UICTET PETA) del proceso de ACTS TUTE oe ree Or md instalacion, resulta imprescindible disponer de los een ete eee Re eu plazos de espera. Sin embargo, un exceso de compras Peer ane er aca Pers cy eee un A cea ee ec del aprovisionamiento, que es el proceso por el peer tee a noes ray stalacién y la mejor eficiencia en los costes de NEU 2.1. Intreducci6n al proceso: Coen Peers te ear 2.8. Aprovisionamiento en instalaciones: Bresccoerd 2.4, Herramientas informaticas Pea aca ask ites eRe euros Distinguir las distintas fases y Reed ee tea cucu Bechet Cr er au Peete tc cra cael Pech ‘Aplicar técnicas de aprovisionamiento a las. Ineo sto Cea ack Coe Couey el plan de montaje con el aprovisionamiento.80 DE APROVISIONAMIENTO WH 2.1. Introduccin al proceso de aprovisionamienta Dentro de una empresa existen diferentes departamentos y sistemas, cada uno de los cuales con sus funciones y com- petencias. ‘A modo de ejemplo, se pueden definir cinco sistemas 0 departamentos: tema de administracién, © Sistema de recursos humanos. istema financiero, Sistema comercial. Sistema de produccién, sf, en una empresa de cierto tamafio puede definirse el organigrama de la Figura 2.1, El proceso de aprovisionamiento dependers del sistema de produecién, y estaré ubicado generalmente en la unidad de ‘compras de la empresa. een) ie eros Prec pproduccién Bed Figura 2.1. jemplo de organigrama de una empresa En las empresas anglosajonas es comtin denominar los car- {208 directivos con las iniciales del puesto que ocupan, Ast: CEO = Director ejecutivo. COO = Director de operaciones. CIO = Director de informtica y sistemas. CMO = Director de marketing. CHRO = Director de recursos humanos. y un largo eteétera. La mayoria empiezan por C (chief) y terminan en O (office, departamento del que son responsables) Business Team Leadership — CEO. ——<— CO. OFO coo, — ve o & Figura 2.2. La gestion delliderazgo es clave para el ito. eeMH 2.1.1. El aprovisionamienta El aprovisionamiento es la actividad que comprende las guientes tareas: © Gestién de compra. — Seleccién de proveedores, — Negociacién de precios y términos de compra. © Almacenamiento de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. © Mantenimiento de stock en las mejores condiciones de coste y operatividad, Por tanto, deberd tener los siguientes objetivos: © Minimizar el coste de la gestién de compras, © Contribuir a los objetivos comunes de la empresa, ‘© Mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa. © Encontrar proveedores competentes y fables «© Reducir los gastos por exceso de stock y los riesgos de rotura © Gestionar los proveedores de forma que se reduz- cael coste y se mejore ta calidad de los productos y servicios. ‘© Controlar los plazos y condiciones de entrega, DET yi) 2.1, Propén la estructura y organigrama para una pequefia empresa de instalaciones electrotéenicas con 15 emplea- dos técnicos y 6 mas entre almacén y administracién. MW 2.1.2. las compras ‘A menudo se establece una unidad de compras indepen- diente de la de aprovisionamiento, aunque ambas estardin en continua comunicacién. Esta unidad recibiré las solicitudes de los materiales ne~ ccesarios para la ejecucién de las instalaciones encomendadas a la empresa, buscar los proveedores més adecuados y se cencargara de todas las gestiones necesarias para que los ma- teriales tenga la calidad demandada, se entreguen en el plazo ‘oportuno y con una relacién éptima entre calidad y precio. Ademis se encargard de cuestiones como los medios y facilidades de pago y las condiciones de transporte. En cierto modo, podrfamos decir que el aprovisionamien- to se encarga de la gesti6n y decisién de cudindo, qué y cudin- PMS rena ea oso aa OSE ETLC) to material sera necesario para la actividad de la empresa y se lo indicaré al departamento de compras, cuya misiGn seré cconseguirlo a tiempo con las mejores condiciones posibles. Los sistemas de gesti6n de calidad (SGC) ISO 9001 re- cconocen Ia importancia de las compras dentro del servicio de la empresa, incluyendo procedimientos para ordenar el proceso de compras, Ia informacién de las compras y la verificacién de los productos comprados. seiotad CALIDAD G8 ais CONPROMISO sp sainat CONFIANZA ¢ eagle son GOMPETENCA © eee ERICENCIA Se sie ARNT Figua 2.3. Cualidades deseables en el proveedor WS 2.2. Gestidn del aprovisionamiento La gestién del proceso de aprovisionamiento tiene un papel fundamental en los esfuerzos para reducir el coste de fun- cionamiento de la empresa. Es, por tanto, muy importante conocer las distintas fa- ses del proceso de gestidn del aprovisionamiento. eoneke Petras Aprobacié aro i Pee recs Figuta 24. Gestidn del aprovsionamiento,TCD La existencia de un mercado cada vez més globalizado y Ja eliminaci6n de fronteras permiten adquirir mercaneias de origenes que hasta hace poco resultaban inviables 0 desconocidos. Sin embargo, hay que tener en cuenta siempre los plazos de entrega y los costes de transporte a la hora de valorar tuna oferta, asf como los posibles retrasos e incidencias. HEB 2.2.1. Andlisis de necesidades En esta fase es necesario estimar la cantidad de articulos que Ia empresa va a necesitar en el futuro. Para ello pueden utilizarse distintas técnicas: «© Peticiones directas desde el departamento de produc “Técnicas empresa, — Medias méviles: consiste en realizar la media de parte de los iltimos datos de demanda. Esto per- mite adaptarse a las tendencias del mercado (si se ligen los datos més recientes) y eliminar fluctua- ciones puntuales (eligiendo un conjunto mas am- plio de datos. — Método de los minimos cuadrados: se trata de en- contrar una Funcién que siga la forma de los datos de emanda, minimizando el error cuadrético medio. adfsticas basadas en la experiencia de la Lo ideal es una combinacién de ambas, es decir, man- tener una previsi6n inicial basada en la tendencia de la em- presa y modificarla en funcign de las necesidades comuni= cadas por el departamento de operaciones. El documento a través del cual se comunican las necesi dades de adquisicién recibe el nombre de boletin de com- pras. Este boletin debers estar aprobado preferentemente por el director de! departamento que origina la demanda. El departamento de compras procesard todos los boletines recibidos para agruparios por materiales y/o proveedores. BOLETIN DE COMPRASN®__/__ Fecha: Cantidad Descripcion Fecha de entrega solcitada Observaciones: VP B® Responsable Firmado: Fecha: Figura 2.6. Elemplo de boletn de compraclones Paranino MEN 2.2.2 Seleccidn de proveedores Una vez. analizadas las necesidades de 1a empresa y obte- nida la relacién de materiales que deben comprarse, entra en acci6n el proceso para seleccionar qué proveedor es el ‘mas apropiado de entre todos los existentes en el mercado, A la hora de seleccionar al proveedor, debemos atender, al menos, a los siguientes criterios: © Calidad, © Precio. * Plazos de entrega. ‘Cantidad: algunos proveedores establecen un pedido rinimo y otros, por el contrario, no tienen capacidad para servir cantidades elevadas ® Servicio. Aunque también es importante prestar atencién a otros como: + Estabilidad financiera. + Socios de negocio: en grandes proyectos es frecuen- te que existan alianzas 0 relaciones estratégicas entre a empresa instaladora y algunos proveedores o fa- bricantes de material * Localizacién geosra ‘© Transporte empleado. ‘* Formacién: algunos proveedores ofrecen formacién a los clientes sobre los equipos y materiales adquiridos, © Etica: cada vez mis empresas integran en sus siste- mas de gestién programas de responsabilidad social corporativa. Solucién: Pensemos en primer lugar qué puede suceder si un pro- veedor presenta serios problemas financieros: + Posibitidad de quiebra y cierre del negocio: esto su- ppondiria que el pedido no Hegarfa a tiempo y, adem, la posibilidad de perder pagos entregados a cuenta. + El proveedor no puede aftontar los pagos con el fa- bricante: igual que en el caso anterior, nuestro pe- dido se retrasarfa 0 cancelaria, Por todo esto, y més razones derivadas del transporte de la imercancfa y de la posibilidad de devolver el material o ejer- cer Ia garantia, siempre resultard mas adecuado establecer re- laciones comerciales con un proveedor solvente, ya que esto ‘nos permitiré mantener una relaci6n mas duraders y segura. 2, ORGANIZACION DEL PROCESO DE. Ten ‘Adems, existen algunos modelos en los que se basa la seleccién de proveedores: ‘+ Modelo de seleccién de Lehman y O’Shaughnessy: realiza la media ponderada entre 17 atributos 0 ca- racterfsticas del proveedor. En funcién del tipo de producto se otorgara mas © menos peso a cada una de ellas. * Modelo de lealtad al suministrador (Wind). ‘© Modelo de Howard-Sheth: este modelo se basa en el proceso psicoldgico de toma de decisiones y en los factores que pueden condicionarlas. BEES | Los 17 atributos propuestos por Lehman son: | . Reputacidn general del proveedor. 1 2. Condiciones financieras. 3. Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa, 4, Experiencia con el proveedor en situaciones andlogas. 5 . Servicio téenico. 6. Confianza, 7. Comodidad en el suministro. 8. 9, Datos sobre la adecuacién del pedido. | 1. Precio. 10, Especificaciones técnicas, 11, Facilidades de uso del producto. 12. Preferencias del usuario principal del producto. 13. Formacién ofrecida por el suministrador. 14 Tiempo de formacién requerida. 15. Confianza en la fecha de entrega prometida, 16, Facilidad del mantenimiento. 17, Servicio postventa