Proyecto Final Final AM

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MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO

DE COMPRAS EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS DE BELLEZA ANA
MARÍA, DURANTE, Y DESPUES DEL COVID19.
Angie Casas
Katerine Mateus
Marbel Ramos
Silvia Taborda
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de gestión de mercados, logística y tecnología de la información
Técnico en compras y suministros, ficha: 2067950
Bogotá, Colombia.
2
TITULO
MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS DE BELLEZA ANA
MARÍA.
3
Agradecimientos
Agradecemos a Dios por habernos dado la oportunidad de ser incluidas en este
proceso de formación en vista que con este podemos tener gran riqueza de
conocimiento, adicional a ello, agradecemos también a nuestras familias y seres
queridos quienes nos han apoyado día a día en este proyecto de formación. También
damos gracias a los docentes quienes nos formaron construyendo pilares de
conocimiento para así desarrollarnos como trabajadores íntegros. Por último,
agradecemos a la compañía productos de belleza Ana María, quien nos brindó la
oportunidad de conocer más afondo sus procesos y así desarrollar este proyecto.
4
Presentación
La compañía de productos de belleza Ana María, fundada hace más de 60
años se ha mantenido en la búsqueda del posicionamiento como una de las mejores
organizaciones a nivel nacional. Comprometida con la mujer colombiana, diseñando
productos de belleza a base de componentes naturales, como tal, este proceso se ha
venido desarrollando al pasar del tiempo; sin embargo, internamente dentro de los
procesos de políticas y actividades de la compañía se han evidenciado una serie de
falencias, las cuales afectan dichos procesos del departamento de compras. Por tal
motivo este proyecto tiene como fin realizar un diseño de mejora de sus procesos de
gestión, control, ejecución y evaluación. Por ello se presentará una propuesta para una
revisión, diseño y ejecución de las mejoras de lo antes mencionado, para llegar al
cumplimiento del objetivo del presente proyecto.
5
Contenido
Introducción 1
Presentación 2
Valores Corporativos 2
Política de calidad 2
Política integral. 2
Política de seguridad y salud en el trabajo. 3
Misión 4
Visión. 5
Planteamiento y Descripción del Problema 6
Árbol de Problemas 7
Formulación del Problema 8
Justificación 9
Impacto en el Entorno. 10
Impacto Social: 10
Impacto Tecnológico: 10
Impacto Ambiental: 10
Impacto Económico: 11
Alcance 12
Historia de la compañía de productos de belleza Ana María. 13
Logos al Pasar del Tiempo de la Compañía. 13
Responsabilidad Social 13
FASE I. Análisis 14
Riesgos Inherentes 15
Análisis de la Lista de Chequeo 16
Matriz Dofa: 17
Análisis de los Hallazgos Encontrados 18
Hallazgos 18
Acciones 19
Fase II. Planeación 21
6
Misión 21
Visión. 22
Objetivos 23
Objetivo general 23
Objetivos específicos 23
Técnicas de Recolección de Información Para Proveedores 24
Encuesta Aplicada a Proveedores 28
Indicadores del área de Compras 29
Criterios de Evaluación 29
Selección de proveedores. Matriz comparativa. 30
Análisis de selección de proveedores 32
Clasificación de Productos y ficha técnica 32
Análisis de clasificación de productos y ficha técnica. 33
Negociación con Proveedores 34
Fase III. Ejecución 38
Plan maestro. Servicio al cliente 38
Objetivos de las políticas de servicio al cliente 38
Políticas de servicio al cliente 38
Proceso de Abastecimiento 39
Gestión de Inventario 40
Tipos de inventarios. 40
Método de conteo cíclico de inventario. 41
Conteos cíclicos ABC 41
Análisis método A, B, C 42
Métodos de inventarios 42
Análisis de los metodos Fifo, Lifo, Promedio Ponderado. 43
Margen de contribución: 44
Análisis de Margen de Contribución 44
Flujograma para las Operaciones de la Compañía Ana María 44
Análisis de los Flujogramas Detallados Anteriomente 51
Matriz de Kraljic 51
Análisis de Matriz de Kraljic 52
Estrategias de la Matriz de Kraljic de Productos Apalancados por Cuadrantes. 52
7
Estrategia de Productos Rutinarios por Cuadrantes 52

Estrategia de Productos Estratégicos por Cuadrantes 53
Estrategia de Productos Cuello de Botellas o Críticos: 53
III. Ejecución del Plan Maestro 54
Administracion de la Demanda 54
Componentes de la Demanda 55
Tipos de pronósticos 55
Analisis del Pronóstico Promedio Móvil Ponderado Año 2021. 55
Pronóstico de ventas nov-dic 2019, ene-abr de 2020 56
Análisis del Pronóstico de Ventas 56
Presupuesto de Ventas 56
Análisis de Presupuesto de Ventas 58
Presupuesto de Producción 58
Análisis del Presupuesto de Producción de una Empresa 60
Los objetivos Generales de la Empresa son: 60
Sobre los Objetivos Específicos de la Empresa: 60
Políticas. Plan Estratégico en el Área de Compras 60
Departamento de Compras. 61
Análisis del presupuesto de compras 64
Políticas Aplicadas para los Siguientes Departamentos. 64
Políticas Corporativas 64
Políticas de Calidad: 65
Políticas de Compra. 65
Políticas de Ventas 65
Política de Costos: 66
Políticas de Producción: 66
Políticas de Proveedores. 66
Políticas Generales. 66
Normas 67
Costumbres 67
FASE IV Evaluación. 67
Conclusión 69
Anexos 70
8
Recomendaciones 82
Fuentes Bibliográficas 83
Índice de Tablas
Tabla 1 71
Tabla 2 71
Tabla 3 75
Tabla 4 75
Tabla 5 76
Tabla 6 76
Tabla 7 77
Tabla 8 77
Tabla 9 78
Tabla 10 78
Tabla 11 79
Tabla 12 79
Tabla 13 80
Tabla 14 80
Tabla 15 81
Índice de Gráficos
Gráfico 1 55
Gráfico 2 57
Gráfico 3 57
Gráfico 4 59
Gráfico 5 59
Gráfico 6 63
Gráfico 7 64
Gráfico 8 72
Gráfico 9 72
Gráfico 10 73
Gráfico 11 73
Gráfico 12 74
Gráfico 13 74
MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN EN EL ÁREA DE COMPRAS 1
Introducción
El libre comercio de productos entre países tiene un impacto representativo en
las diferentes compañías del mundo, mediante los tratados de libre comercio de
Colombia con el resto de países. Lo anterior ha provocado cambios en sus actividades
de producción, planeación, control y comercialización, estos cambios han
profundizado la necesidad de crear estrategias para dar cumplimiento a sus objetivos.
Teniendo en cuenta el acontecimiento de la pandemia, donde ningún país se
encontraba preparado para afrontarla, afectando la situación de los países en cuanto al
abastecimiento, entregas de productos, escases de materiales, retrasos de los
proveedores, restricción de la logística terrestre, marítima, entre otras.
Estos hechos han tomado un espacio importante dentro del entorno de la
logística, abastecimiento, producción, tiempos de entrega, incrementos en costos,
mayor precio de adquisición de productos en el mercado, oferta de demanda muy alta,
etc, lo cual ha permitido determinar que los departamentos antes mencionados deben
trabajar más compenetrados, así reinventándose para mejorar sus procesos de
planeación, control, ejecución; buscando proyectarse a futuro, logrando una mejora
continua en sus respectivos procesos. Preguntándose si cuentan con el inventario
suficiente para cubrir las necesidades del mercado, saber dónde están ubicados y su
operatividad para conseguirlos, para ello, se busca diseñar un plan de mejora de los
procesos, políticas específicas y base de datos de sus proveedores entre otros. Se
tendrán en cuenta las normas de ISO 9001, ISO 14001, e ISO 45001, vigentes en
Colombia.
Presentación
Valores Corporativos
Somos una empresa en proceso de crecimiento compitiendo con calidad,
utilizando insumos y productos de primera, generando un servicio integral y
transparente que respalda a nuestros clientes.
Creemos en el talento de nuestro equipo de colaboradores quienes permiten
día a día, afianzarnos como emprendedores, brindando un ambiente laboral humano y
servicial.
Garantizamos la comercialización en el sector industrial, los precios como
mayoristas junto con nuestra mano de obra altamente eficiente, nos hacen diligentes y
confiables en la realización de una obligación.
Fomentamos el uso de la industria colombiana, tanto en recursos como en
talento humano, en procesos firmes y seguros aportando al consumo y la economía de
nuestro país.
Implementamos el buen uso de la materia prima con una elaboración versátil,
novedosa, asesorando a nuestros clientes en comodidad y calidad, con toda nuestra
línea de productos, creando un impacto firme y fuerte en el ámbito competitivo.
Política de calidad
Nuestra política está enfocada en satisfacer las necesidades de nuestros
clientes y equipo de colaboradores, contando con instalaciones apropiadas, equipos
de alta tecnología para garantizar la elaboración de nuestros productos, y así brindar
un excelente asesoramiento, enfocados en el mejoramiento de nuestra compañía tanto
a nivel empresarial y familiar con nuestros clientes, socios y equipo de colaboradores.
Política integral.
Somos una compañía orgullosamente colombiana dedicada a la elaboración de
productos para el cuidado facial, corporal y maquillaje, de alta calidad con el
propósito de integrar un adecuado desarrollo tecnológico, velando por la seguridad de
nuestro equipo de colaboradores, enfocados en la protección del medio ambiente ya
que nuestros productos se elaboran a base de ingredientes naturales por lo cual somos
una compañía muy competitiva e innovadora en el mercado, y por nuestro desarrollo
operacional a la hora de atender las necesidades de nuestros cliente, socios y equipo

de colaboradores.
Política de seguridad y salud en el trabajo.
La compañía cuenta con un excelente sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional, cuenta con un profesional en la materia el cual aporta su conocimiento,
en la reducción de la accidentalidad en los puestos de trabajo, está comprometido con
el equipo de colaboradores en cuanto al mejoramiento de calidad de vida,
implementando un eficiente control a nivel de seguridad y salud ocupacional, el cual
está dirigido en brindar los conceptos del sistema de gestión HSQ, por lo cual el
manual es de consulta para todos los colaboradores de la compañía productos de
belleza Ana María.
Misión
Desarrollar y fabricar productos de cuidado facial, corporal y maquillaje que
sean rentables y de excelente calidad, con ingredientes naturales, para satisfacer con
nuestra labor las necesidades y expectativas de nuestros clientes, de los
intermediarios comerciales, de los empleados y los socios.
Visión.
Para el año 2023 Se proyecta ser la compañía número uno en comercialización
de productos del cuidado facial.
Incorporar los mejores avances tecnológicos para desarrollar y fabricar
nuestros productos.
Ser reconocidos a nivel nacional, como una de las principales empresas en el
desarrollo y fabricación de productos de belleza con base en ingredientes naturales.
Ser exportadores de nuestros productos de belleza.
Planteamiento y Descripción del Problema

Al evidenciar la inadecuada planificación en los procesos de gestión en el
departamento de compras y suministros, se identificó que en esta área no se está
desarrollando una línea de operación pertinente en cuanto al control, la ejecución y
evaluación, puesto que muchas de las laborales asignadas no están segmentadas de
una manera apropiada.
Esta problemática surge a partir de la sobre carga laboral que recae en la
persona encargada de realizar estos procesos. Por lo tanto, la gestión no alcanza los
niveles de productividad requeridos por la compañía.
En función de lo anterior, la deficiente operatividad en el departamento de
compras genera fluctuaciones en los aprovisionamientos y sobre la demanda del
mercado circundante debido a que la compañía no cuenta con la totalidad del personal
requerido para desarrollar a cabalidad las actividades propias del proceso de
abastecimiento.
Lo anterior mencionado representa una situación de conflicto en la compañía
ya que afecta el flujo apropiado de la operación ocasionando retraso en las funciones
y estas a su vez afectan las áreas de: producción, logística, almacén y
consecuentemente al área comercial y financiera.
Por otra parte, la carencia de un plan estratégico limita los procesos y no
permite que se lleven acabó correctamente las directrices en el departamento,
ocasionando reducción en las ventas, retrasos en los pedidos por parte de
proveedores, retrasos en los procesos de fabricación y finalmente retardos en la
entrega de los requerimientos y sus respectivos tiempos de planificación para las
órdenes de compra a proveedores
Árbol de Problemas
Diseño propio.
Formulación del Problema

¿Cómo se ve afectada el área de compras por falta de organización en la
gestión de los procesos y delegación de funciones?
Justificación
El cambio del entorno económico y la constante fluctuación de la demanda en
el mercado, hace que surja la necesidad de igualar la competitividad, la calidad de los
productos, la adquisición de los materiales a tiempo y a buen precio.
La empresa de productos de belleza Ana María, la cual cuenta con 60 años de
experiencia en la producción y comercialización de productos de belleza y cuidado
facial, donde la entrega oportuna de los productos terminados y de excelente calidad
satisfacen las necesidades del cliente final.
Por medio de la observación; se tiene en cuenta la gestión de los procesos,
control, ejecución y evaluación de la competencia, para determinar la importancia de
desarrollar una mejora en el departamento de compras de la compañía anteriormente
mencionada en la ciudad de Bogotá, estableciendo posibles relaciones con
proveedores y socios estratégicos, que puedan dar cumplimiento a los objetivos
nacionales y en aras a una expansión internacional.
La modificación de estos procesos debe ser un trabajo conjunto de la
organización soportado y apoyado por la administración y los demás departamentos.
La motivación que se tuvo en cuenta para llevar a cabo la realización de este
proyecto, fue que al pasar del tiempo se evidenció que la compañía en el área antes
mencionada no está gestionando un adecuado desarrollo de sus procesos.
Impacto en el Entorno.
Impacto Social:
Este impacto contribuye al desarrollo sostenible de la compañía ante la
sociedad, teniendo como objetivo la contratación del personal a nivel nacional y
brindarles la capacitación necesaria para un óptimo rendimiento de las funciones
requeridas. Al diseñar la mejora de la estructuración política de un departamento
basado en la calidad, pertinencia y coherencia del mismo, se puede mejorar las
condiciones de trabajo de cada empleado.
Dicho de otro modo, el valor que puede tener la acertada inclusión,
permitiendo la vinculación de contenidos novedosos para agilizar los procesos y el
flujo de operaciones. Esto influye en el valor de utilidad, el bienestar y la
construcción del país, teniendo en cuenta que el recurso humano es el activo principal
de toda compañía.
Impacto Tecnológico:
Las tecnologías de la información representan hoy día, un pilar fundamental
dentro de los procesos y operaciones empresariales. Es así, que el uso de la
herramienta tecnológica resulta primordial a la hora de establecer un diseño de
propuesta en la mejora del departamento de compras. En búsqueda de la obtención de
óptimos resultados, el diseño de este proyecto considera pertinente la inclusión de las
tecnologías de la información, con lo cual, se busca llevar una base de datos o registro
de inventarios, mediante las herramientas que estas nos ofrecen, por ello, la compañía
decidió la implementación de software en diferentes departamentos.
Impacto Ambiental:
Mediante la gestión de planificación y el manejo ambiental de la empresa es
importante tener claridad y conocimiento con respecto a las implicaciones de las
actividades propias de esta, como también las obligaciones y responsabilidades de
carácter ambiental que se derivan de su ejecución. Por ende, se busca concientizar la
comunidad empresarial frente al medio ambiente, optimizar y mejorar la imagen
corporativa. Teniendo en cuenta la pandemia, se viene fortaleciendo el sistema de
gestión biodegradable, fortaleciendo el uso adecuado de la logística inversa, la cual
aporta al ecosistema la reutilización de los desechos reciclables tales como: envases,

empaques y todo aquello que genera mayor impacto al ambiente.
Impacto Económico:
Se proyecta el crecimiento de la empresa en armonía con la sociedad, con lo
cual se espera lograr un balance que contribuya al beneficio e impacto de los
productos y operaciones.
La actividad de la compañía genera un impacto económico dirigido
directamente a la nómina de los colaboradores operativos, fortaleciendo la calidad de
vida a más de 250 familias, brindando estabilidad laboral mediante un primer
contrato de tiempo indefinido y posteriormente a 2 años de estar laborando en la
compañía, se les otorga incentivos por mayor productividad de sus funciones. Otro
factor fundamental que contribuye a generar un impacto económico, es la compra de
bienes y servicios, pago de impuestos, dividendos entre accionistas, adicional a ello;
servicio a proveedores y el valor del producto final ofertado a los clientes.
Alcance
El presente proyecto tiene como alcance, segmentar adecuadamente los roles
del personal de trabajo para no sobrecargar en labores a los empleados por medio de
la estructuración, de manera adecuada en el departamento de compras y suministros a
fin de mejorar la productividad en las operaciones.
Su desarrollo beneficia a la compañía de productos de belleza Ana María, en
el área de compras y suministros, donde se desarrollará el objeto general de este
trabajo.
El tiempo estimado para alcanzar estos objetivos es de 120 horas en la
compañía antes mencionada en la ciudad de Bogotá.
Historia de la compañía de productos de belleza Ana María.

El concepto de la cosmética natural en Colombia se inició en 1959 cuando
Ana María García, nuestra fundadora, incorporó en los productos cosméticos que
desarrolló para el cuidado de la piel, los beneficios de los principios activos naturales
a partir de extractos de pepino, manzana, fresa, caléndula, romero, arrayán y el
reconocido polvo de arroz, entre otros.
Es en parte por esto, que Productos de Belleza Ana María se ha mantenido por
más de 60 años entre las compañías más importantes de la industria cosmética
nacional, prestando permanente asesoría personalizada a nuestros clientes y
consumidores.
Logos al Pasar del Tiempo de la Compañía.
Responsabilidad Social
Conscientes de las necesidades de nuestro entorno estamos comprometidos
con programas que hacen la diferencia en nuestra sociedad.
Población: La población de la investigación es la empresa de productos de
belleza Ana María, comprometidos en la fabricación de cosméticos de belleza con un
alto sentido integral y social.
Muestra: Como muestra se toma la empresa de productos de belleza Ana
María sede Bogotá conformado por 250 operarios y administrativos.
FASE I. Análisis
Por medio de una encuesta al personal encargado del departamento de
compras se busca evidenciar aspectos positivos y falencias de esta área, el diseño de
una lista de chequeo para examinar los procesos de las áreas de almacenamiento,
producción y comercial; como también el diseño de una matriz Dofa, por tal motivo
se establecerá un diagnóstico y respectivo diseño de las mejoras de los procesos que
deberían ser aplicados.
Después de examinar la encuesta aplica al empleado encargado del

departamento de compras se evidencia unos riesgos inherentes en esta área.
Riesgos Inherentes
Se pudo detectar en la revisión de los procesos de gestión del departamento de
compras que no existe una planificación, ejecución y evaluación de las actividades a
desarrollar, solo se cuenta con un empleado en este departamento, se evidencia sobre
carga laboral. A continuación, se detallan los riesgos inherentes encontrados en el
área anteriormente mencionada:
● No realizar un adecuado proceso de la labor.
● Demoras y falencias en los procedimientos.
● No tener la información revisada a tiempo lo cual puede
generar perdida en negociaciones como también puede generar
sanciones.
● Retraso de pedidos, de materias primas afectando el
departamento de producción, lo cual conlleva a pérdidas de ventas.
● Carga laboral retrasando los procesos.
Se procede al diseño de una lista de chequeo para corroborar los hallazgos en

esos departamentos, al igual que el diseño de la matriz Dofa.
A continuación, el diseño de la lista de chequeo.

Análisis de la Lista de Chequeo

Posterior a la encuesta realizada se prevé su respectiva aplicación a los
departamentos mencionados. Notablemente se evidencian unos hallazgos para
el correcto desempeño y funcionamiento de la compañía, por lo tanto, es de
vital importancia accionar las mejoras respecto a la gestión implicada en el
departamento de compras y demás áreas involucradas.
Matriz Dofa:
A continuación, se muestra el diseño de la matriz Dofa, para la aplicación a
futuro de posibles oportunidades de mejora del entorno interno y externo de la
compañía y del medio ambiente.
Continúa en la siguiente hoja.
Diseño propio.
Análisis de los Hallazgos Encontrados

Al efectuar la revisión de los procesos de gestión para el periodo de junio
2020, se contó con la colaboración de los encargados de las áreas de almacenamiento,
producción y comercial.
Esto permitió generar un listado de detalles minuciosos que se presentarán a
continuación, basados en las oportunidades de mejora para el departamento de
compras.
Hallazgos
1. Al haber una falencia en la función administrativa, (en este caso hay una
sola persona en el área de compras), genera sobrecarga laboral y retraso en el proceso
global del departamento.
2. No hay segmentación de las funciones en el departamento, haciendo que
los empleados tengan sobrecarga laboral y extra limiten sus funciones.
3. Carencia de capacitación a los empleados para llevar los fines propuestos
del departamento de compras.
4. No hay una planificación estructurada para los inventarios, haciendo que
las existencias se agoten y haya retrasos en el aprovisionamiento.
5. Falencia en el cumplimiento de las políticas generales de la empresa,
debido a que no hay un control de los deberes por parte del empleado.
6. Falta de compromiso por parte del personal del departamento de compras
en vista que no hay una empatía con sus labores asignadas.
7. No hay comunicación de proyección de ventas por parte del
departamento comercial y esto genera que el departamento de compras no tenga
claridad de la materia prima e insumos que se tengan que solicitar.
8. Baja fidelización entre la compañía y algunos de sus proveedores,
ocasionando que estos se desentiendan de algunos procesos.
9. Falta de organización de la documentación de ingreso de los materiales
desde el departamento de logística.
Después de examinar los hallazgos, se encontraron unos subproblemas que
son los que generan el problema central, por tanto, se procede a diseñar las acciones
que se prevé para mitigar esos hallazgos.
A continuación, se detalla el diseño de las acciones que se deben aplicar a los

hallazgos encontrados en el área de compras.
Acciones
1. Capacitar personal adecuado para apoyar a las funciones delegadas por
parte del director(a) del departamento de compras.
2. Delegar funciones a cada uno de los involucrados en el departamento de
compras para que haya un trabajo equitativo y que de esta manera se pueda optimizar
un buen ambiente laboral, creando un buen funcionamiento del departamento.
3. Mantener capacitado al director de compras y a sus colaboradores sobre
el proceso que se debe llevar en el departamento de compras, determinando la
información adecuada sobre cada proceso que en esta área se realice.
4. Crear un cronograma de revisión y control de inventarios donde se pueda
ver, analizar y controlar el inventario para poder evitar agotamientos tanto como de
materias primas, insumos y producto terminado. Esto con el fin de llevar un buen
proceso de aprovisionamiento.
5. Cumplir a cabalidad por parte del empleador las normas y políticas
estipuladas por la organización (Reglamento interno de trabajo).
6. Cumplir a cabalidad la asignación de los deberes a cada uno de sus
empleados.
7. Se diseñan los documentos donde se especifique las solicitudes
requeridas por el departamento comercial para que junto con el departamento de
compras tengan una excelente interconexión.
8. Reforzar la comunicación con los proveedores, esto para tener una
fidelización y una atención especial por parte de estos.
9. Solicitar documentación de ingreso y salidas de los materiales por parte
de los departamentos de logística y ventas, para generar un control estricto entre los
departamentos.
Fase II. Planeación

Misión
Liderar al sector de la logística dentro de la cadena de suministro desarrollando
estrategias a través de la generación de capacitación, información, indicadores y mejores
prácticas que permitan un buen proceso competitivo.
Visión.
Ser la empresa prestadora de servicios de soporte logístico especializado líder
en el mercado de la industria, permaneciendo en la vanguardia en la gestión de
recursos en procesos eficientes y eficaces.
Objetivos
Objetivo general
Identificar el impacto generado mediante la gestión de procesos y políticas
departamentales, en la adquisición de materias primas e insumos para la compañía de
productos de belleza Ana María.
Objetivos específicos
• Examinar información sobre la gestión de los procesos que se manejan en
el departamento de compras.
• Diseñar la propuesta de unas políticas departamentales y estratégicas en
los procesos desarrollados en el área de compras.
• Ejecutar los procesos de gestión mediante entrevista al personal del
departamento de compras, proveedores, diseñar la propuesta de mejora de las
políticas departamentales y estratégicas, ejecución del plan maestro, matriz de
Kraljic, análisis DOFA entre otros.
• Evaluar el proceso de gestión aplicado al departamento de compras,
determinando si es viable continuar aplicando la mejora continua en los procesos.
Técnicas de Recolección de Información Para Proveedores

Para el desarrollo de este proyecto se acude a la recolección de información a
través de las técnicas y medios correspondientes para la toma de datos. Durante la
primera etapa es pertinente realizar una revisión de la documentación existente sobre
todos los procesos de mejora en una empresa. De esta manera se diversifican las
estrategias y se puede llegar a innovar sobre la inclusión de nuevos procesos de
gestión, planificación, control, ejecución, evaluación, selección de proveedores,
mejoras e implementación para el diseño de políticas en el departamento de compras
y suministros, que está siendo objeto de estudio en este proyecto. El propósito
fundamental de la recolección de información, es brindar datos verídicos, confiables
que den claridad a la hora de tomar decisiones.
Se utilizaron las fuentes de información primaria, secundaria y terciaria para
la selección de los proveedores teniendo en cuenta su oferta.
La información utilizada para la selección fue:
● Páginas web
● Artículos
● Periódicos
● Recomendados
● Voz a voz
Mediante una revisión histórica de la base de datos de los proveedores de la

compañía, se procede a examinar falencias sobre las negociaciones procedentes entre
el departamento de compras y los proveedores actuales con los que cuenta la
compañía.
También se prevé examinar los aspectos positivos con los cuales se espera
mejorar el proceso de evaluación y selección.
A continuación, se muestra el diseño de la tabla sobre el proceso que se debe
realizar para seleccionar los proveedores que aporten mayor benéfico a la compañía.
Continúa.
Diseño Propio.
Continúa en la siguiente hoja.

Diseño Propio.
Posterior se aplica la encuesta abajo expuesta para evaluar y seleccionar los

proveedores que se acoplen a las necesidades de la compañía.
Encuesta Aplicada a Proveedores
Diseño Propio.
Indicadores del área de Compras

En la organización, los indicadores cumplen un papel fundamental, estas
herramientas son indispensables para medir el cumplimiento de los objetivos,
mencionados a continuación:
• Desviación del presupuesto.
• Tiempo total del proceso.
• Cantidad de pedidos rechazados.
• Ahorros y descuentos en precios preferenciales.
• Retorno de inversión.
• Cobros y facturación.
• Número y ratio de evaluación media de los proveedores (seleccionado).
Este indicador se tendrá en cuenta para negociar con los proveedores en la

posición más beneficiosa posible, para así, evaluar el desempeño de estos y llegar a
un acuerdo, por lo cual se determina utilizar el: Número y ratio de evaluación media
de los proveedores.
Criterios de Evaluación
Al identificar los proveedores, es necesario conocer su historia, clientes,
relación con otros proveedores, posicionamiento en el mercado y sector donde se
especializa.
Estos se agrupan de acuerdo a factores económicos, calidad y servicios. Para

la compañía, los criterios más importantes son las certificaciones ISO 9001,
características técnicas, periodo de garantía, forma de pago, servicio post venta,
rappels, (descuentos por volumen de compra), plazo de entrega, descuentos por pago
anticipado, devolución de mercancías etc.
Se procede a continuación con la evaluación y selección de proveedores, para

ello se diseña una tabla con sus respectivos criterios a evaluar.
Diseño Propio
Selección de proveedores. Matriz comparativa.

Indicador de Número y ratio de evaluación media de los proveedores de
harina de arroz, pomos, estuches, pigmento, plegable, dióxido y celofán.
Diseño propio.
Continúa en la siguiente página.

Diseño propio.
Continúa en la siguiente página
Diseño propio.
Análisis de selección de proveedores

Teniendo en cuenta los criterios de buscada, criterios de selección, evaluación y
selección de proveedores, se pudo determinar las consideraciones relevantes para la
compañía como: Reputación, situación económica, localización, Resquicitos de calidad,
facilidades de pago, cantidades mínimas requeridas, rapidez en la entrega, servicio post
venta y garantía, certificaciones, calidad y precio, contar con los proveedores correctos
es vital para el desempeño y buen funcionamiento de la compañía.
Al seleccionar los proveedores adecuados manteniendo una relación de
cooperación y que el objetivo fundamental con este procedimiento es que ambas partes
obtengan mutuo beneficio, también es importante mantener actualizada la base de datos
de proveedores, como también realizar un análisis periódicamente para mantener una
mejora continua en pro de la compañía estableciendo una negociación con ellos a largo
plazo para mantener abastecida la compañía.
Clasificación de Productos y ficha técnica

Los productos fabricados por la compañía son cosméticos de larga duración, por
ende, van destinados a un público específico. Siendo clasificados en la categoría de no
perecederos; es importante seguir las instrucciones del fabricante para conservar el
producto en buen estado.
A continuación, se muestran las características de los componentes del producto

final.
Diseño de imágenes web https://www.google.com/

Diseño ficha técnica de la compañía.
Análisis de clasificación de productos y ficha técnica.

La clasificación de materias primas, insumos, producto semi terminados, en
procesos y final, es muy importante porque por medio de este proceso se procede a
ubicar los materiales en palets de acuerdo a su ficha técnica, como también se tienen en
cuenta sus componentes para evitar que se contaminen por microorganismos y demás
que se encuentren en el medio ambiente y en el área de ubicación; por tanto la
clasificación de cada producto y demás apoyan la categorización y codificación de estos

mismos.
Mantener la clasificación de las materias y demás; contribuye a un proceso con
mayor eficiencia y rentabilidad para la operatividad de la compañía, saber
concretamente donde se encuentran ubicados cada uno de los productos es vital para un
rendimiento de los procesos como también las fichas técnicas actualizadas aportan para
el área encargada tener presente el componente de cada producto, características y
demás especificaciones que se requieran evitando así errores humanos y técnicos.
Negociación con Proveedores

Para la negociación con los proveedores se tiene en cuenta que ambos
negociadores obtengan beneficios, el objetivo será llegar a un acuerdo en donde las
dos partes estén conformes satisfaciendo las necesidades mutuas, sin crear conflictos
que perjudiquen a los involucrados en la negociación. Se utilizará la negociación
colaborativa o cooperativa.
A continuación, se procede a ejecutar el paso a paso que se tiene en cuenta
para dicha negociación.
Aspectos a seguir:
• Conocer la información de los conceptos a tratar en la negociación.
• Evaluar las posibles ventajas y desventajas frente a la negociación.
• Conocer la ley que regulan cada caso de la negociación.
• Tener disponibilidad para escuchar, dialogar si se presentase conflictos en
la negociación, ser recíprocos y tener claridad en los conceptos frente a los
interlocutores.
• Ser afable y llegar a un buen entendimiento entre las partes, trabajando de
forma positiva en los desacuerdos.
• Interactuar con la mayor cantidad de ofertantes.
Paso para negociar:
• Fase 1. Comienzo: Escoger el lugar adecuado (creación del ambiente
donde se va a llevar a cabo dicha negociación), fecha y hora para inicio.
• Enviar invitación al proveedor seleccionado.
• Fase 2. Presentaciones: se hace la descripción del tema a negociar,

teniendo en cuenta las propuestas del comprador y del proveedor.
• Fase 3. Debate: Se exponen las dudas o inconformidades frente a los
puntos que se quieren negociar, no mentir para no generar falsas expectativas
exponiendo ideas claras con argumentos reales y se realizará una evaluación de las
respuestas intentando cada uno flexibilizar al otro. (Se evidencio una inconformidad
en los tiempos de pago).
• Fase 4. Resolución de conflictos: - Resaltar los puntos con los que se
llegue a un mutuo acuerdo. Tener desarrollada una estrategia en caso de llegar a una
situación negativa.
• Negociar los desacuerdos generados en el debate de la anterior fase, saber
cuáles son los límites, teniendo en cuenta hasta donde se puede llegar, sin ceder de más.
• No tener en cuenta la persona con la que se está negociando; si no, en el
punto negativo de la negociación.
• No actuar de la misma forma de la parte contraria si no conservar la
calma, cuando la negociación sea negativa, preguntaremos la razón de su decisión.
• En el proceso de la negociación se evidenció una inconformidad por parte
del proveedor, por el tiempo de pago estipulado por la empresa, ya que se requiere un
tiempo de pago de 60 días a lo que el proveedor no estuvo de acuerdo, sin embargo, el
proveedor cuenta con unas excelentes calificaciones en calidad y tiempo de entrega, por
lo tanto se pondrá en consideración una propuesta a la gerencia para evaluar los tiempos
de pago que ofrece el proveedor, quien estudiará el caso y dará respuesta en un tiempo
estimado de 8 días, esperando una respuesta positiva por parte de la gerencia.
• Fase 5. Cierre: En esta última fase se procede a desarrollar todas las
acciones acordadas y las fechas para llevarse a cabo firmas y demás compromisos, para
llegar a un cierre de negociación exitoso.
A continuación, se plasma la evidencia del diseño de la invitación vía E-mail a
un proveedor potencial y se detalla el diseño de un contrato de transporte que se prevé
para la empresa de productos de belleza Ana María.
Continua en la siguiente página.

Diseño propio.
Fase III. Ejecución
Plan maestro. Servicio al cliente

Mediante la herramienta de políticas de calidad se busca plasmar la
importancia de estas, frente a los clientes internos y externos, siendo claras para que
así el servicio prestado sea superlativo por parte de las personas que representa la
compañía.
Objetivos de las políticas de servicio al cliente
1. Establecer lineamientos claros y precios, su objetivo es que los
trabajadores tengan el conocimiento pertinente y puedan brindar una excelente
atención a los clientes de acuerdo a sus conocimientos y que puedan desenvolverse
ante cualquier situación.
2. Brindar la información a los clientes sobre los servicios de productos de
belleza que ofrece la empresa Ana María.
3. Ofrecer respuesta satisfactoria, oportuna y en el menor tiempo posible
satisfactoria a nuestros clientes, con el conocimiento adecuado que la situación
requiera y dentro del alcance pactado.
4. Proporcionar canales a los clientes, para que lo utilicen y puedan dejar
sus quejas, sugerencias o peticiones dirigido al área de servicio al cliente.
Políticas de servicio al cliente
Estas son las políticas que se encuentran vigentes en la compañía:
1. Que el personal de la compañía sea idóneo para atender las necesidades y
oportunamente de los clientes.
2. Los líderes operativos o supervisores deben hacer seguimiento a las
operaciones, y verificar que se cumpla el alcance pactado con el cliente.
3. Los líderes operativos o supervisores deben hacer
4. Proporcionar al cliente herramientas tecnológicas orientadas a la
prestación de un servicio eficaz, promoviendo los medios necesarios para mantenerlo
informado acerca de nuestros productos y servicios.
5. Satisfacer las necesidades de las partes interesadas, prestando un servicio
oportuno, confiable y de valor agregado.
6. Buscar la mejora e innovación de nuestros productos, atreves del análisis

de datos y del seguimiento al servicio prestado.
Proceso de Abastecimiento
A través del relacionamiento comercial, especialmente con proveedores tipo A,
los cuales se encuentran vinculados y certificados dentro de la cadena de suministro con
los mercados nacionales e internacionales, conlleva a ser más competitivos en el
mercado. Dentro de nuestra planeación estratégica y de ventas, prima prever situaciones
adversas tales como, paros agrícolas, paros de transporte, paros armados, golpes
negativos a la economía, entre otros, que afecten el normal desarrollo de la operación de
la compañía. Dentro del departamento de compras, juega un papel esencial dentro de la
organización, ya que sus análisis son competitivos, dentro de la legislación y las normas
establecidas sujetas a rigurosos procesos de calidad. El proceso interno de compras, está
compuesto por:
1. Aprovisionamiento: Este proceso se tiene relacionado con recibir mercancías
y optimizar los procesos de recepción con la primera fase del flujo de mercancías desde
el proveedor hasta el proceso de producción. Este proceso cuenta con adquisición y
almacenamiento de productos, tales como: materias primas, materiales e insumos entre
otros.
2. Producción: Esta Planificación se tiene puesta en marcha y control de todas
las actividades, e informaciones derivadas, relacionadas con el flujo de materiales, que
suceden desde el aprovisionamiento de materias primas hasta la entrega al cliente de los
bienes totalmente elaborados.
3. Distribución: Este proceso inicia desde la búsqueda de materias primas, su
posterior transformación hasta la fabricación, transporte y entrega al consumidor final de
acuerdo lo pactado contractualmente con los clientes, (tiempos, espacios, lugares de
entrega, etc.).
4. Retorno o Reutilización: En esta cuarta fase del flujo de mercancías se
establece la nueva utilización que se le dará a los productos finales y a los deshechos una
vez concluido su ciclo de vida y así se ayuda al medio ambiente teniendo presente la
certificación de ISO 14001 reduciendo costos a nuestra organización.
Gestión de Inventario
La compañía productos de belleza Ana María estructura un modelo de
inventario de tipo periódico, esto le permite mantener un flujo de aprovisionamiento
adecuado y una re-organización que se efectúa cada cuatro meses debido a su alta
Variabilidad que se determina a partir de la demanda sugerida durante los diferentes
meses del año y su impacto en la producción.
El aprovechamiento del inventario periódico, permite a la empresa Ana María,
tomar ventaja de las órdenes y la producción basadas en la demanda del mercado
circundante. Es así que da una acertada decisión sobre cuanto solicitar sin llegar a
medir riesgo. Así mismo, la empresa ha logrado un flujo continuo de los productos
que considera indispensables al aplicar este modelo. Todo esto ha logrado reducir las
pérdidas en producción y del mismo modo poder cumplir con el producto final para
los clientes. Finalmente, su calidad de no perecedero el cual estructura el método
periódico, mantiene un efectivo control sobre la mercancía y reduce las pérdidas al
mínimo, pues se asignan grandes existencias de inventario.
Tipos de inventarios.
Se tiene en cuenta los siguientes inventarios:
Inventario inicial: Se realiza al iniciar las operaciones.
Inventario final: Se realiza al final al cierre del ejercicio económico,
realizándose por lo general al finalizar un periodo, así pues, reflejando la situación
patrimonial de la compañía.
Inventario físico: Refleja lo que tiene y se puede contar, pesar o medir para
así, tener en cuenta cada una de las diferentes clases de bienes.
De igual forma se tendrá en cuenta los máximos y los mínimos para establecer
las cantidades adecuadas de cada producto que se debe tener en existencia en el
inventario, en el entorno de almacén principal y estantes, lo que se busca con este
proceso es evitar costos excesivos de almacenamiento o ineficiencia de almacén al
tener productos que no rotan y que no se venden, este método aporta gran utilidad
evitando que la compañía quede desabastecida o tenga sobre stock de inventarios. La
compañía establece un mínimo de inventario de 1.000 unidades y un máximo de
25.000 unidades. En cuanto al punto de reorden se estima que este por encima del
inventario de seguridad, su objetivo es reflejar la información acerca de que al llegar

a ese punto se deberán comunicar con el departamento de compras para hacer un
nuevo pedido. También se debe tener en cuenta la cantidad de pedido (CP), tan
pronto se llegue al punto de reorden, cual es la cantidad que se deberá pedir de tal
manera de no excederse de las existencias máximas permitidas, pero que el material
pedido sea suficiente para contar con un periodo de tiempo aceptable para el
desarrollo de las actividades.
Método de conteo cíclico de inventario.
Es un método para mejorar la exactitud y fiabilidad del control de inventarios
y que consiste en contar las existencias del almacén, agrupadas según un criterio, de
forma que se cuenten con frecuencia y de forma periódica, en lugar de realizar un
único inventario físico anual, por lo tanto, la compañía realizara un conteo cíclico
ABC, se prevé mantener una mejora continua.
A continuación, se presenta una tabla para la respectiva selección entre los
métodos de Fifo, Lifo y promedio ponderado.
Conteos cíclicos ABC
De acuerdo a las necesidades de la compañía se tendrán en cuenta los conteos
cíclicos ABC, los cuales se basan en una clasificación del inventario y por lo tanto se
aplica el principio de Pareto o regla 80-20, se clasifican las referencias según su valor de
inventario o su frecuencia de uso, de forma que quedarán organizadas en tres categorías:
A, B y C.
Las referencias de la categoría A deberán ser contadas con más frecuencia,
por ejemplo, una vez a la semana, o una vez al mes, estos productos contribuyen con
un 80% de la utilidad de las ventas.
Los artículos clasificados en la categoría B serán contados con una frecuencia
inferior a los de la A, por ejemplo, una vez cada trimestre, estos productos
contribuyen con el 15% de utilidad de las ventas para la compañía.
Finalmente, las referencias incluidas en la categoría C serán contadas con
menor frecuencia que las B, por ejemplo, dos veces al año, esta última categoría de
productos contribuye con un 5% de utilidad de ventas a la compañía.
De esta forma, se focalizan los recursos empleados en el conteo cíclico en la

mercancía que más impacto tiene en al negocio, bien por su valor económico o bien
por sus niveles de rotación.
La siguiente tabla muestra los valores asignados para el inventario A, B y C,
que se tiene en el departamento y su relación se muestra a continuación.
Diseño propio.
Análisis método A, B, C
Este método ayuda a desarrollar la clasificación de los productos que cuentan
con mayor rotación, permitiendo la organización para una buena distribución acorde
de las mercaderías a distribuir dentro de la bodega (almacén), teniendo en cuenta su
respectiva rotación y su valor y así poder determinar el aporte económico que se
prevé para la compañía expuesto anteriormente con el método de Pareto y conteo A,
B, C.
Métodos de inventarios
La compañía de productos de belleza Ana María tendrá en cuenta el método
Fifo, Lifo y Promedio Ponderado, de acuerdo a la sistematización en el software que
maneja la compañía para agilizar las tareas del personal de almacén encargado de los
conteos, con la implantación de conteos cíclicos de inventarios habitualmente se
comienza seleccionado un grupo reducido de referencias o SKUs (stock-keeping
units), los cuales servirán para detallar aquellos productos representativos de toda la
Análisis de métodos
180,000,000
160,000,000
140,000,000
120,000,000
100,000,000
80,000,000
60,000,000
40,000,000
20,000,000
0
1 2 3 4
INVENTARIO 5
FINAL 6 FIFO
7 8
LIFO 9PROMEDIO
10 11 12 13 14
mercancía del almacén. Es decir, que ese grupo incluirá algunas referencias de alto
nivel de rotación, referencias de bajo nivel de rotación, referencias de productos de
gran volumen y referencias de mercancías perecedera, el método seleccionado por la
compañía es el siguiente:
Diseño propio.
Análisis de los metodos Fifo, Lifo, Promedio Ponderado.

Despues de realizar la comparacion de los ejercicios Fifo, Lifo y Promedio
Ponderado, se deduce que para la compañía el método de valoración mas conveniente
de acuerdo a la respectiva fluctuación que se evidencia respecto a los datos de los
inventarios, donde se puede dar salida a los productos que antes llegaron, a las
existencias y que más pronto pueden tener su fecha de consumo preferente. Por tal
motivo se procede a seleccionar el metodo Fifo de acuerdo a los beneficios que aporta a
la compañía. Teniendo en cuenta que es el de menor costo frente a los demas métodos.
Margen de contribución:
El margen de contribución de una empresa es calculado mediante la diferencia
entre el volumen de ventas y los costos variables.
Margen contribució n
7000%
6000%
5000%
4000%
3000%
2000%
1000%
0%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Diseño propio.
Análisis de Margen de Contribución
Se evidencia una variación de un producto respecto al otro, observando la
participación de cada producto de forma diferente en cuanto a la rotación entre las
referencias de los compactos Perla y el Caoba, presentando así un mayor volumen de
ventas. Se estima que el margen de contribución es el que cubre los costos fijos y la
utilidad esperada por la compañía.
Flujograma para las Operaciones de la Compañía Ana María

Es una herramienta con la que se puede mostrar la aplicación de los procesos de
gestión de cualquier departamento de una unidad de negocio, por lo cual, la compañía
cuenta con el diseño de un flujograma donde se percibe los procesos del área de
compras, con lo cual se busca mejorar los aspectos que lo requieran. Mediante este
flujograma se puede evidenciar información relevante y pertinente para la toma de
decisiones.
A continuación, se evidencia el diseño de un flujograma del departamento de
compras.
Diseño propio.
A continuación se detalla las mejoras de los procesos de las areas relacionada con
el departamento de compras.
Diseño propio.
Continúa siguiente hoja
Diseño propio.
Continúa siguiente hoja.
Diseño propio.
Diseño propio.
Diseño propio.
Análisis de los Flujogramas Detallados Anteriomente

los cuales contribuyen reflejando la información pertinente de cada área
destacando aspectos positivos y hayazgos en cada uno de los departamentos
relacionados con el area de compras, cada uno de los flujogramas detallados en este
doccumento reflejan las mejoras que se pueden aplicar en cada proceso para que sus
actividades sean efectivas, eficientes y presenten la información real para la toma de
desiciones sobre la compañía.
Matriz de Kraljic
Es una herramienta utilizada en la gestión de compras y con la que se procede
a realizar la categorización de los materiales y servicios a comprar; en relación al
riesgo que plica y que contribuye con la toma de decisiones de la compañía.
Diseño propio.
Análisis de Matriz de Kraljic

Mediante esta herramienta la compañía puede clasificar y analizar el estado de la
cartera del área de compras, también contribuyo a dirigir la estrategia para abastecer la
compañía, como también saber que productos son de fácil adquisición y cuáles no, con
cuantos proveedores se cuenta para cada producto y con cuales se debe establecer una
negociación cooperativa y de mayor duración; con los que se espera mantener relaciones
duraderas y estar siempre abastecidos de los materiales que necesite la compañía.
A continuación, se detallan las estrategias que se prevé para la compañía
mediante la matriz de Kraljic.
Estrategias de la Matriz de Kraljic de Productos Apalancados por
Cuadrantes.
Al utilizar productos apalancados con los cuales se consigue una mayor
exposición en el mercado de la que se tendría invirtiendo al contado con otro tipo de
productos y que al estar en el “mercado de compradores” se busca la estrategia que
aporte beneficios a la compañía la cual será contratar los proveedores que vendan a
bajo costo y buena calidad, ya que se cuenta con muchos proveedores para la
adquisición de los productos, utilizando las fuentes de suministros primarias,

secundarias y terciarias para contactar a los proveedores que ofrezcan precios bajos,
calidad de productos y entregas oportunas. Realizando una negociación que
proporcione las mejores condiciones de suministros desde una posición de fuerza
atreves de licitaciones, subasta inmersa, fijación de precios y objetivos de precio. Los
productos como la harina de arroz, estuches, celofán y plegables, son productos que
se encuentran en forma adecuada en el mercado, por lo cual la negociación es
bastante fácil para cerrar de forma exitosa.
Estrategia de Productos Rutinarios por Cuadrantes
Son materiales de poco impacto en los resultados y de escaso riesgo, tienen un
bajo impacto económico y facilidad de suministros, en este caso sería la adquisición
de productos como, resma de papel, acetatos, satirizantes, alcohol y productos de
aseo, en este marco de ideas la estrategia más adecuada es diseñar un sistema de
contratación con los proveedores y negociar acuerdos de suministros por volumen,
para no correr riesgo de escases de suministros, apoyándose en la base de datos
posteriormente analizada, eligiendo los proveedores que más convienen a la
compaña.
Estrategia de Productos Estratégicos por Cuadrantes
Materiales de alto impacto en resultados y de alto riesgo para la compañía, son
productos específicos, en este caso la necesidad es mutua entre el comprador y el
proveedor y el comprador, lo que se busca es una negociación “win - win”, que
beneficie a ambos, en este caso se prevé la estrategia de desarrollo de proveedores,
que se basa en establecer relaciones estratégicas a largo plazo en las que ambas partes
encuentran incentivos dentro de los escenarios más óptimos del mercado, los
productos a obtener son, dióxidos, colorantes, los cuales son productos o servicios
con una oferta más limitada en el mercado para la compañía.
Estrategia de Productos Cuello de Botellas o Críticos:
Materiales con poco impacto en los resultados para la compañía, pero de alto
riesgo por tener pocos proveedores o solo uno, como lo puede ser la adquisición de
pomos. Para ello se seguirán dos estrategias paralelas. Asegurando el suministro de
los materiales a través de acuerdos legales efectuando las penalizaciones y las
sanciones correspondientes por incumplimientos de parte del proveedor por falta de

suministros fijando un periodo extenso, también desarrollar una estrategia donde la
empresa pueda gestionar la fabricación de este producto, estableciendo que los
departamentos de calidad y producción trabajen en equipo, mediante la validación de
proveedores alternativos, el objetivo de esta estrategia será tener en parte el control de
la negociación, esta estrategia consiste en transformar los productos cuello de botellas
en rutinarios o estratégicos. Otro aspecto fundamental es el de contactar proveedores
en el exterior, contactar nuevos proveedores y así crear una base de datos que cuente
con varios proveedores de ese tipo para no quedar desabastecidos por estas materias
primas.
III. Ejecución del Plan Maestro

A continuación se presenta la propuesta del plan maestro donde se muestra
como una herramienta indispensable para mejorar continuamente el proceso de
compras y suministros en la empresa Productos de belleza Ana María. Siendo así el
plan maestro una clave fundamental para una buena planificación que ayudará a
evitar sobrecargas o subcargas de las instalaciones, logrando una capacidad de
producción eficiente con un menor coste.
El objetivo es mantener armonizados a los demas departamentos de la
compañía, ademas, se enfoca en mantener el crecimiento constante de la compañía,
otro aspecto es que recoje todas las démas actividades y caracteristicas de los otros
departamentos.
Administracion de la Demanda
Es la función de reconocer y administrar todas las demandas de productos, en
donde se debe tener en cuenta el movimiento del mercado de los productos los cuales
dependen del consumo de empresas, familias, proveedores y manufactura entre otras,
se da en el corto, mediano y largo plazo.
La administración de la demanda incluye 4 actividades principales las cuales se
tendrán en cuenta:
• Pronósticos
• Procesamiento de ordenes (pedidos).

• Hacer compromisos de entregas.
• Interacción entre planeación y control de producción en el mercado.
De acuerdo a los pronósticos se puede predecir los eventos futuros, emplea
datos históricos y proyección hacia el futuro, mediante un modelo matemático el
horizonte de tiempo se clasifica en tres categorías:
Un pronóstico se clasifica por el horizonte de tiempo futuro que cubre.
• Largo plazo (introduccion del producto).
• Mediano plazo (madurez).
• Corto plazo. (declieve).
Componentes de la Demanda
En el componente de la demanda básicamente marcan el ciclo del negocio al
predecir las tazas de inflación ofertas de dinero, nuevas construcciones, y otros
indicadores de planeación.
Tipos de pronósticos
encontramos que el primer criterio es el tiempo, en donde tenemos
pronósticos a corto y largo plazo.
Existen dos tipos de pronósticos , los cualitativos y los cuantitativos de
acuerdo a las caracteristicas de cada uno la compañía procede a realizar el uso de
ambos pronósticos mediante el diseño de encuestas aplicadas a porveedores y
personal del área de compras, como también el método cuantitativo en el cual se
procede a diseñar el método de promedio móvil ponderado, ahora se describe el
diseño de la gráfiaca del promedio móvil ponderado para el año 2021 y una tabla que
se encuentra en anexos No. Xx relacionada con la gráfica aquí reflejada.
Gráfico 1
Analisis del Pronóstico Promedio Móvil Ponderado Año 2021.

Es este analaisis la importancia es relativa respecto a los datos descritos en la
tabla del promedio móvil ponderado, en el cual se pude determinar un margen de
error positivo y una variación adsoluta menor lo cual efectua según los datos
historicos que las ventas desde el mes de abril del 2021 serán positivas respecto al
diagrama de la gráfica de pronosticos del año 2020.
Pronóstico de ventas nov-dic 2019, ene-abr de 2020

Es la proyección que la compañía realiza sobre la producción y las ventas del
polvo compacta efectuados en el mes de nov-dic 2019, enero a diciembre de 2020
mediante el diseño de graficas para validar su respectiva variación.
Diseño propio.
Análisis del Pronóstico de Ventas

Se preve volver realidad las proyecciones de esas ventas en concreto, sin
embargo se debe hacer un comparativo de acuerdo a las fluctuaciones de las ventas
respecto al periodo anterior y al proximo perido del año 2020, en esta proyeccion se
puede reflejar la variabilidad de las ventas reales respecto a la actual situación que
enfrentan las compañias ante la emergencia del covid19 el cual afecto a cada sector
financiero, empresarial y entorno social, donde cada persona tuvo que restringir la
adquisición de bienes y servicios para conservar efectivo comprando lo basico.
Presupuesto de Ventas
Es una un informe que detalla las estimaciones de ingresos por las ventas de
bienes y servicios de una compañía y para un determinado periodo, se debe tener en
cuenta los ejercicios de periodos anteriores y agentes externos como la competencia,
fluctuacion de clientes y sector publico, se desarrollo el diseño de este presupuesto con
el objetivo de un incremento mensualmente que permitiera obtener mayores ingresos
cada periodo sin contar con la pandemia.
Enero a abril de 2020.
Gráfico 2
Mayo a agosto de 2020. Septiembre a diciembre de 2020.
Gráfico 3
Diseño propio.
Análisis de Presupuesto de Ventas

Se contemple las ventas entre enero a abril con un impacto decreciente de
acuerdo a la actual situación del mundo donde se disminuyó la adquisición de bienes
y servicios, notablemente hubo una recepción para algunos sectores empresariales
reflejando una afectación progresiva a causa de la pandemia, donde las compañías se
vieron en la necesidad de implementar estrategias de ventas, haciendo uso de las
herramientas de la tecnología que ofrece donde el e-commerce juega un papel
fundamental en la adquisición de bienes y servicios y la compañía Ana María hizo
uso de estas herramientas para llegar a sus clientes y ofrecer los productos y poder
mantener los costos más relevantes de la compañía, se observa una fluctuación
bastante abrupto en el mes de abril cuando la pandemia se encontraba en pleno auge.
Presupuesto de Producción
La producción es la actividad económica encargada de transformar los insumos
para convertirlos en productos, aprovecha los recursos y las materias primas para
elaborar o fabricar bienes y servicios para satisfacer una necesidad del cliente final.
A continuación, se detalla la gráfica del presupuesto de producción.
Enero a abril de 2020.
Gráfico 4
Gráfico 5
Diseño propio.
Continúa en la siguiente página.
Análisis del Presupuesto de Producción de una Empresa

Para ello la empresa debe contar con modernos y conceptos Industriales en
materia de flujo de materiales y expedición de producción, junto a la inspiración de
las más modernas maquinarias, contar con un equipo humano y técnico de la más alta
calificación, con el cual debe trabajar día a día para alcanzar un óptimo resultado en
los productos y servicios que ofrece. Su compromiso es seguir trabajando para
alcanzar una mayor integración entre ellos y sus clientes, produciendo los mejores
productos y servicios.
Los objetivos Generales de la Empresa son:
● Innovar cada vez más en el concepto de Ingenierías y
especialidades.
● Crecimiento constante en el tiempo.
● Capacitación y mejoramiento del personal.
● Seguir posicionándose como la fábrica de cosméticos más
importante del país.
Sobre los Objetivos Específicos de la Empresa:
● Cumplir oportunamente con los plazos de entrega pactados con
sus clientes.
● Garantizar la más óptima calidad de todos sus productos y
servicios.
● Mantener un ambiente laboral óptimo y cordial, tanto para el
personal como para los clientes
Políticas. Plan Estratégico en el Área de Compras

Efectivas: Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo
suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. Encontrar
y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos: Asegurar buen servicio de los

proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. Implantar
políticas de compra que beneficien los procesos de la compañía.
Desarrollar óptimos procedimientos y controles: Mantener un costo de
operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los
buenos resultados obtenidos. Informar a los directivos de la compañía sobre cambios
de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.
Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y
potenciales. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la
empresa, directa o indirectamente, determinando cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus
necesidades.
Mantener buenas relaciones laborales y comunicativas con otros
departamentos de la empresa (ventas, producción, logística, almacenamiento, etc.).
Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos que se
requieran de un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de
los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
Obtener utilidades para la empresa.
Departamento de Compras.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles
son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando a los
proveedores y abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con los
proveedores quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar
a convenios y celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes
y los servicios.
Al crear unas políticas que direccionen las labores del departamento de
compras las cuales aportan cada aspecto a desarrollar en las actividades que se
realizan en este departamento, por lo cual es importante:
-Establecer políticas del departamento de compras, los productos que se deben

adquirir - cuanto pagar y la lista de proveedores a utilizar en la compra de productos.
-Elegir un analista acorde a los procesos requeridos por el departamento de
compras para dirigir la gestión de estos procesos.
-Establecer el trabajo de cada uno de los empleados y la capacitación para
manejar las tareas que se ajusten a las competencias de cada empleado.
-La compra de un programa diseñado para proporcionar un sistema eficiente
de pedido.
-Elección de proveedores: se debe pedir a los proveedores potenciales
determinar su profesionalismo y su capacidad para satisfacer las necesidades de
la empresa, investigar si ofrece los productos a tiempo, si se mantienen los
precios del contrato, si la calidad del producto se ajusta a nuestras normas.
De acuerdo con las políticas departamentales mencionadas anteriormente
podemos implementar lo siguiente en el departamento de compras y suministros:
•Reducir costos e identificar oportunidades de ahorro: analizar las diferentes
opciones que ofrece el mercado y sus beneficios, necesariamente para reducir costo;
en lo cual se debe tener en cuenta que no es el de adquirir productos al precio más
bajo, con un buen análisis determinar que el material sea de buena calidad y a un
precio razonable
•Negociar tratos con ventajas atractivas para la empresa.
Analizar el mercado: principalmente los proveedores y anticipar ofertas.
Aprovechar los incentivos y beneficios extras que ofrezca un proveedor con
respecto a otro.
•Disminuir los costos de envíos, como lo son: fletes – transportes.
•Prolongación de pago: consiguiendo créditos y organizar el inventario para
comprar solo lo necesario, sin gastar más de la cuenta.
•Calcular un precio medio que no supere las proyecciones financieras y que no
ponga en riesgos a otros departamentos de la empresa.
•Hacer las compras en el momento indicado, ordenar un pedido muy tarde
puede generar retrasos en la cadena de producción de la compañía, se debe hacer con
una anticipación justa.
•Implementar sistemas de automatización: contar con programas informáticos

especializados en el departamento de compras con el objetivo que los trabajadores
puedan cumplir con las labores asignadas, esto ayuda a mantener un canal abierto con
el departamento de ventas, producción, logística y la alta gerencia. Con esta
herramienta podemos supervisar de forma eficaz y rápida el inventario, los sistemas
de compras computarizados son fundamentales en cualquier empresa, siendo el
departamento de compras el más beneficiado porque con un programa informático se
disminuye el margen de error humano, también se simplifica la elaboración de
informes.
•Permite hacer seguimiento a cada actividad del departamento.
•Revisar el costo de la adquisición de los materiales.
•Ahorrar aprovechando garantías y descuentos por pronto pago.
A continuación, se refleja el diseño de la gráfica del presupuesto de compras
de materias primas en unidades del mes de enero.
Gráfico 1 Continúa en la siguiente página.

Gráfico 2
Diseño propio.
Análisis del presupuesto de compras

Mediante el presupuesto de compras se prevé mantener abastecidos a los
departamentos y en especial los que generan la operatividad de la empresa, como lo
es el área de producción que debe tener los materiales a tiempo y acordes a lo
solicitado al departamento de compras, compras es el departamento encargado de
adquirir todos las mercaderías para la compañía, también realizar los procesos de
selección de los proveedores que aporten benéficos a la compañía en cuanto al
abastecimiento, tener en cuenta que al hacer el pedido no sobre pase el nivel máximo
y manteniendo el mínimo de inventarios para no quedar desabastecidos, manteniendo
bajos costos, una rotación de inventarios.
Las compras planificadas permiten saber cuándo se debe comprar, que
cantidad se debe comprar, características de las mercaderías a comprar y al conocer
todos estos aspectos los cuales permiten hacer un buen análisis que contribuye a
realizar presupuestos más cercanos a la realidad.
A continuación, se evidencia el diseño de las políticas departamentales
Políticas Aplicadas para los Siguientes Departamentos.

Políticas Corporativas
1. Generar rentabilidad y crecimiento a partir del buen servicio Incluyendo
el mejoramiento continuo de nuevas políticas a los departamentos de revisión,
2. Hacer seguimiento a los departamentos con las políticas para cumplir las
metas establecidas por la compañía.
Políticas de Calidad:
1. Mejora continua de los procesos a partir del recurso humano, contando
con personal idóneo y altamente calificado.
2. Fabricar y comercializar excelentes productos utilizando químicos de alta
calidad.
3. Mantener un compromiso latente con el buen servicio, la rapidez y la alta
calidad, brindando satisfacción a nuestros clientes en un ambiente agradable.
Políticas de Compra.
1. Comprar solamente a proveedores que estén totalmente establecidos y
que poseen solidez económica reconocida por la empresa.
2. Mantener un costo de operación económico en el departamento de
compras, que está equilibrado con los resultados obtenidos para el cliente.
3. Tener buen planteamiento de las políticas de compras el cual benefician a
la empresa, en óptimos procedimientos y control.
4. Tener desarrollo de fuentes de abastecimiento para localizar nuevos
materiales y productos en donde la empresa dará una buena perspectiva para los
clientes
5. Siempre se contará por parte del departamento de bodega con un Stok
mínimo en los productos de mayor rotación (A).
6. Se realizará inventario de los productos periódicamente para tener control
de estos y así proyectarnos a las solicitudes de nuestros compradores.
7. Mantener la bodega en óptimas condiciones esto con el fin de velar por el
almacenamiento adecuado de los insumos y productos terminados.
Políticas de Ventas
1. La lista de precios para distribuidos y precio de lista, se establece en
pesos ($), colombiano más impuestos requeridos.
2. Los costes de flete y seguro corren por cuenta de la organización hasta la
entrega del producto a satisfacción.
3. La vigencia de los precios se establece en la lista de precios publicados

por Productos Ana María.
4. Las modificaciones de precios de los productos de Ana María serán
notificadas a nuestros clientes por correo electrónico y pagina web.
Política de Costos:
1. La negociación con los proveedores ha de ser continua.
2. Según el rendimiento eficiente de las materias primas se establecerá
cambio de proveedores.
Políticas de Producción:
1. El departamento de producción contara con un coordinador, quien es el
encargado de supervisar el trabajo de los operadores, funcionamiento correcto de las
máquinas y tiempos de producción.
2. Cumplimiento a cabalidad de los tiempos estipulados en cada proceso,
con el fin de terminar el producto a su debido tiempo.
No se permite el acceso de personal ajeno al departamento de producción.
Políticas de Proveedores.
Las siguientes son las políticas que la empresa tiene implementadas, en color
se resaltarán las políticas sugeridas para complementarlas y así hacer de ellas,
políticas eficaces.
Políticas Generales.
• La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para asegurar su
permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus clientes.
• Los proveedores han de contar con la documentación requerida para la
negociación con la compañía (Rut, Cámara y Comercio, Fotocopia de Cedula,
Planillas al día); de no contar con los documentos pertinentes no se procede a realizar
la negociación.
• Ana María, cumplirá los requisitos acordados con los proveedores.
• El vendedor no puede vender más de $.10.000.000 mil pesos a crédito.
• Se otorgará descuento a los clientes por pronto pago, por un margen alto
de volumen en mercancía y por referidos.
• Al momento de recibir los materiales por parte de los proveedores, se

entregará su respectivo documento de recibido a satisfacción por su parte.
• Los proveedores cuentan con tiempos estipulados, para las entregas de los
materiales.
Normas
• Que la harina de arroz sea de gran calidad desde los cultivos.
• Que los proveedores de Ana María, no utilicen la información de la
compañía hacia otras empresas.
• Que los empleados de Ana María, durante la permanencia del contrato
con la empresa no tenga nexos con las competencias.
Costumbres
• Mucho de los proveedores de Ana María, pertenecen al régimen
simplificado y por ende para la empresa se le hace difícil, la recopilación de Rut, los
documentos necesarios de dichos terceros, debido a que se cuenta con proveedores no
responsables de IVA, los cuales no cumplen totalmente con los requisitos solicitados
por la compañía de productos de belleza Ana María; por ello, se aumenta la tarea del
departamento de compras y contable.
• Que la materia prima como es la harina de arroz que son utilizados para
la elaboración de los polvos se encuentren adecuados total mente de acuerdo con la
norma ISO 9001 y ISO 45001. Generalmente aceptadas en Colombia.
FASE IV Evaluación.
Después de finalizadas las fases de análisis, planeación y ejecución se procede a
valorar, emitir un juicio sobre el proyecto desarrollado,
Como se refleja en el desarrollo a través de varias fases, la evaluación se realiza

durante todo el proyecto (aunque se mencione al final).
Se evalúa este proyecto con el objetivo de mejorar.
Mediante el diseño de la evaluación se enfoca en lo que se va a evaluar, cuando se

evalúa y como se evalúa.
Se realizó una comparación entre el estado actual y lo previsto de acuerdo a la

planeación.
Se determina que tanto este proyecto logró cumplir sus objetivos, los cambios que
se hicieron durante la planificación.
Efectuando la evaluación al proyecto el cual contribuye a mejorar la eficacia de este

proyecto en relación con sus objetivos.
Y la más importante y aplicada a este proyecto es la evaluación de proceso,

operativa, de medio término o continuo: se hace mientras el proyecto se va desarrollando y
guarda relación y manteniendo control del proyecto.
Conclusión
Mediante el desarrollo de este proyecto pudimos comprobar la importancia de
gestión del departamento de compras, consideramos a este departamento como el más
importante de una compañía; como se refleja en cada uno de los procesos que se
ejecutan y que cada departamento de una unidad de negocio tiene conexión con el
departamento de compras, además se pudo apreciar que en el departamento de compras
se desarrollan procesos y subprocesos con los que se busca dar cumplimiento a la
operatividad de la compañía, este departamento es vital para la compañía ya que por
medio de sus funciones cada departamento puede adquirir las materias, mercaderías que
soliciten y el deber de compras es mantener abastecida la empresa para que cada área
pueda cumplir con sus objetivos lo cual contribuye para que en general la empresa logre
cumplir las metas que son las de satisfacer las necesidades de sus clientes internos y
externos, entregar un producto final, mantener una mejora continua en cada proceso de
las áreas relacionadas a este departamento y generar utilidad para la compañía.
Después del desarrollo de este proyecto nos atrevemos a argumentar que sin
lugar a dudas el departamento de compras es el encargado de mantener en marcha a la
compañía, desde el inicio del proceso el cual comienza con una necesidad que emite la
requisición hasta la entrega del producto al cliente final.
Pudimos apreciar que en el departamento de compras es importante la planeación
y programación de compras el cual contribuye a: evitar demoras, optimizar costos,
mantener inventario mínimo y hacer las compras conociendo el máximo nivel de
adquisición sin llegar a pasar de ese nivel, mantener control sobre la cálida y los
inventarios. Mediante este proyecto pudimos aplicar los conocimientos adquiridos en el
transcurso de estudio de nuestra carrera técnica en compras y suministros y el cual hace
un aporte en la práctica diaria de nuestros trabajos y de este proyecto específicamente.
Anexos
Tabla 1
INVENTARIOS FIFO, LIFO Y PROMEDIO PONDERADO
Tabla 2
Diseño propio.
FLUJOGRAMAS POR DEPARAPAMENTOS
Gráfico 3
Página web www.gestión-calidad.com
Gráfico 4
Gráfico 5
Gráfico 6
Gráfico 7
Gráfico 8
Tabla 3
Tabla 3
Pronostico de ventas
Tabla 4
Diseño propio.
Tabla 5
Tabla 6
Tabla 7
Diseño propio.
Tabla 8
Tabla 9
Diseño propio.
Tabla 10
Tabla 11
Diseño propio.
Tabla 13
Diseño propio.
Tabla 14
Diseño propio.
Tabla 15
Diseño propio.
Recomendaciones
Establecer objetivos, trazar metas y cumplirlas, mantener actualizada la
información del área de compras, mantener el control de la dinámica de compras y
aprovechar al máximo el presupuesto de la compañía, ejecutar un abastecimiento

mediante el diseño de estrategias de compras y reducción de costos con lo cual se
aprovechara el capital de trabajo al máximo; como también la competitividad en el
mercado, fomentar la estrategia en hacer uso de la logística inversa con el objetivo de
reducir costos mediante la captación de los estuches del producto de polvo compacto
para luego reutilizarlo mediante un proceso de reciclaje, efectuando una negociación de
mutuo beneficio, entregando al proveedor el mayor número de estuches posibles.
Mantener una correcta planeación de las características antes de crear una orden
de compra donde es vital las cantidades adecuadas de materias primas o la adquisición
de los servicios en concreto que necesite la compañía para evitar comprar lo que no se
necesita, no mantener material obsoleto en los inventarios, controlar siempre los gatos
que se realicen dentro de la compañía dejando todo por escrito para evitar
inconvenientes a futuro, causar cada factura y conservar los soportes es fundamental
cuando se presenten auditorias y procedimientos poder rendir las cuentas correctas,
medir cada mes el desempeño de las actividades y estrategias desarrolladas en la
compañía contribuyen a un permanente crecimiento de la compañía, mediante los
indicadores que miden los procesos y ayudan a evaluar la gestión de compras. Además,
el diseño de políticas de gestión de compras y mantenerlas actualizadas evita correr
riesgos a futuro en cuanto al manejo financiero de la compañía. La implementación de
tecnologías son un factor clave para la compañía y las diferentes herramientas que ofrece
se convierten en aliados para simplificar y automatizar cada uno de las etapas, la actual
situación del mundo frente a las compañías que deben adaptarse y evolucionar, por eso
es importante que la compañía haga mayor uso del e-commerce como también fomentar
la expansión hacia otros sectores mediante la exploración de nuevos mercados en aras de
un mayor crecimiento y rendimiento empresarial.
Fuentes Bibliográficas
Logos:
http://www.cosmeticosanamaria.com/conocenos/#:~:text=El%20concepto%20de
%20la%20cosm%C3%A9tica,%2C%20cal%C3%A9ndula%2C%20romero%2C
%20array%C3%A1n%20y
Enlaces para hacer lo de abastecimiento:

https://blog.impulse.pe/5-pasos-para-elaborar-un-plan-de-marketing-estrategico-
plantilla
https://previa.uclm.es/area/ing_rural/AsignaturaProyectos/Tema5.pdf

Proyecto Final Final AM

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• Cantidad de pedidos rechazados.

• Ahorros y descuentos en precios preferenciales.

• Número y ratio de evaluación media de los proveedores (seleccionado).

Este indicador se tendrá en cuenta para negociar con los proveedores en la

Estos se agrupan de acuerdo a factores económicos, calidad y servicios. Para

Se procede a continuación con la evaluación y selección de proveedores, para

Selección de proveedores. Matriz comparativa.

Continúa en la siguiente página.

Análisis de selección de proveedores

Clasificación de Productos y ficha técnica

A continuación, se muestran las características de los componentes del producto

Diseño de imágenes web https://www.google.com/

Análisis de clasificación de productos y ficha técnica.

clasificación de cada producto y demás apoyan la categorización y codificación de estos

Negociación con Proveedores

• Fase 2. Presentaciones: se hace la descripción del tema a negociar,

Continua en la siguiente página.

Fase III. Ejecución

Plan maestro. Servicio al cliente

6. Buscar la mejora e innovación de nuestros productos, atreves del análisis

inventario de seguridad, su objetivo es reflejar la información acerca de que al llegar

De esta forma, se focalizan los recursos empleados en el conteo cíclico en la

Análisis de los metodos Fifo, Lifo, Promedio Ponderado.

Flujograma para las Operaciones de la Compañía Ana María

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