Indicadores de Gestion

Centro de Gestión Administrativa – Regional Bogotá D.C.
Programa:
Tecnólogo en Gestión Documental
Ficha de Caracterización:
1984769
Competencia:
Organizar Fondos Acumulados
Instructora:
Sandra Milena Loaiza Cárdenas
Aprendices:
Jeison Noguera Franco
Juan Sebastián Becerra Cuellar
Snedy Melissa Parra Quintero
Jeniffer Rodríguez Bonilla
Grupo GAES No. 4
Actividad:
Descripción General de Archivo
Bogotá D.C., sábado 5 de septiembre de 2020
www.housecomapysas.com.co
Calle 100 # 8A – 55 Bogotá – Colombia
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ - 3 -
2. INDICADORES DE GESTIÓN .................................................................................... - 5 -
3. ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? ..................................... - 7 -
4. ¿COMO SE ESTABLECEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? ............................. - 7 -
5. OBJETIVOS ................................................................................................................. - 8 -
6. QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA INICIAR UN PROCESO DE MEDICIÓN -
9-
7. CARACTERÍSTICAS................................................................................................... - 9 -
8. PROPUESTA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA ARCHIVIST COMPANY - 10 -
WEBGRAFIA..................................................................................................................... 12
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento busca plantear una propuesta para la estandarización de la medición
archivística, a partir del establecimiento de unos indicadores de gestión para la gestión docu-
mental de la empresa inmobiliaria House Company S.A.S, que se fundamenten en los linea-
mientos establecidos por el Archivo General de la Nación, este instrumento buscará el permitir
evaluar los resultados de su gestión y hacer seguimiento de las funciones o actividades, facili-
tando la toma de decisiones y la optimización de sus procesos a fin de mejorar sus ventajas
competitivas y brindar un mejor apoyo en la producción, manejo y custodia de la información
de la organización.
Estos indicadores de gestión se definen a partir de la integración de los sistemas más comunes
de las Normas ISO 9001, OSHAS 18001 e ISO 27001, para establecer y evaluar programas,
política, control y objetivos de la organización.
La ISO 9001:2015 Norma de sistema de gestión de calidad (SGC) considerada como la base y
estructura principal de cualquier sistema integrado de gestión, la cual se centra en todos los
elementos de administración de calidad con los que una organización debe contar para tener un
sistema efectivo que le permita administrar y mejorar sus productos y servicios.
El objetivo de esta norma es garantizar la satisfacción de todas las partes interesadas como
clientes, proveedores, entes de control, colaboradores, clientes y muchos más, mediante el ciclo
PHVA (planear, verificar, hacer y actuar), que de la manera adecuada nos ayuda a identificar
y organizar todos los procesos con el fin de mejorar continuamente, logrando la satisfacción de
los clientes y la excelencia organizacional en cada una de las actividades.
La Norma OHSAS 18001 la cual establece los requisitos para implementar un Sistema de Ges-
tión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La ISO 27001- Seguridad de la Información: Norma internacional que permite el asegura-
miento, la confidencialidad e integridad de datos y de la información, así como los sistemas
que la procesan, mejorando la competitividad y la imagen de una organización.
El propósito de los indicadores de gestión, está relacionado con las mejoras en el rendimiento
de la empresa, reducción de gastos, el ahorro de recursos, esfuerzo, un funcionamiento equili-
brado y aumentan la eficacia de los procesos.
En otras palabras, los indicadores de gestión en una entidad facilitan el diagnóstico para definir
dónde estamos y hacia dónde vamos, a partir de determinadas metas y objetivos a cumplir en
la organización.
2. INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores de gestión son aquellos datos cualitativos (nominal u ordinal) y cuantitativos
(medición o relación numérica), cumplen un rol fundamental en la gestión de las empresas,
para poder tomar decisiones adecuadas, determinar los propósitos, facilitando la evaluación de
desempeño y encaminar la organización hacia los objetivos y metas.
Se categorizan en tres niveles: estratégicos, tácticos y operativos, y se clasifican de acuerdo a
la relación de las actividades tales como costos, recursos, producto y resultados; debido a ello
la importancia de que los indicadores de gestión reflejen datos veraces y fiables y de esta ma-
nera permitir que un indicador de gestión determine si un proyecto o una organización están
siendo exitosos o si están cumpliendo con los objetivos, en general los indicadores de gestión
que se crean en la entidad son utilizados de manera frecuente para evaluar el desempeño y los
resultados de las distintas áreas o dependencias.
Los indicadores de gestión son de gran importancia en las organizaciones, y se han hecho
fundamentales en todos los niveles de la actividad de una empresa, además los resultados sue-
len ir de la mano con el éxito de la organización y los resultados de la misión institucional, en
general los indicadores de gestión que se crean en la entidad son utilizados de manera frecuente
para evaluar desempeño.
Un sistema adecuado de indicadores debe estar basado en la estrategia de cada organización y
garantiza que la información que ofrece es adecuada y relevante para la toma de decisiones.
En este sentido, podemos determinar que un indicador de gestión es el resultado medible del
conjunto de procesos proveniente de una actividad que se elabora, para diferentes fines, los
cuales deben ser planificados, realizados y controlados; para mejorar, lograr los resultados y
tomar las decisiones precisas de las cuales depende el desarrollo de la organización.
3. ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
1. Para que toda empresa tome las decisiones correctas en base a un análisis de sus estrategias.
2. Para conocer la eficiencia de las acciones y de la empresa.
3. Porque se requiere saber si se está en el camino correcto o no, en cada área o dependencia.
4. Para conocer los puntos débiles de la organización, sobre los que se debe de actuar para
mejorarlos.
5. Para identificar los puntos fuertes y potenciarlos con el fin de hacerlos una ventaja compe-
titiva de la organización.
4. ¿COMO SE ESTABLECEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
Antes de establecer los indicadores, es necesario saber que un indicador de gestión debe de
tener tres características para que sean útiles y necesarias para la empresa.
• Medible: Que se pueda cuantificar de alguna manera.
• Entendible: Que todos los miembros que lo observen, sepan a que se refiere con exactitud.
• Controlable: Que se puedan establecer las medidas para controlarlos, por parte de los miem-
bros de la organización.
Teniendo en cuenta estas características, se puede optar por diferentes tipos de indicadores de
gestión, dentro de los más comunes encontramos los siguientes:
• Indicadores de Eficiencia: Este indicador relaciona directamente los recursos invertidos con
el resultado obtenido. Por ejemplo: el número de horas invertidas para realizar un producto.
• Indicadores de Cumplimiento: Se basan en medir la consecución de las taras o trabajos. Por
ejemplo: el número de pedidos mínimos.
• Indicadores de evaluación: Su objetivo es analizar el rendimiento que se obtiene de la reali-
zación de una actividad con el fin de ver puntos de mejora. Por ejemplo: analizar el reparto de
pedidos.
Estos pasos llevarán un buen establecimiento de indicadores, que a futuro permitirán mejorar
la medición de objetivos y metas, para brindar la información fundamental para la toma de
decisiones de la organización.
5. OBJETIVOS
Identificar los problemas y oportunidades, para seleccionar las herramientas necesarias y co-
municar las estrategias y metas , facilitando la delegación de personas y el definir responsabi-
lidades, a fin de implementar los sistemas de gestión, teniendo en cuenta las acciones preven-
tivas y correctivas, encaminadas en una sola dirección, determinando los lineamientos para
poder establecer la medición, el análisis , evaluar el desarrollo de actividades y mejorar el con-
trol de los procesos o actividades de la organización, para el cumplimiento de las metas esta-
blecidas.
• Controlar los procesos a través del cumplimiento de indicadores de gestión.
• Promover la eficacia de la comunicación tanto de interna como externa.
• Mantener el índice de rentabilidad requerido por la organización.
• Lograr el mejoramiento continuo.
6. QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA INICIAR UN PROCESO DE MEDICIÓN
Los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la medición son:
• ¿Cuál es el resultado deseado?

• ¿Por qué este resultado importa para la entidad?
• ¿Cómo va a medir el progreso?
• ¿Cómo puede influir en el resultado?
• ¿Cómo sabrá que ha logrado su resultado?
• ¿Con qué frecuencia revisará el progreso hacia ese resultado?
7. CARACTERÍSTICAS
En el proceso de medición las características que se deben tener en cuenta son el que sea:
• Los resultados finales deben ser oportunos, prácticos, claros y verificables de manera efi-
ciente
• Deben ser medibles, entendibles y controlables.
• Buscar que los indicadores permitan describir la situación determinada
• Verificar que los indicadores sean totalmente medibles y operacionales
• Los indicadores deben ser construido a partir de variables de las cuales existan registros
estadísticos para ser consultados cuando se requiera
• Los datos deben ser medidos siempre bajo ciertos estándares de confiabilidad y la informa-
ción requerida debe poseer atributos de calidad estadística
8. PROPUESTA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA ARCHIVIST COMPANY
De acuerdo a lo plasmado anteriormente referente sobre los indicadores de gestión, y sus dife-
rentes utilidades esenciales de aplicar en el área de gestión documental, se presenta la propuesta
de indicadores para Archivist Company con el fin de evaluar periódicamente el comporta-
miento y desempeño de los procesos realizados por el área de gestión documental, buscando
con ella generar una estadística de eficiencia por parte de los empleados al realizar sus distintas
funciones, y por lo cual a continuación se presentan las tres propuestas de indicadores de
gestión, los cuales permitirán evaluar los resultados y hacer un respectivo seguimiento a las
actividades de la empresa en temas documentales.
CODIGO MPFH23C2020-02
VERSION 2
INDICADORES ARCHIVIST COMPANY FECHA DE APROBACCION 6/09/2020
PAGINA 1 DE 1
UNIDAD DE
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR CLASE FORMULA DE CALCULO META RESULTADO ORIGEN DE LOS DATOS RESPONSABLE FRECUENCIA OBSERVACIONES
MEDIDA
CONTROLAR LAS CONDICIONES DE LOS

EVALUACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTOS, RECTIFICANDO LA BASES DE DATOS, TRD Y DEPARTAMENTO DE EL INDICADOR CONTEMPLA UN CUMPLIMIENTO DEL 100%
1 DOCUMENTAL Y TABLAS DE EFICIENCIA =X 100 % 100% 100% SEMESTRAL
DOCUMENTACION DE LA ENTIDAD ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, TVD ACTUALIZADAS GESTION DOCUMENTAL POR SEMESTRE
VALORACIÓN DOCUMENTAL
CUSTODIA Y CICLO VITAL DEL MISMO
DESARROLLAR PROYECTO DE
INTERVENCION DOCUMENTAL DE LA
ENTIDAD, CON EL FIN DE DAR =X 100 LA META DE CUMPLIMIENTO DE ESTE INDICADOR CORRESPONDE
CONSULTA DE DOCUMENTACION DE DEPARTAMENTO DE
2 ORGANIZACIÓN A SU DOCUMENTACION Y FOLIOS INTERVENIDOS EFICIENCIA % 100% 100% BASES DE DATOS TRIMESTRAL AL 100% POR TRIMESTRE, LOS FOLIOS A INTERVENIR SON 800.000
LA ENTIDAD GESTION DOCUMENTAL
PRESTAR LOS SERVICIOS QUE OFRECE EL POR VIGENCIA, PARA EL PRIMER TRIMESTRE SE INTERVINIERON
ARCHIVO, CON CALIDAD PARA SUS 281.654 FOLIOS
CLIENTES.
ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL PROCESAMIENTO DEL VOLUMEN =X 100 DEPARTAMENTO DE EL INDICADOR CONTEMPLA UN CUMPLIMIENTO DEL 100%
3 REGISTRO DE FOLIOS EFICACIA % 100% 100% SOFTWARE BASE DE DATOS MENSUAL
DE LA ENTIDAD DOCUMENTAL APROXIMADO EN FOLIOS GESTION DOCUMENTAL MENSUAL
WEBGRAFIA
• http://www.ucipfg.com/Repositorio/MLGA/MLGA-03/semana2/indicadores-de-ges-
tion.pdf
• https://www.gestiopolis.com/importancia-de-la-definicion-de-indicadores-de-gestion/
• https://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-indicadores-de-gestion
• http://mgd.redrta.org/directrices-indicadores-de-evaluacion/mgd/2015-01-20/163610.html
• https://www.grandespymes.com.ar/2018/04/14/indicadores-de-gestion-la-importancia-de-
contar-con-ellos/
• https://www.youtube.com/watch?v=zYzjjtOYbzI

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El presente documento busca plantear una propuesta para la estandarización de la medición

competitivas y brindar un mejor apoyo en la producción, manejo y custodia de la información

política, control y objetivos de la organización.

sistema efectivo que le permita administrar y mejorar sus productos y servicios.

los clientes y la excelencia organizacional en cada una de las actividades.

tión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La ISO 27001- Seguridad de la Información: Norma internacional que permite el asegura-

miento, la confidencialidad e integridad de datos y de la información, así como los sistemas

que la procesan, mejorando la competitividad y la imagen de una organización.

de la empresa, reducción de gastos, el ahorro de recursos, esfuerzo, un funcionamiento equili-

brado y aumentan la eficacia de los procesos.

(medición o relación numérica), cumplen un rol fundamental en la gestión de las empresas,

desempeño y encaminar la organización hacia los objetivos y metas.

Se categorizan en tres niveles: estratégicos, tácticos y operativos, y se clasifican de acuerdo a

resultados de las distintas áreas o dependencias.

len ir de la mano con el éxito de la organización y los resultados de la misión institucional, en

para evaluar desempeño.

tomar las decisiones precisas de las cuales depende el desarrollo de la organización.

2. Para conocer la eficiencia de las acciones y de la empresa.

4. ¿COMO SE ESTABLECEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?

• Medible: Que se pueda cuantificar de alguna manera.

gestión, dentro de los más comunes encontramos los siguientes:

• Indicadores de Cumplimiento: Se basan en medir la consecución de las taras o trabajos. Por

ejemplo: el número de pedidos mínimos.

• Indicadores de evaluación: Su objetivo es analizar el rendimiento que se obtiene de la reali-

la medición de objetivos y metas, para brindar la información fundamental para la toma de

municar las estrategias y metas , facilitando la delegación de personas y el definir responsabi-

poder establecer la medición, el análisis , evaluar el desarrollo de actividades y mejorar el con-

• Promover la eficacia de la comunicación tanto de interna como externa.

• Mantener el índice de rentabilidad requerido por la organización.

• Lograr el mejoramiento continuo.

6. QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA INICIAR UN PROCESO DE MEDICIÓN

• ¿Cuál es el resultado deseado?

• Deben ser medibles, entendibles y controlables.

• Buscar que los indicadores permitan describir la situación determinada

• Verificar que los indicadores sean totalmente medibles y operacionales

estadísticos para ser consultados cuando se requiera

ción requerida debe poseer atributos de calidad estadística

rentes utilidades esenciales de aplicar en el área de gestión documental, se presenta la propuesta

de indicadores para Archivist Company con el fin de evaluar periódicamente el comporta-

funciones, y por lo cual a continuación se presentan las tres propuestas de indicadores de

actividades de la empresa en temas documentales.

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