Recolección de información

es identificar las técnicas de recolección de información y aplicar los instrumentos necesarios para
obtener resultados eficientes.

primer paso identificación del producto o la necesidad:

es muy frecuente que los clientes no hayan identificado con precisión sus necesidades o no hayan
clarificado el tipo de producto que debe generar el sistema de información así sepan que tienen
vacíos por satisfacer en este aspecto es importante tener siempre como referente el
direccionamiento estratégico de la organización que define hacia dónde deben confluir todas las
políticas estrategias y acciones del cliente sólo en la medida en que esté adecuadamente definido
el producto o la necesidad a satisfacer por parte del cliente se podrán identificar y definir con
precisión los insumos o entradas requeridos en el sistema de información quién dice qué
información se debe recoger el producto a generar o la necesidad a satisfacer.

segundo paso definición de necesidades de información y técnicas de recolección:

es necesario identificar los insumos o entradas requeridas por el sistema para definir con claridad
cuál información se debe recolectar dónde encontrarla y las técnicas adecuadas para hacerlo.

la observación

la observación es un examen atento que se realiza sobre sujetos objetos y hechos para conocerlos
mediante la obtención de datos que de otra manera sería imposible alcanzar. Para que la
información recogida por la observación posea la fiabilidad y validez necesarias se debe realizar

una planificación adecuada que delimite claramente el tipo de información que se obtendrá con la
observación.

definir claramente los objetivos que se pueden cubrir

precisar el modo de sistematizar los datos para garantizar su rigor

prever la elaboración o selección de los instrumentos o soportes adecuados con los que se
recogerán los datos previstos
 es importante además triangular las observaciones realizadas contrastando la información
recogida con otros observadores implicados en el mismo proceso para evitar la valoración en
función de múltiples factores personales que actúan como condicionantes ineludibles

es fundamental realizar la anotación escrita de lo observado de forma inmediata pues los factores
emocionales las motivaciones internas y los deseos influyen fuertemente en el recuerdo y la
interpretación.

tipos de observación

podemos diferenciar dos tipos de observación

observación participante:

donde el observador está integrado en mayor o menor medida al grupo o proceso que debe
observar

Observación no participante

donde el observador es absolutamente ajeno al grupo o proceso se mantiene al margen de las

actuaciones del mismo y de las relaciones que se establecen entre sus miembros

la entrevista

la entrevista se puede entender como una conversación intencional permite obtener cierto tipo de
datos que muchos sujetos no facilitarían por escrito debido a su carácter confidencial delicado o
porque suponen una fuerte implicación afectiva profesional o de cualquier otro tipo

veamos algunas de las ventajas de la entrevista

hay garantía de que la información obtenida sea cierta ya que existe la posibilidad de aclarar
cuantas cuestiones se plantea

hay posibilidad de captar la actitud del entrevistado hacia el problema o tema que se presente
logra profundidad en las respuestas obtenidas sin embargo el tiempo y dedicación que requiere su
preparación y ejecución especialmente cuando debe entrevistarse a un gran número de sujetos

la preparación previa que supone su correcta realización para la obtención de la información

deseada

el sesgo de la información que puede presentarse en el entrevistador por su conocimiento

anterior de la situación

el afán del entrevistado de ser bien valorado puede llevar a informaciones poco veraces pero
acomodadas a las respuestas que sabe o cree espera el entrevistador

la influencia de la visión personal del entrevistado sobre las personas o procesos

la ausencia de anonimato puede inhibir entrevistado

para realizar una entrevista se deben reunir ciertas condiciones

Definir claramente sus objetivos

delimitar la información que se desea conseguir

conocer previamente el tipo de relación que mantienen entrevistador y entrevistado

garantizar al entrevistado en la reserva y confidencialidad absoluta en cuanto a la información

que transmite durante la entrevista

registrar la conversación mantenida o la información más destacada

dependiendo de su preparación la entrevista se puede clasificar como

la entrevista formal es la preparada previamente por el entrevistador presentando diversos grados

de estructuración o apertura por lo que puede dividirse

en estructurada cuando se siguió un cuestionario elaborado con antelación

semi estructura en la que se sigue El cuestionario preestablecido pero con la flexibilidad suficiente
para modificar las preguntas que se considere necesario en función de las respuestas recibidas

libre o abierta cuando está concertada de antemano pero sin guión predeterminado se comenzará
con una cuestión cualquiera que dará pie a la conversación y según ésta se desarrolle se Irán
planteando las preguntas adecuadas

la entrevista informal es la que no tiene preparación alguna y en la que el entrevistador recoge la

información relevante que pueda aparecer en situaciones de encuentro espontáneo

la encuesta

La encuesta consiste en la obtención de información relativa a un tema problema o situación

determinada se realiza habitualmente mediante la aplicación de cuestionarios orales o escritos
que se pueden aplicar a través de diversos medios como el correo electrónico, llamada telefónica
o en forma personal entre otros.

diseño de la encuesta

el diseño de la encuesta requiere conocer claramente la finalidad que se pretende con su

utilización

determinar la población a la que se dirige

disponer de los recursos necesarios para llevarla a cabo

tener en cuenta en el diseño la duración de la misma

Definir si su aplicación va a ser muestral o poblacional

definir la aplicación piloto y corrección subsiguiente

prever el modelo de información más adecuado para plasmar los resultados obtenidos
la sesión de grupo

la sesión de grupo consiste en la obtención de información a través de un trabajo con las personas
que tienen relación con una situación dada o que forman parte de un proceso

tipos de sesiones de grupo

el coloquio es un intercambio oral sobre un tema prefijado mantenido por varias personas todos
los participantes son receptores y emisores y su principal función es compartir impresiones,
opiniones, ideas, valoraciones y otras sobre el tema tratado

la lluvia de ideas : es la potenciación de la sinergia de un grupo tanto en el diagnóstico de

situaciones como en la búsqueda de soluciones creativas. El éxito de esta técnica reside en el
seguimiento riguroso de los siguientes pasos

se invita a que todas las personas interesadas o implicadas en la situación o proceso estudiado
participen tanto los aportes que se les ocurran sabiendo que toda idea se tendrá en cuenta sin
ningún tipo de comentario burla o censura de acuerdo con el objetivo buscado se realizan varios
tamices a cada una de las ideas aportadas dejando por consenso las que se consideran pertinentes
y dando la posibilidad de modificar o fusionar diferentes ideas siempre por consenso se escogen o
se construyen las definiciones colectivas en respuesta al objetivo planteado

la simulación o taller: consiste en un ejercicio de grupo donde a partir de alguna dinámica o

actividad grupal los participantes evidencian lo que en la vida real sienten piensan dicen y hacen
de esa forma un observador puede propiciar espacios de reflexión colectiva que permitan la
construcción grupal sobre sus características dificultades y logros y así emprender un plan de
mejoramiento tanto individual como colectivo

El método Delphi

consiste en la utilización de expertos para el diagnóstico creación de posibles escenarios futuros o

búsqueda de soluciones a problemas planteados generalmente se recurre a diferentes expertos
para que se pronuncien individualmente sobre el objetivo planteado una vez realizado los
pronunciamientos o aportes se comparan estableciendo similitudes complementariedades y
contradicciones para posteriormente valorar estadísticamente la información recibida.

tercer paso aplicación de instrumentos para la recolección y análisis de la información

para plasmar la información obtenida mediante las diferentes técnicas que se apliquen es
imprescindible contar con instrumentos o registros adecuados a cada una de ellas

lista de chequeo
 la lista de chequeo es un cuadro de doble entrada en donde se anota en la parte superior
horizontalmente el nombre de las personas situaciones casos o fases del proceso del cual se
requiere información

en la columna izquierda se recogen los indicadores que desean valorarse a lo largo del periodo de
tiempo que se determine

escala de valoracion

Es un registro de datos en el cual se reflejan ordenada y sistemáticamente los objetivos o

indicadores a trabajar valorando cada 1 de ellos en diferentes grados que pueden expresarse en
numérica, gráfica o descriptivamente.

el cuestionar

El cuestionario es un conjunto de preguntas estructuradas acerca de un tema habitualmente se

aplica por escrito a un determinado número de sujetos es el instrumento adecuado para recoger la
información mediante la técnica de la encuesta resulta especialmente útil cuando es preciso
recoger información de un número considerable de sujetos en un tiempo limitado además posee
la virtud del anonimato de las respuestas lo que da mayor garantía sobre la veracidad de los datos
recogidos

grabación de audio vídeo y fotos

la grabación de audio vídeo o incluso la fotografía de las actuaciones concretas resulta de gran
utilidad de enorme valor para contar con información fidedigna que después se trasvasen a los
registros escritos elaborados para el efecto se trata de situaciones que suelen caracterizarse por
hechos que transcurren con gran rapidez difíciles o imposibles de reproducir con exactitud con una
gran influencia de los gestos o actitudes para su interpretación objetiva este instrumento presenta
los inconvenientes de tener que contar con la aceptación por parte de todas las personas
implicadas en el proceso y su conocimiento de la finalidad de la grabación la necesidad de tener en
cuenta el enfoque de las cámaras pues puede ocultar aspectos importantes de la actuación del
grupo y por tanto ofrecer informaciones parciales y el hecho de que algunas personas pueden
inhibirse al saber que se está grabando una determinada actividad

cuarto paso tabulación análisis y presentación del informe

el proceso debe finalizar con la emisión de un informe que recoja la valoración de la información
más relevante obtenida y que refleje igualmente los resultados alcanzados. en los informes
descriptivos que se realicen hay que cuidar la terminología empleada para que se adapte a los
receptores quienes deben comprender la Por otra parte es obligado transmitir la información
necesaria sin herir susceptibilidades que provoquen reacciones negativas en los interesados y que
posibiliten la continuación de la implementación del sistema de información.