Créditos

Desarrolladores de la aplicación
Créditos institucionales
Andrés Leonardo Tovar Rivera
Gerente Proyecto Integración Operacional ARL
Álvaro Hernán Vélez Millán
Presidencia
Presidente

Oscar Córdoba Castro

Gloria Morgan Torres Administrador del riesgo
Vicepresidenta de Promoción y Prevención Regional Bogotá

Francisco Ortiz Lemos

Gerente de Administración del riesgo

Bertha Polo Alvarado

Gerente de Investigación y Control del riesgo

Andrés Gallon Restrepo

Diseño y diagramación del manual

Versión 2 – Septiembre 2015

www.positivaenlinea.gov.co
 1. Debe revisar que el equipo
desde el cual ingresa a la ARL
WEB es seguro. Digitando la
dirección
www.positivaenlinea.gov.co en
su navegador

2. Ingrese el usuario y contraseña que

previamente le ha sido asignado. (Ingrese solo la
parte numérica de su usuario), sino tiene
habilitado la opción de ausentismo laboral en la
página transaccional de POSITIVA, por favor
contacte su Gestor de Riesgo o Administrador de
Riesgo para realizar dicha gestión.
 3. Ingrese al módulo
Promoción y Prevención

4. Dentro del módulo

Promoción y Prevención
ingrese a la opción
* Seguimiento a las
actividades de Promoción y
Prevención
5. Una vez que ingrese a la opción * Seguimiento a las actividades de Promoción y Prevención se abrirá una
nueva ventana, donde encontrará las opciones de Ausentismo Laboral

Las opciones disponibles en este menú son:

Registrar ausentismo
Registrar sedes
Consolidado
Configurar HHT
Indicadores
Alerta ausentismo
Cargue masivo
5.1 Opción registrar nuevo ausentismo, al seleccionar esta opción el sistema le permite ingresar nuevos
registros.
5.1.1 Registrar Nuevo Ausentismo: La aplicación le permite con solo digitar el número del trabajador
dependiente, tener los datos de Sucursal, nombre, ocupación conforme a la codificación internacional CIUO, tipo
de vinculación, EPS y salario (IBC). Es de anotar que estos datos son los registrados por el empleador al momento
de realizar la afiliación del trabajador con POSITIVA.

Para el caso que el trabajador NO se encuentre asegurado en ARL por POSITIVA , la aplicación le permite llevar el
ausentismo laboral, con solo seleccionar la opción “No Asegurado a la ARL” y seleccionando los campos
correspondientes a los datos del trabajador.

Así mismo el sistema le permite registrar los datos del ausentismo de las siguientes contingencias médicas y NO
medicas:
Enfermedad general
Enfermedad laboral
Accidente de trabajo
Licencia de maternidad
Licencia de paternidad
Permiso de 1 día
Permiso 2 días
Permiso de 3 día o mas
Otros permisos remunerados
Permiso no remunerado
Suspensión
Permiso de estudio *En la página siguiente se puede apreciar este gráfico de mayor tamaño
Permiso de calamidad y luto

Es importante que las áreas de Talento Humano de la organización definan el factor prestacional para cada una de
las contingencias con el fin que el sistema calcule el costo del ausentismo.
5.1.2 Buscar ausentismos ya registrados
Si desea buscar el detalle de los registros de ausentismo laboral registrados previamente, solo tiene que utilizar
los filtros de número de documento de trabajador, periodo de registro, sucursal o causa. Una vez seleccione el
botón de “Buscar” se muestra el listado de ausentismo registrados, el cual con dar click con el icono se visualiza
el detalle del mismo.

Dependiendo el rol del usuario, podrá dar clic con el icono para visualizar el detalle de las contingencias y
patologías que generaron el ausentismo laboral.
5.2 Opción registrar sedes

Con el fin de registrar las sedes, áreas o departamentos internos de

la organización en las cuales se llevara el ausentismo laboral. Se
debe seleccionar la opción “Registrar Sedes” seguidamente del
botón de “Buscar”. En este momento el usuario visualiza el listado
de sedes registrada en el aplicativo a la fecha.

Si deseamos ingresar un nuevo registro, seleccionamos el

botón “Registrar Nueva Sede” diligenciar los datos de
Departamento, Nombre Sede y Dirección Sede, el
consecutivo es automático y lo entrega el aplicativo.

Es de anotar que este procedimiento solo se realiza una sola vez o cuando se desea registrar una sede nueva.
5.2.1 Registrar nueva sede

5.2.2 Buscar sedes ya registradas

5.3 Opción Consolidados

Con el fin de tener información ejecutiva en tiempo real de

la gestión del ausentismo laboral registrado previamente, el
sistema permite tener las siguientes consulta y graficas.

Tipo de Consulta
Días ausentismo por contingencias
Días ausentismo por eventos de las contingencias
Días ausentismo por departamento
Días ausentismo por grupo de enfermedades CIE10
Días ausentismo por áreas (administrativa, operativa, comercial y postventa)
Días ausentismo por sedes
Costos por contingencias
Ausentismo por EPS
Ausentismo por genero
Ausentismo por tipo de vinculación
Ausentismo por ocupación CIUO

Las consultas de la información se realizan por año de gestión (2012, 2013,2014,2015,…)

5.3.1 Días/Mes/Año
5.3.2 N° Eventos / Mes / Año
5.3.3 N° Días / Departamento / Año
5.3.4 N° Días / Enfermedades / Año
5.3.5 N° Días / Área o Dependencia / Mes / Año
5.3.6 N° Días / Sedes / Mes / Año
5.3.7 Contingencia / Costo / Mes / Año
5.3.8 Reportados EPS/Mes / Año
5.3.9 Genero /Mes / Año
5.3.10 Tipo Vinculación /Mes / Año
5.3.11 Ocupaciones (CIUO)/Mes / Año
5.4 Opción Configurar HHT (Variable:
HORAS HOMBRE TRABAJADAS)

El cálculo de las HHT, se realiza conforme a

la NTC- 3701 HIGIENE Y SEGURIDAD. GUÍA PARA
LA CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ESTADÍSTICA DE
ACCIDENTES DEL TRABAJO Y ENFERMEDADES
PROFESIONALES

HHT = (XT x HTD x DTM) + NHE – NHA

XT= Número promedio de trabajadores en

el período
HTD= Número de horas hombre trabajadas
al día
DTM= Días trabajados en el período
NHE= Número total de horas extras y otro
tiempo suplementario laborado durante el
período
NHA= Número total de horas de
ausentismo durante el período
5.5 Opción Indicadores

Con el fin de poder tener los indicadores con las diferentes constantes “K”, el sistema permite realizar el cálculo
con “K” de 200.000, 220.000, 240.000 y 1.000.000, respectivamente para comparación con diferentes niveles.
5.6 Opción Alerta Ausentismo

En este ítem el sistema permite tener alertar de ausentismo en rangos de días de 60 a120 y mayores a 120 días.
5.7 Opción Cargue Masivo

Con el fin de facilitar la administración de la información de ausentismo laboral de nuestras empresas clientes de años
anteriores, se tiene esta opción.

La función del cargue es que por medio de una plantilla

de Excel, donde se registran los datos de ausentismos
que presenta de años anterior el cliente empresa,
cumpliendo la estructura definida para el cargue
masivo.

La plantilla se descarga directamente desde el sistema

en la opción.

El sistema validara la estructura del Excel y sus datos

dando los resultados de errores y validaciones en un
Excel de salida, resaltando en amarillo y con mensajes
(comentarios) para que el usuarios realice
correcciones.
Una vez se cargue la plantilla diligenciada, el sistema validara la estructura del Excel y sus datos dando los
resultados de errores y validaciones en un Excel de salida, resaltando en amarillo y con mensajes (comentarios)
para que el usuarios realice correcciones.

Terminado de cargar la plantilla, el sistema inicia la etapa de validación del archivo. Una vez finalizado este
proceso, la aplicación muestra un resumen de los errores encontrados y el botón para descargar el Excel
marcado y resaltado con los errores. En caso contrario confirma el éxito en el cargue y gestión de los datos de
ausentismo laboral de años anteriores.

Ver ejemplos de errores de cargue en la siguiente pagina.

Ejemplos de errores de cargue de la plantilla
NOTA: El botón guardar aparece siempre y cuando tenga registro(s) correctamente diligenciados y estén listos
para guardarlos en el sistema.