Antes de la caracterización de procesos

prepara esto:
Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso
evidentemente tienes que definir qué proceso vas a estudiar.
Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s
de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo quieres
hacerlo para que reserven un día y hora en su agenda.
Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con
anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que
debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.

Durante la caracterización de procesos haz

esto:
Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de
la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes abierto
delante de ti la ficha del proceso.
A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos que
doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.
Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese
proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al
responsable del proceso.
Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son
los responsables del proceso.
Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante
porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina
en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al cliente
final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar
cuál es el final del proceso. Yo defino el inicio y el final del proceso
como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un formulario
por email con los datos para facturar).
Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está
totalmente relacionado con el inicio y final del proceso. Pero aquí no
 defino la acción sino los elementos asociados a esa acción (ejemplo
anterior: formulario con los datos para facturar) ¿ves la diferencia?.
Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este
proceso. Por partes interesadas me refiero a las partes implicadas.

Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al apartado

de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto? Porque ya tengo
suficiente información general del proceso. Ahora quiero entrar en
detalle y saber exactamente los pasos que se dan para desarrollar ese
proceso de principio a fin.
Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo
durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo
siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que estoy
estudiando en subprocesos.
Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una
empresa que tiene un departamento específico para ello, este
proceso de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4
subprocesos: solicitud de facturación, emisión y registro de la factura,
envío de la factura, archivo físico y digital.

¿Por qué hago esto?

Para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al dividir
el proceso en subprocesos ayuda más a la lectura de este apartado
“descripción de actividades” que si describo todas las actividades
juntas sin división alguna.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes

subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título
para cada uno de los subprocesos.
Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso ya
entiendo con todo detalle el mismo.  Es el momento en que mi cabeza
empieza a hacerse estas preguntas:
 ¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
 ¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no
fallar en este proceso?

 ¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de

este proceso?
Y es entonces cuando paso a la parte final del análisis de este proceso
y la cumplimentación de la ficha del proceso.
Paso 7. Identifico los controles al Proceso que existe en la
organización. Todos los procesos tienen
Siempre algún control (podrá ser visual o mediante un
documento/registro).
Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué existe)
y las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es ¿y cómo
controlas este paso, este momento? La respuesta que te de la
persona escríbela pero plantéate tú si es suficiente ese control o le
haría falta algún otro o mejorar el existente.
Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces los
controles que se hacen al proceso están basados en la
cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que te
digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es suficiente o
necesita otros o mejorar el existente.
Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos
tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su
rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación,
puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de
abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o facturas
rectificativas) significa que el cliente no está de acuerdo con la factura
que se ha emitido. Habría que analizar el por qué ocurre ese abono
pero igual puede ser una mala comunicación entre el departamento
de producción y el de facturación.

Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que valga

la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles errores de
 fondo en la empresa y por eso se mantiene como indicador. Para eso
existen los indicadores.
Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este análisis
es importante porque hace pensar a la persona que tiene delante de
posibles fisuras en sus procesos. Si detecto alguna la anoto para que
se analice posteriormente la probabilidad de que se materialice y la
gravedad que tendría en la empresa si se materializa.

Después de la caracterización de procesos haz

esto:

Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:

 ¿qué se puede mejorar?

 la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de que

falle el proceso para saber si se toma acción o no.

 si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.