Página   1  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

 
I.   IDENTIFICACION   DEL   CARGO 
Denominación:   Auxiliar   de   Archivo  
Superior   Inmediato:   Jefe   o  Coordinador   de   la   Dependencia   en   donde   sea   asignado   el   cargo 
Personal   a  Cargo:   Ninguno 
Dependencia:   En   donde   se   ubique   el   empleo 
 

II.   NATURALEZA   DEL   CARGO 
Apoyar  la  ejecución  de  las  actividades  relacionadas  con  Archivo  y  Correspondencia  de  la 
dependencia.  
III.   FUNCIONES 
DIVISION   DE   SUBSIDIOS 
1. Apoyar  la  recepción  y  archivo  de  los  formularios  de  afiliaciones  nuevas  de  trabajadores  con la 
documentación   soporte. 
2. Mantener  actualizado  el  archivo  de  afiliados  teniendo  en  cuenta  su  trayectoria  y  ubicar  los 
documentos   en   la   última   empresa   donde   este   laborando. 
3. Apoyar  el  escaneo  de  toda  la  información  relacionada a la afiliación y novedades que presente 
el   trabajador. 
4. Apoyar  el  archivo  de  las  planillas  del  giro  de  la  cuota  monetaria,  los  listados  de  relación  de 
documentos   recepcionados   y  las   nóminas   de   las   empresas   afiliadas. 
 
ADMINISTRACION   DE   DOCUMENTOS 
5. Apoyar   en   la   organización   de   los   documentos   del   Archivo. 
6. Elaborar  en  el  sistema  las  guías  de  envíos  de  correspondencia  de  las  empresas 
transportadoras. 
7. Apoyar   la   recepción   y  entrega   de   la   correspondencia   interna   y  externa   de   la   Corporación. 
8. Apoyar   en   la   elaboración   de   pedidos   y  requerimientos   de   almacén. 
9. Apoyar   en   la   elaboración   de   oficios   y  documentos   de   la   dependencia. 
10. Apoyar   en   la   entrega   de   documentos   a  los   mensajeros. 
 
 
GENERICAS 
11. Apoyar  en  la  organización  del  archivo  histórico  de  la  entidad  conforme  a  las  tablas  de 
retención documental   previamente   aprobadas.  
 

Página   2  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

12. Ubicar  en  el  archivo  y  entregar  los  documentos  solicitados por las dependencias, haciendo el 

registro   pertinente.  
13. Responder  por  la  integridad  de  la  documentación  puesta  a  su  disposición  con ocasión de las 
actividades   contratadas. 
 
 
14. Guardar   la   reserva   correspondiente   al   manejo   de   documentación   pública. 
15. Participar  activamente  en  las  reuniones,  comités,  mesas  de  trabajo,  eventos  y  demás 
actividades   a  las   que   sea   citado. 
16. Participar  en  la  continua  identificación  de  los  peligros,  reportar  los  actos  y  condiciones 
inseguras   de   la   Corporación   y  los   incidentes   sin   lesión   y  con   lesión. 
17. Cumplir  con  las  normas,  requisitos,  procedimientos  en  materia  de  SST  y  adoptar 
comportamientos   seguros   de   trabajo   y  buenas   prácticas. 
18. Presentar  sugerencias  en  la  gestión  de  cambios,  y  en  la  elaboración  de  normas  y 
procedimientos   seguros   de   trabajo.  
19. Y  las  funciones  inherentes  a  la  naturaleza  del  cargo  que  le  sean  asignadas  por  su  Jefe 
inmediato. 
IV. AUTONOMIA 
­ No   tiene   autonomía. 
V. RESPONSABILIDAD 
1.   Responsabilidades   por   proceso 
Proceso  Responsabilidad 
DIVISION   DE   SUBSIDIOS 
­ Apoya   la   recepción   de   afiliaciones   y  planillas 
­ Colabora  en  la  ubicación  de  la  trayectoria  de 
Archivo   de   Documentos 
cada   trabajador 
­ Apoya   en   el   archivo   de   la   documentación 
ADMINISTRACION   DE   DOCUMENTOS 
­ Apoyar  la  recepción  y  reparto  de  la 
Correspondencia   Externa   Recibida 
correspondencia. 
­ Apoyar  la  recepción  y  reparto  de  la 
Correspondencia   Externa   Enviada 
correspondencia. 
GENERICAS 
­ Cumple  lo  establecido  en  los  procesos, 
Gestión   de   Calidad  procedimientos  y  demás  normatividad 
establecida  por  el  Sistema  de  Gestión  de  la 
 

Página   3  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

Calidad. 
­ Propone  acciones  correctivas,  preventivas  y 
de  mejora  a  los  procesos,  procedimientos  y 
demás   normatividad. 
­ Asiste  a  las  capacitaciones  a  las  que  sea 
convocado según el Programa de Formación 
anual,  Plan  de  Inducción  y  Cronograma  de 
Seguridad   y  Salud. 
­ Facilita  la  evaluación  de  la  eficacia  de  las 
Gestión   por   Competencias  capacitaciones   recibidas. 
­ Participa  en  las  acciones  orientadas  a 
aumentar  el  desarrollo  de  sus  competencias 
incluyendo  la  valoración  de  las  mismas  y 
cumple  con  sus  acuerdos  relacionados  en el 
Plan   individual   de   desarrollo. 
 
 
 

Página   4  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

 
­Es  responsable  de  adoptar  comportamientos  de 
autocuidado  y  autoprotección  en  el  desarrollo  de  sus 
actividades   y  procurar   el   cuidado   integral   de   su   salud. 
­Suministrar  información  clara,  veraz y completa sobre su 
estado  de  salud  y  cumplir  las  normas,  reglamentos,  e 
instrucciones  del  Sistema  de  Gestión  de  la  Seguridad  y 
Salud   en   el   Trabajo   (SG­SST).  
Seguridad   y  Salud   en   el  ­Responsable  de  cumplir  los  reglamentos, 
Trabajo.  procedimientos,  requisitos  legales  y  normas  en  materia 
de   SST   y  participar   en   las   actividades   de   capacitación. 
­   Informar   oportunamente   todo   accidente   de   trabajo   y 
acerca   de   los   peligros   y  riesgos   latentes   en   su   puesto   de 
trabajo.  
­Participar   y  contribuir   al   cumplimiento   de   los   objetivos 
del   SG­SST 
 
­ Cumple  con  todas  las  normas,  proceso  y 
Gestión   Documental 
procedimientos   del   Sistema   de   Gestión   Documental. 
 
 
 
2.   Comités   en   los   que   participa 
Comité  Objetivo  Frecuencia 
No   Aplica     
 
 
 
3.   Informes   que   reporta 
Informes  Dirigido   a:  Frecuencia 
No   Aplica     
 
 
4.   Relaciones   con   el   entorno 
Jefe   Archivo   y  Correspondencia 
Mensajero   Externo 
Internas  Mensajero   Interno 
Auxiliar   de   Administración   de   Documentos 
Todas   las   Dependencias 
Externas  Empresas   Transportadoras 
 

Página   5  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

Bancos 
Proveedores 
 
 
 
 

 
 

5.   Responsabilidades   implícitas 
a.  Material,  herramientas  o 
­Equipo   de   computo 
equipos: 
b. Dinero,  títulos  o  ­ Correspondencia   externa 
documentos  ­ Guías   de   la   Transportadora 
c. Nivel   de   Confidencialidad  ­Alto 
 
 
 

IV. REQUISITOS   DEL   CARGO 
 
 

EDUCACION  Título   de   Bachiller 
­ Procesos,  procedimientos  y  reglamentos  relacionados 
al   cargo 
FORMACION 
­ Servicios   de   la   Corporación 
­ Técnicas   de   archivo 
EXPERIENCIA  Un   (1)   año   de   experiencia   relacionada 
CONOCIMIENTOS  ­ Manejo   básico   de   archivo   y  Correspondencia 
ESENCIALES  ­ Office   e  internet 
 
 
 

Nota:  Por  disposición  del  Consejo  Directivo,  las  equivalencias  anexas  al  presente  documento 
tendrán  vigencia  hasta  el  31  de  diciembre  de  2012  y  aplicaran  exclusivamente  para  los 
trabajadores   que   ingresaron   con   posterioridad   al   25   de   junio   de   1999. 
 
 
 
 
 

NIVEL   DE   DESARROLLO 
COMPETENCIAS  POND. 
D  C  B  A 
Orientación   al   servicio  10        X 
Adaptabilidad   al   cambio  10        X 
Planeación   y  organización   del   trabajo  10      X   
Iniciativa  10        X 
Habilidad   tecnológica  10        X 
Seguimiento   de   instrucciones  10      X   
 

Página   6  de   6 

MANUAL   DE   FUNCIONES   Y  DESCRIPCION   DEL   CARGO 

Versión:  3
  

Dependencia   Generadora:   F.   Vigencia:  
Código:   MF­313­29­06 
División   de   Gestión   Humana  2016­07­25 
 

Manejo   técnico   de   la   información  20        X 
Administración   de   documentos  20        X 
 
 
 
 

ELABORO  REVISO  APROBÓ  AUTORIZÓ  DOCUMENTO 

Director   Administrativo   Consejo   Directivo   CONTROLADO 
Jefe   d e   División   d e  Cargo:   Nombre:   Presidente:    
Gestión   Humana  Director   Administrativo  Héctor   Orlando   Solano  Gregory   Enrique   Martínez 
Nombre :    Nombre :   Novoa  Solís. 
Jorge   Arturo    Leyva  Héctor   Orlando   Solano  Acta: 
Pedraza  Novoa 
         
Firma:_____________  Firma:______________ Firma:______________ Firma:_______________  (SELLO) 
_  _