Política: Efectivo y Equivalentes al efectivo

Área: Contraloría

Política Efectivo y Equivalentes al efectivo

(Versión para discusión)

Bogotá, 2016

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Efectivo y Equivalentes al efectivo

a. Objetivo
Definir los criterios de clasificación, reconocimiento e información a revelar del efectivo y
equivalentes al efectivo de SOCIEDAD COLOMBIA SA (APCOL)

b. Alcance

Esta política aplica al efectivo en caja como en depósitos bancarios a la vista, así como
los equivalentes al efectivo poseídos por SOCIEDAD COLOMBIA SA y a las partidas
que se consideren equivalentes de efectivo.

c. Referencia Técnica o Normativa

 Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013

 Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015
 NIC7-Flujos de efectivo ( Versión 2013)

d. Definiciones

Efectivo: Comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista.

Equivalentes al efectivo: Son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo
poco significativo de cambios en su valor.

Flujos de efectivo: Son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.

e. Reconocimiento y medición

Reconocimiento inicial

SOCIEDAD COLOMBIA SA reconoce como efectivo tanto el Disponible en caja y en

bancos ya sean corrientes o de ahorro o los depósitos bancarios a la vista en moneda
nacional y extranjera.

Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se
mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para

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propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de
equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, de tres meses o menos
desde la fecha de adquisición.

CAJA: Se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques, y los egresos
también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y
salidas de dinero, la caja se maneja en moneda local o extranjera

La entidad posee las siguientes Cajas.

 Caja general: Se reconoce el ingreso de consignaciones correspondientes a

Cheques y/o recaudo de RDV realizados en horario adicional para cierre de Mes
(último día hábil y/o sábados), los cuales no se logran visualizar dentro del extracto
del mismo mes, el área de Cartera soporta con la consignación que dicho valor
ya es propiedad de la entidad
Contablemente SOCIEDAD COLOMBIA SA acredita la cuenta de clientes y debita
la cuenta de Caja General

Al siguiente Mes cuando el valor se refleja en los extractos la compañía Acredita la

cuenta Caja General y Debita la cuenta Bancos.

 Caja Dispositivo Móvil: Se ingresa a diario todos los recaudos realizados por los
Representantes de venta a través del Dispositivo Móvil

El registro contable sugiere Crédito en Caja y un Debito en Bancos

El área de Cartera confirma la veracidad de los pagos y procede a aplicarlo al

cliente realizando el siguiente registro contable Debito a la Caja - Credito a la
cuenta Deudora.

Al final de cada mes la cuenta debe quedar en cero al final de mes

Pueden suceder que en alguna(s) zona(s) de ventas se presente novedad en

consignación por:

Depósito realizado en jornada adicional: Para estos casos se deja novedad en

SAP (FBL3N) Horario extendido Bogotá $XXXXX 06:49PM (Únicamente aplica
para Banco Bogotá), el restante de bancos no registra consignaciones en HA, nos
la reporta con fecha del mismo día en movimientos diarios de bancos que se
descargan a las 7 a.m.

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Recaudo no consignado: RDV no alcanza a realizar depósito el día del cobro, y

proceden como se indica en el “Autoprotección en Recaudos de Dinero

 Cajas Menores: es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo
de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

BANCOS: En esta cuenta la compañía registra el valor de los depósitos, consignaciones,

transferencias electrónicas, u otra denominación o traslados acuerdo con la situación de
liquidez y con base en la proyección y seguimiento del flujo de caja mensual.

El saldo de las cuentas de Bancarias deberá coincidir con el valor reportado en los
extractos a fin de cada mes. Para ello el área Contable deberá tener en cuenta la
conciliación bancaria para efectuar los ajustes contables necesarios en las cuentas
débitos o créditos que garanticen que el valor en libros sea igual al de los extractos
bancarios.

Contablemente la entidad reporta para cada cuenta contable dos subcuentas con la
siguiente dinámica:
Recaudadora: Cuenta receptora de los ingresos por venta.
Pagadora: Refleja el desembolso por concepto de pago a acreedores y/o
proveedores.
Subconcentradora: Recibe todos los fondos de las cuentas receptoras al final de
día.

Analista de Crédito y Cobranza:

1. Reportan vía e-mail al Analista de Contabilidad Oficina Central el estado de las
consignaciones por legalizar.
Analista de Contabilidad:
1. Diariamente baja de Internet los movimientos y saldos de cada cuenta, tanto
pagadoras como recaudadoras.
2. Realiza diariamente el cargue de los movimientos Bancarios al sistema SAP en
forma automática utilizando la transacción ZZEXCOL y/o manual utilizando la

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transacción FF67; de la totalidad de las cuentas bancarias asignadas a Sociedad

colombia sa (El tiempo máximo para realizar esta actividad es 9:00 a.m.)
3. Revisa los saldos en SAP por la transacción FS10N vs. los saldos reportados por
el Banco, busca las partidas que conforman las diferencias y las carga nuevamente.
4. Compensa las partidas en forma Automática por la transacción F13E y/o Manual
de ser necesario por la transacción F-03.
5. Compensa las partidas en forma Automática por la transacción F13E y/o Manual
de ser necesario por la transacción F-03.
Los documentos se deben compensar así:
a. SB con DZ: Ingresos
b. SB con KZ: Egresos
c. SB con SAR: Cheques Devueltos
d. SB con SB: Únicamente en los siguientes casos:
- Traslados entre cuentas del mismo banco; el producto de esta
compensación siempre debe ser cero.
- Rechazos de pagos vía transferencia.
- Devolución de Cheques girados.
- Crédito y/o débitos aplicados de manera errónea por la entidad financiera.
6. Revisa y analiza las partidas abiertas en cada una de las cuentas bancarias
asignadas en SAP por la transacción FBL3N

Analista de Contabilidad / Analista Crédito y Cobranza / Analista de Servicios

Financieros según corresponda.
7. El Analista de Contabilidad registra los comentarios a las Partidas Conciliatorias,
como sigue:
a. Si encuentra diferencias entre DZ y SB, coloca el comentario en el campo
clave referencia 3 “Diferencia entre DZ y SB”; en caso de que exista error en
el DZ éste se debe anular.
b. En caso de encontrar un DZ en las cuentas bancarias que no se pueda
compensar con un SB, revisa si esta consignación, está reportada en el
movimiento de la cuenta bancaria en la página virtual, de ser así, registra
comentario en el campo clave referencia 3 “CONSIG NO EXTRAC” en SAP e
informa vía e-mail al Analista de Crédito y Cobranza respectivo para su
anulación. La anulación se debe hacer el mismo día que es reportada vía mail
(aplica para consignaciones que no sean identificadas en la página virtual del
banco). Si existe una reclamación al Banco se exceptúa la anulación del DZ.
c. En caso de encontrar un SB correspondiente a cheques devueltos colocar
comentario en el campo clave referencia 3 “Cheque Devuelto”, aplica
solamente para la devolución de cheques que correspondan a consignaciones
por identificar, si la consignación está identificada el registro del cheque debe
ser inmediato.

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d. Si encuentra partidas TM y TI, colocar el comentario en el campo clave

referencia 3 “Contab. Pendientes”, las partidas TM y TI, deben ser
compensadas diariamente por el Analista de Servicios Financieros y no pueden
estar como partidas abiertas más de dos días.
e. Si encuentra partidas KZ superiores a dos días correspondientes a cheques
girados colocar comentario en el campo clave referencia 3 de acuerdo a la
situación si es Cheque pendiente de cobro o Cheque no entregado.
f. Si encuentra partidas KZ superiores a dos días correspondientes a
transferencias no aplicadas colocar comentario en el campo clave referencia 3
“Transferencias Pendientes por aplicar”.
g. Si encuentra diferencias entre KZ y SB colocar el comentario en el campo clave
referencia 3 “Diferencia entre KZ y SB”, el Analista de Servicios Financieros
en Oficina Central se encargara de hacer la reclamación al banco, en caso de
que exista error en el KZ, previa evaluación y autorización de la Gerencia de
Servicios Financieros éste se debe anular.
El tiempo máximo para realizar la reclamación es de 24 horas, a partir de la
notificación por contabilidad.
h. Si dentro del proceso de conciliación encuentra débitos reportados que no
tengan un correspondiente KZ en SAP R/3 informan de inmediato al Gerente y
Analista de Servicios Financieros; quienes evaluaran la urgencia de la
reclamación y procederán a informar al banco. Igualmente, si encuentran
cheques devueltos y/o consignaciones reportadas con retrofecha informan al
Analista de Crédito y Cobranza.
8. Actualiza por la transacción SM30 la tabla ZFI_OPERBANC con los códigos de las
operaciones bancarias que no existan para los bancos que se carguen al Sistema
SAP automáticamente.
Analista de Contabilidad:
9. Informa diariamente vía e-mail al Analista de Servicios Financieros, Jefe de Crédito
y Cobranza, Gerente Contraloría y Gerente Servicios Financieros, la finalización del
proceso de conciliación diaria a más tardar a las 4:00 p.m., con corte al día hábil
anterior.
10. Verifica en el sistema SAP diariamente al final de la tarde, que las partidas
bancarias abiertas tengan diligenciado en su totalidad el campo “Clave referencia 3”
para que el Analista de Servicios Financieros pueda visualizar el detalle de las
partidas pendientes.
Jefe de Crédito y Cobranza, Gerente Contraloría y Gerente Servicios Financieros
11. Una vez revisado diariamente el reporte de las partidas conciliatorias por la
transacción FBL3N según corresponda, realizan seguimiento a los comentarios de
las partidas en la conciliación diaria.
Analista de Servicios Financieros y/o Analista de Crédito y Cobranza según
corresponda.
12. Diariamente (3:00 p.m.) tanto el Analista de Servicios Financieros como el Analista
de Crédito y Cobranza de Oficina Principal revisan las partidas bancarias que no
pudieron ser compensadas (por diferencias en caso de los Analistas de Crédito y
Cobranza) y proceden a colocar las reclamaciones ante las entidades respectivas.

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Las reclamaciones son reportadas así:

– Las que se originen por procesos de consignación serán reportadas por el
Analista de Crédito y Cobranza al Analista Servicios Financieros quien informara
la reclamación al banco, además deberá copiar al Analista de Contabilidad y
Gerente de Servicios Financieros a nivel informativo.
– Las que se originen por procesos de pago serán reportadas por el Analista
de Servicios Financieros informando al Analista de Contabilidad y al Gerente de
Servicios Financieros.
Los tipos de Reclamaciones son:
- Consignaciones no reportadas o no extractadas: Si existe un Recibo de Caja
sin su correspondiente ingreso en el Banco, revisan el soporte físico de la
consignación y lo envían al banco.
- Diferencias en consignaciones: Se presenta cuando al validar el soporte físico
de consignación, el Banco por error reporta un valor diferente al del recibo de
caja, mayor a $ 100.
- Consignaciones por identificar: Ingresos al Banco sin su correspondiente recibo
de caja; estas consignaciones se elevan a reclamación a la entidad financiera, si
pasados 5 días hábiles no se ha identificado el titular de la misma.
- Débitos por identificar: Estas partidas se deben elevar a reclamación a la entidad
financiera inmediatamente sean observadas en el movimiento y reportadas por el
Analista de Contabilidad al Analista y al Gerente de Servicios Financieros.
- Diferencias en cheques pagados: Se presentan cuando el banco realiza el pago
de un cheque girado por un valor diferente al emitido. Estas partidas se deben
elevar a reclamación a la entidad financiera inmediatamente sean observadas en
el movimiento y reportadas por el Analista de Contabilidad al Analista y Gerente
de Servicios Financieros.
- Diferencias en débitos ordenados por carta: Se presentan cuando al revisar el
documento físico, el banco debita un valor diferente al ordenado en la carta.
Estas partidas se deben elevar a reclamación a la entidad financiera
inmediatamente sean observadas en el movimiento y reportadas por el Analista
de Contabilidad al Analista y Gerente de Servicios Financieros.
- Diferencias en débitos o transferencias electrónicas: Se presentan cuando al
revisar el documento físico, el banco debita un valor diferente al ordenado. Estas
partidas se deben elevar a reclamación a la entidad financiera inmediatamente
sean observadas en el movimiento y reportadas por el Analista de Contabilidad al
Analista y Gerente de Servicios Financieros.
13. El plazo máximo para colocar las reclamaciones ante el Banco es un (1) día hábil
después de identificadas.
14. Reportan vía e-mail o carta las reclamaciones ante las entidades financieras.

Analista de Contabilidad
15. Si pasados 5 días hábiles no se obtiene respuesta por parte del Banco a las
reclamaciones originadas por el Analista de Servicios Financieros, informa al Gerente

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de Servicios Financieros para que eleve la reclamación a un nivel corporativo en la

entidad financiera.
16. Lleva control manual de las reclamaciones que no se evidencien en el sistema.1

Por el procedimiento descrito la suma de las subcuentas dará como resultado el saldo
final en libros de la cuenta bancaria, el cual deberá ser igual al extracto bancario

Si el saldo final de libros de la compañía diese negativo, Sociedad colombia sa procederá

a reclasificar la partida a la cuenta pasiva “Sobregiros bancarios”.

Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación

similares a los préstamos. Sin embargo, como estos sobregiros son reembolsables a
petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de efectivo de
SOCIEDAD COLOMBIA SA, los sobregiros bancarios son componentes del efectivo y
equivalentes al efectivo.

Por regla general la entidad mantiene la política de pago por medio de transferencia
electrónica sin embargo eventualmente puede realizar el pago mediante cheques

Para Los cheques girados y no cobrados que se elaboraron que no se hayan

entregado, se entiende que no han cumplido con lo que en legislación civil por tal razón
Ese cheque que ya está elaborado no se entiende como girado y, por tanto, mientras no
se entregue no tiene implicación contable.

SOCIEDAD COLOMBIA SA reconoce como equivalentes al efectivo:

 Cédulas de capitalización
 CDT que tenga vencimiento menor a 90 días
 Fondos comunes ordinarios
 Título de devolución de impuestos su se esperan utilizar en un término inferior a 90
días

f. Información a revelar

SOCIEDAD COLOMBIA SA revelará, junto con un comentario de la gerencia, el importe

de los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por la entidad
que no están disponibles para ser utilizados por esta. El efectivo y los equivalentes al
efectivo mantenidos por una entidad pueden no estar disponibles para el uso por ésta,
debido a, entre otras razones por restricciones legales.

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Para Mayor información remitirse al procedimiento interno de conciliación bancaria Versión Vigente en el
portal web http://portal.netpolar.com/irj/portal