CONTENIDO

1. ANTECEDENTES.................................................................................................................................3

2. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO...................................................................................................4

3. DESCRIPCIÓN DE ROLES..................................................................................................................5

4. TIEMPOS: CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO......................14

4.1. MATRIZ RACI GLOBAL DEL PROYECTO....................................................................................15

4.2. HISTOGRAMA DE RECURSOS.......................................................................................................16

5. CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO.............................................20

6. NECESIDADES DE CAPACITACIÓN..............................................................................................20

7. RECONOCIMIENTOS........................................................................................................................21

8. CERTIFICACIONES...........................................................................................................................21

9. SEGURIDAD E HIGIENE..................................................................................................................21

10. ANEXOS..............................................................................................................................................22

10.1.MATRIZ RACI DEL PROYECTO.....................................................................................................23

 PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Plan de Gestión de Recursos Humanos

Versión 1.0
“Adquisición e implementación del sistema informático de
Gestión de Requerimientos para la Dirección de Secretaría
PROYECTO:
General del GAD Municipal del Cantón Machala”
(SIGESEC-MACHALA)
DIRECTOR DEL PROYECTO: Carolina Ramos Pinto, Directores Inc. S.A.
PREPARADO POR: Equipo de dirección del Proyecto FECHA: 14/02/2020
Henry Muñoz Salinas, Director Técnico del
REVISADO POR: FECHA: 17/02/2020
Proyecto
Carolina Ramos Pinto, Director del Proyecto
APROBADO POR: FECHA: 19/02/2020
Directores Inc. S.A.

1. ANTECEDENTES

Directores Inc., empresa desarrolladora de proyectos, propone la adquisición e implementación de un

sistema informático para la Gestión de Requerimientos en el área de Secretaría General del Gobierno
Autónomo Descentralizado del cantón Machala, a través de la adquisición de una plataforma
tecnológica con la cual se prevé mejorar los procesos actuales internos del área tales como: el
seguimiento de los requerimientos que ingresan por esta área; y el control del tiempo en dar respuesta
desde el momento que el ciudadano realiza el requerimiento al Municipio, hasta cuando el
departamento responsable emita una respuesta y de ser el caso una solución definitiva al mismo.
Dentro del proyecto se incluye la capacitación en el manejo del sistema a todos los funcionarios que
estén vinculados al proyecto, la adquisición de equipos informáticos y la adecuación de los
componentes del sistema dentro el espacio físico proporcionado por el GADMM. El proyecto culmina
con la verificación de la funcionalidad del sistema implementado.
Las principales características del sistema incluyen el dar seguimiento a los trámites o requerimientos
electrónicos y físicos que ingresen por secretaría general, estableciendo un control completo a los
diferentes procesos que se realizan a diario en Secretaría General. El Sistema de Gestión de
Requerimientos, será un sistema de seguimiento en tiempo real que permitirá conocer la persona o
departamento responsable del mismo; el estado de avance y el lugar en donde se encuentre dentro del
proceso establecido; las respuestas u observaciones que se irán generando entre un proceso y otro, así
como la generación de alertas o advertencias con respecto al cumplimiento de los tiempos establecidos
para el despacho de cada trámite.
El sistema a adquirir lleva por nombre Sistema de Gestión de Requerimientos para la Dirección de
Secretaría de Machala “SIGESEC-MACHALA” y será desarrollado por la empresa EQUISOFT para el
uso interno de la institución, el cual será vinculado a la página oficial del GADMM, para que el usuario
pueda realizar ciertos requerimientos en línea y así disminuir la movilidad dentro de la institución.
Durante un período de 4 meses, dicha empresa se hará cargo del desarrollo e implementación total del
sistema; Proceso que incluye el levantamiento de información de los departamentos involucrados en el
sistema, desarrollo de características y presentación de prototipo, instalación del nuevo sistema en las
máquinas asignadas en cada departamento involucrado, así como del servidor principal en área
asignada por el GADMM, y la capacitación en el manejo del nuevo sistema que se impartirá a todos los
funcionarios involucrados en el proyecto.
2. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

EQUISOFT S.A.
(Desarrollador del
Sistema)
 3. DESCRIPCIÓN DE ROLES

NOMBRE DEL ROL: PATROCINADOR (PT)

OBJETIVOS DEL ROL
Es el principal interesado en el Proyecto, es quien proporciona los recursos y apoyo para el proyecto. Generalmente es uno
de los ejecutivos más altos de la organización, en este caso le corresponde este rol al Alcalde de Machala, quien es el que
aporta, ayuda y defiende el proyecto a cargo. Su aporte es fundamental para el éxito del proyecto. Debe transmitir confianza
y credibilidad en que el proyecto va a finalizar con éxito. Debe proteger el proyecto de cambios innecesarios. No debe ser
indiferente al proyecto.
RESPONSABILIDADES
Realizar la promoción y búsqueda de apoyo necesario para la implementación del Proyecto dentro de
la institución:
 Ser el portavoz del proyecto frente al Consejo Cantonal para reunir el apoyo y promover los beneficios que aporta
el proyecto.
 Guiar al proyecto a través de los procesos de inicio hasta que este sea aprobado formalmente.
 Autorización de cambios en el alcance, revisiones de final de etapas y, cuando los riesgos son
particularmente altos, decidir si el proyecto debe continuar o no.
 Velar por el cumplimiento del Caso de Negocio.

FUNCIONES
 Aprobar el acta de constitución.
 Validar el alcance del proyecto.
 Apoyar al Director del Proyecto a conseguir recursos y solucionar conflictos.
 Aprobar el cierre.
 Evaluar los riesgos de alto nivel que pueden afectar el desempeño del Proyecto.
 Comunicar sobre los beneficios del proyecto a la organización.
 Aprobar cambios dentro del proyecto.

NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para aprobar el Acta de Constitución.
 Autoridad para aprobar los cambios en las Líneas de Base.
 Autoridad para aprobar el desembolso de recursos económicos.
 Autoridad para dar por terminado el proyecto en caso de ser necesario.

El patrocinador, alcalde de Machala, es la autoridad máxima

de la institución por lo que él debe tomar las decisiones con
respecto a los proyectos municipales, siendo el Consejo
REPORTA A: Cantonal a quienes reporta o pone en consideración el
proyecto para ser aprobado en primera instancia y comenzar
los procesos de contratación.

REQUISITOS DEL ROL

CONOCIMIENTOS: N/A
 Manejo de personal, honestidad, dinamismo y criterio
 para toma de decisiones
 Capacidad de comunicación
HABILIDADES:  Capacidad para manejar el estrés
 Manejo de conflictos
 Ser orientado a la acción, emprendedor
EXPERIENCIA: N/A
OTROS: N/A
NOMBRE DEL ROL: DIRECTOR DEL PROYECTO (PM)
OBJETIVOS DEL ROL
Persona asignada por la institución que lidera el equipo responsable de lograr los objetivos del proyecto. El objetivo
principal del Director del Proyecto es el de llevar a cabo los objetivos temporales, económicos y de alcance del proyecto
desde el inicio hasta el término del mismo.
Debe realizar la planificación, seguimiento y control del proyecto durante el tiempo de vida del mismo.
RESPONSABILIDADES
 Responsable de integrar los esfuerzos internos y externos de todas las partes involucradas en el proyecto para lograr la
terminación exitosa del mismo dentro del presupuesto y tiempos estipulados.
 Responsable de operar a través de las distintas unidades funcionales, dedicando su atención a los objetivos del
proyecto y objetivos globales.
 Responsable de la coordinación de todo lo referente al proyecto, durante su ciclo de vida.
 Responsable de la elaboración, con el equipo de dirección del proyecto, del Acta de Constitución a ser
aprobada por el Patrocinador.
 Responsable de la elaboración, con el equipo de dirección del proyecto, del Plan para la Dirección del
Proyecto, el mismo que contiene:
· Plan de Gestión del Alcance
· Plan de Gestión de Costos
· Plan de Gestión del Tiempo
· Plan de Gestión de Calidad
· Plan de Gestión de Recursos Humanos
· Plan de Gestión de las Comunicaciones
· Plan de Gestión de Riesgos
· Plan de Gestión de las Adquisiciones
· Plan de Gestión de los Interesados
· Plan de Gestión de Reclamaciones
· Líneas base del Proyecto
 Supervisar la administración y ejecución del proyecto.
FUNCIONES
 Facilitar la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto.
 Participar en la firma y entrega de los contratos a EQUISOFT S.A., por parte del Director de Contratación Pública del
municipio de Machala, para el inicio del proyecto.
 Definir y presentar el proyecto.
 Establecer los objetivos del proyecto.
 Verificar y validar informes y entregables contractuales del proyecto en coordinación con el Director de
Infraestructura Tecnológica del municipio de Machala.
 Participar en la Recepción final de obra, junto con el Director Técnico del proyecto y los representantes designados
por el Alcalde de Machala (Patrocinador).
 Autorizar al Director de Infraestructura Tecnológica del Municipio de Machala el desarrollo de auditorías técnicas de
avance del proyecto.
 Autorizar las acciones a iniciar como resultados de las solicitudes de cambio realizadas por parte de los interesados
clave del proyecto (patrocinador, director de infraestructura tecnológica y secretario general del municipio de
Machala) al momento de la presentación del avance del mismo.
 Identificar los riesgos y realizar su seguimiento a lo largo del proyecto.
 Autorizar el cierre del proyecto.
 Autorizar el cierre administrativo del proyecto.
 Mantenerse informado de las actividades de seguimiento a fin de adoptar las acciones necesarias para
prevenir posibles incumplimientos del plan de dirección del proyecto.
 Ordenar la elaboración de informes de las presentaciones de avance de proyecto en base a los resultados obtenidos por
el equipo de dirección del proyecto.
 Planificar, cuantificar, ordenar la preparación de documentos analíticos y estratégicos para la toma de
 decisiones gerenciales y su puesta en marcha.

NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para revisar y aprobar informes a ser presentados al Municipio de Machala en señal de conformidad.
 Autoridad para proponer y sustentar cambios sustanciales al proyecto en términos de costo, tiempo y
alcance al PATROCINADOR.
 Autoridad sobre el equipo de dirección del proyecto, quienes le reportan los avances de acuerdo a las
funciones y áreas asignadas.
 Autoridad para realizar el requerimiento de asignación de recursos para el proyecto, así como para
autorizar su liberación.

REPORTA A: Patrocinador.
REQUISITOS DEL ROL
 Ingeniero en Sistemas habilitado para trabajar con
instituciones del Estado.
 MBA.
 Certificación PMP.
CONOCIMIENTOS:  Especialización en Finanzas, Contabilidad y Costos.
 Conocimientos en Contratación Pública.
 Conocimientos en diseño y manejo de software
institucionales.
 Nivel de inglés intermedio.
 Habilidad para liderar equipos de trabajo.
 Manejo de personal, honestidad, dinamismo y criterio
 para toma de decisiones.
HABILIDADES:  Capacidad de comunicación.
 Capacidad para manejar el estrés.
 Manejo de conflictos.
 Ser orientado a la acción, emprendedor.
 PMP con tres años mínimo de experiencia en
proyectos similares.
EXPERIENCIA:  Debe haber estado a cargo de una Oficina de Proyectos
por lo menos dos años consecutivos.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.

NOMBRE DEL ROL: DIRECTOR TÉCNICO (DT)

OBJETIVOS DEL ROL
Profesional encargado de la ejecución directa del proyecto, es decir, es quien tiene autoridad sobre los demás integrantes del
equipo para aprobar resoluciones antes de presentarlas al Director del Proyecto. El director técnico se encarga de seguir las
directrices del Director del Proyecto y dar lineamientos sobre el proyecto al resto de los integrantes del equipo de trabajo.

RESPONSABILIDADES
 Actuar en representación del Director del Proyecto.
 Encargado de efectuar las coordinaciones para procesos dentro del proyecto y de reuniones de avance de proyecto.
 Su participación en obra es de carácter continuo, permanente y directo en representación del Director del Proyecto en
la ejecución del proyecto, además debe estar presente de manera personal mientras dure el proyecto, lo que implica un
trabajo a tiempo completo.
 Mantenerse informado respecto a las modificaciones del plan para la dirección del proyecto.
 Responsable de las adquisiciones y la gestión administrativa del proyecto.
  Responsable de ordenar la elaboración de la información respecto al estado situacional de avance en la
ejecución de cada uno de los entregables.
 Responsable de supervisar la correcta y oportuna ejecución de las actividades en coordinación con los Ingenieros
en Sistemas Responsables del proyecto por parte del municipio de Machala y demás especialistas asignados al
proyecto.
 Responsable de verificar la oportuna y correcta puesta en obra de materiales, herramientas, equipos y de
todos los elementos físicos y bienes asignados al proyecto
 Responsable por el manejo de caja chica.
FUNCIONES
 Realizar seguimiento al cronograma del Proyecto, vigilar la ejecución correcta del proyecto, acorde a
las especificaciones técnicas entregadas por el Director de Infraestructura Tecnológica del Municipio, así como de los
cambios autorizados por el Director Proyecto.
 Debe estar en constante comunicación con el Director del Proyecto y el equipo de trabajo.
 Planificar semanalmente las actividades del proyecto en función del cronograma de ejecución, vigilar y exigir
que se cumpla el cronograma de ejecución del proyecto en tiempo y calidad.
 Coordinar y llevar el control técnico del diseño del software de acuerdo a los lineamientos establecidos en los
documentos contractuales, en coordinación constante con el Equipo de dirección del Proyecto, el Director del
Proyecto, el Director de Infraestructura Tecnológica y el Patrocinador.
 Ordenar y autorizar las pruebas del sistema que debe realizar el Desarrollador del Sistema de EQUISOFT S.A. y
revisar que los resultados sean pertinentes y oportunas conforme a los requerimientos del departamento de
infraestructura Tecnológica del Municipio y en coordinación con el Director de Sistemas del proyecto.
 Levantar actas de ejecución de pruebas, y de reuniones semanales de avance del proyecto.
 Participar en las juntas y reuniones convocadas por el Director de Proyecto y su equipo de dirección del
Proyecto.
 Participar en la entrega de los documentos contractuales para el inicio del proyecto.
 Manejar el personal y programar el pago de sus beneficios según las labores cumplidas.
 Rendir informes periódicos respecto al avance de la ejecución y estado situacional del proyecto, los cuales serán
revisados y aprobados por el Director del Proyecto.
 Supervisión del cumplimiento de las actividades asignadas y de los controles de calidad.
 Encargado de que todos los recursos que el Municipio de Machala se comprometió a entregar para la ejecución del
proyecto, estén de acuerdo a las especificaciones solicitadas por EQUISOFT S.A. para la correcta ejecución del
proyecto dentro de las instalaciones de la institución.
NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para validar información procesada en el transcurso de la ejecución del proyecto.
 Controlar y realizar ordenes de trabajo, cambio o suspensión de personal.
 Autoridad para solicitar la adquisición de recursos oportuna y manejo de inventarios necesarios para la continuidad del
Proyecto.
REPORTA A: Director del Proyecto
REQUISITOS DEL ROL
 Ingeniero en Sistemas habilitado para trabajar en
instituciones del Estado.
 Conocimientos en Gestión de Adquisiciones y
Dirección de Personal.
CONOCIMIENTOS:  Conocimiento en la ejecución de proyectos de diseño e
implementación de sistemas informáticos.
 Experiencia en ejecución de obras públicas.
 Diplomado en Dirección de Proyectos (según
estándares del PMI).
HABILIDADES:  Manejo de personal, honestidad, dinamismo y criterio
 para toma de decisiones
 Capacidad de comunicación.
 Capacidad para manejar el estrés.
 Manejo de conflictos sociales.
 Debe tener como mínimo tres años de experiencia en
proyectos similares.
EXPERIENCIA:  Experiencia en el diseño y supervisión de proyectos
TIC.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.

DIRECTOR DE SEGURIDAD Y MEDIO

NOMBRE DEL ROL:
AMBIENTE (DM)
OBJETIVOS DEL ROL
Garantizar un nivel óptimo de calidad en temas de su competencia, para brindar los servicios de revisión, seguimiento y
coordinación con el delegado del estudio ambiental del proyecto por parte de EQUISOFT S.A. Además, como parte de su
trabajo, debe coordinar las actividades de capacitación de los empleados municipales de ser necesario.

RESPONSABILIDADES
 Opinión Técnica especializada en la revisión de los alcances de los informes de la especialidad que entrega
EQUISOFT S.A. como parte integral del proyecto, en concordancia con las normativas y lineamientos contractuales
del municipio de Machala.
 Revisión en el tema de su especialidad de los proyectos presentados por los consultores externos, identificando y
opinando sobre probables soluciones en forma inmediata a cualquier defecto, deficiencia, o incumplimiento de los
trabajos, a fin de que se atiendan oportunamente.
 Coordinar las actividades de capacitación de los empleados municipales con respecto al nuevo proyecto a
implementar, y analizar el impacto del mismo en su entorno inmediato (empleados municipales, relaciones
interinstitucionales).
 Realizará coordinaciones con el delegado del Desarrollador del Sistema para que los trabajos se realicen dentro del
tiempo y lugar estipulados sin causar malestar entre los empleados cuando se tengan que realizar trabajos en horas
laborables.
FUNCIONES
 Participará en la revisión de los informes socio-ambientales y de los tipos de Estudios de Impacto Ambiental
aplicables al proyecto.
 Proponer un sistema de Gestión de Desechos que va de la mano con el proyecto.
 Propondrá diversas alternativas de solución de última generación para la mitigación de los impactos en los empleados
municipales, con el objeto de optimizar recursos económicos y, sobre todo, la protección del medio ambiente, si el
caso lo requiere.
 Monitoreará el desarrollo del estudio de impacto ambiental del proyecto a cargo EQUISOFT S.A., o incumplimiento
detectado en los trabajos, para que su corrección pueda ser aplicada oportunamente, consiguiendo buenos resultados
en la calidad del proyecto y protección del ambiente.
 Para este proyecto en particular, monitoreará las actividades de capacitación del personal municipal con respecto al
uso, manejo y mantenimiento del SIGESEC – MACHALA.
NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para validar información procesada durante la ejecución del proyecto respecto a su competencia.
 Autoridad para proponer a EQUISOFT S.A., mejoras respecto al Estudio de Impacto Ambiental del proyecto.
REPORTA A: Director del Proyecto
REQUISITOS DEL ROL
CONOCIMIENTOS:  Profesional habilitado para contratar con el estado.
 Ingeniero Ambiental o Ingeniero en Sistemas con
 especialización en Gestión Ambiental.
 Conocimiento de las normas ambientales vigentes.
 Estudios de capacitación y actualización en la
especialidad
requerida.
 Conocimiento de técnicas de negociación.
 Capacitación en análisis y resolución de conflictos
socio-ambientales.
 Conocimiento de Software de la especialidad.
 Dirigir o liderar equipos de trabajo hacia resultados
concretos.
 Gestionar eficientemente agendas de trabajo.
 Crear e innovar para aumentar la capacidad
competitiva de la empresa.
HABILIDADES:  Saber negociar para mantener la cohesión de la
empresa dentro y fuera de ella.
 Transmitir y argumentar sus ideas oralmente y por
escrito.
 Saber motivar a las personas y ejercer un buen
liderazgo dentro del grupo de trabajo
 Experiencia laboral y profesional en entidades públicas
o privadas en la elaboración y revisión de estudios y/o
ejecución de proyectos en la especialidad de análisis
EXPERIENCIA: de impacto ambiental en proyectos TIC no menor a
dos años.
 Experiencia específica en la especialidad no menor de
3 años, en estudios o proyectos similares.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.

NOMBRE DEL ROL: DIRECTOR DE SISTEMAS (DS)

OBJETIVOS DEL ROL
Realizar la supervisión, revisión, seguimiento y coordinación con los delegados de EQUISOFT S.A. y de la Dirección de
Infraestructura Tecnológica del municipio de Machala.
RESPONSABILIDADES
 Realizar informes semanales, y cuando fuere necesario, acerca del avance del proyecto.
 Manejo de la gestión de cambios dentro del proyecto.
 Revisión en el tema de su especialidad del proyecto presentado por EQUISOFT S.A., identificando y opinando sobre
probables soluciones en forma inmediata a cualquier defecto, deficiencia, o incumplimiento de los trabajos, a fin de
que se atiendan oportunamente en conjunto con el Director de Sistemas del proyecto.
 Encargado de coordinar, revisar y dar seguimiento al desarrollo del manual de uso y manejo del sistema para su
posterior aprobación por parte del Director de Sistemas del Proyecto.
 Realizará coordinaciones con el delegado del Desarrollador del Sistema para que los trabajos se realicen dentro del
tiempo y lugar estipulados.
FUNCIONES
 Participará en la revisión de los informes de avance del proyecto.
 Monitoreará el desarrollo del proyecto a cargo EQUISOFT S.A., o incumplimiento detectado en los trabajos, para que
su corrección pueda ser aplicada oportunamente, consiguiendo buenos resultados en la calidad del proyecto.
 Estará presente al momento de realizar las pruebas de funcionamiento del sistema y deberá aprobar estas actividades o
proponer soluciones a fallas detectadas al momento de las pruebas.
NIVELES DE AUTORIDAD

 Autoridad para validar información procesada durante la ejecución del proyecto respecto a su competencia.
 Autoridad para proponer a EQUISOFT S.A., mejoras respecto al desarrollo y ejecución del sistema informático.

REPORTA A: Director del Proyecto

REQUISITOS DEL ROL
 Profesional habilitado para contratar con el estado.
 Ingeniero en Sistemas con especialización en Gestión
de Proyectos.
 Conocimiento de las normativas de contratación
pública vigentes.
CONOCIMIENTOS:  Estudios de capacitación y actualización en la
especialidad requerida.
 Conocimiento de técnicas de negociación.
 Capacitación en análisis y resolución de conflictos.
 Conocimiento de Software de la especialidad.
 Dirigir o liderar equipos de trabajo hacia resultados
concretos.
 Gestionar eficientemente agendas de trabajo.
 Crear e innovar para aumentar la capacidad
competitiva de la empresa.
HABILIDADES:  Saber negociar para mantener la cohesión de la
empresa dentro y fuera de ella.
 Transmitir y argumentar sus ideas oralmente y por
escrito.
 Saber motivar a las personas y ejercer un buen
liderazgo dentro del grupo de trabajo.
 Experiencia laboral y profesional en entidades públicas
o privadas en la elaboración y revisión de estudios y/o
ejecución de proyectos en en proyectos TIC no menor
EXPERIENCIA: a dos años.
 Experiencia específica en la especialidad no menor de
3 años, en estudios o proyectos similares.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.

NOMBRE DEL ROL: SUPERVISOR TIC (ST)

OBJETIVOS DEL ROL
Supervisar el desarrollo las diferentes etapas del desarrollo del software, así como la implementación del mismo en conjunto
con el Desarrollador del Software (EQUISOFT S.A.) y garantizar un nivel óptimo de calidad en el proyecto.
Realizar la revisión, seguimiento y coordinación del proyecto con los delegados de EQUISOFT S.A. y de la Dirección de
Infraestructura Tecnológica del municipio de Machala.
RESPONSABILIDADES
 Opinión Técnica especializada en la revisión de los alcances de los informes de la especialidad que entrega
EQUISOFT S.A. como parte integral del proyecto, en concordancia con las normativas y lineamientos contractuales
del municipio de Machala.
 Revisión en el tema de su especialidad del proyecto presentado por EQUISOFT S.A., identificando y opinando sobre
probables soluciones en forma inmediata a cualquier defecto, deficiencia, o incumplimiento de los trabajos, a fin de
que se atiendan oportunamente.
  Coordinar las actividades de capacitación de los empleados municipales con respecto al nuevo proyecto a
implementar, y aprobar la información emitida por EQUISOFT S.A. para la capacitación respectiva, así como la
aprobación de los manuales de uso y manejo del sistema.
 Realizará la aprobación de los trabajos correspondientes al desarrollo del proyecto para ser presentado a los
interesados clave y obtener su aprobación final.

FUNCIONES
 Participará en el desarrollo y presentación de los informes de avance del proyecto.
 Monitoreará el desarrollo del proyecto a cargo EQUISOFT S.A., o incumplimiento detectado en los trabajos, para que
su corrección pueda ser aplicada oportunamente, consiguiendo buenos resultados en la calidad del proyecto, realizando
los informes de avance de proyecto respectivos que serán presentados al Director de Sistemas.
 Estará presente al momento de realizar las pruebas de funcionamiento del sistema y deberá realizar los informes sobre
estas actividades y presentarlos al Director de Sistemas.
NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para analizar la información procesada durante la ejecución del proyecto respecto a su competencia y
proponer mejoras al proyecto desarrollado por EQUISOFT S.A. de ser necesario.
REPORTA A: Director de Sistemas
REQUISITOS DEL ROL
 Profesional habilitado para contratar con el estado.
 Ingeniero en Sistemas con especialización en
desarrollo de software institucional.
CONOCIMIENTOS:  Estudios de capacitación y actualización en la
especialidad requerida.
 Capacitación en análisis y resolución de conflictos.
 Conocimiento de Software de la especialidad.
 Dirigir o liderar equipos de trabajo hacia resultados
concretos.
 Gestionar eficientemente agendas de trabajo.
 Crear e innovar para aumentar la capacidad
HABILIDADES: competitiva de la empresa.
 Transmitir y argumentar sus ideas oralmente y por
escrito.
 Saber motivar a las personas y ejercer un buen
liderazgo dentro del grupo de trabajo.
 Experiencia laboral y profesional en entidades públicas
o privadas en la elaboración y revisión de estudios y/o
ejecución de proyectos proyectos TIC no menor a dos
EXPERIENCIA: años.
 Experiencia específica en la especialidad no menor de
3 años, en estudios o proyectos similares.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.

NOMBRE DEL ROL: ASISTENTE (AS)

OBJETIVOS DEL ROL
Bridar apoyo al Director Técnico en las tareas encomendadas referentes al proyecto en desarrollo, actuando como personal
de respaldo en las diferentes etapas del proyecto.
RESPONSABILIDADES
 Participa en la reproducción física y digital de los diferentes informes, actas de reuniones, solicitudes de cambio y las
dirige hacia los respectivos interesados.
 Participa en las reuniones de avance del proyecto como personal de apoyo al momento de solicitar la documentación
del proyecto.
 Debe tener toda la información del proyecto organizada y disponible.
 Se encarga del proceso de selección de proveedores con la aprobación directa del Director Técnico del Proyecto.

FUNCIONES
 Ayudar al Director Técnico a dar seguimiento al cronograma del Proyecto, manteniéndolo actualizado.
 Debe estar en constante comunicación con el Director Técnico y los delegados de EQUISOFT S.A.
 Organizar los cronogramas para las pruebas de funcionamiento del sistema.
 Levantar actas de ejecución de pruebas, y de reuniones semanales de avance del proyecto en caso que el Director
Técnico no estuviere presente.
 Rendir informes periódicos respecto al avance de la ejecución y estado situacional del proyecto, los cuales serán
revisados y aprobados por el Director Técnico del Proyecto.
 Encargado de supervisar que todos los recursos que el Municipio de Machala se comprometió a entregar para la
ejecución del proyecto, estén de acuerdo a las especificaciones solicitadas por EQUISOFT S.A. para la correcta
ejecución del proyecto dentro de las instalaciones de la institución, para su posterior aprobación por parte del
Director Técnico del proyecto.
NIVELES DE AUTORIDAD
 Autoridad para analizar la información procesada durante la ejecución del proyecto respecto a su competencia.
 Autoridad para levantar actas de reunión y solicitudes de cambio del proyecto.
REPORTA A: Director Técnico
REQUISITOS DEL ROL
 Profesional habilitado para contratar con el estado.
 Ingeniero en Sistemas.
 Estudios de capacitación y actualización en la
CONOCIMIENTOS: especialidad requerida.
 Capacitación en análisis y resolución de conflictos.
 Conocimiento de Software de la especialidad.
 Dirigir o liderar equipos de trabajo hacia resultados
concretos.
 Gestionar eficientemente agendas de trabajo.
 Crear e innovar para aumentar la capacidad
HABILIDADES: competitiva de la empresa.
 Transmitir y argumentar sus ideas oralmente y por
escrito.
 Saber motivar a las personas y ejercer un buen
liderazgo dentro del grupo de trabajo.
 Experiencia laboral y profesional en entidades públicas
o privadas en la elaboración y revisión de estudios y/o
EXPERIENCIA: ejecución de proyectos TIC no menor a dos años.
 Experiencia específica en la especialidad no menor de
2 años, en estudios o proyectos similares.
 Buen estado de salud.
OTROS:  Disponibilidad para viajar a la ciudad de Machala
(Provincia de el Oro) cuando sea necesario.
 4. TIEMPOS: CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

Costo de
Modalidad Fecha de Fecha Reclutamient Apoyo
Fuente de Ubicación de
Tipo de de inicio requerida o de
Rol Adquisició trabajo
Adquisición Adquisició Reclutamient Disponibilida x día de 8 RRH
n asignada
n o d horas H
laborables

Designació Oficina Medio

PM Interna 01/10/2019 02/01/2020 $200.00 No
n Previa Central Gye Tiempo

Designació Oficina Tiempo

DT Interna 01/10/2019 02/01/2020 $120.00 No
n Previa Central Gye Completo

D Designació Oficina Tiempo

Interna 01/10/2019 06/01/2020 $96.00 No
M n Previa Central Gye Completo

Designació Oficina Tiempo

DS Interna 01/10/2019 02/01/2020 $96.00 No
n Previa Central Gye Completo

Proceso de Oficina Tiempo

ST Externa 07/10/2019 24/01/2020 $96.00 Si
Selección Central Gye Completo

Oficina
Central Gye/
Cubículo
proporcionad
Proceso de o por el GAD Tiempo
AS Externa 07/10/2019 04/01/2020 $80.00 Si
Selección Machala Completo
dentro de la
institución en
caso de ser
necesario.
 4.1. MATRIZ RACI GLOBAL DEL PROYECTO

La Matriz RACI es la matriz de asignación de responsabilidades que tiene cada recurso dentro del proyecto, durante
el tiempo de vida del mismo. Las siglas RACI significan:

 Responsable: el recurso que es el responsable de la ejecución de la actividad.

 Aprobador: el recurso que aprueba el desarrollo de una actividad.
 Consultado: el recurso al que se le consultan datos o información relacionada con la ejecución de las
actividades del proyecto.
 Informado: el recurso al cual se le informa de todo lo que sucede durante la ejecución de las actividades del
proyecto: decisiones que se toman, resultados de las pruebas, grados de ejecución, entre otras.

A continuación, se presenta la matriz RACI con las actividades principales del proyecto SIGESEC – MACHALA:
La Matriz RACI por cada una de las actividades del Proyecto se encuentra adjunta en el apartado 10.1
del Anexo adjunto a este documento

4.2. HISTOGRAMA DE RECURSOS

Se deben describir los marcos de tiempo para los miembros del equipo del proyecto, tanto individual como
colectivamente, así como también se debe detallar cuando se iniciarán las actividades de adquisición tales como
reclutamiento y otras. Una herramienta que se utiliza para presentar el requerimiento de recursos humanos en
forma de diagrama es el histograma de recursos [ CITATION htt \l 12298 ].

A continuación, se presenta el cuadro de información con su respectivo Histograma de Recursos:

En este gráfico se puede observar de manera global la cantidad de tiempo que cada recurso le dedica al proyecto
durante el ciclo de vida del mismo.
A continuación, se detallan los Histogramas de cada recurso asignado al proyecto:

DIRECTOR DEL PROYECTO

DIRECTOR TÉCNICO
DIRECTOR DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

DIRECTOR DE SISTEMA
SUPERVISOR TIC

ASISTENTE
 5. CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO

Rol Criterios de Liberación ¿Cómo? Destino de Asignación

Otros Proyectos de
PM A término del proyecto Carta formal del Patrocinador
Directores Inc.

Carta formal del PM a

DT A término del proyecto Oficina Gye
RRHH

Carta formal del PM a

DM A término del proyecto Oficina Gye
RRHH

Carta formal del PM a

DS A término del proyecto Oficina Gye
RRHH

Carta formal del PM a

ST A término del proyecto Libre
RRHH

Carta formal del PM a

AS A término del proyecto Libre
RRHH

6. NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
(QUÉ, POR QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
Plan de Formación Básico:
 Taller de Actualización en Dirección de proyectos aplicado a proyectos TIC (Estándares PMI), dirigido a
personal que ocupan cargos de Directores de área.
 Taller de uso de Software Project 2011 para Seguimiento y Control de Proyectos, dirigido a todo el equipo del
proyecto.
 Actualización de Normas Internas vigentes de la Empresa, dirigido al equipo de dirección del proyecto y a
todo el personal directivo del proyecto.
 El Plan de Formación Básico forma parte del contrato del Equipo para la Dirección de Proyecto y será
desarrollado por personal especializado de la empresa, a excepción del Taller en Dirección de proyectos.
 Para el Taller en Dirección de proyectos, se contratará una empresa especializada en capacitación en temas de
dirección de proyectos y afines, y los talleres se realizarán “in house”.
 El Plan de Formación iniciará un mes antes de iniciar el Proyecto.
 El costo estimado del Plan de Formación se estima en USD 15 mil (incluye el costo de la hora – hombre del
personal capacitado ya que las capacitaciones se realizarán en horario laboral). Este costo forma parte de los
costos indirectos del Proyecto.
 A medida que se va implementando los entrenamientos y/o capacitaciones al personal el equipo de gestión de
proyectos debe evaluar de manera formal la efectividad del equipo, con el fin de fortalecer los perfiles y roles
de cada cargo, incrementando el rendimiento de este lo cual incrementa paralelamente la probabilidad de
lograr los objetivos del proyecto.
 El plan se actualizará periódicamente durante el desarrollo del proyecto para dirigir el continuo desarrollo del
personal.
 Siempre se deben aprovechar los proyectos para que los Project Manager más experimentados hagan
mentoring a los menos experimentados, para ayudarlos a desarrollar sus habilidades de gestión de proyectos.

7. RECONOCIMIENTOS
(SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS: QUÉ, POR QUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)

Premio a la mejor acción de mejora

Se aplica para todo el Personal que está bajo la dirección del Director del Proyecto, el cual asciende a la suma
de $500.00 dólares americanos como premio mensual a quien haya realizado el trabajo asignado en ese periodo
de tiempo de manera efectiva y respetando el cronograma.
Y se premiará con $650.00 dólares americanos a quien haya optimizado el tiempo de ejecución de sus tareas en
el transcurso del primer mes de trabajo, es decir, quien se haya tomado el menor tiempo en el desarrollo de sus
actividades. La gerencia encargada de evaluar dichas iniciativas será la Gerencia de Calidad de la organización.

Premio al resultado final obtenido del proyecto

Se distribuirá el 5% del ahorro total generado por el proyecto al Equipo para la Dirección de
Proyecto respecto a la línea de base actualizada de costos. Esta distribución estará en función
al nivel salarial y al resultado de la evaluación al desempeño de cada colaborador.
La gerencia de recursos humanos de Directores Inc S.A. será la encargada de hacer el cálculo y entrega
correspondiente.

8. CERTIFICACIONES
(CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS Y POLÍTICAS: QUÉ, POR QUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)
 Se cumplirá fielmente las normas laborales y estándares de salud ocupacional de la organización. Estas se
establecen en el Reglamento de Trabajo, Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa, el cual es un
documento entregado a cada colaborador en el momento de la firma de su Contrato de Trabajo por el
Gerente de RR. HH o el Director del Proyecto.
 Todo el personal debe tener conocimiento de temas inherentes a la Contratación Pública y debe haber
leído las normativas correspondientes.
 Todo el personal de la empresa que participa del proyecto pasará por una Evaluación de Desempeño al
final del proyecto, y dicha evaluación se guardará en su file personal.

9. SEGURIDAD E HIGIENE
(REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD: QUÉ, POR QUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?)

 Se cumplirá fielmente con el Plan de Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa entregado a cada
empleado al momento de su contratación.
 El traslado de equipos (Laptop) hacia y desde la oficina central y el Municipio genera riesgo de robo o
asalto para el personal que traslada el equipo, por tanto se fija como requerimiento de seguridad que
cualquier traslado de equipos debe ser hecho por un mínimo de dos personas (nunca una sola), y con
movilidad proporcionada por la empresa.
 Se deben controlar las observaciones y las causas de pérdida de tiempo relacionadas con la interrupción
del trabajo efectivo 
10. ANEXOS
 10.1. MATRIZ RACI DEL PROYECTO

ROLES

DEPARTAMENTO DIRECTOR DE
TAREAS TECNOLÓGIA
DIRECTOR
DIRECTOR SEGURIDAD Y DIRECTOR DE SUPERVISOR
PATROCINADOR EQUISOFT DEL ASISTENTE
DEL GAD TÉCNICO MEDIO SISTEMAS TIC
PROYECTO
MACHALA AMBIENTE

DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Reunión inicial con
patrocinador e A I I R R I C I I
interesados clave
Recolectar información
acerca de las
A I I I R I R I I
necesidades técnicas del
proyecto
Estudiar caso de
A I I R I I R I I
negocio
DESARROLLAR
ACTA DE Realizar documentación
A I I I C I R I I
CONSTITUCIÓN de requerimientos
Identificar los requisitos A I I I C I R I I
Identificar los supuestos A I I I R I C I I
Identificar los riesgos A I I I R I C I I
Identificar las
A I I I R I R I I
restricciones
Firmar Acta de
Constitución del A I I R I I I I I
Proyecto
Desarrollar plan de
Gestión del A I I C I I R R I
Plan para la Cronograma
Dirección del Proyecto Desarrollar el
enunciado del alcance A I I C R I I R I
de proyecto
 Desarrollar la EDT y el
A I I C R I I R I
diccionario de EDT
Estructurar la línea Base
A I I C I I I R I
de Alcance
Revisar Plan para la
A I I R R I I I I
dirección del Proyecto

Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 1
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 2
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 3
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 4
Reuniones de avance Reuniones de avance
del proyecto A/I I I I R R R R I
del proyecto 5
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 6
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 7
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 8
Reuniones de avance
A/I I I I R R R R I
del proyecto 9
Gestión del Revisar Línea base de
A I I R R C C I I
cronograma Alcance
Conocer el entorno del
A I I R R C C I I
proyecto
Revisar las restricciones
y el supuesto del A I I C R C C R C
proyecto
Definir actividades A I I I C I I R I
Secuenciar actividades A I I I C I I R I
Estimar los recursos A I I I C I R R I
Estimar la duración de A I I I C I R R I
las actividades y sus
costos
 Desarrollar el
A I I I R I R I I
cronograma
Determinar presupuesto A I I R R C C I C
Controlar el
A I I R R I I R I
cronograma
EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Contratación
Solicitar información de
A I I I I I I R I
proveedores
Evaluar proveedores A I I I R I R I I
Solicitar licitación de
A I I I I I I R I
proveedores
Crear documentos del
Selección de A I I I I I R R I
proveedor
proveedores Finalizar la estrategia y
los documentos de
A I I C C I R R I
contratación del
proveedor
Determinar
planificación del A I I I R I R I I
proveedor
Contratar proveedor de
Sistemas Informáticos A I I R R I I I I
EQUISOFT
Solicitar garantías para
firma del contrato a A I I I I I I R I
EQUISOFT
Revisar y aprobar
garantías presentadas A I I C R I I R I
Contratación de
por EQUISOFT
Proveedores

Firmar contrato de
Diseño e instalación de
A I I R R I C I I
sistema informático
SIGESEC-MACHALA
Diseño del Sistema por EQUISOFT

Realizar reunión con los

interesados del
municipio de Machala, A I I R/I R I R I R
para la funcionalidad y
operatividad del sistema
Elaborar borrador
tomando en cuenta los
A I I I I I R R I
requisitos de los
interesados
Entregar a interesados
borrador de los
A I I I R I I I I
requisitos, para su
aprobación
Recibir borrador de
Requerimientos interesados con
A I I I R I I R I
solicitados por correcciones y
EQUISOFT observaciones
Preparar documento
final con
modificaciones y A I I C I I R R I
observaciones de los
interesados
Entregar a interesados
documento final de los
A I I I R I I R I
requisitos, para la
aprobación de todos
Entregar a EQUISOFT
S.A. el documento de
requerimientos, A I I I R I I R I
autorizado por los
interesados
Propuesta del Solicitar propuesta A I I C C I R R R
diseño del sistema técnica para el
desarrollo del sistema a
EQUISOFT en base a
los requerimientos de
los interesados
 Revisar propuesta
técnica del desarrollo A I I C C I R I I
del sistema
Realizar informe de
observaciones y ajustes A I I C R I R I C
al desarrollo del sistema
Aprobar propuesta final
del desarrollo del A I I I C I R I I
sistema
Solicitar propuesta del
manual de
I C I C C I A I R
funcionamiento del
Sistema a EQUISOFT
Revisar propuesta del
Manual de
I I I C C I A I R
funcionamiento del
Manual del Manejo Sistema
del Sistema Realizar informe de
observaciones y ajustes
I I I C C I A I R
al diseño del Manual de
Manejo del Sistema
Aprobar propuesta final
de funcionamiento del
C I I C C I A I R
diseño del Manual de
Manejo del Sistema
Verificación de recursos existentes en el GAD Machala
Solicitar informe al
departamento
tecnológico del GAD
I I C I I I A I R
Machala acerca del
Hardware disponible
para el proyecto
Revisar y verificar
Hardware existencia y estado del
I I C C C I A I R
hardware proporcionado
por el GAD Machala
Realizar informe de
verificación del
I I C C C I A I R
hardware proporcionado
por el GAD Machala
 Solicitar informe al
departamento
tecnológico del GAD
I I C I I I A I R
Machala acerca del
Software disponible
para el proyecto
Revisar y verificar
Software
existencia y estado del
I I C C C I A I R
software proporcionado
por el GAD Machala
Realizar informe de
verificación del
I I C C C I A I R
software proporcionado
por el GAD Machala
Solicitar informe al
departamento
tecnológico acerca del
I I C C C C A I R
area asignada para
instalación de equipos
del proyecto
Revisar y verificar las
Área de trabajo área de trabajo
I I C C C C A I R
proporcionada por el
GAD Machala
Realizar informe de
verificación del área de
C I C C C C A I R
trabajo proporcionada
por el GAD Machala

Presentación de Prototipo
Pruebas del Solicitar pruebas
Sistema integrales de
funcionalidad y de I C I C C I A I R
reportes del sistema a
EQUISOFT
Establecer con I C I C C I A I R
EQUISOFT,
cronograma de pruebas
de funcionalidad y de
reportes del sistema
desarrollado
 Verificar pruebas de
funcionalidad y de
reportes del sistema
I C I C C I A I R
desarrollado, realizadas
por EQUISOFT en cada
equipo
Verificar pruebas de
funcionalidad y de
reportes del sistema
I C I C C I A I R
desarrollado, realizadas
por EQUISOFT en
todos los equipos
Elaborar y entregar
informe de las pruebas,
I C I C C I A I R
solicitando ajustes en el
sistema a Equisoft
Recibir informe de
aprobación de ajustes
I C I C C I A I R
del sistema diseñado y
probado
Aprobar Sistema
C C I A A I A I R
Diseñado
Coordinar instalación
del SIGESEC en el
I I C C C I A I R
GAD Machala con
EQUISOFT
Supervisar instalación
del SIGESEC en el I I C C C I A I R
GAD Machala
Instalación y ejecución
del SIGESEC Verficar se habilite los
permisos para los I I C C C I A I R
MACHALA
usuarios del sistema
Realizar informe de
ejecución del SIGESEC I I C C C I A I R
MACHALA
Aprobar instalación del
C I C C A I A I R
SIGESEC MACHALA

Capacitación
Contenido de la Solicitar contenido de la I C C C C I A I R
 capacitación a
EQUISOFT
Elaborar con
EQUISOFT, plan de
I I C C C I A I R
capacitación para usar
el sistema desarrollado
capacitación
Definir nómina del
personal del GAD I I C C C I A I R
Machala a capacitar
Aprobar nómina del
personal del GAD C I C C C I A I R
Machala a capacitar
Elaborar con Equisoft el
cronograma de I I C C C I A I R
capacitación
Revisar cronograma de
I I C C C I A I R
capacitación
Cronograma de la
capacitación Ajustar cronograma de
I I C C C I A I R
capacitación

Aprobar cronograma de
C I C C C I A I R
capacitación
Supervisar capacitación
del personal en el uso
I I C C C I A I R
del SIGESEC
MACHALA
Entregar Manuales de
Ejecución de
uso del SIGESEC I I C C C I A I R
capacitación
MACHALA
Realizar informe de
capacitación del
C I C C C I A I R
personal en el uso del
SIGESEC MACHALA
Evaluación de Solicitar modelo de
capacitación evaluación de I C I C C I A I R
capacitación
Revisar modelo de I C I C C I A I R
evaluación de
capacitación
 Aprobar modelo de
evaluación de I C I C C I A I R
capacitación
Realizar pruebas al
personal del GAD
I I I C C I A I R
capacitado en el uso del
SIGESEC MACHALA
Realizar informe de
capacitación al personal
C I C C C I A I R
del GAD en el uso del
SIGESEC MACHALA
CIERRE DEL PROYECTO
Entregar de
documentación del
C I I C C I A I R
SIGESEC MACHALA
al patrocinador
Cerrar el contrato con el
I C I C A I R I C
CIERRE DEL proveedor
PROYECTO
Cerrar Planilla de
I C I C A C R I C
ejecución de trabajos
Firmar el Acta de
Entrega-Recepción del C I I R A I A I C
proyecto