POLITÉCNICO DE COLOMBIA

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GUÍA DIDÁCTICA
CÓDIGO: M2-FR17 VERSIÓN: 1 Página 1 de 15

DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS

MÓDULO DE FORMACIÓN: PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

PLANIFICACIÓN
www.politecnicodecolombia.edu.co

DE PROYECTOS
¡Educación Sin Límites!

MÓDULO

“Si piensas que puedes o piensas que

no puedes, tienes razón” Henry Ford
MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

MÓDULO DE FORMACIÓN 2:

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Comprende las pautas para la planificación de proyectos.

Identifica el proceso metodológico para el diseño del proyecto.
Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de planificación
de proyectos.
Explica el ciclo de vida del proyecto.
Interpreta el flujograma del proceso de planificación.

DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

- Guía para la planificación de proyectos y
proceso metodológico para el diseño del
proyecto
CONTENIDO
- Herramientas de software para el proceso de
planificación
- Flujograma del proceso de planificación.

¡Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

El concepto de planificación se puede definir mediante diversos puntos de vista y

pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos
¿Qué se entiende por planificación?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes deberán ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.

Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La

planificación es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la
proyección de metas, basada en métodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y
se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en sí mismo.

La planificación es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para

mejorarla.

Toda planificación tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

coherente de acciones que procuran modificar una situación o problema.

Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar

en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra
planificación. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la
manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.

A continuación, se presentan teorias expuestas en la metodología PMI con apoyo

de herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales
facilitan las actividades de planificación al gerente de proyectos.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

I. GUÍA PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y

PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO DEL
PROYECTO

PMI – Project Management Institute es la principal asociación de miembros

profesionales del mundo sin fines de lucro para la profesión de proyectos.

Esta asociación diseñó la guía para la gestión de proyectos denominada PMBOK,

en la cual se presenta la estructura de gestión PMO, que estandariza los procesos
relacionados con los proyectos y hace más fácil compartir recursos, metodologías y
herramientas.

Dicha estructura propone los siguientes grupos de procesos:

1. Procesos de inicio
2. Procesos de planificación
3. Procesos de ejecución
4. Procesos de supervisión y control
5. Procesos de cierre

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

El primer grupo de procesos denominado “procesos de inicio”, comprende las

siguientes actividades:

Acta de constitución del proyecto: Documento emitido por el iniciador o

patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto y nombra al director
de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto.

Enunciado preliminar del alcance del proyecto: Descripción narrativa del

alcance del proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones
sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento común entre los interesados.

El segundo grupo de procesos comprende la planificación del proyecto, estos

procesos representan el cuerpo principal de la dirección de proyectos ya que define
los objetivos y planifica las acciones requeridas para lograr los objetivos y el alcance
del proyecto.

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

completar el proyecto con éxito. La Gestión del Alcance del Proyecto se encarga
principalmente de la definición y el control de lo que está y no está incluido en el
proyecto. Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto incluyen:

1. Planificación del Alcance: crea un plan de gestión del alcance del proyecto que
documenta cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo
se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo (EDT).

2. Definición del Alcance: desarrolla un enunciado detallado del alcance del proyecto
como base para futuras decisiones del proyecto.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

3. Crear EDT: subdivide los principales productos entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.

4. Verificación del Alcance: formaliza la aceptación de los productos entregables

completados del proyecto.

5. Control del Alcance: controla los cambios en el alcance del proyecto.

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Planificación del alcance:

Esto implica que antes de abordar cada proyecto, debemos considerar los medios
que necesitaremos para cada proyecto:

 Personal del equipo de proyecto.

 Herramientas tecnológicas.
 Software informático.
 Metodología a utilizar.
 Procesos que vamos a desarrollar.
 Procedimientos.
 Fuentes de datos.
 etc.

Llegados a este punto, ya disponemos de toda la información que hemos

desarrollado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar, así como los
medios que necesita el proyecto para llevarse a cabo. Estamos pues, en disposición
de realizar una gestión del alance del proyecto mucho más detallada y que será
clave para el éxito del mismo.

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

Definición del alcance:
El enunciado del alcance del proyecto se define sobre la base de los principales
productos entregables o servicios contratados, asunciones y restricciones, que se
documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del
proyecto preliminar.

La definición completa y detallada de alto nivel del alcance definitivo del proyecto la
obtendremos después de haber analizado los productos entregables y los requisitos
tangibles del proyecto.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Enunciado del Alcance del Proyecto

 Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo
necesario para crear tales productos entregables.
 Proporciona un entendimiento común entre los interesados del proyecto.
 Describe los principales objetivos del proyecto.
 Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada.
 Guía el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución.
 Proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambios o
 trabajos adicionales están comprendidos dentro o fuera de los límites del
 proyecto.

El enunciado del Alcance del Proyecto Incluye:

 Objetivos del Proyecto
o Objetivos de Coste.
o Objetivos de Tiempo.
o Objetivos Técnicos.
o Objetivos de Calidad.

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Requisitos del Proyecto:
 Requisitos de Coste. Los objetivos de coste del presente proyecto serán no
superar los 8 millones de euros de coste de ejecución.
 Requisitos de Tiempo. El objetivo de tiempo será terminar la ejecución de la
obra en menos de 24 meses.
 Requisitos Técnicos. Los objetivos técnicos serán resolver todas las
dificultades e imprevistos técnicos que sucedan durante la ejecución.
 Requisitos de Calidad. Los objetivos de calidad serán los estándares
indicados en la programación del control de calidad.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Crear la EDT (ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO):

 La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable
o prestación de servicios, del trabajo que será ejecutado por el equipo del
proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos
entregables o servicios requeridos.
 La EDT organiza y define el alcance total del proyecto.
 La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más
pequeñas y fáciles de manejar.

EJEMPLO: Resumen de actividades de la EDT

FASE 1. INICIACIÓN Y ESTUDIO DEL PROYECTO

 Estudio Técnico (Anteproyecto)
 Estudio de Mercado
 Estudio de Viabilidad Económica
 Evaluación Financiera del Proyecto
 Toma de decisión

FASE 2. PLAN DE MARKETING Y COMERCIALIZACIÓN

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Diseño Gráfico:
 Infografías de la promoción
 Videos
 Maquetas
 Diseño catálogos
 Diseño folletos
 Diseño imagen corporativa de la promoción
 etc.
Análisis de los medios:
 Internet
 Catálogos
 Folletos
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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

 Posters
 Tarjetas postales
 Objetos de regalo con el logotipo
 Vallas publicitarias
 Prensa
 Radio
 TV local
 Servicio de atención al cliente (ventas y postventa)

FASE 3. ELABORACIÓN DEL PROYECTO

PROYECTO DE EJECUCIÓN
Vamos a desglosar el proyecto de ejecución en las siguientes tareas o productos
independientes todas ellas relacionadas entre sí:

 Proyecto de Derribo.
 Diseño del edificio.
 Memoria del Proyecto. Código Técnico Edificación.
 Pliego de Condiciones.
 Cálculo y diseño de la estructura.

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 Proyectos de Instalaciones del edificio.
 Proyecto de Telecomunicaciones.
 Proyecto de Gestión de Residuos.
 Proyecto de Actividad.
 Análisis de costes del Proyecto. Presupuesto.
 Estudio de Seguridad y Salud.
 Programación del Control de la Calidad (ejecución y materiales)

SUPERVISIÓN DE FALLOS DEL PROYECTO

 Supervisión de la Estructura.
 Supervisión del Diseño.
 Supervisión de las Instalaciones.
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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

 Supervisión del Presupuesto.

COORDINACIÓN EN FASE DE PROYECTO

 Coordinar diseñador con Ingeniero calculista.
 Coordinar diseñador con Ingeniero en instalaciones.

FASE 4. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

 Dirección de la Ejecución Material.
 Control de la Calidad (ejecución y materiales).
 Control de la Seguridad y Salud.
 Supervisión de la Contratación.
 Coordinación de los Recursos Humanos.
 Planificación de la Producción.
 Análisis y Control de Costes.

FASE 5. CIERRE DEL PROYECTO

 Inspección final de las unidades ejecutadas.
 Mostrar las unidades ejecutadas a los compradores.
 Entrega de llaves.

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 Entrega del Libro del Edificio.
 Tareas de postventa.

Gestión del tiempo del proyecto:

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto
incluyen:

1. Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del

cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

3. Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de

recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4. Estimación de la Duración de las Actividades: estima el número de períodos

laborables que se necesitarán para completar actividades individuales del
cronograma.

5. Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, su

duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el
cronograma del proyecto.

6. Control del Cronograma: controla los cambios en el cronograma del proyecto.

II. HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA EL PROCESO DE

PLANIFICACIÓN

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MindManager:

Mindjet MindManager provee una interfase visual intuitiva que rápidamente permite
capturar, organizar y compartir ideas e información. MindManager es el software
líder en el mapeo de información de negocios, mejorando la planeación de
proyectos, la organización de procesos y el manejo de información para individuos
y equipos de trabajo. Este software maximiza el rendimiento de los negocios al
mejorar la calidad del pensamiento estratégico, acelerar proyectos y multiplicar la
productividad.
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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

¿Qué es un mapa?

Un mapa es una representación visual de información e ideas. La idea principal o el

título está ubicado en el centro del mapa. Mientras tanto, las ideas complementarias
se desprenden del centro y se organizan de forma radiante y jerárquica alrededor
de ella. Cada idea se conoce como un tópico. Los tópicos dentro del mapa
comienzan desde la hora uno del reloj y se leen en el mismo sentido en que se
mueven las agujas del reloj.

Microsoft Project:

Enterprise Project Management es una plataforma de Microsoft que permite

gestionar los proyectos. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos
unitarios como carteras de proyectos.

Como principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las

programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos de

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proyectos, la administración y los clientes, Permite elaborar programaciones,
asignar recursos y administrar presupuestos. Comprender la programación con
características tales como Controladores de tareas para localizar el origen de los
problemas, Anulación de nivel múltiple para probar situaciones, y Resaltado de
fondo de celda para sombrear automáticamente las tareas afectadas por un cambio.

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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

I. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

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¡Los esperamos en módulo siguiente del Diplomado en Gerencia de

Proyectos!
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MÓDULO 1:
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Guía de apoyo Project Professional. Plan de

modernización de la gestión institucional. 2012. 19p.

CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN. Juan Carlos García. Gerencia de

Proyectos. 2013. 78p.

PONS, Juan Felipe. Análisis teórico del PMBOK y su puesta en marcha en

proyectos de edificación. 2009. 236p.

CANO, Walter G. Introducción a la gerencia de proyectos. Medellín. 2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y

contingentes de trabajo. Bogotá. 2013. 47p.

CIBERGRAFÍA:

www.iso-21500.es/

www.aenor.es

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grupoiso21500.blogspot.com/

www.aec.es

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Carlos Mario Alzate/Duber Comité de Diseño Curricular Consejo Académico
Castrillón Quiroz
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Octubre 30 de 2014 Octubre 30 de 2014 Noviembre 08 de 2014

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