Parte4 101028045508 Phpapp02

El Archivo de
oficina / gestión
Imagen sacada de Flickr

«En esta oficina nunca se
encuentran los documentos
cuando se necesitan»
«con este desorden es

imposible localizar nada»
Imagen sacada de Flickr

«ya no nos cabe ni un papel más»
«un día de estos me lío a romper papeles y

se acaban los problemas»
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
Eliminación de
Acumulación de Búsquedas documentos más
documentos dificultosas antiguos o cuando
dejan de tener valor
legal
CÍRCULO Abandono de los

VICIOSO EN LAS documentos en
OFICINAS alguna estancia del
edificio
Pérdida de
Más papel
información
Pérdida de
documentos vitales
para conocer el
Reproducción pasado de nuestras
de los comunidades
documentos
¿Qué es un archivo de oficina?
El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los

documentos desde el momento en que se generan
hasta que su trámite ha finalizado y su consulta
administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los
documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy
frecuente.
En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su

valor primario (testimonio de la gestión administrativa).
Con carácter general, no podrán custodiar documentos

que superen los 5 años de antigüedad, desde que el
trámite haya finalizado.
Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

FUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina:
Organizar y conservar la documentación que van produciendo y
recibiendo (expedientes).
Formar correctamente las series documentales, impidiendo la

dispersión o eliminación de la documentación.
Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros,

bases de datos).
Servicio de consulta administrativa.
Preparación de las transferencias al Archivo Central.
Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo

General.
PRINCIPIOS BÁSICOS de su organización:

Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas
relacionadas con su gestión.
Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta

instalación y conservación.
Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
Organización del archivo de oficina
ARCHIVO DE OFICINA
Documentación de archivo
Según la Subdirección General de Coordinación de la
Administración Periférica del Ministerio de la
Presidencia, forma parte del Archivo de Gestión:
– Expedientes sometidos a procedimiento reglado

– Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin
que pretendan la resolución administrativa de un asunto
(informes, estadísticas…)
– Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un
Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o
jurídicas.
– Registros, que son el testimonio de la actividad de control
administrativo, dan valor jurídico a la documentación que
contienen y certifican la existencia de un documento que
asentó en su día.
No forma parte del Archivo de Gestión la documentación
de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental,
como:
los textos legales,

boletines oficiales,
publicaciones,
circulares,
copias de informes,
dossier informativos,
duplicados, etc.
Una vez finalizada la tramitación de cada expediente,

deberán eliminarse del mismo, todo este tipo de
documentos.
ARCHIVO DE OFICINA
Documentos de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para
servir de ayuda a la gestión administrativa.
Ejemplos:
MISIÓN
– publicaciones, INFORMATIVA
– fotocopias de legislación,
– folletos,
– copias de escritos remitidos por otras oficinas,
– boletines oficiales,
Nunca se han de transferir
– circulares, al Archivo General.
– dossieres informativos,
– revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc.
¿Cómo organizar los documentos
de apoyo informativo?
ALGUNAS IDEAS
Separados del resto del archivo administrativo
Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos)
Dossieres temáticos (en formato papel)
Carpetas colgantes ordenadas por temáticas
Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros
Evitar la proliferación de fotocopias

colgar
Intranet de la institución
Dossieres temáticos
Almacenamiento externo (CD-
ROM, disco duro extraíble, …)
ARCHIVO DE OFICINA
Documentos administrativos
Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una
unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de
una actividad.
Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el

ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando
lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer

2 grandes grupos:
CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES
ARCHIVO DE OFICINA
Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con
otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de
sus actividades.
ALGUNAS IDEAS para su organización

Cada carta deber ir unida a su respuesta
La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se

ordena con dicho expediente.
La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales

(facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y no en
correspondencia.
La correspondencia se ordenará Correspondencia externa

cronológicamente por anualidades y, dentro Correspondencia interna: correspondencia
de cada año, se podrá agrupar por: o notas interiores entre unidades
organismos, lugares, etc. administrativas.
(1) (2)
(1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
(2)
Clasificación de la Dentro de cada división la correspondencia se
CORRESPONDENCIA EXTERNA ordena alfabéticamente por organismos.
Dentro de cada organismo se ordena

RELACIONES EXTERIORES
cronológicamente en orden inverso, de más antigua
(subclase de “Representación y Relaciones
a más reciente, siempre respetando que la
Públicas”)
correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
Administración del Estado emitida como recibida, quede agrupada. En este
Comunidad Valenciana caso el orden cronológico lo marca la fecha del
Generalitat primer documento que forma parte del asunto.
Cortes Valencianas
Otras instituciones
Otras comunidades autónomas La correspondencia con instituciones que tienen
Administración local departamentos o secciones se ordenará respetando
Ayuntamientos la jerarquía orgánica oficial.
Mancomunidades y
otras entidades locales
menores Ejemplos:
Diputaciones
• Universidad de Granada / Escuela de Enfermería
.
• Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y
. Educació / Direcció General d'Ensenyaments
. Universitaries i Investigació

(2)
Clasificación de la
CORRESPONDENCIA INTERNA
RELACIONES INTERIORES Cuadro de clasificación de la UA

(subclase de “Representación y Relaciones Públicas”)
Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante.
Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando

delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer
documento que forma parte del asunto.
La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las
unidades administrativas emisoras como receptoras.
Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la
correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un
rango jerárquico superior.
se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión
administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.

ARCHIVO DE OFICINA
Expedientes
El término expediente administrativo procede del verbo latino:
“expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a

resolver un determinado asunto o materia.
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de

antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla”
Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
“una unidad documental formada por un conjunto de documentos

generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto”
Tramitación
De OFICIO: por necesidades

internas de la oficina, de la
propia Administración.
1
INICIACIÓN
Por SOLICITUD de persona
interesada: cuando la acción es
emprendida desde afuera,
mediante solicitud razonada.
Los interesados en
cualquier momento del
2
PROCEDIMIENTO procedimiento van
produciendo y recibiendo
documentación hasta que
finalice el hecho.
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión
motivada del órgano que le compete.
Por DESISITIMIENTO: del interesado en
3
el caso de que el haya iniciado el
expediente con una solicitud.
FINALIZACIÓN
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no esté
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen términos de vencimiento que
cierran el expediente.
La ejecución de los
4
actos es inmediata y
EJECUCIÓN cuenta con plazos
definidos según el tipo
de procedimiento.
Documentos que integran del expediente:
Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros

recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma
original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los
conservaremos en forma de copia administrativa.
Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que

recogen la información más cualificada del procedimiento
administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas
internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de
los trámites realizados)
Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su

correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite
del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los
siguientes datos:
La carpetilla o guarda exterior:
• Nombre de la oficina que lo ha tramitado.

• Fecha de iniciación y finalización.
• Resumen del asunto.
• Número de documentos.
• Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de
serie.
• Signatura de la instalación.
La relación de contenido (índice de documentos):
Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento,

fecha del documento y asunto.
Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla
del expediente.
La relación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas,
tiene efectos muy positivos:
Permite buscar un documento no dentro del expediente sino

en la relación de contenido señalada en la carpeta.
Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente

dentro de la carpeta.
Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen

los documentos que contiene y el estado de tramitación del
expediente.
Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se

hubieran dispersados (en caso de utilización negligente,
podemos devolverlo a su orden original de forma simple y
mecánica).
Ejemplo carpetilla (Archivo General de la
Región de Murcia)
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
Ejemplo carpetilla (Archivo General de la
Universidad de Alicante)
“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
Ejemplo de índice de documentos (Archivo
General de la Región de Murcia)
Ordenación del expediente:
A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos

en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la
norma de procedimiento que regule el trámite.
En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes

será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su
resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el
primer documento será el más antiguo y el último el más
reciente.
OJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque

sean de fecha anterior, deben ordenarse después del
documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -
documento principal- a la que acompaña documentos de notas,
méritos, etc. -documentación que acompaña-).
Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su
vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran
como si fuera un volumen.
Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en

subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos,
certificaciones de cursos de formación, etc.
Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos,

disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan físicamente de éste.
Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los

mismos con los datos de su localización.
“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en
cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo
productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el
número de orden de las cajas.
Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos

(instrumentos de descripción).
El Expediente: precauciones
1. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaución de saber si ya ha sido abierto.
2. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si

es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante
la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y
persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida).
3. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución

de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida
como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su
utilización.
Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
El Expediente: precauciones
4. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como
producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su
tramitación.
5. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha
usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos
comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos
deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben
destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los
archivos.
6. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte

del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.
7. Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo; es
decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para comodidad del trámite, el
expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central.
8. Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales.
9. Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el

expediente que le corresponda, así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no
haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.

ARCHIVO DE OFICINA
Serie documental
Según Cruz Mundet:
“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el

resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas
de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”
Según el Diccionario de Terminología Archivística:
“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una

misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o
de procedimiento”
Según Heredia Herrera:
“cada sección documental o subsección está integrada por documentos

agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado
de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una
función”
La unión de tipos documentales
iguales
= SERIE DOCUMENTAL
también se puede crear una serie con tipos documentales distintos
EJEMPLO 1
EJEMPLO 2
IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento)
AYUNTAMIENTO
TIPO
DOCUMENTAL
COMPETENCIAS
unión de tipos
documentales
FUNCIONES iguales
ÓRGANOS SERIE
ADMINISTRATIVOS DOCUMENTAL
ACTIVIDADES
Ejemplo 1: Ejemplo 2:
AYUNTAMIENTO: AYUNTAMIENTO:
Granada Granada
FUNCIÓN: FUNCIÓN:
Fé Pública Velar por el Medio Ambiente
ÓRGANOS ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:

ADMINISTRATIVOS: Delegación de Medio Ambiente
Secretaría General
ACTIVIDAD: ACTIVIDAD:
Reuniones de la Otorgar licencias de aperturas
Comisión de Gobierno de act. peligrosas
TIPO DOCUMENTAL: TIPO DOCUMENTAL:

El acta Licencia de apertura de
actividades calificadas
SERIE DOCUMENTAL: SERIE DOCUMENTAL:

Actas de la Comisión de Licencias de apertura de
Gobierno actividades calificadas
Algunos ejemplos de series documentales
(1)
(2)
(1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
(2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
Ordenación de series documentales
Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los

documentos.
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del

alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos
a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.
Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o
sin posibilidades de crecimiento.
Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de

registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años

y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente
34 de 1989)
Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas

municipales.
Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras
del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número.
Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del

expediente o actuación que refleje.
Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34.
O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.:

podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de
solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de
acondicionamiento de local», etc.
Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc.
Ordenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de

acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden
cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo.
Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA:

* Con Asociaciones Deportivas
* Con Asociaciones Profesionales
Con Asociaciones Religiosas
*…
ARCHIVO DE OFICINA
Clasificación de documentos. El cuadro de
clasificación
Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de
los documentos.
Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden

jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro
de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo.
Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la

documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura
orgánica y/o funcional del fondo.
La clasificación responde a una doble necesidad:
Proporcionar una estructura lógica a los documentos.
Facilitar su localización conceptual.

La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios:
Orgánico Funcional
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series
documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una
institución.
Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de
las organizaciones o instituciones de las que emanan.
Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de
Inconvenientes: crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas,
administraciones muy pequeñas)
– Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios

organizativos.
– Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo.
– Muestra un momento del tiempo.
– Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales.
Javier Barbadillo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”.

CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos
un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en
una institución.
La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No
obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan
otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un
sitio.
Clasificación FUNCIONAL = Clasificación ESTABLE
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.
Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar

con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las
colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi
inexistentes.
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD)
«Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura»
Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y
servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico.
NO SIEMPRE es así
Se estructura por niveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel

más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie
documental o incluso el tipo documental.
Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y
actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se
denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.
Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un
número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria
crear secciones diferentes.
Características del CD
• Abierto a nuevas inclusiones.
• Debe llevar pocas subdivisiones.
• No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.
• Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes

cambios.
• Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificación debe estar

dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por
si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos).
El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación
debe:
– Reflejar el contenido de los documentos reagrupados.
– Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
– Ser breve.
– Ser exclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones
o subsecciones diferentes de un mismo fondo).
Sistemas de codificación del CD
Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben

codificarse en toda su estructura.
Existen tres clases de códigos:
Alfabéticos Numéricos Alfanuméricos
70.000 Área de urbanismo

71.000 Servicio de Planificación A. Urbanismo
71.100 Sección de Obras A-1000. Planificación
71.140 Expedientes de Licencias A-1100. Obras, etc.
71.141 Expedientes de Licencias de
Aperturas
ALGUNOS EJEMPLOS de CD
Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante
Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona

Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona
Archivo Histórico Provincial de Granada
Archivo General de Andalucía
Archivo General de la Administración
Archivo Histórico Nacional
Archivo Universitario de Granada

Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la Fé y Sta. Catalina Mártir
Archivo Universitario de Granada

Fondo de Elena Martín Vivaldi
Archivo de la Diputación de Córdoba
Centro Cultural de la Memoria Histórica

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una
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CÍRCULO Abandono de los

El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los

En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su

Con carácter general, no podrán custodiar documentos

Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

Formar correctamente las series documentales, impidiendo la

Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros,

Servicio de consulta administrativa.

Preparación de las transferencias al Archivo Central.

Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo

PRINCIPIOS BÁSICOS de su organización:

Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta

– Expedientes sometidos a procedimiento reglado

los textos legales,

Una vez finalizada la tramitación de cada expediente,

Separados del resto del archivo administrativo

Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos)

Dossieres temáticos (en formato papel)

Carpetas colgantes ordenadas por temáticas

Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros

Evitar la proliferación de fotocopias

Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el

Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer

ALGUNAS IDEAS para su organización

La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se

La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales

La correspondencia se ordenará Correspondencia externa

Dentro de cada organismo se ordena

(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

RELACIONES INTERIORES Cuadro de clasificación de la UA

Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante.

Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando

(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

“expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a

Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:

“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de

Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:

“una unidad documental formada por un conjunto de documentos

De OFICIO: por necesidades

Por DESISITIMIENTO: del interesado en

Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros

Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que

Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su

• Nombre de la oficina que lo ha tramitado.

La relación de contenido (índice de documentos):

Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento,

Permite buscar un documento no dentro del expediente sino

Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente

Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen

Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se

A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos

En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes

OJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque

Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en

Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos,

Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los

“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos