oe " MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL DIRECCION GENERAL RESOLUCION NUMERO 05884" per_27 DIC 2019 “Por la cual se expide el Manual para la Administracién de los Recursos Logisticos de la Policia Nacional de Colombia” EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL En uso de las facultades legales que le confiere ol numeral 8 del Articulo 2, del Decreto 4222 de 2006, y | CONSIDERANDO: #1 Articulo 209 de la Constituci6n Politica de Colombia dispone: “La funcién administrativa té al servicio de ios intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de jaldad, moralidad, eficacia, economla, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante fa} sscentralizacién, la delegacién y la desconcentracién de funciones. Las autoridades istrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del tado. La administracién publica, en todos sus érdenes, tendré un control intemo que se prceré en los términos que seftale fa ley”. le el articulo 269 de la norma ibidem, prevé para las entidades piblicas la obligacion de disefiar v plicar segun la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de control intemo, de pprermicen ‘con lo que disponga la ley ae en el literal h del Articulo 2°, de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 “Por Ja cual se tablecen normas para el ejercicio del control intemo en las Entidades y Organismos del Estado , be dictan otras disposiciones’, prevé como uno de los objetivos fundamentales para el disefio pl desarrollo del Sistema de Control Interno * Velar porque la entidad disponga de procesos de aneacién y mecanismos adecuados para ef disefio y desarrollo organizacional, de acuerdo con ‘bq naturateza y caracteristicas’, razén por la cual la Policia Nacional, requiere un esquema de ‘Dtpanizacion y un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y ‘Mpcanismos de verificacién y evaluacién de la Administracién de sus Recursos Logisticos, ipcurando asi que la administracién de la informacién y los recursos de fa Institucién, se dgcumenten, analicen y evaltien de acuerdo con Jas normas constitucionales y lagales vigentes, ‘dgntro de las politicas trazadas por la Direccién General, en atencién a las metas y objetivos Pipvistos’, debiendo contar con un instrumento que facilite el despliegue de los procedimientos administrativos. la Direccién Administrativa y Financiera tiene a su cargo emitir los lineamientos en materia la administracion de los recursos logisticos de la Policia Nacional, de acuerdo a lo dispuesto | Aticulo 1 DEFINICION OE. CONTROL INTERNO, Ley 87 de 1985 “Por la cua s establocen normas para ol ecco det conto! Into on as ertedes y rgeniencs de Estado y ce dan aes dspocoanes" ! op Rs-o001 ‘Aprobacién: 06-03-2017 iy awa ee e Resolucin No, DI D HOJA No, 2. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION ‘POR LA GUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” en la Resolucién 01387 del 2014 “Por medio de la cual se define la estructura orgnica intama y se determinan las funciones de Ja Direccién Administrativa y Financiera, se determinan las funciones de sus dependencias, y se dictan otras disposiciones’. Que la Resoluci6n 04935 del 2013 "Por la cual se expide ef Manual Logistico de ta Policia Nacionaf’, modificada por la Resolucién 04085 del 2017, compila los actuales lineamientos logisticos que la institucién ha expedido a través de resoluciones, instructivos, directivas y oficios, para direccionar la aplicacién de procedimientos logisticos en las distintas unidades de la Policia Nacional. Que el Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide ef Decreto Unico Regiamentario del Sector de Funci6n Publica’, dispone la actualizacion del Modelo Estandar de Controi Interno para el Estado Colombiano- MECI, disposicién que fue modificada por el Decreto 1499 det 2017, “Por medio del cual se modifica ef Decreto 1083 de 2018’, en lo relacionado con ef Sistema de Gestidn establecido en of Articulo 133 de la Ley 1753 de 2015", derogé los Articulos 18 al 23 de a Ley 489 do 1998 y Ia Ley 872 de 2003, y actualiz6 ef Modelo Integrado de Planeacién y Gestion {MIPG.), normas que la Policia Nacional debe observar para la administracion de los recursos logisticos, Que la Direccion Administrativa y Financiera, definié las politicas contables, que deben aplicar - |los responsables de {a ejecucién de los procedimientos de Administracién de Recursos Financieros y Logistica y Abastecimiento, acorde con lo previsto en la Resoluci6n 01516 del 2018 “Porla cual se establecen las Politicas Contables bajo ef Nuevo Marco Normativo de las Normas Internacionales de Contabliidad de! Sector Piblico (NICSP), se definen fos responsables de!| cumplimiento y se dictan otras disposiciones". Que mediante la Guia 1LA-GU-0018 del 2018, se establece el Modelo de Administracién de los Recursos Logisticos y Financieros con alcance a todos los 4mbitos de gestién institucional, a través de la cual se establece e| Componente Logistico y los Subcomponentes que lo integran, los cuales corresponden a: Movilidad, Armamento, Intendencia, Infraestructura, Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones (TIC), Semovientes Equinos y Caninos de la Policia Nacional, Sanidad y Aviacién Policial. Que la Resolucién 00003 de! 01 de enero de 2019 “Por Ja cual se adoptan las Definiciones: Estratégicas y el Marco Estratégico institucional 2019-2022 de fa Policia Nacional”, determina Marco Estratégico Institucional de la Policia Nacional, conformado por Politicas Institucionales y Politica del Sistema de Gestién Integral. ‘Que mediante Resoluci6n 01785 del 02 de mayo de 2019 “Por la cual se expide ef Manual de Gestién de fa Doctrine de la Policia Nacional’, se determina el marco conceptual sobre la doctrina policial, asi como tas caracteristicas que Ia definen, por lo que para efectos dei Manual de ‘Administracién de los Recursos Logisticos de la Policia Nacional, se debe observar el contenido de la citada disposicion. ‘Que la Resolucién 03948 del 2019 “Por la cual se expide ef Manual det Sistema de Gestién Integral de a Policia Nacional y se deroga una resolucién’, en atencién a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con los sistemas para fa modemizacién y mejora de la gestion piblica, basados en normas nacionales e intemacionales de gestién, asi como los que determine la Policia Nacional en cumplimiento de las politicas estatales, sefiala fos lineamientos que se deben tener en cuenta en la ejecucién del proceso de Loglstica y Abastecimiento, cestandarizados para su aplicacién. sps-Rs-000t ‘Aprebacion: 08-03-2017 veR29 olucion No, DEL THG-2019 HOJA No. 3. NTINUACI LUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” a través de la Directiva Administrativa Transitoria No. 026 de 2019, se emitieron los | leamientos para la implementacién del modelo de sostenibilidad institucional a partir de la lalticulacion del "Modelo de Administracién de Recursos Logisticos y Financieros", con la |“tletodologia de optimizacién de recursos", para asegurar el cumplimiento de os objetivos aria - Seguridad con Legalidad 2019-2022". en atencién a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con los sistemas para la dernizacion y mejora de la gestién publica basados en normas racionales ¢ intemacionales gestion, asi como los que determina la Policia Nacional en cumplimiento de las politicas latales, se hace necssario expedir el “Manual para la Administracion de los Recursos isticos de la Policia Nacional’, con el propésito de compilar en él, las diversas disposiciones caracter legal e intemo, de aplicaciin a los procedimientos logisticos en las unidades lppliciales. | RESUELVE: ulo 18 Expedir el Manual para la Administracién de los Recursos Logisticos de la Policia ional, definiendo los principales aspectos de la gestion de la cadena logistica policial, para siorar los procesos, proteger el patrimonio institucional y generar doctrina con relacién a la a¥ministracién y cuidado de los bienes en materia de Armamento, Movilidad, Intendencia, |Infraestructura, Aviacién, Semovientes, Sanidad y Tecnologias de fa Informacién y las | Gpmunicaciones, en la Policia Nacional. iculo 2°. Ordenar que los lineamientos del Manual para la Administracién de los Recursos |Lhaisticos de ia Policia Nacional, sean aplicados por los funcionarios de /a Institucién, quienes erdn considerar las disposiciones que actualmente regulan la actividad logistica, acatando términos, conceptos y lineamientos para el desarrollo de la cadena logistica por cada Jbcomponente que establece la proyeccién, adquisicién, distribucién, almacenamiento y control activos, que se deben cumplir desde los diferentes ambitos de gestion. ficulo 3°. Disponer que la Direccion Administrativa y Financiera, como duefia del proceso de stica y abastecimiento, es la Unica autorizada para tramitar las modificaciones al presente ual; en consecuencia, cuando las unidades responsables de los diferentes subcomponentes luieran proponer modificaciones, actualizaciones 0 adiciones a éste, deberén realizar la ectiva solicitud a la mencionada unidad policial, para su validacién y aprobacién. lo 4°, Ordenar que todas las unidades policiales sin excepcién, cumplan lo dispuesto en el Janual para la Administraci6n de los Recursos Logisticos de la Policia Nacional”, que se expide aves del presente acto administrativo, sin perjuicio de la aplicacién de tos procedimientos a le se refiere el Manual de Contratacién de la Policia Nacional. q ficulo 6°. Establecer que los documentos en los que se haga alusién a "Manual Logistico de *olicfa Nacional’, a partir de la expedici6n del presente acto administrativo deben entenderse todos los efectos, referidos a “Manual para la Administracién de ios Recursos Logisticos de ticia Nacionat’. iculo 6°. Disponer que la Direccién Administrativa y Financiera, coordine y articule las ividades que demande la socializacion a las unidades policiales del Manual que se adopta inte ef presente acto administrativo, las cuales deberén realizarse en el primer trimestre de F S-0001 Aprobacién: 0-03-2017Reema “O58 84 oa: LOCI} HOJA No.4. | “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” NO AOS HOGISTICOS DE LA POLIGIA NACIONAL DE COLOMBIA" | Articulo 7°. Disponer como fecha de inicio para la aplicacién del "Manual para la Administracion de los Recursos Logisticos de la Policia Nacional’, el 01 de abril de 2020. Atticulo ‘8°. La presente resolucién rige a partir de la fecha de su expedicién y deroga las Resoluciones 04935 del 12 de diciembre de 2013 y 04085 del 28 de agosto de 2017, y las demas disposiciones que contraverigan lo aqui dispuesto. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogota D.C. alos 127 DIC 2019] ‘General ‘ATERORTUA DUQUE Director General Policia Nacional ns Yai cine ae Panel Tireyevennoneronsr nae Frat hry runs corp aoa ‘ata ys Oden nee ae EL ccoengs Do aera Radia se {ats Hares Pan Reainee/ Di Te lege Aepso ata Cabos IAF PARE ‘fe Mara Oude Para ladomep / ome - SUDA {Rotts Grete Rey SEGEN EFA 186 ramos mo ea OFM EFA 1G. Yor Cawer Mure RAF FAY Fecha ge aboractin: 12001 oe Uta Ma doeanaoncanerns 2019 ‘carers 59 No 26:21 CAN, Bogota ‘altlonce 3120000 E018 ‘titpigednoiciaaouc2 mw poh. 0 sDS.RS-0001 Aprobacién: 08-03-2017 VER 2lucion No, DEL 27 DIC 9019 HOJA No. 5. ONTINUACI LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA IMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA CAPITULO 4. ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL. 18 I (148. Nociones del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. |. Elementos de! Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. 1. Unidad misionat... 2. Cadena logistica . 42.1. Proyecciones. 4.2.2. Adguisiciones. 4.2.3. Almacenamiento y distribucion, 4.2.4, Control de inventarios..... .3. Sistemas de Informacién. . APITULO 2. COMPONENTE LOGISTICO.... J Generalidades.. Conceptos basicos. 4.1, Concepto de bien... ‘42. Clasificacion de los bienes = 4, Bienes devolutives. 5. Bienes de consumo 10, Semovientes 11. Construcciones en curso 12. Bienes en ténsito . 13. Bienes en Bodega. 14, Bienes en servicio... 16. Bienes muebles en mantenimiento.. -16, Bienes muebles no explotados. 1.17. Blenes inservibles. 2.1.18, Maquinaria y equipo... 2.1.19, Equipo médico y cientifico 2.1.20. Muebles enseres y equipo de oficina 414.2.1.21, Equipo de comunicacién y computacion 4.4.2.1.22, Equipo de transporte traccién y elevacién...... #14.2.1.23, Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria.. 4.2.1.24, Bienes historicos y culturales. 414.2,1.25, Bienes de arte y cultura 414,2,1.26, Repuestos y accesorios.. 4.4.2.1.27. Bienes en comodato........ 4,2.1.28. Bienes recibidos en custodia A8-0001 Aprobacisn:09.03-2017Resolucion No, QTC 201 HOJA No. 8. TCONTINUACIONDE LA RESOLUCION. POR TA CUAL ‘SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 2.4.2.7.29, Bienes entregados en custodia.. 2.4,2.1.30. Bienes aprehendidos o incautados... 2.4.2.4.31. Bienes intangibles. 24.21.314, UceNCiaS on 24.2.41.31.2, Software cron 2.4.2.1.31.3, Derechos. 2.42.1.31.4, Polizas de seguros.... 2.4.2.1.32. Herramienta informsética ~ Aplcativo SAP... 2.4.2.1.32.4, Médulo logistic... 2.4.2.1.322. Obligatoriedad de utilizar el aplicativo 2.4.3, Sistema de identificaciin de los bienes... 2.4.4, Sistema de catalogacion OTAN de los bienes Sector Defensa... 2.4.4.1, Implementacién del Sistema OTAN de Catalogacién (SOC) en ta Pol 2.5, Mecanismos de control... 2.5.1. Otros mecanismos de control. 2.5.2. Toma fisica y presentacién de inventario 2.5.2.1, Ventajas de la realizacién de inventarios fisicos..... 2.6, Almacén ve 2.8.1. Clasificacion de los almacenes...... 2.6.2. Requisitos para ejercer al cargo de almacenista.. 2.6.3. Responsable de los bienes inmuebles.. 2.8.4. Organizacién del almacén 2.6.5. Areas de almacenamiento . 2.6.6. Almacenamiento de los bienes 26.7. Estantes.... 2.6.8, Propiedades, planta y equipo. 2.7. Deterioro de las bienos no generadores de efectivo... 2.9. Bienes de inventario (Consumo) 2.10. Método valuacién de los bienes de inventario (Consumo)... 2.10.1, Criterios para realizar inventatios wu... : 2.11, Presentacién de inventarios. 2.11.1. Inventario general . 2.11.2. Inventario individual. 2.11.3. Inventarios parciales .. 2.11.4, Faltante y sobrantes o¢ en los inventarios.... 2.12, Pérdida 0 dafio de bien eS nn 2.43. Responsables de los biones de la Policia Nacional nm 2.13.1. Entrada de bienes... 2.13.2. Objetivos de Ia entrada... 2.18.3, Formalizacion de las ent 2.13.4. Clasificacion de las entradas 2.3.4.1. Entrada por compras .. 2.13.4.2, Entrada por compra por caja menor . 2.13.4.3, Entrada por transfarencias... . 2.13.4.4. Entrada por donacién. 2.13.48, Entrada por sobrantes .. 2.18.4.8, Entrada por compensacion. 2.43.47. Entrada por remesa de bienes. 2.13.4.8. Entrada por recuperacion de bienes...... 2.13.4.9, Aprovechamiento de inservibles..... 2:13-4:10, Entrada por nacimiento de semovientes ... . a 2.13.4.11. Entrada por reposicién, obsolescencia, vencimiento, garantla, . son 5B 2.413.412. Otras entradas ns 2.13.4 12 1. Entrada elementos recibides en comodato 2:13.4.12.2, Entrada de elementos recides por el sistema de Loa 2.13.4,13, Reparables.... 2.13.5. Salida de bienes. sPS-RS-Go01 Aprobecide: 08.03.2017 YER?| “ : Rpsolueion No, 05884 DEL. 71D zu HOJA No. 7. “PONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA || ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 2.13.6, Criterios basicos. nnn conn BB 2.13.7. Formalizacion de las salidas... ssennnnmnnnennnnennnnmnnnnennn 5B 2.13.8. Contenido del documento de salida, | 2.13.9. Clasifcacién de salidas.... 43.10. Salidas de bienes de inventario (consumo). || 2.13.14. Repuestos.... | 2-13.12. Para reconstruccion de elementos apo 13.13, Remesa de BIENES oon nen sone 13.14, Baja de bienes...... ssn — oe 5B 2.4. Criterios basicos para la baja de bienes | 2.74.1. Requisitos generales para las bajas. || 2-14.2. Destinacion final de los bienes dados de baja. 14.3. Clasificacion de las bajes. }5. Recomendaciones generales para la entrega de almacenes }6. Enajenacién a titulo gratuito CAPITULO 3. SUBCOMPONENTE INTENDENCIA.. 1, Ganeralidades sn 64 66 3.1, Elementos de vestuatio ... j || 83.1.1. Almacenamiento 87 || B3.1.2. Distribucién..... senanene 67 3.2. Segmentacion para la entrega de elementos de dotacion y demas elementos. 69 || 83.2.1. Reglas de negocio intendencia........ anne 69 || 8.2.2.2. Control sobre les elementos de vesiuario de ausiliares de Policia... 73 || #.3:3. Utiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papeleria e insumos para equipos de impresion FL ¥ eo pad... ene semen TH | 8.3.2.1. Lineamientos de Austendad en insumos de pepo, elementos de oficina fy consumibies de || impresion: ss 8 || 8-3-4. Baja de bienes de intendencia.. 8 3.5. Raciones de campata 7 3.4. Estimacion del deterioro bienes de intendencia.. ir Bienes y servicios provenientes de cooperacién internacional .. 5.1. Baja de bienes y servicios procedentes de la cooperacién internacional a 6.1. Uso bienes y servicios | 4.7 Mantenimiento, calibracién, vorificacion y demas intervenciones metrologicas do oquipos ¢ Ingtrumentos de medicion 80 7.4, Conceptualizaci6n..... i 2. Clasificacién de equipes Policia Nacional 8.4, Sistema de aseguramiento metrolégico... 7.3, Otras intervenciones metrolbgicas.... 94 7.4, Evaluacién del programa de mantenimiento, calibracion o veriicacién de eos @ instrumentos ||| de medicion... 98 7.6.Almacenamiento y transporte de equipo: 7 7.6,Proteccion de equipos .... a 7.7 Factores de correccion ... 7.8. Competencia técnica del personal de laboratorios 6 unidad de poiicia Manter iento de equipos Instalaciones Polictales sn... 9) Proteccién de los bienes de la institucién ante pérdidas y daftos.. ee 2 tbeles.co01 Potobaciin: 08-00-2017Tema — 098 Boe ——— ie ga son SCONTINUACION DE LA RESOLUCION POR IDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBI CAPITULO 4. SUBCOMPONENTE DE MOVILIDAD .... 101 4A. Generalidades. 4.2. Fundamento legal... 4.3, Definicién y clasificacién del subcomponente de movilidad wn 4.4, Procedencta y tramites legales.. 4.4.1, Requisitos para la adquisici6n.... 4.42, Requisttos para la recepcién del incautados y comodatos 4.4.3, Requisitos para el ingreso de los Vehiculos a los inventarios de la policta nacional... 105 26:1 Maticu ical : 46.1.2. kdentificacién provisional... enn M1 4.6.2. Requisitos para trite de duplicado ficencias de transite y Placas expedias por el ministario de transporte. a 4.6.3. Tarjetas de identifcacién electronica (TIE). 112 4,7. Sistema de Informacién para la Gestién del Equipo Automotor de la Policia Nacional (SIGEA) 0 al sistema de informacion que sea implementado porla Policia Nacional. 113 47.1. Usuarios. oN 4.7.2, Hojas de Vida VehIoul08 1.0 a 114 48, Nombramiento Jefe y Responsable de Movilidad. iu 15 49, Distribucién, asignacién y uso .. 415 4.10. Requisitos para la asignacién de vehicules. 17 4.10.1, Tablas de distribucién..... 417 4.102, Asignactén de vehiulos paral Sefiores Generales de la Policia Nacional en uso de buen reir. vn 120 4.11, Revista fisica al subcomponente de movilldad. 120 4-114, Desplazamientos fuera dela jurssicion 2 124 4.11.2. Comparendos. 121 4:11.8. Novedades administatvas, 10 non wir nns annem cn f2t 4.12, Suministro de combustible .. se 2A 4.12.1. Controles en el suministro de combustible 424 4.12.2. Controles adicionales. . : 125 4.43, Mantenimiento del Equipo Automotor .. 127 4.13.1. Actividades preventivas para el equipo al ne 1B 4.13.2, Actividades que los responsables de movidad realizaran para la optimizacion de los recursos y la administracién del equipo automotor de la Policia Nacional... sevens 490 4.13.3. Lineamientos para a adquisiién y distibusign del suminisro de mantenimiento on A88 4.14, Medidas de seguridad para la conduccién.. 414.1. Uso de cascoy chaleco pare conductores de pails motrizades, 4.14.2. Protocolo de conduccion.. 434 134 134 4.18. Desintegracién det subcomponente de movilidad de la Policia Nacional 4.16.1. Tiempo de servicio... 4.15.2. Documentos para el proceso de desintegracier 4.48.3 Procedimiento para Ja desintegracion del equipo automoto. 4.15.4. Desintegracién vehicules incautades ...... 4.18.5. Resolucién de baja y desintegracion 4.6. Actualizaci6n en el Aplicativo para la Gestién del Equipo Automotor (SIGEA) .. 10s-RS-2001 Aprebacits, 06.03.2007 VER 2: 27 -DIC SIS solucion ro A 884 oa ETS LUT HOJA No.9. “HONTINUACIO! ‘ARESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA t MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 15 2| 7. Deterioro del equipo automotor... PITULO 5. SUBCOMPONENTE ARMAMENTO. positives y armas menos letales, sistemas olectrodpticos y accesorios de la policia nacional reto 2538/93 por el cual se expidien normas sobre armas, municiones y explosives) AA, SeQtIN SU C1888 ren . 4.2, Segiin el estado de funcionamie 9 Proyecci6n del subcomponente de armamento . Entrada de bienes del subcomponente de armamento anne 6.1, Remesas.... vse 6.2. Por reintegro Deterioro de los bienes para ef subcomponente de armamento . Distribucién del subcomponente de armamento. 8.1. Dotaci6n para el servicio en las unidades....... 8.2. Dotacién individual... 8.3, Dotaci6n para el servicio permanente... : sen 9.8.4. Dotacion para el servici...... se . : 1 152 8.5. Criterios de dotacién y reserva estratéaica para las armas de fuego en servicio... 162 . Consumo en instruccién de municiones, explosivos y elementos no letales para la P ional. JP. Cantidad de municién ufiizada para tas pruebas de recepeién del material de armamento, ipos de proteccidn y dispositivos no letales Control de activos en el subcomponente de armamento Salida de bienes subcomponente de armamento..... 16.1. Comité de armamento de la Direccion Administativa y Financiers. 46.2. Comité de armamento de las unidades policiales. 16.3. Funciones de los comités de armament... . Seguridad, almacenamiento y transporte. 17.1. Seguridad personal... 17.2. Seguridad industiial 17.3. Medios de almacenamiento ........ te 17.4. Instalaciones para almacenamiento de armas y mul 17.4.4, Instalaciones de primer nivel... cennernr 17.4.2, Instalaciones de segundo nivel. 55-2001 Agrobaaién: 08.08-20175 Resolucion we 5884 pe 27 DIE 2818 — fom no. 10. “CONTINUACION LUGIGN POR TA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” ‘6.17.5. Aspectos a tener en cuenta en el almacenamiento de las armas y municiones... 175 8.17.6. Instalaciones para el alimacenamiento de exptosivos., ne 175 5.17.6.1. Almacenamiento de material de armamento, explosivos, equipos antidisturbies y de proteccion, dispositives y armas menos letales, sistemas electrodplicos y accesorios sees TT 5.17.7. Recomendaciones de seguridad en el almacenamiento. senna 178 5.17.8. Recomendaciones para mantener las propiedades del material nso 129 5.18. Almacenamiento de explosivos... 479 5.19, Almacenamiento de sistemas electroépticos ..... 180 5.20. Transporte de material cle armamento, explosives, equipos antidisturblos y de proteccién, Agpositvos y armas menos letales, sstemas electrodptios y accesorios.. ve 184 5.20.1. Medidas de seguridad. - 181 5.20.2. Control con respecto a las me 181 5.21. Mantenimiento .. snenennnin 1B2 6.21.1. Control sobre ef mantenimiento....... . 7 182 5.21.2. Mantenimiento y conservacion : nnn 183 6.21.3, Mantenimiento y conservacion de sistemas stecrosptcos. senesnennene 185 5.21.34. Mantenimient0 B&SIC0....nnnmnsnesin 185 5.21.3.2. Procedimiento . 186 5.21.3. Mantenimiento intermedio especializado.......o.0..-. — 187 5.21.34. Mantenimiento de fabrica...... . 5.21136. Inspecciones de sistemas electroopticos 5:21.38, Remorcasion de armamentoy sistemas. electrooptices. 5.21.37, Dotacion de repuestos.... . 188 188 8.22, Sistema de Informacién para la Gestion de Elementos del Servicio Policial- SIGES........ 188 CAPITULO 6. SUBCOMPONENTE DE INFRAESTRUCTURA... 6.1. Generalidades 6.2, Marco tog: 6.3, Unidad misional subcomponente de infraestructura ..... 6.3.1. Administracién de los bienes inmuebles propios y no propios a cargo de la Policia Nac 6.3.2. Gestién de los proyectos... 8.33. Administracion de los recursos de mantenimiento a instalaciones poitcialas 6.4, Cadena logistica 6.4.1. Prayecciones del subcomponents infaestructura... 8.4.1.1. Reposicién .... 8.4.1.1.1. Reposicion por vetustez.. vn 6.4.1.1. Reposicion por fenémenos naturales. - 6.4.1.1.3, Reposicion por datios causados por terceros.. 64.1.2. Cobertra oo. enn 6412.1. Cobertura para la administracién de bienes Inmuebles propios, no PrOpIOS....0.se.r 498 6.5. Crecimiento. 6.5.1. Transferencia de 6.5.2. Tradicion 65.2.2. Donacion.... 6.5.2.3, Cesién a titulo gratuito... 6.5.2.4, Permuta.n so 6.5.2.8. Ocupacion... 8.82.6. Prescripoién adquistva del derecho de domi 6.5.2.7. Suoesion por causa de muerte. 6.5.2.8. ACCESION nen 8.5.2.9. Adjudicacion de bienes. 208 8.5.3, Contratos que no transfieren el dominio de io bienes inmuebies.. 208 6.5.3.1. Contrato de Comodato...... se 208 6.5.3.2, Contrato de Arrendamiento..... 208 6.5.4 Bienes inmueblas que no admiten ser titulanzados .. 211 10s.R8-9005 Agrobsinin: 6-03-2047 VER 2| Rbsolucton Ni DEL HOJA No. |CONTINUACION DE LA RESOLUCION L PARA LA | ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 55, Pals FACOG cna ‘5.1. Procedimiento para lograr ia titularizacion de un bien con falsa tradicion...... 8.3. Duracién del proceso especial de saneamiento en la falsa tradicion.. 5.5.4, Nulidad providencia que legaliza la falsa tradiciOn... “ 8.6. inmuebles a adquirir con hipotece 5.7. Quiénes estan facullados para firmar escrituras.. 5.8, Termino que la institucién tiene para hacer uso de los inmuebles. 5.8.1, Proceso de escrituracion y registro... we i. | 6.5.8.2, Aclaracién de esorituras, - | |B-5.8.2. Afectacién de los inmuebles | 6.5.8.4. Tramites adicionales al legalizar un i | \6.5.8.4.1. Subaivision o desengiobe. 5.8.42, Englobe 5.9, Procadimiento para formalizar la propiedad de bienes inmuebles de entidades publicas ocupados por terceros, 229 5.10, Politica de respelo al derecho de propiedad privada sentennenenenenne 229 6.10.1. Procedimiento para ocupar inmuebles requeridos por la Fuerza Publica 6.10.2. Procedimiento para legalizar inmuebles ya ocupads por a Fuerza Pubic. 6.11. Adquisicion de bienes inmuebies.. . | 8.12. Control de bienes inmuebies. 5.13. Pago de impuesto predial y contribu. valorizacién.. 6.13.1. Cuando se debe 0 no pagar impuestos y contribuciones, 5.13.2. Procedimiento a desarrollar por tas unidades policiales para el pago de impuestos y ccontribuciones. svnrennnninee 286 5.14, Avaldo comercial a bienes Inmuebles propiedad de la Policta Nacional con fines contabies.. 238 »5.14.1. Parametros para la elaboracién y presentacion de los trabajos de avalio comercial con fines contables. ent son 288 5.14.2. Registro contable de los avaldos comerciales Inmusbies propiedad P imueble - 6.6. Servicios piblicos domiciliarios..... 6.1. Cobro de servicios piblicos.... 246 6.2, Procedimiento a desartollar por las unidades policiaies para el Seguimienc y control del pago oportuno de les servicios publicos domiciliaios.... 247 bh Uso y cuidado de elementos constructivos 249 6.8. Requerimientos de las pélizas ... 264 5.4. Deterioro de los bienes Inmuebles CAPITULO 7, SUBCOMPONENTE DE AVIACION..... 4 Generalidades.. 4. Fundamonto legal. 2.1, Clasificacion de tos iy Planeacién aeronautica policial 4. Plan de horas de vuelto. -9; Criterios para realizar la planeacién y adquisicién de Broductos aeronuticos 5.1. Requerimiento de adquisici6n...... 5.2. Verficacién de la informacion presentada 5.3. Solicitud del elemento aeronaution 74, Variables a tener en cuenta para ol proceso de scquiseton 116.1. Identificacién del elemento requerido .. 6.2. Adquisicton de compras bajo la figura convenio 17} Personal y responsabilidade: 7.1. Comité téenico logistice aeronautico polical 8.1. Distribucién técnica de las bodegas aeronduticas... 5-co0n Aotobawien: 8-08-2017Resolucion e588 oa 27 DIC 2018 HOJA No. 12. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 782. Enirada y salida de bienes....... cn 269 7.8.2.1. Requisitos para el ingreso de bienes en los almacenes aerondutices de la Policia Nacional 269 7.8.2.1.1. Requisitos para la entrada de aeronaves recibidas en donacién, comodato o convenio ...26 7.8.2.1.2. Entrada por recuperacien de elementos. enn . 270 7.8.2.1.3. Transaccién para el ingreso del bien... 2270 7.82.14, Entrada de Componentes reparados....mon 270 7.8.2.2. Requisitos para la salida de bienes en los almacenes aeronduticos de la Policia Nacional. .270 7.82.21. Orden de salida.. 271 7.8.2.22. Supervision y control por parte del aimacenista de bodeaa. rat 7.82.23, Clasificacion de salidas....... 27 7.82 2.4, Salida por préstamo a entidad gubernamental.. “art 7.82.25. Salida por préstamo de elementos dentro de las diferentes lineas de seronaves = soporadas or Presupuesto Nacional y convenio.... 271 7.8.8. Griterios para la solicitud de elementos al aimacén aeronautico .. 7.8.3.1. Asistencia Técnica Aeronéutica (ATA)... 7 78.3.2, Diligenciamiento de le orden de suministro 7.8.3.3. Identifcacién de la orden de suministro ..... 7.8.3.4. Relacién de elementos para surinistr... 7.8.3.5. Firmas y legalizacién del documento. 78.36 Instrucciones para el despacho de elementos a bases fas y moviles 7.837. Definicion de minimos y maximos 7.8.4. Manejo de sistema ABC en inventarios para aviacién 7.8.5. Reparables.. 7.8.8.1. Instrucciones para la recepcién del repuesto reparable.. 7.8.5.2. Envio de repuestos y herramientas aeronauticos susceptibies de Teparaién ‘al exterior, en ‘desarrollo del convenio bitateral Colombia - Estados Unidos .. soe DTT 7.88. Procedimiento de las bajas de material aeronautco... 2 279 78, Procedimiento Exchang: 7.10, Bienes en desuso y enajenacion. 7.14. Seccién de herramientas y accesorios .. 7.42. Programa de asistencia y seguridad del goblemo de los Estados Unidos de América (FMS - Foreing Military Sales). 284 7.13, Envios, despacho y transporte de mercancias.... 7.44, Desagregacién por componentes.... 7.18, Avalito técnico. 7.16. Estimacién del deterioro del subcomponente de aviacl6n nu, 7.A7. Administracion del combustible de aviacién para la Policia Nacional TATA, Generalidades..rmn 7.47.2. Fundamento legal . ao : TAT, Ceterios b&SIO08. neu . - 288 7.17.4, Responsabilidades. vo 7.48. Cadena logistica 7.18.1. Ejacuicion de contratos cuyo objeto es el suministro de combustible aeronaultico 7.49. Entradas y salidas de combustible de aviaci6r 719-1, Gruce de cuentas por concepto de préstamos y reintegros de combustible de aViSCISN 308 7.20, Pautas especificas de combustible. 7.20.4. Traslade de sobrante en bases méviles, puntos de apoyos y operatives. 7.20.2. Traslado de combustible via aérea . 7'20.3. Pérdida de combustible por desgasie o fatiga del material 7.20.4, Faltantes 0 sobrantes de combustible por causas no determinadas .... 7.21, Pasos para el manejo y control del combustible drenado, recuperado y desechado ... 721.4, Combuetble drenaco dariamerts para contol de calidad, combustible drenado a los sistemas de almacenamiento y suministro .. att $08.25-0001 Arabanéas 99-08-2017 VER?solucién No, DEL Tr bie 018 HOJA No. 13. NTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 7.21.2, Combustible drenado a las aeronaves ... con 8tt |7.21.3. Combustible almacenado en él tanque recuperedo . 312 17.21.4. Combustible desechado ...r.nunnn 312 313 I7\R2. Tablas informativas. 1p. Control de Ios etemertos y accesortos para el suministo y almacenamiento de combustibles al én. . {7\P4. Control de calidad del combustible de aviaci6r 316 \7/PS. Inspecciones. siemens [7.25.1. Inspecciones del sistema de almacenamiento y suministro. a8 [7.25.2 Inspecciones a vehiculos abastecedores: I7/R6. Operacién de tos equipos.. I7[R7. Requetimientos de seguridad en tanques, tambores y bidones.. [7.27.1. Normas de seguridad para el cargue, transporte de bidones y canecas en aeronaves i71P8. Filtros.. [?.28.1. Generalidades [7.28.2. Instalacién [7.28.3 Instrucciones para la operacién fitros I7\R9. Motobombas. [7.29.1. Inspeccion I7|80. Medidor volumétrico de desplazamiento positiv nnn '7\B4. Equipos de reabastecimiento Area Avanzada F.A.R.P “Forward Area Refueling Point’ i7\b2. Procedimientos de descargue ... [752.1. Procedimiento de suministo de combustible de aviaCiON once wenn oe BST /7)$3. Mantenimiento de aviacién. [7.33.1. Mantenimiento preventivo..... 7.33.2. Mantenimiento especializado. |CRPITULO 8. SUBGOMPONENTE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES By. Generalidados.... Bp. Fundamento tegal... B+}: Admintstracién de la Seguridad de la Informacién en la Policia Nacional joer 380 4.1, Metodologia para adquirir y desarrollar un sistema de informacion orientado por la oficina de telematica, 351 4.1.1, Gestion y planeacian del proyecto... 354 4.1.2. Anélisis disefio y arquitectura de software 52 4.1.3, Implantacién, ambiente y producci6n ..... 53 4.1.4, Cesi6n de derechos patrimoniales de autor .#. Administracién servicios tecnolégices de telefonia mévil celulat Push to talk y a. 5.1, Activacion servicio roaming internacional... sve 356 .§.2. Instrucciones para los grupos de telematica a nivel desconcentrado 257 5.3. Responsabllidad del funcionario policial que se le asigna un servicio de comunicacion de telefonia ‘celular 0 push to talk se : 358 ees 358 .5.4,Reglas de negacio servicios fecnolégicos Bai Pardmetros para ta adquisicién de tecnologias de la informacién y las comunicaciones en la licfa Nacional... ss so-so Aprobacis 05-88-2017Resolucion Oboe HOJA No. 14. “CONTINUACI LUSION POR LA JAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE. COLOMBIA” 1&7, Parametros para la implementacion y administracion de los subsistemas SIES. de television (CCTV} y lineas de seguridad y emergencia 123 en la Policia Nacional 87.1. Adquisicion, viabilidad, supervision, gerantia, administracion y fesponsabiad Nacional en los proyectos - SIES. 8.7.1.1. Responsabilidades de la Policia Nacional en los proy: : “365 87.2, Parametros para ia adquisicion, implementacién, administractin y mantenimiento de la plataforma de comunicaciones en la Policia Nacional... 368 87.2.1. Parémetros para fa adquisicion de elemenios para la red de Comunicaciones 366 87.2.2. Parémetros para el mantenimiento y administracion alla infraestructura y/o equifpos de la red de ‘comunicaciones.. nen fev nn in 368 87.2.8. Parémetros para el cuidado de la infraestructura de respaio y los auipes de comunicaciones. ve 367 8.7.2.4, Servicio tecnico a equipos de radiocomunicaciones 369 8.8. Actividades a tener en cuenta con ol uso de las tecnologias de la informacion y fas ‘comunicaciones. se 369 8.8.1. Lneamintos parauna getin integral de resis de aparatoselétransyelecronioos (RAEES) en la Policia Nacional. - oe 370. 8.9, Pardmetros para el registro de ticenciamiento y su tramite de haja en la Policia Nacional... 372 8.10. Lineamientos para la administracién de los centros de datos y backup de servidores en la Policia Nacional 373 8.11. Uso, conservacién y manejo de medios tecnologicos en Ia Policia NaCiONAlnnunssnnesnam 374 8.11.1, Uso del sistema para la administracion de hardware y software ~ SINVE en la Policia Nacional sven 375 8.11.2. Parametros para la administracién de polzas y garantias en contratos de ais, de tecnologias de la informacion y las comunicaciones...... nee 978 811.3. Ciclo de vida de las tecnologias de ta informacién y las comunicaciones. sve S78 8.42, Estimacién del deterioro del subcomponente TICS sme 376 CAPITULO 9, SUBCOMPONENTE DE SEMOVIENTES EQUINOS Y CANINOS DE LA POLICIA NACIONAL. 377 9.1. Generalidades. snsmronsenaes OTT 9.2. Fundamento Legal... 9.3. Uso de los equinos de fa Policia Nacional 9.3.4, Equinos en zona urbana... 9.3.2. Equinos en zona rurat.. 9.3.3. Manejo de aires en racorrides ... 9.3.4. Manejo de equinos durante patrulla 913.5, Servicios de carabineros...... 9.4. Uso de fos caninos de la Policia Nacional... 914.1. Tiempo de emplao de caninos en el servicio... $142. Medias de seguridad para el service canine pola 9.4.3. Pusstos fis. 9.4.4, Seguridad en el can... 9.4.5. Seguridad con canino en ei servicio. 9.4.6, Servicios de gulas caninos _ 9.5. Condiciones minimas para el funcionamiento de unidades de carabineros y guia caninos .. 382 ‘9.5.1. Infraestructura basica para el funcionamiento de unidades de carabineros ne BBD 9.5.2. Infraestructura basica para el funcionamiento de grupo de gulas CANINOS .......no rrr 8B 9.6. Proyecciones para e! subcomponiente de semoviente: 96.1. Plan anual de adquisiciones ... 9.6.2. Adquisiciones del suscomponente de semovientes. 9.6.2.1. Estudio de mercado... 9.6.2.2. Estudio Previos.. 9.8.2.21 Experiencia del proponente en producir o comercialzar el bien =n yf rec el servicio. 088 $16.2.2.2 Experiencia del oferente de medicamentos.. vs 387 spg-Rs-n005 Aprobacibe: 08.03.2017 VER'2Iucién No, DEL 27 DIC Ha HOJA No. 15. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” [252.23 Vila ainstalaciones del oferene yienas prasioas de smasenariono 6.2.2.4 Calidad de los productos et 6.2.2.5 Forma de ejecucién del contrato.. 6.2.2.6 Plazo de ejecucion {6.2.27 Rotulacion “uso institucional prohibida su venta® 6.2.2.8 Especificaciones técnicas de los products... 62.29 Buenas practess de manufactur (BPM). 6.2.2.10 Catélogos.. os 16.3. Reportes de ejecucion presupuestal.. 6.4, Ottas disposiciones presupuestales . Especializacién del personal . Almacén de remonta y veterinaria ). Alta y baja de semovientes.. .9.1. Comités tecnicos de evaluacion para alta de semovientes, 9.1.1. Integrantes del comité evaluador de semovientes equinos y muleres 9.1.2. Integrantes del comité técnico evaluador de caninos... 391 9.1.3. Funciones del comité técnico evaluador..... - 391 22 Alla de enuins, canines y material geneo 302 3.9.2.1, Por nacimiento.. 392 9.2.2. Por donacién 393 9.2.3. Por compra yio repasicion de la emoresa aseguradora ~ 303 1.9.2.3.1. Disponibilidad de recursos. M ses 9.2.3.2. Estudio de mercado... 9.2.3.3. Evaluacién de ofertas ........... 9.2.3.4, Bvaluacion de semovientes 9.2.4. Requisitos para el alta. 9.2.8. Tramite documentos por reposicién de la empresa seeguradora 394 9.2.6. Requisites generales... 395 9.26.1, Semovientes equinos, asnales y mulares 395 9.2.6.2. Semovientes caninos. syncs 396 }92 7 Resto de material genético de semovienesequnos yc caninas.... seen BOB 9.2.8. Identificacién de semovientes. Z seensaan 9.2.8.1. Impkantacién de Inicrochip vs 9.2.8.2. Marcacion. 9.2.8.3, Registro fotogr 1.9.2.8.4. Hoja de vida y registros 9,3, Baja de equinos y caninos en la Policia Nacional. .9.3.1, Por siniestro o muerte. 9.3.2. Eutanasia....... 'p.9.3.3. Baja por no aptitud para el servicio. a }0. Estimacién del deterioro del subcomponente de semovientes .... {0.1 Deteoro semovientes equhos mulares y asnales 10.1.4. Sanidad. 10.4.2. Adiestramiento 10.1.3. Reproduccion... 10.2, Detetiore semovientes caninos. 10.2.1, Sanidad..... 10.2.2. Adiestramiento 10.2.5. Reproduccién... 11. Distribucién del subcomponente de semovientes ; 11.1, Remesa de semovientes 14.1.1. Remesa de semovientes centros geriatricos................. See 409 m2 | fegmesa por lrasiado de semovientes ala Clinica Veterinaria ‘del Grupo Remonta 9 Veterinaria se 410 §.11.1.3. Otros trasiados de semovientes entre 42. Control del subcomponent de semovientes.... 12.1. Mantenimiento de las condiciones de entrenamiento y certificacion. 12.2. Certificacion de semovientes caninos,...... 12.8, Evaluacién de los semovientes..... 12.4. Esterilizacion de semovientes, 12.5. Servicios Veterinarias . 5-004 Aprointion, 98.03.2017 agRosohucion No, 27 MME 2019. HOJA No, 16, “CONTINUAGI LUGION” PORTA CUAL -SE-EXPDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 9.13. Plan Sanitario para semovientes de la Policia Nacional revere 14 2.15.1 Medias santaraspreventvas.. 41g 9.13.2. Desinfeccion.... . 41 9.13.3. Bioseguridad personal... 415 8.13.4, Manteniiniento diario, sanitario preventive ve ‘correctvo de las instalaciones de Carabinrosy guias, de la Policia Nacional... 416 9.13.4.1, Instalaciones para equinos “416 9.13.4.1.1. Mantenimiento diario. 416 9.13.4.1.2. Mantenimiento quincenal... 4i7 9.13.4.1.3, Mantenimiento semestral.... ANT 9.13.4.2, Instalaciones para caninos ... 418 9.13.4.2.1, Mantenimiento diario. 418 9.13.4.2.2, Mantenimiento semar 419 9.13.4.2.3. Mantenimiento quincenal. 419 9.13.4.2.4, Mantenimiento semestral..ncssnsnen a9 9.13.4, Instalaciones especiales en unidades de carabineros, guias y crladeros.. vo 420 9.43.8. Otras actividades de aseo y desinfeccién, : 9.13.6, Recomendaciones para el uso de los desinfectantes 9.13.7. Programas zoosanitarios so 9.13.7.1. Programas de vacunacion semovienies equinos 9.13.7.1.1, Plan de vacunacién para equines de trabajo., 9.13.7.1.2, Plan de vacunacién para potros sosmenu 9.13.7.1.3. Plan de vacunacion para yeguas en estado de gestacion..... sn AA 9.13.7.2. Programas de vacunacion semovientes caninos - 9.13.7.2.1. Plan de vacunacion canina de trabajo... 9.13.7.2.2. Plan de vacunacién para las hembras gestantes. 9.13.7.2.3. Plan de vacunacién para cachorros 9.13.8. Programas pera el control de parasitos externos y externas en equines y caninos ... 426 9.43.8.1. Programa para el control de pardsitos externos en equinos y caninos. - 8.18.8.2 Progremas para el contro de paso interes en equinos ycannos 9:13.8.2.1. Semovientes equinos... 9:13.8.2.2. Semovientes canines... 9.13,8.2.2.4, Cachorros.... 9.13.8.2.2.2. Caninos adultos de trabajo 9.13.9, Programa de control de plagas.... 9.14, Administracién de medicamentos. 9.45. Plan nutricional de semovientes. ‘9.15.1. Nutticién de los equinos.... 9.5.1.4. Sumministro de agua... 9.16.1 2. Forrajes y nutrientes para a alimentacion del equino. 9.15.1.3, Suministro de concentrado.... 9.15.1.4, Consumo voluntarin, capacidad de ingestion y relacion forrae 9.15.1.5, Horarios de suministro de alimentos a los equinos: 9:18.1.8, Suplementos en la alimentacién del equine 9.18.1.7. Normas précticas de alimentacion del equino 8.18.18, Eveluaion def concen corporal 9.15.2. Plan nutricfonal caninos 0» 9.15.2:1. Suministro de concentrado .....- 9:18 2.2. Horarios de suministo de alimentos a los caninos 9.18.3. Recomendaciones suplementos alimenticios sermovientes... 9.15.4. Controles y cuidados con los productos alimenticios de los ser 9.15.6. Conservacién, almacenamiento y mecanismos de control 9.46. Laboratorio clinico veterinario. 8.181, Parametos par ta elecuién del cronograma para la realizacion de los examenes veterinarios a semovientes - 9.16.2. Toma de muestras.... 9.46.3. Transporte de muestras. 9116.4, Requisitos para la recepoion de ru 9.18.5. Molivo de rechazo de muestras..... 9.17. Transporte de semovientes.. 9.17.1. Transporte de semovientes equinos 817-11. Aspects ater en cuenta previo al ebarqvey saneporte de los semovientes......... 447 9.17.1.2, Embarque.. 2 448 10s.Rs-o8t pore 9669:20°7 ven 2lucion ie OBS 8A ve 27 bic 2019 = HOJA No. 17. SONTINUACK SOLUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NAGIONAL DE COLOMBIA” TTAB. Gonsideraciones para el embaraues.— Soman cnn AB 47.1.3. Desembarque. son on 449 17.2, Transporte semovienies caninos... oo 449 8. Herraje y mantenimiento de cascos de sem: 450 18.1, Generalidades 0.» 450 18.2. Pasos para un buen herraje. 451 19, Manejo de residuos peligrosos de orden infecciosos y de riesgo biolégico en las unidades de rabineros y guias caninos .. 19.1, Lineamientos para el manejo de cadaveres de semovientes.... 19.1.4. Enterramiento 49.1.2. Incineracion de cadaveres animales \PITULO 10, SUBCOMPONENTE DE SANIDAD POLICIAL, .1. Generalidades... 1.2. Fundamento legal .3. Identtificacién y Clasificacién de los Bienes de la Direccién de Sanidad. 0.3.1. Clasificacién de los dispositivos médicos 4. Vida util dispositivos médicos y equipos i lustriales de apoyo hospitalario.... .5. Requisitos especificos para el almacenamiento y acondicionamiento de dispositivos médicos .6. Almacenamiento de dispositives médicos. 0.6.1. Baja de bienes.... fre 10.6.2, Dispositivos médicos... 10.6.3. Almacenamiento de insumos con caracteristicas de peligiosidad 10.6.4. Almacenamiento de equicos, aparatos eléctricos y electrénicos inservibles. 0,7. Manejo y almacenamiento de material radioactivo... 19.8. Almacenamiento y manejo de biolégicos de Inmmunoprevencion 0.8.1, Ubicacién de neveras vn 0.8.1.1. Distribucién de espacios en neveras verticales... 0.8.1.2, Control de la temperatura ns 0.8.1.3. Mantenimiento de la nevera, 10.8.1.4. Sefializacién... 10.8.1.5, Semaforizacion 9. Manojo de residuos sana. 410. Estimacién del deterioro.... 8-500 Aprebacién: 98.49.2017Resolucion No, DEL. 77D Wy HOJA No. 18 SSoumnuacion Gea ereseLoaer FOR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” CAPITULO 1. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL 4.4. Generalidades, En aplicacién al Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, la cual se deriva de la integracién del "Modelo de Administracién de los Recursos Logjsticos y Financieros” liderado por la Direccion Administrativa y Financiera, alienado a la “Metodologla de Optimizacién de los Recursos’ liderada por la Oficina de Planeacién, se expide el Manual para la Administracién de los Recursos Logisticos de la Policia Nacional, con el fin de llevar a cabo el desarrollo del “Componente Logistico” y asi establecer los lineamientos que permiten ia debida administracién de cada uno de los respectivos “Subcomponentes” que hacen parte de éste, los. cuales son: Intendencia. Movilidad. Armamento. Infraestructura, Aviacion. Tecnologias de la informacion y tas comunicaciones. Semovientes. Sanidad, Lo anterior con el propésito que los funcionarios de la institucién identifiquen dentro del manual, las actividades definidas para administrar de manera efectiva los bienes y servicios ofrecidos por cada uno de los subcomponents, buscando con ello salvaguardar los activos, proteger el patrimonio institucional, y generar doctrina con relacién a la administracién, conservacién, buen uso y cuidado de los bienes. 1.2. Ambito de aplicacién, Los lineamientos del Manual para la Administracién de los Recursos Logisticos de ia Policia Nacional de Colombia, seran aplicados por los servidores ptiblicos de la Institucién, dentro de los cuatro 4mbitos de gestién: misional policial, bienestar, salud y educativo, como eje de actuacion de los subcomponentes en los niveles estratégico, tactico y operacional. 1.3. Nociones del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. EI Modelo de Sostenibiiidad de los Recursos surgid desde el arto 2015, como una metodologia utiizada por la Policia Nacional para optimizar recursos en los subcomponentes que hacen parte del componente logistico de los cuatro dmbitos de gestién, Esta metodologia busca aunar esfuerzos para la administracion eficiente de los recursos logisticos que demandan las capacidades institucionales para el logro de los resultados esperados. La Direccién Administrativa y Financiera, desarrollaba el Modelo de Administracién de los Recursos Logisticos y Financieros, para garantizar la sostenibilidad de la capacidad logistica necesaria para la prestacién del servicio de Policia, a través de la sinergia de tres elementos: unidad misional, cadena logistica y sistemas de informacién, con énfasis en la priorizacién de recursos para la reposicion, cobertura y crecimiento de los bienes adquiridos para el servicio policial. Del mismo modo, la Oficina de Planeacién, implementaba la Metodologia de Optimizacién de los Recursos, alineado ala priorizacion y asignacién de recursos para la ejecucién de proyectos que aporten a la esttategia, especificamente con lo establecido en el Plan Estratégico institucional, buscando mejorar fa eficiencia y el uso de los recursos disponibles en los diferentes ambitos de gestion. Por lo anterior resulté imprescindible realizar un trabajo articulado entre estas dos unidades policiales, definiendo el Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, producto de fa unién del R209! Aprebacrtn: 08403-2007 2 agssolucién we 05884 ax 27 IE 2019 HOJA No. 19. SONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” \delo de Administracién de los Recursos Logisticos y Financieros con fa Metodoiogia de imizacién de los Recursos, permitienda de esta forma asegurar el cumplimiento de los Objetivos estratégicos de la institucién, bajo aspectos relevantes de planeacién, gestién de récursos e impacto de los planes, programas y proyectos que hacen parte del componente istico. Modelo de Administracion de los recursos Logisticos y Financieros Metodologia de Optimizacién de los Recursos Gréfico 1. Transicién al Modelo de Sostenibilidad de Recursos. Fuente DIRAF-PLANE El| Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, permite conocer y entender cémo funciona inferactia cada subcomponente, a través de Ia tecopilacién y levantamiento de la informacion ra la construccién del modelo de negocio, insumo necesario para identificar reglas de negocio rechas asociadas al mismo. anterior implica efectuar un andlisis previo de aspectos de orden intemo, como la identificacién hites, clientes o grupos sociales objeto, oferta de valor a los clientes, estructura del ponente y el modelo de negocio, entre otros, para determinar factores claves de éxito que tan alcanzar los objetivos de cada subcomponent. E! resultado de dicha correlacin y la icacién del modelo, van a permitir establecer fa hoja de ruta para optimizar recursos, a través analisis de datos, variables, restricciones y ia funcién objetivo establecida para cada componente, las cuales seran desarrolladas posteriormente con las reglas de negocio, indo quedar documentadas para obligatorio cumplimiento por los responsables de los omponentes. eu h GLAS DE NEGOCIO: se consideran las reglas de negocio, como las decisiones tomadas fa cada subcomponente, como producto del desarrollo de! Modelo de Sostenibilidad de los ursos, siendo restricciones explicitas para la administracién de cada subcomponente, que fanticen una adecuada optimizacién de los recursos presupuestales asignados en cada figencia fiscal. las reglas de negocio son estandarizadas y documentadas por los responsables de cada componente, quienes deberén socializarias a las unidades policiales para su cumplimiento forma permanente, siendo monitoreadas a través de los sistemas de informacién utiizados la Institucién para cada subcomponente, de evaluacién y seguimiento a través de los adores dé gestién de procesos. -4. Elementos de! Modelo de Sostenibitidad de los Recursos. Modelo de Sostenibilidad de los Recursos esta soportado desde su concepcién en la Sreulacion y engranaje de tres elementos: unidad misional, cadena logistica y sistemas de iprmacién, los cuales interactlan entre si, y buscan el cumplimiento de la Politica Institucional Ipgis-a091 Aprob ass: 08-2017 a2Resolucién mo, H5 888 “se HOJA No, 20. "CONTINUACION LUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Ge Buen Uso de los Recursos que permite la optimizacion, y la sostenibilidad institucional para el servicio de Policia. EI Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, se representa graficamente asi: Grafico 2. Elementos del modelo de sostenibilidad de recursos. Fuente DIRAF-PLANE Los tres elementos del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos: garantizan el logro de los objetivos institucionales, soportandose en la optimizacidn de recursos del componente logistico para atender las necesidades del servicio de Policia; asi: 1.4.1. Unidad misional. Es un instrumento basico constituide por el modelo de negocio para a Institucién, con enfoque en factores claves comunes para el éxito que permite desarrollar estrategias de mejora en cada uno de los subcomponentes. Para la estructuracion de la unidad misional se deben identificar, documentar e implementar, las siguientes actividades: + Organizacién interna: fa unidad policiel debe organizarse a si misma, de acuerdo a las unidades que requiere segdn la misionalidad, es decir, graficar su propia estructura basada en las actividades de acuerdo a los procesos en un resumen esquematico que evidencie la planificacion del servicio para el suministro y abastecimiento, incorporando el concepto de estrategia ‘© Servicios y partes interesadas: la unidad misional alineada al objetivo del proceso a cargo, debe identificar los servicios misionales y poblacién objeto a impactar con el servicio a ofrecer generando valor agregado. «Talento Humano; establecer la correcta distribucién y ubicacién del personal, de acuerdo a los perfiles de cargos por competencias y cantidades de personal minimas requeridas, establecidas en las tablas de organizacion policial El desarrollo de este elemento del modelo, implica que la estructura organizacional tenga definida los roles y responsabilidades, para asegurar la implementacién del modelo de negocio, la gestion logistica desde su planeacion hasta él titimo eslabén de la cadena logistica que corresponde al control de actives. 4.4.2, Cadena logistica La cadena logistica esta conformada por los procesos involucrados de manera directa o indirecta para satisfacer las necesidades de un cliente; en materia policial se aplica para prover los bienes y servicios requerides en los diferentes subcomponentes, con el fin de lograr fa eficiente prestacién del servicio policial. Al interior de cada subcomponente se desarrollan les proyecciones, adquisiciones, almacenamiento y distribucion y control de inventarios, como se muestra en la siguiente grafica, que permita garantizar la correcta administracion y efectividad del componente logistice y, por lo tanto, el efectivo soporte al servicio policial. saS.28-0001 Arobaciin, 60.08.2087 VeR2soluclon No, DEL 2 BIC 2018 HOIA No.2. ONTINUACION HBL LUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Gy ml F y) +, psp [gbcones aCe Grafico 3. Eslabones de la cadena logistica. Fuente DIRAF-PLANE. OF esta manera se describen los cuatro eslabones de la cadena logistica: proyecciones, jquisiciones, almacenamiento y distribucién, y control de inventarios; asi |t/H.2.1. Proyecciones, s proyecciones son el primer eslabén de la cadena logistica, convirtigndose en un factor clave rata optimizacion de cada subcomponente, qué permita disminuir y controlar la demanda ante Jevos escenarios futuros; es asi que cada responsable del subcomponente, debe proyectar al supuesto necesario para garantizar el funcionamiento de la unidad policial, utiizando la pyplodologia de optimizacién de los recursos y aplicando las reglas de! negocio para la ineacién de la demanda y proyeccidn de necesidades anualmente. ntes criterios, para el logro de Ia satisiaccion y necesidades de los clientes, frente al intro del ejercicio de las proyecciones de cada subcomponent, se debe tener en cuenta los i iento del componente logistico, asi [Criteria Pp EDs a Corresponde a los bienes que se requieren reemplazar por término de su ciclo de vida Util, deterioro u obsolescencia para que la Insfitucién logre mantener su servicio a través del tiempo; lo cual consiste en reponer y abastecer exactamente los mismos elementos que cumplen el tiempo para prestar el servicio de Policia, teniendo en cuenta los resultados y criterios establecidos en el modelo de deterioro aplicado a cada ‘subcomponente, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabitidad det ‘Sector Publico NICSP- 2 3 a | 3 En el caso de los activos de consumo, se debe manejar el concepto de funcionamiento de la operacién, y no de reposicién por no ser bienes tangibles, por ejemplo: el combustible, mantenimiento preventive y corectivo son requeridos para el funcionamiento de los vehiculos policiales. pbertura | Es la cantidad de slementos reales requeridos para lograr cubrir la tolalidad del servicio de Policia, es decir, la cobertura esta dada entre la diferencia de la necesidad real vs ef inventario actual. La tobertura permite determinar por cada unidad qué elementos se equieren para lograr prestar un servicio de Policia éptimo, teniendo en cuenta las reglas, de negocio para cada caso, pudiéndose aplicar la siguiente formula: Necesidad real ~ inventario actual = cobertura recimiento | Se da en razén a la necesidad institucional de nuevos grupos policlales, ampliacion de servicios, proyectos o programas instilucionales, donde segin las regkas de negocio establecidas para cada subcomponente, se deben realizar las proyecciones en cuanto a tipo y cantidad de elementos, sin que afecte las existencias y distribucién actual de la Institucién; por ejemplo, antes de crear un nuevo CAl la unidad policial debe contar 0 prever los recursos para la puesta en marcha del nuevo servicio. ae Rs-0004 Aprebaciin: I80:2017Resolucion No, pe 2 TBE 98 Hosa no vcowminuacien BER Gira ueON POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION CURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 1.4.2.2, Adquisiciones. Las adquisiciones son el segundo eslabon de la cadena logistica, donde se involucran el plan anual de adquisiciones (aprobado por la Oficina de Planeacién), y la programacién contractual (aprobada por el Ordenador del Gasto), que permite la adquisicin de bienes y servicios por parte de las unidades policiales, a través de as distintas modaiidades de contratacién, de conformidad con lo previsto en la ley 80 de 1993, la ley 1180 de 2007, Ley 1474 de 2011, 0 tas normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, sus decretos reglamentarios y fo dispuesto en el Manual de Contratacién de la Policia Nacional. Asi mismo se debe dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente en lo relacionado can el uso del Sistema Electrénico de Contratacién Publica SECOP H. De igual manera, se debe tener en cuenta la gestién de proveedores considerada como una parte importante para garantizar la calidad de los bienes y servicios. Es por ello, que los responsables de cada subcomponente, deben solicitar el apoyo del Grupo Control de Calidad de la Direccion Administrativa y Financiera, para la verificacién de las normas o especificaciones técnicas de cada uno de los bienes adauiridos. En este sentido, la gestion de proveedores a través de la permanente investigacién de mercados, genera alianzas estratégicas que permiten el desarrollo de nuevos productos acordes a las necesidades institucionales, garantizando ta innovacién permanente y cumplimiento de los requisites de calidad, establecidos a través de las diferentes especificaciones técnicas; determinando la periodicidad y momentos de compra pera lograr oportunidad en la entrega de Jos bienes y servicios a adquifr 4, 3. Almacenamiento y distribucién, El almacenamiento y la distribucién son el tercer eslabén de la cadena logistica, que permite ta correcta administracién de los bienes adquiridos y que son recepcionados en cada uno de los almacenes de acuerdo a su especialidad, bajo condiciones controladas segun el tipo de bien, estableciendo los stock de inventarios requeridos, y planificando previamente la distribucién de los mismos a las diferentes unidades que lo requieran, determinando el método de entrega y medios logisticos requeridos desde las mismas proyecciones de compra De acuerdo a la especialidad de cada subcomponente, se deben llevar a cabo analisis estadisticos periédicos de los consumos, con el fin de recomendar acciones para la toma de decisiones que permitan optimizar los recursos. La distribucién de los elementos debe obedecer a la estructuracién y aprobacién por parte del ordenador del gasto de cada unidad policial de un plan de distribucion, donde se contemplen las necesidades a cubrir de todas las unidades policiales adscritas a esa unidad, evaluando el seguimiento y efectividad en la entrega de estos bienas de manera permanente. 1.4.2.4, Control de inventarios. El control de inventarios es el cuarto eslabén de la cadena k donde se refleja la contabilizacién, mantenimiento y disposicién final de acuerdo at ciclo de vida ttl de cada bien, que permita asegurar el permanente suministro de elementos en buenas condiciones para el servicio policial, dando apficacién en todo momento a la Politica Institucional de Buen Uso y de fos Recursos. Esta politica institucional, tiene como objetivo Ia optimizacién y el manejo eficiente de los recursos financieros y logisticos, que, bajo conceptes de racionalizacién, transparencia y efectividad, logre el apoyo y soporte ideal para el cumplimiento de tas funciones misionales de la Institucién y el mejoramiento det servicio de Policia, Para desarrollar los conceptos anteriores es importante que la interaccién se realice de manera permanente y continua, evitando la ruptura en alguno de los eslabones, toda vez, que al no ‘cumplir esta secuencia la unidad policial afecta el suministro de los bienes y servicios requeridos para la prestacién del servicio policial, afectando de manera directa e! mismo. Apecbsosbe: 08-08.2017[Bselvetén No, DEL PT DIC BS HOJA No. 23. ONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” /1\f.3. Sistemas de Informacién. sistemas de informacion estén conformados por un conjunto de elementos, orientados al famiento y administracion de datos organizados y listos para su uso posterior. En la actualidad Policia Nacional cuenta con varios sistemas de informacion de caracter administrativo y istico, donde se soporta la gestién de los procesos y procedimientos ejecutados por cada lbcomponente del componente logistico, permitiendo administrar efectivamente todos los nes y servicios que demanda la Institucién para cumplir con su misién. Seeage ipecialidad de ia unidad y el nivel al que pertenezca: estratégico, taclico y operacional, alineado in el componente logistico. Es asi, que deben tomarse como una herramienta de alineacién tratégica para evaluar el comportamiento de la logistica institucional por medio del seguimiento : 108 sistemas de informacién se aplican en todos los Ambitos de gestién, de acuerdo con la los datos ingresados a estos sistemas de informacion. uso integral de la informacion suministrada por los diferentes sistemas permite la toma de I¢cisiones al mando institucional, por lo cual se requiere de fa seguridad, preservacién de la infidencialidad, integridad y cisponibilidad de la informacién, que permita el cumplimiento de la isionalidad policial. Por lo anterior, cada responsable de subcomponente debe garantizar la : idad de ta informacion y oportunidad con que se registran los datos en cada uno de los icativos establecidos para los suocomponentes logisticos, enunciados en el presente manual, Intro de los que se destacan entre otros, los siguientes: | $ubcomponente |: = “Sistemas de informacion = f Intendencia Sistema de “informacién para Facturacién y Control de Dotaciones ‘| Movilidad Sistema de Informacién para la Gestion del Equipo Automotor (SIGEA), ‘Armamento Sistem de informaci6n para la Gestion de Elementos del Servicio Policial Infraestructura_|'Sistema de Informacién de Bienes e Inmuebles (SIBIN), ‘Aviacion Sistema de Informacion Logistica del Sector Defensa (SILOG). Tecnologias de | Sistema de Informacion para la Administracion de Hardware y Software la informacién __| (SINVE). ‘Semovientes | Sistema de Informacion Administrativa de Semovientes (SIASE). | +] Sanidad Sistema de Informacion Contable (QUIPO) andlisis al comportamiento de los datos realizados por los responsables: de cada componente, deben permitir plantear, modelar y resolver problemas relacionados con el uso imo de los recursos, y generar herramientas con bases objetivas y rigurosas a la adopcién de isiones en el uso y optimizacién de los recursos; por lo cual se hace necesario que esta sea actividad continua en los diferentes ambitos de gestién, producto de lo cual se mejoren las isiones y reglas de negocio adoptadas en ias actividades misionales y el componente logistico los diferentes ambitos de gestién. ooo CAPITULO 2, COMPONENTE LOGISTICO 2.1. Generalidades. /administracién de los bienes en la Policia Nacional, se encuentra dividido de acuerdo con la pecialidad, en componente iogistico y componente financiero, que a su vez contienen varios sUbcomponentes, donde se integran los bienes y servicios requeridos para la prestacion del eetvicio de acuerdo a la misionalided de cada unidad policial. Para ef caso particular del presente sis se desarollara todo el componente logistico con los ocho subcomponentes basicos intificados para la prestacion de! servicio policial, ast: Intendencia | 2. Movilidad 3. Armamento | 4, Infraestructura. ; 6. Tecnologias de fa informacion y 4 Aviacién tas comunicaciones 7. Semovientes | 8. Sanidad S-0604 Aprebcién 06-00-2047 BE?asinine U5 88 4p 97 000 yon —— an “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Dentro de cada subcomponente se desarrollan las actividades de adquisicién, recepcién, entrega, seguimiento, contro! de bienes y servicios para el apoyo efectivo a la prestacién del servicio policial. En este contexto, se concibe como logistica la integracién de procesos claves de negocio, que van desde la planificacién de la gestién hasta el control que proporcionan bienes, servicios e informacion que agrega valor a los clientes intemos y externos. Con base en lo anterior, el presente manual se constituye en un conjunto de instrumentos para la gestién administrativa en las unidades policiales en lo que respecta al manejo de las propiedades, planta y equipo de la Institucién; el cual esta dotado de herramientas y mecanismos que permiten el control de inventarios de los bienes en bodega, en servicio y de control administrativo, mejorando la calidad de los flujos de informacién interrelacionados con la parte contable, garantizando que la informacién sea oportuna, verificable, comprensible y comparable, permitiéndole al mando institucional la toma de decisiones y rendicién de cuentas. 2.2, Fundamento legal, E1 articulo 269 de la Constitucién Politica y le Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de! control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones’, consagra_ como obligacién para las entidades piblicas, disefiar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos y fruto de ello es el presente Manual, ‘que se constituird en herramienta fundamental para cualquier clase de decisiones administrativas. ‘ue se deban adoptar en referencia al manejo de los bienes de propiedad de la Policia Nacional, © por los que esta sea responsable. Adicionalmente, como fundamento legal se tienen las siguientes directrices: © Resolucién 193 del 05/05/2016 “Por la cual se incorpora en los procedimientos transversales del régimen de contabilidad piblica, el procedimiento para la evaluacién del control interno contable”. © Paragrafo 29 del numeral 4 del Titulo | del Capitulo tinico del Libro | “Plan General de Contabilidad Publica’ del Régimen de Contabilidad Publica’, indica Entomo y Sistema Nacional de Contabitidad Publica 29, Las entidades del sector pablico, (..), actuando individualmente o en forma colectiva, medianto transacciones, hechos y operaciones, modifican la estructura y composioién de sus derechos de control, propiedad y usitructo sobre bienes, servicios y valores, afectando fa estructura patrimonial publica y fa riqueza social. Dichos cambios se raconocen a través del SNCP y se revelan por medio. de astados, informes y reportes contables, fos cuales deben permitir el conacimiento claro, preciso yy suficiente de las acciones y actividades de las entidados del Sector Pablico con respecto al tiso ‘que han dado @ fos recursos bajo su responsabilidad’, ‘+ £1 procedimiento para la evaluacién del sistema de control interno contable, emitido por la Contaduria General de la Nacién, establece en el numeral 3.2.3 “Sistema documenta “La informacion debe ser verticable, es decir, debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhauistives 0 aleatorias, internas o extemas, que acrediten y confirme su procedencia y magnitud; ademds debe aplicar siempre Jo requerimientos establecidos pare ef econacimiento, medicién, revelacién y presentaoion de los hechos econémicos.” ‘+ Directiva Transitoria No. 09 del 08/08/2008 emitida por el Ministerio de Defensa Nacional “Obligatoriedad del uso de la herramienta informatica SAP. 2.3. Marco conceptual. E1 manejo de las propiedades, planta y equipo de los bienes del Estado, estan bajo le responsabilidad de los entes publicos a través de los funcionarios y los mecanismos dé dlasificacién, valoracién, identificaci6n, registro, orden, control y conservacién que adopte fa entidad contable publica en forma permanente, los cuales deberan ser claros, precisos y metédicos. 19-25-0004 Apso aire 6-03.2007 VER 2neg booluclén e588 4 oa 27 DIG 3019, HOJA No. 25. SONTINUAGION BE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” fal razén, para contribuir en ef desarrollo de cada una de las etapas del control intemo table (identificacion, clasificacién, medicién y registro), la totalidad de los hechos econémicos y| operaciones realizadas en la ejecucién de los procedimientos del proceso logistica y ‘abastecimiento, deberan identificarse de manera individual y estar respaldacas en documentos idbneos, de tal manera que la informacion registrade sea susceptible de verificacién y jprobacion exhaustiva 0 aleatoria; por lo cual, no podran registrarse contablemente los ‘hbchos econémicos, que no se encuentren debidamente soportados, en cuyo caso el documento berd cumplir los requisitos que seftalen las disposiciones legales que le aptiquen: manejo contable de las propiedades, planta y equipo de la Policia Nacional, se desarrolla con e en las normas técnicas establecidas en el plan general de contabilidad publica vigente, para Teconocimiento, medicién, presentacién y revelacién de la informacién contable de la Policfa icional, disponible para la toma de decisiones del mando institucional y demas usuarios femos y externos de la misma, movimientos y registros de las operaciones rélativas a las propiedades, planta y equipo de Instituci6n, se ejecutan en concordancia a lo establecido en el catalogo general de cuentas able a entidades del Gobiemo, definido por la Contadurfa General de la Nacién, adoptado acuerdo a las necesidades institucionales a través del sistema de Informacién Financiera SIF .cién. IES responsabilidad del Ordenador del Gasto, el Jefe del Area Administrativa o en su defecto el fe Administrativo de cada unidad policial, aplicar los controles administrativos para la Vvolucién de los bienes muebles e inmuebles de la Policia Nacional, que en desarrollo de la ion que desempefian le han sido entregados a los servidores publicos bajo su mando. 1248. Conceptos basicos. Alcontinuacién, se define cada uno de los elementos que conforman la administracién de los nes, y que son aplicables de manera transversal a cada uno de los subcomponentes, frente a lalacdministracién de los bienes, asi 2.4.1. Concepto de bien. consideran los elementos que componen el grupo de las propiedades, planta y equipo de la titucion, todos los bienes tangibles ¢ intangibles y ios recibidos para la administracién, uso, custodia y explotacion (cuentas de orden), estos se manejaran y controlarén a través de cada : 'acén de acuerdo con su naturaleza, y en concordancia con las respectivas cuentas contables lablecidas en el plan general de contabilidad publica. 2.4.2. Clasificacién de los bienes. acuerdo a la naturaleza y uso de los bienes en ia Policia Nacional, y en concordancia con lo lablecido en el catalogo.general de cuentas emitido por la Contadutia General de la Nacién para entidades de Gobierno, los bienes se clasifican en: oo Aarobastéa: 08-03-2017roamnainr 05 08 A~“se_— 97 DIE 2018 Hoan “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” iMintes Benes peducne Aoroneee en execs teas pas Hsien ysuristos Pooks wn poses Enea ~ Prope, antsy eave ewlies! = Semosetes 2 Entensto em 2 Epmanenmente No eepiaus 1 Prestedotes, party equips en eae Repestee colan PvE Towles wt 2 lane i ty bo |-~ Sines ec corual shia iene Blas mattis yeutules pale + senvale Spero rubles Terenas — vis tet Fueriie; DIRAF-COGEN Para los efectos requeridos se deberé conformar el comité de clasificacién y actualizacién de los ‘elementos devolutivos y de consumo el cual estar integrado por : Etherecnes El Jefe Area Logistica Direccién Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Almacenistas Direccién Administrativa y Financiera. Almacenistas DISAN, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIASE, DITRA, DIBIE. Jefe Contaduria General El comité se encargara de: ‘+ Actualizar el listado de elementos devolutivos y de consumo de acuerdo con la naturaleza dé cada bien al almacén de la especialidad que corresponda. ‘+ Recepcionar y analizar les solicitudes de las unidades policiales respecto a la clasificacién de bienes. Nota 1: el listado actualizado de elementos devolutivos y de consumo, podra ser consultado por cada unidad policial en el micrositio de la Direccién Administrativa y Financiera en la polired. 2.4.2.4, Definiciones 2.4.2.1.1. Bienes tangibles Son bienes que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones fisicas yy técnicas, entre ellos podemos definir: 2.4,2.4.2, Bienes muebles Son toclos aquellos bienes devolutivos y de consumo transportables de un lugar a otro por si mismo o por una fuerza o energia externa. 2.4.2.4.3. Bienes Inmuebles ‘Son aquellos que no se pueden transportar de un lugar a otro por sus especiales caracteristicas, como los edificios, terrenos, el bien inmusble por antonomasia es la tierra, Iuego, todo aquello que se encuentre unido de forma estable a la misma, ya sea de forma natural 0 artificial, sera Aarobacien: 93032017lucién vo, 05884 oe ICM HOJA No. 27. fonrinunc IN DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA IINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” nsiderado un bien inmueble. Bienes caracterizados por su tendencia a la perdurabilidad y su ra identificacién. Se denominan también Bienes Raices. .2.1.4. Bienes devolutivos 2, [Sbn los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen © consumen cen el primer uso ly berecen por deterioro, obsolescencia, nlimero de horas de uso o condicién, término de su vida liti menor a los 50 UVT, 0 por raz6n de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser ld}vuettos por tos funcionarios o contratistas a quienes la Institucién se los entregé para su uso lvib cumplimiento de las funciones asignadas. Son objeto de depreciacién, provisiones y lathortizacion. S 4.2.1.5, Bienes de consumo gE n todos aquellos bienes no retornables, que por su utilizaci6n en el desarrollo de las Htividades que realiza la entidad, tlenen desgaste parcial o total con el primer uso que se hace ip eles, porque al ponertos,agregaias 0 apicatos a alos se exinguen o desaparecen como jidad 0 materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. No n objeto de depreciacién, provisiones y amortizacién. =ea I2\4.2.1.6, Activo fijo la vigencia a registrar y que cumpla con los criterios para reconacimiento de activo descrito brig los bienes tangibles adquiridos a cualquier titulo cuyo costo sea superior a SOUVT la Politica Contable de Propiedades, planta y equipo. #.2.1.7. Bienes reparables n todos los componentes de equipos que sufren un dafio o han cumplido su ciclo de vida y le de acuerdo a la evaluacién técnica acepta reparacién o mantenimiento para ser puestos al vicio de acuerdo a las necesidades, i#.2.1.8. Edificaciones toda construecién que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar otro y estén lheridas a la tierra, adquirida a cualquier titulo, la cual forma parte del activo, ya que es utilizado ira cumplimiento de la misi6n del cometido estatal .2.1.9. Terrenos un espacio de tierra adquiride por ta Policia Nacional a cualquier titulo, sobre el cual neralmente se puede construir o se tiene una destinaci6n especifica, estos bienes pueden ser| ¥anos O rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construides. .2.1.10. Semovientes jimales que son seres sintientes y que deben recibir especial proteccion contra el sufrimiento | dolor, haciendo parte de las propiedades, planta y equipo, y que se tienen para la roduccién y la prestacion del servicio, #-2.1.11. Construcciones en curso Representa el valor de las edificaciones que atin se encuentran en construccién, en los diferentes mponentss del costo como son: materiales, mano de obra y demas costos de construccién inqurridos para el desanollo de cada obra o frente de trabajo, hasta cuando estén en condiciones ¢|operar de la forma prevista; para su rectasificacion a la cuenta ‘Edificaciones”. 2.4.2.1.12. Bienes en transito imprende a los activos que se encuentran en trémite de transporte, legalizacién, importacién 0 rega, por parte de los proveedores y terceros. ip 90s Aorenscxér: £6.08-2097Resolucién wo NG BBA pe 21 DI Cc 2S HOJA No. 28. “CONTINUACION A RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 2.4.2.1.13. Blenes en Bodega Son los bienes muebles, que transitoriamente se encuentran en depésito debidamente identificados, mientras son puestos al servicio en las dependencias, adquiridos a cualquier titulo, en desarrollo de la funcién administrativa o en cumplimiento de la misién estatal. La permanencia de estos bienes, en bodega esta sujeta al plan de distribucién o mantenimiento que la unidad ha programado de acuerdo al plan de necesidades proyectado. Los almacenes generales de cada subcomponente logistico podran tener la reserva estratégica, para el servicio policial 2.4.2.1.14, Bienes en servicio Corresponde a todos los bienes devolutives adquiridos a cualquier titulo, al servicio de las diferentes dependencias de la Institucién, los cuales presentan un potencial de servicio y genera beneficios econémicos a la Insfitucién, entregados por el almacenista para uso, custodia y/o conservacién para el cumplimiento de sus funciones, La responsabilidad de estos bienes, estara a cargo del jefe de cada dependencia, quien, a su vez, los asignara a cada servidor publica, y este titimo responderé por el manejo que dé a los mismos. En caso de no poder individualizar ta responsabilidad, ésta seré solidaria para quienes intervengan en su manejo. 2.4,2.1.15. Bienes muebles en mantenimiento Corresponde a los bienes muebles, que a partir de veinte (20) dias que se encuentren en mantenimiento preventivo «| correctivo, con el fin de recuperar y/o conservar el potencial de servicio y utiizacion del mismo, 2.4.2.1.46. Bienes muebles no explotados Corresponde a los bienes que, por caracteristicas 0 circunstancias especiales, no son objetos de uso 0 explotacién en desarrollo de sus actividades, serdn las siguientes, previo concepto tecnico: = Los bienes muebles devueltos a la bodega que tienen potencial de servicio, para reasignar a otra dependencia o remesar a otra unidad policial = Bienes de propiedad de la PONAL, involucrados en procesos judiciales. = Armament catalogado como reserva estratégica, este concepto solo aplica en la DIRAF. = Bienes pendientes de indemnizacién por parte de la aseguradora (darto parcial), 2.4.2.1.17. Bienes inservibles ‘Son aquellos bienes muebles e inmuebles que por su estado fisico ylo de obsolescencia, no son Utiles © no poseen patencial de servicio para el desarrollo de las actividades de cometido estatal; en tal sentido el almacenista deberd realizar las gestiones correspondientes para la baja y su disposicién final, el cual deberd quedar incluido en el acto administrativo correspondiente a fa baja. 2.4.2.1.18. Maquinaria y equipo Representa entre otros, el valor de la maquinaria industrial, el equipo para fa construcci6n y perforacién, asi como las herramientas y accesorios que se emplean en la produccién de bienes la prestacién de servicio. También incluye la maquinaria y equipo de propiedad de terceros que cumplan la definicién de activos. 2.4.2.1.49. Equipo médico y cientifico Comprende los equipos, utensilios, instrumentos y aparatos médicos, odontold laboratorias cientificos, de investigacién y de laboratorio que son utiizados en la prestacién del sps-R5-1004 Aros 9903-2017 VER 2‘ aaa v0 5884 oa 27 BIE IIy Foun wo: 29; SONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” rvicio, asi como los destinacos @ apoyar la gestion administrativa. También incluyan el equipo ImEdico y cientifice de propiedad de terceros que cumplan la definicién de activo. 2s. .20. Muebles enseres y equipo de oficina presentan el valor de los muebles, enseres y equipos de oficina empleados para la produccién bienes y la prestacién del servicio, ast como aquellos destinados para apoyar la gestion inistrativa. También incluyen los muebles, enseres y equipo de oficina de propiedad de ‘ceros que cumplan la definicién de activo. [2/4.2.1.21. Equipo de comunicacion y computacién mprende los equipos de comunicacién, computacién, accesorios, aparatos electrénicos, entre 6, asi como los destinados a apoyar la gestion administrative de propiedad de la Policia cional, adquiridos a cualquier titulo, para el desarrollo de sus funciones, incluyen también los uipos de comunicacién y computacién de propiedad de terceros que cumplan con la definicién activos, [2/4.2.1.22. Equipo de transporte traccién y elevacion pmprende los equipos de transporte aéreo, terrestre, férreo, maritimo y fluvial, asi como bién los equipos de traccién y elevacion adquiridos a cualquier titulo, para el desarrollo de ‘8 funciones, incluyen también los Equipo de Transporte de Traccién y Elevacién de pippiedad de terceros que cumplan con la definicién de activos, [244.2.4.23, Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria Chmprende los utensils, instrumentos, aparatos y maquinaria utiizado en hoteles, restaurantes afeterias, adquiridos a cualquier titulo para el desarrollo de sus funciones, incluyen también Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hoteleria de propiedad de terceros que cumplan la definicién de actives. 2.4.2.1.24, Bienes historicos y culturales bienes muebles o inmuebles, que hayan sido declarados historicos, culturales 0 de irimonio nacional. t ta 3: los bienes que cumplan con estas caracteristicas no pueden ser clasificados como l¢mentos de propiedades, planta y equipo; propiedades de inversién o bienes de uso publico. 2.4.2.1.26. Bienes de arte y cultura P¢rresponde a los bienes adquiridos a cualquier titulo como son, las obras de arte, bienes de Ito, las joyas, los elementos de museo, los elementos musicales, los libros y publicaciones de Investigacion y consulta de la entidad entre otros, que son utilizades para decorar o para sstacion del servicio, 2.4.2.1.26. Repuestos y accesorios los que, al adherirse, agregarse_o aplicarse a otros bienes, se extinguen o desaparecen Ealno united ¢ materia independiente y entran a formar parte integrante 0 constitutiva de éstos. '$ en comodato los bienes recibidos a través de un “contrato de comodato”, en el que una de las partes modante), entrega a la otra (comodatario), un bien mueble o in musble para que haga uso de s y el mismo sea restituido ai término del tiempo pactado. El Comodante conserva la Piedad del bien, por lo que no es traslativo del dominio, séio se entrega la tenencia del bien. : contratos de comodato se celebran de conformidad con la competencia otorgada a los jenadores del gasto, a través del acto administrative de delegacién expedido por el Director —— a9. 264 Apecbacitn: 98-09-2017Resolucion No, DEL 2TDIG 2 HOJA No. 30, “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR TA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” General de Ta Policia Nacional, y les son aplicables las normas del codigo civil en aquellos aspectos que no estén regulados en el estatuto de contratacién. Para la supervision del contrato (comodato) se deberd designar un funcionario, que cuente con la formacion técnica o profesional que demande el ejercicio de la actividad, de conformidad con {os lineamientos que, para el efecto, se han establecido en el Manual de Contratacion de la Policia Nacional. El funcionario que sea designado como supervisor de un contrato 0 convenio, asi como el tercero contratado para el ejerciclo de interventoria, tendran la responsabilidad de ejercer en forma oportuna, eficiente y eficaz, el control que garantice a la administracién el apropiado desarrollo y ejecucién de! objeto contractual, al igual que el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convencionales. Al vencimiento del contrato de comodato, eventualmente el comodante podra donar el bien objeto del comodato, en tal caso, aplicando el procedimiento de entrada y salida de bienes en los almacenes 1LA-PR-0015. Los ordenadores del gasto deberdn realizar las gestiones de la renovacién de los comodatos vigentes por lo menos tres meses antes del vencimiento del mismo, previa verificacién del estado de conservacién, garantizando el potencial de servicio y los beneficios econémicos generados de los mismos para lo cual fueron convenidos. 2.4.2.1.28. jienes recibidos en custodia Son los bienes de propiedad de otra entidad (tercero), los cuales son entregados a la Policia Nacional para su salvaguarda o custodia; para su contabilizacién los almacenistas como Tesponsables de esta custodia, deberdn coordinar con el contador de fa unidad, 2 29. Bienes entregados en custodia Correspande a los bienes de propiedad de la Policia Nacional entregados a un tercero para su salvaguarda o custodia a través de actos administrativos emitides por autoridad competente. Para su contabilizacién los almacenistas coordinaran el registro de estos bienes con el contador de la unidad. 2.4,2.1.30, Bienes aprehendidos 0 incautados: Corresponde a los bienes muebles @ inmuebles vinculados directa o indirectamente en la comisi6n de un delito o un comportamiento contrario a la convivencia, los cuales han sido puestos. a disposicion de las unidades policiales por autoridad competente. Se procederd a realizar la correspondiente entrada al almacén y se registran en cuentas de orden para su respectivo control, soportado en los siguientes documentos: = Oficio de la autoridad competente que pone el bien a disposicién de la unidad policial, junto con la copia del acta correspondiente. - Acta de recibo que incluya el inventario del bien la cual especifique el estado del mismo (Video o registro fotogratfica), por parte de la unidad policial. = Certificado de avaltio practicado, el realizado a través de consulta de precios de referencia el definido en el acto administrativo (mercado). = Una vez definida fa situacién del bien en comodato, por parte de la autoridad competente, s& procederd al cumplimiento de la orden correspondiente, reversando el registro de cuentas de orden. - Traténdose de bienes inmuebles recibidos por esta modalidad, adicional a estos requisitos se requiere como soporte la matricula inmobiliaria donde aparezca registrada la destinacion y el acta de recibo del inmueble, asi mismo lo determinado en este manual en el capitulo del subcomponente de Infraestructura. 15.25.0001 Apishnestn: 03.2007 VER?ssolucion No, 0 5 8 8 4 DEL 27 BIE HOJA No. 31. ONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA’ ‘4: para las armas incautadas, las unidades policiales deberan dar cumplimiento a lo ttablecido en la Resolucién 01038 de! 07/03/2018 “por /a cual se establece el procedimiento a destruccién de las armas de fuego, accesories, partes esenciales, armas neumaticas y Togueo, incautadas, decomisades o halladas, a cargo de la Policia Nacional” o normas que modifiquen, donde establece el procedimiento a seguir para realizar la destruccién de todas illas armas que siendo decomisadas por autoridad administrativa o judicial deben cumplir Io fialado en el articulo 175 de la ley 1801 de 2016 “por Ja cual se expide ef Cédigo Nacional de licia y Convivencia’. 2/4.2.1.31. Bienes intangibles n todos aquellos bienes que no tienen apariencia fisica (derechos, licencias, software, tentes, etc.), sobre los cuales la Policia Nacional tiene el control, espera obtener beneficios jonémicos futuros 0 potencial de servicio y puede realizar mediciones fiables, no se espera inder en el desarrollo de las actividades de cometido estatal y se prevé usarlos durante mas de ja vigencia, entre ellos encontramos: 4.2.1.31.1. Licencias la facultad 0 permiso atribuido a una persona natural o juridica para ejercer una actividad, 0 izar de ciertas libertades 0 concesiones fuera de las ordinarias, por situaciones particulares, jueridas para el desarrollo de una actividad. 2.1.31.2. Software presenta toda la parte inmaterial o intangible que hace funcionar a un ordenador para que plice una serie de tareas especificas, conocidos como programas; el software hace al conjunto elementos fisicos y materiales que componen ei computador, para trabajar de manera inleligente, 2.4.2.1.31.3, Derechos luna concepcién de autoridad otorgada por una norma juridica a una persona o grupo en virtud la cual queda legitimada para desplegar una determinada conducta sobre una omas. personas: posas. 2.1.31.4, Pélizas de seguros jatticulo 107 de la Ley 42 de 1993, prevé: “Los Organos de Control Fiscal verificarén que fos ignes del estado estén debidamente amparados por una péliza de seguros 0 un fondo especial pado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las punstancias fo ameriten’. So a cumplimiento de io anterior, los blenes y fondos de la Policfa Nacional, deben asegurarse y amparo es importante en la medida que se encuentren expuesios a riesgos en su inistracion y mansjo, siendo obligatorio constituir las pélizas requeridas para asegurar los bignes, patrimonio y talento humano de la Policia Nacional, que garanticen el pago de perjuicios ssionados por él mal manejo y administracion de los fondos o bienes por parte de los lores pliblicos o particulares, mismo, la Policia Nacional con el fin de amparar los bienes de su propiedad (Planta y Equipo) quellos por los que es juridicamente responsable, asi como a los funcionarios de manejo y fofianza, debe adquirir en cada vigencia fiscal una péliza de seguros para proteger el patrimonio Liblico, so pena de ser objeto de la accién administrativa pertinente, con fundamento en Ley 476 de 2011 ‘Por ia cual se expide el régimen de responsabilidad administrative por pérdida 0 apo do biones de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades tas 0 vineuladas o la Fuerza Publica’, y en observancia del numeral 22 del articulo 38 de Ley 1962 del 28 de enero de 2019, que indica: “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que jan sido encomendados y cuidar que sean utllzados debida y racionaimente, de conformidad Jos fines @ que han sido destinados". Iban cobaci nF Bass-s0os Ayrobaciin: 86-03-20Resolucion No, DEL 27D 8! HOJA No. 32. “GONTINUACION LUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Cabe anotar, que el articulo 140 de la ley 1956 del 25 de mayo de 2019 “Por e/ cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022", dispuso promogar hasta el 01 de julio de 2021, la entrada en vigencia de la Ley 1952 de 2019 "Codigo General Disciplinario”. 2.4.2.1.32. Herramienta informatica - Aplicativo SAP EI Sistema, Aplicaciones y Productos SAP, es una herramienta tecnofogica integrada de gestién que permite la correcta administracién de los diferentes dmbitos de gestién de una organizacion, el cual fue adaptado por politica del Gobierno Nacional. Por su parte, el SILOG es Ia sigla que identifica al Sistema de Informacion Logistica del Sector Defensa, que por medio de la plataforma tecnolégica SAP, consiste en un sistema informatico integrado que agrupa en tiempo real todas las funciones de fa administracién organizacional, que trabaja en la integracién de los departamentos logisticos de todas las Fuerzas Miltares y la Policia Nacional, con el fin de optimizar la administracién de los bienes y recursos, para hacer mas eficiente el abastecimiento del personal, el mantenimiento de equipos y la compra de insumos. Independiente de la forma que ulilice la Policia Nacional para procesar la informacién, sea esta manual 0 automatizada, el disefio del sistema implementado debera garantizar eficiencia, eficacia y economia en el registro, procesamiento y generacién de la informacion financiera, @conémica, social y ambiental, este objetivo dependerd de cada uno de los funcionatios que lo ejecuten y la responsabilidad que les asiste en la ejecucién apropiada de los procedimientos disefiados para apalancar los objetivos Institucionales en el desarrollo adecuado del proceso “Logistica y Abastecimiento” EI SILOG, est conformado por siete (7) médulos: Logistico, Financiero, Datos, Mantenimiento, Técnico, Capacitacion y Mesa de Ayuda, los cuales se ajustan a las necesidades de la Fuerza Publica. 2.4.2.1.32.1. Médulo logistico Tiene como funcién subir a la plataforma SAP todos los procesos logisticos de las Fuerzas Miltares y la Policia Nacional, para verificar y hacer control y seguimiento a cada una de las tareas establecidas en los procedimientos logisticos, desde el momento mismo de la contratacion hasta la destinacién final de los mismos. 2.4.2.1.32.2, Obligatoriedad de utilizar el aplicativo El numeral 3 “EJECUCION titulo B MISIONES PARTICULARES’, literal b de la Directiva Transitorta No. 09 del 2006, emitida por e! Ministerio de Defensa Nacional “Obligatoriedad def uso de fa herramienta informatica SAP (...), implementada por el grupo de trabajo SILOG en sector defensa y asignacién de responsabilidades para su cumplimiento’, a la letra determina “Comandante General de las Fuerzas Miflitares, Jefe de Estado mayor Conjunto, Comandantes de Fuerza, Director de la Policia Nacional, imparten instrucciones intemas (...), con ef fin de garantizar ef desarrollo efectivo del SILOG, estableciendo indicadores de verificacién de la obligatoriedad de su empleo en toda fa organizacion Militar y Policial" Es asf, que todas las unidades policiales con ordenacién del gasto de gestién general, estan obligadas en el uso del aplicativo SAP, en cada uno de los médulos en todas las dependencias de la unidad de acuerdo a los procedimientos que desarrollen. Para el caso de las unidades que hacen parte del presupuesto de Sanidad o quien haga sus veces, procederdn igualmente al registro de los hechos econémices en referencia al movimiento de bienes, en el Sistema de Informacién aprobado para el manejo de los mismos por la Direccién de Sanidad de la Policia Nacional o quien haga sus veces. 2.4.3, Sistema de identificacion de los bienes. Es el cédigo numérico o alfanumérico asignado a cada bien devolutivo, que lo identifica para todos los eventos. El proceso de identificacién de los bienes en la Policla Nacional, se realiza de manera automética, en el momento que se efecta el registro de entrada en el almacén Ayroacet: 66-09-2007fucion SRSA ox 27 DIC my HOJA No. 33. ONTINUACI "ATRESOLUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRAGION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” brrespondiente de acuerdo a su naturaleza a través del aplicativo SAP/SILOG para bienes de g sstién general y para los bienes de la Direccién de Sanidad, el cédigo lo emite el sistema UIPU. [2\4.4. Sistoma de catalogacién OTAN de los bienes Sector Defensa. sistema OTAN de catalogacién es un procedimiento intemacional y uniforme para la nominacién, olasificacién, descripcién y numeracién de los articulos de abastecimiento que ran en los sistemas de inventarios de las Fuerzas Militares y de la Policia Nacional, donde lleva a una estandarizacién definida en la OTAN, como el proceso de desarrollo de iceptos, doctrina, procedimientos y disefios para lograr y mantener los mayores niveles de mpatibilidad, intercambiabilidad y practicas comunes” en los ambitos de operaciones, ientos, material técnico y administrativo. Los principales resultados de este proceso y las herramientas OTAN para la mejora de la interoperabilidad, son los Acuerdos de tandarizacién (STANAG) entre los paises miembros de la OTAN. ello se utiliza el Sistema OTAN de Catalogacién (SOC), mediante el cual se trata de ui ntizar que un mismo articulo sea conocido, dentro del ambito de la logistica de las naciones farias del sistema (son usuarios del sistema todos los paises de la OTAN, y aquellos otros ses que han sido admitidos en el mismo con diferentes niveles de apadrinamiento - 33 paises enero de 2018), por una misma, Unica denominacién y un mismo y nico numero OTAN de télogo (NOC), Para tal fin, son objeto de catalogacién todos aquellos articulos adquiridos por la Fuerzas litares de las naciones usuarias de! SOC, para ef apoyo logistico de sus sistemas de armas y ‘operacién diaria de sus unidades, concepto que engloba el término de “articulo de istecimiento”, incluyendo a la Policia Nacional de Colombia como parte de los paises idrinados en la OTAN. = nimere, conocide come numero OTAN de Clasificacién (NOC), esta conformado por trece ites que identifican los articulos de abastecimiento incluidos en el SOC. Cualquier producto o icio adquirido por las fuerzas cle defensa debe quedar registrado en el SOC con su respectivo C, cuyos cuatro primeros digitos son de serie de la OTAN, los dos siguientes corresponden, l|cdigo del pais, y los siete restantes son el consecutive de cada pais donde haya quedado -atalogado. Zi = 2.4.4.1. implementacién del Sistema OTAN de Catalogacién (SOC) en la Policia Nacional. Direccién Administrativa y Financiera, tiene como responsabilidad liderar la Implementacién primer escalon de catalogacién en la Policia Nacional, donde e! equipo encargado tendra ef ipromiso de realizar la identificaci6n técnica basica a partir de los documentos de los tratos de adquisicién con el fin de generar las solicitudes de peticién de catalogacién, intenimiento numero OTAN de Catélogo - NOC y altas de usuario en ef Sistema de italogacién OTAN. iblecer de obligatorio cumplimiento y uso del Sistema OTAN de Catalogacién por parte de unidades ejecutoras dei gasto de la Policia Nacional, sus lineamientos sobre él uso en todo lo logistico, desde que nace la necesidad hasta la baja 0 disposicién final del articulo de stecimiento. sito: jorar los procesos de contratacion respecte de los precios, fabricantes y estudios de mercado of) ¢ fin de facilitar las operaciones logisticas reduciendo costos y tiempos, asi como garantizar yor transparencia en la ejecucion de los procesos contractuales, luccién al SICAD istema Integrado de Catalogacién de Defensa, es una herramienta virtual interactiva de 'sulta y catalogacién de articulos de abastecimiento de acuerdo con el Sistema OTAN de logacién (SOC). Esta basado en el principio que cada articulo de abastecimiento, posee un Aprobncise: 02-08-20%Resolucibn we 05 884 oa 27 DIC gue IOWA No. 34, “CONTINUAGION DE TA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” nico ndimero OTAN de catélogo (NOC) el cual fo identifica y pueda ser gestionado por os sistemas logisticos del Ministerio de Defensa Nacional y es reconocido en el ambito logistico internacional OTAN, Esta formado por médulos a los cuales se accede seguin el perfil. EI SICAD contiene: * El catélogo nacional de articulos del sector defensa el cual se puede consultar de forma sencilla y amigable. ‘Publicaciones tales como los manuales de catalogacién (H2 - H4 - H6 - Acodpt) y se pueden acceder a ellos desde su menti principal, + Através de el se realizan las transacciones necesarias para la catalogacién. Pasos para catalogar en e! SICAD Cada articulo de abastecimiento que se introduzca en el SOC debe ser nombrado, desorito y por Consiguiente identificado y clasificado de tal forma que se le atriuya solamente un numero OTAN. de Catélogo (NOC). La estructura del NOC se describe en el acuerdo OTAN de normalizacién STANAG 3151, Utilizacién del Sistema OTAN de Catalogacién (SOC) en los procesos de contratacién de articulos de abastecimiento en el marco de la cadena logistica. Se establecen mediante cuatro fases: Fase I: Determinacion de ta Necesidad: A partir del plan de adquisiclones, el responsable del plan anual debe realizar consulta del registro y/o catalogacidn en SILOG, SICAD y NMCRL. SICAD y NMCRL: Sino se encuentra catalogado el articulo a adquirir debera informar a la oficina del Primer Escalén de la Direccion Administrativa y Financiera. SILOG: si no se encuentra creado el articulo a adquirir deberd informar al Grupo SILOG de Ministerio de Defensa Nacional, ia creacién de cédigos de material, en el caso que el articulo cuente con numero OTAN de Catdlogo ~ NOC, sé debe solicitar la actualizacién del cédigo de material en SILOG. Fase Il: Logistica de Obtencién: Se da a partir de la etapa precontractual de adquisicién. Los duefios de necesidad elaboran los estudios previos, quienes deben ir verificar el numero OTAN de Catalogo -NOC, informacion técnica, vida util, fabricantes y comercializadores de los articulos a adquirir, en el caso eventual de no tener ntimero OTAN de Catalogo -NOC en la elaboracion del pliego de condiciones o en aquellos articulos cuando requiera mantenimiento del ntimero OTAN de Catélogo -NOC mediante adicién de caracteristicas técnicas, referencias 0 nuevos proveedores, deben incluir la Clausula Contractual de Catalogacién, para los procesos de contratacién de bienes. Por lo anterior los grupos © responsables de contratacién de las unidades, debe verificar la inclusién de la oléusula contractual de catalogacién. Fase Ii: Logistica de Distribucion: En la etapa contractual. Los comités evaluadores verifican en los estudios previos la inclusién del nimero OTAN de Catalogo -NOC, el Jefe del Grupo responsables de contratacién, es el responsable de verificar la exigencia de la clausula contractual de catelogacién y realizar las consultas pertinentes en el SICAD. El supervisor del contrato es el responsable de recibir la informacion técnica exigida en ta clausula de catalogacién por cada uno de los articulos, de acuerdo al tiempo establecido en la minuta, el cual remitird la informacién al Primer Escalén para realizar él proyecto de catalogacién 18-78-0008 Aprosney 09.08-20"7 VER?INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” fF iuclon no 05884 oe 2G ons HOJA No. 38. S'GONTINUACION LUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA I jo] mantenimiento, en coordinacién con el Almacenista correspondiente, de acuerdo con la lespecialidad de los bienes. IL Direccion Administrativa y Financiera, es la responsable de liderar la implementacién de este |pjoceso en la Policia Nacional IL le bs Ordenadores de Gasto, son los responsables de garantizar que los lineamientos que sean itidos por la Direccién Administrativa y Financiera, se socialicen y se cumplan por parte de los ssportsables de acuerdo con las fases anteriormente relacionadas. ise IV: Logistica Inversa: Acciones encaminadas a disminuir el impacto ambiental en el arrollo de la cadena logistica, mediante bajas de articulos determinados de acuerdo a la idad y a la informacién suministrada por el SICAD, con el fin de faciltar el reciclaje de los teriales que constituyen riesgos potenciales para el medio ambiente y su éliminacién cuada Se macenistas: almacenistas deben verificar los documentos técnicos, respecto del registro de articulos Pdiante el Sistema OTAN de Catalogacién, en el caso eventual que ios documentos técnicos tregados por ef adjudicatario no queden almacenados con el articulo, deben ser entregados al jpervisor del contrato para el respectivo tramite con el Grupo de Catalogacién del Primer scalén de la Policia Nacional peraciones multinacionales ¢ internacionales: personal inmerso en operaciones muttinacionales e intemacionales debe hacer uso obligatorio I Sistema OTAN de Catalogaci6n, para lo cual deben: gM o peese ‘+ Recibir capacitaci6n en uso del SICAD. * Consultar en SICAD los articulos que hacen parte del apoyo logistico, * Terminada la misién retroalimentar el resultado del uso SICAD. (Oficina de Telematica de la Policia Nacional: Sgn los responsables de garantizar a ta oficina o Grupo del Primer Escalon: * Acceso a la Red LAN de la Policia Nacional e ingreso a la direccién SICAD hitp./172.18.76.149/sicad Acceso a internet NMCRL, para realizar consultas de catalogacién. ‘Acceso a intemet para consultar las fichas técnicas de los productores colombianos. Estar actualizados en internet y java los equipos de computo. Brindar soporte técnico, respecto de la conectividad a la red LAN del Ministerio de Defensa Nacional. Ss Jefes de Area o Grupo de Contratos, deben informar timestralmente at Grupo de {talogacién del Primer Escalén de la Policia Nacional (Area Logistica DIRAF o quien haga sus ees), la relacién de contratos de adquisicién de articulos de abastecimiento donde se dio uso la clausula de catalogacién, quien presentaré el informe consolidado a la Subdireccion de Iimas Técnicas del Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de hacer seguimiento a las icitudes de catalogacién realizadas por ef Primer Escalén de la Policia Nacional. > Ofjcina de Comunicaciones Estratégicas Perantizar que el equipo del Primer Escalén de catalogacién, cuente con la asesoria y soporte la comunicacion publica del desarrollo estratégico institucional respecto del Sistema OTAN |Catalogacién, que contribuya en la implementacién y posicionamiento institucional frente al mo. 2.49. Mecanismos de control directos responsables de ejercer los controles permanentes de los bienes en depésite y en ‘etvicio, ordenados y clasificados de acuerdo con su naturaleza, identificacién y ubicacién, seran: | Prdenador del Gasto, Jefe Area Administrativa o Jefe Administrativo, el Jefe Grupo Logistico Las-o004 bz r 68.83.2017Resolucion No, ‘ DEL ls HOJA No. 36. “CONTINUACI LUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIGN DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 0 delegado, ef Almacenista como custodio de los bienes en bodegas, os funcionarios a los que 3@ les ha encomendado bienes para el desarrollo de sus funciones en el desempefio de su cargo y los contratistas a quien se les haya entregado bienes para el cumplimiento del objeto contractual y los que la administracion determine en las unidades. 2.5.4. Otros mecanismos de control El control de los bienes se debe ejercer a todos los elementos de consumo y devolutivos de propiedad de la Policia Nacional, adquiridos a cualquier titulo y a los que por acto administrativo © en virlud de un negocio juridico sean responsables de su custodia, que se encuentren en bodega y en servicio. Este control se ejercera de manera permanente, fisica y cuantitativamente, verificada con la informacion contable de la unidad, teniendo en cuenta cada uno de los estados enue ss encuentran los bienes (mantenimiento, pérdida o dafio, pendiente de baja, destinacién inal, etc. La institucién en el caso de pérdida de bienes, se ceftird a lo contemplado en Ia ley 1476 de 2011 “por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida 0 dafio de bienes de propiedad 0 al servicio de! Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas 0 vinculadas o la Fuerza Publica’. Los bienes de control administrative, tendran los mismos controles que las propiedades, planta y equipo, y se podran realizar transacciones a través del sistema SAP/SILOG para gestion ‘general sin efecto contable, y el sistema QUIPU utlizado por la Direccién de Sanidad, 2.5.2. Toma fisica y presentacion de inventario Es la actividad ejercida por los responsables, para realizar la toma fisica de inventario general ylo selectiva, dejando constancia de lo actuado en el formato "1 LA-FR-0132 ACTA DE REVISTA SELECTIVA, TOMA FISICA Y PRESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO", donde se relacionan los bienes de manera ordenada completa y valorizada de toda clase de bienes que integran las propiedades, planta y equipo de la Policia Nacional, en una fecha determinada, el cual debe mostrar el nimero de unidades en bodega, servicio y cuentas de orden, detallando uno a uno la descripcién de los mismos, precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el valor fotal dal inventario. De igual manera se relacionan los bienes registrados en las cuentas de orden. De encontrarse novedades en el desarrollo de estas actividades tales como: faltantes, sobrantes, bienes mal clasificados, bienes en mal estado, pérdida o dario de bienes, bienes con fecha de vencimiento caducada, entre otras; deberdn, quedar registradas en el formato en mencién, asi mismo, presentar el correspondiente informe escrito y detallado al Comandante de la unidad, con copia al Jefe del Area Administrativa 0 Jefe Administrativo y Contador, para su conocimiento y tramites contables. Cabe aclarar, que independientemente de la presentacién en los inventarios de los bienes racibidos a través de contratos de comodato y actas de donacién, los almacenistas de acuerdo @ la naturaleza de los bienes deberan organizar cada uno de estos contratos en carpetas debidamente identificadas, con nombre de la entidad, numero de contrato 0 convenio, fecha de iniciacion y fecha de vencimiento del comadato con copia del contrato correspondiente, inventario individualizado de los bienes debidamente identificados y valorizados, Nota 2: se debe tener en cuenta las fechas de vencimiento de los comodatos, con el fin de devolver los bienes 0 ampliar el contrato de comodato, 2.5.2.1. Ventajas de {a realizacion de inventarios fisicos - Verificar, clasificar, valorar y controlar los bienes de propiedad de Ia Institucién adquiridos a cualquier titulo y de los que legalmente somos responsables. - Ejercer control razonable de {as existencias reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilizacién, deterioro, merma y desperdicio de elementos. $0s.RS-o008 Aprchociin: OB OILOT VER: 2olucion No, DEL 2F DIC 015 HOJA No. 37. SONTINUACI UCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” | Llevar registro detallado y personalizado de todos los bienes que han sido entregados a los servidores publicos de la Policia Nacional, con su correspondiente valor histérico y fecha en que fueron puestos al servicio. -|| Realizar todos los movimientos de los bienes de tal manera, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicacion y a cuanto asciende el valor de los activos de la Institucién. ||| Garantizar la confiabilidad de la informacién registrada en los sistemas de informacién en los que se lleva el control de cada componente logistico que permite ta toma de decisiones, ||] Revetar en los Estados Contables de la Institucién, la situacién econémica social y ambiental, como herramienta para la toma de decisiones del mando Institucional . Almacén iB-1. Clasificacion de los almacenes [Pra ejercer mejor control de los bienes en las unidades policiales, de acuerdo con sus Inycesidades, complejidad, volumen de operaciones y naturaleza de ios bienes, se deberd crear lap almacenes de acuerdo a lo siguiente: Intendencia - Vestuario. Movilidad. Armamento. ; || Aerondutico. Telematica. r || Remonta y Veterinaria, Sanidad. 2. Requisitos para ejercer el cargo de almacenista iS Fequisitos para ejercer el cargo y funciones de almacenista en las unidades policiales jberan ser los determinados en el Manual de Funciones establecido para la Policia Nacional, acuerdo a las competencias alli exigidas, teniendo en cuenta que el funcionario debe cumplir la capacitacion en el sistema de informacién SAP y demds aplicativos implementados, bados por la Institucién para la administracién de los bienes a cargo de la Policia Nacional, 2.8.3. Responsable de los bienes inmuebles gs requisitos para ejercer ef cargo y funciones en las unidades policiales deberan ser los rminados en el Manual de Funciones establecido para la Policta Nacional. Direccién Administrativa y Financiera a través del Grupo de Bienes Ralces, vigilara la manente actualizacion y conciliacién de la informacién de los bienes inmuebles registrados el aplicativo SAP/SILOG y el aplicativo de administracién de los mismos, requiriendo que las rituras, avalos, contratos y demas documentos soporte, queden debidamente incorporados fpposen en la unidad dentro de la carpeta de cada uno, solicitando de ser necesario copia de mismos para su archivo correspondiente. -4. Organizacién del almacen responds al Jefe Area Administrativa o Jefe Administrative y Jefe Grupo Logistico 0 quien ja Sus veces y Almacenista (de cada subcomponente), la organizacién del almacén y Jas, de conformidad con las normas sobre almacenamiento de materiales, instalaciones, ipos de seguridad, normas de seguridad industrial y bioseguridad en el caso de la Direccién [Sanidad o quien haga sus veces, para asegurar la naturaleza, conservacion y facil manejo de mismos, de conformidad y atendiendo la normativa ambiental vigente y demas que sean cables, como manuales, disposiciones, directivas e instrucciones especificas impartidas al rior de la Policia Nacional. wade 08.03.2017,esotucion we DEBRA oa 2HOIC 208 HOJA Wo. 38. CONTINUACION SOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Los bienes nuevos, los usados para reasignacidn y pendientes para mantenimiento y obsoletos © inservibles para baja, se almacenaran por separado seguin la naturaleza del bien. 2.6.5. Areas de almacenamiento La utilizacién del espacio para el almacenamiento debe planearse de acuerdo a los materiales que se manejen, previendo sus caracteristicas de clase y tamafio. La ubicacién y acondicionamiento de fos almacenes deben considerarse minimo los siguientes aspectos: = Elegir construcciones a prueba de incendio, con pisos en concreto o baldosin, de tal manera que facilite la accién de los bomberos. = Ventilacién suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como también facilidades de acceso, = Espacios y distribucién adecuada para la colocacién de los equipos contra incendio, extintores de mano, equipos de primeros auxilios y elementos de proteccién personal. - Las instalaciones de toma corriente y enchufes, al igual que la iluminacién deben ser apropiadas a la clase de bienes que se manejen (Intendencia, telematica, sanidad etc.), de tal manera que faciliten la manipulacion de equipos eléctricos. = El equipo para las operaciones de conservacién y manipulacion de bienes, en los almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo necesiten = Seleccién de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que necesiten cuidados especiales. 2.6.6. Aimacenamiento de los bienes Con el fin de garantizar el buen estado de conservacién y seguridad de los bienes almacenados en las instalaciones del almacén, los almacenistas deberan atender los sigulentes aspectos, que se constituyen en medidas para los efectos enunciados, y seran responsables por su debida aplicacién: . = Proteger los bienes de los siguientes factores: tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores, lo cuales pueden aglizar efectos de deterioro. - Clasificar de manera aproplada los bienes a almacenar, tenlendo en cuenta sus caracteristicas, el almacenista debe definir la zona de ubicacién de manera que permitan su ubicacién, en los sitios destinados para tal fin, evitando almacenar en el mismo estante materiales y/o bienes de clases diferentes (alimentos con pinturas, contaminantes) que generen dafio, contaminaci6n o deterioro, entre otros. = Distribuir de manera adecuada los espacios de los estantes, piso, estibas, islas, bahias y sitios para ef almacenamiento de toda clase de bienes. = La ubicacién de los bienes debe facilitar la toma fisica de inventario, movimientos e inspeccién de los bienes en bodega, teniendo en cuenta la rotacién de los bienes (Reconocimiento). - El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un minimo de manipulacién. = La ubicacién de los bienes en fos almacenes, no deben interferir con el sistema de extincion de incendios, el libre trénsito por corredores internos y puertas. 6. RS-O181 proba. 09-03-2017 VER 2[Rbsohuclin A588 A oe DBE 19 HUA No. 38. “CONTINUAGK SOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un maximo de carga permiido, a fin de evitar ef dario de los que se hallan como base del arrume, y sobre estibas en el piso (debe usarse avisos que indiquen el peso permitido). - | Cada tipo de bien debe ester identificado con su respectiva tarjeta de identificacién, ta cual debe contener como minimo la siguiente informacion: Nombre del bien Codificacién grupo de bien Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.) Cantidad Ubicacién en el almacén Cantidad maxima, minima y de urgencia establecida (stock) Cuando varios bienes son idénticos, se colocaré en la tarima una tarjeta con las especificaciones mencionadas de estos bienes. Los bienes voluminosos y pesados deben colocarse sobre estibas, facilitando asi su manejo con montacargas. Los bienes almacenados al descubierto deben colocarse culdadosamente sobre estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando su altura y carga maxima permitida para su bodegaje. En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usara lona, plistico u otra clase de cubierta, para proteger los materiales y equipos, tomandose medidas apropiadas para evitar su deteriora. = gdos los bienes almacenados al descubierto requieren inspeccion y atencién frecuente para ‘rantizar la preservacion, evitando asi que se presenten dafios por la falta de prevencién por rte del Almacenista, siendo esta su responsabilidad. En temporadas de lluvias intensas, iracanes y cambios bruscos de clima, deberan inspeccionarse las areas de almacenamiento ira comprobar si hay cubiertas rotas 0 desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los luipos, 0 si se ha perdido la accién de los anticorrosivos de las superficies metalicas, is equipos retirados del servicio por inservibies, irreparables u obsoletos, asi como los bienes gndientes de reubicacién deberan ser ubicados en el almacén al cual pertenecen en el lugar tinado para ello, debidamente identificando ambos casos y efectuar las gestiones necesarias. ra realizar el proceso de baja y/o reubicaciOn, los cuales deben contar con el correspondiente informe técnico. SRzeG bienes téxicos y/o radiactivos deberan almacenarse, teniendo en cuenta las medidas mas de seguridad establecidas, a fin de evitar contaminacién a otros materiales, al igual, el ‘acén debe contar con ventilacion adecuada, que evite la concentracién de gases. Cuando se lacenen medicamentos que requieran de control de temperatura, deberén contar con canismos de control verificables ubicados en lugar visible, descritos en los formatos fablecidos en la S.V.E. Las municiones y explosives deben ser almacenados en polvorines, cuales estaran en zonas alejadas a sitios residenciales y Areas de trabajo, para lo cual se pen tener en cuenta los riesgos a los cuales se pueden ver expuestos. bienes devolutivos deben permanecer el menor tiempo posible almacenado, dando asi iplimiento al plan de distribucién, en caso de persistir esta situacién, se debe realizar las tiones del caso para su puesta al servicio 0 trasiado a otra Unidad, de tal forma que se evite deterioro u obsolescencia. Solo esta permitido el almacenamiento de bienes por largos lodos, de aquellos elementos que determinen la Direccién Administrativa y Financiera y El indo institucional como “stock estratégico". Los bienes que, por su volumen, peso, fragilidad y nds especificaciones técnicas y especiales, podrén ser recibidos directamente en su lugar de falacién y/o utilizacién, isons ?Ubss4 LLDIC 2019 Resolucién No, DEL HOJA No. 40. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Nota 5: cuando los bienes almacenados sean considerados como peligrosos para el ambiente 0 la salud humana, estos deberén contar con | ficha de seguridad y deber capacitarse al personal sobre su manipulacion y manejo adecuado. 2.6.7, Estantes Corresponde al Almacenista identificar los estantes, entreparios y divisiones con un sistema numérico o alfanumérico, con el fin de dar una rapida localizacién al bien requerido, la cual debe estar registrada en el aplicativo SAP y/o demés aplicativos implementados en la Policia Nacional para el manejo de los bienes. ~ Los estantes deben colacarse minimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin de brindar una compista utiizacién de los mismos, permitiendo una rapida y fécil toma fisica de inventarios. * - Ladistancia entre estanies colocados de frente debe tener el espacio minimo de un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio para el transito entre ellos. = Los estantes de madera requieren minimo de dos inspecciones para verificar su estado de conservacién y dafios causados por plagas de la madera, asi mismo dos veces al afio, se deberd realizar mantenimiento preventivo, basado en fumigacién o inmunizacién de los mismos. = En los almacenes ubicados en mezzanines deben usarse estantes livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condicién, a fin de evitar sobrepeso, dafio de bienes y accidentes 0 pérdida de vidas humanas. - Los pasillos ubicados debajo de los mezzanines y formados entre estantes deben estar iluminados y debidamente identificados, facilitando la recepcion y despacho de los bienes. 2.6. Propiedades, planta y equipo Reconocimiento: de acuerdo a ias Politicas Contables “Son activos tangibles empleados por la Policia Nacional para la produccién 0 suministro de bienes, para la prestacién de servicios y para propésites administrativos; los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; y los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento. Estos actives se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante mas de un periodo contable" También incluye los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado, bajo el control de la Institucién, asi como los bienes de propiedad de terceras recibidos sin contraprestacién de otras ‘entidades del gobiemo en general y los bienes histéricos y culturales, que cumplan con la definicién de propiedades, planta y equipo. Medicién inicial: en la Policia Nacional, las propiedades, planta y equipo se medirén por ef costo, el cual comprende, entre otros, lo siguiente: = El precio de adquisiciSn; los aranceles de importacién y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisici6n y gastos de desaduanamiento; - Los costes de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construccién 0 adquisicion de un elemento de propiedades, planta y equipo; = Los costes de preparacion del lugar para su ubicacién fisica; - Los costes de entrega inicial y los de manipulacién o transporte posterior; = Los costes de instalacién y montaje; ~ Los costos de comprobacién del adecuado funcionamiento del activo originados después de deducir el valor neto We la venta de los elementos producides durante el proceso de instalacl6n y puesta a punto del activo (por ejemplo, las muestras producidas mientras se prueba el equipo); = Los honorarios protesionales; - Todos los costes directamente atribuibles a la ubicacién del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista, 1De.Rs004 Aprcbaciie* 18.03.2017 YER?[Resolucién No, 05884 DEL u 4 HOJA No. 41. ONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” jalquier descuento 0 rebaja del precio se reconoceré como un menor valor de las propiedades, nta y equipo, y afectard la base de depreciacién. TO] todo caso, no se reconoceran como parte del elemento, los siguientes conceptos: los costos puesta en marcha (a menos que sean necesarios pata poner la propiedad en las condiciones sarias para que opere de la manera prevista por la administracién de la entidad); las ‘didas de operacién en fas que se incurra antes de que la propiedad, planta y equipo logre el fel planeado de ocupacién; ni las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o ‘olos recursos en los que se incurra para la construccién de la propiedad. \7. Deterioro de los bienes no generadores de efectivo Resoluci6n No, 01516 del 26 de marzo de 2018 ‘Porla cual se adoptan las Politicas Contables ‘ei Nuevo Marco Normativo de fas Normas Internacionales de Conlabilidad del Sector Ptiblico CSP), se definen Jos responsables del cumplimiento y se dictan otras disposiciones’, sefiala: “EI deterioro de! valor de los activos no generadores de efectivo, es fa pércida en su potencial de ‘servicio, adicional af reconoctmiento sistemético realizado a través de la depreciacién o amortizacion. Los actives NO GENERADORES DE EFECTIVO, son aquellos que fa entidad mantione con ef ropésito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no ‘mercado, es decir, fa entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos a pracios de no mercado". (Concepto de! Marco Normativo para entidades de gobierno). Ef cumplimiento a lo anterior ta Policia Nacional defini que, para las Propiedades, planta y luipo, el reconocimiento del deterioro asi: “Para efectos de estimar el deterioro @ las propiadades, planta y equipos de la Policia Nacional, se considera que ef valor material de su costo individual de adquisioiin, producci6n, construccién, donacién, transterencia o permuta sea superior @ 300 SMIMLV de la vigencia a presentar. Por lo anterior, solo se evaluard si existen inaicios de deterioro del vafor de jas propiedades, planta y equipo @ fos bienes cuyo costo individual sea igual o superior a 300 SMMLV de fa vigencia @ presentar’. icepciones “Para los bienes de ta Direccion de Sanidad de ta Policla Nacional, el valor material para efectos de deterioro y por fo tanto para evaluar si existen indicios de deteriora es de 500 SMMLV de la vigencia 4 prosentar. De acuerdo con fa Norma General emitida por fa Contadurla General de la Nacion, como minimo, af final del periodo contable la entidad evaluard si existen indicios de deterioro del vafor de sus actives no generadores de efectivo. En caso do existir algtin indicio claro de deteriora entre dicha fecha de evaluacion y la fecha de clere, 1 mismo sera evaluado y reconocido en los Estados Financieros en el momento que suceda’”. Eq atencion a lo anterior, la Direccion Administrativa y Financiera con el fin de dar aplicacién a pormativa vigente, convocé a los administradores de los bienes de la Institucién de acuerdo a naturaleza, con el fin de establecer y definir los criterios (internos y externas), que cada uno So de la experiencia y responsabilidad de administrar, controlar y realizar seguimiento a las om iedades, pianta y equipo de la Policia Nacional, ast como también, asignando una valoracién ntitativa a cada criterio. responsables de la modificacién de los deterioros establecidos para las propiedades, planta jquipo de la Policia Nacional, estarén a cargo de las mismas unidades y dependencias que Competencia de la administracién control y custodia de {os bienes de acuerdo al subcomponente 0 su naturaleza los elaboraron, previa autorizacin y aprobacién de ta Cantaduria General de la Policia Nacional; siendo de obligatoria aplicacién por lo menos una vez lel periodo 0 vigencia (tercer trimesire de cada afio), Aprobaciin: 0803-2007Resolucién No, DEL TT BIE 28 HOA No. 42. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” + Direccién Administrativa y Financiera. “DETERIORO MOVILIDAD”, Jefe Grupo Movilidad. “DETERIORO EQUIPO DE ARMAMENTO” Jefe Grupo de Armamento. “DETERIORO BIENES DE INTENDENCIA’, Jefe Grupo de Intendencia. “DETERIORO DE INMUEBLES’, Jefe Grupo de Bienes Raices. + Direcci6n de Antinarcéticos. + "DETERIORO EQUIPO AERONAUTICO” Jefe Area de Aviacisn Policial. “DETERIORO DE MOTORES”, Jefe Area de Aviacién Policial, - Direccién de Carabineros y Seguridad Rural. © “DETERIORO DE SEMOVIENTES- EQUINOS’ Grupo de Remonta y Veterinaria. “DETERIORO DE SEMOVIENTES- CANINOS” Grupo de Remonta y Veterinaria - Direccién de Sanidad. * "DETERIOR® EQUIPO MEDICO" Direccién de Sanidad. - Oficina de Telematica. + "DETERIORO EQUIPO DE TELEMATICA’ Almacenista de Telematica OFITE. En este sentido, cada responsable direccionara la ejecuicién de estos deterioros para que de manera oportuna se alleguen los formatos debidamente diligenciados a los Grupos de Contabilidad de cada unidad policial, con el fin de realizar la contabilzacién de esta estimacién, de acuerdo a los resultados de cada deterioro, fa cual debe registrarse antes de finalizar fa vigencia a evaluar. Nota 6: estos deterioros, deben ser revisados anualmente y actualizados si se requiere por parte de los responsables y aprobados por Contaduria General de la Policia Nacional, debiendo ser socializados a todas las unidades policiales a nivel nacional, por los responsables. 2.8. Bienes de control administrativo Corresponde a los bienes cuyo costo unitario sean inferiores a 50 Unidades de Valor Tributarios (U.V-7) de [a vigencia a presentar, con el fin de mantener el control y permita una identificacion fisica plena del mismo. 2.9, Bienes de inventario (Consumo) Corresponde a los bienes de, consumo adquitidos a cualquier titulo para ser consumidos, distribuirse en formas gratuitas o utiizadas en la produccién de bienes y la prestacién del servicio. El inciso No. 162 del numeral 9.1.1.4 “Inventarios” del Plan General de Contabilidad Publica, determina "9.1.4.4 Inventarios 162, Los inventarios deben reconocerse por el costo historico y se Mlevarén por’ ‘1 sistema de inventario permanente. Para efecios de valoracién y determinacién de los costos pueden aplicarse los métodos ce Primeres en entrar Primeras en Salir (PEPS), Costo Promedio 0 cualquier otro método de reconocido valor técnico, de acuerdo con fa naturaloza de ios bienes, ‘procesos productives y procedimientos intemos, No se acepta como método de valuacion el de Uitimas en entrar primeras en salir (UEPS)". Por tal razon el método de reconocimiento de los inventarios en la Policia Nacional en concordancia con la norma contable es “Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)”.| ig solucién No, 05884 DEL ZEDIC 2019, HOJA No. 43. Roo DE TA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA IINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” |2|10. Método valuacién de los bienes de inventario (Consumo) Eh la Policia Nacional los bienes en bodega, se valuaran por el Método del Promedio Ponderado. i2\10.1. Criterios para realizar inventarios jpn los determinades en la normativa legal vigente, relacionados con la responsabilidad Blitucional de garantizar la custodia, uso, conservacién, manejo y control de los bienes del itado, desde la adquisicién hasta su destinacidn final, por tanto, las unidades policiales deberén lizar las siguientes actividades: FRpalizar la toma fisica de elementos de consume, devolutivas en bodega y en servicio (cuentas propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) por lo menos una (1) vez al afio en un 100%. i mismo, se realizarén revistas fisicas selectivas mensuales tomando una muestra jepresentatva de los bienes de acuerdo con cada una de Sus ubicaciones (en bodega, servicio, re|ntegrados para reasignacién, reintegrados inservibles, incautados, etc.), utilizando los criterios ‘ablecidos en el formato 1LA-FR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FISICA Y ESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO’. IE|| almacenista, en coordinacién con los contratistas, que tengan a su cargo bienes de la Ingptitucion que le hayan sido suministrados para su servicio, uso, custodia o administracion, bién_deberén verificar y firmar el respective formato 1LA-FR-0132 “ACTA REVISTA ‘CTIVA, TOMA FISICA Y PRESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN DEGA Y EN SERVICIO" 2.11. Presentacion de inventarios 2.11.1. Inventario general S almacenistas de acuerdo al subcomponente que administre (Intendencia, movilidad, Brmamento, telematica, remonta y veterinaria, aerondutico, entre otros), realizaran la toma fisica @l total de los bienes en bodega y en servicio de propiedad de la Policia Nacional adquiridos a Iquier titulo, con corte 31 de diciembre; asi mismo, de los bienes aprehendidos 0 incautados, \es entregados y/o recibidos en custodia, en mantenimiento, no explotados (en proceso para ja), bienes totalmente depreciados, agotados 0 amortizados (destinacién final). Para la inificacion y realizacién de este inventario se debe realizar una orden de servicios, con minimo inta dias de anterioridad, efecto de su presentacion a los entes de control intemnos y externos, estos deberdn reposar formato digital en los archivos de cada unidad; asi mismo, deberan ser presentados en medio janético debidamente certificado, con la informacién contable correspondiente al cierre de la “igencia, la cual es enviada por e! contador de la unidad a la Oficina Contaduria General, durante primeros cinco (5) dias después del cierre fiscal del Sistema Integrado de Informacién janciera SIIF-Nacién del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, previa conciliacién con los 108 de Ia informacion contable presentada en la misma fecha de corte. Hefe Grupo Logistico, o quien haga sus veces, garantizaré la presentacion del inventario de bienes en bodega, servicio, mantenimiento, no explotados y cuentas de orden de la unidad. 41.2, Inventario individual JAimacenista de cada uno de los subcomponentes (Intendencia, movilidad, armamento, matica, remonta, aerondutico enire otros), obligatoriamente deberd ejercer control a los lanes que de manera individual se han entregado a los funcionarios de cualquier categoria o ratistas de las dependencias de la unidad, para el cumplimiento de sus funciones; igualmente ra hacer entrega formal mediante inventario a los Jefes de cada Area, Grupo y/o endencia de la unidad, debidamente firmados y valorizados, de los bienes que le han sido Inados para él cumplimiento de sus funciones, de acuerdo a la entrega individual de bienes se haya realizado a cada funclonario para su uso, servicio, administraci6n o custodia, o que [suministren para el desarrollo de su misin. spapas-oo0s Aprodasisn 08.08.2007U5884 1B Resoluci6n No, DEL HOJA No. 44, “CONTINUACION DE LA RESOLUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Asi mismo, es responsabilidad del jefe de cada rea, grupo, oficina y/o dependencia de la unidad, firmar el inventario parcial y hacer entrega individual a los funcionarios bajo su mando mediante actas de entrega y responsabilidad de los bienes asignados, que constituyan verdaderos soportes para la ejecucién de las posibles reclamaciones, las cuales deberan contener, entre otros: - _ Identificacién completa de los bienes. El valor en libros. La persona que esta a cargo de los mismos. Clausula de responsabilidad en caso de pérdida o extravio distinto a causas naturales Estos inventarios deberan estar actualizados permanentemente por los coordinadores de inventarios en el aplicativo SAP ylo demas aplicativos implementados en fa Policia Nacional y ‘soportados con los comprobantes de reintegros, pérdidas, entrada, salida y demas movimientos que afecten su saldo. Las dependencias tendran en cuenta los siguientes aspectos para su organizacién y control: = Los jefes o comandantes de cada dependencia deben propender por mantener actualizado al inventario de los bienes a su cargo que hayan sido entregacios por el almacenista y de acuerdo a los movimientos de los mismos. = Todos fos Jefes o comandantes de las diferentes dependencias, en caso de ser trasladados, deberén rendir el correspondiente inventario de su dependencia al almacenista, o el funcionario responsable de los inventarios 0 quien haga sus veces para su respectivo descargue so pena de las sanciones disciplinarias, administrativas y fiscales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1015 de febrero 07 de 2006, por medio de fa cual se expide el Régimen Disciplinario para la Policia Nacional, normas que la adicione o sustituya o la que la modifique ~ Informar al Almacenista, cada vez que se produzcan movimientos de bienes al interior de las dependencias de la unidad. 2.44.3, Inventarios parciales Como minimo en forma mensual se debe efectuar un conteo fisico de los bienes, en bodega y en servicio, y el resultado del mismo debe ser rendido al comandante de la Unidad en el formato establecido 1LA-FR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FISICA Y PRESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO’. En cumplimiento a lo dispuesto en la Resolucién No. 193 del 05 Mayo de 2016 “Por fa cual se incorpora en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Publica, ef Procedimiento para la evaluacién de! Control interno Contable’, 0 el acto administrative que la modifique, adicione o sustituya, el Jefe Area Administrativa o Jefe Administrativo de la unidad, elaborara anualmente un cronograma de revista fisica de los bienes en bedega y en servicio de todos los bienes muebles e inmuebles de la unidad, como criterio de verificacion y comprabacién sisternatica y fisica de los mismos, en la DIRAF este cronograma debe ser realizado por el Jefe del Area Logistica, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: El soporte para realizar esta verificacién fisica de elementos, debera ser los listados actualizados (inventario de cada una de las dependencias de la unidad, distritos de Policia, estaciones, consultorios médicos, colegios, entre otras), que contenga el aplicativo “SAP” o el adoptado para la administracién de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestidn. 2.11.4, Faltante y sobrantes de nes en los inventarios ‘Como resultado de un inventario fisico o una prueba selectiva de los elementos del consumo 0 devolutivos bienes en bodega o en servicio se encuentren diferencia, de faltantes 0 sobrantes, el servidor pubblico que adelanta la diligencia, debera registrar estas novedades en el formato iLAFR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FISICA Y PRESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO” y en coordinacién con el 50588-0008 protineén 08.08.2017 VER?05 88 4 oa solucién No. OEL HOJA No. 45. onTntacibn DE TA RESOLUGEN FOR TA SH SeeDMP ine aL waNne Pata ta IMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” lallnacenista indaga las causas de esa irregularidad presentada. En caso de que las explicaciones tefieran a posibles errores U omisiones en los registros, el aimacenista, verificaré mediatamente su veracidad sobre los documentos idéneos y en coordinacién con el Contador [olscedan a realizar io pertinente (registro contable). se encontraren faltantes 0 sobrantes no justificados, con el informe presentado al Director 0 fandante.de la unidad de estas novedades, éstos uitimos (Director 0 Comandante), en }ordinacién con el subdirector, subcomandante o quien haga sus veces, procederan de acuerdo lo establecico en la normativa emitida para tal fin, con el objeto de establecer la responsabilidad iministrativa correspondiente, Tales comunicaciones se hardn maximo dentro de los cinco (5) siguientes al levantamiento del “ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FISICA Y ESENTACION DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO” rrespondiente, Siendo el siguiente el procedimiento - El almacenista debera informar al ordenador del gasto la novedad. - El ordenador del gasto ordenara iniciar el proceso administrative, de acuerdo con la novedad presentada - Con la apertura de la investigacién, la autoridad competente enviard copia de este documento al almacen para realizar su proceso (salida o entrada) segiin el caso. Sujeto Por aplicacién de la ley 1476 de 2011, "Por la cual se expide el régimen de Fesponsabilidad administrativa por pérdida 0 dario de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas 0 vinculadas o la Fuerza Publica’. - La autoridad competente enviard copia de a apertura de la investigacién al Grupo de Contabilidad, con el fin de realizar los registros o ajustes contables a que haya lugar. - De acuerdo al fallo definitive, se cancelaran las cuentas de orden registradas, dando cumplimiento a lo determinado para la baja de estos bienes y/o restitucién del responsabilidades fiscales Faltantes de Bienes de los Inventarios: \Lds faltantes se evidencian en los siguientes casos: En el almacén, cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo fisico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el numero de bienes es inferior a los que se reflejan en los registros contables. En servicio, cuando al realizarse Ia verificacién de la revista de inventarios selectivos a la propiedad, planta y equipo en servicio en las dependencias y unidades, no se encuentran los. bienes que han sido asignados a estas. iSpbrante de bienes en los inventarios Las sobrantes de bienes se presentan en los siguientes eventos: En el almacén, cuando al efectuarse pruebas selectivas 0 al realizarse un conteo fisico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el nimero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros contables. En servicio, cuando al realizarse ia verificacion de la revista de inventarios selectivos a la Propiedad, planta y equipo en servicio en las dependencias y unidades, se encuentran bienes ‘que no estan inciuidos en el inventario de estas, En el caso que se determina un sobrante, ef almacenista debera realizar las gestions Necesarias con el fin de determinar con sl funcionario responsable de la tenencia de estos bienes en el momento de presentarse la novedad, el origen de estos bienes y los soportes documentales idéneos para realizar ios ajustes contables correspondientes, los cuales pueden estar generando una diferencia en la reciprocidad presentada de los hechos econémicos sucedidos en la unidad con otras entidades del estado.ey St ug Resolucion N DEL. TT DIC-201$ HOJA No. 46. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Si definitivamente de acuerdo con las gestiones adelantadas y los soportes documentaies de las gestiones, no determina el ongen de estos sobrantes, se procederé a reaizar las siguientes acciones: - Obtener minimo dos cotizaciones (valorizadas) de! mercado de los elementos con las mismas especificaciones técnicas de los bienes. - Elaborar un acta que soportara la entrada de los bienes, indicando de manera detallada las gestiones adelantadas, anexando los respectivos soportes, ademas de las cotizaciones 0 avaliio de acuerdo a lo realizado. Posteriormente el almacenista realizard la entrada al Almacén, incorporando estos bienes er aplicativo SAP, o el que se utilice en la unidad policial para el manejo de bienes, previa coordinacién con el contador de la unidad quien orientard el registro contable correspondiente, teniendo en cuenta el caiculo de su vida titil y depreciacién segtn el caso. De acuerdo a las coordinaciones realizadas y los alustes contables efectuados, el almacenista mensuaimente deberd entregar las gestiones periédicas al contador, para que la informacién contable que presente, corresponda a los hechos econémicos sucedidos en la unidad y pueda justificar debidamente la informacién contable que reporta mensualmente a la Contaduria General de la Policia Nacional. 2.12, Pérdida o daiio de bienes Los funcionarios de la Policia Nacional que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institucion o en calidad de comodato, para su utilizacién, administracién o custodia, son responsables de la pérdida o dafio que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor 0 caso fortuito, Estas novedades deberan ser informadas por escrito en el momento en que se evidencien los hechos al Ordenador del Gasto de la unidad y al Almacenista, con el fin de realizar el retiro de estos bienes del inventario de la unidad; suspendiendo asi la depreciacién, si se trata de activos fijos. La responsabilidad por pérdida, dajio, deterioro, disminucién, mal uso de bienes, (en servicio 0 en bodega), se determinaré a través de los procesos establecidos en el Decreto 1476 de 2011 “por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o dafio de bienes de propiadad 0 al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas 0 vinculadas 0 fa Fuerza Publica’. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o dafio de bienes, el comandante de la unidad Policial ordenara ia apertura de la investigacion respectiva, a través del ‘Asesor Juridico de la unidad 0 quien haga sus veces, quien informard lo actuado al Contador de la unidad en el formato 1AR-FR-0019 “relacién de investigaciones administrativas en proceso”; con el fin de registrar contablemente el hecho econdmico ‘responsabilidad en proceso” oportunamente, ‘Asi mismo, los funcionarios también son responsable del dafio que sufran los bienes en bodega ‘0 en servicio, generados por el deterioro, causas diferentes al uso 0 desgaste natural, salvo las, cocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor 0 caso fortuito. Para estos casos, igualmente se adelantard el proceso de informe escrito al Director o Comandante de la unidad, solicitando el retiro de estos bienes del inventario, quien procederé de acuerdo a su competencia y ala Ley, ala investigacién correspondiente hasta que se profiera el fallo definitive. Con el fallo definitivo, se efectuard la cancalacién de las cuentas de orden registradas, Cuando se cause pérdida o dafio de bienes, es responsabilidad de los Directores y Comandantes de las unidades policiales, solicitar la afectacién de las pélizas correspondientes, presentando informe ante la DIRAF, previo cumplimiento a los requisites establecides para realizar la reclamacién ante las compafias aseguradoras. Si el dario generado en el bien, es recuperable se debe reciasificar a la cuenta de bienes no explotados, sin que pase el periodo logistico para definir su situacion (reparacién o baja) o en su defecto a fa cuenta de mantenimiento para su recuperacién; tratandose de baja se reclasificara 195.R8-0004 proba: 9803-2007 VER?Rpsoluci6n No. 0 5 8 8 4 DEL aT Y AY HOJA No. 47. “CONTINUACION DE LA RESOLUGION POR LA SE E EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” el informe técnico justificado a las cuentas de orden 8315, procediendo a realizar las jadtividades descritas en el procedimiento “Realizar Baja de Bienes” 1LA-PR-0024. i2i13. Responsables de los bienes de la Policia Nacional iLbs Aimacenistas: 10 custodios de los bienes devolutivos y de consumo de propiedad a cualquier titulo, que se uentran en los almacenes y bodegas. competencia del almacenista y de los funcionarios de los almacenes divulgar la ponsabilidad que establecen los numerales 21 y 22 del articulo 34 “Deberes” de la Ley 734 Kae! 2002, Cédigo Disciplinario Unico, que a la letra dice: “vigilar y salvaguardar os bienes y valores encomendados, cuicar que sean utiizados debida y racionaimente segin los fines & que han sido destinados. Responder por la conservacién de documentos, ties, equipos. muebles y bienes confiados a su guarda y administracién, rendir oportunamente cuenta de su utiizacion y Poner en conocimiento de! superior inmediato fos hechos que puedan perjudicar la administracion, en relacién con ef manejo de bisnes”, importante aclarar que su responsabilidad, se limita a aquellos bienes que bajo cualquier titulo igan en existencia en sus bodegas y los que le hayan sido entregados para su servicio y los su oficina; no obstante, deberan responder por fos mecanismos de control implementados ya salvaguardar los bienes que se encuentran en servicio o que hayan sido entregados a 208. i incionario a cargo del bien: funcionario a cargo del bien en la Poli ja Nacional, debe responder personalmente por los lblgnes que se le entregue para uso, custodia, administracién y transporte, asi como por la pérdida e lafio que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por él dsterioro natural, por su uso normal por otra causa justificada L¢ responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo Henes superiores (verbales 0 escritas), se determinaré contra quien las emitié y quien ejecuto Policia Nacional maneja obediencia reflexiva). Para establecer la responsabilidad de los \cionarios por la pérdida o dafio de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se lenara la practica de une investigacién administrativa, en atencién a la Ley 734 del 05 de rero de 2002 “por la cual sa expide ef Cédigo Disciplinario Unico”, emitide por el Congreso Colombia y en cumplimiento a lo preceptuado en la Ley 1476 del 19 de julio de 2011, “Por la ! s@ expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida 0 dafio de bienes de edad 0 al servicio de! Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculantes Fuerza Piblica” 7: mediante la Ley 1955 del 25 de mayo de 2019 “Por el cual se expide el Plan Nacional de sarrollo 2018-2022, en su Articulo 140. prorroga hasta e! 1° de julio de 2021 la entrada en igencia de la Ley 1952 de 2019 “Por medio de ia cual se expide el cédigo general disciplinario” | ideroga la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011 az y salvo Dacumento que debe ser diligenciado en el Portal de Servicios Interns - PSI, por los funcionarios daran cumplimiento a un traslado, retiro, vacaciones, licencias, comisiones permanentes, \ppensiones, curso de ascenso, etc.; para la aprobacién de descargue de cada uno de los lgmentos asignados (medios tecnolégicos, vehiculos, armamento y otros); una vez se genere # Hlescargue de la informacion de caracter logistico y administrativo, el funcionario debera revisar iprobacién y finalizacién de ta entrega de las responsabilidades administralivas y elementos isticos asignados en el PSI. 228-260" porehain 0803-2087Resolucion 05884 oa 27 De % ao HOJA No. 48. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” De igual, forma los almacenistas deben asegurarse de que se efectué el descargue de los elementos asignados en los sistemas de informacién para la administracién de bienes correspondientes 2.43.1, Entrada de bienes Es el documento que acredita y formaliza la entrada fisica y real del bien al almacén de ta unidad y soporta el registro Contable. El comprobants de Ingreso se elabora en original y copia a través del registro realizado en el aplicativo SAP o en el autorizado para el manejo de los bienes en la Policia Nacional. El Original para el Almacén y la copia de la misma o relaci6n de los documentos generados por el sistema debe ser tramitado al Grupo de Contabilidad, debidamente dligenciados y refrendados en medio fisico o digital Todo ingreso de elementos a los almacenes de las unidades policiales debe ser realizado y registrado por el Almacenista 0 el funcionario responsable del manejo del aplicativo SAP o el sistema que esté aprobado por la Institucién para tal fin, diligenciando todos los campos solicitados por el aplicativo. Asi mismo se deben ingresar a los aplicativos de administracién de bienes de acuerdo al subcomponente. 2.13.2. Objetivos de la entrada = Realizar el ingraso fisico de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos mediante érdenes de compra, contrato, comodato, convenio y donacién, - Realizar el registro contable correspondiente = Determinar la propiedad de la planta y equipo de la unidad = Mantener actualizados los inventarios y sistemas de informacién que soporta la administracion de bienes por cada subcomponente. 2.13.3, Formalizaci6n de las entradas EI documento “Entrada de bienes", debera estar soportada por los documentos idéneos que correspondan de acuerdo a la procedencia y origen del hecho econémico (compra, donacién ‘comodato, etc.). ‘Son documentos soporte para las entradas de almacén entre otros: = Factura con requisitos de Ley (impresa o electrénica) = Copia del contrato y sus modificaciones si tas hay (electrénica) - Acta de donacion - Acta de nacimiento semovientes: = Acta de recibo a safisfaccién firmada por el supervisor. = Certificado de pruebas de laboratorio. (cuando aplique) = Especificaciones técnicas de los bienes de acuerdo al contrato. - Las muestras presentacas (cuando aplique) - Eseritura Publica - Matriculas inmobiliarias = Copia de convenio - Coneepte técnico Nota 8: las unidades policiales en todo momento deberan propender por dar aplicacién a ta camparia de “cero papel" implementada por la Institucién, Una vez llegados los bienes al almacén respectivo, el almacenista para elaborar la entrada de los bienes al almacén, verificard los siguientes aspectos, con base en los documentos que soportan la entreg; = Plazo de ejecucién del contrato u orden de compra. = Totalidad de los bienes entreaados. - Especificaciones técnicas. = Garacteristicas de los bienes. = Sitio de entrega. sosns-o00t Aprvacion: 08400.2007 VER?olucion wo DEBRA oe 2 aus HOJA No. 49. ONTINUACION UGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA IINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Fecha de la factura posterior al contrato (cuando coresponda a adquisiciones) Valor del bien registrado en la factura igual al valor del contrato (cuando corresponda a adquisiciones) Cantidad registrada en la factura (cuando corresponda a adquisiciones). NIT del proveedor en la factura (cuando corresponda a adquisiclones). 9: para aquellos casos en los cuales las caracteristicas particulares de los bienes 0 el ntrato mismo, determinen la necesidad de realizar procesos de verificacién 0 pruebas a los 8s, la entrada al almacén se realizara sin el acta de racibo a salisfaccion, sin embargo, no ir& disponerse de estos bienes hasta tanto se cuente con dicho documento expedido por parte funcionario competente debicamente firmado. Cabe aclarar, que el mismo se constituye en requisito indispensable para adelantar el tramite de pago. ra adquisiciones en el exterior, ademas de los documentos anteriores, son necesarios los juientes: Copia 0 fotocopie de la declaracién de importacién. Documentos de transporte que soporte él envio. Factura de compra, || Inventario, | || Certificado de origen cuando aplique. ra acquisicién en el exterior, la tasa de cambio de la entrada de almacén serd la establecida la declaracidn de importacién definitiva, cada caso, el documento soporte idéneo deberd cumplir los requisitos que sefialen las posiciones legales vigentes, asi como los demas criterios definidos en este manual terminados de acuerdo a la especializacion del elemento, {Contenido del documento de entrada Eldocumento de entrada de almacén debe contener como minimo la siguiente informacion: Nombre de la unidad ejecutora Lugar y fecha en que se realiza la entrada Nombre de la unidad Numero de la entrada en forma ascendente Identificacién del almacén que recibe Concepto de la entrada identificando el No. de contrato, convenio, etc. Tipo de documento: niimero del contrato 0 acto administrativo en caso de donacién, transferencia, ete. Nomisre del proveedor o de la persona natural o juridica que entrega el bien NIT. 0 cédula de ciudadania del proveedor Numero y fecha de la factura comercial Indicar si es entrega parcial o total Cédigo administrative del bien Descripcién del bien, especificando: para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien, numero de serie; para bienes de consumo: niamero de parte o NSN (National Stock Number) Unidad de medida Cantidad Valor Unitario Valor total por item Valor total del comprobante Valor total del documento Imputacién contable Firma del almacenista. (5-<00 Aprebee 6: 98-09.2017. 57 DIC-9919— Resolucién me AH BBA oa z HOJA No. 50. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Griterios basicos - El Almacenista responsable recibe fisicamente del proveedor los bienes relacionados en el contrato con factura, acorde con tas especificaciones técnicas y demas requeridas como cantidad, clase, marca, estado, etc., firmando la copia de la factura, - _ Enningtin caso se podrd realizar entrada de bienes cuando no se cumplan cualquiera de los ‘iterios 0 requisitos establecidos en el contrato en cuanto a especificaciones técnicas del producto adquirido, cantidades y lugar de entraga, - Para la entrega por parte de! proveedor se requeriré de la presencia de! supervisor 0 interventor del contrato, quien expedira et certificado de “recibido a satisfaccién”” - El registro de las operaciones de entrada al almacén, se efectuara simultaneamente con el recibido de los bienes y materiales. - La orden de entrada y sus documentos soportes, no deben presentar tachones, borrones, ‘enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. - En la cuenta contable “Bienes muebles en bodega” solo seran objeto de su registro de ingreso, los bienes nuevos. = Los bienes que, por sus condiciones de volumen, peso, fragilidad y demas espectficaciones especiales no se deben almacenar, se podran recibir en el lugar de utiizacién, previa coordinacién para la recepcién entre el almacenista, el proveedor, el usuario, el supervisor del contrato y técnico en la materia, si el bien asi lo requiere, para realizar la entrada correspondiente. - En ningun caso se podran recibir los elementos cuando estén incompletos. 2.43.4. Clasificaci6n de Jas entradas La entrada de los bienes segtin la procedencia de los mismos se clasifica entre otras, por: compras, donacién, reintegros, recuperacién, reposicion, transferencia, nacimiento de semovientes, compensacién, reconstruccién de equipos, sobrantes, traspasos y comodatos. 2.43.41, Entrada por compras ‘Son operaciones comerciales nacionales o extranjeras, a través de las cuales la Policia Nacional = unidades policiales, adquieren bienes, mediante la erogacién de fondos del presupuesto nacional asignado por el Gobiemo Nacional, de conformidad con las disposiciones legales vigentes que rigen la materia. Cuando por caracteristicas y especificaciones técnicas se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos 0 pruebas de funcionamiento © instalacién, ta recepcién de estos bienes se realizar en el almacén o en las dependencias a titulo de depésito (no mas de 30 dias calendario), mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Una vez realizadas las pruebas requeridas, si se evidencian novedades deberan ser informadas de inmediato por el supervisor del contrato y el almacenista de la unidad al ordenador del gasto, para exigir al contratista el estricto cumplimiento de lo pactado en el contrato. Si las pruebas Tealizadas son satisfactorias, el resultado de las mismas, haran parte de los soportes de la entrada como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos. En el caso que el almacenista no sea la persona idénea para recibir los elementos de acuerdo a sus caracteristicas y complejidad, deberd solicitar al duefio de la necesidad (quien solicits el bien), elabore el recibido a satisfaccion de estos bienes mediante acta, accidn que se debera desarrollar en presencia del proveedor, el usuario (si es otro funcionario diferente al que gener la necesidad), el supervisor del contrato y el técnico especializado designado para el efecto, documento que debera ser firmada por todos los intervinientes. 8-25-0001 Aplobersin: 08-02-2017 2 VERtucion No, 85884 DEL 2 a HOJA No. 51, “GONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” ta 10: cuando en cumplimiento a fa clausula de fuctuacién en la tasa de cambio, las tidades hayan variado de acuerdo con lo pactado en el contrato, debera elaborarse este tipo @ entrada y el soporte sera el documento suscrito con el proveedor. 2/13.4.2, Entrada por compra por caja menor la adquisicion de bienes devolutives y/o de consumo, que se realiza a través del sistema de dos reembolsables, que por razones a su urgencia 0 su cuantia se hace necesario adquirirlos, F este medio, Por caja menor se pueden adquirir elementos siempre y cuando no existan en el fnacén y su requerimiento sea inmediato. El funcionario responsable del almacén certificaré en mismo periods la no existencia del elemento requerido. corresponda de acuerdo a su naturaleza, aunque estos hayan sido recibidos directamente el lugar de utilizacién y haya constancia de ello, previa presentacion por parte del encargado i elementos devolutivos que se adquieran por caja menor, seran registrados en el almacen la caja menor, de los siguientes documentos: id Factura comercial o cuenta de cobro original, con grado, firma, post-firma, y fecha de recibido, Por parte del funcionario que recibié el bien. Documento soporte del requerimiento. : pt 411: el funcionario de! almacén realizard simultaneamente la entrada y salida de estos nes. (2/13.4.3. Entrada por transferencias Pe acuerdo a fa definicion presentada en el numeral 278 de! Plan General de Contabilidad blica, “Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin intraprestacién directa, efectuados entre las entidades contables puiblicas de los diversos eles y soctores", Ejalmacenista recibird los documentos soportes relatives al traspaso 0 cesi6n corespondientes fallrecibir los bienes que la otra entidad transfiere a ta Institucion, el funcionario de la unidad Pdlicial encomendado para tal fin, adjuntara al documento de entrada la solicitud u ofrecimiento, ‘oluciones, actas, comprobantes u otros donde se materialice el traspaso, elaborando un acta inde se estipulard las condiciones en que se reciben los bienes, sus caracteristicas, valores, idades, debidamente firmada por los intervinientes. 2.13.44, Entrada por donacion insfiere gratuita e ievocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de la licia Nacional para su goce y usufructo, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la hormativa vigente y lo dispuesto sobre ef particular por ta Direccién General. Para realizar la rada al almacén por este concepto, se debera tener en cuenta los siguientes requisitos: 5 in los bienes recibidlos por voluntad de una persona natural o juridica nacional o extranjera que Pe Ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus caracteristicas y condiciones ‘que exige sobre el uso, manejo y destinacién espacifica que se les va a dar Acta de aceptacién de los bienes que, de acuerdo con el andlisis del punto anterior, seran de utilidad para la Institucién. ‘Acta de donacién de los bienes, detallando las caracteristicas, cantidades, valor unitario, total y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada por las partes que intervienen, ‘somo son el ordenador del gasto de fa unidad, Jefe Area Administrativa, Jefe Administrative © quien haga sus veces y el almacenista, quienes reciben, y por parte de quienes entregan. En caso de no presentar valor, se ordenara realizar un avaldo técnico por persona idénea 0 en su defecto se obtendra su valor a través de cotizaciones a precios de mercado. 0001 Aptebacién: 88.03.2087Resolucién No. 05884 DEL 7 0! iC 20 g HOJA No. 52. “CONTINUACION DE LA RESOLUGION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” + Para realizar fa entrada de semovientes recibidos a través de un proceso de donacion, ademas de cumplir con los requisitos generales de donacién, deberé tener en cuenta los establecidos en este manual en el capitulo 9. subcomponentes de semovientes equinos y caninos de la Policia Nacional, los cuales fueron definidos por la Direccién de Carabineros y Seguridad Rural - Para el caso de bienes inmuebles recibidos por donacién, adicional a los requisitos anteriores, se atenderdn los requisitos establecides en el capitulo 6. subcomponente de infraestructura, de este manual, - Cuando se produzcan entradas por donacién, provenientes de la cooperacién intemacional, se realizara de acuerdo a la normativa ministerial vigente “Planeamiento y manejo de los recursos provenientes de la cooperacién internacional”. 2.43.4.5. Entrada por sobrantes Cuando producto de un inventario fisico 0 una prueba selectiva de los elementos de consumo 0 devolutives en bodega 0 en servicio se encuentren sobrantes, e| Almacenista en coordinacién con el funcionario que adelanté la diligencia indagaré las causas de la situacién presentada, de acuerdo @ lo establecido en este manual en el numeral denominado “Sobrante de bienes en los inventarios” y procederd a realizar la entrada de estos bienes con los soportes correspondientes de acuerdo a fo determinado en el numeral en menci6n. 2.3.4.6. Entrada por compensacién ‘Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, pueden hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de articulos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusién. El almacenista ordenaré la entrada por Ja cantidad sobrante compensada, y ia salida por compensacién para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de entrada. Los articulos sobrantes que no puedan ser compensados deben ser ingresados como sobrantes, y tos faltantes, que no pueden obtener compensacion, se tomarén como faltantes, realizando el trémite correspondiente de acuerdo a lo determinado en los numerales relacionados con “faltante y sobrantes de bienes en los inventarios’ de este manual. Estas compensaciones deben ser ‘evidenciadas en el acta de cruce de informacion realizada junto con el grupo contable, con el fin de tener control de los elementos que ingresan a los inventarios. 2.13.4.7. Entrada por remesa de bienes Son los movimientos de bienes realizados entre los almacenes de las unidades policiales, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los datos emitidos por el almacén de origen en cuanto a cantidad, valor, depreciacién, clasificacion, etc. El almacenista de la unidad que realiza la remesa (orden de satida) y entrega fisica de los bienes, debe informar por escrito (correo electrénico) al almacenista de la unidad que recibe, con el fin de efectuar los cruces contables y conciliaciones correspondientes, las cuales se realizaran mensuaimente y se relacionardn en el formato de *Certificacién de remesas y fondos’, 1AR-FR- 0011 para ejercer el control de los bienes por parte de las unidades policiales Cabe resaltar que mensualmente e! Contador de la unidad policial debe realizar la conciliacion de las remesas en el formato 1AR-FR-0011 “certificacién de remesas y fondos' (S.V.E.), dejando evidencia en el acta de conciliacién de la informacién, de los compromisos, responsables y fechas de cumplimiento para una conciliacién efectiva. Es de aclarar que la unidad que remesa los bienes en el sistema SAP, debe garantizar que la unidad reciba los bienes fisicamente en el mismo periodo logistico. 108.R5-9001 Aredia: 08.03.2017 VER?27 DIG-2019 HOJA No. 63. ssolucion Ni DEL “GONTINUACI SSOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACI ‘LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” 3.4.8. Entrada por recuperacion de bienes entiende por recuperacién de bienes, la aparicién fisica de éstos, con posterioridad de berse asumido su pérdida y realizada la baja del inventario y registros contables. Si con terioridad a la baja de bienes perdidos, estos son recuperados, se informa del hallazgo al jenador del Gasto y Jefe Area Administrativa de la unidad, quienes ordenaran determinar si trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informar tal hecho y el estado en que se uperé él bien a la Oficina Juridica de la unidad y Grupo Asesoria Juridica de la Subdireccion neral, para lo de su competencia. aae el elemento recuperado es nuevo, se registrara en la cuenta de bienes en depésito, con el respondiente documento soporte (factura) describiendo las caracteristicas y especificaciones ntempladas en los documentos de entrada, si el bien es usado (arma), se procedera a realizar la¥aldo técnico para dar un valor de ingreso a este bien. el evento, que el bien recuperade haya sido objeto de reclamacién ante la compania deguradora y Seta hubiese hecho la roposiion o page Gel mismo, se le comunica fl stvacin fe procede conforme a lo establecido en el contrato de pélizas de seguro 0 en la normatividad \ipene sobre el particular, emiida por el Grupo de Asesoria Juridica de la Subdreccién General la Policia Nacional. 3.4.9. Aprovechamiento de inservibles ando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes lizables, que no sea conveniente desperdiciar 0 destruir, se har una relacién de estas partes un acta firmada por el almacenista, el funcionario responsable del taller y Jefe del Almacén, 10 Se procede a realizar un avallio para elaborar la orden de entrada firmada por el funcionario neo en la materia. Copia de esta acta se debe entregar al Jefe del Area Logistica para su intro! acministrativo. 3.4.10. Entrada por nacimiento de semovientes entrada se realizaré segtin lo establecido en el capitulo 9. subcomponente de semovientes uinos y caninos de la Policia Nacional (8.5.1 Alta del subcomponente). 2:13.4.11. Entrada por reposicién, obsolescencia, vencimiento, garanti ra realizar la entrada de bienes por reposicién, las unidades policiales deberan constituir un 'Gomité de reposicion” quien avalara el ingreso de los bienes mediante un acta debidamente iffrada por todos los funcionarios quienes la integran. Este Comité estara conformado por el lenador del Gasto, el Jefe Area Administrativa o quien haga sus veces, Jefe Grupo Logistico pyien haga sus veces, el almacenista correspondiente y dos (2) técnicos peritos 0 expertos de lerdo a la naturaleza del bien. ae Tecibir bienes por reposicién, cuando el responsable, hace entrega del bien de iguales o Sithilares caracteristicas de marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a Feponer y detalle de fos mismos, Aceptacién por escrito, de que se haga la reposicién, por parte del ordenador del gasto. Acta de recepcién, la cual debe ser firmada por los funcionarios que conformaron el “Comité de reposicién" Factura de compra. fallando las caracteristicas, cantidades, valores y valor total. Lo anterior sin detrimento de las C =! los documentos soportes descritos, se elabora la orden de entrada, especificando y iones legales, disciplinarias, administrativas 0 fiscales a que haya lugar. Los procesos de Apron 68-03-2087UORRA Resolucion No, DEL, TT DIC 2018 HOJA No. 54. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” Tedepcisn y alla de semovientes equinos y caninos por concepto de reposicion, se realizaran con ta autorizacién y previa evaluacién técnica de! Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccion de Carabineros y Seguridad Rural o quien haga sus veces. Si existe investigacién administrativa, a los elementos entregados en reposicion se les dard ingreso con el auto inhibitorio originado en Asuntos Juridicos de la Unidad quienes también deben informar al contador de Ja unidad para las reclasificaciones pertinentes; este documento hard parte de los demas soportes de la entrada de bienes al almacén Nota 12: no afectaré costo alguno a la Institucién la reposicién por vencimiento o garantia. 2.13.4.12. Otras entradas 2.13.4.12.4, Entrada elementos recibidos en comodato Cuando se reciben bienes a través de contrato de comodato 0 de un convenio, el almacenista deberd realizar la entrada afectando las subcuentas contables correspondientes denominadas “de uso permanente sin contraprestacién’. De lo anterior se deduce que tinicamente se recibiran ‘en calidad de comodato bienes devolutivos; los bienes de consumo deben ser donados transferidos a la entidad, para lo cual se registraria en las cuentas de ingresos. El documento soporte de esta entrada es el contrato de comodato, con el fin de realizar contro! y seguimiento tanto del bien como del término del mismo para su restitucién a la entidad comodante. El almacenista deberd verificar las condiciones y estados de los bienes recibidos, dejando en acta ademas sus caracteristicas, valor, unidades y novedades presentadas y debe ser firmada por el almacenista y el funcionario de la entidad que realiza la entrega. 2.13.4,12.2, Entrada de elementos recibidos por el sistema de LOA Para realizar la entrada de fos bienes que se adquieren bajo el programa de asistencia y seguridad, se deberdn tener en cuenta las condiciones pactadas en la LOA 0 contrato, una vez se nacionalicen los bienes en forma defintiva o temporal, para lo cual se requieren los siguientes documentos: - Contrato y sus modificaciones = Acta de recibo a satisfaccién firmada por los responsables = Documentos de transporte (guia aérea 0 conocimiento de embarque (Bill of fading) = Copia 0 fotocopia de la factura comercial = Copia o fotocopia de ta daclaracién de importacién La entrada de almacén se realiza en pesos, utilizando la tasa de cambio de la fecha de nacionalizacién y se registra de manera manual o en el sistema de informacién correspondiente. 2.13.4.13. Reparables Son todos los componentes de equipos terrestres, aéreos y maritimos, que han cumplide su tiempo de operacién o que se darian por el uso y que de acuerdo a conceplo tecnico acepta la reparacién. : Una vez el componente sea reparado y quede en condicién de servicio, se realizaré fa entrada en el almacén con el concepto técnico debidamente avaluado, emitido por el funcionario yo dependencia encargada de la reparacién. El ingreso al almacén de los componentes reparables ss realiza mediante concepto técnico determinando su estado 0 condicion de aeronavegabilidad. Una vez recibido el bien el almacenista debera ubicar los componentes clasificdndolos por su condicién y registrarlos en cuentas de Orden Deudoras - Otros activos retirados, por el valor que se determine mediante peritaje o concepto tecnico. 105-83-0001 Anjobacin 08.03.2007 VERalucion N DEL 77 DIC mg HOJA No. 55. Sa OD Recomabe POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NAGIONAL DE COLOMBIA” js entradas especiales corresponden a la enlrada de bienes qué no se puedan clasificar en hguno de los conceptos anteriores, 3.5, Salida de bienes responde a la salida fisica de un bien del almacén, acompafiada de la expedicion del sumento “salida de bienes’, cesando la responsabilidad directa por la custodia, protaccion y nservacién por parte del funcionario responsable del almacén y transfiriéndola ai funcionario. len recibe el bien, no asi perdiendo la administracion, seguimiento y control del mismo. 3.6. Criterios basicos jl deberd concordar con la programacién establecida en el plan de compras de la unidad. El umento de salida debe ser elaborado por el almacenista, con base en la orden de suministro lel plan de distribucién debidamente tramitada y autorizada por el funcionario competente esignado por el ordenador del gasto. ‘ realizar la salida de bienes del almacén, fos funcionarios, deberan presentar la solicitud, ta la salida de productos de primera necesidad como alimentacion y medicamentos de movientes entre otros, se podrd hacer la salida del almacén con la orden de suministro jidamenie firmada por quienes reciben y posteriormente realizar los tramites administrativos ra la expedicion del documento “salida de bienes’, Fa el caso de la Direccién de Sanidad o quien haga sus veces, las unidades io efectuaran a wvés del aplicativo institucional establecido para tal fin en lo relacionado con insumos médicos jontolégicos que no seran susceptibles de plan de distribucién, = documento de salida de bienes se debe elaborar directamente en el aplicative SAP/SILOG o | sistema aprobado por la Direccién de Senidad o quien haga sus veces para tal fin, tualizando asi tanto los inventarios en bodega como el inventario del centro de costes al cual rtenece el funcionario que recibe el elemento. = iS solicitudes de bienes que no se hagan dentro de Ia programacién establecida, deben sentarse justificadas y evar el visto bueno del funcionario competente designado por el Henador del gasto, para que el almacenista proceda a despacharios. El almacenista no podra iregar bienes del almacén mediante autorizaciones verbales 0 vales provisionales, aun cuando tos se cambien posteriormente por la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros 0 mocién interior); asi mismo, no podré hacer firmar la salida de almacén por el destinatario ntras no entregue los bienes, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos indientes de entrega. indo las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes, en relacién con las tidades solicitadas en el pedido, el almacenista anota en el comprobante de salida las lidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. El lacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar reemplazar los elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor, mente, el almacenista no podra exigir ia firma de drdenes de salida en blanco por parte de ps funcionarios. La orden de salida no debe presentar tachones, enmendaduras, adiciones, rcalaciones o correcciones. jalmacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes de oficinas 0 #pendencias como constancia del traslado cle responsabilidad por dichos bienes, con anotacién le] numero de su documento de identidad, pos firma y firma. Cuando se trate de entrega de nes a entidades del sector publico, el documento de salida de bienes debera ser protocolizado la firma, pos firma legible y nimero de documento de identidad del representante egal o de ersona que esté autorizada legalmente (debe ser escrita por parte del representante legal de ntidad beneficiaria), para recibirios. Los despachos que haga el almacenista a los centros de tos, se comprusban con el recibido a satisfaccién del funcionario encargado de los bienes a len van destinados. Aprobacibn: 6.0820°72PGy Resolucién No, Den 7 HOA No. 56. vcourmuncia is & Prefer uc.GN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIO] u CURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBI/ Nota 13: para los bienes adquiridos por “outsourcing” se entendera como documento soporte para el movimiento de los bienes el recibido a satisfaccion por cada una de las dependencias, el cual debera ser anexado por el proveedor correspondiente al momento de la actualizacién en el sistema, 2.43.7. Formalizaci6n de les salidas EI documento de “Salida de Bienes", debera estar soportado por los documentos que correspondan y acrediten el origen a esta operacién. Para los registros de almacén la operacién de entrega de bienes se considerar4 perfeccionada, cuando los elementos son recibidos por el funcionario y/o dependencia para el desarrollo de sus funciones. Los documentos soporte para las salidas del almacén serén entre otros: Solicitud autorizada por el Jefe Area Administrativa de la unidad Plan de distribucion Contrato segtin sea el concepto de la salida = Concepto técnico si requiere el concepto, entre otros 2.43.8. Contenido de! documento de salida El comprobante de salida debe contener la siguiente informacién basica: - Nombre de fa unidad Lugar y fecha de emision - Numeracién en forma ascendente Identificacion del almacén = Concepto de salida especificando: modalidad de la salida (remesa, baja. etc.), unidad de destino y centro de costo, nombre y cédigo de elementos, unidad de, medida, cantidad despachada, valor unitario, valor total por bienes, valor total de la salida en ntimeros y letras, imputacién contable, firma y pos firma legible dei Jefe Administrativo, firma y pos firma legible del Almacenista que entrega y firma y pos firma legible del funcionario que recibe. - Nombre y numero del NIT de la unidad a la cual se transfieren los bienes, - Numero y fecha de la sclicitud de pedido u orden de suministro. - Descripcién de cada elemento, especificando en los devolutivos segiin el caso, nombre del bien, seriales, modelo y numero. Traténdose de salida de bisnes por bajas, responsabilidades, comadaté, transferencia a otras entidades, venta, sesién, isienes entregados a terceros, etc., obligatoriamente, ademas de ‘cumplir log requisites mencionades anteriormente, deberdn contener la firma del ordenador det gasto. 2.13.9, Clasificacién de salidas Las salidas de elementos pueden clasificarse de acuerdo con las diferentes circunstancias que generaron la entrega del elemento, asi: = Salida de bienes de inventario (Consumo) + Salida para baja de bienes - Salida por remesa - Salida por transferencia sn.Rs-ce01 Astacio: (203-2017 VER?| solucién No, 05884 DEL 2THE 2019 HOJA No. 87. “GONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA™ 113.10. Salidas de bienes de inventario (consumo) responde al suministro de esta clase de bienes a los funcionarios de las dependencias de la dad policial, para que sean utiizados en el desarrollo de sus funciones, quienes deberan hacer ssponder por el buen uso de los mismos; cesando de esta manera la responsabilidad de! jacenista. En esta modalidad se contemplan los siguientes tipos de bienes: dotacion de stuario, material quirirgico, medicamentos, combustible, lubricantes, repuesios, y demas cesorios para el subcomponente de movilidad (terrestre, aérea y fluvial), telematica, entre 08 3.11. Repuestos realizar la entrega de repuestos para ser remplazados en un equipo, el almacenista deberd gir la devolucién del que se va a cambiar (inservible); igual procedimiento se debera realizar jando se trate de llantas o neumaticos y se llevaré un control administrative tendiente a evitar stituciones; asi mismo, se solicitara informacion detallada como: caracteristicas del bien donde a a instalar y la fecha en que cambié ese mismo repuesto por titima vez 14: los elementos recibidos en este proceso y su disposicién final se harén de acuerdo con procedimiento establecido en cada caso. 3.42. Para reconstruccién de elementos o equipos Mentos o equipos, se debe elaborar la orden de salida debidamente firmada, indicando la obra jue estan destinados, especificando las caracteristicas de los elementos o equipos que van a reconstruidos. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la orden de jdido, con sus vatores unitarios y totales correspondientes, deberé anexarse la orden de iministro firmada por el jefe de almacén 0 quien haga sus veces. Hee la salida sea para suministrar elementos o insumos destinados a la reconstruccion de 3.13, Remesa de bienes los movimientos de bienes realizados entre los almacenes de las unidades policiales, endo en cuenta lo siguiente: Oficio donde el ordenador del gasto autoriza la remesa, especificando las caracteristicas de cada uno de los elementos. Elaborar la salida por remesa, con el lleno de los requisites, pos firma legible y firma de! Almacenista que entrega, asi como la del que recibe, con niimero de documento, Ef almacenista de la unidad que realiza la remesa (orden de salida) debe informar por escrito (correo electrénico) al Almacenista de la unidad que recibe. no del Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccién de Carabineros y Seguridad Rural 0 n haga sus veces, debiendo agjuntar para cada movimiento un acta de traslado y ia hoja de vida del semoviente, debidamente actualizada en el Sistema de Informacion Administrativa de imovientes SIASE, a la fecha del traslado. bw aa de semovientes equinos y caninos entre unidades deberan contar con previo visto jando a una unidad se le autoriza la remesa de un semoviente, la unidad que entrega el bien ja en la obligaci6n de remesar de igual forma los alimentos, medicamentos y elementos para sostenimiento de semovientes a la unidad de destino del semoviente de manera inmediata Caso que los recursos asignados para el sostenimiento del semoviente no hayan sido gomprometides debera realizarse un traslado presupuestal de la unidad que entrega el sefnoviente a la que recibe el mismo, teniendo en cuenta que la pattida para el sostenimiento de seinovientes se asigna al inicio de cada vigencia de acuerdo al numero de estos bienes que nta la Unidad para su servicio. op vez realizada la remesa, el Jefe del Grupo de Contabilidad de la unidad, deberd realizar ta eopeiliacién de las mismas, en el mismo periodo logistico establecido por el SAP, en que ocurre. 100 Aerob: 09.09-2017 ei 2 "Resolucion we DEBRA pe 27 DIC 8 HOA No. 88. “CONTINUACI LUGION POR CA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTIGOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” el hecho, en los casos que por circunstancias ajenas no se pueda conclliar, ésta no debe ‘sobrepasar los 60 dias sin ser conciliados, situacién que deber quedar evidenciada en el acta de conciliacién de fa informacién contable que se realiza entre el grupo de contabilidad y cada uno de los almacenistas de manera mensual, indicando los compromisos y responsabilidades establecidas para tal fin, El cumplimiento a estos compromisos debe ser verificados en las fechas establecidas por el Jefe del Grupo de Contabilidad de la unidad en la siguiente reunion 2.13.14. Baja de bienes La baja de bienes se define como el proceso administrative mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos adquiridos a cualquier titulo, que no cumplan con los criterios para ser reconocidos como activos de la entidad (ne tenga potencial de servicio), tanto de forma fisica como de los inventarios de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparacién antiecondmica, hurto, siniestro, fuerza mayor 0 caso fortuito, o en el caso de los bienes de Inventario, por encontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptacién, reparaci6n o reconfiguracién para su uso. EI documento de la baja de bienes corresponde al generado por el sistema de informacion SAP oenel sistema aprobado por la Direccién de Sanidad, para tal fin, actualizando la informacion en el aplicativo de administracién establecido para cada tipo de bien. En el caso de semovientes, cuando sea necesario sacrificarios por encontrarse en maias condiciones por enfermedad o accidente, previo concepto y autorizaci6n de la Direccién de Carabineros y Seguridad Rural ~ Grupo Remonta y Veterinaria. 2.14, Criterios basicos para la baja de bienes Los jefes de area y dependencias de las unidades, deben hacer llegar al almacenista fos bienes para dar de baja, relacionados en un listado debidamente cuantificado, identificado, y valorado, anexando el concepto técnica avalado por personal idéneo {peritos) que certifiquen su calidad de inservible u obsolescencia. Una vez el Almacenista recibe estos bienes de las diferentes dependencias de la unidad, debera realizar el ajuste contable, reclasificando el bien de la cuenta de servicio a la subcuenta correspondiente de fa cuenta 8315 “Bienes y Derechos Retirados’. Corresponde a los ordenadores de! gasto por delegacién en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja mediante acto administrative (Resolucién de baja), en el cual se define su destinacién final en cumplimiento de fa normativa ambiental vigente de acuerdo a la naturaleza del bien, adjuntando el concepto técnico emitido por personal idéneo (persona natural o juridica), donde se determina que el bien no cuenta con potencial de servicio, para el cual se adquirié. 2.14.1, Requisitos generales para las bajas = Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto, para dar de baja, soportada con los conceptos técnicos. = Inventario valorado y totalizado, de los bienes plenamente identificados, detallados y valorados individualmente. - Presentar proyecto del acto administrative motivado (Resolucién de Baja), firmado por el ordenador del gasto, definiendo la destinacién final que debe darse a los mismos. - Para el caso de semovientes: autorizaciOn de la Direccién de Carabineros y Seguridad Rural ‘quien haga sus veces, Grupo de Remonta y Veterinaria, anexando concepto técnico de un médico veterinario. = Regisiros fotograficos, en los casos que se requiera, - La des 1acién final de los bienes dados de baja, debe ser para: © Destrucci6n. 15.R8-0001 s, Aptos C3. 2017 ver?ssolucion No, 8 § 8 8 4 DEL HOJA No. 59. Poni IN DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA MINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” ‘+ Desmantelamiento (para reparacion de partes), aplica solamente para el subcomponente de armamento, teniendo en cuenta que se realizan trabajos en los talleres de fa Direccién Administrativa y Financiera, destinados para tal fin Desintegracién Muerte. Perdida. Adopcién (segtin acto administrativo vigente). i2\/14.2. Destinacién final de los bienes dados de baja. niendo en cuenta la decision tomada para la destinacion final de los bienes dados de baja, por administradores de los bienes de acuerdo con ia naturaleza de los mismos, con el fin de ncelar las cuentas de orden, cada almacenista deberd elaborar y _presentar al Grupo de ntabilidad de Ja unidad, el acta de entrega de los bienes a quien los reciba para realizar su tinacion final, con los registros fotograficos que evidencien dicha entrega. 4.3. Clasificacién de las bajas [Bela por merma, rotura, desuso o vencimiento u obsolescencia [Pera autorizar la baja de bienes generada de la metma, rotura, averia, alteracién, desuso, incimiento u otras causas similares, deberd obedecer al fallo de la investigacion que stoi la responsabilidad de este hecho; asi mismo los soportes documentales de esta baja rn los actos administrativos correspondientes. 4ja por pérdida o hurto realiza la salida de baja de bienes por pérdida o hurto, en el momento que el responsable del Nn presente el informe de la novedad al almacenista, realizando la correspondiente lasificacion del mismo a la subcuenta 831510 “Bienes y Derechos Retirados-Propiedades pnta y Equipo", una vez se conozca el fallo definitive del proceso administrative adelantado 0 bnunciamiento escrito de la coneiliacién determinada por el funcionario competente para nder la diligencia, de acuerdo a las competencias establecidas en la normativa vigente, se pcedera a cancelar las cuentas de orden y dependiendo de la decision del fallo se deben replizar los ajustes necesarios @ que haya lugar. ci ibe resaitar que, para realizar la baja de estos bienes, debe contar con el concepto iécnico ‘i Por persona idénea donde se indique y justifique que el bien no tiene potencial de Baja de inservibles Servicio, realizando la correspondiente reclasificacién del mismo ala subcuenta 831510 “Bienes Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo’, posteriormente el Almacenista propone al {denador del Gasto la baja de estos bienes mediante solicitud escrita donde se detallaran uno 2 no los elementos debidamente cuantificados, identificados y valorades, determinando alli fnismo la destinacién final de los bienes, para su autorizacién. Vila vez ef Ordenador del Gasto autorice realizar la baja, el Almacenista pracedera a elaborar el fi jo administrativo (resolucion), correspondiente, definiendo la destinacién final de los bienes, rt de semovientes: ‘a realizar la baja de semoviente se requiere tener en cuenta lo determinado en este manual {a Direccién de Carabineros y Seguridad Rural, Grupo de Remonta y Veterinaria, en el Apituto IX, numerales 9.9.3 y siguientes, ja de edificaciones ‘0 @ realizar la baja de una edificacién policial, el funcionario responsable de los bi webles de la unidad policial, tan pronto tenga conocimiento cierto de la demoi ‘umentada, deberd informar al Area Financiera de la unidad - Grupo de Contabilidad con el Phas o01 Apecbaciie: 0849-2017Resolucion No, U5Ba4 DEL pet TT IC 2019 “os io. 0. “CONTINUACION DE LA RESOLUCION POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA" fin de reconocer el hecho econémico {provision del desmantelamiento), para lo cual se debe tener en cuenta la aplicacién del deterioro del inmueble. Para realizar la baja de las construcciones se debe adjuntar los siguientes soportes documentales: - _ Avalio técnico emitido por el Responsable de Infraestructura de la Regién que corresponda, donde se evidencia que la edificacin amenaza riesgo, ruina, es decir se evidencia el deterior fel bien. - Solicitud al sefior Director General de Policia Nacional para la autorizacién de la demolicién de la edificacion por parte de la entidad que requiera adelantar la misma. - Certificado de libertad y tradicién no mayor de 1 mes de expedicién de inmueble o inmuebles a demoler. = Acta de demolicién y/o licencia de demolici6n emitida por parte de entidad que adelante la misma, siendo remitida ante el grupo de contabilidad de la unidad como soporte de la baja de la edificacién. Es de aclarar que ademas de lo anterior, se debe tener en cuenta lo establecido en la Politica Institucional del componente de bienes inmuebles de la Policia Nacional. Nota 18: como complemento de la informacion, deberé remitirse en este manual al capitulo 6 Subcomponente de infraestructura, para ampliar su informacion 2.18, Recomendaciones generales para la entrega de almacenes Para el relevo de Almacenista, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Previo a la entrega de! almacén es necesario que se haya producide acto administrative correspondiente designando la persona que asumira las funciones de Almacenista, que el servidor pulblico que recibe 2umpla con el perfil y competencias exigidas en las tablas TOP para ejercer el cargo, haya tomado posesidn del cargo y que se encuentre constituida la péliza global de manejo. ‘Cumplido fo anterior, se elabora el acta de inicio de la diligencia de entrega del Almacén, que debe incluir dia, hora del inicio de la diligencia y cronograma del proceso, el cual en ninguin caso puede exceder de noventa (90) dias hdbiles. Esta acta se suscribe por el Jefe Area Administrativa, el nuevo Almacenista y por él funcionario que entrega el almacén. En la DIRAF, la suscribe el Jefe del Area Logistica, Jefe del Grupo respectivo, Almacenista que entrega y ef almacenista que recibe. Las revistas fisicas de los bienes devolutivos y consumo en bodega y/o en servicio, deberan ser registradas en el formato establecido, debidamente diligenciado y valorado 1LA-FR-0132 acta revista selectiva toma fisica y presentacién de inventario de los bienes en bodega y en servicio, teniendo en cuenta las siguientes actividades, las cuales aplican para todos los almacenes: - Reatizar el conteo fisico y la entrega de los elementos devolutives y de consumo del inventatio de bienes en se encuentran en bodega, por grupos de inventarios, registrando con toda claridad la caracteristica de los bienes (marca, modelo), el valor unitario, valor total, eb estado de conservacién, fecha de conteo y novedades determinadas. - Recibir fos inventarios correspondientes a los bienes que se entregaron al servicio en las diferentes dependencias de la unidad o a un tercero, determinando que se encuentren debidamente firmados por los jefes de las dependencias y el almacenista, ittima revista fisioa realizada, verificando mediante revista fisica el conteo de estos bienes, describiendo tas novedades evidenciadas. = Verificar los bienes registrados en los inventarios de los bienes devusltos al almacén para reasignacion yfo para dar de baja, que se encuentran en la bodega, determinando en los dos ios.23.0001 Asrabacioy 9603-207 VERlucion ne BO Ape ZT BIC OF HOJA No. 61. ONTINUACI LUCION POR LA CUAL SE EXPIOE EL MANUAL PARA LA INISTRACION DE LOS RECURSOS LOGISTICOS DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA” casos, conceptos (écnicos, fecha de ingreso al almacén, gestiones adelantadas para reasignar o para dar de baja, en este ulfimo evento, que se esté adelantando el proyecto de la resolucién de baja, entre otras de acuerdo a la dinamica presentada en este manual en el numeral correspondiente en la subcuenta 831510 "Bienes y Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo. Verificar cada una de las carpetas de los bienes inmuebles de propiedad de la unidad polical, asi como también las de los inmuebles recibidos en comodato y/o donacién, la cual deberén contar con los documentos soportes, de acuerdo a lo determinado por el Grupo de Bienes Raices de la Direccién Administrativa y Financiera, descrito en este manual en el capitulo 6. subcomponente de infraestructura o las disposiciones intermas que regulen la materia, ‘También deberd realizar la verificaci6n de los bienes incautados, retirados, bienes recibidos en custodia, ademas de su conteo fisico, los documentos soportes como actas, resolucién de baja, y gestiones realizadas para realizar la disposicion final de estos elementos. Verificar los bienes recibidos por la unidad a través de convenios, comodatos y donaciones y recibir las carpetas con los soportes documentales correspondientes y debidamente identificados. * || Solicitar la informacion relacionada con las responsabilidades en proceso, correspondientes a los bienes de competencia de cada almacén, en el formato establecido 1AR-FR-0019 relacién de investigaciones administrativas en proceso. Realizar la entrega de todos los bienes que le fueron asignados para el desemperio de su cargo. is bienés inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registros en los temas de Informacién SIIF-Nacién, aplicative SAP y en tos autorizados por la Institucién para tf contra en consecuencia, una vez realizadas estas verificaciones fisicas de los diferentes ises de inventario (bienes en bodega, bienes muebles no explotados, incautados, en custodia, jas, responsabilidades), deberd realizar el cruce de estos saldos con los presentados por el Intador en la informacién contable de la unidad en la misma fecha de corte. 5 L4 entrega del almacén se hard constar a través de acta, la cual sera firmada por las personas intervinieron en fa diligencia como Jefe Area Administrativa, almacenistas (entrante y nte) y llevara en anexo la relacién fisica de los bienes entregados, dejando constancia de la irregularidades, inconsistencias, diferencias encontradas y el cruce con la informacion able de la unidad. En a DIRAF, el acta sera fmada ademés por el Jefe del Area Logistica Jefe de Grupo del cual depende el almacén. C6n ef fin de no paralizar las actividades del almacén se fijard un horario para la atencién al ico, Rélevo det almacenista por abandono de cargo o muerte del almacenista Bile! almacenista fallecié, se ausent6 injustificadamente (abandono de cargo), 0 fue declarada |udicialmente la muerte presunta, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Elaborar acto administrativo que formalice el nombramiento del nuevo almacenista y el motivo Gel relevo, El Ordenador del Gasto y Jefe Area Administrativa 0 Logistica, designaran al funcionario que debe efectuar el inventario fisico y realizar ta entrega de las existencias al nuevo Almacenista. Solicitar a la compariia aseguradora el nombramiento de un representante que presencie la entrega del almacén al nuevo funcionario. Requerir de la presencia de un representante de la Oficina de Control Interno para que intervenga en la diligencia 0001 Aplebaciin: 98.03-2017