Tarea Auditoria Administrativa Eje 3

Planeación de la auditoria administrativa 1
Planeación de la auditoria administrativa
Grupo 701
Presentado por:
Tatiana Licet Moreno Sanabria
Michelly Stephany Peña Giraldo
Joam David Guerrero Aguilar
Francisco Javier Martinez Parrado
Tutor:
Solange Astrid Forero Medina
Fundación Universitaria Del Área Andina
Facultad De Ciencias Administrativas, Económicas Y Financieras
Administración De Empresas
Bogotá D.C.
2020
Tabla de contenido
1. Introducción......................................................................................................................7
2. Objetivo.............................................................................................................................8
3. Actividad Económica........................................................................................................9
3.1. Reseña histórica.........................................................................................................9
3.2. Quiénes somos.........................................................................................................10
3.3. Misión......................................................................................................................10
3.4. Visión.......................................................................................................................10
4. Órganos de dirección, administración y representante legal...........................................12
4.1. Junta Directiva: Principal (Es).................................................................................12
4.2. Junta Directiva: Suplente (S) **..............................................................................12
4.3. Gerente.....................................................................................................................12
4.4. Gerentes suplentes...................................................................................................13
4.5. Facultades Del Representante Legal:.......................................................................13
4.6. Revisor fiscal...........................................................................................................14
4.7. Revisor fiscal principal............................................................................................14
4.8. Revisor fiscal suplente.............................................................................................15
5. Composición de capital...................................................................................................15
6. Planta física.....................................................................................................................16
7. Comercialización............................................................................................................16
8. Procedimientos................................................................................................................18
8.1. Sistema Integrado de Gestión..................................................................................18
8.1.2. Política SIG..........................................................................................................18
9. Manual de Convivencia..................................................................................................18
9.1. Objetivo...................................................................................................................18
10. Seguridad de la información...........................................................................................22
10.1. Política.....................................................................................................................22
10.2. Seguridad y Salud en el Trabajo..............................................................................28
11. Programa de trabajo de auditoría a la empresa Contact Center “Milenum BPO”..........32
11.1. Objetivo de la Auditoría..........................................................................................32
11.2. Responsables; equipo a cargo de la Implementación:.............................................33
11.3. Líder:........................................................................................................................33
11.4. Acompañantes y equipo de trabajo:.........................................................................33
12. Áreas de intervención......................................................................................................34
12.1. Talento Humano......................................................................................................34
12.2. Direccionamiento estratégico..................................................................................34
12.4. Manual de Convivencia...........................................................................................35
12.5. Seguridad de la información....................................................................................35

12.7. Inventario y Cartera.................................................................................................35
13. Número Progresivo de Actividades estimadas................................................................35
14. Actividades:....................................................................................................................36
14.1. Procedimiento específico para captar y examinar la información...........................36
14.1.2. Establecimiento del contacto inicial con el auditado.......................................36
14.1.3. Revisión de la documentación..........................................................................37
14.1.4. De las actividades de auditoría en la empresa..................................................37
14.1.5. Asignación de las tareas al equipo auditor.......................................................38
14.1.6. De la Preparación de los documentos de trabajo..............................................38
14.1.7. Realización de las actividades de auditoría......................................................38
14.1.8. Reunión de apertura..........................................................................................39
14.1.9. Comunicación durante la auditoría...................................................................39
14.1.10. Recopilación y verificación de la información.................................................39
14.1.11. Generación de hallazgos de la auditoría...........................................................40
14.1.12. Conclusiones de la auditoría.............................................................................40
14.1.13. Informe de la auditoría.....................................................................................40
14.1.14. Aprobación y distribución del informe de la auditoría.....................................40
14.1.15. Finalización de la auditoría..............................................................................41

14.1.16. De las actividades de seguimiento de una auditoría.........................................41
15. Tablas..............................................................................................................................43
15.1. Tabla 1.....................................................................................................................43
15.2. Tabla 2.....................................................................................................................44
15.3. Tabla 3.....................................................................................................................45
15.4. Tabla 4.....................................................................................................................46
15.5. Tabla 5.....................................................................................................................48
15.6. Tabla 6.....................................................................................................................50
15.7. Tabla 7.....................................................................................................................52
15.8. Fase. Pasos u orden secuencial para llevar a cabo el proceso y….........................55
16. Reportes y clases de informes a presentar......................................................................56
16.1. Seguimiento de las acciones....................................................................................56
16.2. Periodicidad.............................................................................................................57
17.1. Listado de chequeo: Compuesto de la siguiente manera:........................................57
18. Es inherente a o anterior los que los temas relevantes a resaltar en la auditoria son los
siguientes...................................................................................................................................59
18.1. Talento Humano......................................................................................................59
18.2. Direccionamiento estratégico..................................................................................59
18.4. Manual de Convivencia...........................................................................................59

18.5. Seguridad de la información....................................................................................59
18.7. Inventario y Cartera.................................................................................................60
36. Referencias......................................................................................................................78
1. Introducción
La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las
otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito
empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos encontrados en el
mismo
En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se
considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante
pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica
administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios
de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la
potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un
instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la
organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario
una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es
decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
2. Objetivo
El objetivo de la auditoria administrativa busca optimizar la administración de los recursos de
la empresa y evaluar también el servicio o producto brindado al cliente para así determinar el
nivel de satisfacción del mismo, además busca analizar la funciones de cada división de la
empresa en relación con las demás y aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante
diversos mecanismos y planes de gestión, incluso generar propuestas de nuevos esquemas
organizativos que resuelvan problemas internos y externos de la empresa.

3. Actividad Económica
MILLENIUM BPO es una compañía de prestación de servicios de atención al cliente,
especializada en la capacitación y administración y motivación del personal de gestión; en el
manejo de software y hardware; en el diseño de metodologías, estrategias y soluciones que
ayuden a sus clientes a organizar, administrar, automatizar y potencializar las relaciones con sus
propios clientes. Así su objeto social principal se desarrolla en tres campos, a saber:
1. contact center. En este campo ofrecemos:
a. prestación de servicios profesionales y técnicos en cualquier área, automatizados o
personales, para soluciones en todo tipo de comunicaciones;
b. administración de los diferentes canales de contacto tales como telefónico, web, email,
chat, ventanilla, fax server, back office, bajo un concepto ecrm propietario.
c. exportación de servicios de contact center y bpo.
d. gestión de cobranza / cartera.
3.1. Reseña histórica
• En el año 1999 nace MILLENIUM BPO, una compañía dirigida a responder a las
necesidades de comunicación de las compañías con sus clientes a través del servicio de
Call Center.
• En el año 2001, como parte del crecimiento operativo de la empresa, se crea el área de
tecnología, dedicada al desarrollo de sistemas de comunicación de voz sobre IP y la
conformación de un equipo humano altamente capacitado que le da vida a la tecnología
propia que ofrece MILLENIUM BPO actualmente en el mercado.

3.2. Quiénes somos
MILLENIUM BPO S.A. es un gestor integral de información que genera soluciones
efectivas mediante el entendimiento y digitalización de los procesos con un equipo altamente
especializado y comprometido y con una tecnología adecuada logrando el crecimiento de
nuestros aliados.
Durante 20 años hemos sido líderes en la implementación exitosa de soluciones Contact
Center y BPO en la región con el desarrollo tecnológico profundamente arraigado en nuestro
ADN; somos ahora pioneros en la implementación de estrategias de transformación digital para
empresas y generamos valor a nuestros aliados de negocio con altos estándares de calidad y
seguridad.
3.3. Misión
Somos una empresa innovadora, con un equipo humano altamente capacitado que presta
servicios de gestión de la información por medio de diferentes canales de contacto, generando
valor para nuestros aliados de negocio, accionistas y empleados con los más altos estándares de
calidad, seguridad y confiabilidad.
3.4. Visión
Ser la compañía con mayor reconocimiento en el mercado (Colombia y Región Andina) que
provee la solución más innovadora en la gestión de la información con el desarrollo de servicios
y procesos dinámicos que complementen y generen valor a nuestros clientes.

4. Órganos de dirección, administración y representante legal
4.1. Junta Directiva: Principal (Es)
** Que por acta no. 0000008 de asamblea de accionistas del 28 de febrero de 2006, inscrita el
24 de marzo de 2006 bajo el número 01045868 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
Jaramillo Giraldo Fernando C.C. 000000019471678
Zuluaga Camacho Ana María C.C. 000000051910102
López Abella Jorge C.C. 000000079286539 **
4.2. Junta Directiva: Suplente (S) **
Que por acta no. 0000008 de asamblea de accionistas del 28 de febrero de 2006, inscrita el 24 de
marzo de 2006 bajo el número 01045868 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
Sánchez Cristo Gerardo C.C. 000000080411275
Zuluaga Camacho Andrés Eduardo C.C. 000000079298669
Que por acta no. 0000009 de asamblea de accionistas del 14 de marzo de 2006, inscrita el 25 de
mayo de 2006 bajo el número 01057518 del libro ix, fue (ron) nombrado
González Luque María Ángela C.C. 000000039790648
4.3. Gerente
Certifica: representación legal: la sociedad tendrá un gerente de libre nombramiento y
remoción de la junta directiva. El gerente tendrá tres suplentes, quienes lo reemplazarán en las
faltas absolutas, temporales o accidentales.

** Nombramientos ** que por acta no. 0000004 de junta directiva del 12 de mayo de 2000,
inscrita el 16 de mayo de 2000 bajo el número 00728674 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
Zuluaga Camacho Andrés Eduardo C.C. 000000079298669
4.4. Gerentes suplentes
Que por acta no. 206 de junta directiva del 9 de abril de 2018, inscrita el 11 de julio de 2018 bajo
el número 02356544 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
Conde Zamorano Andrés Alberto C.C. 000000079142446
Daza Aragón Lorena Catalina C.C. 000000052388101
Que Por Acta No. 0000086 De Junta Directiva Del 11 De Septiembre De 2007, Inscrita El 13 De
Septiembre De 2007 Bajo El Número 01157811 Del Libro IX, Fue (Ron) Nombrado (S):
Zuluaga Camacho Ana María C.C. 000000051910102
4.5. Facultades Del Representante Legal:
Corresponde al gerente las siguientes funciones y atribuciones: a. representar a la compañía
judicial, y extrajudicialmente, usar de la firma social, dirigir y administrar los negocios sociales,
sujetándose a los estatutos y a las decisiones de la asamblea general de accionistas y de la junta
directiva. b. tomar todas las medidas y celebrar todos los actos y contratos necesarios o
convenientes para el cumplido desarrollo del objeto social, obteniendo previamente la
autorización de la junta directiva en los casos de que la cuantía de tales actos o contratos exceda
la cuantía de 20.000 smmlv. c. nombrar y remover a todos los empleados y dependientes de la
compañía, cuyo nombramiento y remoción no corresponda a la asamblea general de accionistas o
a la junta directiva. d. convocar a la asamblea general de accionistas a sesiones extraordinarias y

a la junta directiva cuando lo juzgue conveniente. e. presentar a la asamblea general de
accionistas en sus sesiones ordinarias, bien separada o conjuntamente con la junta directiva, un
informe detallado sobre la marcha general de los negocios y empresas sociales. f. presentar a la
junta directiva las cuentas, inventarios y balances de cada ejercicio, con un proyecto de
distribución de utilidades o de cancelación de pérdidas liquidadas. g. mantener a la junta
directiva permanente y detalladamente enterada de la marcha de los negocios sociales y
suministrarle todos los datos e informes que le soliciten. h. otorgar los poderes necesarios para la
inmediata defensa de los intereses sociales cuando la compañía sea demandada e informar a la
junta directiva para que esta decida lo definitivo acerca del nombramiento del apoderado y de sus
facultades. i. ejercer todas las funciones que le delegue la junta directiva y las demás que le
confiere los estatutos y las leyes y aquellas que por la naturaleza de su cargo le correspondan. j.
delegar, con la previa autorización de la junta directiva alguna o alguna de sus atribuciones o
funciones delegables, en uno o varios de los empleados de la compañía. K. presentar
periódicamente a la junta directiva los estados financieros de la compañía. l. las funciones que
recaerán sobre el segundo y tercer suplente del gerente serán contestar, presentar, notificar,
conciliar, y todo lo que sea requerido y/o solicitado por el ministerio de trabajo.
4.6. Revisor fiscal
Que por certificación no. sin núm. de revisor fiscal del 9 de abril de 2018, inscrita el 6 de julio
de 2018 bajo el número 02355105 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
4.7. Revisor fiscal principal
Díaz Talero Leonardo c.c. 000000019451248

4.8. Revisor fiscal suplente
Montaña Salazar Luis Felipe c.c. 000001013621457
Que por acta no. 23 de asamblea de accionistas del 9 de abril de 2018, inscrita el 6 de julio de
2018 bajo el número 02355103 del libro ix, fue (ron) nombrado (s):
Revisor fiscal persona jurídica contadores auditores fiscales y financieros Ltda. n.i.t.
000008000949822
5. Composición de capital
** Capital Autorizado ** Capital Suscrito ** ** Capital Pagado **

**
Valor: $800, 000,000.00 Valor: $800, 000,000.00 Valor: $800, 000,000.00
No. De Acciones: No. De Acciones: No. De Acciones:
800,000.00 800,000.00 800,000.00
Valor Nominal: Valor Nominal: Valor Nominal:
$1,000.00 $1,000.00 $1,000.00
Lo anterior de acuerdo a la información reportada por el matriculado o inscrito en el formulario
rues: ingresos por actividad ordinaria $97,224,217,029 actividad económica por la que
percibió mayores ingresos en el período
- ciiu : 8220
6. Planta física
7. Comercialización
 En este campo ofrecemos:
a. Diseño y desarrollo de aplicaciones de carácter comercial, didáctico; científico cultural y
recreativo para equipos de cómputo;
b. Comercialización, actualización y mantenimiento de aplicaciones;
c. Diseño y desarrollo de sitio web.
d. Alojamiento (hosting) de sitio web;
e. Conexión a internet.
f. Comercialización y distribución de software, y hardware.

2. Talento humano. En este campo ofrecemos:
a. Reclutamiento y selección de personal.
b. Capacitación y adiestramiento.
c. Administración y coordinación de equipo humano con técnicas de retroalimentación y
motivación. En desarrollo de su objeto social lo podrá hacer bajo cualquier tipo de contratación y
bajo cualquier modalidad como outsourcing, insourcing (prestación de servicios en las
instalaciones del cliente con aporte de software y / o hardware y talento humano). in house
(administración de la plataforma del cliente, procurando la optimización de los recursos
disponibles) así mismo en desarrollo de su objeto social y como actividades conexas y
complementarias la sociedad podrá adelantar estudios, diseños y asesorías; podrá representar
casas comerciales, nacionales o extranjeras dedicadas a estos fines; podrá celebrar ejecutar en su
propio nombre o por cuenta de terceros, operaciones y contratos civiles, comerciales, industriales
o financieros que sean necesarios o convenientes para el logro de los fines que persigue o que
pueda favorecer o desarrollar sus actividades o las de aquellas personas, sociedades o
asociaciones en las que tenga intereses; comprar, vender, arrendar, importar, gravar con prenda,
hipotecar, constituir en fideicomiso toda clase de bienes muebles o inmuebles; adquirir, enajenar,
explotar concesiones, privilegios, celebrar contratos y operaciones mercantiles sobre marcas,
patentes, tecnologías, procedimientos industriales y demás formas de propiedad industrial;
celebrar contratos de cuenta corriente, bancaria y deposito mutuo con o sin garantía, anticrisis,
transporte, suministros, permuta, corretaje, seguros, fiducia, agencia, comisión, apertura de
créditos, cartas de créditos, otorgar, girar, aceptar, ceder, endosar, descontar, avalar, protestar y
en general negociar toda clase de títulos valores y efectos mercantiles o civiles y celebrar o
participar en toda clase de contratos de cambio; dar en garantía sus activos muebles o inmuebles
y celebrar todas las operaciones de crédito internacional o nacional que le permitan obtener los
bienes u otros activos para el desarrollo de sus empresas o negocios; constituir compañías
filiales; nombrar mandatarios judiciales y extrajudiciales, obrar como mandataria de cualquier
acto o negocio jurídico y en general ejecutar todos los actos o contratos que directamente se
relacionen con el objeto principal de la sociedad.
8. Procedimientos
8.1. Sistema Integrado de Gestión
8.1.2. Política SIG
Millenium, líder tecnológico en Contact Center y BPO, está comprometido en mantener un
Sistema Integrado de Gestión (SIG) enfocado en asegurar la satisfacción de los clientes y velar
por la seguridad de la información en la operación de los procesos y de sus partes interesadas en
la prestación del servicio. A través de la implementación de las mejores prácticas empresariales
de seguridad en gestión y mitigación del riesgo garantizamos la continuidad del negocio,
promovemos la mejora continua de los procesos y el cumplimiento de los requisitos del cliente,
legales, reglamentarios, contractuales y de seguridad.
9. Manual de Convivencia
9.1. Objetivo
El presente reglamento tiene el propósito de regular la gestión del servicio, la utilización de
las instalaciones y las relaciones de los trabajadores entre sí.
Esta normativa en su plena aplicación debe brindar al solicitante un procedimiento ágil,
oportuno y de calidad.
El incumplimiento a las normas de la compañía dará lugar a sanciones de carácter
disciplinario.
10. Seguridad de la información
10.1. Política
Proteger la información de nuestros clientes y de la organización que por su clasificación es
crítica e importante para la prestación de los servicios y operación de los procesos de negocio,
implementando las mejores prácticas de seguridad en gestión y mitigación del riesgo que nos
permitan generar valor agregado a nuestros clientes, garantizar la continuidad de la Organización
y de los procesos de negocio y cumplir los requerimientos de seguridad, normativos, legales y
contractuales.
Incidente de seguridad
Ocurre cuando un empleado, directa o indirectamente, incumple las directrices indicadas en la
Política de Seguridad de la Información de la organización, en el Acuerdo de Confidencialidad y
Seguridad de la Información y en las normas, procedimientos, manuales, formatos y demás

documentos aprobados y divulgados en la organización y en los cuales se indiquen los derechos,
deberes y adecuado proceder en la protección de la información.

10.2. Seguridad y Salud en el Trabajo

11. Programa de trabajo de auditoría a la empresa Contact Center “Milenum BPO”
11.1. Objetivo de la Auditoría
Implementar un mecanismo y estrategia de auditoría que brinde a la alta gerencia y demás
socios de la empresa, una sana tranquilidad del alcance de logros, crecimiento y fortalecimiento
continuo de los procesos misionales y la misma naturaleza del ser de la empresa, en procura de
realizar este tipo de proceso periódicamente, para contribuir al crecimiento, posicionamiento y
globalización de los alcances de nuestra Visión en el mundo empresarial y por supuesto la
misión de Establecer los procesos, fechas, actividades y procedimiento para la Auditoría del
Contact Center “Millenium BPO”, a fin de fortalecer su capacidad de respuesta y captación de
nuevos clientes.
11.2. Responsables; equipo a cargo de la Implementación:
En concordancia con la naturaleza de la auditoría que se pretende adelantar, es importante
establecer un equipo de trabajo, competente, idóneo, con experiencia y la objetividad que se
requiere afín de lograr el propósito de la misma y la satisfacción del cliente, para este caso La
Junta Directiva y Gerencia de la Empresa “Millenium BPO”.
Dentro del equipo se determinan los siguientes roles y actuaciones directas dentro del proceso
11.3. Líder:
Persona con idoneidad, experiencia - (en el campo relacionado a la actividad económica de la
empresa) y requisito fundamental- capacidad de liderazgo y trabajo en equipo.
11.4. Acompañantes y equipo de trabajo:
Personas con idoneidad y experiencia en el desarrollo de actividades de auditoría
administrativa relacionada, que tengan conocimientos generales de los diferentes componentes
de una empresa y actuación en roles de trabajo de acuerdo a su profesión y área a auditar
definidas en el programa.
Con lo anterior el equipo a cargo de la implementación de la presente auditoría es:
administradora
DESCRIPCIÓN NOMBRES COMPLETOS

Líder Michelly Stephany Peña Giraldo
Equipo Auditor Tatiana Licet Moreno Sanabria
“Acompañantes
” Joam David Guerrero Aguilar
Francisco Javier Martínez Parrado
12. Áreas de intervención
Dentro del propósito de la empresa y por supuesto las competencias que nos confieren
nuestras idoneidades, experiencia y la necesidad evidenciada por el gerente de “Millenium
BPO”, se determina aplicar el programa paralelamente en los procesos a citarse a continuación,
al tenor de la normatividad vigente, los elementos aportados por la empresa y la estructura de la
misma, ya que esta auditoría pretende establecer, el estado actual de la misma y partir de allí a la
implementación de estrategias de mejoramiento continuo para el crecimiento, capacidad de
respuesta, generación de nuevas ideas o metodologías para ampliar el campo de acción y por
supuesto brindar mejores resultados a nuestros clientes habituales y los nuevos que pueda lograr
después de los resultados de la auditoría.
Con lo anterior las áreas a de intervención son las siguientes:
12.1. Talento Humano
 Selección del personal
 Permanencia de los mismos dentro de la empresa
 Plan de bienestar social e incentivos
 Plan de capacitaciones
 Plan de vacaciones
12.2. Direccionamiento estratégico
 Cumplimiento y alcance de metas propuestas para cada vigencia.
 Resolución asertiva a los requerimientos de los clientes internos y externos y que sean
inherentes, al cumplimiento de los procesos misionales de la empresa.
 Aplicación y rediseño de estrategias, aprobadas por la junta directiva.

 Plan de acción del Sistema Integrado de Gestión
12.4. Manual de Convivencia
 Manual de convivencia
12.5. Seguridad de la información
 Política de seguridad de la Información
 Planes de mejoramiento vigencia 2019
 Manuales de funciones
 Sistema de Seguridad y salud en el trabajo
 Plan de Acción Sistema de Seguridad y salud en el trabajo
12.7. Inventario y Cartera
 Estados contables de las vigencias comprendidas entre el 2016 al primer semestre de
2020
 Inventarios sistematizados y/o físicos
 Informes de gestión de las vigencias 2016 al primer semestre de 2020
13. Número Progresivo de Actividades estimadas
1. Establecimiento del contacto inicial con el auditado
2. Revisión de la documentación
3. De las actividades de auditoría en la empresa
4. Asignación de las tareas al equipo auditor

5. De la Preparación de los documentos de trabajo
6. Realización de las actividades de auditoría
7. Reunión de apertura
8. Comunicación durante la auditoría
9. Recopilación y verificación de la información
10. Generación de hallazgos de la auditoría
11. Conclusiones de la auditoría
12. Informe de la auditoría
13. Aprobación y distribución del informe de la auditoría
14. Finalización de la auditoría
15. De las actividades de seguimiento de una auditoría
14. Actividades:
14.1. Procedimiento específico para captar y examinar la información
14.1.2. Establecimiento del contacto inicial con el auditado
Esta actividad se realizará de manera formal bien sea presencial o virtual, dado a la naturaleza
de la misma y teniendo en cuenta la modalidad laboral que tenemos acorde a los lineamientos del
Gobierno nacional a razón de la Pandemia y demás factores de bioseguridad.
Es importante determinar en este primer contacto, cuáles serán los canales de comunicación y
las vías más cómodas y efectivas a emplear por parte de los participantes de la auditoría, así
como que la alta gerencia comunique a sus colaboradores y/o designados para atender la
auditoría, acerca de la autoridad que como equipo auditor se tiene para adelantar este proceso.
Adicional a ello es importante dejar en claro que dentro del programa de auditoria hay unas
fechas de inicio y de finalización y unos documentos o información requerida para adelantar el
proceso, los cuales deben de ser suministrados en tiempos reales y oportunos.
14.1.3. Revisión de la documentación
Este proceso se adelanta una vez se solicita al guía o designado por la empresa para
acompañar el proceso, donde se le indicará, cuales son los documentos o elementos informativos
que se requieren para adelantar el proceso de auditoría, por ende y una vez entregados al equipo
auditor, estos serán revisados delante de la persona encargada del suministro de éstos, para
confirmar y de ser posible adelantar un listado de chequeo de entrega de información (Esto
garantiza una efectividad en la realización del proceso), ya que si la información o elementos
suministrados no corresponden o están incompletos o están deteriorados; de inmediato el líder
auditor comunicará a la alta gerencia esta anomalía; y de igual manera de continuar con el
proceso.
14.1.4. De las actividades de auditoría en la empresa
En concertación con el líder del equipo auditor y la alta gerencia, el plan de trabajo (Programa
de la auditoría), el cual garantice adelantar este proceso con celeridad y en las justas
proporciones de los directamente implicados en el proceso “Horarios, lugares de trabajo, medios
a utilizar y acuerdos para encuentros de retroalimentación.
Es importante determinar que el Programa de auditoría diseñado para este proceso, no tiene
determinadas las horas de trabajo, dado a la naturaleza del proceso, adicional a ello este
programa es flexible para hacer más efectivo, ágil y menos complejo el desarrollo del proceso.
14.1.5. Asignación de las tareas al equipo auditor
Como líder del equipo auditor y dejando ver que los procesos a auditar en la empresa de
acuerdo al programa de auditoría diseñada y concertada, es transversal; la asignación de tareas
será progresiva y acorde al avance y necesidad de algunos elementos para complementar las
actividades dentro de algún proceso.
Es relevante resaltar en este punto, que el equipo debe de tener la disposición permanente de
trabajo, optimizando, tiempo, recursos, medios y equidistancias para así generar resultados
contundentes en tiempos prudentes y representativos, ya que la auditoría debe de estar lista para
poder la empresa poder adelantar la proyección administrativa y financiera de la vigencia 2021.
14.1.6. De la Preparación de los documentos de trabajo
Es importante impartir las instrucciones a los miembros del equipo auditor, ya que estos
deben revisar la información requerida para cada uno de los procesos determinados a auditar y
enlistar y/o preparar la documentación de trabajo que requieran para sacar adelante las
actividades de auditoría. Dentro de estos documentos preparatorios deben tenerse presentes, las
listas de chequeo de contenidos de carpetas, listados de chequeo de variables a analizar entre
otros (registro de asistencias a reuniones y/o encuentros), que sean de complemento para hacer
un trabajo con eficiencia, efectividad y eficacia.
14.1.7. Realización de las actividades de auditoría
Dentro del programa de auditoría como acciones complementarias resultan las actividades
detalladas del proceso de auditoría las cuales a medida que avanza el proceso, de acuerdo al
cronograma dispuesto, estas tomarán forma y serán relevantes para el objetivo del proceso; por
ende, es importante definir algunas de ellas en la reunión de apertura y dejar claro que tendrían
curso en a medida que se adelanta la auditoría.
14.1.8. Reunión de apertura
Esta reunión se adelantó en acuerdo con la alta gerencia o con quien éste designe mediante
documento de delegación de esta actividad, ahí se presenta el programa de auditoría diseñado
para el proceso, se adelantará la presentación del equipo auditor y oficialmente por parte de la
empresa se da por instalada la auditoría.
14.1.9. Comunicación durante la auditoría
Este es una actividad de vital importancia para el avance y logro de los resultados esperados
en la auditoría, ya que resultan evidentemente necesarios en el proceso, puesto que existen
elementos que se pueden subsanar en tiempo real y adelantar acciones que de inmediato logren el
propósito de la misma, adicional a ello de encontrarse en el curso de la auditoría que por falta de
material probatorio, elementos de juicio, evidencias o carecer de la información para poder
avanzar, esto podría resultar proveniente de un ajuste o rediseño del programa y cronograma o en
el peor de los casos dar por terminada la auditoría.
14.1.10. Recopilación y verificación de la información
Uno de los mecanismos regularmente utilizados para la recolección y verificación de la
información, son los muestreos por proceso, ya que con ellos se logra evidenciar un concurso de
acciones recurrentes que son positivas o desfavorables para la empresa, no obstante en este
proceso los muestreos tendrán un rango amplio, ya que requerimos información más amplia en
algunos proceso para determinar las variables o puntos de quiebre y entregar un producto veraz,
preciso y con alternativas de solución o mitigación de impactos favorables para la empresa
(Planes de Mejoramiento de cumplimiento – Inmediato – Corto- Mediano y largo Plazo)
14.1.11. Generación de hallazgos de la auditoría
Dentro de las actividades permanentes de la auditoría, el equipo auditor adelantará avances en
las acciones adelantadas, a fin de poder determinar los hallazgos encontrados, bien sean
favorables o desfavorables para la empresa.
14.1.12. Conclusiones de la auditoría
El equipo auditor en las reuniones recurrentes, adelantará las conclusiones a que dé lugar de
acuerdo al avance de la auditoría, para de esta manera dar forma a las recomendaciones que se
convertirán en acciones inmediatas o planes de mejoramiento, para el beneficio permanente de la
empresa.
14.1.13. Informe de la auditoría
Una vez finalizado el proceso y de acuerdo con la programación de la auditoría, en conjunto
con el equipo auditor, se adelantará la redacción, consolidación y conclusiones del proceso, en
este orden de ideas, se presentarán los hallazgos y recomendaciones, planes de mejoramiento y
en documento técnico se entrega la alta gerencia para sus efectos y fines pertinentes.
14.1.14. Aprobación y distribución del informe de la auditoría
El informe será entregado a los competentes y distribuidos de manera responsable y con el
debido foliado, consecutivo, conclusiones, recomendaciones y sobre todo firmado por los que
intervienen en la elaboración de dichos documentos, el cual debe de ser aprobado en mesa de
trabajo del equipo auditor, una vez realicemos este proceso se procederá a hacer la entrega oficial
del documento final el cual será de autoría expresa del equipo auditor contratado por la empresa.
Una vez entregados estos documentos la empresa debe de respetar la autoría y salvaguarda de
esta información ya que son autoría y tienen fines precisos proyectados y medidos a través del
programa diseñado y presentado por el equipo auditor y aprobado por la empresa,
14.1.15. Finalización de la auditoría
Una vez finalizado y entregado el resultado de la auditoría, este será entregado a quien
corresponde (Alta Gerencia y su delegado), para su conocimiento y fines pertinentes.
Una vez ocurrido lo anterior el equipo auditor sin importar que sea el creador del documento
entregado, tendrá que guardar fidelidad y total reserva de la información allí contenida y no
podrá entregar esta información a ninguna entidad, persona o empresa distinta a un ente de
control y que por ley ordene la entrega de dicho documento.
14.1.16. De las actividades de seguimiento de una auditoría
Estas actividades son de exclusivo resorte del auditado, es decir, como auditores entregamos
el documento a la empresa, las recomendaciones, planes de mejoramiento, acciones
complementarias o cualquier otra, solo las podrá disponer la empresa y adelantarlas.
El equipo auditor termina su actuación en este momento y deja presente en el documento
presentado que la responsabilidad de mejora, cumplimiento y mitigación de riesgos y demás son
de la empresa como tal.
Actividades Procedimiento específico para captar y examinar la información:
En la siguiente página se encuentran las tablas de Cronograma de actividades y programa de
auditoria.
15. Tablas
15.1. Tabla 1
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - AUDITORIA ADMINSITRATIVA Contact Center “Milenum BPO” CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - AUDITORIA ADMINSITRATIVA Contact Center “Milenum BPO”
SEPTIEMBRE OCTUBRE
CRONOGRAMA DE ACTIVIDAD A REALIZAR 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Realización de la reunión
de apertura
Ayuda práctica – Reunión
de apertura
Comunicación durante la
auditoría
Papel y responsabilidades
de los guías y
observadores
Recopilación y
verificación de la
información
Ayuda práctica - Fuentes
de información
Ayuda práctica -
Realización de entrevistas
Generación de hallazgos
de la auditoría
Preparación de las
conclusiones de la
auditoría
Ayuda práctica -
Conclusiones de la
auditoría
Realización de la reunión
de cierre
15.2. Tabla 2
SEPTIEMBRE OCTUBRE
Preparación, aprobación y
distribución del informe de
la auditoría
Preparación del informe
de la auditoría
Aprobación y distribución
del informe de la auditoría
Finalización de la auditoría
Realización de las
actividades de
seguimiento de una
auditoría
15.3. Tabla 3
SEPTIEMBRE OCTUBRE
Inicio de la auditoría
Designación del líder del
equipo auditor
Definición de los
objetivos, el alcance y los
criterios de auditoría
Determinación de la
viabilidad de la auditoría
Selección del equipo
auditor
Establecimiento del
contacto inicial con el
auditado
Revisión de la
documentación
Preparación de las
actividades de auditoría
Preparación del plan de
auditoría
Asignación de las tareas al
equipo auditor
Preparación de los
documentos de trabajo
Realización de las
actividades de auditoría
15.4. Tabla 4
PROGRAMA DE AUDITORIA VIEGENCIA 2020

Establecer los procesos, fechas, actividades y Auditoria Interna Por 2020

procedimiento para la Auditoria del Contact Center procesos AÑ
OBJETIVO “Millenium BPO” , a fin de fortalecer su capacidad de PROCEDIMIENTO O
respuesta y captación de nuevos clientes
N PROCESO DEPENDEN OBJETIVO ALCAN FECH FE CRITERI RECURSOS EQUIPO
RO. CIA CE A INICIO CHA O AUDITOR
FINAL
Verificar el Primer 07 – 24- Manual de Computador
proceso de selección semestre de 09-2020 09-2020 funciones y/o Impresoras
de personal – 2020 – Manual de Papel
Estudios, Idoneidad, contratación Lapiceros
Experiencia y Internet Líder.
criterios de selección. “Garantía Carpetas
de satisfacción Michelly Stephany
1 Talento Gestión de al cliente” Peña Giraldo
Humano Talento humano Revisar, evaluar y Segundo 10 – 30- Plan de Computador
verificar, el diseño, Semestre 09 -2020 09-2020 bienestar Impresoras Acompañantes:
implementación y Vigencia social e Papel
aplicación del Plan de 2019 y incentivos Lapiceros Tatiana Licet
Bienestar Social e Primer Internet Moreno Sanabria
incentivos, plan de semestre Plan de Carpetas
capacitaciones y plan vigencia capacitaciones Joam David
de vacaciones; de 2020 Guerrero Aguilar
acuerdo a la Plan de
normatividad vigente vacaciones Francisco Javier
y políticas de la Martínez Parrado
empresa
Verificar, no solo Segundo 14 – 5- Plan de Computador
el cumplimiento y Semestre 09 -2020 10-2020 acción y Impresoras
alcance de metas vigencia política Papel
propuestas para cada 2019 y comercial de Lapiceros
2. Direccionamiento Alta vigencia. primer la empresa Internet
estratégico Gerencia semestre de Carpetas
la vigencia
2020
15.5. Tabla 5

Establecer los procesos, fechas, actividades y Auditoria Interna Por procesos 2020
procedimiento para la Auditoria del Contact Center AÑ
OBJETIVO “Milenum BPO” , a fin de fortalecer su capacidad de PROCEDIMIE O
respuesta y captación de nuevos clientes NTO
N PROCESO DEPENDEN OBJETIVO ALCAN FECH FE CRITERI RECURSO EQUIPO
RO. CIA CE A INICIO CHA O S AUDITOR
FINAL
Verificar los 14 – 09 5- Manual de Computador
niveles de eficiencia, -2020 10-2020 funciones Impresoras
eficacia y efectividad Papel
de solución asertiva Planes de Lapiceros
a los requerimientos mejoramiento Internet Líder.
de los clientes Segundo interno Carpetas
internos y externos y Semestre Michelly
2. Direccionamie Alta Gerencia que sean inherentes, vigencia Manual de Stephany Peña
nto estratégico al cumplimiento de 2019 y convivencia Giraldo
los procesos primer
misionales de la semestre de Acompañantes:
empresa. la vigencia
Verificar de 2020 16 – 09 28- Plan de Computador Tatiana Licet Moreno
acuerdo a la -2020 09-2020 Acción para la Impresoras Sanabria
naturaleza de la vigencia 2020 Papel
empresa el avance de Lapiceros Joam David Guerrero
la aplicación y Plan de Internet Aguilar
rediseño de ser el Acción Carpetas
caso, de las vigencia 2019 Francisco Javier
estrategias, Martínez Parrado

aprobadas por la
junta Directiva.
3 Sistema Alta Gerencia Revisar y Vigenci 16 – 09 29- Plan de Computador
Integrado de verificar la a 2019 -2020 10-2020 acción del Impresoras
Gestión implementación, Sistema Papel
aplicación, Integrado de Lapiceros
evaluación y Gestión Internet
actualización Carpetas
permanente de
acuerdo a la
normatividad vigente
15.6. Tabla 6

OBJETIVO “Millenium BPO” , a fin de fortalecer su capacidad de PROCEDIMIE O
N PROCESO DEPENDEN OBJETIVO ALCA FECH FE CRITERI RECURSOS EQUIPO
RO. CIA NCE A INICIO CHA O AUDITOR
FINAL
4. Manual de Talento Verificar la Vigencia 21 – 20- Manual de Computador
Convivencia Humano implementación 2019 09 -2020 10-2020 convivencia y Impresoras

permanente del mismo hoja de vida Papel
dentro de la entidad, de los Lapiceros Líder.
así como revisar el diferentes Internet
proceso adelantado a empleados de Carpetas Michelly Stephany
la aplicación del la entidad Peña Giraldo
mismo y seguimiento
a los diferentes casos Acompañantes:
resultantes durante la
vigencia Tatiana Licet
Verificar la Vigenci 21 – 20- Política de Computador Moreno Sanabria
implementación de la a 2019 y 09 -2020 10-2020 seguridad de Impresoras
Política de seguridad Primer la Información Papel Joam David
de la información de semestre de Lapiceros Guerrero Aguilar
la empresa y los la vigencia Planes de Internet
5 Seguridad de la Alta mecanismos para su 2020 mejoramiento Carpetas Francisco Javier
información Gerencia aplicabilidad y vigencia 2019 Martínez Parrado
seguimiento a casos,
dada la naturaleza de Manuales
la empresa y la de funciones
relevancia que este
tiene. Manual
de
convivencia
15.7. Tabla 7

OBJETIVO “Millenium BPO” , a fin de fortalecer su capacidad de PROCEDIMIE O
N PROCESO DEPENDEN OBJETIVO ALCA FECH FE CRITERI RECURSOS EQUIPO
RO. CIA NCE A INICIO CHA O AUDITOR
FINAL
6 Seguridad Talento Verificar que la Vigenci 22 – 9- Sistema de Computador
Humano empresa tenga a 2019 y 09 -2020 10-2020 Seguridad y Impresoras Líder.
y Salud en el Profesional elaborado e Primer salud en el Papel
Trabajo en Seguridad y implementado el semestre de trabajo y su Lapiceros Michelly Stephany
salud en el sistema de seguridad y 2020 respectivo Internet Peña Giraldo
Trabajo salud en el trabajo (- Plan de Carpetas

Plan de Acción) y el Acción Acompañantes:
personal idóneo para
la implementación, Tatiana Licet
seguimiento y Moreno Sanabria
actualización
permanente. Joam David
Guerrero Aguilar
Francisco Javier
Martínez Parrado
7 Inventario Administrativo y Verificar que Vigenci 23 - 22- Estados
Financiero dentro de la empresa a 2016- 09-2020 10-2020 contables
y Cartera existan inventarios, 2017-2018- vigencias de
cuantificados y con 2019 y alcance
sus respectivas Primer
depreciaciones, así semestre de Inventario
como un sistema de 2020 s
manejo integral de las sistematizados
finanzas, saneamiento y/o físicos
fiscal, cartera y flujo actualizados
de rentabilidad y
salvaguardia del Informes
patrimonio. de gestión de
las vigencias
de alcance
15.8. Fase. Pasos u orden secuencial para llevar a cabo el proceso y…
Diagrama del Proceso – Flujo

16. Reportes y clases de informes a presentar.
16.1. Seguimiento de las acciones
Durante el proceso de auditoria se adelantarán informes parciales de las actividades que se
Durante el proceso de auditoria se adelantarán informes parciales de las actividades que se
están adelantando, de acuerdo con el programa establecido y el cronograma diseñado para
garantizar el propósito del proceso.
Si en el proceso de auditoria se identifican hallazgos de gravedad se presentarán
inmediatamente ante el guía o persona delegada y en su defecto y con mayor preferencia y
relevancia a la alta Gerencia de acuerdo al caso tipificado
En las reuniones de equipo auditor, cada uno de los integrantes del mismo presentará al líder,
los avances, recomendaciones y acciones que se consideran pertinentes a seguir para el buen
curso del proceso de auditoria
Un informe final del proceso de auditoría que contenga la relación de todos los hallazgos,
debilidades, y fortalezas, y las acciones recomendadas a seguir y por supuesto los planes de
mejoramiento de inmediato, corto, mediano y largo plazo de cumplimiento.
Finalmente se presentará el informe con la identificación del área y/o proceso, auditado,
incluyendo si se alcanzó el objeto de la revisión, informando en tiempo de duración, los alcances
y los recursos y métodos empleados.

16.2. Periodicidad
Tiempo dispuesto para informar avances
Los tiempos dispuestos están determinados de acuerdo a la necesidad del mismo, adicional a
ello dentro de las actividades en el ítem Comunicación durante la auditoría, se estableció un
intervalo den entre cuatro y seis días para realizar esta actividad.
17. Diagnóstico y presentación de la auditoría Administrativa de acuerdo con el análisis
factorial
En este contexto desde el preciso momento en que se dio inicio al proceso de la auditoria de la
“Millenium BPO”, a fin de fortalecer su capacidad de respuesta y captación de nuevos clientes,
encontramos que los factores a analizar y los criterios de evaluación para determinar el estado
actual de la empresa son los siguientes:
17.1. Listado de chequeo: Compuesto de la siguiente manera:
 Información o documentos mínimos requeridos
 A. Proporcionados (SI-NO)
 B. la Información entregada es coherente con el proceso
(SI-NO)
 C. La información está completa para avanzar en la
auditoria (SI-NO)
 OBSERVACIONES
Con lo anterior y con cinco acciones que darán cuenta del estado actual de la empresa y por
medio del cual se llegara a l objetivo de la auditoria, generador de un diagnostico actual, con el
que podremos seguir trabajando el proceso:
1. Los documentos están aprobados por la junta directiva y adoptados por actos
administrativos
2. De acuerdo con el objetivo de la auditoria; ¿que se logra identificar en la
documentación e información recolectada en la entrevista o reuniones con los
auditados?
3. De acuerdo a la revisión de documentación, resultados de entrevista y la óptica
como auditor; ¿cuáles son los factores determinantes generadores de estos
impases dentro de la empresa?
4. ¿La alta gerencia comunica a la empresa la importancia de satisfacer los requisitos
de los clientes y los requisitos legales?
5. ¿Los objetivos son medibles y están asociados a un indicador dentro de las
funciones y competencias de cada miembro del equipo?
Equipo auditor: Dentro de las acciones a adelantar la se han determinado estrategias de equipo
para sacar adelante la auditoria, además del planteamiento anteriormente expuesto como modelo
para garantizar una diagnóstico integral desde la base y con la información obtenida.
DESCRIPCIÓN NOMBRES COMPLETOS

Líder Michelly Stephany Peña Giraldo
Equipo Auditor Tatiana Licet Moreno Sanabria
“Acompañantes
” Joam David Guerrero Aguilar
Francisco Javier Martínez Parrado
18. Es inherente a o anterior los que los temas relevantes a resaltar en la auditoria son los
siguientes
18.1. Talento Humano
 Selección del personal
 Permanencia de los mismos dentro de la empresa
 Plan de bienestar social e incentivos
 Plan de capacitaciones
 Plan de vacaciones
18.2. Direccionamiento estratégico
 Cumplimiento y alcance de metas propuestas para cada vigencia.
 Resolución asertiva a los requerimientos de los clientes internos y externos y que sean
inherentes, al cumplimiento de los procesos misionales de la empresa.
 Aplicación y rediseño de estrategias, aprobadas por la junta directiva.
 Plan de acción del Sistema Integrado de Gestión
18.4. Manual de Convivencia
18.5. Seguridad de la información
 Política de seguridad de la Información
 Planes de mejoramiento vigencia 2019
 Manuales de funciones
 Sistema de Seguridad y salud en el trabajo
 Plan de Acción Sistema de Seguridad y salud en el trabajo
18.7. Inventario y Cartera
 Estados contables de las vigencias comprendidas entre el 2016 al primer semestre de
2020
 Inventarios sistematizados y/o físicos
 Informes de gestión de las vigencias 2016 al primer semestre de 2020
Encontrando en ellos que con el desarrollo de las acciones planteadas para el mismo, se
establecieron los cinco ítem que se consideran esenciales para la evidencia de factores de riesgo
de la empresa y los que nos determinaran las acciones inmediatamente puntuales para sacar
adelante la auditoria y establecer desde un diagnostico situacional hasta las observaciones a tener
en cuenta las cuales son objeto de comunicación a la alta gerencia, y posterior a ello establecer
los hallazgos más apremiantes y sus niveles de riesgo, para así establecer los planes de
mejoramiento a corto, mediano y largo plazo; con este mecanismo buscamos que la auditoria
cuente con elementos de base que sean garantes de un resultado efectivo, confiable y con
postulados apropiados para que al tenor de la normatividad vigente y por supuesto integrado a la
naturaleza de la empresa podemos establecer el modelo adecuado para dejar ver una efectividad,
eficacia y efectividad de la presente auditoria.
19. Importante
En materia de la garantía del proceso, en la tabla final de este trabajo se logra identificar en la
tabla Nro. 1. la validación del programa de auditoria planteado y el listado de chequeo de los
elementos mínimos requeridos para la auditoria, con es debido, allí están contenidos no solo, la
revisión de los documentos sino la interrelación de los mismos con el proceso objeto de
auditoria, es importante rescatar que la citada tabla contiene los siete procesos enlistados a
procesar en nuestra auditoria (Ver tabla 1. Check List)
20. Del Check List al desarrollo de la auditoria:
En la página anterior se cita el equipo auditor y se hace entrega de acuerdo a sus actitudes,
aptitudes y experiencia de los procesos a los que debe de adelantar la auditoria, para lograr
generar un diagnostico que para el presente documento y tabla de avance se denomina Aspectos
a tener en cuenta, ya que en la misma tabla se encuentra una casilla denominada
Observaciones e información recolectada, allí el equipo auditor no solo hace precisión de la
respuesta a la pregunta determinada (Cinco Preguntas generales que garantizan verificar la
información a obtener y el resultado de lo esperado con la auditoria), sino que presenta en
palabras claras y concretas los posibles factores y riesgos en que se encuentra la empresa, para de
este poder determinar la base para la construcción del hallazgo y por supuesto los planes de
mejoramiento; con esta información se logra no solo la combinación de los hallazgos para
diagnosticar, sino que inmediatamente estamos diagnosticando el estado actual de la empresa, se
está evidenciando donde se encuentra la falla (Personas) y por supuesto se convierte en el
elemento clave para comunicar parcialmente a la alta gerencia como va su empresa y el avance
de nuestra auditoria.
En la siguiente tabla se expone el modelo diseñado para implementar nuestra auditoria y
obtener un resultado más ágil y contundente.

PROCESO DE AUDITORIA "- TRABAJO EN CAMPO - ANALISIS Y CONCLUSIONES-"
Nro. Proceso Dependencia Objetivo de la Auditoria OBSERVACIONES
ACCIONES ADELANTADAS CON EL PROCESO SUJETO DE ESTA AUDITARÍA

Item Observaciones e infrmación recolectada Aspectos a tener en cuenta
1. Los documentos estan

aprobados por la junta directiva
y adoptados por actos
adminsitrativos
2. De acuerdo con el objetivo de

la auditoria; ¿que se logra
indentificar en la documentación
e información recolectada en la
entrevista o reuniones con los
auditados?
3. De acuerdo a la revisión de
documentación, resultados de
entrevista y la optica como
auditor; ¿cuales son los factores
determinantes generadores de
estos impaces dentro de la
empresa ?
4. ¿La alta generencia comunica

a la emoresa la importancia de
satisfacer los requisitos de los
clientes y los requisitos legales?
5. ¿Los objetivos son medibles y

están asociados a un indicador
dentro de las funciones y
competencias de cada miembro
del equipo?
xxxxx xxx
Desarrollo de la actividad:
Como ya estaba predispuesto en la programación de la auditoria, se determinaron siete
procesos para ser objeto de auditoria, y de la misma manera fueron entregados al equipo de
auditores para adelantar el respectivo proceso, encontrando la siguiente lectura de diagnóstico
del estado de la empresa.

21. Tabla 1: Resultado de la recolección de información para la auditoria
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PARA AVANZAR CON EL PROCESO DE AUDITORIA

A. B. la Información C. La información
Información o documentos Proporcionado entregada es esta completa OBSERVACIONES
Nro. Proceso Dependencia Objetivo de la Auditoria
minimos requeridos s coherente con el para avanzar en la
SI NO SI NO SI NO
Verificar el proceso de selección de
Manual de funciones y/o –
personal – Estudios, Idoneidad, X X X
Manual de contratación
Experiencia y criterios de selección.
Revisar, evaluar y verificar, el diseño,
Gestión de Talento Solo se obtiene el Plan de
1. Talento Humano implementación y aplicación del Plan de Plan de bienestar social e
humano capacitaciones y Plan de
Bienestar Social e incentivos, plan de incentivos
X X X vacaciones, el Plan de
capacitaciones y plan de vacaciones; de Plan de capacitaciones
Bienestar social e incentivos
acuerdo a la normatividad vigente y Plan de vacaciones
no fue proporcionado
políticas de la empresa
Documento actualizado en la
Verificar, no solo el cumplimiento y presente vigencia, se
Plan de acción y política
alcance de metas propuestas para cada X X X requiere revisar acta de
comercial de la empresa
vigencia. aprobaciòn por parte de la
Junta Directiva
Verificar los niveles de eficiencia,
eficacia y efectividad de solución Manual de funciones
Direccionamiento asertiva a los requerimientos de los Planes de mejoramiento
2. Alta Gerencia X X X
estratégico clientes internos y externos y que sean interno Los planes de Mejoramiento
inherentes, al cumplimiento de los Manual de convivencia no fueron aplicados y no
procesos misionales de la empresa cuentan con seguimiento
Verificar de acuerdo a la naturaleza de la Planes de acciòn de la
Plan de Acción para la
empresa el avance de la aplicación y vigencia 2019, no cuentan
vigencia 2020
rediseño de ser el caso, de las X X X con seguimiento y
Plan de Acción vigencia 2019
estrategias, aprobadas por la junta evaluación; solo informe de
Directiva. ejecuciòn presupuestal
A la fecha la emrpesa no ha
adelantado el proceso de
Revisar y verificar la implementación,
elaboraciòn de Plan de
Sistema Integrado aplicación, evaluación y actualización Plan de acción del Sistema
3. Alta Gerencia X X X accion del Sistema de
de Gestión permanente de acuerdo a la Integrado de Gestión
Gestiòn Integrado para la
normatividad vigente
vigencia 2020 - No obstante
cuenta con un sistema
adaoptado e implementado
22. Tabla 2: Resultado de la recolección de información para la auditoria
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PARA AVANZAR CON EL PROCESO DE AUDITORIA

Información o documentos A. B. la Información C. La información OBSERVACIONES
Nro. Proceso Dependencia Objetivo de la Auditoria
minimos requeridos SI NO SI NO SI NO
Verificar la implementación permanente
del mismo dentro de la entidad, así
Manual de convivencia y hoja
Manual de como revisar el proceso adelantado a la
4. Talento Humano de vida de los diferentes X X X
Convivencia aplicación del mismo y seguimiento a
empleados de la entidad
los diferentes casos resultantes durante
la vigencia
Verificar la implementación de la Política Política de seguridad de la
de seguridad de la información de la Información
Seguridad de la empresa y los mecanismos para su Planes de mejoramiento
5. Alta Gerencia X X X
información aplicabilidad y seguimiento a casos, vigencia 2019
dada la naturaleza de la empresa y la Manuales de funciones
relevancia que este tiene. Manual de convivencia
La empresa tiene
implementado el proceso
Verificar que la empresa tenga pero El profesional en
Talento Humano
elaborado e implementado el sistema de seguridad y salud en el
Profesional en Sistema de Seguridad y salud
Seguridad y Salud seguridad y salud en el trabajo (- Plan trabajo a la fecha tiene una
6. Seguridad y salud en el trabajo y su respectivo X X X
en el Trabajo de Acción) y el personal idóneo para la licencia por maternidad y
en el Trabajo Plan de Acción
implementación, seguimiento y van dos meses y una
actualización permanente. semana que no se ha
cubierto esta aucencia
temporal
Verificar que dentro de la empresa Estados contables vigencias
existan inventarios, cuantificados y con de alcance
sus respectivas depreciaciones, así Inventarios sistematizados y/o
Administrativo y
7. Inventario y Cartera como un sistema de manejo integral de físicos actualizados x x x
Financiero
las finanzas, saneamiento fiscal, cartera Informes de gestión de las
y flujo de rentabilidad y salvaguardia vigencias de alcance No existe un balance de
del patrimonio. alcance de metas a la fecha
Una vez recolectada la información se adelanta el proceso de auditoría, empleando la plantilla
definida anteriormente, por parte de cada uno de los auditores:
23. Tabla 3. Auditoria Proceso 1: Talento Humano:
Auditor: Francisco Javier Martínez Parrado
PROCES O DE AUDITORIA "- TRABAJO EN CAMPO - ANALISIS Y CONCLUSIONES-"
Verificar el proceso de selección de

personal – Estudios, Idoneidad,
Experiencia y criterios de selección.
Revisar, evaluar y verificar, el diseño,
1. Talento Humano Gestión de Talento humano implementación y aplicación del Plan de
Solo se obtiene el Plan de capacitaciones y Plan de
Bienestar Social e incentivos, plan de
vacaciones, el Plan de Bienestar social e incentivos no fue
capacitaciones y plan de vacaciones; de
proporcionado
acuerdo a la normatividad vigente y
políticas de la empresa
ACCIONES ADELANTADAS CON EL PROCESO S UJETO DE ESTA AUDITARÍA
Item Observaciones e infrmación recolectada (Hallasgoz) Aspectos a tener en cuenta (Diagnostico)
1. Según acta Nro. 001 de Enero 10 de 2020, el director de talento

Humando presento ante la Junta Directiva, el Manual de funciones con
El manual de funciones No cuenta con una categorizaciòn de
sus repectivos ajustes , los cuales fueron aprobados por unanimidad y
rangos o niveles de acuerdo al orden jerarquico, establecido
adoptado bajo la resoluciòn Nro. 005 de neero 11 de 2020"Por Medio de
en el organigrama de la empresa
la Cual se ajusta el manual de funciones de la emrpesa y se dictan
disposiciones generales para cada uno de los cargos"
1. Los documentos están La no existencia del Plan de Bienestar Social e incentivos, es

aprobados por la junta una falta de especial gravedad que requiere de ser atendida y
2. El plan de Bienestar social e incentivos, no fué diseñado ni establecido;
directiva y adoptados por actos por lo tanto no fue ni presenteado a la junta directiva y por ende tampoco aplicados los correctivos necesarios (Plan de M ejoramiento)
administrativos exite un acto administrativo que respalde esta actividad de obligaotrio
cumplimeinto Decreto 1083 de 2015, entre otras normatividades laborales El Plan de vaciones esta diseñado bajo los criterios de ley
de las empresas tanti publicas como privadas en Colombia. No obstante el pero a la fecha, y sin causas amplimente jsutificadas
Plan de Capacitaciones y plan de vacaciones se presentaron a la junta presentan ajustes y cambios en su calendario.
directiva y para aprobación y fueron adoptados mediante resoluciones
Nro. 06 (Plan de Capacitaciones) 7 07 (Plan de vacaciones) de enero 11 de El Plan de incentivos cuenta con una categorización de
2020 acuerdo al organigrama de la empresa, no obstante se logra
evidenciar que los mecanismos titulados en el documento no
estan siendo aplicados
ACCIONES ADELANTADAS CON EL PROCESO S UJETO DE ESTA AUDITARÍA
24. Tabla 4: Auditoria Proceso 1: Talento Humano:
ACCIONES ADELANTADAS CON EL PROCES O SUJETO DE ES TA AUDITARÍA

1. Verificar el proceso de selección de personal – Estudios,

Idoneidad, Experiencia y criterios de selección: Teniendo en En la entrevista con el jefe de talento humano justifica
cuenta que el manual de funciones contiene no solo cuales serán esta accón como el resultado de los bajos salarios que
las obligaciones y contribuciones individuales de la persona que estan estipuados para los cargos, lo que generá pocas
estará en el cargo, así como la experiencia y nivel académico, postulaciones para el mismo y por ello entre las
podemos evidenciar que existen un sinnumero de personas personas que se entrevistan se busca la que
vinculadas a la empresa sin el pleno de requicitos y sobre todo consideremos mas conveniente para la empresa; esta
que tienen a su cargo responsabilidades que no solo requieren de accion requiere de una revisión y ajsute bien sea del
los estandares establecidos en el manual, sino de algunas manual de funciones y/o de base salarial con que se
habilidades y capacidades especiales que son determinantes para estan estipulando los suedos; por ende se tendra en
la garantía del ejercicio al que se le esta encomendando, con cuenta estos dos aspectos como mecanimso de
eficiencia, eficacia, efectividad, productos y sobre todo resultados solución al imapce de la empresa
contundentes y a favor de la empresa
Plan de Capacitaciones: No cuenta con soportes por

medio del cual se determinaron o eleigieron las
capacitaciones a que se proyecto el mismo; lo que
constituye una omisión el proceso legal (Encuesta o
consulta entre los empleados de la empresa - Escrita -
donde se da prioridad a la necesidad de capacitación
dentro de la entidad. Por ende es necesario avanzar y
mejorar este procesopara mas efectividad y
2. De acuerdo con el objetivo cumplimiento de las competencias y los mejores
de la auditoria; ¿que se logra resultados de los empleados de la empresa para
identificar en la mejoramiento continuo.
documentación e 2. Revisar, evaluar y verificar, el diseño, implementación y
información recolectada en Plan de Vacaciones: La planificación de este, no
aplicación del Plan de Bienestar Social e incentivos, plan de
la entrevista o reuniones con capacitaciones y plan de vacaciones; de acuerdo a la normatividad cuenta con un orden coherente con la plnificación
los auditados? estrategica, ya que en el mismo se encuentran hasta
vigente y políticas de la empresa: En terminos generales se
tres empleados de la misma área programados para
encuentra que el Plan de Bienestar social e incentivos no se
salir a su vacaciones (lo que generará inconvenientes
encuentra, nisiquiera formulado, en otras palabras, la persona
de continuidad de procesos), adicional a ello, la
responsble del tema omitió la proyección, elaboración y
indeminización de varias vacaciones sin causa justa o
asignación presupuestal para garantizar este proceso, lo que se
sin manifestación de requerimiento del servicio, por
cosntituye en una violación de los derechos de los trabajodores
parte del jefe inmmediato, denotan que no existe una
de la empresa. Si bien es cierto el plan de vacaciones fue elaborado
planificación estrategica, ni de planes de trabajo ni de
y cocnertado con los empleados, así como el plan de
la necesidad del personal en el área del trabajo, por
capacitaciones, pero ambos carecen de soportes para justificar los
ende se requiere de un redireccionamiento de
ajustes, cambios y/o no realización de algunas actividades alli
resposnabilidades para la elaboración de este tipo de
planteadas.
proyecciones.
Plan de Bienestar social e incentivos: evidentemente

se requiere un plan de mejoramiento de cumplimiento
inmediato, ya que la no existencia de este puede
generar repercusiones no solo en los directivos de la
empresa, sino en el patromonio de la misma, adicional a
ello es importante de la anotación puntual a la persona
responsable del proceso y direccionar la falta a quien
corresponda la revisión disciplinaria y sancionatoria
25. Tabla 5: Auditoria Proceso 1: Talento Humano:

La empresa se constituye en un cojunto de normas, manuales,

procesos, procedimientos y actividades puntuales, distribuidos en En terminos generales, la emrpesa debe de hacer una revisión
áreas, dependencias y/o departamentos, para este caso en de la poltiica de la misma, en el cual incluya su finalidad,
aprticular y de acuerdo a la naturaleza de la empresa, los cuales son sus prioridades y sobre todo determinar los
determinantes mas apremiantes identificados en en el proceso son: mecanismos de crecimineto, distribución y redistribución de
3. De acuerdo a la revisión de los recursos, para fortalecimeinto y crecimiento,; es
1. Aucencia de idonidad y experiencia de los Mandos medios 2.
documentación, resultados de necesario hacer un balance general de la empresa en terminos
Delegación de responsabilidades en personal que no cuenta con la
entrevista y la óptica como de ingresos, (Costo - Beneficio) para determinar la
capacidad de adelantar el proceso, proque si bien es cierto
auditor; ¿cuáles son los efectividad de las acciones que se adelantan constamente,
factores determinantes
cuentan con la idonidad su experiencia en algunos aspectos es
para garantizar, la sostenibilidad, sustentabilidad,
generadores de estos impases nula. 3. El cambio permanente de personal no permite el resultado crecimiento y desarrollo, de ahí deben de salir desiciones de
dentro de la empresa? esperado de la emrpesa. 4. Los salarios de la empresa, fondo, para lograr captar nuevos clientes. Este proceso debe
especialmente en los cargos de mandos medios y directivos, no de estar enmaracdo en la innivación, sifisticación y rediseño
son acordes o justos de acuerdo a las resposnabildiades. 5. La no de las estrategias de manejo de cliente externo pero con
existencia de incentivos en general, se convierten en un detonante mayor prioridad y de acuerdo a la naturaleza de la empresa el
para la deserción y la desmotivación de empleados quienes no manejo del cliente INTERNO
tienen un sentido de pertenencia frente a la empresa
Este se convierte en un proceso necesario de implementar en

4. ¿La alta gerencia comunica Es este aspecto, no existe un canal ni escrito ni vistual donde se canalicen la empresa, donde se evidencia la necesidad de la
a la empresa la importancia la infrmación de los requeirmientos generales de la alta gerencia, solo se implementación de un mecanismo de comunicacón insterna,
de satisfacer los requisitos de manejan de manera infromativa por el jefe de dependencia o dejes confiable y que maneje un mismo idioma. - Memorandos.
los clientes y los requisitos inmediatos, sin dejar una trazabilidad, de este mecanimso de vital Circualres Internas y/o Comuniaciones personalizadas - con
legales? importancia para la empresa ello la empresa logrará sacar adelante este proceso tan
importante para el crecimiento y desarollo de la misma.
Los Indicadores de gestión, de impacto y de resultado, debes

5. ¿Los objetivos son medibles Dentro de la politica de calidad existen algunos elementos de medición que
de estar categorizados midiendo la eficiencia, eficacia y
y están asociados a un son determinantes para los objetivos de la empressa, pero no estan ligados
efectividad de cada uno de los empleados de la empresa, por
indicador dentro de las a cada cargo como tal, pues la politica de calidad de la emrpesa, deja ver
lo tanto es importante el desarrollo del manual de indicadores
funciones y competencias de que todos van para un mismo lado como parte fundamental del equipo y
de gestión y de resultado, como herramienta de medición,
cada miembro del equipo? de la finalidad de la misma.
seguimiento y alcance de metas permanentes.
Francisco Javier Martinez Parrado 100%
Nombres y apellidos del auditor Valoración de la Auditoria (Alcance)

26. Tabla 9: Auditoria Proceso 3: Sistema Integrado de Gestión
Auditor: Joam David Guerrero Aguilar

Revisar y verificar la implementación, A la fecha la emrpesa no ha adelantado el proceso de

Sistema Integrado de aplicación, evaluación y actualización elaboraciòn de Plan de accion del Sistema de Gestiòn
3. Alta Gerencia
Gestión permanente de acuerdo a la Integrado para la vigencia 2020 - No obstante cuenta
normatividad vigente con un sistema adaoptado e implementado

Item Observaciones e información recolectada (Hallasgoz) Aspectos a tener en cuenta (Diagnostico)
1. Se evidencia que según acta Nro. 024 Integra de manera

armónica y complementaria los subsistemas mencionados, bajo Se recomienda crear estrategias para minimizar
estándares de calidad como: ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 debilidades, amenazas y aumentar fortalezas,
para Gestión de la Calidad, OHSAS 18001:2007 para la Subsistema oportunidades, identificadas en la matriz DOFA con el
de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo, ISO 27001:2005 para fin de realizar seguimiento y revisión de la información
la Gestión de la Seguridad de la Información, MECI 1000:2005 para sobre las cuestiones externas e internas que son
el Modelo Estándar de Control Interno –MECI y Ley 594 del 2000 - pertinentes y que afectan la capacidad para lograr
1. Los documentos estan Ley General de Archivos y Decreto 514 de 2006 para Gestión resultados previstos.
aprobados por la junta Documental y Archivo)
directiva y adoptados por
actos adminsitrativos
2. El Manual presentado a la Junta directiva tiene como objeto
describir el Sistema Integrado de Gestión de la empresa, su
Se evidencia organización en la documentación que se
alcance, las interacciones de los procesos, determinar autoridades,
maneja en la oficina, lo cual facilita las actividades del
responsabilidades, referenciar los procedimientos generales para
proceso y optimiza el tiempo de búsqueda de los
todas sus actividades y señalar aspectos relacionados con las
diferentes archivos.
normas de calidad, control interno y ambiental. Igualmente,
constituirse en medio de consulta interna.
Revisar y verificar la implementación, aplicación, evaluación y

2. De acuerdo con el objetivo actualización permanente de acuerdo a la normatividad vigente:
de la auditoria; ¿que se logra De conformidad en lo disspuesto en el decreto 648 de 2017, el jefe
indentificar en la de la oficina de control interno es el encargado de estructurar el Se deben definir las normas técnicas referentes de la
documentación e programa de auditoria interna al Sitema Integrado de Gestion para auditoria, el objetivo, alcance, y se evaluan los riesgos
información recolectada en lo cual solicitara a los lideres de cada uno de los sistemas de de las auditorias.
la entrevista o reuniones con gestion las fechas en las cuales se realizaran las respectivas
los auditados? auditorias internas especificando los procesos y procedimientos a
auditar.
27. Tabla 10: Auditoria Proceso 3: Sistema Integrado de Gestión
Auditor: Joam David Guerrero Aguilar


El propio diseño del Sistema de Gestión Integrado en

Las evaluaciones de la estrategia no se ejecutan correctamente. ya
concreto puede suponer un problema. Que la
sea porque nos se realicen con la suficiente frecuencia o porque
implantación de este SIG no sea un éxito, puede
no se consideren ni las variables ni los parámetros
derivarse directamente de la resistencia al cambio de
adecuados.Estos fallos en el análisis evaluativo en los procesos
los componentes de la organización, ya que la mayoría
3. De acuerdo a la revisión de integración de la gestión son especialmente graves por un
de los integrantes apuesten por el desarrollo de los
de documentación, motivo fundamental: impiden realizar cambios de rumbo y
sistemas por separado.Además ciertos directivos
resultados de entrevista y la modificaciones en la acciones cuando los resultados obtenidos
tienen poca motivación, ya que ven la integración de
optica como auditor; ¿cuales empiezan a alejarse considerablemente de los objetivos
sistemas como una pérdida de poder ante otros
son los factores planteados. - Puede suceder que el sistema de gestión integral no
trabajadores. También se produce una ausencia de
determinantes generadores acaba de alinearse suficiente y eficazmente con los objetivos de
alineación entre las actividades integradoras debido a
de estos impaces dentro de la los distintos departamentos de la empresa y de todos sus
la falta de competencias organizativas, instrumentos
empresa ? profesionales y empleados. Esto impide que se sumen esfuerzos y
de gestión o metodologías de integración.En
se trabaje en la misma dirección. Se observa también una falta de
definitiva, la ausencia de implicación y apoyo de la alta
alineación con las expectativas de los clientes por un problema de
dirección al mismo tiempo que la oposición de los
integración y entendimientos entre las diversas áreas: logística,
operarios son dos motivos importantes por los que la
ventas, mercadotecnia, servicio post venta, etc
integración de estos sistemas puede fallar
Este es un proceso necesario de mejorar en la

4. ¿La alta generencia
La dependencia que maneja este proceso es la misma Alta empresa, donde el mecanismo de comunicacón
comunica a la emoresa la
Gerencia, por tal motivo es necesario la existencia del canal de insterna, sea totalmente confiable y que maneje un
importancia de satisfacer los
informaci{on entre esta dependencia y las areas que a las que mismo idioma. - Memorandos. Circualres Internas y/o
requisitos de los
compete la información correspondiente, de igual forma se deja Comuniaciones personalizadas - con ello la empresa
clientes y los requisitos
trazabilidad de este mecanismo. afianzara este proceso tan importante para el
legales?
crecimiento y desarollo de la misma.
1. Los objetivos son medibles, consistente con la política de

5. ¿Los objetivos son calidad e incluyen los compromisos El objetivo cuenta con una política integrada es definir
medibles y están asociados a planteados.. las intenciones globales y directrices que la empresa
un indicador dentro de las 2. Dan cumplimiento a los requisitos legales aplicables y debe seguir para la implementación, sostenibilidad y
funciones y competencias de requisitos que la entidad suscriba, y con la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión en
cada miembro del equipo? mejora continua. todos los niveles.
Joam David Guerrero Aguilar 100%
28. Tabla 11: Auditoria Proceso 4: Manual de Convivencia
Auditor: Tatiana Licet Moreno Sanabria


Verificar la implementación
permanente del mismo dentro de la
Según el documento sumistrado por la empresa se
Manual de entidad, así como revisar el proceso
4. Talento Humano evidencia una falta en torno a la normativa ley 1010 de
convivencia adelantado a la aplicación del mismo y
2006 lo cual puede acarrear serias repercuciones
seguimiento a los diferentes casos
resultantes durante la vigencia
se evidencia que según la resolucion 2646 del ministerio de

proteccion social en lo cual se establece y se definen se evidencia el servicio y el desempeño en el ámbito de
responsabilidades para la on,evaluacion,prevencion,intervencion las actividades laborales, con disposición y
y monitoreo permanente de la exposicion de factores de riesgo convicción de servir a la sociedad, con plena
sicosocial en el trabajo y para la terminacion del origen de las fidelidad y con el propósito de contribuir a que la
patologias causadas por el estres ocupacional,este orden de ideas empresa cumpla con su elevado encargo social.
la ley 1010 de 2006 proferida por el Congreso de la República,
buscó como objeto definir, prevenir, corregir y sancionar las
1. Los documentos estan diversasformas de agresión, maltrato, vejámenes, trato
aprobados por la junta desconsiderado y ofensivo, y en
directiva y adoptados por general, todo ultraje a la dignidad humana, y de acuerdo a lo
actos adminsitrativos establecido en la se recomienta Mantener en los trabajadores acciones
Resolución 652 de 2012 la empresa MILLENIUM BPO tiene los de mejora continua, que permitan
lineamientos aprovados por la junta directiva en donde se ha optimizar, cuidar y salvaguardar los recursos
constituido el Comité de Convivencia Laboral, como una medida disponibles y buscar la excelencia, actuando siempre
preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los conforme a los más altos estándares para
trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud brindar un mejor servicio.
en los lugares de trabajo.
Verificar la implementación permanente del mismo dentro de la

entidad, así como revisar el proceso adelantado a la aplicación del
2. De acuerdo con el objetivo mismo y seguimiento a los diferentes casos resultantes durante
de la auditoria; ¿que se logra la vigencia Teniendo en cuenta el manual de convivencia se Se sugiere a la empresa evaluar a los empleados de
indentificar en la evidencia que se estan cumpliento los parametros establecidos en manera que se pueda evidencia la apropiacion de los
documentación e el,sin embargo se denota carencia de terminos, eso solo valores empresariales y tener en cuenta el ambiente
información recolectada en parametrizando las buenas practicas en torno a los puestos laboral entre los empleados esto con el fin de no
la entrevista o reuniones con laborales de los colaboradores y no la vigilancia y la apropiacion afectar la retencion de talentos.
los auditados? de los valores empresariales de la empresa,teniendo encuenta que
el mal ambiente laboral afecta la retencion de talentos ya que
muchos empleados buscan mejores oportunidades.
29. Tabla 12: Auditoria Proceso 4: Manual de Convivencia
Auditor: Tatiana Licet Moreno Sanabria


Verificar la implementación permanente

del mismo dentro de la entidad, así
Según el documento sumistrado por la empresa se
como revisar el proceso adelantado a la
4. Manual de convivencia Talento Humano evidencia una falta en torno a la normativa ley 1010 de
aplicación del mismo y seguimiento a
2006 lo cual puede acarrear serias repercuciones
los diferentes casos resultantes durante
la vigencia

se evidencia que según la resolucion 2646 del ministerio de
proteccion social en lo cual se establece y se definen
se evidencia el servicio y el desempeño en el ámbito de
responsabilidades para la on,evaluacion,prevencion,intervencion y
las actividades laborales, con disposición y convicción
monitoreo permanente de la exposicion de factores de riesgo
de servir a la sociedad, con plena
sicosocial en el trabajo y para la terminacion del origen de las
fidelidad y con el propósito de contribuir a que la
patologias causadas por el estres ocupacional,este orden de ideas la
empresa cumpla con su elevado encargo social.
ley 1010 de 2006 proferida por el Congreso de la República, buscó
como objeto definir, prevenir, corregir y sancionar las diversasformas
de agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo, y
en
1. Los documentos estan general, todo ultraje a la dignidad humana, y de acuerdo a lo
aprobados por la junta establecido en la
directiva y adoptados por Resolución 652 de 2012 la empresa MILLENIUM BPO tiene los
actos adminsitrativos lineamientos aprovados por la junta directiva en donde se ha se recomienta Mantener en los trabajadores acciones de
constituido el Comité de Convivencia Laboral, como una medida mejora continua, que permitan
preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los optimizar, cuidar y salvaguardar los recursos disponibles
trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en y buscar la excelencia, actuando siempre conforme a los
los lugares de trabajo. más altos estándares para
brindar un mejor servicio.
30. Tabla 13: Auditoria Proceso 5: Seguridad de la Información


Verificar la implementación de la
Política de seguridad de la información
Seguridad de la de la empresa y los mecanismos para
5. Alta Gerencia
información su aplicabilidad y seguimiento a
casos, dada la naturaleza de la
empresa y la relevancia que este tiene.

Política de seguridad de la información de la empresa, No solo

Sostenibilidad no solo de la politica sino de los
cuenta con respaldo y aprobación de la Junta directiva mediante
1. Los documentos están aspectos mas relevantes, como el seguimiento y la
acta, sino con su respectiva resolución de aprobación con
aprobados por la junta utilización de herramientas de sostenimiento y
Resolución Nro. 123 de Septiembre de 209 "Por Medio de la cual se
directiva y adoptados por desarrollo - La implmentación es coherente con la
realizan ajustes a la Política de seguridad de la información",
actos administrativos politica y cuenta con su plan de acción que la hace
adional a ello cuenta con un modelo de seguimiento y optimización
evidentemente efectiva
de herramientas para garantía de este proceso.
Se evudencia la necesidad de un mecanismo de

2. De acuerdo con el objetivo Este proceso cuenta no solo con un nivel de importancia que
transferencia de la memoria institucional no solo
de la auditoria; ¿que se logra refleja la pertienencia en el desarrollo de la misma "Es de señalar
tecnologicamente, sino humana, teneindo en cuenta
identificar en la que es una de las áreas mas importantes de la empresas dado a la
que no hay un proceso dentro de la estructura de la
documentación e naturaleza de la misma, no obstente existe un riesgo de
empressa que considere la transferencia de
información recolectada en operatividad, ya que solo existen dentro de la emrpesa dos
conocimiento a personal de planta dentro de la
la entrevista o reuniones con personas con idoneidad y experiencia en el tema y manejo de las
entidad, lo que se constituye en un evidente riesgo
los auditados? plataformas y herramientas.
para la misma - E26
3. De acuerdo a la revisión
de documentación, Dentro de la empresa no se logra evidenciar el manual de indicción
Es evudente la encesidad de la elaboración e
resultados de entrevista y la y reinducción, que se considera de vital importancia para la
implementación del manual de inducción y
óptica como auditor; ¿cuáles garantia de la continuidad y de los procesos y procedimientos de
reinducción, para así garatnizar la memoria historica y
son los factores la empresa, el modelo empleado esta basado solo en el manual de
operativa de la empresa, se debe de plantear como una
determinantes generadores funciones y el recorrido realizado por talento humano a las
actividad de inmmediata implementación
de estos impases dentro de la personas que ingresan a la empresa
empresa?


En temas de seguridad de la información, la empresa no solo

4. ¿La alta gerencia
comunica sino que contiene mecanismos de privacidad y
comunica a la empresa la Establecer un mecanismo de comunicación oficial y
comunicación directa a los encargados de los proceso de
importancia de satisfacer los que contenga un modelo de segumiento a las
seguridad de la información; no obstante se continua con el mismo
requisitos de los clientes y acciones.
modelo de comunicación personal, sin dejar trasabilidad de la
los requisitos legales?
misma.
Las actividades adelantadas en esta área son espeficificas y Si bien es cierto la seguridad de la infromación es la
5. ¿Los objetivos son
contienen una estructura la cual solo se debe de garantizar la principal función de este proceso, no contiene un
medibles y están asociados a
seguridad de la información y los compromiso de reserva de la subproceso o proceso alterno que peuda mdedir el
un indicador dentro de las
información; en cuanto a las metas medibles o asociadas a un impacto y resultados del mismo, por lo tanto es
funciones y competencias de
indicador dentro de las funciones, estan contenidad mas no necesario adelantar un proceso se seguimiento y
cada miembro del equipo?
cuentan con un modelo de seguimiento y evalaución. evaluación de estos proceso.


Verificar que la empresa tenga
La empresa tiene implementado el proceso pero El
Talento Humano elaborado e implementado el sistema
profesional en seguridad y salud en el trabajo a la
Seguridad y Salud en Profesional en Seguridad y de seguridad y salud en el trabajo (-
6. fecha tiene una licencia por maternidad y van dos
el Trabajo salud en el Trabajo Plan de Acción) y el personal idóneo
meses y una semana que no se ha cubierto esta
para la implementación, seguimiento y
aucencia temporal
actualización permanente.
La empresa cuenta con un Sistema de seguridad y salud en el
trabajo y su respectivo Plan de Acción, respaldo y aprovado por la
1. Los documentos están
Junta directiva mediante acta, y con su respectivo acto Se encuentra en regla y con la nirmatividad vigente
aprobados por la junta
adminsitrativo "Resolución Nro. 28 de Febrero 12 de 2020 "Por aplicada en los actos administrativos, a favor tanto de
directiva y adoptados por
Medio de la cual se realizan ajustes y aprueba el Sistema de la empresa como de los trabajadores
actos administrativos
seguridad y salud en el trabajo y su respectivo Plan de Acción ",
para la vigencia 2020,


La empresa es autonoma en la toma de desición, pero
2. De acuerdo con el objetivo Si bien es cierto la emrpesa tiene la documentación en regla, se
dentro de su estructura organizcional y por supuesto
de la auditoria; ¿que se logra encuentra que el profesional en seguridad y salud en el trabajo a la
dentro de la normatividad legal vigente este proceso
identificar en la fecha tiene una licencia por maternidad y van dos meses y una
no debe de estar vacio debe de contar dentro del plan
documentación e semana, lo que evidencia una suspención permanente de
de vacionaes y la planta de personal con un
información recolectada en actividades y acciones en el mismo, lo que generà un vacio
mecanismo de atención a este tipo de flagelos que
la entrevista o reuniones con juridico, organizacional, operacional y de procedimiento dentro de
antentan contra la salvaguarda integral de la empresa;
los auditados? la misma
por ende en necesario recomerdar a la alta generencia
Una empresa debe de cumplir a cabalidad con la
de documentación,
La falta de planificación de estos imprevistos -" Que son normatividad vigente y cada uno de los procesos que
resultados de entrevista y la
recurrentes en todas las empresas" - y la aporpiación de recursos tiene establecidos dentro de su organo funcional, por
óptica como auditor; ¿cuáles
para suplir esta necesidad; además los bajos salarios de la emrpesa ende es de vital importancia establecer una medida que
son los factores
hace mas dispendioso el lograr encontrar los profesionales que evite en eventualidades venideras que este tipo de
determinantes generadores
pueden suplir estas vaacancias temporales. cirscurstancias pongan en riesgo la empresa
de estos impases dentro de la
integranlemnte.
empresa?
En temas de seguridad y salud en el trabajo, la empresa comunica La emrpesa debe de estalbecer un mecanismo de
4. ¿La alta gerencia informalmente las la infromación y el mecanismo no es el comunicación eficiente y con resusltados
comunica a la empresa la adecuado, ya que los encargados de los proceso de manejan la contundentes, ya que este proceso no solo determina
importancia de satisfacer los información general de los empelados en termino de seguridad y las actividades a adelantar con los proceso normativos
requisitos de los clientes y riesgos laborales a que estan expuestos los trabajadores, y se y de prevención y atención de acciones en salud y
los requisitos legales? constituye en un factor de vital importancia ya que ello seguridad del trabajo, sino que garantizan la
salvaguarda no solo la integridad de los trabaajdores sino el protección de la empresa, por ello es necesario
La entidad tiene dedinidas las acciones dentro del

5. ¿Los objetivos son proceso y contempla en su plan de accion, actividades
Las acciones de este proceso estan ligadas no solo a las funciones
medibles y están asociados a y acciones medibles en el tiempo y reflejan que la
del profesional encargado, sino a las determinadas en el Plan de
un indicador dentro de las ponderación de los resultados son determinantes para
acción para la vigecncia, lo que contituye una salvedad dentro de
funciones y competencias de la definición de nuevas acciones para vigencias
lo nirmativo, administrativo y ejecutivo del proceso
cada miembro del equipo? venideras; es recomendable sugerir a la empresa
estandarizar este proceso con actualizaciones
34. Tabla 17: Auditoria Proceso 7: Inventario y Cartera


Verificar que dentro de la empresa
existan inventarios, cuantificados y
con sus respectivas depreciaciones,
Administrativo y
7. Inventario y Cartera así como un sistema de manejo No existe un balance de alcance de metas a la fecha
Financiero
integral de las finanzas, saneamiento
fiscal, cartera y flujo de rentabilidad y
salvaguardia del patrimonio.
Se ceunta con un acta de Noviembre de 2019, donde la junta
1. Los documentos están directiva no solo solicita se adelante una actualización de
Se encuentra en regla y con la nirmatividad vigente
aprobados por la junta inventario, sino donde por medio de resolución Nro. 153 de
aplicada en los actos administrativos, a favor tanto de
directiva y adoptados por Noviembre de 2019, traslada al departamento de finanzas de la
la empresa como de los deudorers
actos administrativos empresa adelantar procesos de de cobros de acuerdo a la
normatividad vigente.
2. De acuerdo con el objetivo la emrpesa tiene claro el concepto inventarios y

de la auditoria; ¿que se logra cartera, que son los que le dan el piso financiero a la
identificar en la Si bien es cierto la emrpesa, se apoya en la junta directiva para la misma, no obstante, es recimendable establecer un
documentación e toma de desiciones y las acciones a adelantar para sacar adelante mecanismo donde la cartera no tenga alcances muy
información recolectada en la misma, esta muestra organización y celeridad en este proceso. altos para así no solo mantener el punto de equilibrio
la entrevista o reuniones con de la empresa, sino para no perder clientes que han
los auditados? sido potenciales dentro del desarrollo de la misma
Si bien es cierto la empresa representa solidez
de documentación,
La estructura organizativa de la empresa cosntituye una financiera, requiere de la implementación de un modelo
resultados de entrevista y la
salvaguarda del patromonio, no obstante se evidencia que en el de limites de credito $ y rango de tiempo, de hace
óptica como auditor; ¿cuáles
área financiera el crecimiento de la cartera esta en un % creciente, necesario recomendar y establecer una acción en el
son los factores
lo que no es favoble para la emrpessa y pone en riesgo el capital corto y mediano plazo de rangos financieros y de
determinantes generadores
de la misma. tiempo medido de acuerdo a los flujos de caja, y
de estos impases dentro de la
variación de los indicadores financieros.
empresa?
35. Tabla 18: Auditoria Proceso 7: Inventario y Cartera


Resulta estrictamente necesario el establecimiento de
4. ¿La alta gerencia
un proceso de comunicacón y estalbecimiento de un
comunica a la empresa la En este aspecto es uno de los lugares de mas comunicación de la
modelo de trasabilidad dentro de estas acciones para
importancia de satisfacer los alta gerencia dentro de la emrpresa, pero se evidencia el
garantía de desarrollo de acciones en favor de la
requisitos de los clientes y determinante de la informalidad para este tipo de comunicación.
emrpresa y las salvar las responsabilidades de los que
los requisitos legales?
en ellas concursan
La empresa maneja los indicadores basados la

5. ¿Los objetivos son realudad permanente ya que tanto los inventarios
medibles y están asociados a Este proceso cuenta con su propio modelo de numeros, metas, como la cartera tienen permanente movimiento, no
un indicador dentro de las estandares y formatos , por lo tanto resultan las acciones ligadas a obstante resulta necesario adelantar una accion de
funciones y competencias de los proceso y con resultados que se evidencian de inmediato consolidación de infromación trimestralmente,
cada miembro del equipo? balances, depuraciones y revisión y ajuste de metas
programadas.
Finalmente, con el proceso de auditoria adelantada, y cada una de los hallazgos identificados
y el diagnóstico de las condiciones actuales de la empresa, se entrega el primer informe de
avance “Comunicación” a la alta gerencia, donde los aspectos a tener en cuenta resultar
evidentemente indispensables, para la determinación de los hallazgos y por ende los planes de
mejoramiento a presentar ante la alta gerencia.
36. Referencias
F., E. B. (2007). Auditoria Administrativa. Obtenido de
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/1a85f884ea1f890592bdd5f941f5b715.pdf
sico. (30 de Jul de 2020). Camara de comercio de bogota. Obtenido de
http://sico.ccb.org.co/Sico_Certifica/00901394_35.pdf

Tarea Auditoria Administrativa Eje 3

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tarea Auditoria Administrativa Eje 3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Planeación de la auditoria administrativa 1

Planeación de la auditoria administrativa

Tatiana Licet Moreno Sanabria

Michelly Stephany Peña Giraldo

Joam David Guerrero Aguilar

Francisco Javier Martinez Parrado

Solange Astrid Forero Medina

Fundación Universitaria Del Área Andina

Facultad De Ciencias Administrativas, Económicas Y Financieras

3.1. Reseña histórica.........................................................................................................9

3.2. Quiénes somos.........................................................................................................10

4. Órganos de dirección, administración y representante legal...........................................12

4.1. Junta Directiva: Principal (Es).................................................................................12

4.2. Junta Directiva: Suplente (S) **..............................................................................12

4.4. Gerentes suplentes...................................................................................................13

4.5. Facultades Del Representante Legal:.......................................................................13

4.6. Revisor fiscal...........................................................................................................14

4.7. Revisor fiscal principal............................................................................................14

4.8. Revisor fiscal suplente.............................................................................................15

8.1. Sistema Integrado de Gestión..................................................................................18

8.1.2. Política SIG..........................................................................................................18

10. Seguridad de la información...........................................................................................22

10.2. Seguridad y Salud en el Trabajo..............................................................................28

11. Programa de trabajo de auditoría a la empresa Contact Center “Milenum BPO”..........32

11.1. Objetivo de la Auditoría..........................................................................................32

11.2. Responsables; equipo a cargo de la Implementación:.............................................33

11.4. Acompañantes y equipo de trabajo:.........................................................................33

12. Áreas de intervención......................................................................................................34

12.1. Talento Humano......................................................................................................34

12.2. Direccionamiento estratégico..................................................................................34

12.3. Sistema Integrado de Gestión..................................................................................35

12.4. Manual de Convivencia...........................................................................................35

12.5. Seguridad de la información....................................................................................35

12.6. Seguridad y Salud en el Trabajo..............................................................................35

12.7. Inventario y Cartera.................................................................................................35

13. Número Progresivo de Actividades estimadas................................................................35

14.1. Procedimiento específico para captar y examinar la información...........................36

14.1.2. Establecimiento del contacto inicial con el auditado.......................................36

14.1.3. Revisión de la documentación..........................................................................37

14.1.4. De las actividades de auditoría en la empresa..................................................37

14.1.5. Asignación de las tareas al equipo auditor.......................................................38

14.1.6. De la Preparación de los documentos de trabajo..............................................38

14.1.7. Realización de las actividades de auditoría......................................................38

14.1.8. Reunión de apertura..........................................................................................39

14.1.9. Comunicación durante la auditoría...................................................................39

14.1.10. Recopilación y verificación de la información.................................................39

14.1.11. Generación de hallazgos de la auditoría...........................................................40

14.1.12. Conclusiones de la auditoría.............................................................................40

14.1.13. Informe de la auditoría.....................................................................................40

14.1.14. Aprobación y distribución del informe de la auditoría.....................................40

14.1.15. Finalización de la auditoría..............................................................................41

14.1.16. De las actividades de seguimiento de una auditoría.........................................41

15.1. Tabla 1.....................................................................................................................43

15.2. Tabla 2.....................................................................................................................44

15.3. Tabla 3.....................................................................................................................45

15.4. Tabla 4.....................................................................................................................46

15.5. Tabla 5.....................................................................................................................48

15.6. Tabla 6.....................................................................................................................50

15.7. Tabla 7.....................................................................................................................52

16. Reportes y clases de informes a presentar......................................................................56

16.1. Seguimiento de las acciones....................................................................................56

17.1. Listado de chequeo: Compuesto de la siguiente manera:........................................57

18.1. Talento Humano......................................................................................................59

18.2. Direccionamiento estratégico..................................................................................59