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Instructivo Archivos Alcaldia Cali Version 3 de 2012
Instructivo Archivos Alcaldia Cali Version 3 de 2012
I02
SGC - MECI - SISTEDA
VERSION 3
INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y FONDOS FECHA
01/abr/2011
GESTIÓN TECNOLÓGICA ACUMULADOS EN LA APROBACION
Y DE LA INFORMACIÓN.
GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRACION MUNICIPAL
DE SANTIAGO DE CALI.
SISTEMAS DE GESTIÓN
VERSIÓN 3
CODIGO: MAGTO4.03.18.P01.I02
Mayo 11 de 2012
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su
reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
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SISTEMAS DE GESTIÓN MAGT04.03.18.P01.I02
SGC - MECI - SISTEDA
VERSION 3
INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y FONDOS FECHA
01/abr/201
GESTIÓN TECNOLÓGICA ACUMULADOS EN LA APROBACION
Y DE LA INFORMACIÓN.
GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRACION MUNICIPAL
DE SANTIAGO DE CALI.
ARCHIVO CENTRAL
Índice de contenido
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................5
1. OBJETIVO...............................................................................................................6
2. ALCANCE...............................................................................................................6
3. DEFINICIONES.......................................................................................................6
4. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN....................................................11
5. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO....................................................................13
6. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD.......16
6.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.............................................................17
6.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS................................................................18
6.3 DISTRIBUCCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................18
6.4 TRAMITE DE DOCUMENTOS.....................................................................19
6.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS...............................................19
6.5.1 Clasificación documental: .......................................................................19
6.5.2 Ordenación documental: .........................................................................19
6.5.3 Descripción documental: .........................................................................20
6.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS.................................................................20
6.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.......................................................21
6.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS........................................21
7. EL EXPEDIENTE Y SU FORMACIÓN...............................................................22
7.1 RECOMENDACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES......................................................................................................28
7.2 INDICACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN DE
LOS REGISTROS .................................................................................................29
8. FOLIACIÓN...........................................................................................................30
9. MODELO DE DOCUMENTOS............................................................................38
9.1 CIRCULAR.....................................................................................................40
9.2 DECRETO.......................................................................................................45
9.3 RESOLUCIÓN................................................................................................47
9.4 COMUNICACIONES OFICIALES................................................................48
10. PASOS PARA APLICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
.....................................................................................................................................50
INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
En estas etapas del ciclo vital del documento es donde determinamos los
valores primarios y secundarios atendiendo nuestra legislación vigente.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley.
Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final. Ver Gráfica 1.
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.
7. EL EXPEDIENTE Y SU FORMACIÓN
Gráfica 3. Expediente
La ubicación del gancho legajador deberá ser de arriba hacia abajo como se
observa en la Gráfica 5.
Resolución 004
(24 Mayo de 2000)
Resolución No.002
(12 de Enero de 2000)
Los gachos para legajar deben ser plásticos, esto con el fin de proteger los
usuarios y la documentación de agentes oxidantes o posibles cortes.
Gráfica 7.
Gráfica 8.
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Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
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SISTEMAS DE GESTIÓN MAGT04.03.18.P01.I02
SGC - MECI - SISTEDA
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INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y FONDOS FECHA
01/abr/201
GESTIÓN TECNOLÓGICA ACUMULADOS EN LA APROBACION
Y DE LA INFORMACIÓN.
GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRACION MUNICIPAL
DE SANTIAGO DE CALI.
Gráfica 9
8. FOLIACIÓN
El Lápiz debe
ser de mina negra
y blanda,
tipo HB o B.
Requisitos:
Materiales:
Procedimiento:
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie
hasta un máximo de doscientos (200) folios por unidad documental. (Los
documentos que se encuentren en AZ deberán ser trasladados a carpetas o
legajos).
Cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y
si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta 1, carpeta 2), la foliación se ejecutará de forma tal que
la segunda será la continuación de la primera. (Carpeta No.1 folios de: 1 al
200 - Carpeta No.2 folios del: 201 al 400). Ver Gráfica 11.
1. 2.
Gráfica 11.
Gráfica 12.
Gráfica 13.
10 A
Todos los Documentos de archivo que estén sujetos a ser digitalizados para
la consulta se harán solo si cumple con los siguientes pasos:
1. Clasificación.
2. Ordenación.
3. Depuración.
4. Foliación.
9. MODELO DE DOCUMENTOS
9.1 CIRCULAR
Gráfica 16.
9.2 DECRETO
Gráfica 17.
9.3 RESOLUCIÓN
Gráfica 18.
Gráfica 19
Gráfica 20.
Gráfica 21.
Gráfica 24.
Gráfica 25.
Tipos
Fondo Sección Subsección Temas Subtemas
Documental
Subdirección de
Impuestos y
Rentas
Subdirección de
Finanzas Públicas
Alcaldía y Contabilidad
Departamento
de
Administrativo
Santiago
de Hacienda
de Cali. Recibos
Comprobantes
Tesorería General Comprobantes Facturas
de Egreso
Cheques
Contabilidad
Catastro
Gráfica 26.
TIEMPOS DE DISPOSICIÓN
RETENCIÓN FINAL
ARCHIVO
CÓDIGO ASUNTO / SERIE CT E M S PROCEDIMIENTOS
CENTRAL
________________________________________
Firma Secretario
Gráfica 27.
Gráfica 28.
Los Valores Primarios son los que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento,
es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. (Valor Administrativo,
Contable, Fiscal, Legal)
una vez agotado el valor primario. Los documentos que conservan este valor
son de conservación permanente. Ver Gráfica 28.
Para ello se desarrollarán las cuatro (4) etapas o pasos para la elaboración
de las Tablas de Valoración documental:
Gráfica 29.
Gráfica 30.
Unidad de
Tipo de papel PFM PFM3
Conservación
Los valores del presente anexo fueron calculados para folios de tamaño carta u
oficio. Los coeficientes presentan hasta 7 decimales para asegurar la precisión del
resultado. Una tonelada equivale a 1000 kg. Ver Gráfica 32.
Gráfica 32.
Gráfica 33.
Gráfica 34.
NOTA:
Realice la entrega y recibo de los registros junto con el personal del Archivo
de Gestión, quienes devolverán la copia del inventario firmada y con la
signatura topográfica. (es decir, mencionando la ubicación física de cada
unidad de conservación entregada al Archivo de Gestión)
6. Los pisos deben soportar cargas: 750 kg/m 2 Para estantes metálicos
fijos, de 2.20 metros de altura;1.300 kg/m 2 para deslizantes y
compactos (Rodantes)