10 síntomas de que en tu empresa necesitan una

asesoría en Gestión Documental y Procesos.

Joksan A. Quintana S.
j.quintana@arciservice.net
Gerente de Recursos Tecnológicos en Arciservice

Resumen
Una empresa debe tener y una estrategia clara de cómo resolver aquellos problemas que
pueden ocurrir mediante el transcurso del tiempo o por el crecimiento de sus operaciones; y
una de las más importantes es la gestión de documentos.

En ARCISERVICE ayudamos a empresas, pymes, start-ups, y personas naturales quienes

contratan nuestros servicios de Asesoría en Gestión Documental y Procesos para que como
profesionales les solventemos, recomendemos, sugiramos y/o les aconsejemos sobre estos
temas en general o con respecto a alguna necesidad específica.

Palabras clave
Gestión Documental, Almacenamiento, Optimización, Procesos, Políticas, Arciservice, Empresa.
En un mercado altamente competitivo, el éxito de una empresa puede llegar a depender de la
organización, tramitación y gestión eficaz de su flujo de información, y también de que sus
empleados puedan enfocarse en las actividades más importantes.

Si sus procesos actuales no logran mantener una buena consonancia, es hora de mejorar la
eficiencia y la rentabilidad de su empresa; ya que, una gestión documental ineficiente
contribuye a gastos obvios, como los relativos al archivado y el almacenamiento físico de
documentos; no obstante, un proceso complicado también puede acarrear costes menos
evidentes como la pérdida de oportunidades.

Arciservice conoce cuáles son los 10 síntomas que determinan con urgencia que debes
establecer una Asesoría en Gestión Documental y Procesos y con este fin poder verificar, si su
empresa necesita tener un mayor control de sus proceso y flujo documental:

1. Sus empleados no pueden acceder fácilmente a los documentos que necesitan: los
empleados suelen producir varias copias de archivos electrónicos o en papel y esto se
traduce en la duplicación de documentos y la incertidumbre de saber cuál es la versión
más actual. Además, sin una buena organización no se puede trabajar bien, y sin un
trabajo óptimo, una empresa no crece.
2. Surgen cuellos de botella en distintos puntos del proceso: si en tu empresa hay
cuellos de botella en diferentes puntos del proceso, es probable que una de las causas
de este problema sea la falta de una solución de gestión empresarial integrada.
3. Derrocha gran parte del presupuesto en almacenamiento físico: la gestión
documental es costosa porque requiere procesos manuales de archivado y
recuperación de información requiriendo cada vez más espacio y a medida que el
volumen aumenta, encontrar los documentos se vuelve cada vez más difícil.
4. Se carece de información de calidad para la toma de decisiones: en demasiadas
ocasiones los sistemas o la manera de trabajar no aportan información en el tiempo
preciso o, quizás la información disponible no es de la calidad mínima esperada,
conteniendo errores e imprecisiones que llevan a la desconfianza por el riesgo de
tomar decisiones equivocadas.
5. No lograr visualizar los componentes de un proceso empresarial: un sistema de
gestión documental archiva de forma centralizada todos los tipos de documentos
evitando surjan problemas de transparencia cuando se mezclan documentos en papel
y electrónicos.
6. Dificultad para adaptarse al mercado: si no se dispone de una solución de gestión
empresarial, difícilmente se puede ser flexible y responder con buenos productos y
servicios a los clientes. Saber adaptarse a los cambios, por ejemplo, a las distintas
necesidades de cada cliente, es importante para poder generar ventas
constantemente y tener clientes fidelizados que traigan ingresos recurrentes.
7. Sus opciones de búsqueda son limitadas: 18 minutos es el tiempo medio empleado
para buscar un documento. Sin embargo, si incluso llega a emplear cinco minutos en la
localización, sepa que con un software de gestión documental el tiempo de espera es
cero debido a la indexación de metadatos que permite un ahorro de tiempo notable
en la localización de estos.
 8. Es difícil proteger documentación privada y confidencial: toda empresa debe impedir
el acceso no autorizado a documentos confidenciales. Con la correcta asesoría en
gestión documental se dispondría de herramientas flexibles para permitir el acceso a
determinados cargos o personas de la empresa y también, restringir el acceso a
secciones de páginas para proteger información empresarial confidencial.
9. Una auditoría paralizaría a su empresa: el ente regulador, necesita la capacidad para
documentar el cumplimiento de los requisitos de las auditorías en su empresa. La
gestión documental permite cumplir estos requisitos con suma facilidad.
10. Trabajo remoto ineficaz: en la actualidad se ha descubierto con especial fuerza la
importancia del teletrabajo. Si el acceso a la información no se produce de manera en
el que se pueda acceder a ella desde cualquier dispositivo de manera segura y sin
necesidad de estar presencialmente en el puesto de trabajo se puede perder este
recurso tan importante para la productividad de su empresa.

Con la asesoría del equipo de Arciservice podrás dar el salto que requiere tu empresa para
mejorar la gestión documental que conllevará un cambio real en los procesos que se verán
totalmente optimizados.