ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SENA CURSO VIRTUAL ADMIINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

MANIZALES – CALDAS
 INTRODUCCION

Este ensayo tiene como objetivo dar a conocer la importancia de los archivos,
usando terminología archivística para entender su origen, evolución, cualidades,
clasificación, categorización, aplicación en el medio actual.

ARGUMENTACION

Los archivos son demasiado valiosos para la sociedad y las organizaciones, ya

que allí se refleja todo la historia pasada y actual por ejemplo : en el caso de una
organización podemos consultar quienes fueron sus fundadores , cuantos
trabajadores tuvo en cierta época , su estado económico y en la sociedad se
puede consultar los antecedentes clínicos , propiedades , la historia de los países
y otros documentos necesarios que nos sirvan como testimonio en la vida
moderna para conocer la historia de nuestros antepasados y con la ayuda de la
tecnología esta consulta puede ser mucho más fácil
Los archivos promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria,
motivan para la investigación histórica y científica para realizar las mejoras en
base a lo que ya se tenía como antecedente ante una posible nueva y mejorada
solución.
ORIGEN DE LOS ARCHIVOS

Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura, estos documentos

aparecieron en los primeros imperios allí se registraba la riqueza y control de la
población. los primeros documentos son los legales, documentos de control de las
personas llamados (padrones) los de hacienda que conforman los títulos de
propiedad, catastros, censos. También documentación militar donde se registraba
la información de los soldados, las quintas y documentación privada.
los archivos estaban a cargo de los escribas, estaban en depósitos especiales y
eran de acceso restringido.

EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

La evolución de los archivos se dio gracias a los aportes que hicieron, los egipcios,
las civilizaciones de roma y Grecia que por ejemplo dejaban testamentos en
madera y mármol y los arcadios, sumerios y babilonios que tallaban sus escritos
en pieles.
En la actualidad existen variedad de formas para almacenar la información
existen los archivos en soporte papel, audiovisuales, fílmicos, sonoros,
informáticos, orales. los documentos de una misma función administrativa deben
tener su principio de “procedencia “y se han de organizar de acuerdo a el lugar de
donde provienen, ordenándose en un orden cronológico es decir se forman
“series”.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tienen que ver propiamente con las ventajas que se dan al aplicarlas en nuestra
organización, son características que componen un archivo:
Económicos: se genera un ahorro de costos derivados del tiempo y personal
empleado en buscar la documentación.
Simples: se identifica el contenido de la información de manera sencilla
Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente
Exactos: la clasificación a el momento de archivar debe ser precisa para evitar
equivocaciones
Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico del archivo.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN SU USO :
se clasifican de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales
Archivo activo : el archivo actual o el de años anteriores que son de consulta
permanente como PQRS ETC.
Archivo semiactivo : el que ya cumplio su función pero por razones legales sigue
ahí
Archivo inactivo : se conservan los documentos poco frecuentes.
 SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

Archivo centralizado: tiene una sola dependencia el control y manejo de toda la

documentación de la empresa
Archivo descentralizado: están distribuidos los documentos por departamentos
llegando a tener tantos como la misma empresa.
Archivo descentralizado con control descentralizado: tiene varias dependencias
que hacen la misma labor con la diferencia que la responsabilidad recae en el jefe
de cada una de ellas
Archivo descentralizado con control centralizado: este tipo de archivo funciona
según las necesidades de ciertas dependencias sin embargo depende y es
controlado por el archivo central
SEGÚN SU NATURALEZA

Archivo público : pertenece a las entidades del estado

Archivo privado de interés publico : son los documentos que por su valor histórico ,
investigativo , científico o cultural son de interés publico
Archivo privado : son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas

SEGÚN SU CICLO VITAL

Archivo de gestión : es la documentación que es consultada administrativamente

por toda la organización
Archivo central : es la agrupación de los documentos que han sido transferidos
desde las distintas dependencias ; su consulta no es tan frecuente , pero siguen
en vigencia
Archivo histórico : son los documentos que contienen información vital para la
compañía y que se transfieren desde el archivo central a el archivo de
conservación permanente .

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito

TERRITORIALIDAD
 Archivos de entidades del orden nacional
 Archivos de entidades del orden departamental
 Archivos de entidades del orden distrital
 Archivos de entidades del orden metropolitano
 Archivos de entidades del orden municipal
 Archivos de entidades del orden local
 Archivos de las nuevas estatidades territoriales que se creen por ley
 Archivos de los territorios indígenas que se crearan cuando la ley los
desarrolle

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

 Archivos de la rama ejecutiva

 Archivos de la rama legislativa
 Archivos de la rama judicial
 Archivos de los organismos de orden de control
 Archivos de los organismos autónomos
Aunque en el mundo actual muchas empresas no le han dado la importancia
que se merece a una buena organización de los archivos , existen otras que si
aplicaron la gestión documental en ellas generando asi en sus empresas
mayor eficiencia utilizando las tecnologías de la información , creando bases
de datos, digitalizando y contratando el personal adecuado para darle la
importancia a el cuidado de la historia y documentación actual de las empresas
, realizando así su organización , conservación poniéndolos en uso del
productor y del usuario externo .

CONCLUSIONES

 Los archivos son importantes en todas las actividades que realice el ser
humano
 El archivo es la historia de la humanidad sea en el soporte donde se
encuentre es un testimonio de lo que ocurrió y una base para lo que
más adelante pueda pasar
 Están obligados las entidades públicas y privadas que cumplan
funciones públicas.
 El archivo es de fácil consulta y manejo si se tiene bien organizado ya
sea por temas, numérico, alfabético
 Se conserva el principio de procedencia de los documentos