Procedimiento para el Control de Documentos

Control de Emisión
Elaboró Revisó Aprobó
M.A. Norma O. Calderón Ríos Ing. Enrique Herappe Jaimes M.C. Gloria Irene Carmona Chit
Coordinadora del SGC RD del SGI Directora

Firma Firma Firma

27 de enero de 2012 30 de enero de 2012 01 de febrero de 2012

Cambios a esta Versión

Número de Fecha de
Descripción del cambio.
revisión. actualización.

0 16 de agosto de 2010 Creación del Documento

 Cambio de identidad.
1 01 de febrero de 2012
 Actualización del procedimiento

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1. Propósito
Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión
integrado (SGI) del Instituto Tecnológico de Toluca (ITTOL) de acuerdo a los
requisitos del estándar ISO 9001:2008
2. Alcance
Aplica para todos los documentos del SGI del ITTOL.
3. Políticas de operación
3.1 Vigencia de los documentos.- La vigencia de un documento del SGI está dada
por la fecha de su autorización y se controla de forma electrónica. El/la coordinador/a
del Sistema de Gestión de Calidad (Coordinador/a del SGC) es el/la responsable de
vigilar periódicamente que dicho documento se encuentre a disposición en el portal y
en los puntos de uso.
3.2 Cambios en los documentos. Cuando se presente algún cambio en la
documentación del SGI debido a la actualización, el/la Coordinador del SGC en
conjunto con el responsable del proceso realizan en formato electrónico el cambio
correspondiente el cual es enviado a/l/la RD junto con la hoja de firmas para su
revisión y autorización, el/la RD revisa el cambio y lo remite a la dirección para su
autorización. Una vez autorizado el/la Coordinador/a del SGC da a conocer el nuevo
documento en Portal del ITTOL (www.ittoluca.edu.mx) y por medios electrónicos a los
responsables de los procesos quienes a su vez informan al personal a su cargo,
llenando el registro control de instalación de documentos electrónicos ITTOL-CA-PG-
001-02.
3.3 Obsolescencia de la documentación. Cuando se realizan cambios en la
documentación del SGI, el/la Coordinador/a del SGC es responsable de cuidar que la
documentación obsoleta sea retirada de los puntos de uso y se archive debidamente
identificada para su control, los cambios quedarán registrados conforme a lo
establecido en el Anexo 01. Tabla de control de cambios ITTOL-CA-PG-001.
3.4 Difusión. El/la Coordinadora del SGC difunde los documentos del SGI en formato
electrónico en los puntos de uso y a través del portal del ITTOL y se asegura que
estén disponibles y accesibles.

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3.5 Identificación y control de los documentos de origen externo. Los documentos

de origen externo, son identificados por su nombre y fecha de emisión en la lista maestra
de documentos ITTOL-CA-PG-001-01.

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4. Diagrama de flujo de las etapas del procedimiento.

Controlador de Representante de la
Responsable de Área Área usuaria
Documentos Dirección / Dirección

Inicio
1 2

Elabora documento Revisa documento

No ¿Cumple
requisitos?

Si

Firma de revisado

5 4

Identifica cambios y Aprueba

número de revisión documento

6 7
Publica
Consulta y usa
documentación
documentación
actualizada y retira
vigente
la obsoleta

Término

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5. Descripción de las actividades de las etapas del procedimiento

Etapas Actividad Responsable

1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento. Responsable

1. Elaborar 1.2 Elabora Documento conforme al instructivo de trabajo para del área/
Documento. elaborar documentos (ITTOL-CA-IT-001). Coordinador/a
del SGC
2.1 Revisa que el documento cumpla con los requisitos aplicables.
2. Revisar Si cumple. Firma de revisado y envía a Dirección para su
RD
Documento. aprobación.
No cumple. Envía a etapa 1 para su adecuación.
3.1. Firma documento en el campo correspondiente de revisado;
3. Firmar de
colocando nombre y puesto; y envía documento a/l/la RD
revisado
director/a.
4.1 El/la director/a aprueba y firma documento y lo regresa a/l/la
4. Aprobar RD para su liberación.
Documento. 4.2 El/la RD envía a el/la Coordinador/a del SGC el documento Dirección/ RD
aprobado.
5.1 El/la Coordinador/a del SGC recibe la documentación
revisada y aprobada y verifica cambios y número de revisión
del SGI.
5. Identificar
5.2 En el caso de documentos de origen externo como:
Cambios y Coordinador/a
Legislación ambiental aplicable, reglamentos, normas, revisa
Número de del SGC
su actualización mensualmente a partir de la página de la
Revisión.
SEMARNAT y del estado de los órganos oficiales.
Documentos como son permisos también serán colocados en
la lista de documentos de origen externo.
6.1 Da de alta en el portal del SGI los Documentos actualizados
una vez aprobados y los registra en la lista maestra de
documentos (ITTOL-CA-PG-001-01) y los formatos en la lista
maestra de control de registros (ITTOL-CA-PG-002-01).
6.Publicar 6.2 Difunde los cambios presentados, a los responsables de Coordinador/a
documentación procesos o áreas afectadas. del SGC
6.3 Realiza la instalación de los documentos electrónicos en los
puntos de uso y registra la instalación (ITTOL-CA-PG-001-02).
6.4 Retira los documentos obsoletos y los identifica de acuerdo al
punto 3.3 de este procedimiento.
7. Consultar 7.1 Consulta en el portal la documentación publicada.
documentación 7.2 En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento Usuario/a
publicada en el o que no pertenezcan a uno en particular se encuentran
portal disponibles en formato de texto en el portal.

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6. Documentos(s) de referencia
Documento
Instructivo de Trabajo para Elaborar Documentos ITTOL-CA-IT-001

7. Registros

Tiempo de Responsable de
Registro Código
retención conservarlo
Lista Maestra de Hasta nueva Coordinador/a del SGC ITTOL-CA-PG-001-01
Documentos revisión
Control de Instalación de Hasta nueva Coordinador/a del SGC ITTOL-CA-PG-001-02
documentos electrónicos instalación
Lista maestra de control de Hasta nueva Coordinador/a del SGC ITTOL-CA-PG-002-01
registros revisión

8. Glosario
N/A

9. Anexos
Anexo 01. Tabla de control de cambios

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