia, resguardo y protección del
lugar donde ocurrió el siniestro y el reporte del Supervisor de Guardia (original y copia).
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0 Abril 2005

El Departamento de Seguros enviará todos los recaudos antes señalados a la empresa

aseguradora, una vez obtenida la respuesta aprobatoria del reclamo interpuesto, se le
notificará al agraviado para que consigne en original todos los documentos referidos en
copia, más todos los juegos de llaves del vehículo objeto del siniestro.
INCENDIO Y SUS LINEAS ALIADAS
En materia de siniestros, relativos a Incendio y sus líneas aliadas (motín daños por
agua, rotura de vidrios, entre otros), estos deben declararse, mediante Oficio, ante el
Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido el
evento. Adicionalmente, se debe mantener el área siniestrada aislada hasta tanto la
empresa aseguradora efectué el peritaje y ajuste de la perdida. Los documentos a ser
presentados son los siguientes:
• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).

• Informe del Cuerpo de Bomberos que actuó en la extinción del incendio o
en cualquier otro siniestro que involucre las líneas aliadas (original y
copia).
• Informe del encargado de la edificación, detallando las circunstancias
relativas al siniestro (original y copia).
• Inventario de Edificaciones emitido por la Sección de Bienes (original y
copia).
• Inventario de los bienes afectados (original y copia).
• Facturas de los bienes afectados (original y copia).
• Oficio dirigido al Departamento de Seguros, emitido por la Facultad o
Dependencia Central, reportando la ocurrencia del siniestro y consignando
los recaudos antes señalados (original y copia).
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0 Abril 2005

RIESGOS ESPECIALES
En materia de siniestros, relativos a Riesgos Especiales (Equipos de Sonido,

Instrumentos Musicales, Vestuarios y Materiales de Escenografías, Cuadros, Obras de
Arte), Equipos Electrónicos, Equipos de Contratistas (Maquinarias y Equipos de
Construcción), Rotura de Maquinarias (Maquinas y Equipos de Artes Graficas), Robo
(Mobiliario, Enseres, Útiles, Equipos de Oficina, Mercancías Propias y/o en
Consignación), Dinero y Valores, estos deben declararse ante el Departamento de
Seguros mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido el
evento, los documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).

• Informe del encargado de los bienes (original y copia).
• Inventario de los Bienes afectados (original y copia).
• Facturas de los Bienes afectados (original y copia).
Para los casos de Dinero en Tránsito:
• Carta Narrativa de los hechos ocurridos emitida por la persona agraviada

(original y copia).
• Cédula de Identidad, Hoja de vida y cualquier otro documento que sustente
la relación laboral entre el agraviado y la UCV (original y copia).
• Informe de la Dirección de Seguridad con relación a la ocurrencia de los
hechos (original y copia).
• Relación valorada y cuantificada de la pérdida reclamada, indicando cada
una de las partidas sustraídas, así como su procedencia (original y copia).
• Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.
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POLIZA DE FIDELIDAD
Las Facultades y Dependencias Centrales, deben notificar al Departamento de Seguros

todo ingreso o nombramiento de personal, que tenga entre sus funciones la
administración, custodia o manejo de fondos de la Universidad Central de Venezuela,
como también su egreso a objeto que el Departamento de Seguros los ingrese o excluya
de la Póliza de Fidelidad de Empleados Públicos que tiene contratada con la empresa
aseguradora. La notificación se efectuará simultáneamente al ingreso o egreso, del
personal a ser caucionado. El Departamento de Seguros enviará a la Dirección de
Auditoria Interna, copia de dicha póliza, listado de asegurados y recibo de la cancelación
de la prima correspondiente. Los documentos requeridos son los siguientes:
En caso de inclusiones:
• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o
Dependencia Central (original y 1 copia).
• Nombramiento del funcionario a caucionar (copia).
• Cédula de Identidad del funcionario a caucionar (copia).
En caso de exclusiones:
• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o
Dependencia Central (original y 1 copia).
• Acta de Defunción, Carta de Renuncia, Oficio de Destitución del funcionario
amparado bajo la Póliza de Fidelidad (copia).
• Cédula de Identidad del funcionario amparado bajo la Póliza de Fidelidad
(copia).
En caso de siniestros, amparados por la Póliza de Fidelidad, deben declararse mediante

Oficio, ante el Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes
de ocurrido el evento. Los documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe contentivo de todas las circunstancias relativas al siniestro (original

y copia).
• Relación de la Perdida Reclamada (original y copia).
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• Constancia de Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).

• Cédula de Identidad, Hoja de Vida y cualquier otro documento que pruebe
la relación laboral entre esta Institución y el empleado (original y copia).
• Descripción de las acciones tomadas por el asegurado (UCV) contra el
empleado (original y copia).
• Auditorias practicadas en relación al evento (original y copia).
• Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.
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Manual de Normas y Procedimientos de Direccion de Administracion y Finanzas

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Universidad Central de Venezuela

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Caracas, Abril 2005

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

CAPITULO II – Dirección de Administración y Finanzas

CAPITULO III – Unidad de Servicios Administrativos

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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

3.3.5. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

CAPITULO IV – Departamento de Bienes Muebles

CAPITULO V – Departamento de Bienes Inmuebles

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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

5.3.1. Incorporación de Bienes Inmuebles

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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

6.3.14 Control de Saldos Diarios

CAPITULO VII – División de Contabilidad

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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

7.4.2. Guía - Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta

CAPITULO VIII – Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

CAPITULO IX – Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios

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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Contenido

9.4. Formularios e Instructivos

CAPITULO X – Departamento de Seguros

10.1. Normas Generales

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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Promulgación

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de

El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a la Dirección de Planificación y

Caracas, a los del mes de de 2005.

Mirtha Gross Elizabeth Marval

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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Introducción

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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Objetivo y alcance

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer las Normas y Procedimientos que

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PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1era. Mayo 2005

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