LEVANTAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS EN LA DIRECCION DE ADMISION Y

REGISTRO DE LA INSTITUCION INSTEBA

Erika Marcela Espinoza

Gabriel de Jesús Riquett
Mayerly Galindo Villamil
Miguel Ángel Carvajal
Oscar David Velasco

SENA.
Programa de formación complementaria virtual.
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Nidia Zoraida Nieto Hernandez
Ficha de Caracterización: 2281585

Abril 2021
Tabla de Contenido:

1. OBEJTIVO GENERAL …………………………………………………Página 3

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………......Página 3

3. AMBITO EMPRESARIAL………………………………………………Página 3

4. DISEÑO DE INSTRUMENTO ENTREVISTA ………………………...Página 3

5. ENTREVISTAS REALIZADAS ………………………………………. Página 3, 4

6. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD O

SITUACIÓN PROBLEMA........................................................................Página 4

7. IDEA DE SOLUCIÓN……………………………………………………Página 4

8. DISEÑO DE INSTRUMENTO ENCUESTA Y

VALIDACIÓN DE LA IDEA DE SOLUCIÓN………………………… Página 5

9. CONCLUSIONES……………………………………………………… Página 11

10. AJUSTE DE LA IDEA…………………………………………………. Página 12

OBEJTIVO GENERAL:

Aplicar un estudio al Instituto Técnico de Barranquilla “AOTEC”, utilizando los métodos e

instrumentos necesarios para la recolección de datos, y así poder identificar la necesidad de
un sistema de información para facilitar la recolección y control de las inscripciones y
matriculas de los aspirantes a los programas de educación que brinda la entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Identificar la empresa y sus necesidades.

 Establecer la metodología para la investigación.
 Diseñar y aplicar las entrevistas para recolección de datos.
 Tabular y analizar las encuestas realizadas, para identificar las necesidades para la
implementación de software.

AMBITO EMPRESARIAL:

La entidad escogida es el Instituto Técnico de Barranquilla “AOTEC”, fundado en 1993 de

carácter privado por la señora Mónica Torres Sandoval en la ciudad de barranquilla, su
función es capacitar jóvenes en extra-edad y adultos para la terminación de su bachillerato,
y la realización de un curso o una carrera Técnica para vincularse al campo laboral.

Los factores externos que influyen en la entidad son la competencia, avance Tecnológico,
las condiciones Políticas y legales, económicas y socioculturales.

DISEÑO DE INSTRUMENTO ENTREVISTA:

El instrumento escogido fue la entrevista Telefónica, manejando los protocolos de

bioseguridad, para identificar la problemática de la entidad y así recolectar datos para
plantear un sistema de información que permita sistematizar los procesos actuales.

ENTREVISTAS REALIZADAS:

Se realizaron 3 entrevistas en el Instituto Técnico de Barranquilla “AOTEC”, a las

siguientes personas:

 Mónica Torres Sandoval – Directora.

 Nilson Riquet - Coordinador Académico
 Gabriel Riquet - Instructor

Preguntas Entrevista

1. ¿Ustedes como empresa manejan algún tipo de software para sus procesos
académicos?
2. ¿Qué procesos maneja la institución?
 3. ¿Dentro de los procesos que no están sistematizados y que ustedes están manejando
en el momento manualmente, cual tiene mayor prioridad para sistematizar y quienes
intervienen en esos procesos?
4. ¿Cómo se realiza el tratamiento de datos en los procesos de registro y admisiones?
5. ¿Cuál es la oferta educativa que ofrece l institución?
6. ¿Conoce el impacto o beneficio que genera crear un software a su institución?
7. ¿La institución estaría en condiciones de asumir el costo de desarrollo,
implementación y capacitación en el manejo de la herramienta de software?
Esta se encuentra cargada en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=-
exUIBBPCQ4

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD O SITUACIÓN PROBLEMA:

De acuerdo con la entrevista realizada se evidenció que en el Instituto Técnico de

Barranquilla “AOTEC”, su problemática radica en no contar con la sistematización de sus
procesos de Inscripción y Matriculas de los aspirantes, los cuales en el momento se realizan
de forma manual, gerando con esto retraso en las técnicas de recolección de datos.

IDEA DE SOLUCIÓN:

Nuestro proyecto va enfocado al diseño y ejecución de un Software, que permite la

sistematización del proceso de admisión y registro académico, facilitando a la institución el
acceso a la centralización y control de los datos requeridos.

Este Software debe tener las siguientes características:

 Que sea amigable para todo aquel que lo utilice.

 Que podamos transferir la información antigua que posee la entidad
 Que todos los usuarios cuenten con los permisos de navegación necesarios.
 Que se tenga acceso a los campos de acuerdo con el proceso en el que se encuentra
la persona.
 Que el administrador del programa cuente con toda la información y conocimiento
del mismo y a su vez tenga un suplente.
 Que el programa se adapte a las actualizaciones de Windows.
 Mantenimiento periódico el Software.
DISEÑO DE INSTRUMENTO ENCUESTA Y VALIDACIÓN DE LA IDEA DE
SOLUCIÓN:

Tabulación de Encuestas

¿Cuál es su nivel educativo?

¿Cuál es su nivel educativo?

Nivel # de Personas %
Primaria 0 0
Bachillerato 0 0
Técnico/Tecnólogo 6 60
Profesional 4 40
Posgrado 0 0
10 100
 ¿Qué cargo tiene en la institución?
Cargo # de Personas %
Directivo 1 10
Administrativo 6 60
Operativo 2 20
Docente 1 10
10 100
 ¿Qué Problemas Identifica dentro de la Institucion?
Problema # de Personas %
Falta de Sistema 1 10
Procedimientos Manuales 5 50
Inconvenientes en la pagina 2 20
No hay aplicativo para la Informacion de inscripciones y 2 20
matriculas
10 100

¿Qué Problemas Identifica dentro de la

Institucion?

Falta de Sistema
20% 10%

Procedimientos Manuales

20%
50% Inconvenientes en la pagina

No hay aplicativos para la

Informacion de inscripciones
y matriculas
¿Cuáles cree que serían los beneficios para la institución al solucionar estos problemas?
Problema # de Personas %
Organización datos 3 30
Dinamización y Rapidez de la informacion 5 50
Muchos estudiantes se formarían porque existiría mas capturas 1 10
de aspirantes
Estatus para sus aspirantes, estudiantes. 1 10
10 100
¿Cuáles cree que serian los beneficios
para la institución al solucionar estos
problemas?

Organización datos
10%
10% 30%
Dinamización y Rapidez de la
informacion

Muchos estudiantes se
50% formarian porque existiria mas
capturas de aspirantes
Estatus para sus aspirantes,
estudiantes.
 ¿Tiene algún conocimiento en el manejo de plataformas virtuales?
Calificación # de Personas %
Si 5 50
No 5 50
10 100

¿Tiene manejo de las tics (Tecnologías de la información)?

Calificación # de Personas %
Si 8 80
No 2 20
10 100
CONCLUSIONES

Con base en la encuestada aplicada podemos concluir que:

 El Talento Humano de la institución tiene formación Técnica/Tecnólogo (60%) y

Profesional (40%).
 De las personas encuestadas pertenecen al área administrativa (60%), área operativa
(20%), docentes (10%) y directivo (10%).
 Se identificaron problemas tales como: procedimientos manuales (50%), las
personas que se inscriben no tienen certeza de encontrarse matriculados porque no
hay un aplicativo donde puedan consultar (20%), inconvenientes en la página web
(20%) y falta de sistemas (10%).
 Las personas encuestadas manifiestan que los beneficios al solucionar estos
inconvenientes serian: dinamización y rapidez en la informacion (50%),
Organización de los datos o informacion (30%), mas capturas de aspirantes (10%) y
Estatus para la institucion y sus aspirantes (10%).
 Se estableció con la encuesta que el 50% del personal tiene algún conocimiento del
manejo de plataformas y otro 50% restante no tiene conocimiento sobre el manejo
de plataformas.
 El 80% del personal de la empresa maneja las TICS y un 20% no tiene
conocimiento de su manejo.

AJUSTE DE LA IDEA:
Al momento de la ejecución del Software se podrían presentar diferentes inconsistencias en
la ejecución de este, por tal razón se implementará una prueba piloto para determinar las
posibles adversidades del programa y sus ajustes, entre ellos consideramos los siguientes
riesgos:
 De acuerdo con la encuesta, donde se evidenció que el 50% del personal no tiene
conocimiento sobre el manejo de plataformas y un 20% no manejan herramientas
como las TICS para esto se propone una capacitación del personal en el manejo del
aplicativo.
 Se pueden generar riesgos como virus, fraudes o colapso de las telecomunicaciones
generando un daño en la información, por lo que debe crear un back ups
mensualmente.
 Problemas de conexión con la aplicación, se puede presentarse por conectividad
masiva.