MICROSOFT OUTLOOK XP 2002

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PRESENTACIÓN
esde la década de los ochenta, el mundo de la informática y la computación

D dejo de ser un mundo de exclusividades y términos difíciles, para convertirse

rápidamente en un espacio compartido por todo tipo de personas sin distinción
de oficios, idiomas y culturas.

Contribuir a ese esfuerzo de comprensión, es lo que a inspirado al presente

aporte. Este material es un manual dirigido a personas que recién ingresan en el
aparentemente incomprensible y especializado mundo de la computación y la
informática.

Microsoft Outlook es un software de organización y Planeación, ¡todo en uno!,

permite organizar citas, contactos y tareas. Con él podrá realizar el seguimiento de sus
actividades, abrir y ver documentos y compartir datos.

Así, podremos entender los conceptos generales básicos de la computación,

¿Qué es un correo electrónico?, ¿Cómo funciona?, ¿Qué me ofrece?, ¿Para qué me
sirve?, ¿Cómo lo puedo utilizar?.

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Estas y otras preguntas son respondidas de manera sencilla, y practica para

que todos puedan operar una herramienta tan importante en los tiempos
contemporáneos.

Ahora te invitamos a acompañarnos a una gran aventura visitando las

siguientes páginas y a ingresar en este nuevo, útil y fascinante mundo.

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MICROSOFT OUTLOOK XP 2002

I. DATOS INFORMATIVOS
• Duración : (1 Semana) 4.5 Hrs. / Semana
• Profesor : ____________________________________________
• Horario : ____________________________________________

II. OBJETIVO
Al final del curso el participante estará capacitado para aplicar los conceptos y aplicaciones
básicas para trabajar con el sistema de mensajería y agenda electrónica, ¡un programa que
cambiará la manera de organizar su vida!, así como las capacidades de compartir información
con otros programas.

III. CONTENIDO DEL CURSO

SEMANA I
SESION I

Introducción a Microsoft Outlook XP.

¿Qué es OUTLOOK XP?.

Características básicas de Outlook. XP

Novedades de Outlook XP 2002.

Empezando con Outlook XP 2002.

Utilizar Outlook para Hoy.
 Cambiar aspectos de OUTLOOK XP para Hoy.

Utilizar la Bandeja de Entrada.
 Crear un mensaje.
 Abrir un mensaje.
 Formas de ver el contenido de los mensajes.
 Responder a un mensaje.
 Reenviar mensajes.
 Adjuntar un archivo a un elemento.
 Marcar mensajes como privado, personal o confidencial.
 Personalizar aspectos de los mensajes.

Utilizar El Calendario.
 Cita.
 Programar una Cita.
 Convertir una Cita en una Reunión.
 Reunión.
 Programar una Reunión.
 Evento.
 Programar un Evento.

Utilizar Contactos.
 Crear un Contacto.
 Crear una convocatoria de reunión a partir de un Contacto.
 Eliminación de un Contacto.

Buscar un Elemento.

Organizar Elementos.

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SESION II

Utilizar Tareas.
 Crear un Tarea.
 Abrir una Tarea.
 Cambiar la configuración de una tarea.
 Cambiar el color de las Tareas atrasadas o completadas.
 Asignar una tarea a otro usuario.

Utilizar El Diario.
 Grabar manualmente una actividad en el Diario.
 Eliminar una entrada al Diario.

Utilizar Las Notas.
 Crear una Nota.
 Cambiar el color de una Nota.
 Cambiar las opciones de formato para las nuevas Notas.
 Eliminar una Nota.

Ver Páginas Web.
 Agregar a la Barra de Outlook un Acceso Directo de una Pág. Web.
 Enviar una Pág. Web en un mensaje de Correo Electrónico.

Imprimir.
 Previsualización de la Impresión.
 Ver Páginas en la Vista Preliminar.
 Configuración de Impresión.
 Configuración de Página.

IV. Bibliografía

Separata y guía sobre temas de desarrollo.

Practica del curso.

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SESIÓN I

Crear una Base de Datos

¿Qué es Outlook?.

Características básicas de Outlook.

Novedades de Outlook 2002.

Empezando con Outlook 2002.

Utilizar Outlook para Hoy.

Utilizar la Bandeja de Entrada.

Utilizar El Calendario.

Utilizar Contactos.

Buscar un Elemento.

Organizar Elementos.

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Introducción a Microsoft Outlook XP.

¿Qué es Outlook XP?.

Microsoft Outlook XP es un
programa de mensajería y
administración de información personal
que le ayuda a administrar los mensajes,
citas, contactos y tareas. Con él podrá
realizar el seguimiento de sus
actividades, abrir y ver documentos y
compartir datos.

Características básicas de Microsoft Outlook XP.

Microsoft Outlook es un cliente de mensajería y colaboración que le ayuda a organizar y
a compartir la información del escritorio y a comunicarse con otras personas.

 Administrar información personal y profesional como citas, contactos, tareas, notas y

archivos así como para realizar un seguimiento de actividades importantes de todo tipo.
 Administrar archivos y carpetas, abrir, crear y compartir archivos de Microsoft Office.
 Usar Outlook con Internet para ver páginas Web, enviar hipervínculos y páginas Web en
mensajes de correo electrónico y compartir información relacionada con el calendario y
los contactos.
 Usar herramientas de productividad general en Outlook para ayudarle a realizar un
trabajo más eficiente.

Novedades de Outlook XP 2002.
Para administrar y establecer la prioridad de la información:
 Outlook para hoy, (novedad en la versión 98) Proporciona una vista rápida del día.
Con Outlook para hoy, puede ver cuantos mensajes tiene en la bandeja de entrada, las
citas para los siguientes días y la lista de tareas, todo en un solo lugar.
 Páginas principales de carpetas, (novedad en la versión 2002) Vea una página
Web que se haya asignado a cualquier carpeta personal o carpeta de Exchange Server.
Las páginas principales de carpetas pueden facilitar instrucciones acerca del
uso de una aplicación o recuperar informes de resumen acerca de la información
almacenada en la carpeta.
Organizar la bandeja de Entrada.
 Asistente para reglas (función mejorada en la versión 2002) El Asistente para
reglas que estaba disponible como complemento en Outlook 97 es ahora una
característica integrada. Haga clic en el menú Herramientas y, a continuación, haga
clic en Asistente para reglas para hacer que los mensajes entrantes y salientes se
muevan, eliminen, reenvíen o marquen automáticamente.

 Herramienta Organizar (novedad en la versión 98) Outlook facilita la organización

de la Bandeja de entrada mediante la nueva herramienta Organizar. Simplemente,
haga clic en Organizar en la barra de herramientas Estándar para ver cómo esta
página le permite crear reglas, cambiar vistas y administrar los mensajes de correo
electrónico no deseados.
 Carpeta Borrador (novedad en la versión 98) Outlook guarda automáticamente los
mensajes no enviados en la carpeta Borrador para que sepa exactamente dónde

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encontrarlos. Cuando lo desee, podrá recuperar los mensajes no terminados para

completarlos y enviarlos posteriormente.

Empezando con Outlook XP 2002.

Al iniciar el Outlook veremos en pantalla al lado izquierdo los diferentes módulos que
podemos usar, como Outlook para hoy, calendario, diario, notas, etc. Y al lado derecho podremos
ingresar la información según donde nos ubiquemos.

Utilizar Outlook para hoy.

La página Outlook para

hoy proporciona una vista previa del
día. Con Microsoft Outlook para hoy Martes, 12 de Marzo de 2002
puede ver un resumen de las citas,
una lista de las tareas y cuántos
mensajes de correo electrónico
nuevos tiene.

 Cambiar aspectos de Outlook XP para hoy.

1. En la barra de Outlook, haga

clic en Outlook para Hoy

2. En la página Outlook para hoy,

haga clic en Personalizar
Outlook para hoy.

3. Aquí podrá cambiar el estilo

para mostrar Outlook para hoy,
el calendario, las tareas,
cambiar las carpetas que
aparecen en Outlook para hoy
y si se desea poner la página
como la predeterminada al
iniciar el Outlook.

4. Una vez dada las indicaciones,

haga clic en Guardar
cambios.

Utilizar la Bandeja e Entrada.

La Bandeja de Entrada da la
facilidad de enviar y recibir mensajes desde
un lugar a la oficina, a otros países, etc.
Realmente los mensajes suelen llegar en
forma automática, Outlook dispone de
muchos métodos para hacer resaltar los
mensajes en la pantalla. Puede utilizar
diseños de fondo y agregar imágenes,
fuentes y colores para agregar énfasis al
mensaje.

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 Crear un mensaje.
1. En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Mensaje.
2. Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO.
3. Para seleccionar destinatarios en una lista, haga clic en los botones Para, CC o CCO.
4. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.
5. En el cuadro de texto, escriba el mensaje.
6. Haga clic en Enviar

 Abrir un mensaje.
1. Haga clic en Bandeja de entrada
2. En la lista de mensajes, haga doble clic en el mensaje que desee abrir.

 Formas de Ver el contenido de los mensajes.

1. Ir al menú Ver, y dar clic en la opción Vista actual. Aparecerá un submenú donde
podemos indicarle las diferentes formas de visualización de los mensajes.
 Responder a un mensaje.
1. Abra el mensaje al que desee responder.
2. Para responder sólo al remitente del mensaje, haga clic en Responder
3. Para responder a todos los destinatarios de los cuadros Para y CC, haga clic en
Responder a todos

 Reenviar mensajes.
1. Haga clic en Bandeja de entrada
2. Seleccione los mensajes que desee reenviar y haga clic en Reenviar
3. Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO.
4. Haga clic en Enviar

 Adjuntar un archivo a un elemento.

1. Cree o abra el elemento al que desea adjuntar el archivo.
2. Sitúe el punto de inserción en el cuadro de texto del elemento y haga clic en
Insertar archivo.
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3. Elija el archivo que desea adjuntar y haga clic en Insertar.

4. En un mensaje, haga clic en Enviar y, en otro tipo de elemento, haga clic en Guardar y
cerrar.

 Marcar un mensaje como privado, personal o confidencial.

1. En el mensaje cuyo carácter desee establecer, haga clic en Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo donde seleccionaremos la importancia, el carácter,
opciones de entrega y opciones de seguimiento para el mensaje.
Notas:
• Al marcar un mensaje como Privado, se evita que el mensaje pueda ser modificado
una vez enviado.
• Puede enviar todos los mensajes que envíe con el mismo carácter. En el menú
Herramientas de la ventana principal, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha
Preferencias y a continuación, haga clic en Opciones de correo electrónico. Haga
clic en Opciones de correo avanzado y a continuación en el cuadro Carácter, haga
clic en el carácter que desea utilizar.

 Personalizar aspectos de los mensajes.

Crear un mensaje nuevo con diseño de fondo.
Este procedimiento sólo está disponible si utiliza HTML como formato del mensaje.

• Haga clic en Bandeja de entrada.

• En el menú Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y haga clic en el
diseño de fondo que desee utilizar.
Crear una firma para los mensajes.
• En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y haga clic en la ficha
Formato de correo.
• Haga clic en Selector de firmas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
• En el cuadro Escriba un nombre para su nueva firma, escriba un nombre.
• En Elija cómo crear su firma, seleccione si desea empezar desde cero o utilizar
una firma existente.
• Haga clic en Siguiente.
• En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma.
• Para cambiar el formato del párrafo o de la fuente, seleccione el texto, haga clic
en Fuente o en Párrafo y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Insertar una firma en un mensaje.

• En el menú Insertar, elija Firma y haga clic en la firma que desee.
• Si la firma que desea insertar no está incluida en la lista, haga clic en Más y, en
el cuadro Firma, seleccione la firma que desee utilizar.

Utilizar El Calendario.

Utilice los contactos para

mantener al día y tener fácil acceso a
su información acerca de las personas
que conoce. Puede ordenar y archivar
los contactos de la forma que desee,
almacenar varias direcciones, números
de teléfono y direcciones de correo
electrónico para cada contacto.

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 Cita.
Una cita es una actividad programada en el Calendario que no implica invitar a otras
personas ni reservar recursos.
Programar una cita.
1. En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Cita.
2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación.
4. Escriba las horas de comienzo, finalización y las otras opciones que desee.
5. Haga clic en Guardar y cerrar .
Sugerencia En el Calendario, también puede crear una cita; para ello, seleccione un
bloque de tiempo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación,
haga clic en Nueva cita en el menú contextual.

Convertir una cita en una reunión.

1. Abra la cita.
2. Haga clic en la ficha Disponibilidad del asistente.
3. Invite a los asistentes y los recursos.
4. Determine una hora de reunión.
5. Haga clic en la ficha Cita.
6. Si no ha programado el uso de un salón, escriba la ubicación en el cuadro
Ubicación.
7. Haga clic en Enviar.

Sugerencia Para convertir rápidamente una cita en una reunión, abra la cita, haga clic en
el menú Acciones, haga clic en Invitar a los asistentes y, a continuación, escriba nombres
en el cuadro Para.

 Reuniones.
Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan
recursos.

Programar una
reunión.

1. Haga clic en
Calendario.
2. En el menú
Acciones, haga
clic en
Organizar una
reunión e invite
a los asistentes
y los recursos.
3. Haga clic en
Autoselección
y seleccione
otras opciones
que desee.
4. Haga clic en
Crear reunión.
5. Haga clic en
Enviar.

Sugerencia Para enviar el orden del día o notas acerca de la reunión, adjunte un
archivo a la convocatoria de reunión.

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 Evento.
Un evento es una actividad que dura 24 horas o más.

Programar un evento.

1. Haga clic en el Calendario.

2. En el menú Acciones, haga clic en Nuevo Evento de día completo.
3. Seleccione las opciones que desee.
4. Para indicar a las personas que vean su Calendario que se encuentra fuera de la
oficina en lugar de ocupado, en la lista Mostrar la hora como, haga clic en Fuera
de la oficina.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencias Los eventos se definen con una duración que va desde la medianoche
hasta la medianoche.
En la vista Día, semana y mes, puede crear rápidamente un evento haciendo doble clic
en el título de fecha del día del evento.

Utilizar Contactos.

Utilice los contactos para

mantener al día y tener fácil acceso
a su información acerca de las
personas que conoce. Puede
ordenar y archivar los contactos de
la forma que desee, almacenar
varias direcciones, números de
teléfono y direcciones de correo
electrónico para cada contacto.

 Crear un contacto.
• En el menú Archivo,
elija Nuevo y haga clic en Contacto.
• En el cuadro Nombre completo, escriba un nombre para el contacto y continúe con
la demás información del contacto.
• Haga clic en Guardar y cerrar.

 Crear una convocatoria de reunión a partir de un contacto.

• Seleccione el contacto, haga clic en el menú Acciones y haga clic en Nueva
convocatoria de reunión para el contacto.

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• Escriba las horas de comienzo y finalización, Seleccione otras opciones que desee.
• Haga clic en Enviar.

 Eliminación de un Contacto.
1. Seleccione los contactos que desea eliminar.
2. Haga clic en eliminar.

Buscar un elemento

En lugar de desplazarse
por una lista larga de elementos
de Microsoft Outlook para
encontrar el que desea, puede
utilizar la página Buscar para
realizar una búsqueda rápida. La
página Buscar funciona como
cualquier página Web de
búsqueda y puede elementos de
Outlook de todo tipo, incluidos
mensajes, citas, contactos o
tareas.
Haga clic en Búsqueda
avanzada para buscar los
elementos en más de una
carpeta o para buscar elementos
aplicando más de un criterio.

Organizar un elemento

En Microsoft Outlook
puede utilizar la página Organizar
para buscar rápidamente los
elementos que busca y, después,
moverlos a la carpeta que
designe. También puede facilitar
la distinción de los elementos a
simple vista aplicando colores
especiales a algunos tipos de
elementos y filtrar mensajes de
correo electrónico no deseados.

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SESIÓN II

Utilizar Tareas.

Utilizar El Diario.

Utilizar Las Notas.

Ver Páginas Web.

Imprimir.

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Utilizar Tareas.

Utilice las tareas para

organizar su actividades
personales y comerciales en un
solo lugar fácil de gestionar.
Ordene y clasifique rápidamente
las tareas por prioridades,
establezca avisos de vencimiento
y asigne tareas a otras personas.

 Crear una tarea.

• En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Tarea.
• Escriba un nombre de tarea en el cuadro Asunto y seleccione las opciones que
desee.

 Abrir una tarea.

• Haga clic en Tarea.
• Busque la tarea y haga doble clic en el icono de la tarea.
 Cambiar el color de las tareas atrasadas o completadas
• En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y haga clic en la ficha
Preferencias.
• Haga clic en Opciones de tareas.
• Haga clic en un color en el cuadro Tareas atrasadas y en el cuadro Tareas
completadas.

 Asignar una tarea a otro usuario

Para asignar una tarea se envía una solicitud de tarea a otro usuario. La persona
que recibe la tarea puede aceptarla, rechazarla o asignarla a otro usuario. Pasos para crear
una solicitud de Tarea:

• En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea.

• Comience a llenar toda la información y seleccione las opciones que desee.

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• Si desea que la tarea se repita, haga clic en el menú Acciones, haga clic en
Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
• En el cuadro de texto, escriba las instrucciones o la información acerca de la tarea.
• Haga clic en Enviar.

Utilizar El Diario.

Outlook registra
automáticamente las
actividades realizadas con los
contactos seleccionados de la
lista de contactos de Outlook.
Además, puede mantener un
seguimiento de cada uno de
los documentos de Office que
cree o utilice.

Cada entrada del

Diario representa una
actividad. Las entradas del
Diario se registran a partir del
momento en que se realiza la
actividad. Por ejemplo, un
documento de Word quedará
registrado con la hora en que
se creó o utilizó. Puede abrir
una entrada del Diario para
ver los detalles acerca de la
actividad o utilizarla como
acceso directo para ir
directamente al elemento o documento de Outlook al que haga referencia esa entrada del Diario.

 Grabar manualmente una actividad en el diario

• En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Entrada del Diario.
• Seleccione otras opciones que desee.
• En el cuadro Tipo de entrada, haga clic en el tipo de entrada del Diario que desee
registrar.
• Haga clic en Guardar y cerrar.

 Eliminar una entrada del diario

• En el Diario, seleccione la entrada del Diario.
• En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

Nota La eliminación de una entrada del Diario no elimina el elemento, el documento ni

los contactos a los que se refiere la entrada del Diario. De forma similar, cuando se
elimina un elemento o un documento que se ha registrado en el Diario, la entrada del
Diario correspondiente a ese elemento o documento no se elimina.

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Utilizar Las Notas.

Las notas son el equivalente electrónico de las

notas de papel adhesivas. Utilice las notas para
anotar preguntas, ideas, recordatorios y cualquier
cosa que escribiría normalmente en una nota de
papel. Las notas también resultan útiles para
almacenar bits de información que es posible que
necesite más adelante, como instrucciones o texto
que desee volver a utilizar en otros elementos o
documentos.

 Crear una nota

• En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Nota.
• Escriba el texto de la nota.
• Haga clic en Cerrar.

 Cambiar el color de una nota

• Abra una Nota.
• En la parte superior de la nota, haga clic en el icono de nota.
• Elija Color y, a continuación, haga clic en el color que desee.

Nota Para obtener información acerca de cómo cambiar el color de todas las notas nuevas,
haga clic en
 Cambiar las opciones de formato para las notas nuevas.
• En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y haga clic en la ficha
Preferencias.
• Haga clic en Opciones de nota.
• Bajo Aspecto, seleccione las opciones que desee.

 Eliminar una nota

• Haga clic en Notas
• Seleccione las notas que desee eliminar.
• Haga clic en Eliminar.

Ver Páginas Web

Ver páginas Web

desde Microsoft Outlook es
fácil. Puede visitarlas de la
misma manera que en un
explorador, escribiendo una
dirección Web o haciendo clic
en un sitio de la lista de
Favoritos. También puede
crear en la barra de Outlook
accesos directos a los sitios
Web que visite con frecuencia
y, después, ir al sitio en
cualquier momento haciendo
clic en el acceso directo.

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 Agregar a la barra de Outlook un acceso directo a una página Web.

• Vaya a la página Web para la que desea crear un acceso directo.
• En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Acceso directo a página Web de
la barra de Outlook.

 Enviar una página Web en un mensaje de correo electrónico.

• Vaya a la página Web que desee enviar.
• En el menú Acciones, haga clic en Enviar página Web por correo electrónico.
• Escriba la dirección del destinatario y el resto de la información como siempre y, a
continuación, haga clic en Enviar.

Imprimir

 Previsualización de la impresión.
Donde entre otras cosas se aprecia un icono abierto en forma de libro, que nos permite
configurar la página antes de imprimirla; al respecto conviene decir que es mejor definir la
página acorde con nuestras necesidades reales de impresión por papel.

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 Ver páginas en la vista preliminar.

• En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
• Haga clic en un botón.

 Configuración de impresión.

En esta caja de dialogo

podremos apreciar diferentes
opciones una de ellas es para
realizar una Configuración de
Página, la orientación, el estilo de
impresión, el número de copias, etc.

 Configuración de página.

• Ir al menú archivo o de lo
contrario dentro de la caja de
dialogo de Impresión.
• Aparecerá una caja de diálogo
con tres fichas:

Configure en la ficha Formato,

el tipo de fuente a usar, el
tamaño, así como la posibilidad
de usar un fondo para el texto,
etc.
En la ficha de papel, configure
los márgenes, el tamaño del
papel, la orientación, etc.
En la ficha Encabezados y
Pies, podrá insertar
encabezados o pies de página,
etc.

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