El plan de trabajo

anual del SG-SST

es único para cada
empresa
Categorías: Plan de trabajo anual, Planes y programas

Conozca en este artículo qué es el plan de trabajo anual

del SG-SST y algunos consejos prácticos para su
elaboración apoyados en ejemplos.
 Se debe realizar seguimiento al plan de trabajo anual
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El Decreto 1072 de 2015 define taxativamente que la
elaboración del plan de trabajo anual es una de las
obligaciones de los empleadores y que constituye uno de
los documentos indispensables dentro del sistema.
En el Artículo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma
indica que el empleador debe:
… “diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para
alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), el cual debe identificar claramente metas,
responsabilidades, recursos y cronograma de actividades,
en concordancia con los estándares mínimos del Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General
de Riesgos Laborales.”
En el Artículo 2.2.4.6.12, que se refiere a la
documentación, se establece la obligación de que el plan
de trabajo anual esté firmado por el empleador y el
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST” (punto 5).
Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los
elementos esenciales en la revisión por la alta dirección,
establecida en el Artículo 2.2.4.6.31. Específicamente, la
norma indica que la alta dirección “debe determinar en
qué medida se cumple con la política y los objetivos de
seguridad y salud en el trabajo y se controlan los riesgos”.

Fundamentos del plan de trabajo

anual
El plan de trabajo anual es uno de los resultados del
proceso de implementación del SG-SST. Al mismo
tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que
debe guardar plena coherencia con lo definido en la
planificación del SG-SST y con los objetivos del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Una vez identificadas las prioridades en materia de
seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar
medidas de prevención y control, que se materializan
precisamente en el plan de trabajo anual.
Este plan debe tener en cuenta los programas definidos
en el sistema y sus actividades,  el presupuesto asignado
para el SG-SST y la disponibilidad de recursos técnicos y
humanos para su ejecución.

Elaborar el plan de trabajo anual

Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de
los riesgos y peligros prioritarios identificados en la
evaluación inicial. Básicamente se deben plantear metas
alcanzables en el periodo de un año para minimizar y
monitorear esos factores que pueden afectar la seguridad
y salud de los trabajadores, o la buena marcha de la
empresa.
En la elaboración del plan de trabajo anual se deben tener
en cuentas las siguientes recomendaciones:
Programas
Los programas son el conjunto de acciones que se deben
llevar a cabo en las diferentes áreas, para garantizar el
cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Básicamente
comprenden: programa de capacitación, programa de
auditoría, programa de tareas de alto riesgo, programa
de emergencias, programas de vigilancia epidemiológica,
entre otros.
El plan anual debe tener como mínimo una actividad de
cada uno de los programas definidos en el SG-SST de la
empresa. Una vez finalice el plan de trabajo anual,
verifique que hay actividades de todos los programas.
Evidencias de ejecución del plan
El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece
que el empleador debe mantener disponibles y
actualizados los documentos relacionados con el SG-
SST.
Una vez se inicie la ejecución del plan de trabajo anual, se
hace necesario que de cada una de las actividades se
genere una evidencia de su cumplimiento. Esta evidencia
puede existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de éstos.
Durante la elaboración del plan de trabajo anual se debe
verificar que para cada actividad existe un procedimiento,
un formato, un manual, una guía o cualquier otro
documento que determine cómo se generará la evidencia
de la ejecución y cómo se almacenará.
Por ejemplo, de una capacitación usted puede tomar una
hoja de papel, marcarla con el nombre y fecha del evento
y hacer que cada uno de los asistentes la firme.  También
puede tomar fotografías del evento en las que se vea a
los asistentes y hacer que la cámara imprima la fecha y
hora o puede tomar un video de toda la capacitación. 
Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia
válida de la ejecución de la tarea, lo importante es que la
evidencia esté disponible cuando sea requerida.
Cronograma
El cronograma de actividades contiene todas las acciones
a desarrollar, con las fechas respectivas de iniciación y
terminación de cada una de ellas, en forma consecutiva.
También debe identificar a los responsables de cada una
de las actividades.
Incluya en el cronograma las tareas de preparación que
deba ejecutar antes de una actividad, esto le permitirá que
cuando llegue el momento no tenga que improvisar. Por
ejemplo, si se va a realizar una capacitación en primeros
auxilios a todo el personal, además de la capacitación,
incluya una tarea previa de divulgación del evento.
Un plan de trabajo realista
El plan de trabajo anual debe elaborarse teniendo en
cuenta la realidad de la organización.  Debe tener en
cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST durante
el año, proponer actividades cuya realización exceda el
presupuesto asignado por la alta dirección generará que
las actividades sean canceladas y que al finalizar el año
no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.
Las fechas asignadas a las actividades deben tener en
cuenta el ciclo del negocio al cual se dedica la empresa, 
por ejemplo, si la empresa es una exportadora de flores a
Estados Unidos, no estaría bien que se incluyeran un gran
número de actividades en enero y febrero que es cuando
la empresa está en su periodo de mayor actividad
comercial.
El plan de trabajo anual debe tener en cuenta la
disponibilidad del personal en la empresa, por ejemplo, si
se programa una capacitación un 31 de diciembre, lo más
probable es que la asistencia a la capacitación sea muy
baja porque gran parte del personal se encontrará de
vacaciones.

Recuerde
El plan de trabajo anual se realiza de forma independiente
para cada organización, no existen dos planes de trabajo
iguales, copiar y pegar el plan de otra empresa nunca
generará buenos resultados.