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¿Qué es un kardex?
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El kardex es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa. Este documento es de tipo administrativo y se crea a
partir de la evaluación del inventario registrando la cantidad de bienes, el valor de medida y el precio por unidad, para posteriormente clasi car los
productos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus
movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba
manualmente, pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus componentes. De lo cual hablaremos más adelante.

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Lo que debes saber sobre los inventarios y el kardex
Por ahora podemos continuar hablando sobre los inventarios en sí mismos, noción que no debe ser entendida únicamente como la suma de las
mercancías que se tienen almacenados en una empresa esperando a ser vendidas, sino que también incluyen todos los artículos adquiridos por
parte de una compañía con la intención de utilizarlo para su objeto social.

De modo que, dependiendo del tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados de distintas maneras y así mismo serán considerados
como parte de clases de inventarios diferentes. Por ejemplo, para una droguería las vitrinas ubicadas en el establecimiento son estimadas como una
propiedad de planta y parte del equipo que necesitan para ejercer su actividad comercial. Sin embargo, para una comercializadora de muebles, las
vitrinas hacen parte de su inventario de ventas.

Al mismo tiempo, para un supermercado el café instantáneo en su estantería es un producto para la venta, mientras que para una cafetería, este
mismo artículo representa un insumo para preparar bebidas, del cual se espera generar ganancias, pero mediante una actividad diferente a la del
supermercado.

En contraste, un banco también puede tener café instantáneo dentro de sus bienes, pero con la idea de que sus empleados lo consuman. Es decir
que su nalidad no es transaccional, por lo que este hace parte de los gastos de la empresa y, por tanto, es tratado como un inventario particular.

Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los objetivos de uso del kardex, ya que como mencionamos, existen múltiples tipos
de inventarios, y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar contenidas, se pueden
controlar los costos.

Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los mismos: el sistema de inventarios permanente y el sistema de inventarios
periódico. El primero, se caracteriza por utilizar kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica, lleva registro
individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la
organización del inventario de una empresa.

Adicionalmente permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el saldo exacto de los inventarios e idear estrategias para
contribuir a la productividad de cada área relacionada al distribuir e cientemente los recursos físicos, humanos y operativos.

También te puede interesar ¿Qué es un inventario?

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Métodos de valoración de los inventarios o tipos de kardex
Para valuar el inventario o darle valor a los productos, existen diferentes criterios contables que se pueden utilizar, como por ejemplo el UEPS y el
promedio ponderado, entre los que se destaca el PEPS que explicaremos a continuación:

El PEPS
El PEPS, sigla de “primero en entrar, primero en salir” o FIFO en inglés, es un mecanismo de gestión de valoración de activos. En el que básicamente
se busca vender o usar los productos que fueron producidos o adquiridos primero.

De modo que el precio de venta depende del valor inicial del producto, independientemente de que ahora ese producto valga más o menos que en el
momento que se adquirió. Por ejemplo:

Yo compré 300 paquetes de papas a $1400 cada uno el 1 de junio, es decir que invertí $420000.
El 4 de junio compré otros 900 paquetes de papas, pero esta vez a $1.460 cada uno, por lo que pagué $1´314000.
Luego, el 6 de junio me hicieron un pedido por 450 paquetes de papas, para lo cual despaché los 300 paquetes que adquirí el 1 de junio y 150
de los que pedí el 4 de junio. Para lo cual debo tener en cuenta que los paquetes que compré primero valieron $1400 cada uno y los demás
valieron $1460.
Entonces, el precio que debo considerar es de $420000 por los 300 paquetes más antiguos (1400 x 300 = 420.000) y de $219000 por los 150
paquetes siguientes (1460 x 150 = 219000).

Para entender esta información se usa kardex, donde ingreso los datos de fecha, detalle, valor unitario de compra, las entradas (con cantidad y
total), las salidas (con cantidad y total) y el saldo actual (con cantidad y total), tal y como se ilustra en el siguiente ejemplo de kardex:

En el caso que yo deba hacer devoluciones de un producto vendido a un cliente, este se ingresa al sistema de inventario por el valor que se vendió,
ya que cuando se hizo la venta el producto fue asignado con un costo de salida, independientemente de las variaciones en el precio del producto los
días posteriores.

El kardex en los software administrativos

Una de las ventajas de tener un software administrativo en una empresa es que a través de él se pueden manejar y monitorear numerosas
operaciones de todas las áreas; y por supuesto, el inventario debe ser uno de los departamentos más organizados, ya que como vimos
anteriormente, muchos aspectos de la empresa dependen de su optimización.

Anteriormente resultaba engorroso y demorado encontrar información relacionada al producto, ya que el kardex se llenaba a mano en hojas de
papel, que demandaba un proceso de conservación de documentos y pasar por otro procedimiento para encontrar datos especí cos en
determinado momento.

Hoy en día, este proceso de control se hace a través de plataformas digitales electrónicas, en las que luego de hacer el ingreso del inventario en el
sistema, el mismo mecanismo registra los movimientos de los productos, de manera automática, para que luego el empresario pueda visualizarlo en
forma de reporte, como se puede ver en esta imagen del software administrativo de Siigo nube.

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de Colombia >>

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios
impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización
audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y
estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

febrero 22nd, 2018 | Empresario, Gestión empresarial, Glosario contable | 23 Comments

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23 Comments

Ismael mendoza 25 marzo, 2021 at 11:16 pm - Reply

Hola, yo tengo una duda, el kardex debe estar hecho con valores de costos o valores de precios?

Laura Amaya 29 marzo, 2021 at 3:46 pm - Reply

Hola Ismael, en atención a tu pregunta el kardex lo elaboras con los valores de costos del producto o bien que estás controlando.

Gracias por comunicarte con nosotros

María José Páez Wagner 21 octubre, 2020 at 10:57 pm - Reply

Tengo el programa contable SIIGO, necesito hacer un reporte en donde muestre la tarjeta Kardex; actualmente en algún lugar del
programa aparece explicito? O simplemente aparece el inventario?

Laura Amaya 22 octubre, 2020 at 2:48 pm - Reply

Hola María José, de acuerdo a tu pregunta, un informe que te puede ayudar con el Kardex es el de Movimiento de Productos; este lo
encuentras en la opción de ‘Reportes – Más reportes – Inventarios’.

Gracias por comunicarte con nosotros.

Elizabeth Esmeralda Campechano Antonio 6 julio, 2020 at 1:37 pm - Reply

Buenas tarde, disculpe me gustaría saber cual es la diferencia entre los Métodos de valoración de los inventarios y tipos de kardex?

Paula Garzón 15 julio, 2020 at 2:48 pm - Reply

Hola Elizabeth
El Kardex es una plantilla que te permite identi car las unidades que tienes en tu inventario y los métodos de evaluación de
inventarios, son los que te permiten determinar el costo real de tus inventarios. Dentro de este tipo de métodos de evaluación existen
el costo promedio constante o ponderado, el PEPS y el UEPS, los puedes utilizar dependiendo de cómo quieras valorar tus
inventarios.
Gracias por tu consulta

MARIA JOSE VILARO TOVAR 18 marzo, 2020 at 2:27 pm - Reply

cual es la nalidad del uso del kardex

Angie Castañeda 19 marzo, 2020 at 8:23 am - Reply

Hola Maria Jose, como puedes leer en nuestro articulo, el kardex es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un
almacén o empresa.

Ryonuro 30 octubre, 2019 at 7:50 am - Reply

Cordial saludo!
Muy buena información que ejempli ca el tema, felicidades a la persona que lo elaboró.

Mayra Alexandra Barrero Coral 30 octubre, 2019 at 8:30 am - Reply

Hola, Ryonuro 🙂
¡Gracias por tu comentario! Nos agrada saber que nuestro contenido te ha sido útil. Puedes seguir explorando el blog con
información que seguro te va a interesar.

Mabel Lozano 27 mayo, 2019 at 11:35 pm - Reply

Hola, me gustaría saber como realizo un reconocimiento de un elemento de mi inventario en base a los requerimientos de la NIC 2.
Muchas gracias.

Mayra Alexandra Barrero Coral 30 septiembre, 2019 at 8:31 am - Reply

Hola, Mabel 🙂
Esto depende de los factores que deseas evaluar en el reconocimiento: costo de la existencia, gastos del producto, etc. Cuando
valides lo que quieras conseguir con el reconocimiento puedes aplicar las fórmulas de acuerdo a a la NIC2.

Vinicio 24 marzo, 2019 at 7:03 pm - Reply

Gracias por el aporte. Claro y conciso.

Laura Valentina Navarro Olaya 26 marzo, 2019 at 8:02 am - Reply

Hola Vinicio. Nos alegra aportar información valiosa mediante nuestro blog. Un saludo 🙂

yolanda 23 febrero, 2019 at 7:34 am - Reply

como creo un kardez los pasos gracias

Laura Valentina Navarro Olaya 25 febrero, 2019 at 10:38 am - Reply

Hola Yolanda. Por lo general puedes conseguir la tarjeta kardex en una papelería de tu ciudad; y su uso se hace de acuerdo al tipo
de inventario que quieras manejar.

Laura Valentina Navarro Olaya 28 mayo, 2019 at 6:04 pm - Reply

Hola Yolanda. Queda pendiente de nuestro blog y en próximos artículos tendremos en cuenta tu comentario para nuevo contenido.
Saludos 🙂

marta 4 febrero, 2019 at 9:02 pm - Reply

quisiera saber el control de inventario de los insumos de un restaurante especí camente de una pizzería

Laura Valentina Navarro Olaya 11 febrero, 2019 at 9:06 am - Reply

Hola Marta. Puedes ampliar la información sobre el control de inventarios con los siguientes artículos:
1. Programa para controlar stock
2. Maneja tu inventario fácilmente con estas herramientas
3. Control de inventarios: mejores prácticas que todo empresario debe saber
4. Software de control para inventarios
5. Software para inventarios ¿por qué lo necesito?

Si quieres saber especí camente cómo controlar el inventario de un pizzeria un asesor te contactará por correo electrónico, ya que la
mejor manera de hacerlo es mediante un software. 🙂

Jhon 15 enero, 2019 at 3:01 pm - Reply

Muy interesante, me gustó mucho la información, quiero saber más sobre Kardex y almacenamiento

Laura Valentina Navarro Olaya 22 enero, 2019 at 11:43 am - Reply

Hola Jhon. Gracias por tu comentario. En este artículo puedes ahondar un poco más sobre kardex: Sistema de inventario
permanente para las Pyme. En cuanto al tema de almacenamiento puedes consultar estos artículos: Bodega / Almacén: diferentes
conceptos para tu negocio y Maneja tu inventario fácilmente con estas herramientas 🙂

julio 7 octubre, 2018 at 8:00 am - Reply

felicitaciones interesa conocer mas sobre kardex (UEPS,PP Y etc)

Laura Valentina Navarro Olaya 9 octubre, 2018 at 3:57 pm - Reply

Hola Julio. Gracias por leernos. Claro que sí, lo tendremos en cuenta. Te invitamos a suscribirte a nuestro blog para que estés
actualizado con nuestros contenidos. Saludos. 🙂

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