UNIREMINGTON® Wwww.uniremington.edu.co CCORFORACION UNVERSTARIA ROMRGTON RESOLUCION RECTORAL N°019 Diciembre 18 de 2015 Por medio del cual se adopta el manual de compras y contratos de la Corporacién Universitaria Remington EI Rector en uso de sus atribuciones legales y estatutarias de conformidad con sus estatutos y, CONSIDERANDO- 1. Que la CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON es una institucién de educacién superior privada que desarrolla sus funciones con una visién global valores éticos morales politicos econémicos ambientales culturales de responsabilidad social entre otros. 2. Que es necesario que los encargados de la contratacién cuenten con una herramienta util y practica para adelantar los diferentes procesos contractuales que requiere la CUR mediante la cual se indique el tramite de los mismos responsables del proceso y las diversas actuaciones a cargo de cada una de las éreas involucradas. 3. Que el manual de compras y contratos permite estandarizar o unificar el método de trabajo en la CUR. RESUELVE PRIMERO. Adopter e! manual de compras y contratos en la CUR con base en las disposiciones que a continuacién se establecen, CAPITULO | DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1 Objeto - El presente Manual tiene por objeto disponer las reglas que rigen las normas y los contratos en la CUR, para garantizar los niveles de eficiencia y eficacia en la misma, asignar responsabilidades a los funcionarios intervinientes y sefialar procedimientos tendientes a asegurar el cumplimiento de las obligaciones y la correcta ejecucién de los contratos. Es importante anotar que el propésito de este documento es el de servir de guia en el evento de adelantar un proceso contractual, mas no se constituye en la Unica fuente de informacién sobre la materia estableciendo en los procedimientos oportunidades operaciones y tiempos, constituyéndose ademas en una herramienta pedagégica que permite a los empleados actuar con la debida informacién minimizando asi la posible ocurrencia de errores y agilizando el procedimiento. ‘Sede principal Medellin: Edificio UNIREMINGTON + Calle $1 No. 51-27 » PBX (574) 322 10 00 + Fax 51378 92 Sedes a nivel nacional «Linea Unica: 018000 410 203 E-mail uniremington@uniremington.edu.co Medellin - Colombia -Suramérica yeeUNIREMINGTON’ www.uniremington.edu.co CCORPORACION UNIVERSTAMIAREMRGTON. ARTICULO 2. Alcance — Las disipaciones de este Manual se aplicarén a todos los procesos de compras y contrataciones de acuerdo a lo estipulado en el proceso que se regule sobre la materia y que hace parte integrante del presente Manual PARAGRAFO Este Manual no regula la contratacién del personal docente y administrativo de la CUR. ARTICULO 3 Principios rectores - En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderan los principios consignados en la Constitucién Politica en la ley y especialmente los siguientes: debido proceso, buena fe, confianza legitima, transparencia, economia, responsabilidad, moralidad, planeacién, calidad, celeridad, eficiencia, igualdad, publicidad y responsabilidad social. ARTICULO 4 Marco normativo — Para la implementacién del Manual de contratacién de la CUR se tendran en cuenta todas las disposiciones legales aplicables al proceso de contrataci6n entre ellas: Constituci6n Politica de Colombia Cédigo Civil Cédigo de Comercio CAPITULO II PLANEACION DE CONTRATACION ARTICULO 5 Plan anual de contratacién de bienes y servicios ~ Describe la programacién de adquisicién de bienes y servicios requeridos para el logro de objetivos metas institucionales y para el buen funcionamiento de la CUR, EI plan anual de contratacién de bienes y servicios desde el punto de vista presupuestal se hard cargo al presupuesto de funcionamiento y de inversion. CAPITULO Ill ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL, El proceso de contratacién se desarrollaré en cuatro (4) etapas que se detallan asi ARTICULO 6 Etapa preparatoria o previa. Para cualquier clase de contrato en esta etapa se realiza la planificacién del mismo y se concentra en la planeacin y en el andlisis de conveniencia de la contratacion 6.1 Documentos previos (Nuevos proveedores) Para solicitar una contratacién deberé ser precedida entre otros de una requisicién elaborada por la dependencia y debidamente ingresada al sistema de informacién. ‘Sede principal Medellin: Edificio UNIREMINGTON + Calle $1 No. 51-27 « PBX (574) 322 10 00 + Fax 513 78 92 ‘Sedes a nivel nacional « Linea nica: 018000 410 203 E-mail uniremington@uniremington.edu.co Medellin - Colombia ~Suramérica geeUNIREMINGTON’ www.uniremington.edu.co COMORACION UNVEESTARA KEANGTON El area que ingresa la requisicién podré sugerir alguna oferta o proveedor, sin embargo, es la Rectoria, Vicerrectoria Administrativa y Financiera 0 el area de compras quien define el proveedor con el cual se haré la contrataci6n. Las politicas de eleccién de proveedores son las siguientes: Calidad Precio Cumplimiento Crédito Servicio postventa Garantia del producto 0 servicio Los documentos requeridos para el ingreso de nuevos proveedores son los siguientes: Diligenciar el formato de inscripcién y actualizacién de proveedores Certificado de existencia y representacion y legal con una vigencia no mayor a 30 dias calendario (en caso de ser persona juridica). Registro Unico Tributario (RUT). En caso de ser empresas que requieran permisos especiales para su funcionamiento anexar los mismos. Certificado expedido por el revisor fiscal 0 en su defecto el representante legal de los aportes para fiscales y seguridad social del personal a cargo en los Uitimos seis (6) meses. Cédula representante legal. 6.2 Cotizaciones 0 anilisis de mercado El andlisis de mercado se podré realizar a través de cotizaciones solicitadas en forma verbal o escrita, via internet, fax, estableciendo expresamente que ni la formulacién de la solicitud ni la presentacién de la cotizacion generan ‘compromiso u obligacién por parte de la CUR, los resultados de este andlisis se utlizan para aprobar o no la contratacién Seran responsables de esta actividad los empleados que ejerzan en el cargo de compras. ARTICULO 7. Etapa contractual. Esta etapa se configura una vez producido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacién del contrato © de la orden de compra (Orden de contrataci6n) para asi dar lugar al desarrollo de objeto contractual, el cual sera vigilado, coordinado y controlado por la persona encargada de compras 0 el director del area solicitante. Es el periodo comprendido entre la iniciacién y la liquidacién del contrato. ARTICULO 8. Perfeccionamiento. EI contrato se entiende perfeccionado cuando la CUR envia la orden de contratacién al proveedor o se firma el respective contrato en los casos de obras civiles 0 compras de equipos especiales. ‘Sede principal Medellin: Elficio UNIREMINGTON « Calle 51 No. 51-27 + PBX (574) 322 10 00 « Fax $1378 92 Sedes a nivel nacional Lines nica: 018000 410 203 c malt uniremington@uniremingtoned.co bs “Medellin - Colombia - SuraméricaUNIREMINGTON® Www.uniremington.edu.co COMOEACION UNVERSTARA REANCTON ARTICULO 9. Requisitos de ejecucién del contrato. Cuando el proveedor reciba la orden de contrataci6n, puede iniciar la ejecucién del contrato. Cuando se trate de contratos de obra o contrataciones pliblicas que superen los topes establecidos en el presente manual, deben cumplir con los siguientes requisitos: El contrato original se elabora y reposa en Secretaria General con las firmas de los contratantes. Garantias (En caso de ser requeridas por la Secretaria General) Si se contrata con entidad publica la copia del acta de inicio del contrato. Copia de los pagos de seguridad social y parafiscales actualizados. ARTICULO 10. Aprobacién de garantias. Antes del inicio de la ejecucién de contrato, la Secretaria General de la CUR, aprobaré las garantias solicitadas si a ello hubiere lugar siempre y cuando retina las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare. PARAGRAFO. De acuerdo a lo anterior la CUR podra aceptar las siguientes garantias Pélizas de seguros Fiducia mercantil en garantia Garantia bancaria a primer requerimiento Endoso en garantia de titulos valores Deposito de dinero en garantia Cartas de crédito stand by, expedidas en el exterior para personas naturales 0 juridicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia Pagaré Hipotecas ARTICULO 11. Suficiencia de las garantias. Para evaluar la suficiencia de la garantia se aplicaran las siguientes reglas de acuerdo al monto y objeto del contrato: a. De cumplimiento general del contrato: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, cuya vigencia seré por el término de ejecucién del mismo y cuatro (4) meses mas. b. Buen manejo del anticipo: Equivalente al cien por ciento (100%) del valor del anticipo, es decir, por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato cuya vigencia seré igual a la duracién del contrato y cuatro (4) meses mas. c. Salarios, prestaciones ¢ indemnizaciones: Equivalente al diez por Ciento (10%) del valor total del contrato y cuya vigencia sera por el término de ejecucién del contrato y tres (3) afios mas. d, De estabilidad de la obra: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, vigente por tres (3) afios, contado a partir de la fecha desde el recibo de la obra. e. Responsabilidad civil extracontractual: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del presente contrato, vigente por el témino de ‘Sede principal Medellin: Edificio UNIREMINGTON « Calle 51 No. 51-27 + PBX (574) 322 10 00 « Fax 513 78 92, Sedes a nivel nacional + Linea nica: 018000 410 203 ‘S| E-mail-uniremington@uniremington.edv.co “Medellin - Colombia ~ SurameéricaUNIREMINGTON’ www.uniremington.edu.co COHTOMACION UMVEESTARARAROTON ejecucién del contrato y seis (6) meses mas y deducible maximo de 10% del valor del siniestro, minimo 2 SMLMV. PARAGRAFO. Secretaria General definiré en cuales contratos se solicitaran las pélizas anteriores. ARTICULO 12. Formalidades del contrato. 12.1 De la forma del contrato. Se entiende por contrato con formalidades plenas, el contrato elaborado por escrito, firmado por las partes, en el que ademas de establecer los elementos esenciales del contrato (capacidad consentimiento objeto licito y causa licita) se incluyen las clausulas a que haya lugar, tales como obligaciones de las partes, plazo, valor y forma de pago, garantia, clausulas excepcionales (Terminacién unilateral modificacién e interpretacién unilateral y caducidad), inhabilidades e incompatibilidades, cesién, interventoria, liquidacién, perfeccionamiento y ejecucién. Todos los contratos que se celebren en nombre de la CUR, asi como las ordenes de compra (Orden de contratacién), deberdn constar por escrito y deben hacerse con formalidades plenas. PARAGRAFO. No requerirén constar por escrito, los contratos que se celebren con cargo a caja menor, de los cuales en todo caso deberd dejarse el correspondiente soporte o comprobante por escrito. ARTICULO 14. Ordenes de Compra (Orden de contratacién). Habra lugar a la expedicion de érdenes de compra previo el visto bueno de Rectoria y/o Vicerrectoria Administrativa segin el monto y el objeto del contrato. 14.1 De la forma y contenido de las ordenes. Las érdenes de compra o de servicio (Orden de contratacién), deberan constar siempre por escrito, las ordenes deberan contener los siguientes elementos minimos a) La identificacién del proveedor. b) Identificaci6n del bien o servicio de la cotizacién presentada por el proveedor. c) El objeto con indicacién precisa de cantidades y calidades. ¢) Lacuantia e) Elplazo f) La indicacién 0 designacién precisa del supervisor de la ejecucién de la respectiva orden. g) La firma de quien la expide (Autégrafa o digital) 14.2 Etapa postcontractual y liquidacién del contrato. Esta etapa es la instancia final del vinculo contractual, donde las partes hacen una revision total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados a la CUR, se hacen los ajustes econémicos o reconocimientos que haya lugar con la finalidad de que las partes se puedan declarar a paz y salvo de sus obligaciones contractuales. En el caso de las érdenes de compra (Orden de contratacién), se entiende cumplida la obligacion por parte del proveedor Sede principal Medellin: Edificio UNIREMINGTON « Calle $1 No. 51-27 + PBX (574) 322 1000 + Fax 513 78 92, Sedes a nivel nacional + Linea nica: 018000 410 203 E-mail: uniemington@uniremington.edu.co Medellin - Colombia - Surameérica sosUNIREMINGTON’ www.uniremington.edu.co COORACION UNVERSTARA REMINGTON en el momento en el cual el responsable del érea solicitante aprueba la factura del servicio o bien recibido, en el sistema de informacién. CAPITULO IV INTERVENTORIA DEL CONTRATO. ARTICULO 16 De la interventoria de los contratos - Todo contrato de obra civil que se celebre por la CUR, debe contar con un interventor que sera designado en el texto del contrato y quien sera el encargado de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del contrato, puede hacerse por intermedio de un empleado de la CUR 0 por un tercero previamente autorizado para ello, dicho interventor sera asignado por la Rectoria, por la Secretaria General o la Vicerrectoria Administrativa y Financiera 16.1 Funciones del Interventor Las funciones del interventor por su contenido son de cardcter técnico, econémico, legal y administrativo 16.1.1 De caracter técnico y econémico, entre las funciones que le corresponde desempefiar se incluyen: - Constatar que la péliza de garantia de! contrato (si hay lugar a ella) se encuentre aprobada por la Secretaria General de la CUR, que el contrato se encuentre firmado y debidamente legalizado por las partes, y que el original repose en los archivos de la Secretaria General - Asesorar al contratista cuando lo considere conveniente o cuando este [o solicite en aspectos concernientes con la naturaleza del objeto contratado. 16.1.2 De cardcter legal entre las funciones que le corresponde desempefiar se incluyen - Efectuar el seguimiento del contrato verificando el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones acordadas entre el contratista y la CUR. - Velar por que se respeten en su integridad los derechos de las partes. - Requerir por escrito al contratista cuantas veces sea necesario cuando incumpla alguna de las obligaciones contractuales. - Informar al contratante con la debida sustentacion y justificaci6n, cuando el contratista incumpla de manera persistente las obligaciones contractuales pese a los requerimientos de que trata el punto anterior, con el propésito de que se imponga la sancién contractual correspondiente. ‘Sede principal Medellin: Edificio UNIREMINGTON + Calle $1 No. 51-27 + PBX (574) 322 10 00 « Fax 51378 92, Sedes a nivel nacional + Linea inca: 018000 410 203 E-mail: uniremington@uniremington.edu.co “Medellin - Colombia - SurameéricaUNIREMINGTON’ www.uniremington.edu.co 16.1.3 De caracter administrative - Certificar que el contratista ha cumplido con todas sus obligaciones en el periodo correspondiente de acuerdo con los términos del contrato, lo cual incluye constancias mensuales del pago oportuno de seguridad social = Informar a la CUR hechos atribuidos al contratista que puedan causarie perjuicios. = Promover la conciliacién de conflictos entre las partes en la eventualidad que se presente. - Identificar las contingencias que puedan afectar el trabajo de! contratista al fin de corregirios. - Hacer seguimiento y archivo a los documentos relacionados con los contratos. CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 18 Difusion El Manual de compras y contratos de la CUR se adopta por medio de la presente actuacién y debera ser difundido por la Secretaria General a través de los diferentes medios de comunicacion internos disponibles. ARTICULO 19 Actualizacién La Secretaria General seré la responsable de la revision y actualizacion del presente Manual de conformidad con las normas que modifiquen y adicionen la materia ARTICULO 20 Derogatorias A partir de la vigencia de este Manual quedan sin efecto todas las disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y CUMPLASE iF \. ky A pt JORGE'WASQUEZ POSADA Rector] ‘Sede principal Medellin: Elficio UNIREMINGTON « Calle 51 No. 51-27 + PBX (574) 322 10 00 « Fax 51378 92, Sedes a nivel nacional + Linea nica: 018000 410 203 E-mail: uniremington@uniremington.edu.co “Medellin - Colombia -Surameérica