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Instructivo Datos Personales
Instructivo Datos Personales
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Tabla de Contenido
Título I
Generalidades..................................................................................................................... 4
1. Marco Legal ................................................................................................................................. 7
2. Definiciones .................................................................................................................................. 8
3. Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales ........................................... 10
4. Categorías Especiales de Datos ............................................................................................. 12
4.1 Datos Sensibles ........................................................................................................ 12
4.1.1 Tratamiento de datos sensibles ............................................................. 12
4.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes ....................................................... 13
5. Personas a Quienes se les Puede Suministrar la Información ............................................... 13
6. Excepciones de Acceso a la Información .............................................................................. 14
6.1 Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales
o jurídicas ................................................................................................................. 14
6.2 Información exceptuada por daño a los intereses públicos ................................ 15
6.3 Divulgación parcial .................................................................................................. 15
Título II
Deberes, Aviso de Privacidad Y Criterio Diferencial ........................................................ 16
1. Deberes del Departamento Administrativo de la Función Pública Como Responsable del
Tratamiento de los Datos Personales ............................................................................................ 17
2. Aviso de Privacidad .................................................................................................................. 19
2.1 Contenido del Aviso de Privacidad ....................................................................... 19
3. Criterio Diferencial de Accesibilidad ...................................................................................... 20
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Título I
Generalidades
En virtud del referido artículo –Art. 15 CP- se expide la Ley Estatutaria 1581 del 17
de Octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al
tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de
datos de entidades tanto de carácter público como privado.
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De igual forma, se expide la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y regulación del
derecho de acceso a la información pública nacional, adicionando nuevos principios,
conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con
lo dispuesto en la Parte VIII, Título III del Decreto 1080 del 26 de Mayo de 2015, el
cual establece nuevas disposiciones y aclara temas relacionados con la gestión de la
información pública en cuanto a su divulgación, publicación, recepción, clasificación y
reserva, así como también, la elaboración de instrumentos de gestión de la información
y de seguimiento.
Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones
generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en
bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios
y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales”.
Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de
transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan
otras disposiciones”.
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2. Definiciones1
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante
para el titular.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los
datos biométricos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los mismos.
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran
en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales
están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones
públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin
restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados
de los mismos.
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3. Principios Generales para el Tratamiento
de Datos Personales2
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que
la complementan, modifican o adicionan, el Departamento Administrativo de la Función
Pública aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
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4. Categorías Especiales de Datos3
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular
o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información
y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos
a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento
indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso
responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos
personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal
y la de los demás.
6 Art. 7 L. 1581/12
7 Art. 13 L. 1581/12
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6. Excepciones de Acceso a la Información8
El acceso a datos personales, corresponde a una excepción de acceso a la
información pública nacional, enmarcadas en el título III de la Ley 1712 de
2014.
9 Art. 18 L. 1712/14
• La seguridad pública.
• La salud publica.
10 Art. 19 L. 1712/14
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Título II
Deberes, Aviso de Privacidad y
Criterio Diferencial
11 Art. 17 y 18 L. 1581/12
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i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
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3. Criterio Diferencial de Accesibilidad15
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la
información que particularmente las afecte, los sujetos responsables del
tratamiento, divulgarán la información pertinente en diversos idiomas y lenguas
y, a su vez, elaborarán formatos alternativos comprensibles para grupos
diferenciales, asegurando el acceso a esa información a los distintos grupos
étnicos y culturales del país, así como a la adecuación de los medios de
comunicación, para facilitar y garantizar el acceso a personas en situación de
discapacidad.
15 Art. 8 L. 1712/14
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1. Función de Protección de Datos Personales
El Departamento Administrativo de la Función Pública actuará como responsable
del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente
para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las
señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente
política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.
Canales de servicio:
• Escrito
- Carrera 6 No. 12 - 62 en Bogotá
- Correo electrónico eva@funcionpublica.gov.co
- Formulario PQR ubicado en el portal www.funcionpublica.gov.co
• Presencial
- Carrera 6 No. 12 - 62 en Bogotá
• Telefónico
- Conmutador 334 40 80
- Línea gratuita nacional 018000 917 770
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3. Modo en que se Utiliza la Información
Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá al Departamento
Administrativo de la Función Pública darle el siguiente tratamiento:
e) Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en bases
de datos de entidades públicas o privadas.
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa
solicitud elevada a través de los canales de servicio.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
17 Art. 8 L. 1581/12
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5. Autorización18
El Departamento Administrativo de la Función Pública solicitará a más tardar en
la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento
de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley19; dicha
autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico.
23 Art. 14 L. 1581/12
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7. Reclamos24
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión,
o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un
reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:
Contenido:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro
del término establecido, el Departamento Administrativo de la Función Pública informará
al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el
cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
24 Art. 15 L. 1581/12
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10. Supresión de Datos27
Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están
recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para
la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al Departamento Administrativo
de la Función Pública la supresión de sus datos personales mediante la presentación
de un reclamo.
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Instructivo de la Política para el
Tratamiento de Datos Personales
Departamento Administrativo de la Función Pública. Abril de 2016 Departamento Administrativo de la Función Pública
Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia
Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515
Web: www.funcionpublica.gov.co
e mail: eva@funcionpublica.gov.co
Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770