Activos I 13

GRAFICO
MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DE ACTIVO FIJO
SISTEMA DE GESTION DE ACTIVO FIJO
Le permitirá un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de su

empresa, como caracteriza a un Sistema Experto, Fácil, Rápido y con el mayor
nivel de análisis. El software permite llevar el inventario de bienes de activo fijo, su
ubicación física, detalles de adquisición, mejoras, alta y baja de bienes,
reevaluación, integración con el Sistema Contable Financiero, concordado con NIC
16 y DS 122-94-EF.
I. DESCRIPCION TECNICA
• Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones, mejoras

de activos, adiciones, ventas, cálculo de depreciación según los Métodos de
Línea Recta, Unidades Producidas, Saldos Decrecientes,
• Generación de información en tiempo real, con solo registrar la transacción:
adquisiciones de activo fijo, depreciaciones, ventas de activos fijos, los reportes
se actualizan en forma automática.
• Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo de la
ubicación o uso de los activos fijos por áreas o por centros de costo.
• Conectividad total con otros Módulos de Contasis: Una vez hecha la
Transacción de Activo Fijo, se generan automáticamente en contabilidad sus
respectivos asientos, permitiendo información on-line.
• Exportación fácil y rápida de sus reportes a Herramientas Microsoft Office
(Excel, DBF).
• Multi-ejercicio integrado en cada empresa, permite el control de múltiples
periodos o ejercicios contables.
• Multiempresa: lleva el control de los activos fijos de manera simultánea de un
número ilimitado de empresas.
II. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS:
• Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles, dólares

u en otra moneda.
• Imputación automática a Contabilidad Analítica
• Personalización autónoma de Parámetros de calculo y de registro
• Ajustes por inflación–deflación de acuerdo a la normativa vigente contable y
tributaria, se identifican las cuentas no monetarias, se aplica el respectivo
porcentaje respecto al valor ajustado, asimismo se verifica de acuerdo al factor
de ajuste si éste va ha ser positivo o negativo.
• Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo de la
organización de las áreas o por centros de costo
• Tratamiento de la diferencia de cambio. Libre definición de monedas y uso
de hasta 5 tipos de cambios para conversión de monedas, tratamiento de la
diferencia de cambio de acuerdo a la normativa tributaria y contable.
• Copia de Seguridad. En cualquier instante puede generar la Copia de
respaldo de la información.
• Impresión de Documentos Fuente o de Control
Versión 12.0 A1
III. PRINCIPALES REPORTES
Además de Reportes de ubicación física de los activos, por centros de costo, por
oficina, por responsable. Genera:
• Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

• Reporte Activos No Revaluados
• Reporte Activos Revaluados
• Reporte de Ubicación física de activos fijos
• Reporte Diferencia de Cambio por activo fijo
• Reporte de Activos en Arrendamiento Financiero
• Reporte comparativo Depreciación real vs. Depreciación SUNAT para
tratamiento de la NIC 12
• Reporte de activos fijos por código de clasificación
• Reporte de activos fijos dados en baja
• Reporte de activos fijos dados en alta
• Reporte de activos fijos por centro de costos o áreas de la empresa
• Reporte de activos fijos por su condición de uso.
• Reporte de activos fijos depreciados totalmente.
Versión 12.0 A1
A2. UTILIZACIÓN DEL TECLADO
El Sistema maneja un estándar en cuanto a la utilización del teclado en el ingreso

de datos:
TECLAS ESTÁNDAR:
INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control donde se

pide el ingreso de un nuevo código para su ingreso.
DEL - SUPR : Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmación
Para la eliminación.
HOME - INICIO : Modifica un dato ya ingresado.
END - FIN : Graba los datos.
TECLAS ESPECIALES:
F5: Permite ingresar datos de una Guía (Transportista o Remitente), pulsando la

tecla F5 en el registro de una Salida de Inventario, de la opción Salida de Inventario
o Salidas Rápidas del Menú Proceso.
F6: Permite la afectación a los Regímenes Especiales como son DETRACCION,

PERCEPCION, RETENCION.
F7: Permite modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta o exonerada del
Documento ingresado al sistema. Pulsando la tecla F7 en los campos UNIDADES,
PRECIO DE COMPRA o VENTA, o en TOTAL al momento de registrar un
documento.
F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al sistema.

El detalle que se ponga se reflejará en el Sistema Contable como glosa del asiento
que genere cuando ambos Sistemas estén trabajando En Línea.
F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

producto, transformándolo en PRECIO DE COMPRA o de VENTA en el momento
de registro.
Versión 12.0 A2
F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

registrar un ingreso de inventario sale una ventana de relación. Y se rellena los
datos del comprobante a relacionar, utilizado para aumentar los costos de los
productos por flete, comisiones, corretajes, etc. La regla general es que los
productos ingresados en ambos documentos deben ser los mismos, sólo así el
documento relacionado incrementará solamente el valor de los productos
conservando la misma cantidad de unidades.
F12: La tecla F12 captura datos de detalle de productos de otro documento que va
a tener el mismo detalle, para evitar digitar doble vez; al presionar F12 sale un
cuadro de diálogo que te permite registrar los datos de otro documento; es
mayormente utilizado para generar facturas o boletas en base a notas de pedido.
La captura de datos se puede realizar de uno, dos o mas documentos.
Versión 12.0 A2
A3. UTILIZACIÓN DE BOTONES
Permite el ingreso de un nuevo dato.
Permite modificar un dato ya ingresado.
Permite grabar los datos ingresados anteriormente.
Permite eliminar un dato ya grabado.
Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o descripción.
Permite imprimir los datos de la ventana activa.
Permite cerrar la ventana activa.
Actualiza la información que ha sido modificada o actualizada.
Permite visualizar el documento antes de ser impreso.
Muestra un calendario clásico para la selección de una fecha específica.
Muestra una ventana para poder realizar una búsqueda rápida.
Versión 12.0 A3
A4. UTILIZACION DEL MOUSE
Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un método
estándar también para el uso del Mouse.
En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el botón
derecho del Mouse se activará un menú contextual donde se encuentran las
opciones para esa cuadrícula, esta ayuda está disponible para cualquier opción del
menú Archivo.
Versión 12.0 A4
A5. INGRESO DE DATOS
Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

características:
En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripción de que

tipo de datos se espera.
En los campos de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres y

luego pulsar la tecla ENTER, si el sistema encuentra coincidencia mostrará una
ventana en donde indica los datos que contengan esos caracteres.
Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales (clientes -

proveedores, documentos) los códigos sean numéricos y las descripciones
empiecen con caracteres para lograr eficientemente la utilización de la búsqueda
por coincidencia.
Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se mostrará

la lista de búsqueda, esta lista de búsqueda tiene la característica que realiza las
búsquedas dentro del campo elegido para búsqueda, no importando el orden de
ubicación. Ejemplo: en el campo Cliente - Proveedor se presiona CTRL + L y se
escoge el campo de búsqueda CRAZON y se digita PER, se mostraran:
Versión 12.0 A5
En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso de

operaciones solo escribiendo un “*” (asterisco) en el campo R.U.C., luego
presionando ENTER.
Así se mostrará un formulario de ingreso rápido de códigos de clientes -

proveedores, de existir el código se podrá modificar los datos ya ingresados, o
buscarlos sólo pulsando CTRL + L.
Versión 12.0 A5
A6. RESUMEN ESQUEMÁTICO DE PROCEDIMIENTOS
Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos
circunstancias:
1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

tabla:
2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y otras

tablas en la cual desea trabajar:
COPIA DE
TABLAS
INGRESO /
INSTALACIÓN INGRESO DEFINICIÓN SELECCIÓN ELIMINACIÓN DE
DEL suite AL MODULO DE LA DE LA OPERACIONES REPORTES
CONTASIS EMPRESA EMPRESA
CREAR O
MODIFICAR
TABLAS
INGRESO SELECCIÓN INGRESO /

AL SUITE DE LA ELIMINACIÓN DE REPORTES
CONTASIS EMPRESA OPERACIONES
Versión 12.0 A6
OFFICE MENÚ
Es el menú de acceso rápido a 3 opciones que se utilizan cuando ya existen

empresas creadas con anterioridad en el sistema. Estas opciones permiten al
cliente elegir o cambiar de empresa con mayor facilidad, configurar la hoja de
impresión y salir del sistema.
B1. ELEGIR EMPRESA
Objetivo: El sistema esta diseñado para el trabajo con múltiples empresas, por lo
que es necesario que elija la empresa en la cual va a procesar información. Esta
opción nos muestra un listado por cada año de todas las empresas registradas en
el sistema de las cuales se puede elegir una.
Ubicación en la Versión Business:
Nota: Para ingresar a la empresa seleccionada, el usuario por defecto es ADMIN.
Versión 12.0 B1
CASO PRÁCTICO –
ELEGIR EMPRESA
Versión 12.0 B1
B2. CONFIGURAR PAGINA
Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresión, el tamaño

de hoja en la que se va a imprimir, la posición de la misma.
Versión 12.0 B2
CASO PRÁCTICO - CONFIGURAR PAGINA
Versión 12.0 B2
Versión 12.0 B2
B3. SALIR
Objetivo: Cerrar la empresa y Salir del sistema, guardando los cambios realizados.
Esta opción también se encuentra en el menú Archivos.
Ubicación en la versión Business:
Versión 12.0 B3
CASO PRÁCTICO
SALIR:
Versión 12.0 B3
MENÚ ARCHIVOS
C1. EMPRESAS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite

Contasis. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el
número de empresas posible a registrar esta en función a la capacidad del
hardware que posea el usuario.
Versión 12.0 C1
Campo / Opción Descripción

Código que sirve para identificar a una empresa
Código
dentro de la Suite.
Descripción Nombre o razón social de la empresa.
Dirección Dirección o domicilio fiscal de la empresa.
Giro Giro comercial de la empresa.
R.U.C. Código de identificación tributaria de la empresa.
Permite agrupar a varias empresas relacionadas, de
tal manera que al momento de registrar una
Grupo
operación se podrá observar el saldo del producto
en las empresas relacionadas.
Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el membrete, en

la parte superior izquierda del reporte.
Cada empresa necesita parámetros para cada ejercicio o año de proceso que
necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada empresa.
Esta definición se realiza haciendo un clic en el botón de la ventana
anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que se esta definiendo.

Identifica el periodo o año de proceso de la
Año
empresa.
Cuenta contable que va a controlar el acceso a los
Cuenta de IGV
registros de compras y ventas.
Porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este
Porcentaje de Impuesto porcentaje se utilizará cuando se este ingresando
datos para el registro de compras y ventas.
Versión 12.0 C1
Identifica la cuenta contable que controlará los

Cuenta De Ganancia importes por diferencia de cambio, cuando se
genere una ganancia (Ejm: 776)1.
Identifica la cuenta contable que controlará los
Cuenta De Pérdida importes por diferencia de cambio, cuando se
genere una pérdida. (Ejm: 6760092).
Se indica el sub diario en donde se destinarán las
operaciones con incidencia contable que representa
aumento de activos en la empresa Ejm: 20 (en
Sub diario Aumento
forma de asientos), esto permitirá que al hacer una
operación de compra, el asiento sea registrado en
forma automática en el Módulo de Contabilidad.
Se indica el sub diario en donde se destinarán las
operaciones con incidencia contable que
representan salidas de activos de la empresa Ejm:
Sub diario Disminución 08 (en forma de asientos), esto permitirá que al
hacer una operación de venta, el asiento sea
registrado en forma automática en el Módulo de
Contabilidad.
Se indica el tipo de cátalo que la empresa utilizara
Catalogo para la obtención de los libros electrónicos de
acuerdo a SUNAT.
Botón Aquí se define los títulos de las bases imponibles e impuestos en

los libros de compras y ventas.
Versión 12.0 C1

Rellena los nombres de los títulos de forma general
Por defecto
pero se debe adecuar a la necesidad de la empresa.
Base1, Imp.1, son las columnas para una determinada
base imponible con su respectivo impuesto pero que la
cuenta de IGV se definió en propiedades de la
empresa una sola para compras y ventas.
Base, Imp. Base2, Imp.2,...son las columnas para una

determinada base imponible con su respectivo
impuesto pero que la cuenta de IGV se define en el
cuadro que esta al lado de Imp.2, Imp3, en los cuales
pueden ser diferentes cuentas contables de IGV, que
se define a la vez para compras y ventas.
Es la cuenta que contendrá los montos de las
Cuenta detracción detracciones del vendedor. (Caso del comprador podrá
usar otras cuentas).
Es la cuenta que contendrá los importes de las
Cuenta de
percepciones del vendedor (caso del comprador tendrá
percepción
que usar una cuenta diferente).
Es la cuenta que contendrá los montos de las
Cuenta de Retención retenciones del comprador (caso del vendedor usara
una cuenta diferente).
Cuenta de Renta de Es la cuenta que contendrá los montos de las rentas de
Cuarta cuarta de los trabajadores.
Nota:
Al inscribir una empresa en el módulo Activos esta también estará disponible para
los demás módulos de la Suite ContaSis, solo será necesario configurarle las rutas
respectivas en cada módulo.
Ejemplo:
Módulo Gestión Contable : C:\contasis\2011\99\Conta

Módulo Gestión Activos : C:\contasis\2011\99\acti
Se recomienda establecer una carpeta diferente para cada módulo, pues si bien
pueden ser las mismas en algunos procesos se pueden generar conflictos.
Versión 12.0 C1
Importante
Al eliminar una empresa en el módulo Activos también se eliminará para los demás
módulos.
También se recomienda, crear la ruta de seguridad para el almacenamiento de las

copias de seguridad que genere el usuario para prevenir perdida de información
Versión 12.0 C1
CASO PRÁCTICO
EMPRESAS:
Versión 12.0 C1
Versión 12.0 C1
Versión 12.0 C1
C2. USUARIOS
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite, permite

definir, modificar y eliminar los usuarios con los que puede trabajar el sistema. Esto
con el fin de controlar los accesos a los diferentes niveles de información para
garantizar la seguridad de los datos.
Versión 12.0 C2

Código Ingresamos un código dentro del Sistema.
Corresponde a la descripción del usuario, con este
Nombre
nombre ingresará al sistema.
A. Paterno Apellido paterno del usuario.
A. Materno Apellido materno del usuario.
Esta opción permite actualizar la contraseña del
Cambiar Password usuario para mantener segura la información de la
Empresa
Nota:
• Al inscribir un usuario en el módulo de Activos esta también estará

disponible para los demás módulos de la Suite.
• Al eliminar un usuario en el módulo de Activos también se eliminará para los

demás módulos.
• Para que un usuario tenga derechos de ingreso a una empresa se debe

autorizar en el menú Accesos a la Empresa (Utilitarios/Accesos a la
empresa).
• Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede haciendo

clic derecho sobre el nombre del usuario en la barra de Estado.
Versión 12.0 C2
CASO PRÁCTICO - USUARIO:
Versión 12.0 C2
Versión 12.0 C2
C3. ACCESO DE USUARIOS A LA EMPRESA
Objetivo: Esta opción permite controlar los accesos de los usuarios definidos en el
sistema, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones de los
diferentes menús y opciones. El usuario por defecto ADMIN puede ingresar a
cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene acceso a todos los
comandos del menú así se le hayan restringido los derechos, por eso es necesario
que este usuario tenga una clave de acceso conocida solo por el administrador del
sistema.
Versión 12.0 C3
Versión 12.0 C3
CASO PRÁCTICO:- ACCESO DE USUARIOS A LA EMPRESA, al usuario ya

antes creado se le va asignar el acceso a algunas operaciones en el sistema.
Versión 12.0 C3
Versión 12.0 C3
C4. CAMBIAR CLAVE DE USUARIO
Objetivo: Esta opción permite actualizar la contraseña del usuario para mantener
segura la información de la Empresa.
Versión 12.0 C4
CASO PRÁCTICO - CAMBIAR CLAVE DE USUARIO, actualizaremos la

contraseña del usuario para mantener segura la información de la Empresa.
Versión 12.0 C1
C5. DATOS DEL ACTIVO FIJO
Objetivo: Utilizamos esta ventana para registrar los activos fijos que la empresa
adquirió, debemos tener en cuenta que el ingreso de los activos en esta ventana es
el primer paso para tener el activo dentro del módulo Activos.
Podemos ingresar un nuevo activo, modificar uno existente o eliminar uno ya
registrado.
Versión 12.0 C5

Asignamos un código al activo que estamos
Código registrando. Este código debe necesariamente
iniciar con la letra A y contener hasta 9 dígitos.
Descripción Ingresamos una descripción al activo.
Ingresamos el tipo de medida que se acomoda al
Medida
activo.
Cta. Activo: Indicamos que cuenta será cargada
cuando realicemos la compra del activo.
Cuentas contables Cta. Depreciación: Indicamos que cuenta que se
utilizará para el registro de las depreciaciones del
activo fijo.
Seleccionamos la columna que será afectada en el
Compras
registro de compras.
Seleccionamos la columna que será afectada en el
Ventas
registro de ventas.
Permite importar los activos que la empresa registró
Importar
en el módulo Gestión Contable Financiero.
Nota: El código debe ser de tres (3), cinco (5) o nueve (9) dígitos, en todos los
casos inicia con la letra “A”:
3 dígitos: Familia
5 dígitos: Sub familia
6 a 9 dígitos: Producto
El sistema Activos permite importar la información que la empresa posea en el

módulo Gestión Contable. Para realizar la importación hacemos clic en el
botón :
Confirmamos para iniciar el proceso de importación de datos del módulo Gestión

Contable. En el módulo Activos se creara la familia y subfamilia de los productos
importados anteponiendo la letra “A” seguidamente dos dígitos (familia), dos
dígitos (subfamilia) y cuatro dígitos (Código del producto).
Versión 12.0 C5
Nota: Para poder realizar el proceso de importación el usuario debe contar con la
empresa configurada en ambos módulos.
Si el producto no cuenta originalmente con la familia y/o subfamilia el sistema

creará la descripción (o nombre del producto), el nombre.
Si se realiza el proceso de importación de datos en más de una oportunidad, los

datos que fueron modificados en el módulo de destino no serán alterados.
Si se modifican los datos importados del producto en la ventana Datos del

producto se tiene que realizar el cambio también en la ventana Dato del Activo
Fijo.
Versión 12.0 C5
CASO PRÁCTICO - DATOS DEL ACTIVO FIJO:
Versión 12.0 C5
C6. DATOS DE OCUPACION
Objetivo: Permite ingresar el código y nombre de cada una de las funciones que el
personal desempeña en la organización, esta información se solicita con el fin de
tener un control efectivo de los activos que pertenecen a la empresa.

Ingresamos un código para la identificación una
Código
ocupación o labor desempeñada en la organización.
Ingresamos la descripción de la ocupación que
Descripción
deseamos incluir o modificar uno ya existente.
Versión 12.0 C6
CASO PRÁCTICO - DATOS DE OCUPACIÓN
Versión 12.0 C6
C7. DATOS DEL DEPARTAMENTO
Objetivo: Permite identificar los departamentos existentes en la empresa y que

están haciendo uso de los activos (de propiedad de la empresa), para un control
efectivo de los activos que se posee, es decir podemos saber exactamente donde
se esta utilizando el activo.
Ubicación en la versión business:

Ingresamos un código para identificar el
Código
departamento.
Ingresamos el nombre o la denominación del
Descripción departamento en que la empresa tiene operando
activos de su propiedad.
Versión 12.0 C7
CASO PRÁCTICO - DATOS DEL DEPARTAMENTO:
Versión 12.0 C7
C8. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO
Objetivo: Permite ingresar el establecimiento en que se tiene operando un activo

propiedad de la empresa, es decir, la empresa puede tener sucursales u otras
oficinas en otro entorno geográfico y la identificación de estas oficinas y/o
sucursales permite controlar el uso adecuado de los activos que posee.
Versión 12.0 C8

Ingresamos el código que se le asigno a la oficina o
Código
sucursal.
Ingresamos el nombre de la oficina o sucursal en la
Descripción que se tiene operando activos de propiedad de la
empresa
Versión 12.0 C8
CASO PRÁCTICO - DATOS DEL ESTABLECIMIENTO:
Versión 12.0 C8
C9. DATOS DEL TRABAJADOR
Objetivo: Permite ingresar el código y nombre de un trabajador o funcionario

determinado que va a intervenir en el manejo de los activos, la función de esta
ventana es la de permitir asignar responsabilidades identificando a las personas
que van a hacer uso de los activos que la empresa posee.

Ingresamos un código para la identificación del
Código
trabajador.
Ingresamos el nombre del trabajador o funcionario
Nombres
que va hacer uso de un activo de la empresa.
Seleccionamos la ocupación que el trabajador tiene
Ocupación dentro de la empresa, (este dato se debió haber
ingresado en datos de ocupación).
Versión 12.0 C9
CASO PRÁCTICO - DATOS DEL TRABAJADOR:
Versión 12.0 C9
C10. DATOS DE FABRICANTE MARCA
Objetivo: Permite ingresar y mantener actualizada una base de datos que

contienen las marcas o denominaciones de los activos que la empresa utiliza, estas
marcas se van a utilizar en el registro de los activos, por lo que deben estar
permanentemente actualizadas.

Ingresamos un código para identificar a la marca o
Código
fabricante del activo.
Ingresamos la marca o denominación del activo, la
Descripción fábrica donde se origino este activo o también la
denominación que permita diferenciar los activos
Versión 12.0 C10

que la empresa posee.
Versión 12.0 C10

CASO PRÁCTICO - DATOS DE FÁBRICA - MARCA
Versión 12.0 C10

C11. DOCUMENTOS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de los tipos de documentos

que sustentan las transacciones comerciales que realiza la empresa, para facilitar
su identificación y contabilización.

Identifica el código del documento fuente que sustenta
Código las operaciones registradas, los comprobantes de pago
deben figurar con el respectivo código de SUNAT.
Descripción Corresponde al nombre del documento.
Versión 12.0 C11

CASO PRÁCTICO - DOCUMENTOS:
Versión 12.0 C11

C12. MOVIMIENTOS – INGRESOS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla movimientos de ingresos de

activo fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones
relacionadas a los activos a controlar, como por ejemplo: compra de vehículos,
inmuebles, maquinarias, etc. La correcta determinación de los parámetros de un
movimiento es de suma importancia al momento de realizar un ingreso de activos
en la ventana Ingreso de Activos.
Versión 12.0 C12


Identifica el código del movimiento que se desea
establecer. Acepta hasta 5 dígitos se recomienda
Código homogeneidad en los códigos, por Ejm: los dos
primeros dígitos 01 para los ingresos de activos a la
empresa (compras, etc.).
Ingreso a Inventarios: Todo movimiento que
implique un ingreso al inventario de activos o un
Tipo
incremento en el valor de los ya existentes. Ejm:
Compra de vehículos, mejoras al activo, etc.
Descripción del movimiento que se ha establecido.
Descripción Es de libre disposición por el usuario del sistema
Ejm: Compra de activo - factura.
Se indicará el código del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Se deberá ingresar la serie del documento que
vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresará tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignará 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en función al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
Seleccionamos el tipo de operación que estamos
T/Op. Sunat
realizando.
Esta opción se activará si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitación. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opción se activará si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
comisiones, corretajes, etc.
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opción se activará siempre y cuando el
Documento Negativo movimiento se refiera a una Nota de Crédito. Ejm:
La devolución de activos a proveedores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre áreas movimiento de activos entre las áreas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Compras registrarse al Libro de compras.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activará esta opción.
Inafecto Se tendrá en cuenta el documento fuente y de
Versión 12.0 C12

acuerdo a eso se activará o no esta opción.

Se activará si el movimiento está relacionado a una
operación exonerada del IGV.
En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
estos se referirán a la operación en su totalidad, aún
Exonerado
así haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el número de filas máximo que tendrá un
Número de Items
documento que será impreso.
Se activará sise desea imprimir el documento
relacionado al movimiento; una vez activado esta
opción se indicará la ruta del archivo de impresión.
Imprimir
Activado éste casillero la numeración del documento
es automática y se guiará por la Numeración de
Documentos del Menú Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeración de
Inhabilitar Numeración
documentos a imprimir no sea automática.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportación se realiza en línea
(Utilitarios/Opciones/en línea).
Mostrara el cuadro para definir los parámetros
R.Esp. necesarios para la afectación de un régimen en
particular. Clic en el botón .
Se ingresa la cuenta que se utilizará para el registro
Cuenta Contado
de la operación al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizará para registrar
Cuenta Crédito el compromiso de pago o cobranza si la operación
es al crédito. Ejm; 459.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operación que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en línea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Código del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. será afectado con la operación. Estaremos frente a
actividades de inversión en el caso de activos fijos.
Ingresamos la cuenta que se utilizará para la
Cuenta Débito
generación de un asiento automático.
Cuenta Crédito
Ingresamos el código de dos dígitos asignado por la
L/Reg.
SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
Versión 12.0 C12

el asiento contable.
Versión 12.0 C12

CASO PRÁCTICO - INGRESO DE ACTIVOS FIJOS:
Versión 12.0 C12

Versión 12.0 C12

C13. MOVIMIENTOS – SALIDAS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla movimientos salidas de activo

fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones relacionadas
a los activos a controlar, como por ejemplo: venta de vehículos, inmuebles,
maquinarias, etc. La correcta determinación de los parámetros de un movimiento
es de suma importancia al momento de realizar una salida de activos en la ventana
Disminuciones de Activos.

Identifica el código del movimiento que se desea
establecer. Acepta hasta 5 dígitos se recomienda
Código
homogeneidad en los códigos, por Ejm: los dos
primeros dígitos 02 para las salidas (baja de activos,
Versión 12.0 C13

ventas, etc.).
Salida de Inventarios: Todo movimiento que
implique una salida del inventario de activos o una
Tipo disminución en el valor de los ya existentes. Ejm:
Venta del vehículo de la empresa, baja de Activos,
etc.
Descripción del movimiento que se ha establecido.
Descripción Es de libre disposición por el usuario del sistema
Ejm: Venta de activo - factura.
Se indicará el código del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Se deberá ingresar la serie del documento que
vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresará tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignará 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en función al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
Seleccionamos el tipo de operación que estamos
T/Op. Sunat
realizando.
Esta opción se activará si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitación. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opción se activará si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opción se activará siempre y cuando el
movimiento se refiera a una Nota de Crédito. Ejm:
Documento Negativo
La devolución de activos por parte de los posibles
compradores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre áreas movimiento de activos entre las áreas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Ventas registrarse al Libro de ventas.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activará esta opción.
Se tendrá en cuenta el documento fuente y de
Inafecto
acuerdo a eso se activará o no esta opción.
Se activará si el movimiento está relacionado a una
Exonerado operación exonerada del IGV.
En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
Versión 12.0 C13

estos se referirán a la operación en su totalidad, aún

así haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el número de filas máximo que tendrá un
Número de Items
documento que será impreso.
Esta opción se activará si se desea imprimir el
documento relacionado al movimiento; una vez
activado esta opción se indicará la ruta del archivo
Imprimir de impresión.
Activado éste casillero la numeración del documento
es automática y se guiará por la Numeración de
Documentos del Menú Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeración de
Inhabilitar Numeración
documentos a imprimir no sea automática.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportación se realiza en línea
(Utilitarios/Opciones/en línea).
Mostrara el cuadro para definir los parámetros
R.Esp. necesarios para la afectación de un régimen en
particular. Clic en el botón .
Se ingresa la cuenta que se utilizará para el registro
Cuenta Contado
de la operación al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizará para registrar
Cuenta Crédito el compromiso de pago o cobranza si la operación
es al crédito. Ejm; 168.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operación que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en línea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Código del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. será afectado con la operación. Estaremos frente a
actividades de inversión en el caso de activos fijos.
Cuenta Débito
Cuenta Crédito
Ingresamos el código de dos dígitos asignado por la
L/Reg. SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
el asiento contable.
Versión 12.0 C13

CASO PRÁCTICO - MOVIMIENTOS DE SALIDA
Versión 12.0 C13

Versión 12.0 C13

C14. ENTIDADES
Objetivo: Actualiza la tabla entidades y otros que se emplearán en las

transacciones, para facilitar su identificación, contabilización y control.

Identifica el código del cliente, proveedor,
R.U.C.
Trabajadores, Bancos.
Se debe elegir el tipo de persona de acuerdo a la
T/persona
Sunat (Natural, Jurídica, ...).
No esta disponible para personas jurídicas, máximo
Ap. Paterno
20 caracteres.
Ap. Materno
20 caracteres.
Nombre 1
20 caracteres.
Nombre 2
20 caracteres.
Razón social, solo para personas jurídicas, máximo
R. Social
40 caracteres.
Versión 12.0 C14

Dirección o domicilio fiscal del cliente / proveedor,

Dirección
máximo 40 caracteres.
Se debe ingresar el teléfono del cliente / proveedor,
Teléfono
máximo 20 caracteres.
Se debe elegir el tipo de documento (DNI, RUC,
T/ Docum
Etc.)
Seleccionamos el tipo de código que pertenezca a la
Tipo entidad que estamos registrando. Presionamos Ctrl
+ L para poder acceder a los códigos disponibles.
Cada entidad (cliente, proveedor, etc.) tiene Datos Adicionales que en casos
particulares debemos definir. Estos datos adicionales se definen haciendo un clic
En el Botón de la ventana anterior, se muestra una ventana

con los siguientes campos:
También podemos obtener un listado clasificado de la Entidades (según el tipo de

código), haciendo un clic en el botón .
Versión 12.0 C14

CASO PRÁCTICO - ENTIDADES:
Versión 12.0 C14

C15. TIPO DE CODIGOS ENTIDADES
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Tipo de Códigos que se

emplearán para poder agrupar los datos ingresados en la opción entidades, por
ejemplo se puede seleccionar por clientes, proveedores, bancos, trabajadores, etc.

Código Carácter o número de codificación.
Descripción Nombre con el cual será reconocido el código.
Versión 12.0 C15

CASO PRÁCTICO – TIPOS DE CODIGOS ENTIDADES:
Versión 12.0 C15

C16. CENTRO DE COSTOS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Centros de Costos que se

emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y
contabilización. Esta tabla debe contener las descripciones de las áreas orgánicas
o funcionales a los que se destinan los gastos o costos de la empresa, por ejemplo,
la depreciación de un activo puede ser asignada a un centro de costos en
particular. Gracias a esta tabla se controla la utilidad operativa por cada área
orgánica o funcional.
Versión 12.0 C16


Identifica el código del centro de costos.
Primer Nivel: Debe ser de dos dígitos, este nivel
Código agrupa al segundo nivel.
Segundo Nivel: Debe ser de cuatro dígitos, el cual
utilizaremos en el ingreso de operaciones.
Corresponde a la descripción completa del centro de
Descripción
costo asociado al código indicado.
Permite importar el centro de costos del módulo
Importar
contable.
Versión 12.0 C16

CASO PRÁCTICO - CENTRO DE COSTOS:
Versión 12.0 C16

MENÚ PROCESO
D1. ELECCIÓN DE EMPRESA
Objetivo: El sistema esta diseñado para el trabajo con múltiples empresas, por lo
que es necesario que se elija la empresa de la cual se va a procesar sus datos.
Esta opción nos muestra un listado por cada año de todas las empresas
registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una.

Año Año de proceso de la empresa.
Nombre del Usuario con el que se va ingresará la
Usuario
empresa.
Clave de acceso del usuario, el sistema diferencia
Clave de Acceso entre letras minúsculas y mayúsculas, no acepta
números.
Versión 12.0 D1
CASO PRÁCTICO - ELEGIR EMPRESA
Versión 12.0 D1
D2. CAMBIO MES DE PROCESO
Objetivo: Permite cambiar el mes de proceso El Sistema procesa los datos por
meses, por lo que es necesario que el usuario elija el mes de proceso respectivo
antes de ingresar las operaciones.
El sistema valida la fecha al hacer el ingreso de datos y solo permite el ingreso de

información (o modificación de la ya existente) en el mes que corresponda.
Esta opción cuenta con 12 Meses: 01 al 12 (enero a diciembre).
Versión 12.0 D2
CASO PRÁCTICO - CAMBIO DE MES DE PROCESO
Versión 12.0 D2
D3. TIPO DE CAMBIO
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla de tipos de cambio que se

emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y
contabilización.

Fecha Fecha del tipo de cambio a registrar.
Tipo de cambio utilizado en las transacciones
TC comercial
comerciales.
Fecha De Publicación Ventas: tipo de cambio a fecha publicación venta.
Versión 12.0 D3
Compras: tipo de cambio a fecha publicación

compra.
Ventas: tipo de cambio a fecha de cierre venta.
Fecha De Cierre
Compras: tipo de cambio a fecha de cierre compra.
Genera todas las fechas del año en proceso con tipo
Genera
de cambio S/. 1.
Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el membrete, en

la parte izquierda Superior del reporte.
El botón genera el tipo de cambio para todo el año, el tipo de cambio

que asigna por defecto es 1.0000.
Versión 12.0 D3
CASO PRÁCTICO - TIPO DE CAMBIO:
Versión 12.0 D3
D4. INGRESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana es utilizada para realizar ingreso de activos a la empresa

por concepto de compra o similares.

Seleccionamos el código del movimiento que
identifica a la operación que vamos a realizar; los
Movimiento
cuales fueron definidos en la opción Movimientos
(Archivos Sistema/Movimientos).
Código del documento que se esta utilizando en la
Documento
operación.
Versión 12.0 D4
Serie y número del documento que sustenta la

Serie/Núm.
operación.
Ingresamos en Número de Identificación Tributaria
R.U.C.
del proveedor de activo fijo.
Seleccionamos el Centro de costos que será
afectado con la operación, para hacer uso de estos
C. Costos
previamente se deben definir en la ventana Centro
de Costos (Archivos Sistema/Centro de Costos).
F/Docum. Fecha en que se devenga la operación.
Se elegirá la forma de pago que se hace por la
transacción, puede ser al crédito o al contado, en
Pago caso que sea al crédito se activará el campo
F/Venc. Y podremos definir el vencimiento del
crédito.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utiliza en
Moneda
la compra del activo.
Ingresamos el Tipo de cambio a la fecha de la
T/cambio operación, si la operación es en Nuevos soles, el
sistema muestra como tipo de cambio 1.0000.
G/Remis Serie y Número de la Guía de Remisión.
Base Imp., Base Imp. Son las Bases Imponibles clasificados en tres
2,... columnas para el Registro de Ventas.
IGV 19.00%, IGV 2 Es el IGV correspondiente a la Base Imponible
19.00%... indicadas en Neto, Neto 2,...
Es el monto total de todos los productos que se
Inafecto, Exonerado
hayan definido como Infecto o Exonerado.
Total S/ ó US$ Es el monto total del documento.
Haciendo un clic en el botón de la ventana anterior o pulsando la tecla

INSERT se registrarán los activos que se están ingresando o comprando,
previamente se tiene que registrar en la ventana Datos del Producto (Archivos
/Datos del Producto):
Luego de registrar la compra del activo se tiene que procesar para controlar su
explotación en la empresa.

Seleccionamos el activo que se va a ingresar a la
empresa, para poder seleccionar este activo podemos
Código
digitar el código directamente o podemos utilizar el
buscador con la combinación de teclas Ctrl. + L.
Versión 12.0 D4
Al pulsar la tecla "D" en los campos Precio Compra, sale una ventana que nos
permite ingresar el porcentaje de descuento sobre el precio unitario del activo.
Al pulsar la tecla F6 en los campos Unidades, Precio venta o Total, el sistema

nos permite ingresar el porcentaje del Régimen Especial.
Al pulsar la combinación de teclas Ctrl+M se ingresa datos adjuntos a la operación.
Nota:
Para el tratamiento del régimen especial se debe considerar que la operación sea
al crédito y se debe presionar la tecla F6 y que el producto este activado
RÉGIMEN ESPECIAL. (En el sistema contable su tratamiento con las cuentas de
régimen especial será en la cancelación).
Versión 12.0 D4

Se debe activar cuando el movimiento este afecto a
Detracción
Detracción.
Percepción
Percepción.
Retención
Retención.
Renta de 4ta
Renta de 4ta.
Se debe ingresar solo cuando el porcentaje de
impuesto anteriormente indicado sea fijo. (Por ejemplo
%
si el porcentaje de retención para todos los casos sea
6% entonces se rellenará este ítem).
Se debe ingresar la serie del documento; si ésta existe,
al registrar la operación caso contrario no rellenar
Serie
debido a que casi siempre se sabe el número del
documento en la cancelación.
Se debe ingresar el número del documento; si ésta
existe, al registrar la operación caso contrario no
Número
rellenar debido a que casi siempre se sabe el número
del documento en la cancelación.
Monto Monto al que se aplicará el porcentaje.
Se ingresará la fecha del documento que origina el
Fecha
impuesto de Régimen Especial.
Si se tiene el porcentaje se calculará el monto en soles
S/. ó US$
o dólares como corresponda.
Fecha: Es la fecha de la guía de remisión que
acompaña al activo.
Guía de remisión
Número: Es el número de guía de remisión que
acompaña al activo
Versión 12.0 D4
MANEJO DE TECLAS (funciones rápidas):
Al pulsar la tecla F7, al momento de registrar un documento, en los campos

UNIDADES, PRECIO DE COMPRA , O TOTAL el sistema nos permite ingresar
o modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta y exonerada del Documento que
se registra al sistema.
Al pulsar la tecla F8 en los campos UNIDADES, PRECIO DE COMPRA O

TOTAL, el sistema nos permite ingresar una glosa a la operación.
Al pulsar la tecla F9 en el campo PRECIO DE COMPRA permite agregar el 19%

al VALOR DE COMPRA unitario de un activo, en el momento de registro.
La tecla F11 sirve para relacionar documentos, al presionar F11 sale una
ventana que permite la relación, y se rellena los datos del comprobante a
relacionar; es utilizado para aumentar los costos de los productos por flete,
La tecla F12 Recupera datos de detalle de otro documento, para evitar digitar
doble vez, al presionar F12 se muestra una ventana de ingreso que permite
recuperar los datos de otro documento; es mayormente utilizado para recuperar
notas de pedidos a factura o boletas. Para poder jalar datos es necesario
ingresar como mínimo el código de movimiento, la serie y número del
documento, y el código de la entidad.
Se puede notar que después de elegir el producto ingresamos las unidades y el

precio, automáticamente se calcula el total; si queremos calcular el costo
unitario a partir del total y las unidades acercamos el puntero del Mouse a la
cabecera del campo que deseamos que sea fijo, en este caso en el campo
unidades y nos damos cuenta que el puntero cambia de forma (flecha negra
apuntando hacia abajo), damos un clic y listo.
Existe la posibilidad de generar automáticamente el documento del Saldo Inicial,

basados en saldos cerrados al mes de diciembre en el periodo anterior.
Pulsando la combinación de teclas Ctrl + Inicio (en el campo Fecha).
Para generar el saldo inicial automático del presente periodo debe estar cerrado
los saldos del mes de diciembre del periodo anterior.
Versión 12.0 D4
CASO PRÁCTICO - INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
Versión 12.0 D4
Versión 12.0 D4
Versión 12.0 D4
D5. ELIMINAR INGRESOS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Mediante esta opción se eliminan operaciones que impliquen ingresos de

activos, es decir todas aquellas operaciones que fueron ingresadas por la opción
Ingresos a Activos.

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo para
Documento
la adquisición del activo.
Se deberá ingresar la serie y el número del
Serie / número
documento que se utilizó para la compra del activo.
Ingrese el Número de Identificación Tributaria de la
R.U.C. entidad con la que se realizó la transacción
comercial.
Versión 12.0 D5
Nota:
Al hacer clic en el botón , el sistema borra el documento u operación

en forma lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar el documento u
operación; pero si se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú UTILITARIOS,
se borra tanto en forma lógica como física y por lo tanto ya no es posible
recuperarlo.
Versión 12.0 D5
CASO PRÁCTICO - ELIMINAR INGRESO DE ACTIVO FIJOS
Versión 12.0 D5
D6. PROCESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana permite procesar los activos ingresados en la ventana

anterior, podemos indicar las características del activo, estado, marca, etc.
En esta ventana solo podemos visualizar los activos que han sido adquiridos por la
entidad pero que aun no han sido procesados.
Si hacemos clic en el botón se muestra la siguiente ventana que

permite asignarle una descripción al activo que se esta procesando:
Versión 12.0 D6
El botón permite copiar la descripción a varios activos que debido a su

homogeneidad en las características no precisan mayor detalle.
Para ingresar la información sobre cada activo hacemos clic en el

botón :
Versión 12.0 D6

Indicamos el estado actual del activo, podemos
Estado
seleccionar entre Bueno, Regular o Malo.
Seleccionamos si el activo es Principal o esta
Tipo
relacionado a otro.
Seleccionamos el activo principal al cual esta
Relacionado relacionado. Solo se activa si en la opción anterior
hemos seleccionado Relacionado.
Seleccionamos la marca del activo que estamos
procesando. Las diferentes marcas las debemos
Marca
ingresar por la opción Datos de Fabricante –
Marca.
Ingresamos el modelo del activo que estamos
Modelo
procesando.
Ingresamos la serie, placa u otro código que permita
Serie/Placa
identificar plenamente al activo.
Este campo sirve para que el usuario pueda
ingresar información sobre el activo fijo que pueda
Observaciones ser de utilidad a la administración de estos con el
objetivo de que los responsables puedan tomar
adecuadas decisiones.
Depreciar Activamos para indicar que el activo será objeto de
Versión 12.0 D6
depreciación.
Seleccionar el tipo de activo con el fin de obtener los
Tipo de activo fijo
libros tributarios.
Seleccionar el estado del activo con el fin de obtener
Estado de activo fijo
los libros tributarios
Para continuar ingresando información más detallada sobre el activo que estamos
procesando, hacemos clic en el botón :

Indicamos la fecha en que el activo iniciara sus
F. Inicio Oper.
operaciones en la empresa.
Seleccionamos el método de depreciación que se va a
utiliza para el cálculo:
El método de depreciación que se utilizará debe reflejar
el patrón con arreglo al cual se espera que sean
consumidos por parte de la entidad, los beneficios
económicos futuros del activo.
Línea Recta: El método de Línea Recta considera que
la depreciación es en función del tiempo y no de uso.
Este método se usa ampliamente en la práctica por lo
sencillo que resulta su aplicación por parte del usuario
Método
del sistema.
Unidades Producidas: El método de unidades
producidas esta en función a la cantidad de unidades
que el usuario va a producir haciendo uso del activo, en
un período determinado (generalmente en años).
Saldo Decreciente: En el método del Saldo
Decreciente el porcentaje se aplica directamente al
costo del activo sin restarle el valor residual. Esta es
una particularidad del método, sin embargo el efecto al
realizar los cálculos respectivos es el mismo, puesto
Versión 12.0 D6
que durante la aplicación de este método se consume

todo el importe amortizable (esto es el Costo de
Adquisición menos Valor Residual).
Ingresamos el documento que autoriza a la empresa el
uso de un método de depreciación distinto al de Línea
Recta, este documento será emitido por la
Doc. Autori. Administración Tributaria. El usuario debe tener en
cuenta que el método Línea recta no requiere
comunicación previa a la Administración Tributaria para
su aplicación por el contribuyente.
Se activa cuando seleccionamos el método Unidades
Producidas como método de depreciación a ser
Valor Util - Cantidad aplicado por la entidad. Ingresaremos en este campo la
cantidad de unidades que se pretende producir
haciendo uso del activo.
Se activa cuando seleccionamos el método Unidades
Producidas como método de depreciación.
Unidad de Medida
Ingresamos la unidad de medida que manejan los
productos generados por el activo.
Indicamos cual es el valor residual del activo que se
considerará para el cálculo de la depreciación.
Valor Residual Debemos tener en cuenta que el Importe depreciable
es aquel que se determina deduciendo del costo del
activo, el importe del valor residual del mismo.
Ingresamos el tiempo de vida útil del activo expresado
Vida Util - Años
en años.
Ingresamos el tiempo de vida útil del activo expresado
en meses, debemos tener en cuenta que si ya hemos
Vida Util - Meses
ingresado el tiempo en años el tiempo en meses se
autogenerará.
La tasa de depreciación anual que se aplicará al activo
Tasa se genera automáticamente si se ha ingresado el
tiempo en años o meses.
Ingresamos información relacionada a la
contabilización del activo tales como el centro de
costos que va a ser afectado, la cuenta del activo que
se utilizará, la cuenta que se utilizará para la
depreciación, etc.:
Cuenta Depreciación: Indicamos la cuenta que se
utilizará para registrar la depreciación del período.
Cuenta de Activo: Indicamos la cuenta que se utilizará
Afectación Contable para la contabilización del activo.
Cuenta de baja y/o retiro:
Indicamos la cuenta que se utilizará para la
contabilización del retiro.
Cuenta de Gasto: Indicamos la cuenta que se utilizará
para la afectación a resultados.
Debemos tener en cuenta que el ingreso de la cuenta
para depreciación, cuenta de activo y cuenta de gasto
son de observancia obligatoria.
Versión 12.0 D6
Para culminar con el proceso de activación cerramos esta ventana y hacemos clic
en el botón Grabar en la siguiente.
Versión 12.0 D6
CASO PRÁCTICO - PROCESOS DE ACTIVOS:
Versión 12.0 D6
Versión 12.0 D6
Versión 12.0 D6
Versión 12.0 D6
Versión 12.0 D6
D7. DETALLE DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Utilizamos esta ventana para visualizar los activos que la empresa
posee, también podemos modificar la información previamente ingresada.
Otra función de esta ventana es que nos permite tener una vista previa de las
condiciones actuales del activo, también podemos acceder al historial del activo.
Se muestran en la ventana las siguientes columnas:
Versión 12.0 D7
En la parte superior

Código: Es el código que se le ha asignado al activo.
Producto Descripción del activo registrado.
Adquisición Muestra la fecha de adquisición del activo.
Estado Muestra el estado actual del activo.
Valor Muestra el valor con que el activo fue registrado
Muestra el porcentaje (%) de depreciación que será
Tasa
de aplicación al activo.
Muestra el método de depreciación con que se
Método
deprecia el activo.
En la parte inferior

Indica el tipo y el número de documento que
Documento
sustenta la operación relacionada al activo.
Fecha Muestra la fecha del documento.
Muestra los importes de los aumentos en el valor del
Aumento
activo.
Muestra los importes de las disminuciones en el
Disminuciones
valor del activo.
Saldo Diferencia entre los aumentos y las disminuciones.
Muestra el tipo de movimiento que dio origen al
Tipo movimiento
activo.
Glosa Muestra la glosa al realizar el ingreso del activo.
Esta ventana también muestra como información adicional la sumatoria de los

activos, diferenciados en función al método de depreciación que están utilizando. El
sistema tiene predefinido un color específico para cada método de depreciación:
Azul: Si el método que se esta utilizando es: Línea Recta.

Verde: Si el método que se esta utilizando es: Unidades Producidas.
Marrón: Si el método que se esta utilizando es: Saldo Decreciente.
Estos colores son referenciales, están en función al hardware utilizado por el

usuario.
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que están relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Versión 12.0 D7
Si hacemos clic en el botón podemos modificar la información

ingresada sobre el activo. Debemos tener en cuenta que la información del activo
se ingresa haciendo uso de las opciones del menú Proceso.

Visualizamos el código del activo cuya información
Código
vamos a modificar.
Descripción Ingresamos el nombre o descripción del activo.
Indicamos el tipo de activo: Principal o
Tipo
Relacionado.
Se activa solo si hemos seleccionado la opción
Relacionado Relacionado anteriormente. En la ventana
desplegable debemos seleccionar el activo principal.
Indicamos la condición actual del activo:
Bueno: Si el activo esta en optimas condiciones
Regular: Si el activo no cumple con las
Condición
características para ser considerado bueno.
Malo: Si el activo no cumple con las características
para ser considerado regular.
Estado Indicamos el estado del activo, en caso de que se
Versión 12.0 D7
retire el activo de la actividad, debemos indicar la

fecha de baja.
Marca: Seleccionamos la marca del activo.
Modelo: Seleccionamos el modelo del activo
Características ingresado.
Serie/Placa: Ingresamos el código de identificación
del activo.
Ingresamos información sobre el activo: Activación,
Datos
Depreciación y Cuentas Contables.
Ingresamos las observaciones que el usuario crea
Observaciones
conveniente.
Indicamos si el activo va a ser objeto de cálculo por
Cálculo de REI
exposición a la Inflación.
1. Hacemos clic en el botón para ingresar información

relacionada a la compra del activo tales como la fecha de adquisición, la fecha en
que empezará a operar en la empresa, el monto de la compra, el documento que
se utilizo, etc.
En esta ventana solo se permite modificar la fecha de inicio de operaciones del

activo. La información adicional a esta que se pretenda modificar se debe realizar
en las ventanas que les dieron origen.
Versión 12.0 D7
2. Hacemos clic en el botón para modificar la información

relacionada al agotamiento del activo, tales como el método que se va a utilizar, el
tiempo en que se va a depreciar el activo, la tasa con que se depreciará, etc.
D5
D5
Saldo Inicial Ingresamos el saldo inicial del activo.
Ingresamos la depreciación que el activo lleva
Deprecia. Acumulada
acumulada.
Podemos modificar el método de depreciación que
Método
se utilizará.
Seleccionamos la categoría que corresponda al
Categoría
activo que estamos registrando.
Modificamos el documento de autorización de ser el
Doc. Autori.
caso.
Se activa cuando seleccionamos el método
Unidades Producidas como método de
depreciación a ser aplicado por la entidad.
Valor útil - Cantidad
Ingresaremos en este campo la cantidad de
unidades que se pretende producir haciendo uso del
activo.
Se activa cuando seleccionamos el método
Unidad de Medida Unidades Producidas como método de
depreciación.
Versión 12.0 D7
Ingresamos la unidad de medida que manejan los

productos generados por el activo.
Modificamos el importe que se tomará como valor
Valor Residual residual del activo que se considerará para el
cálculo de la depreciación.
Modificamos el tiempo de vida útil del activo
expresado en años, el sistema calculara
Vida útil - Años
automáticamente el tiempo expresado en meses y la
tasa de depreciación que aplicará al activo. D5
Si ingresamos el tiempo de vida útil en años en el
Vida útil - Meses ítem anterior podemos visualizar la equivalencia en
meses.
Si ingresamos el tiempo de vida útil en años en el
ítem Vida Útil, podemos visualizar la tasa anual que
Tasa
el sistema utilizará para el cálculo de la
depreciación.
Al marcar esta opción se deshabilita el cálculo de la
Cálculo de depreciación depreciación el activo seleccionado.
Si hacemos clic en el botón podemos modificar información

relacionada a la contabilización del activo tales como el centro de costos que va a
ser afectado, la cuenta del activo que se utilizará, la cuenta que se utilizará para la
depreciación, etc.

Indicamos el centro de costo al cual va a afectar la
Centro de Costo
depreciación del activo.
Indicamos la cuenta del activo que se va afectar, en
Cta. Activo
función al tipo de activo que se este ingresando.
Indicamos la cuenta que se va utilizar para el
Cta. Depreciación
registro de la depreciación.
Indicamos la cuenta de gasto que va a ser afectada
Cta. Gasto con la depreciación. Al hacer CLICK en se
despliega la ventana para poder relacionar el activo
a un centro de costos o a cuentas de gastos.
Versión 12.0 D7
• Haciendo clic en el botón se añade un ítem nuevo.
• Ubicándonos en la columna CÓDIGO, presione "CRTL + L", mostrara la lista

CENTRO DE COSTOS (Si tiene instalado el MÓDULO CONTABLE
FINANCIERO sino fuera el caso del mismo MÓDULO DE ACTIVOS).
• Ubicándonos en la columna CUENTA, presione la tecla "CTRL+L", mostrara

la lista PLAN CONTABLE (MODULO CONTABLE FINANCIERO).
• Ubicándonos en la columna % podremos manejar el porcentaje por centro de

costos o en su caso de las cuentas de gasto.
• Haciendo clic en el botón se elimina el ítem donde se encuentre

ubicado.
Versión 12.0 D7
Utilizando el botón podemos ingresar información respecto a los

responsables del manejo del activo, el área en la que va a operar, entre otros datos
de interés para la administración de la entidad.
Para el ingreso de un nuevo ítem en el historial del activo, hacemos clic en

botón .
Versión 12.0 D7

Ítem Ingresamos un nuevo ítem para los datos a ingresar.
Seleccionamos la fecha inicial correspondiente a la
Fecha Inicial
utilización del activo en un área específica.
Indicamos la fecha en que la posesión del activo
Fecha Final
culmina para un área específica.
Seleccionamos a la persona responsable del
Responsable manejo del activo, esta persona deberá utilizar el
activo en beneficio de la entidad.
Seleccionamos a la persona que ostenta el cargo de
Jefe de Área
Jefe del Área en que el activo estará operando.
Dep. / Área Seleccionamos el área en que el activo operara.
Seleccionamos el local de propiedad de la entidad
(o que mantenga relación con esta) en que el activo
Ubicación Local
estará operando por el tiempo indicado
anteriormente.
Esta área es de libre uso para el usuario del
sistema, se recomienda ingresar datos que ayuden
Observaciones
a mantener un control más efectivo del activo,
propiedad de la entidad.
Utilizamos el botón para poder visualizar una vista previa sobre el

activo, los datos ingresados sobre el activo en las ventanas anteriores y los
cálculos efectuados a este.
Versión 12.0 D7
CASO PRÁCTICO - DETALLE DE ACTIVOS FIJOS:
Versión 12.0 D7
Versión 12.0 D7
D8. AGREGAR ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar los incrementos en el valor contable de los activos fijos
que la empresa tiene registrados.

Seleccionamos el movimiento que fue diseñado
para registrar un aumento en el valor de los activos.
Movimiento
Para crear un movimiento ingresamos a la ventana
Movimientos (Archivos sistema/Movimientos).
Serie/Num. Ingresamos la serie y el número del documento que
Versión 12.0 D8
sustenta la adquisición que incrementara el aumento

en el valor del activo.
R.U.C. Seleccionamos la empresa que proveedora.
Ingresamos la fecha en que se realizó la
F/ Docum
adquisición.
Indicamos si se va a realizar el pago al contado o si
Pago
se esta realizando la compra al crédito.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utilizo en
Moneda
la operación.
Indicamos el tipo de cambio. Si la operación se
Tipo de Cambio realizo en moneda nacional se debe consignar el un
tipo de cambio de 1.000.
Indicamos la serie y número de la Guía de Remisión
G/Remisión
utilizada para trasladar la adquisición.
Indicamos la condición de pago, estos datos se
Condición toman de la opción Forma de Pago (Archivos
Sistema/Forma de Pago).
Al hacer clic en el botón seleccionamos el activo que esta

incrementando su valor.
Versión 12.0 D8
CASO PRÁCTICO - AGREGAR ADICIONES:
Versión 12.0 D8
Versión 12.0 D8
Versión 12.0 D8
D9. ELIMINAR ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las operaciones que incrementaron el valor de los

activos como consecuencia de adiciones efectuadas:

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo en la
Documento
adición.
Ingresamos la serie y el número del documento que
Serie/Num se utilizó en la operación que adiciono valor al
activo.
Seleccionamos el Número de Identificación
R.U.C.
Tributaria del proveedor.
Versión 12.0 D9
Hacemos clic en el botón para eliminar la adición del sistema.
Nota:
Al hacer clic en el botón Eliminar, el sistema borra la adición u operación en forma

lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar los datos de esta operación; pero si
se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú UTILITARIOS, se borra tanto en
forma lógica como física y por lo tanto ya no es posible recuperarlo.
Versión 12.0 D9
CASO PRÁCTICO - ELIMINACIÓN DE ADICIONES:
Versión 12.0 D9
D10. AGREGAR DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar las operaciones que disminuyen valor a los activos que
la empresa posee o que representan bajas en los libros de la empresa.

Seleccionamos le movimiento que ha sido creado
Movimiento para registrar una disminución en el valor de los
activos.
Serie/Num Indicamos el número del documento que se va a
Versión 12.0 D10

utilizar.
Seleccionamos el Número de Identificación tributaria
R.U.C.
de la empresa.
Indicamos la fecha en que se realiza la disminución
Fecha
en el valor del activo.
Moneda Seleccionamos el tipo de moneda que corresponda.
Indicamos el tipo de cambio que corresponda, solo
Tipo de Cambio
si la operación se realizó en moneda extranjera.
Ingresamos la serie y el número de la Guía de
G/.Remisión
Remisión.
Versión 12.0 D10

CASO PRÁCTICO - AGREGAR DISMINUCIONES:
Versión 12.0 D10

Versión 12.0 D10

D11. ELIMINAR DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las disminuciones en el valor de los activos que se

hubieran registrado en el sistema. Estas disminuciones pueden ser producto de
bajas o retiros registrados.

Ingresamos el documento que se utilizo en
Documento
disminución de los activos.
Ingresamos la serie y el número del documento que
Serie/Num
se utilizó para ingresar una disminución.
Ingresamos el Número de Identificación Tributaria
R.U.C.
que utilizamos al realizar la disminución.
Versión 12.0 D11

Nota:
Al hacer clic en el botón , el sistema borra la disminución de activo fijo

en forma lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar los datos de esta
operación; pero si se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú UTILITARIOS,
se borra tanto en forma lógica como física y por lo tanto ya no es posible
recuperarlo.
Podemos utilizar el botón Eliminación Múltiple para realizar las eliminaciones de

las disminuciones de activos por grupos, en un rango de documentos.
Versión 12.0 D11

CASO PRÁCTICO - ELIMINAR DISMINUCIONES:
Versión 12.0 D11

D12. CALCULO DEL REI
Objetivo: Permite el cálculo del Resultado por Exposición a la Inflación, concepto

al que están afectos todos los rubros no monetarios, también permite el ajuste de la
depreciación de los activos que la empresa posee.
Para el cálculo del REI se requiere que el módulo Gestión Activo Fijo este en
línea con el módulo Gestión Contable Financiero.
Utilizamos el botón para poder seleccionar el alcance del reporte, es

decir personalizar los ítems que serán considerados para el cálculo del REI.
Versión 12.0 D12

Hacemos clic en el botón Para generar el asiento correspondiente al

REI en el módulo Gestión Contable Financiero, debemos tener en cuenta que
para que el asiento se genere con éxito, el módulo Gestión Activo Fijo debe estar
en línea con el módulo Gestión Contable Financiero.
Versión 12.0 D12

D13. CALCULO DE LA DEPRECIACION – LÍNEA RECTA
Objetivo: Permite el cálculo de la depreciación de los activos que la empresa

posee, este cálculo estará en función de la tasa que previamente se ha asignado.
Se recomienda la observancia de la normas tributarias vigentes y aplicables a la

actividad de la empresa así como también como las normas contables (NIC’s,
NIIF’s y otras aplicables a la entidad). Se recuerda esto porque el uso del
sistema contable es de responsabilidad del usuario, el Sistema Activos esta
orientado a llevar un control eficiente de los activos que posee la entidad, es por
este motivo que las diferencias que pudieran surgir por la aplicación de tasas
distintas a las permitidas por la legislación vigente y que originen diferencias
(temporales o permanentes), deben ser tratados como se indique en la norma
respectiva (para este caso debemos revisar la NIC 12 Impuesto a la Renta).
Versión 12.0 D13

Para iniciar el cálculo hacemos clic en el botón . Este cálculo se

realiza por el mes de trabajo, por ejemplo, si el mes de proceso es Mayo el
cálculo que se realizará será sólo del mes de proceso (Mayo), para realizar el
cálculo de los otros meses debemos cambiar el mes de proceso al mes en que
se desee calcular la depreciación.
El botón genera el asiento por depreciación, para poder utilizar esta

opción debemos contar con la empresa creada en el modulo Gestión Contable
Financiero.
Al hacer clic en el botón Generar se mostrara la siguiente ventana
A ser clic en el botón Exportar, para generar los asientos de depreciación el

contable financiero.
El sistema enviará un aviso de confirmación:
El botón lo utilizamos para poder limpiar los cálculos efectuados, se

eliminarán los cálculos de depreciación de todos los activos en un periodo
determinado.
Nota:
Si el usuario ya ha generado los asientos por depreciación en el módulo Gestión

Contable Financiero, primero debe eliminar estos para poder generar nuevos
asientos, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario:
Versión 12.0 D13

Versión 12.0 D13

CASO PRÁCTICO - CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN – LÍNEA RECTA:
Versión 12.0 D13

Versión 12.0 D13

D14. CALCULO DE LA DEPRECIACION – UNIDADES PRODUCIDAS

Las ventanas son similares en los tres procesos de depreciación de activos (Línea
recta, Unidades Producidas y Saldos Decrecientes).

NIIF’s y otras aplicables a la entidad). Se recuerda esto porque el uso del sistema
contable es de responsabilidad del usuario, el Sistema Activos esta orientado a
llevar un control eficiente de los activos que posee la entidad, es por este motivo
que las diferencias que pudieran surgir por la aplicación de tasas distintas a las
permitidas por la legislación vigente y que originen diferencias (temporales o
permanentes), deben ser tratados como se indique en la norma respectiva (para
este caso debemos revisar la NIC 12 Impuesto a la Renta).
Para iniciar el cálculo hacemos clic en el botón . Este cálculo se realiza

por el mes de trabajo, por ejemplo, si el mes de proceso es Mayo el cálculo que se
realizará será sólo del mes de proceso (Mayo), para realizar el cálculo de los otros
meses debemos cambiar el mes de proceso al mes en que se desee calcular la
depreciación.

Financiero.
En la casilla se tiene la opción de

elegir el subdiario en el cual se desea generar el asiento, ya sea digitando o
haciendo la combinación de teclas Ctrl + L.
Versión 12.0 D14

D15. CALCULO DE LA DEPRECIACION – SALDOS DECRECIENTES

Las ventanas son similares en los tres procesos de depreciación de activos (Línea
recta, Unidades Producidas y Saldos Decrecientes).

NIIF’s y otras aplicables a la entidad). Se recuerda esto porque el uso del sistema
contable es de responsabilidad del usuario, el Sistema Activos esta orientado a
llevar un control eficiente de los activos que posee la entidad, es por este motivo
que las diferencias que pudieran surgir por la aplicación de tasas distintas a las
permitidas por la legislación vigente y que originen diferencias (temporales o
permanentes), deben ser tratados como se indique en la norma respectiva (para
este caso debemos revisar la NIC 12 Impuesto a la Renta).
Para iniciar el cálculo hacemos clic en el botón . Este cálculo se realiza

por el mes de trabajo, por ejemplo, si el mes de proceso es Mayo el cálculo que se
realizará será sólo del mes de proceso (Mayo), para realizar el cálculo de los otros
meses debemos cambiar el mes de proceso al mes en que se desee calcular la
depreciación.

Financiero.
En la casilla se tiene la opción de

elegir el subdiario en el cual se desea generar el asiento, ya sea digitando o
haciendo la combinación de teclas Ctrl + L.
Versión 12.0 D15

CASO PRÁCTICO - CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN – SALDOS

DECRECIENTES:
Versión 12.0 D15

Versión 12.0 D15

D16. RETIRO Y BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Permite visualizar los activos de la entidad que se encuentran en

condición de uso o si ya se encuentran en retiro o baja, también permite realizar
asientos de retiro baja.
Al marcar los cuadros de cada ítem el activo cambiara de estado a baja a la

fecha de la computadora y al marcar nuevamente vuelve a su estado inicial.
Versión 12.0 D16

CASO PRÁCTICO - RETIRO Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS.
Versión 12.0 D16

MENÚ REPORTES
E1. REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de ingreso de activos fijos a la empresa.

Del mes...: Muestra las operaciones registradas de
tipo Ingreso de activos del mes de proceso.
Periodo
Acumulado al mes...: Muestra las operaciones de
tipo Ingreso de activos acumulado al mes de
Versión 12.0 E1
proceso.
Entre Fechas: Permite especificar un periodo

ingresando la fecha inicial y final de del periodo a
consultar.
Nos permite elegir el tipo de moneda en la que
Moneda
saldrá el reporte.
Nos permite especificar un código (NIT) de
R.U.C. proveedor para visualizar las compras que se haya
hecho de este en el periodo determinado
Todo: Nos muestra operaciones que inciden a
registro compras (Ejm: compra con Factura) y
aquellos ingresos que no inciden a registro de
compras (Ejm: Sobrantes de mercaderías, etc.)
Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

Alcance
operaciones que tienen incidencia en el registro de
compras.
No Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

operaciones que no tienen incidencia en el registro
de compras.
Todo: Nos muestra operaciones tanto al contado
como al crédito.
Modo de Pago Contado: Nos muestra aquellas operaciones al

contado.
Crédito: Nos muestra operaciones al crédito.

Nos permite especificar un código del departamento,
Departamento en el caso de que la empresa maneje varios
departamentos.
Nos permite especificar un código de centro de
C. Costos costo, en el caso de que la empresa controle
centros de costos.
Nos permite especificar un código del responsable
Responsable
del activo fijo.
Permite especificar el movimiento con el que saldrá
Movimiento
el reporte.
Documento Nos permite especificar el tipo de documento.
Versión 12.0 E1
CASO PRÁCTICO - REPORTE DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS:
Versión 12.0 E1
Versión 12.0 E1
E2. REPORTE DE ADICIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de adiciones de activos fijos de la empresa.

Periodo Acumulado al mes...: Muestra las operaciones de

proceso.
Versión 12.0 E2

consultar.
Moneda
saldrá el reporte.
compras (Ejm: Sobrantes de mercaderías, etc.)

Alcance
compras.

de compras.
como al crédito.

contado.

departamentos.
centros de costos.
Responsable
del activo fijo.
Movimiento
el reporte.
Versión 12.0 E2
CASO PRÁCTICO - REPORTE DE ADICIONES:
Versión 12.0 E2
Versión 12.0 E2
E3. REPORTE DE DISMINUCIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de disminuciones de activos fijos de la empresa.

Periodo
Acumulado al mes...: Muestra las operaciones de
Versión 12.0 E3
proceso.

consultar.
Moneda
saldrá el reporte.
compras.

Alcance
compras.

de compras.
como al crédito.

contado.

departamentos.
centros de costos.
Responsable
del activo fijo.
Movimiento
el reporte.
Versión 12.0 E3
CASO PRÁCTICO - REPORTE DE DISMINUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS:
Versión 12.0 E3
Versión 12.0 E3
E4. RESUMEN DE INGRESOS
Objetivo: Permite obtener un reporte de todos los ingresos de activos que se

realizaron en la empresa, muestra la información necesaria de cada activo tales
como: el documento utilizado en la adquisición, las condiciones de compra, el
importe en total, la descripción del activo, etc.
Utilizamos el botón para imprimir el reporte, exportar a otra aplicación

o mostrar una vista previa de uno, varios o todos los activos que se muestran en la
ventana, para esto debemos seleccionar (check) los activos deseados.
Versión 12.0 E4
CASO PRÁCTICO - RESUMEN DE INGRESOS:
Versión 12.0 E4
Versión 12.0 E4
E5. REPORTE ACTIVO FIJO
Objetivo: Permite obtener un reporte del los activos fijos que la empresa posee,
así como las variaciones en el valor de estos:
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que están relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Utilizamos el botón para actualizar la información del sistema Activos.
Versión 12.0 E5
El botón permite obtener una vista de todos los datos relevantes del
activo, los aumentos, disminuciones, revaluaciones y otros ajustes efectuados al
activo.
Versión 12.0 E5
CASO PRÁCTICO - REPORTE DE ACTIVOS FIJOS:
Versión 12.0 E5
E6. REPORTE NO REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos que
la empresa posee, principales y relacionados, y que no han sido objeto de algún
tipo de revaluación.
Utilizamos el botón para ubicar rápidamente un activo, en los casos

en que la empresa posea un amplio registro de estos.
Hacemos clic en el botón para poder seleccionar los ítems que se

mostrarán en el reporte.
Utilizamos el botón para elegir el reporte a obtener ya sea en formato

largo o A4
Versión 12.0 E6
Y luego elegir el destino que se le asignará al Reporte: Previo, Tabla Fox, Microsoft
Excel, Impresora matricial, etc.
El botón permite visualizar los datos generales del activo así como su
información contable
Versión 12.0 E6
CASO PRÁCTICO - REPORTE NO REVALUADO – DETALLADO:
Versión 12.0 E6
Versión 12.0 E6
E7. REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente solo a los activos que
tengan la calidad de principales y que no han sido objeto de algún tipo de
revaluación.



largo o A4
Versión 12.0 E7
información contable.
Versión 12.0 E7
CASO PRÁCTICO - REPORTE NO REVALUADO - RESUMEN X PRINCIPAL:
Versión 12.0 E7
Versión 12.0 E7
E8. REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN POR CTA. ACTIVO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que no han sido
objeto de algún tipo de revaluación.



largo o A4
Versión 12.0 E8
Versión 12.0 E8
CASO PRÁCTICO - REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN X CTA ACTIVO:
Versión 12.0 E8
Versión 12.0 E8
E9. REPORTE NO REVALUADO - OBSOLETOS
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos activos
obsoletos (totalmente depreciados).



largo o A4
Versión 12.0 E9
Versión 12.0 E9
CASO PRÁCTICO - REPORTE NO REVALUADO – OBSOLETO:
Versión 12.0 E9
Versión 12.0 E9
E10. REPORTE REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos que
la empresa posee, principales y relacionados, y que han sido objeto de algún tipo
de revaluación.



largo o A4
Versión 12.0 E10

.
Versión 12.0 E10

CASO PRÁCTICO - REPORTE REVALUADO – DETALLADO:
Versión 12.0 E10

Versión 12.0 E10

E11. REPORTE REVALUADO – RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente solo a los activos que
tengan la calidad de principales y que han sido objeto de algún tipo de revaluación.



largo o A4
Versión 12.0 E11

Y luego elegir el destino que se le asignará al Reporte: Previo, Tabla Fox,

Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.
Versión 12.0 E11

CASO PRÁCTICO - REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN X PRINCIPAL:
Versión 12.0 E11

Versión 12.0 E11

E12. REPORTE REVALUADO – RESUMEN POR CTA. ACTIVO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que han sido
objeto de algún tipo de revaluación.



largo o A4
Versión 12.0 E12

Versión 12.0 E12

CASO PRÁCTICO - REPORTE REVALUADO - RESUMEN X CTA ACTIVO:
Versión 12.0 E12

Versión 12.0 E12

E13. REPORTE DE UBICACIÓN
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos que la
empresa posee, su ubicación física actual, el jefe o empleado que es el
responsable del activo y área en que se encuentra operando.
Versión 12.0 E13


Ultima ubicación o Muestra un reporte del último movimiento que hubo
movimiento en los activos que la empresa administra.
Muestra todos los movimientos que ocurrieron con
Rango de fechas
los activos en un rango determinado de fechas.
Del Fecha inicial para iniciar la formulación del reporte.
Al Fecha final para iniciar la formulación del reporte.
Selecciona todos los activos que la empresa posee.
Nota: También podemos seleccionar el, o los

Seleccionar todo
activos que deseamos visualizar en el reporte
haciendo clic en el cuadro que esta al lado derecho
de cada activo.

Versión 12.0 E13

Hacemos clic en el botón para poder elegir el destino del reporte:

Previo, Tabla fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.; a continuación se
muestra una imagen de la vista previa, visualizar el reporte:
Versión 12.0 E13

CASO PRÁCTICO - REPORTE DE UBICACIÓN:
Versión 12.0 E13

Versión 12.0 E13

E14. REPORTE DIFERENCIA DE CAMBIO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos que la
empresa posee cuyo ingreso se realizó en moneda extranjera (MENÚ PROCESO /
INGRESO DE ACTIVOS FIJOS), este reporte mostrará todos los activos que
tengan esta característica o si se desea, mostrará todos los comprendidos en un
rango de tiempo determinado.

Si desea filtrar los activos adquiridos en moneda
Del extranjera en un rango de tiempo determinado,
indicamos la fecha inicial.
Al Indicamos la fecha final.

Versión 12.0 E14

Utilizamos el botón para poder obtener mayor detalle referente a las

letras de pago que correspondan al activo.
Utilizamos el botón para elegir el destino que se le asignará al

Reporte Diferencia de Cambio: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora
matricial, etc.; a continuación se muestra una vista previa del reporte:
Versión 12.0 E14

CASO PRÁCTICO - REPORTE DE DIFERENCIA DE CAMBIO:
Versión 12.0 E14

Versión 12.0 E14

E15. REPORTE SUNAT - Detalle de los Activos Fijos No Revaluados:
Objetivo:
Este reporte nos muestra la información registrada anualmente, proveniente de la
entrada y salida de los activos fijos, así como la depreciación respectiva referente a
todos los activos requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de acuerdo a la
Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) vigente para el
ejercicio 2012.
Ubicación:


Versión 12.0 E15


largo o A4
Versión 12.0 E15

CASO PRÁCTICO - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS NO REVALUADOS
Versión 12.0 E15

Versión 12.0 E15

E16. REPORTE SUNAT - Detalle de los Activos Fijos Revaluados:
Objetivo:
Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos que han sido
objeto de algún tipo de revaluación, requeridos por la SUNAT para asuntos
tributarios, de acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
(30.12.2006) vigente para el ejercicio 2012.
Ubicación:



largo o A4
Versión 12.0 E16

Versión 12.0 E16

CASO PRÁCTICO - LIBROS Y REGISTROS TRIBUTARIOS - DETALLES DE

LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS:
Visualizaremos los datos generales del activo así como su información contable
Versión 12.0 E16

Versión 12.0 E16

Versión 12.0 E16

E17. REPORTE SUNAT - Detalle de la Diferencia de Cambio:
Objetivo:
Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos que la
empresa posee cuyo ingreso se realizó en moneda extranjera (MENÚ PROCESO /
INGRESO DE ACTIVOS FIJOS), este reporte mostrará todos los activos que
tengan esta característica o si se desea, mostrará todos los comprendidos en un
rango de tiempo determinado; requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de
acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006)
vigente para el ejercicio 2012.
Ubicación:

Si desea filtrar los activos adquiridos en moneda
Del extranjera en un rango de tiempo determinado,
indicamos la fecha inicial.
Al Indicamos la fecha final.
Versión 12.0 E17



Utilizamos el botón para poder obtener mayor detalle referente a las

letras de pago que correspondan al activo.
Utilizamos el botón para elegir el destino que se le asignará al Reporte

Diferencia de Cambio: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.;
a continuación se muestra una vista previa del reporte:
Versión 12.0 E17

CASO PRÁCTICO - LIBROS Y REGISTROS TRIBUTARIOS – DETALLE DE LA

DIFERENCIA DE CAMBIO:
Versión 12.0 E17

Versión 12.0 E17

E18. REPORTE SUNAT - Detalle de los Activos Fijos Bajo la Modalidad

de Arrendamiento financiero:
Objetivo:
Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos adquiridos
bajo la modalidad de arrendamiento financiero requeridos por la SUNAT para
asuntos tributarios, de acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 234-
2006/SUNAT (30.12.2006) vigente para el ejercicio 2012.
Ubicación:

Periodo Se muestra el periodo en cual se está trabajando
RUC Ingrese el código de la entidad, o utilice
Versión 12.0 E18

búsqueda rápida (Ctrl + L),

Nos muestra la razón social de la empresa, pero
Apellidos o nombres
primero se debe ingresar el número de RUC
Código relacionado con el Nos muestra el código del activo fijo
activo fijo
Se debe ingresa la fecha del contrato del
Fecha de contrato
arrendamiento financiero
Número del contrato de Se ingresa el número del contrato del
arrendamiento financiero arrendamiento financiero
Fecha de inicio del Se debe ingresa la fecha del inicio del
arrendamiento del contrato arrendamiento financiero
Se debe ingresa el número de cutas que se
Numero de cuotas
pactaron en el contrato de arrendamiento
pactadas
financiero
Monto total del contrato de Se Ingresar el monto total
arrendamiento financiero
Catalogo
Estado
Utilizamos el botón para elegir el destino que se le asignará al Reporte

Diferencia de Cambio: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.;
a continuación se muestra una vista previa del reporte:
Versión 12.0 E18

CASO PRÁCTICO - LIBROS Y REGISTROS TRIBUTARIOS - DETALLE DE LOS

ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO:
Versión 12.0 E18

Versión 12.0 E18

Versión 12.0 E18

LIBROS ELECTRONICOS
E20. LIBROS ELECTRÓNICOS - Detalle de los Activos Fijos No

Revaluados:
Objetivo:
Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos revaluados y
no revaluados requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de acuerdo a la
Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) vigente para el
ejercicio 2012.
Ubicación:
Utilizamos el botón para generar el libro electrónico requerido por la

SUNAT.
Versión 12.0 E20



Utilizamos el botón para elegir el reporte a obtener ya sea en

formato largo o A4
Y luego elegir el destino que se le asignará al Reporte: Previo, Tabla Fox,

Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.
El botón permite visualizar los datos generales del activo así como
su información contable.
Versión 12.0 E20

CASO PRÁCTICO - LIBROS ELECTRÓNICOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS

FIJOS NO REVALUADOS:
Versión 12.0 E20

Versión 12.0 E20

E21. LIBROS ELECTRÓNICOS - Detalle de la Diferencia de Cambio:
Objetivo:
Obtener el Libro Electrónico requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de
Ubicación:

SUNAT.
Versión 12.0 E21



Utilizamos el botón para elegir el reporte a obtener ya sea en

formato largo o corto y luego elegir el destino que se le asignará al Reporte:
Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.
El botón permite visualizar los datos generales del activo así como
su información contable.
Versión 12.0 E21

CASO PRÁCTICO - LIBROS ELECTRÓNICOS DETALLE DE LA DIFERENCIA

DE CAMBIO:
Versión 12.0 E21

Versión 12.0 E21

E22. LIBROS ELECTRÓNICOS - Detalle de los Activos Fijos Bajo la

Modalidad de Arrendamiento financiero:
Objetivo:
Obtener el Libro Electrónico requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de
Ubicación:

SUNAT.
Versión 12.0 E22

Versión 12.0 E22

CASO PRÁCTICO - LIBROS ELECTRÓNICOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS

FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO:
Versión 12.0 E22

Versión 12.0 E22

MENÚ UTILITARIOS
F1. COPIA DE TABLAS
Objetivo: Este asistente se utiliza cuando se crea una nueva empresa para la
copia de las tablas auxiliares de parámetros de otra empresa o módulo, ya que al
crearla todas las tablas se encuentran vacías.
Versión 12.0 F1
Hay dos formas de copiar tablas:
1.- Copia de tablas de una empresa:
• Seleccionar de donde se van a copiar las tablas: se debe seleccionar si se

van a copiar de una empresa registrada en el sistema o de una ruta de
acceso.
• Seleccionar las tablas a copiar: El asistente muestra las tablas disponibles

para ser copiadas, de las cuales se seleccionar las deseadas.
• Iniciar el asistente.
2.- Copiar tablas pasando saldos de un ejercicio anterior:
• Si se desea copiar saldos de un ejercicio anterior seleccionar la empresa y el

periodo que se desea traspasar los saldos luego marcar la opción
si desea copiar los datos de un periodo anterior de la
misma empresa.
• Seleccionar todas las tablas.
• Iniciar el asistente.
Nota:
• Este asistente al copiar las tablas auxiliares sobre escribe las tablas
existentes de la empresa, por esta razón se recomienda realizarlo sólo en
una empresa en blanco.
• Se recomienda sacar una copia de seguridad (Utilitarios/Asistentes/Generar

Copias de Seguridad) antes de utilizar este utilitario.
Versión 12.0 F1
CASO PRÁCTICO - COPIA DE TABLAS
Versión 12.0 F1
Versión 12.0 F1
Nota: luego de realizar esta opcion pasar mantencion de datos para realizar los
cambios.
Versión 12.0 F1
F2. VERIFICAR ESTRUCTURAS
Objetivo: Este asistente verifica las estructuras de las tablas de la empresa para
su correcto funcionamiento. Este asistente debe utilizarse cuando se actualiza a
una nueva versión ya que se pueden agregar campos adicionales en futuras
versiones.
El asistente verificará la estructura de las tablas de la empresa, localizando los

campos faltantes para que esta versión funcione correctamente.
También verificará que el tipo y longitud de los campos sea el correcto.
• Verifica las estructuras buscando diferencias.

• Corrige las diferencias, ya sea agregando nuevos campos o modificando
algunos.
Versión 12.0 F2
Clic en el botón para que el sistema inicie la verificación de la estructura

de las tablas de la empresa, se mostrara la siguiente ventana:
Si hacemos clic en el botón el sistema mostrará una ventana para

finalizar con la verificación de estructura de tablas.
Versión 12.0 F2
Clic en el botón para concluir con el proceso de verificación
Versión 12.0 F2
CASO PRÁCTICO - VERIFICAR ESTRUCTURAS:
Versión 12.0 F2
Versión 12.0 F2
F3. DETECTAR Y REPARAR
Objetivo: Actualiza las tablas y demás parámetros que son necesarios para el
correcto funcionamiento de esta aplicación, permite solucionar problemas como el
que se daría si al cambiar la versión que se esta utilizando se han creado nuevas
tablas o estructuras que son inherentes a una versión superior a la que
originalmente se poseía.
Versión 12.0 F3
CASO PRÁCTICO - DETECTAR Y REPARA:
Versión 12.0 F3
F4. ASISTENTE DE CORRECCION DE ERRORES
Objetivo: Este asistente implementado en este módulo permite que el usuario

pueda corregir los posibles errores que se presentan como consecuencia de
incompatibilidad en los datos ingresados u otros de orden lógico.
Seleccionamos la empresa y hacemos clic en el botón INICIAR para que el

asistente corrija errores en la empresa.
Nota: Para evitar posibles pérdidas de información, el usuario debe generar su

copia de seguridad antes de ejecutar este asistente.
Versión 12.0 F4
CASO PRÁCTICO - ASISTENTE DE CORRECCIÓN DE ERRORES:
Versión 12.0 F4
F5. IMPORTACION DE DATOS
Objetivo: Permite ingresar datos al módulo Gestión Activo Fijo que el usuario haya
almacenado en hojas de Microsoft Excel, de modo tal que no se tendrán que volver
a ingresar en el sistema.
Para realizar una importación exitosa, seguimos las siguientes indicaciones:
Versión 12.0 F5
CREAR FORMATO
Ingresamos a la opción Importar Datos (Utilitarios/Importar Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado izquierdo disponemos de

opciones que podemos seleccionar para generar los formatos necesarios para la
importación. Seleccionamos los formatos que deseamos generar. Clic en el botón
Crear.
El sistema generará el siguiente formato (solo se selecciono DETALLE DEL

ACTIVO FIJO):
Debemos observar las notas para su uso, no se debe cambiar los nombres de los
campos de la fila 12, es importante que se mantengan como estén.
Llenar los campos según los requerimientos del formato.
Después de llenar la información necesaria debemos eliminar las filas 1 al 11 (solo

dejamos a partir de la fila 12).
Guardar como " ImpDatoActivo.xls (Ms. Excel 97-2003) ó ImpDatoActivo.xlsx (Ms.

Excel 2007).
Versión 12.0 F5
IMPORTAR AL SISTEMA
Ingresamos a la opción Importación de Datos (Utilitarios/Importación de Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado derecho vamos a indicar el

archivo que hemos generado previamente y que ahora vamos a importar al módulo
Gestión Activo Fijo.
Hacemos clic en el botón Ruta para indicar el directorio en el cual se encuentra el

archivo de importación, el sistema mostrará el o los archivos que puedan ser
importado al sistema. Seleccionamos el archivo que vamos a importar.
Clic en el botón Importar para finalizar con el proceso de importación.
Notas:
En la importación de datos de activo, debemos anteponer la letra A en el campo

CCOD_PRO.
Durante el proceso de importación, si el sistema detecta un campo no válido,

cancelará la importación. El usuario debe verificar la información ingresada en la
hoja de cálculo.
Versión 12.0 F5
IMPORTACIÓN DE DATOS:
Versión 12.0 F5
F6. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente crea una copia de seguridad de toda la información que
contiene la empresa que se esta procesando. Esta copia de seguridad dará como
resultado un archivo .zip en la ruta que se especifique.
Hay dos opciones en las cuales se puede generar una copia de seguridad:
• Si seleccionamos se podrá seleccionar los archivos de los

cuales se desea hacer la copia.
• Si seleccionamos no se podrá seleccionar

los archivos ya que el objetivo de esta opción es de copiar toda la carpeta
Versión 12.0 F6
donde se encuentra los datos de una empresa (archivos de impresión,

reportes personalizados u otros).

Al activar esta opción le permite ingresar una clave
Password el cual le pedirá al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botón .
Versión 12.0 F6
CASO PRÁCTICO - GENERAR COPIA DE SEGURIDAD:
Versión 12.0 F6
F7. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente descomprime el archivo de seguridad creado

anteriormente, no modifica los datos originales.

Aquí se deberá ingresar la ruta de la carpeta de
Archivo
copia donde se encuentra la seguridad.
Aquí se deberá ingresar la ruta de la carpeta en el
Directorio Destino
cual se descomprimirá la copia de seguridad.
Se debe ingresar la clave indicada al momento de
Password
generar la copia de seguridad.
Versión 12.0 F7
CASO PRÁCTICO - RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
Versión 12.0 F7
Versión 12.0 F7
Versión 12.0 F7
F8. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD INTEGRAL
Objetivo: Permite realizar una copia integral de la carpeta CONTASIS (esta es la

carpeta donde se instalo el programa).

Al activar esta opción le permite ingresar una clave
Password el cual le pedirá al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botón .
Nota:
• No es posible restaurar esta copia mediante menú alguno del sistema. La

razón es que cuando se realiza una copia de la carpeta CONTASIS, se
incluyen las aplicaciones correspondientes. La forma de restaurar este archivo
generado es descomprimiendo desde el Explorador de Windows.
Versión 12.0 F8
CASO PRÁCTICO - GENERAR COPIA DE SEGURIDAD INTEGRAL:
Versión 12.0 F8
F9. ACCESOS A LA EMPRESA
Objetivo: Esta opción permite controlar los accesos de los usuarios definidos en el
sistema, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones de los
diferentes menús y opciones. El usuario por defecto ADMIN puede ingresar a
cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene acceso a todos los
comandos del menú así se le hayan restringido los derechos, por eso es necesario
que este usuario tenga una clave de acceso conocida solo por el administrador del
sistema.
Versión 12.0 F9
Para ingresar un nuevo usuario hacemos clic en el botón .
Seleccionamos las opciones a las que van a tener acceso y hacemos clic en el
botón para culminar con el proceso.
Nota: Cuando se elimina un usuario con acceso ya no se puede recuperar, ni el

usuario ni su acceso, se tiene que volver a agregar el usuario y darle los accesos
necesarios.
Versión 12.0 F9
CASO PRÁCTICO - ACCESO A LA EMPRESA:
Versión 12.0 F9
Versión 12.0 F9
F10. MANTENCION DE DATOS
Objetivo: Esta opción permite actualizar los datos y reportes del módulo. Por
ejemplo, si hemos realizado modificaciones existe la posibilidad de que no se
muestren los reportes con los cambios efectuados, en esta situación al ejecutar la
opción Mantención de datos se refresca toda la información, se recomienda su
uso cada vez que se elimine o modifiquen datos.
Debemos tener en cuenta que si se ha eliminado información del sistema al utilizar

esta opción la perdida de esta información es definitiva.

Permite regenerar los archivos índices, los índices
son una o más claves que identifican un único
Regenerar Índices
registro (fila o renglón). Los índices hacen más fácil
encontrar y ordenar los registros.
Permite ordenar los archivos o grupo de datos
Empaquetar Archivos estructurados que son almacenados en algún medio
y es utilizado por esta aplicación.
Versión 12.0 F10

CASO PRÁCTICO - MANTENIMIENTO DE DATOS:
Versión 12.0 F10

F11. OPCIONES
Objetivo: Permite al usuario del sistema poder definir parámetros que optimizarán
el uso del sistema, así como permitir su interactividad con otros módulos de la
suite.

Podemos modificar el título de estas dos columnas
Títulos en columnas de los registros: Ejemplo.
libres. Primera: Inafecto
Segunda: Exonerado
Código Cliente Permite ingresar un tipo de identificación para este
proveedor tipo de entidades.
Ingreso rápido de Permite predeterminar el tipo de búsqueda que el
códigos sistema va a utilizar en las ventanas para este fin.
Versión 12.0 F11

Número de Filas Hoja Permite ingresar el número de filas máximo que se

Excel utilizará en la exportación de información.
Validar precio – costo
Archivo de imagen para Permite personalizar la apariencia del sistema,
el fondo de pantalla utilizando un fondo distinto al predeterminado.
Restablecer Al hacer clic en este botón podemos regresar las
predeterminados propiedades originales al sistema.

Moneda Principal: Permite elegir una moneda
principal, por lo general es la de mayor uso para la
empresa, ingresamos también el símbolo de la
Moneda moneda.
Moneda secundaria: Permite elegir una moneda
secundaria, ingresamos también el símbolo de la
moneda.
Indica la ruta en la cual están almacenadas las
Ruta Bases Maestras
bases maestras.
Versión 12.0 F11


Activamos esta opción cuando se trabaja
conjuntamente con el Módulo Gestión Contable
Activar proceso en línea Código Sub diario de Aumentos, se coloca el

con modulo de código del sub diario de ingresos que está definido
Contabilidad. en Módulo Contable.
Código Sub diario de Disminuciones, se coloca el
código del sub diario de salidas que está definido en
el Módulo Contable.
Pedir forma de El sistema solicitará esta información.
cancelación.
Modificar documentos El sistema solicitará esta información.
en línea.
No permitir la salida de El sistema evita este movimiento.
documentos que no
tengan saldos de stock.
Versión 12.0 F11


Impresora matricial
Largo (Líneas) Determina el largo que va utilizar cada línea.
Ancho (Líneas) Determina el ancho que va utilizar cada línea.
Versión 12.0 F11

F12. INTERFAZ
Objetivo: Opción que permite seleccionar la interfaz grafica del sistema, así mismo
como regresar a la interfaz tradicional.
Ubicación en La Versión Business:
Versión 12.0 F12

CASO PRÁCTICO - INTERFAZ:
Versión 12.0 F12

F13. SOLICITUD DE REGISTRO
Objetivo: Esta opción permite imprimir la solicitud para el registro de la licencia de

uso del sistema, para empezar debe rellenar todos los datos y luego imprimir la
solicitud la cual debe ser enviada por Fax a Contasis S.A.C. al teléfono (01)
2055771 ó (064) 211606 o enviar todos los datos al correo
licenciamiento@contasis.net y abonar la suma correspondiente en las cuentas del
banco que se le indique, se le remitirá de inmediato vía correo electrónico o Fax el
Número de licencia que servirá para utilizar el sistema en modo Profesional.
Versión 12.0 F13

Visualizamos el módulo de la Suite Contasis que

Módulo
se esta registrando.
Visualizamos la versión del producto que se esta
Versión
registrando.
Visualizamos el número de petición que es distinta
Petición
por cada producto.
Usuario Indicamos el usuario del sistema.
Indicamos la organización, por defecto figura la de
Organización
Contasis SAC.
Ciudad Indicamos la ciudad a la que corresponda.
Indicamos la dirección de la organización que esta
Dirección
adquiriendo el sistema.
Teléfono Indicamos el número telefónico que corresponda.
Fax Indicamos el número de fax que corresponda.
Indicamos la dirección de correo electrónico de la
E-Mail
organización.
Ingresamos la serie que se le va a proveer a los
Serie
clientes.
Ingresamos el número de licencia que corresponda,
Nº Licencia este código es individual y será entregado a cada
cliente para la activación del sistema profesional.
Seguidamente se debe registrar el producto, clic en el botón , y el

producto será activado para que el cliente pueda acceder a todas las funciones que
el sistema ofrece.
Este procedimiento de registro va a garantizar a nuestros clientes que el producto

que esta utilizando posee las garantías necesarias que les permitirán lograr los
objetivos que sus empresas requieren.
Se recomienda a los usuarios del sistema que impriman su solicitud de registro.
Nota: Hasta no registrar el producto, el sistema trabajará con un límite determinado

de ingresos de operaciones.
Para mayor información ingrese a: www.contasis.net
Versión 12.0 F13

CASO PRÁCTICO - SOLICITUD DE REGISTRO:
Versión 12.0 F13

Versión 12.0 F13

Versión 12.0 F13

F14. CAMBIO DE IGV PARA LA SESIÓN
Objetivo: Permite cambiar el IGV de 19% a 18% y de forma inversa,

dependiendo el mes que se encuentra.
Nota: El IGV de 18%, se utiliza a partir del mes de marzo de 2011.
Ubicación en la Versión Bussines:
Versión 12.0 F14

CAMBIO DE IGV PARA LA SESION:
NOTA: De aquí en adelante los documentos que se ingrese serán con el

porcentaje de IGV del 19 %.
Versión 12.0 F14

G2. BARRA DE ESTADO
Objetivo: Permite visualizar el año de proceso, la empresa en laque estamos

laborando, el usuario y un mensaje respecto a la ventana activa.
Al hacer doble clic en el nombre de la Empresa, se copia la ruta de la empresa a la

memoria de Windows (portapapeles).
Versión 12.0 G2
INDICE DEL CONTENIDO DEL MANUAL
SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVO FIJO
Información General
Descripción General _______________________________________ A1
Utilización del Teclado _____________________________________ A2
Utilización de Botones ______________________________________ A3
Utilización del Mouse _______________________________________ A4
Ingreso de Datos __________________________________________ A5
Office Menú
Elegir Empresa ____________________________________________ B1
Configurar Página _________________________________________ B2
Salir ____________________________________________________ B3
Menú Archivos
Empresas ________________________________________________ C1
Usuarios _________________________________________________ C2
Acceso de Usuarios a la Empresa _____________________________ C3
Cambiar Clave de Usuario ___________________________________ C4
Datos del Activo Fijo ________________________________________ C5
Datos de Ocupación ________________________________________ C6
Datos del Departamento ____________________________________ C7
Datos del Establecimiento ___________________________________ C8
Daros del Trabajador _______________________________________ C9
Datos de Fabricante - Marca _________________________________ C10
Documentos ______________________________________________ C11
Movimientos – Ingresos de Activo Fijo __________________________ C12
Movimientos – Salidas de Activo Fijo ___________________________ C13
Entidades ________________________________________________ C14
Tipo de Códigos – Entidades _________________________________ C15
Forma de Pago____________________________________________ C16
Centro de Costos __________________________________________ C17
Menú Proceso
Elección de Empresa _______________________________________ D1
Cambio Mes de Proceso ____________________________________ D2
Tipo de Cambio ___________________________________________ D3
Ingresar Activos ___________________________________________ D4
Eliminar Activos ___________________________________________ D5
Procesar Activos __________________________________________ D6
Detalle de Activos__________________________________________ D7
Agregar Adiciones de Activos_________________________________ D8
Eliminar Adiciones de Activos ________________________________ D9
Agregar Disminuciones de Activos _____________________________ D10
Eliminar Disminuciones de Activos_____________________________ D11
Resumen de Ingresos ______________________________________ D12
Versión 12.0 Índice

Cálculo de REI ____________________________________________ D13

Cálculo de la Depreciación – Línea Recta _______________________ D14
Cálculo de la Depreciación – Unidades Producidas ________________ D15
Cálculo de la Depreciación – Saldos Decrecientes ________________ D16
Retiro y Baja de Activos Fijos _________________________________ D17
Menú Reportes
Reporte de Ingresos de Activos Fijos ___________________________ E1
Reporte de Adiciones de Activos Fijos __________________________ E2
Reporte de Disminuciones de Activos Fijos ______________________ E3
Reporte Activo Fijo _________________________________________ E4
Reporte No revaluado – Detallado _____________________________ E5
Reporte No revaluado – Resumen por Principal __________________ E6
Reporte No revaluado – Resumen por Cta. Activo _________________ E7
Reporte No revaluado – Obsoletos ____________________________ E8
Reporte Revaluado – Detallado _______________________________ E9
Reporte Revaluado – Resumen por Principal ____________________ E10
Reporte Revaluado – Resumen por Cta. Activo ___________________ E11
Reporte de Ubicación _______________________________________ E12
Reporte Diferencia de Cambio ________________________________ E13
Menú Utilitario
Copia de Tablas ___________________________________________ F1
Verificar Estructuras ________________________________________ F2
Detectar y reparar _________________________________________ F3
Asistente de corrección de errores _____________________________ F4
Importación de datos _______________________________________ F5
Generar Copia de Seguridad _________________________________ F6
Restaurar Copia de Seguridad ________________________________ F7
Generar Copia de Seguridad Integral___________________________ F8
Accesos a la Empresa ______________________________________ F9
Mantención de datos _______________________________________ F10
Opciones ________________________________________________ F11
Interfaz __________________________________________________ F12
Solicitud de Registro _______________________________________ F13
Cambio de IGV para la Sesión ________________________________ F14
Menú Ver
Barra de Estado ___________________________________________ G2
Versión 12.0 Índice

Activos I 13

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GRAFICO

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DE ACTIVO FIJO

SISTEMA DE GESTION DE ACTIVO FIJO

Le permitirá un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de su

• Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones, mejoras

II. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS:

• Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles, dólares

III. PRINCIPALES REPORTES

• Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

A2. UTILIZACIÓN DEL TECLADO

El Sistema maneja un estándar en cuanto a la utilización del teclado en el ingreso

INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control donde se

F5: Permite ingresar datos de una Guía (Transportista o Remitente), pulsando la

F6: Permite la afectación a los Regímenes Especiales como son DETRACCION,

F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al sistema.

F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

A3. UTILIZACIÓN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato.

Permite modificar un dato ya ingresado.

Permite grabar los datos ingresados anteriormente.

Permite eliminar un dato ya grabado.

Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o descripción.

Permite imprimir los datos de la ventana activa.

Permite cerrar la ventana activa.

Actualiza la información que ha sido modificada o actualizada.

Permite visualizar el documento antes de ser impreso.

Muestra un calendario clásico para la selección de una fecha específica.

Muestra una ventana para poder realizar una búsqueda rápida.

A4. UTILIZACION DEL MOUSE

A5. INGRESO DE DATOS

Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripción de que

En los campos de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres y

Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales (clientes -

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se mostrará

En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso de

Así se mostrará un formulario de ingreso rápido de códigos de clientes -

A6. RESUMEN ESQUEMÁTICO DE PROCEDIMIENTOS

1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y otras

INGRESO SELECCIÓN INGRESO /

Es el menú de acceso rápido a 3 opciones que se utilizan cuando ya existen

B1. ELEGIR EMPRESA

Ubicación en la Versión Business:

Nota: Para ingresar a la empresa seleccionada, el usuario por defecto es ADMIN.

B2. CONFIGURAR PAGINA

Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresión, el tamaño

Ubicación en la Versión Business:

CASO PRÁCTICO - CONFIGURAR PAGINA

Ubicación en la versión Business:

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite

Ubicación en la Versión Business:

Campo / Opción Descripción

Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el membrete, en

Campo / Opción Descripción

Identifica la cuenta contable que controlará los

Botón Aquí se define los títulos de las bases imponibles e impuestos en

Campo / Opción Descripción

Base, Imp. Base2, Imp.2,...son las columnas para una

Módulo Gestión Contable : C:\contasis\2011\99\Conta

También se recomienda, crear la ruta de seguridad para el almacenamiento de las

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite, permite